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1 Réunion de travail avec les organisations syndicales Vendredi 11 juin.

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1 1 Réunion de travail avec les organisations syndicales Vendredi 11 juin

2 2 Programme de la matinée 1ère partie : Le fonctionnement de Séquoia 2ème partie : Le dispositif de préparation au déploiement

3 3 Programme de la matinée 1ère partie : Le fonctionnement de Séquoia 2ème partie : Le dispositif de préparation au déploiement

4 4 Une nouvelle étape de modernisation de linformatique ONF Actuellement, loutil de suivi des activités travaux et études est DTF : –Une technologie obsolète –Pas accessible au terrain –Aucun retour dinformation complet et en temps réel –Pas adapté à lévolution de lorganisation (Bureau détudes et agence Travaux)

5 5 Demain, avec TECK SEQUOIA, un outil en réseau diffusé jusquau terrain : –Une information unique, accessible à tous en temps réel –Un outil adapté à la nouvelle organisation de lONF (distinction du prescripteur et du producteur ; achats-ventes internes, …) 5 Une nouvelle étape de modernisation de linformatique ONF

6 6 Rappel des étapes de la refonte du système informatique De la Mini… … à un système intégré ABC FSP CSS CHASSE RCOM CBP CBF Cedre Gincco Séquoia (dont Teck) Désignation / WCS / / 2012 DTF

7 7 Périmètre de Séquoia Domaines dactivité concernés (Tranche 2 & 3) : –Travaux patrimoniaux (domanial ou communal ; OET, ATDO, MOE) –Travaux clients P –Études, expertises et prestations diverses –Exploitation des bois Rappel Séquoia Tranche 1 : Concessions, chasse et pêche, ateliers bois, frais de garderie, animations nature, menus produits et ventes diverses

8 8 CHANTIERS SAP TRAVAUX Gestion de la paye (SCD7) PLANNING SUIVI DTF Temps passés ouvriers sur chantier Éléments de suivi des chantiers Programmes en FD Devis en FC et client P Transfert Séquoia / Module FOP « comprendre » Interfacefacturation Saisie T0/T1 La situation actuelle Double saisie Achats Re-saisie

9 9 999 Comment sarticulent TECK et SEQUOIA ? Le projet Séquoia inclut 2 logiciels distincts et complémentaires : TECK utilisé pour programmer, réaliser les travaux, faire les devis, suivre les charges, etc. … même base technique que Travaux, 100% spécifique à lONF SAP Séquoia Utilisé pour gérer les commandes, les factures, le contrôle de gestion, etc. … logiciel déjà utilisé avec Cèdre & Gincco Séquoia / Module FOP « comprendre »

10 10 SAP Séquoia - TECK Interface Gestion de la paye (SCD7 et PAM) Interface Séquoia / Module FOP « comprendre » La situation future Séquoia Programmation - Devis Cèdre & Gincco Réalisation Interface

11 11 Les Tranches 2 & 3 de Séquoia SAM (Travaux) DEV TRA ETU Programmes en forêt communale Client privé Demandes de devis Programmes en forêt domaniale Bons de commandes internes Fournisseurs externes Périmètre T2 Périmètre T3 Compta – Contrôle de gestion Commandes externes Achats Demandes dachats externes Saisie des temps SAM DEV Livraisons / réceptions internes Facturation

12 12 Un outil créé par lONF, pour LONF La conception de loutil a été supervisée par : –La Direction générale : représentants de la DTCB, la Direction du Développement, la Direction Financière Le Département Patrimoine –La Directions territoriales : experts métiers mobilisés sur Séquoia (DT BCA, Alsace, Rh. Alpes, Lorraine, Fr. Comté, …)

13 13 A S O ND JF M AM J ASOND Réalisation SEQUOIA TECK T2 Recette T3 BCA T2 Conduite du changement 13 J J Généralisation T2 Réalisation SEQUOIA TECK T3 BCA T3 Généralisation tT3 Recette T2 13 Planning projet T2&3 13 Conception détaillée CND Séquoia Tranches 2&3 10 mars F M A

