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Présentation de létude du processus: Traitement des demandes de copies dactes détat civil Service SIT H Ravasio Présentation DGME 5/10/2006 MAIRIE DAVIGNON.

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1 Présentation de létude du processus: Traitement des demandes de copies dactes détat civil Service SIT H Ravasio Présentation DGME 5/10/2006 MAIRIE DAVIGNON

2 Etude Processus: copies d'actes d'état civil2 Pôle « Organisation – Processus » Création début 2006 dun poste «Consultant organisation – processus » : Pour répondre à quel besoin? le système dinformation est de plus en plus présent dans le fonctionnement de lAdministration Municipale dans les processus « métiers » dans les relations interservices dans les relations avec les Citoyens et les Partenaires. lenjeu automatiser au maximum les différents processus en sappuyant sur la dématérialisation des échanges internes et externes. Avec quel rôle? Assister les Directions et Services dans la mise en place de cette dématérialisation

3 Etude Processus: copies d'actes d'état civil3 Contexte de létude Élément déclencheur: arrêté du 6/02/2006 portant création par la DGME (Direction Générale de Modernisation de lÉtat) dun traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « TELE SERVICE DE DEMANDES DACTES D ETAT CIVIL » (Site acte-naissance.fr) « Phase 0 » Définition du périmètre de létude: Pas seulement étude « évolution du télé service » (site ville et/ou site DGME?) mais Étude pour « évolution du processus de traitement des demandes de copies dactes détat civil » Analyse globale des supports et circuits actuels Perspectives dévolution (en intégrant la possibilité dutiliser ce télé service DGME)

4 Etude Processus: copies d'actes d'état civil4 Phases de létude 1 Collecte des informations : lexistant, les attentes, les solutions 2 Description et analyse du processus existant 3 Élaboration de scenarii dévolutions avec avantages / inconvénients; estimation des moyens à mettre en œuvre : coûts, charges de travail, ressources, délais 4 Présentation à la DG et responsables de service pour décider des solutions à retenir 5 Accompagnement pour mise en oeuvre

5 Etude Processus: copies d'actes d'état civil5 PH1 : Collecte des informations INTERNE:. Direction Population. Direction Actions de proximité. Service communication. Service SIT: chef de projet application métier ATTENTION : rencontrer les agents EXTERNE:. DGME. Éditeur progiciel. Autres villes

6 Etude Processus: copies d'actes d'état civil6 PH 2 : Analyse du processus existant Objectif du Processus délivrer, dans les meilleurs délais, au demandeur habilité une copie dacte détat civil. A NOTER : actuellement la copie dacte ne peut être délivrée que SUR SUPPORT PAPIER (remise en main propre au guichet ou envoi par courrier postal). Responsables du Processus: Direction Population, Direction actions de proximité Types dactes: Moins de 100 ans Naissances, Mariages, Décès Extrait sans filiation, avec filiation, copie intégrale Types de demandeurs Usagers : Avignonnais ou autres Autres villes ou organismes habilités : notaires, banques etc…

7 Etude Processus: copies d'actes d'état civil7 PH 2 : Analyse du processus existant Modélisation graphique: diagramme des traitements et des circuits de transmission Diagramme processus copies actes etat civil (extrait diapo suivante)

8 EC-CPA Demande par courrier Demande par fax Demande par appel Allo Mairie Demande par Formulaire en ligne Site Internet Ville 5 Traitement courrier arrivée Mairie Secrétariat général 6 Comptage et premier tri Secrétariat Etat Civil 3 Saisie de lappel Opératrice Allo Mairie Demande par courriel sur page contact Demande par courriel 7 Deuxième tri Poste courrier Etat Civil 2 Edition des messages reçus Secrétariat Etat civil 1 Aiguillage BAL Lotus Webmaster Service Communication Secrétariat état civil 4 Réception fax Demande au guichet Mairie de quartier (voir détail) 4 Remplissage formulaire papier et envoi par Fax Accueil mairie Quartier Demandes copies dactes détat civil Traitement par POSTE COURRIER ETAT CIVIL, DIRECTION POPULATION …/… FAX Mairie centre Demande par site DGME

9 Etude Processus: copies d'actes d'état civil9 PH 2: Analyse du processus existant Outils supportant le processus … Code état civil Registres état civil papier : Avignon, Montfavet Application et base de données informatique Messagerie, fax Site Internet Ville Site acte-naissance.fr Postes de travail

10 Etude Processus: copies d'actes d'état civil10 PH 2: Analyse du processus existant Compétences et effectif supportant le processus Officier état civil Agent état civil habilité à délivrer des copies dactes Agent mairie annexe Administrateur base Mélodie Correspondant informatique

11 Etude Processus: copies d'actes d'état civil11 PH 2 : Analyse du processus existant Recherche dIPP « Indicateurs Pertinents de Performance » Volumétrie -Nombre de demandes de copies dactes par support de la demande (guichet, courrier, fax, site DGME, site Ville, guichets mairies annexes) Volumétrie(*) Volumétrie Efficacité - Délais mini et maxi de traitement selon le support de la demande Analyse des délais(*) Analyse des délais (voir diapos suivantes)

