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/. DRB/ 2005 La déclinaison de la performance DRB / Août 2005.

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2 /. DRB/ 2005 La déclinaison de la performance DRB / Août 2005

3 /. DRB/ 2005 Plan du module introduction principes de la déclinaison démarche délaboration du BOP le dialogue de gestion

4 /. DRB/ 2005 Introduction

5 /. DRB/ 2005 Introduction Pour atteindre les objectifs des PAP, il faut : -les relayer au niveau des gestionnaires locaux (objectifs opérationnels) -piloter la performance au niveau des BOP. Le passage dune culture de moyens à une culture de résultats doit seffectuer à tous les niveaux de ladministration

6 /. DRB/ 2005 Principes de la déclinaison

7 /. DRB/ 2005 Principes de la déclinaison opérationnelle des objectifs des PAP La déclinaison des objectifs du PAP peut être : - directe : reprise à lidentique de lobjectif et de lindicateur du PAP - indirecte : déclinaison en objectifs intermédiaires : objectifs dactivité, de processus, de moyens …, qui contribuent à la réalisation de lobjectif du PAP Enjeu : préserver au maximum lautonomie du responsable de BOP concernant les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs : - ne définir dobjectifs intermédiaires que lorsque cela est absolument nécessaire - limiter le nombre dobjectifs/indicateurs opérationnels des objectifs complémentaires peuvent être définis : objectifs propres au BOP, non déduits de ceux des PAP et non contradictoires avec eux

8 /. DRB/ 2005 Principes de la déclinaison opérationnelle des objectifs des PAP Valeur cible adaptée à des champs dapplication particuliers : réseaux, dispositifs … Objectifs de performance nationaux (PAP) Déclinés directement (tels quels) Valeur cible adaptée à des territoires objectifs dactivité ou de production objectifs de processus ou modalités daction : mesures damélioration de lorganisation, de la gestion… Objectifs complémentaires Traduits en objectifs intermédiaires Si possible Si nécessaire Si utile Objectifs sur lesquels sengagent le responsable de programme et son ministre vis- à-vis du Parlement Objectifs sur lesquels sengagent les responsables de BOP vis-à-vis du responsable de programme Définis au niveau national ou local, en complément de ceux déclinés du PAP Non contradictoires avec ceux du PAP

9 /. DRB/ 2005 Objectifs de performance nationaux (PAP) Décliné directement (tel quel) : Objectif 1 le responsable de BOP maîtrise tous les leviers permettant datteindre lobjectif du PAP Leviers daction possibles Responsables de BOP maîtrisant les leviers Objectif opérationnel (BOP) Un seul BOP/ une seule catégorie de BOP La déclinaison directe des objectifs des PAP Réorganisation Réingénierie de processus Réallocation de ressources Formation Informatisation Refonte de dispositif Centralisation achats Démarche qualité

10 /. DRB/ 2005 Exemple : le responsable de BOP ne maîtrise quune partie des leviers permettant datteindre lobjectif du PAP La déclinaison indirecte des objectifs des PAP Objectifs de performance nationaux (PAP) Leviers daction possibles Responsables de BOP maîtrisant les leviers Objectif opérationnel (BOP) Traduit en objectif intermédiaire Objectif 1 a Objectif 1 BOP B / catégorie de BOP B BOP A / catégorie de BOP A Traduit en objectif intermédiaire Objectif 1 b Réingénierie de processus Réallocation de ressources Centralisation achats Démarche qualité Réorganisation Refonte de dispositif Informatisation

11 /. DRB/ 2005 Cas de déclinaison indirecte des objectifs des PAP Quand est-il nécessaire/possible de traduire les objectifs du PAP en objectifs intermédiaires ? Le responsable de BOP ne maîtrise quune partie des leviers permettant datteindre lobjectif du PAP Lobjectif intermédiaire qui lui est assigné correspond aux leviers dont il dispose La déclinaison directe de lobjectif du PAP est coûteuse (ex : enquête de satisfaction ou statistique) Le responsable de BOP se voit assigner un objectif intermédiaire, en cohérence avec lobjectif du PAP nécessairepossible