14 14 Les grands principes 1.Saisie directe des informations par les acteurs et accès partagé 2.Flux dinformation intégré sans re-saisies 3.La distinction des rôles de prescripteur / producteur 4.Le bloc-notes Canopée et la récupération des informations dans Teck 5.Lunité de suivi dactivité, « chantier » du prescripteur 6.Le chantier producteur 7.Possibilité de planification à différentes échelles 8.La formalisation des procédures dachats (externes et internes) 9.Un seul outil de suivi des temps PEF et POF 10.La rationalisation des référentiels Séquoia / Module FOP « comprendre »

15 Laccès direct à linformation Les informations sont saisies directement par les acteurs qui les possèdent et les maîtrisent –Moins de risques derreur Les informations sont consultables facilement, par le biais de tableaux de bord –Vision globale, rapide et actualisée des informations qui me concernent –Importance de la qualité des informations saisies 15

16 Un flux dinformations unique et partagé Le même outil informatique est utilisé par tous les acteurs de terrain : –pas de perte dinformation –pas de re-saisie –objets de dialogue partagés Certaines actions sont automatisées : –Exemple : les commandes et facturations internes sont déclenchées automatiquement lors des échanges entre prescripteurs et producteurs plus de re-saisie nécessaire

17 17 Les rôles du « Prescripteur » et du « Producteur » 3 - Notions de prescripteur et producteur (1/2) Prescripteur Producteur définit le besoin Ex : AP, RUT, SAT,... Ex : conducteur travaux, chef de projet, RTE, …. livre réalise contrôle, réceptionne

18 18 Exemples Les agents patrimoniaux : –saisissent directement les programmes dans TECK (définition du besoin) –réceptionnent les travaux réalisés (réception, contrôle) Ils ont donc un rôle de prescripteur Les conducteurs de travaux : –organisent la réalisation des travaux –assurent la livraison Ils ont donc un rôle de producteur 3 - Notions de prescripteur et producteur (2/2) Séquoia / Module FOP « comprendre »

19 Le bloc-notes Canopée et son lien avec TECK Possibilité de préparer des programmes tout au long de lannée dans le bloc- notes Canopée (nouvelle fonctionnalité) Les informations du bloc-notes Canopée seront intégrées dans TECK, permettant ainsi débaucher le programme qui sera complété dans TECK (ex : prescriptions) Année N Saisie des actions à programmer dans le bloc notes Canopée tout au long de lannée Année N + 1 Programmes déjà alimentés Canopée => Teck Séquoia / Module FOP « comprendre »

20 20

21 LUnité de Suivi dActivité (1/2) LUnité de Suivi dActivité est le « chantier » du prescripteur à partir duquel on peut : -Créer et réceptionner une demande dachat (interne ou externe) -Suivre lavancement en termes de quantité, de délais et de localisation -Imputer des temps PEF En forêt domaniale, lUSA permet de gérer les engagements de moyens Séquoia / Module FOP « comprendre »

22 LUnité de Suivi dActivité (2/2) LUSA est créée automatiquement à partir : dun programme domanial validé par le SAT dune commande de vente (devis approuvé) Programme Domanial Programme Communal Devis USA Achats CDV Client Privé Devis 1 Suivi temps PEF Suivi avancement 2 Séquoia / Module FOP « comprendre » USA

23 Le chantier producteur Cest loutil de suivi du producteur (ex-module planning de Travaux) à partir duquel il peut : -Créer et réceptionner une demande dachat (interne ou externe) -Imputer des charges PEF, POF, matériel et facture -Planifier ses chantiers -Renseigner lavancement en termes de délais, de quantité et de localisation Il est créé à partir des demandes dachat interne Séquoia / Module FOP « comprendre »

24 24 MACRO PLANIFICATION Visibilité sur lensemble de lannée, sur la base des étapes de la programmation annuelle ou des offres. Ex : « programme envoyé aux communes », « offre validée», « commande passée à lagence travaux », … Permet ainsi danticiper les charges de travail de lannée et de faciliter les relations entre le prescripteur et le producteur. MICRO PLANIFICATION Permet daffecter finement les ressources (humaines et matérielles) sur un chantier. Ex : M. X et le tracteur Y sur le chantier Z. PLANIFICATION DES ACHATS Pour chaque demande dachats internes et externes, il est possible de visualiser les délais donnés par le prescripteur et la période de réalisation prévue par le producteur 7 - La planification Séquoia / Module FOP « comprendre »