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14 Etude Processus: copies d'actes d'état civil14 PH 2: Diagnostic du processus existant Selon les circuits …. guichets, courrier, fax, télé service … Mise en évidence des points de blocage, des étapes inutiles sans valeur ajoutée Exemples : tris préalables du courrier papier avant traitement Afin de pouvoir élaborer à partir dun constat partagé avec les Directeurs et Responsables, les circuits dinformation optimaux en re précisant les tâches et fonctions

15 Etude Processus: copies d'actes d'état civil15 PH 3: Elaboration de scenarii dévolution Redéfinir la finalité visée Placer lusager au centre des préoccupations Obtenir une meilleure efficacité et qualité de service: améliorer laccueil, les délais, simplifier les tâches … Pour satisfaire les demandeurs quels quils soient: Avignon ou autres Autres villes, notaires, etc.. Utilisateurs assidus dInternet ou réfractaires … En évitant la e-exclusion: usagers non équipés dInternet … Promouvoir un ou plusieurs des supports de demandes: Privilégier le télé service et laccueil au guichet Mairie de quartier plutôt que les demandes par courrier postal et mail libre

16 Etude Processus: copies d'actes d'état civil16 PH 3: Elaboration de scenarii dévolution Ne pas perdre de vue les contraintes: Exigences du code civil et suivi des évolutions ultérieures Exigences de la CNIL Recours actuellement indispensable au registre papier Exigence de lordonnance du 8/12/05 (pour les aspects sécurité et interopérabilité des télé procédures)

17 Etude Processus: copies d'actes d'état civil17 PH 3: Elaboration de scenarii dévolution Quelques mesures simples, pragmatiques … Abandon de double tri du courrier Arrivée Création dune BAL générique « courrier ETAT CIVIL » pour la Direction Population Étudier la possibilité de réception automatique des demandes par fax vers BAL (selon type fax) Création dun cahier des procédures commun … Ou plus élaborées … Co marquage site Ville – site DGME Interconnexion site DGME – applicatif Etat Civil Déploiement application dans mairies annexes pour délivrance directe des copies dactes

18 Etude Processus: copies d'actes d'état civil18 PH 4 : Présentation et choix des pistes damélioration possibles Présentation à la DG et responsables des services concernés Exposé des conclusions de létude Descriptif processus et constat VALIDATION COMMUNE DU CONSTAT Exposé des pistes dévolutions possibles avec : Exposé de la problématique Démonstration rapide des solutions Avantages, inconvénients, moyens à mettre en œuvre Positionnement de la DG et des chefs de service sur les solutions à retenir et les moyens

19 Etude Processus: copies d'actes d'état civil19 PH 4 : Présentation et choix des pistes damélioration possibles: exemple dillustration pour évolution du télé service en ligne

20 Etude Processus: copies d'actes d'état civil20 PH 4 : Présentation et choix des pistes damélioration possibles : exemple dillustration pour évolution du télé service en ligne Propositions: 3 niveaux 1) Dès maintenant, enregistrement auprès de la DGME pour phase transitoire: envoi automatique par mail des données du formulaire vers BAL Etat civil 2) Prévoir co-marquage entre site acte-naissance.fr et site Ville: pour abandon des formulaires site Ville attendre que les formulaires mariage et décès soient opérationnels? 3) Prévoir acquisition du Module interconnexion automatique entre site DGME et module courrier de lapplication Etat Civil

21 Etude Processus: copies d'actes d'état civil21 PH 4 : Présentation et choix des pistes damélioration possibles : exemple dillustration pour évolution du télé service en ligne AVANTAGES Suivre la tendance actuelle e-Administration : Utiliser les solutions de télé service proposées au niveau de lÉtat Garder en gestion locale les formulaires liés à la spécificité de la vie locale Possibilité dintégrer le logo de la Ville au formulaire DGME Même formulaire pour lInternaute à partir des 2 sites Gain en efficacité pour les agents détat civil: évite re-saisie des informations même traitement pour site Ville et site DGME Évolution réglementaire sous responsabilité DGME Pas de coût pour la Ville pour modifier les formulaires Garantie du respect des obligations CNIL, sécurité etc… Positionnement vers les évolutions futures pour la délivrance en ligne des copies dactes

22 Etude Processus: copies d'actes d'état civil22 PH 5 : Accompagnement à tous les niveaux Propositions pour la suite Demande la participation de tous les AGENTS concernés Mairie Centre et Mairies Annexes: PROPOSITION : Session dinformation préalable: Présentation des objectifs visés, solutions retenues, moyens mis en œuvre Formation : Initiation ou formation complémentaire aux outils Messagerie et Internet Formation à la recherche dinformations sur démarches administratives et formulaires en ligne (sur sites nationaux et sites ville) Formation aux règles détat civil pour délivrance de copies dactes Formation aux procédures et outils applicatifs (module courrier, consultation base …)

23 Etude Processus: copies d'actes d'état civil23 PH 5 : Accompagnement à tous les niveaux Propositions pour la suite AVEC LES RESPONSABLES DES SERVICES CONCERNES Représentation graphique du nouveau processus en parallèle de la rédaction du cahier des procédures on devrait obtenir un diagramme simplifié! Inscription du projet au plan dactions 2007 pour Service Informatique et Directions Passage de relais au chefs de projet fonctionnel et informatique Accompagnement pour paramétrage applicatif et suivi des indicateurs Actions ponctuelles pour suivre les évolutions DGME et éditeur progiciel Aide au suivi des indicateurs IPP


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