12 /. DRB/ 2005 Principes de la déclinaison opérationnelle des objectifs des PAP les objectifs doivent être le plus possible identiques entre services déconcentrés dun même réseau, afin de permettre les comparaisons Le travail de déclinaison des objectifs peut rétroagir sur la définition des objectifs et indicateurs du PAP La déclinaison concerne les BOP et les UO, mais aussi les opérateurs

13 /. DRB/ 2005 Exemples de déclinaison opérationnelle dobjectifs du PAP Administration pénitentiaire Favoriser linsertion professionnelle des détenus (% détenus non qualifiés suivant une formation) Décliné directement Réaliser des fouilles générales et sectorielles (Nb de fouilles/direction régionale) Objectif complémentaire Traduit en un objectif intermédiaire Développer la formation continue des agents (Nb de jours de formation/agent) Renforcer la sécurité des établissements pénitentiaires (Nb dévasions) Favoriser linsertion professionnelle des détenus (% détenus non qualifiés suivant une formation) PAP BOP

14 /. DRB/ 2005 Exemple de déclinaison : programme Statistiques et études économiques Objectif n° 2 du PAP : Améliorer la précision des estimations de population par commune Objectif de rattachement dans le PAP Objectif du BOP régionalIndicateur du Bop régionalValeur cible Mode de déclinaison N° 2Améliorer la précision des estimations de population par commune % de communes ayant bénéficié dune estimation de population de qualité suffisante pour permettre sa publication Direct N° 2Produire les fichiers de données de lenquête de recensement de lannée % de fichiers régionaux validés Indirect (objectif intermédiaire) N° 2Sassurer de la disponibilité des données dans un délai prescrit Nombre de communes ayant terminé la collecte Indirect (objectif intermédiaire) N° 2Sassurer de la saisie des questionnaires dans la période prescrite Nombre de communes dont la saisie des questionnaires est terminée Indirect (objectif intermédiaire)

15 /. DRB/ 2005 Exemple de déclinaison : programme Amélioration de la qualité de lemploi et des relations du travail Objectif n° 8 du PAP : Renforcer et coordonner les actions de contrôle du travail illégal Objectif de rattachement dans le PAP Objectif du BOP régionalIndicateur du Bop régionalValeur cible Mode de déclinaison N° 8Renforcer et coordonner les actions de contrôle du travail illégal Part des contrôles en entreprise pour travail illégal donnant lieu à procès-verbal Direct N° 8Former les agents de contrôle aux réglementations complexes Nombre dagents formésIndirect (objectif intermédiaire) N° 8Former les agents de contrôle sur des secteurs cible Nombre dagents formésIndirect (objectif intermédiaire) N° 8Mobiliser les acteurs locauxNombre de rencontres avec le Parquet Indirect (objectif intermédiaire)

16 /. DRB/ 2005 Démarche délaboration du BOP

17 Quest-ce quun BOP ? Un volet performance : objectifs et résultats attendus de lactivité du BOP Un plan daction (programmation) décrivant : - Les activités à mener - Les ressources nécessaires (notamment le schéma demplois) pour la mise en œuvre du programme conformément aux objectifs fixés Un budget prévisionnel en autorisations dengagement et crédits de paiement (AE/CP) répartissant les crédits nécessaires à la réalisation du plan daction par destination et par nature Un schéma dorganisation de lexécution financière (SOF) présentant les unités opérationnelles avec la part du plan daction et du budget prévisionnel qui leur est attribuée.