25 La formalisation des procédures dachats Loutil sappuie sur des principes de cadrage des achats externes : Lorsqu'un achat externe est nécessaire, il faut créer une demande dachat dans TECK, prise en charge par un approvisionneur Lengagement comptable est enregistré dès la commande La réception de la livraison sera formalisée dans Teck, afin de valider le service fait et permettre le paiement de la facture Suppression du double traitement DTF et Cèdre : limputation sera faite directement sur la ligne de chantier Une procédure similaire adaptée pour les achats internes

26 Le suivi des temps Saisie des temps PEF => uniquement dans Teck -sur « chantiers » au fil de leau, ce qui alimentera la grille CTPF -et/ou directement dans la grille CTPF, sur domaines fonctionnels Exemple : Chef de projet BET Saisie des temps POF dans Teck -suivant les mêmes modalités quactuellement, notamment dans Travaux _____ ___________ ______Séquoia / Module FOP « Comprendre »

27 Les référentiels (1/2) TECK FORÊTS RH PEF POF Contractuels PAYE OF CLIENTS FOURNISSEURS ARTICLES BAREMES SAP Prescriptions / Consignes 3 principes clés : -Une centralisation des référentiels de gestion dans SAP -Une copie et des compléments opérationnels apportés dans TECK -Des échanges avec les référentiels métier externes

28 28 Principe général –Une structure proche de celle utilisée jusquà présent –Une mise à jour régulière en fonction des besoins Les prescriptions et consignes –3 domaines de prescriptions : technique ; environnement ; sécurité –Prise en compte du contenu des guides sylvicoles, du nouveau règlement « travaux » et du règlement exploitation (RNSF) –Les prescriptions sont modifiables jusquau passage de la commande interne La fiche de chantier –Les prestations, prescriptions et consignes figureront dans la fiche de chantier éditée à partir de TECK (voir annexe) Les critères, les coûts de production et les prix de vente Séquoia / Module FOP « comprendre » 10 - Les référentiels (2/2) Le référentiel de prestations

29 29 Programme de la matinée 1ère partie : Le fonctionnement de Séquoia 2ème partie : Le dispositif de préparation au déploiement

30 30 Contexte dintervention Retour dexpérience de Cèdre & Gincco Volonté de la DG de mettre en œuvre un accompagnement sur les aspects métier, organisation, culture et outils auprès des structures et personnels Création dune fonction au sein de DRH FOP Méthode construite avec les experts des DT et des DC Séquoia T1 Dispositif ajusté Une équipe au service de la réussite du projet dans les DT : –Construction des méthodes, mobilisation des DT qui mettent en œuvre le projet avec notre appui –Participation à toutes les instances stratégiques pour porter les dimensions accompagnement –Élaboration dun plan de conduite du changement La conduite du changement (1)

31 31 La conduite du changement (2) Dispositif daccompagnement du changement Elaboration des supports aux actions : Documentation Formation Communication Mise en œuvre des actions auprès des agents Formation des démultiplicateurs (experts des métiers concernés) Démultiplication : Formation des utilisateurs, par les experts des métiers Assistance au démarrage dans les DT (proximité) Analyse des Impacts pour les agents concernés & Identification des actions (formation, com,..) Communications Pour chaque projet, nomination : dun responsable de projet de déploiement dans chaque DT, DR de démultiplicateurs : formation et/ou assistance Objectif : permettre aux projets dêtre mis en œuvre sur le terrain de manière facilitée aux utilisateurs dêtre formés, informés et mobilisés 31

32 32 Les chantiers de la conduite du changement Le travail de préparation du déploiement mené par léquipe « Conduite du changement » est organisé suivant 5 axes : 1.Chantier « Pilotage » Accompagner et suivre les DT dans leurs travaux 2.Chantier « Métier & Organisation » Comprendre les changements métier et dorganisation liés à la mise en place de Séquoia et accompagner les DT dans la définition et la mise en place des organisations cibles 3.Chantier « Formation » : Définir le contenu des formations et accompagner les DT dans leur organisation 4.Chantier « Documentation » : Créer une documentation de formation adaptée aux besoins des utilisateurs 5.Chantier « Communication » Actions nationales : Lettres Séquoia, … Actions territoriales (prépondérantes) : Présenter le projet, son planning et son contenu aux différentes populations concernées

