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S. GABSI GPAO - CH - X 1 CH.X Démarche de mise en oeuvre du projet de GPAO.

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1 S. GABSI GPAO - CH - X 1 CH.X Démarche de mise en oeuvre du projet de GPAO

2 S. GABSI GPAO - CH - X 2 1/- Introduction : 1/- Introduction : La recherche dun progiciel adapté aux besoins de lentreprise nest pas une chose facile. Un mauvais choix peut la mettre dans de graves difficultés difficiles à surmonter. Pour augmenter les chances de réussite dune telle implantation, il est nécessaire de suivre une démarche rigoureuse.

3 S. GABSI GPAO - CH - X 3 2/- Étapes de la démarche proposée : 2.1 Étude préalable : Cette étude consiste à définir : Cette étude consiste à définir : - La nature de lapplication, - Les objectifs recherchés à court, moyen et long terme, - Un échéancier prévisionnel; - Les acteurs du projet : constitution de léquipe projet et du groupe de pilotage; - Les contraintes du projet : lexistent informatique, les individus, lorganisation; - Les moyens disponibles : humains et financiers; -2.2 Études dopportunité : Cette étude consiste à choisir le type de solution envisageable pour atteindre les objectifs que lentreprise sest fixée : Développement dun Logiciel spécifique ou implantation dun progiciel. Pour cela on commence par rechercher sil existe déjà des progiciels répondant aux besoins de lentreprise. Si des progiciels existent, cette étude permet deffectuer une évaluation financière de la solution pour la comparer au budget défini lors de létude préalable. Cette étude consiste à choisir le type de solution envisageable pour atteindre les objectifs que lentreprise sest fixée : Développement dun Logiciel spécifique ou implantation dun progiciel. Pour cela on commence par rechercher sil existe déjà des progiciels répondant aux besoins de lentreprise. Si des progiciels existent, cette étude permet deffectuer une évaluation financière de la solution pour la comparer au budget défini lors de létude préalable.

4 S. GABSI GPAO - CH - X Étude détaillée de lentreprise : Cette étude, menée par lentreprise elle même ou une société de conseil en informatique, consiste à mettre en évidence les fonctions et les résultats attendus par les utilisateurs. Au cours de cette étude, il est indispensable de passer en revue la totalités des fonctions nécessaires au bon fonctionnement de lentreprise en vérifiant, à chaque fois, lexistence de dysfonctionnement au niveau de lorganisation et lintérêt de lautomatisation. Au terme de cette étape on définira donc les fonctions qui seront informatisés, ainsi que les dysfonctionnements à éliminer. Pour la partie du système qui sera informatisée, il faudra définir : Les fonctions que doit réaliser le système, Les fonctions que doit réaliser le système, Les résultats attendus en fin de traitement. Les résultats attendus en fin de traitement.

5 S. GABSI GPAO - CH - X 5 La rédaction du cahier des charges doit être faite avec un grand soin, car cest lui qui servira de base de dialogue avec les futurs fournisseurs. Il devra comprendre les éléments suivants : Présentation de lentreprise avec mise en évidence des données principales ( secteur dactivité, produits, marché, type de production, taille,..)Présentation de lentreprise avec mise en évidence des données principales ( secteur dactivité, produits, marché, type de production, taille,..) Description du domaine détude et des objectifs attendus,Description du domaine détude et des objectifs attendus, Description des fonction à réaliser en précisant les résultats attendus,Description des fonction à réaliser en précisant les résultats attendus, Description des contraintes de fonctionnement imposées (type de matériel, mode de fonctionnement, ouverture vers dautres logiciels existants, …)Description des contraintes de fonctionnement imposées (type de matériel, mode de fonctionnement, ouverture vers dautres logiciels existants, …) 2.4- Rédaction du cahier des charges :

6 S. GABSI GPAO - CH - X Rédaction de lappel doffre : Lappel doffre est le document qui sera envoyer aux différents distributeurs susceptibles de fournir une solution. Il sera composé : Du cahier des charges, Du cahier des charges, De la spécification des informations attendus (délai de livraison, délai dimplantation, les coûts du progiciel, de la formation, de lassistance et du contrat de maintenance, les références du fournisseur, …), De la spécification des informations attendus (délai de livraison, délai dimplantation, les coûts du progiciel, de la formation, de lassistance et du contrat de maintenance, les références du fournisseur, …), Dune partie définissant les modalités de test des solutions proposées, Dune partie définissant les modalités de test des solutions proposées, Dune date contractuelle de fin de consultation. Dune date contractuelle de fin de consultation. Cet appel doffre sera envoyer à différents fournisseurs qui ont tous leurs avantages et inconvénients.

7 S. GABSI GPAO - CH - X Définition dun jeu dessai : Cette étape, réalisée de préférence lors de létude détaillée de lentreprise, a pour but de sélectionner des informations représentatives de la production (produits, marchés, organisation,…). Ces informations doivent être mises en formes en faisant apparaître les données techniques de manière la plus complète et la plus précise (articles, nomenclatures, moyens de production, postes de charge, gamme de fabrication). En plus il faut extraire un échantillon de données de gestion complet et cohérent (clients, fournisseurs, stocks, commandes, …)

8 S. GABSI GPAO - CH - X 8 Cette étape consiste à comparer les progiciels en terme de performance, de convivialité, de contrôle, de sécurité. Il est nécessaire que ce test soit effectuer avec le jeu dessai propre de lentreprise et sur un matériel identique à celui qui sera utilisé dans lentreprise Test des progiciels :

9 S. GABSI GPAO - CH - X 9 Cette étape consiste à comparer les conditions financières de chaque solution. Il faut intégrer dans ce calcul les éléments suivants : Coûts à linstallation (soft + matériel + formation + assistance + paramétrage et adaptations spécifiques).Coûts à linstallation (soft + matériel + formation + assistance + paramétrage et adaptations spécifiques). Coûts de fonctionnement : ( fournitures + contrat de maintenance).Coûts de fonctionnement : ( fournitures + contrat de maintenance) Analyse des offres :

10 S. GABSI GPAO - CH - X Choix du progiciel : Cette étape consiste à retenir la solution qui convient le mieux pour lentreprise. Il est nécessaire de justifier le choix par pondération des critères techniques et économiques. Il faut savoir que les solutions les moins chères sont souvent les mois bonnes « on en a pour son argent »; mais les solutions les plus chères ne sont pas toujours les meilleures. Il faut donc bien se renseigner avant de sengager.