18 /. DRB/ 2005 Une programmation de lactivité description des projets à mener et des ressources qui concourent à sa mise en oeuvre Déclinaison de la performance du programme (stratégie, objectifs, indicateurs, cibles, levers daction) Schéma demplois ETP Masse Salariale Interventions Fonctionnements des services Opérations dinvestissement (caractère déconcentré) Opérations dinvestissement (caractère national) Schéma dorganisation financière Budget prévisionnel en AE/CP UO Mise en place des crédits (AE-CP) Les composantes du BOP

19 /. DRB/ 2005 Programmation et objectifs opérationnels ATTENTION à ne pas confondre programmation des activités et objectifs opérationnels. La programmation des activités est lendroit où préciser les volumes de biens ou de services qui doivent être produits avec les crédits alloués. Cette programmation est normalement indicative. Si, par exception, un responsable de programme souhaite fixer au responsable de BOP un volume dactivité à réaliser, cela doit apparaître dans la programmation des activités, qui, pour cette partie, devient alors impérative. Seule limpossibilité de décliner directement lobjectif du PAP peut normalement justifier des objectifs dactivité, qui doivent rester en nombre limité. Un trop grand nombre dobjectifs dactivité conduirait en effet à vider de sa portée la liberté de gestion quoffre la LOLF grâce à la globalisation des crédits.

20 /. DRB/ 2005 Programmation et objectifs opérationnels ATTENTION à ne pas confondre programmation des activités et leviers daction. Les leviers daction à mettre en œuvre sont avant tout qualitatifs : réorganisations, réingénieries de processus, mise en place de procédures, réallocation de ressources, réorientation des activités… Sauf dans le cas dobjectifs intermédiaires prenant la forme dobjectifs dactivité, ils ne se confondent donc généralement pas avec la programmation des activités.

21 /. DRB/ 2005 Synthèse : les acteurs de lélaboration du BOPCentral Niveau BOP UO CHARTE DE GESTION Éléments de cadrage ministériel + Éléments de cadrage du programme Projet de BOP Via Préfet RPROG BOP approuvé Avis CF BOP U0 1U0 2U0 X La démarche délaboration du BOP

22 Calendrier et acteurs Début dannée Echanges avec les responsables de programme sur lexécution et les perspectives Resp. de programme, de BOP, préfet Fin mai- début juin Premiers éléments de cadrageResp. de programme Juin-aoûtElaboration du projet de BOPResponsables de BOP/dUO Septembre- octobre Avis du préfet (éventuellement passage en comité de ladministration régionale) et transmission au responsable de programme Préfet (Responsables de BOP) Octobre- novembre Finalisation du dialogue de gestionResponsables de programme, de BOP, préfet Fin novembre Approbation des BOPResponsable de programme (+ directions transversales) DécembreAvis formalisé du CFR sur le BOP approuvé, avant tout début de mise en œuvre (examen de la soutenabilité budgétaire) CFR

23 La démarche délaboration du BOP Contenu des éléments de cadrage du BOP En matière de performance, les éléments de cadrage du BOP sont notamment : des éléments dexplicitation sur les objectifs/indicateurs retenus dans le PAP et leur déclinaison éventuelle dans les BOP, de manière directe ou indirecte des éléments sur les leviers daction à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs (le cas échéant) des éléments dexplication sur les valeurs cibles retenues dans le PAP et une orientation sur les ambitions en termes de cibles des BOP Dans chaque cas, le responsable de programme précise quels sont les éléments imposés et ceux sur lesquels le responsable de BOP dispose dune marge de proposition

24 La démarche délaboration du BOP Organisation des échanges pour lélaboration du BOP échanges formels et informels échanges responsable de programme-responsables de BOP / responsables de BOP-responsables dUO / responsables de BOP-préfet / responsables dUO-préfet les échanges impliquant un même responsable de BOP et plusieurs responsables de programme doivent être coordonnés, dans leur contenu et leur calendrier Prendre appui sur les services de contrôle de gestion et les services détude et de statistiques

25 Articulation entre DNO et BOP - La DNO (directive nationale dorientation) peut être : soit un cadrage en amont, utilisé pour la construction des BOP Orientations politiques générales à intégrer dans les BOP soit une synthèse a posteriori des BOP -La DNO nest pas indispensable mais peut être maintenue, notamment quand des services polyvalents mettent en œuvre plusieurs programmes (utilité dun cadrage global ministériel) -Lorsquelle existe, la DNO doit impérativement être articulée avec les BOP : pour éviter toute confusion, il est préférable que les BOP regroupent lensemble des objectifs assignés aux services opérationnels.

