ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy1 Outils pour loptimisation des acquisitions Chantal Chrétien Responsable du service Suivi des fonds.

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1 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy1 Outils pour loptimisation des acquisitions Chantal Chrétien Responsable du service Suivi des fonds Documentaires Magali Colin Chef de Projet « Statistiques dutilisation » Sophie Petitjean Responsable du service Négociations Portails 23 Juin 2009

2 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy2 Aide à la décision pour les acquisitions papier FONDS INIST Méthodologie daide à la décision pour la sélection des titres à chaque campagne

3 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy3 Aide à la décision pour les acquisitions papier FONDS INIST - CNRS

4 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy4 Aide à la décision pour les acquisitions papier OBJECTIFS Proposer une méthode daide à la décision pour la détermination du fonds de lINIST : - Tenir compte des spécificités et des contraintes propres à ces départements - Obtenir une méthode utilisable à chaque campagne - Pouvoir évoluer vers une automatisation Proposer des scénarii dabonnements en fonction des évolutions du taux de change, des tarifs éditeur

5 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy5 Aide à la décision pour les acquisitions papier Elaboration de la méthode Détermination des domaines à traiter : Macro-domaines INIST Le premier macro-domaine détermine le domaine scientifique Paramètres à prendre : - 3 paramètres quantitatifs (Prix Editeur, Coût, Facteur dimpact) - 3 paramètres qualitatifs (Localisation (dans les bibliothèques de recours), Répartition géographique (Pays dédition), Analysé/Non analysé) Choix dune méthode statistique : La méthode du Box Plot ou boîte à moustaches

6 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy6 Aide à la décision pour les acquisitions papier La boite à moustaches : exemple

7 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy7 Aide à la décision pour les acquisitions papier Paramètres de la méthode Prix Editeur « individuel » Coût = 9xFDP – Prix Editeur « individuel » coût Q75 = « 1 » ; Q25 coût < Q75 = « 0 » ; coût < Q25 = « -1 » Localisation (dans les bibliothèques de recours) : Sans localisation = « 1 » ; Etranger = « 0 » ; SUDOC ayant une FDP supérieure à Q75 = « 1 » ; SUDOC ayant une FDP comprise entre Q25 et Q75 = « 0 » ; SUDOC ayant une FDP inférieure à Q25 = « -1 » Facteur dimpact : titres sans facteur dimpact = « -1 » Répartition géographique : Europe = « 0,65 » ; Amérique = « 0,3 » ; Asie = « 0,04 » ; Afrique/Océanie = « 0,01 » Analysé/Non analysé : ANA = « 0,5 » ; NAN/Sans = « -0,5 »

8 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy8 Aide à la décision pour les acquisitions papier Détermination du point de référence : le périodique idéal Gratuit Coût le plus élevé Sans localisation Plus fort FI du domaine Européen Analysé => Titre idéal : Vidéal = (0;1;1;1;1;1/2) Détermination de la distance entre chaque titre et le titre idéal d = (p2+(fi-1/2)2+(fdp-1/2)2+(geo-1/2)2+(ana-1/2)2) Statistique sur les distances Box Plot des distances Distance « limite » : Q75 (début de la moustache supérieure)

9 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy9 Aide à la décision pour les acquisitions papier

10 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy10 Production de statistiques locales

11 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy11 Des indicateurs pour les consultations des portails Les portails Biblio

12 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy12 Statistiques dUsage 1.Connaître l'utilisation des ressources 2.Optimiser les acquisitions Existant Les statistiques éditeurs Récupération mensuelle des chiffres éditeurs (sur leur site via une identification) Projet Les statistiques locales Données riches et homogènes Pour tous les éditeurs Rapidité de mise à disposition Liens avec les laboratoires utilisateurs Objectifs

13 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy13 Fichiers de journalisation = LOG Identification communauté CNRS Portail BiblioXXXX Utilisateurs Plateforme éditeur Identification INIST Accès au portail BiblioXXX

14 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy14 Informations exploitables Fichiers journaux Une ligne pour chaque transaction entre un navigateur (utilisateur) et le serveur (plateforme éditeur) AMontsouris-156-1-97-191.w83-202.abo.wanadoo.fr - SDVIFR89 [02/Oct/2007:00:11:13 +0100] " GET http://www.sciencemag.org:80/cgi/reprint/317/5844/1534.pdf HTTP/1.1" 200 289654 http://www.sciencemag.org:80/cgi/reprint/317/5844/1534.pdf Date Transaction demandée

15 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy15 Choix Un archivages des fichiers journaux Une base de données pour stocker et centraliser les informations (consultations, utilisateurs, catalogue) Des procédures d'alimentation de la base de données Un accès direct à la base de données pour les statisticiens Accès ODBC Interface d'accès web