11 S. GABSI GPAO - CH - X 11 Cette étape consiste à rédiger les spécifications des clauses juridiques et des moyens de paiement. Cest un document qui a une valeur contractuelle avec le fournisseur. Il est conseillé de prendre toutes les précautions nécessaires avant la signature du contrat pour ne pas avoir des surprises par la suite Rédaction de la commande dachat :

12 S. GABSI GPAO - CH - X 12 La mise en place dun progiciel de GPAO est toujours une étape délicate. A part linstallation des programmes, il est nécessaire de démarrer très tôt les étapes de préparation à linformatisation : Étape de préparation des données (formaliser le savoir faire des employés, codifier, préparer les données,…). Cette étape, délicate, est souvent sous-estimée.Étape de préparation des données (formaliser le savoir faire des employés, codifier, préparer les données,…). Cette étape, délicate, est souvent sous-estimée. Étape de formation du personnel : Il faut former le personnel et démystifier la GPAO car ce système ne doit pas être considéré comme un espion mais plutôt comme une aide (voir les clés de la réussite).Étape de formation du personnel : Il faut former le personnel et démystifier la GPAO car ce système ne doit pas être considéré comme un espion mais plutôt comme une aide (voir les clés de la réussite). Étape de simplification de lorganisation et délimination des dysfonctionnements.Étape de simplification de lorganisation et délimination des dysfonctionnements. Le démarrage du système doit être progressif, module par module, jusquà laboutissement à un fonctionnement global Mise en place du progiciel :

13 S. GABSI GPAO - CH - X 13 Avant de passer à une exploitation définitive, il est indispensable de faire un exploitation en double pendant une période de test. Il ne faut pas faire un basculement immédiat. Il faut sassurer que la travail nest plus fait en double après la période de test. Il faut sassurer que les données techniques ne dérivent pas ce qui nécessite une maîtrise des informations et une assurance de leur qualité. Ainsi, en prenant en compte ces éléments, on peut aboutir à la définition (23) de quatre classes de progiciels de G.P.A.O. a- Classe A : englobe des système de bas de gamme n'assurant que la comptabilité des stocks, le lancement et le suivi. Le prix peut aller de 100 à 135 mille francs, matériel inclue. b- Classe B : cette classe est constituée de progiciels couvrant l'ordonnancement en plus du lancement et du suivi. Le prix est compris entre 300 et 1200 mille francs (matériel inclue) Exploitation du système

14 S. GABSI GPAO - CH - X 14 Lorsque le progiciel est en place et dans une phase dexploitation, il est nécessaire de suivre lévolution des systèmes dexploitation et des progiciels afin détudier lopportunité de mise en place de nouvelles fonctionnalités. Par ailleurs, il faut éviter de changer de version top souvent car cela risque de déstabiliser les utilisateurs pouvant conduire à un rejet complet du système Maintenance et évolution du système :

15 S. GABSI GPAO - CH - X 15 Tout projet doit être financièrement justifié. Il faut évaluer les coûts et les gains. Les coûts proviennent de trois facteurs : Les coûts informatiques qui comprennent linvestissement matériel, le progiciel, les développements spécifiques aussi bien que le fonctionnement cest-à-dire les maintenances, les fournitures et les modifications; La préparation et la mise à jour des données techniques, qui est un travail considérable quil faut évaluer. Les coûts de personnel pour la mise en place du projet et pour la nouvelle organisation en exploitation (chef de projet, nouveaux postes à créer, formation, …) 3- Laspect financier :

16 S. GABSI GPAO - CH - X 16 Les gains correspondent à : lamélioration du service client; laugmentation de la productivité la réduction des coûts dachat due à la fiabilité des prévision et de lapprovisionnement; les réductions des stocks grâce à lamélioration du fonctionnement du système de production; une réduction des coûts de non qualité car la réactivité est améliorée; une réduction des coûts de transport due à la maîtrise de lamont et de laval (les livraisons client et les approvisionnements). la suppression des inventaires physiques annuels pour les remplacer par des inventaires tournants. Pour conclure laspect financier, il faut savoir que lexpérience de nombreuses entreprises qui ont mené à bien un tel projet montre un rentabilité sur deux ans en moyenne.

17 S. GABSI GPAO - CH - X 17 La mise en œuvre dune gestion de la production informatisée dans lentreprise nest pas une affaire banale. Cest un projet lourd qui exige lengagement total de la Direction et lanimation efficace dun Chef de projet. La réussite repose sur la motivation de lensemble du personnel qui doit en comprendre tout lintérêt et son rôle au sein du projet. Il faut partir dune situation saine, après lélimination des dysfonctionnements et lamélioration de limplantation dans les ateliers. Afin dévaluer la réussite du projet, on doit mettre en place des indicateurs de performance destinés à informer tous acteurs du projet. Le projet de GPAO est souvent accompagner de plans associés de qualité, de maintenance, de communication, …. Il faut donc une démarche globale définie au niveau stratégique par la Direction Générale. 4- Conclusion :


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