26 Le rôle du préfet dans lélaboration du BOP Pour les missions qui relèvent de son autorité et conformément aux dispositions du décret du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets : il émet un avis sur le projet de BOP (à lexclusion des missions indiquées à larticle 33) avant de le transmettre au responsable de programme (article 23), après passage éventuel en comité de ladministration régionale, sur proposition du Préfet de région, Il sassure de la prise en compte des objectifs fixés au programme et de la mesure des résultats obtenus (article 22) la saisine du préfet doit intervenir le plus amont possible dans le cadre du dialogue de gestion Le préfet garant de la coordination et de la cohérence des politiques publiques au niveau territorial, est associé à lélaboration du BOP

27 Eléments de performance des BOP Pour chaque objectif opérationnel du BOP : Libellé de lobjectif opérationnel Accompagné le cas échéant de : Objectif PAP de rattachement (dans le cas dun objectif intermédiaire) Commentaire permettant la compréhension de lobjectif Leviers daction envisagés ou recommandés Indicateur (constaté pour le passé et valeur cible pour lannée en cours, lannée n+1 et lannée cible) Méthodologie de lindicateur Une présentation de la stratégie retenue au niveau du BOP : compte tenu de la stratégie nationale du programme et des orientations stratégiques locales (PASER, PASED)

28 Eléments de performance des BOP La présentation des objectifs opérationnels des BOP doit être formalisée de manière à faire apparaître les rattachements entre objectifs du PAP et objectifs opérationnels (traçabilité) ainsi que les objectifs complémentaires Cas de responsables de BOP mettant en œuvre plusieurs programmes (services polyvalents) : la présentation des objectifs doit être adaptée à lactivité de services polyvalents : par exemple, il peut y avoir un document unique et global, pour tous les programmes rassemblant lensemble des objectifs assignés au service (avec indication du programme de rattachement) La charte de gestion du programme doit préciser le format des BOP.

29 Valeurs pour lannée du PLF et pour une année cible, à définir Définir des valeurs cibles pour les indicateurs - Valeur pour lannée du PLF - Valeur cible Valeurs passées, caractéristiques de lévolution de lindicateur dans le passé Spécificités liées au BOP (difficultés particulières …) Mise en oeuvre de leviers daction Moyens accordés au BOP par le responsable de programme Valeur retenue dans le PAP

30 /. DRB/ 2005 Le pilotage par la performance

31 /. DRB/ 2005 Le dialogue de gestion Une fois les objectifs déclinés et le BOP élaboré, la réalisation des objectifs de performance repose sur la mise en œuvre dun pilotage infra-annuel, animé au plan national par le responsable de programme et au plan local par chaque responsable de BOP et par chaque responsable dunité opérationnelle. Ce pilotage sappuie sur le dialogue de gestion et les services de contrôle de gestion.

32 /. DRB/ 2005 Responsable de fonctions transversales (DAF, DRH) Dialogue de gestion Définition des modalités de mise en œuvre du programme et de fonctionnement du ministère Leviers daction à privilégier Les objectifs de performance Les moyens à mobiliser Définition des modalités de dialogue de gestion avec le Responsable de BOP Dialogue de gestion Responsables Programme - BOP Performance + modalités de gestion + cadre de fonctionnement du ministère + moyens mis à disposition (personnels + crédits) Contexte territorial Responsable de BOP PASE Contrats de plan Engagements européens Politiques interministérielles Préfet Garant de la cohérence territoriale Dialogue de gestion Préfet – Responsable de BOP Intégration du contexte territorial et avis du préfet BOP Politique indemnitaire, de recrutement Politique de formation Schéma directeur informatique …. Intègre et mise en cohérence de la politique globale du ministère, de la stratégie du responsable de programme et du contexte territorial UO Le dialogue de gestion Responsable de programme Formalisé dans la charte de gestion du programme