16 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy16 Logs Fichiers Excel ERM Identifiant : IDrevrec ou IDlabo Labintel Tarifs Macro domaines Revues Langues Ayants Droit Unité Adresse Section DR D.Sci. Nb Chercheurs Titre Editeur ISSN Type Biblio Date publication Plateforme Date collection Schéma dalimentation

17 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy17 Identification des utilisateurs Transactions datées Traitements particuliers Résultats vérifiés Détection des anomalies Spécificité des statistiques locales

18 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy18 Champs dapplication Revues payantes des portails PDF et HTML Hors consultations du personnel de lINIST Montant des abonnements Coût des consultations

19 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy19 Contraintes et limites Pas de millésime Certains éditeurs non reconnus Pas de statistiques sur lutilisateur final

20 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy20 Quelques chiffres – BiblioVie et BiblioSHS 295490 Titres En 2007, 80% des consultations proviennent de : 12 16 Domaines scientifiques 144 92 Laboratoires 8%10% des titres disponibles 10%13% des domaines disponibles 28%24% des laboratoires ayant droits

21 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy21 Perspectives En cours Tableaux de bord : BiblioVie 2008, BiblioSHS 2008 Evolution de Bibliovie et BiblioSHS 2007/2008 Création dune interface dautomatisation du chargement des tables externes Intégration des statistiques éditeurs dans la base de données Perspectives Etude des autres portails (ST2I, INSERM, Planets…) Etudes des consultations des bases de données Amélioration de la base de données portail_stat Réalisation de tableaux de bord interactifs avec de nouveaux outils de modélisation des données. Automatisation du chargement des statistiques éditeurs

22 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy22 Optimiser lefficacité des négociations avec les éditeurs Portails du CNRS Optimiser lefficacité des négociations avec les éditeurs

23 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy23 Optimiser lefficacité des négociations avec les éditeurs Quelques repères - INIST est négociateur pour le CNRS depuis 2004 - Moyenne annuelle de 9 500 000 dacquisition de ressources électroniques pour les 6 portails thématiques (7 000 000 Négociations nationales et 2 500 000 Négociations thématiques) - 50 % du montant des acquisitions pour les portails BiblioVie et BiblioSHS

24 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy24 Optimiser lefficacité des négociations avec les éditeurs Une conduite à tenir… - Nécessité de justifier auprès de notre tutelle dune utilisation optimale du budget alloué - Anticiper les baisses de budget (-30% pour 2009) dans le contexte actuel de crise économique …face à certaines limites imposées par les éditeurs - Augmentation tarifaire annuelle des éditeurs - Modèles tarifaires très différents dun éditeur à lautre

25 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy25 Optimiser lefficacité des négociations avec les éditeurs 6 axes doptimisation identifiés : - Planifier le processus dacquisition de ressources et agir sur le calendrier - Réguler les flux des ressources sur les portails - Identifier des sous-communautés dayants droit pour mieux négocier - Capitaliser la relation avec léditeur En fonction des objectifs définis, - Modéliser nos critères dacquisition - Mettre en place dun tableau de bord

26 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy26 Optimiser lefficacité des négociations avec les éditeurs Cadre pratique : les portails BiblioVie et BiblioSHS - 1 800 000 de budget annuel pour acquisitions thématiques - 17 000 Ayants droit - Consultations : 1,2 M Bibliovie et 245 000 BiblioSHS

27 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy27 Optimiser lefficacité des négociations avec les éditeurs Premiers résultats : Calendrier : Courrier aux éditeurs -> Annonce dun gel de tarifs pour 2010 annoncés par 10 éditeurs -> Amorce de la discussion dès le mois de mai pour les renouvellements Réflexion sur les critères dacquisition pour, peut-être, aller vers une modélisation Préparation dune communication dès septembre sur les titres repérés comme faiblement utilisés

28 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy28 Optimiser lefficacité des négociations avec les éditeurs Ayants droit : Communauté Economie / Portail BiblioSHS -> 49 Unités, soit 1901 chercheurs CNRS et non CNRS -> 585 titres -> 6 éditeurs -> 124 000 (dont 92 800 pour 257 Titres Elsevier et Springer) 31 200 sur 245 000 dacquisitions thématiques BiblioSHS Accès donnés à près de 10 000 ayants droit Difficulté disoler ces titres au sein des packages vendus par les éditeurs

29 ATELIER RPIST 23 juin 2009RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy29 Chantal Chrétien chantal.chretien@inist.fr Magali Colin magali.colin@inist.fr Sophie Petitjean sophie.petitjean@inist.fr Nous contacter…