33 Le dialogue de gestion : modalités Modalités : Prévoir des points de rendez-vous dans l année (ce qui n exclut pas une continuité du dialogue de gestion, entre ces points de rendez-vous) Structurer le dialogue à l aide de supports de dialogue (tableaux de bord, reporting papier, informatisé …) Formaliser la démarche de dialogue de gestion et ses modalités dans la charte de gestion du programme

34 Le dialogue de gestion : finalités U ne démarche progressive et apprenante Une démarche itérative et permanente La démarche de performance vise à : Le dialogue de gestion soutient la démarche en : Mobiliser autour de priorités, orienter lactivité quotidienne des agents Favorisant limplication des agents Définir des mesures correctrices, si les résultats ne sont pas atteints Favorisant lanalyse des résultats par rapport aux prévisions et la réflexion sur les leviers daction Révéler et diffuser les meilleures pratiques Favorisant lanalyse comparative des résultats entre services aux activités comparables et la réflexion sur leurs pratiques respectives

35 Le dialogue de gestion : limplication des agents Mobiliser autour de priorités, orienter lactivité quotidienne des agents Rencontres formelles (CTP …) ou informelles avec les organisation syndicales Communication sur les objectifs/indicateurs retenus, les enjeux, les raisons des choix effectués, les progrès réalisés, lanalyse des difficultés … Implication des cadres de tous niveaux dans les explications délivrées aux équipes Association des équipes aux réflexions menées sur les objectifs/indicateurs, les leviers daction à mettre en œuvre … Formations (contrôle de gestion, conduite de projet, démarche qualité, gestion par objectif…)

36 Le dialogue de gestion : lanalyse des résultats Lobjectif de lannée est atteint Enseignements : -Pertinence des leviers daction ? -Pertinence de ses modalités de mise en œuvre ? -Affiner les modalités de fixation des cibles - Affiner les modalités des rendez-vous du dialogue de gestion en cours dannée ? Lobjectif de lannée nest pas atteint Analyse des raisons Leviers daction non pertinents Leviers daction mal mis en oeuvre Contexte négatif non prévu Cible trop ambitieuse par rapport aux moyens daction Analyse des raisons Plan dactions pertinent et bien mis en oeuvre Contexte positif non anticipé (effet daubaine) Cible trop peu ambitieuse Définir des mesures correctrices si les résultats ne sont pas atteints

37 Le dialogue de gestion : la mutualisation des bonnes pratiques Mettre en place des procédures de diffusion des bonnes pratiques : réunions, groupes de travail, intranet, bases de données, études et enquêtes thématiques… Diffuser les bonnes pratiques entre services comparables, en termes dactivité, de taille, de contexte …. Si besoin, définir des groupes de services comparables (ex : les préfectures sont réparties en strates) Plusieurs modalités de diffusion des bonnes pratiques possibles : - communication des résultats en valeur moyenne/médiane - communication des résultats de chacune des structures, de manière anonyme - communication des résultats de chacune des structures, de manière non anonyme Organiser des échanges entre pairs sur lanalyse des résultats et les moyens de les atteindre Diffuser les bonnes pratiques entre services aux activités comparables

38 /. DRB/ 2005 En savoir plus…

39 /. DRB/ 2005 En savoir plus… Les « Questions-réponses » performance sur le site extralolf (www.extralolf.minefi.gouv.fr ; nom de lutilisateur : rb, mot de passe : lolf)www.extralolf.minefi.gouv.fr Le guide d'audit des programmes, CIAP, Décembre 2003 Partie C : La déclinaison des programmes dans la gestion interne des administrations Le guide des Budgets opérationnels de programme (BOP) Le contrôle de gestion dans les administrations de lEtat – Eléments de méthodologie, Juin 2002, DIRE/DGAFP La démarche de performance : stratégie, objectifs, indicateurs (guide méthodologique pour lapplication de la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001), MINEFI, Commissions des finances, Cour des comptes, CIAP, juin 2004


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