33 33 NDJFMAMJASOND JJ 2011 FM 1.Cadrage & accompagnement du déploiement Ce qui a été fait : Préconisations et cadrages Nommer un RTD et un binôme Un site pilote : DT BCA Suivi du déploiement des DT (Points mensuels téléphoniques avec les RTD des DT et des DR) En DT : Constitution et animation de léquipe de déploiement Ce qui est prévu : Suivi et accompagnement du démarrage : –de BCA : site pilote –puis des autres DT : généralisation Au

34 34 Pour mener ce déploiement, 3 types dacteurs territoriaux interviennent : Le Responsable Territorial de Déploiement (RTD) qui pilote et coordonne le déploiement dans la DT Les Super Référents Experts métier, ils participent : Au niveau national : à la rédaction de la doc et aux tests métier de loutil Au niveau territorial : Aux travaux préparatoires du déploiement A la formation des démultiplicateurs de leur DT Les Démultiplicateurs qui forment les futurs utilisateurs au sein de leur DT 34 Les équipes de déploiement

35 35 Les équipes de déploiement Séquoia Niveau National Super référents pour 4 activités ATE1ATE2ATXBET RTD + binôme Équipe territoriale + DT 1 démultiplicateur 1 démultiplicateur Achat & 1 démultiplicateur CG RecetteDoc. Formation 35 4 ACTIVITES - Prescription - Production - Achats - Comptabilité, contrôle de gestion

36 36 NDJFMAMJASOND JJ 2011 FM 2. Métier & organisation Ce qui a été fait : Ateliers dévaluation des changements et impacts suite à la mise en œuvre de Séquoia * (jan-fev 10) Description dune démarche danalyse des organisations et de détermination des organisations futures (fin mars 10) Accompagnement des DT dans le lancement de la démarche (déplacement dans chaque DT) Ce qui est prévu : Accompagnement de lavancement du travail sur les organisations Bilan des orientations dorganisation prises dans les DT En DT : Mise en œuvre de la démarche et définition des organisations cibles * Organisation dateliers avec des représentants des principales populations impactées => RUT, RUP, agents patrimoniaux, conducteurs de travaux, assistants service forêt, responsables service forêt, responsables BET, contrôleurs de gestion, … Au

37 37 Résultats des ateliers Les résultats ont été formalisés dans une matrice dimpacts, communiquée aux participants après chaque atelier. Extrait de la matrice

38 38 Estimation des impacts par population Agent patrimonial - Saisie directe dans loutil - Responsabilité de la qualité de la saisie - Utilisation de TECK tout au long de lannée -Formalisation de la réception -Suivi du programme et de ses statuts => visibilité de l'historique des modifications en cours d'année -Utilisation coordonnée de Canopée et Teck DT utilisant Travaux -Saisie du programme dans Teck, non reportée sur une assistante -Réception dans Teck obligatoire et dans un délais court -Informatisation de la transcription des données -Responsabilité de la qualité de la saisie -Nécessité dutiliser loutil tout au long de lannée -Différenciation du rôle de prescripteur de celui de producteur -Bonne connaissance des référentiels nécessaire - Renforcement du rôle de prescripteur Culture Métier Outil Organisation

39 39 b. Synthèse des principaux changements et impacts Agent patrimonial Saisie directe du programme dans Teck Passage du papier à linformatique Différenciation entre rôle de prescripteur et de producteur Accroissement de la précision des prescriptions Commandes de lignes sous réserve dautorisation dengagement Responsabilité engagée au niveau de la saisie Importance de la réception dans Teck tout au long de lannée Possibilité de visualiser le détail des chantiers de son périmètre

40 40 NDJFMAMJASOND JJ 2011 FM 3. Formation Ce qui a été fait : Cadrage des dispositifs de formation Comprendre et Réaliser, et présentation en DT Définition des modules et parcours de formation Réaliser Cadrage de la montée en compétence des démultiplicateurs Ce qui est prévu : Accompagnement des DT dans lorganisation des formations en DT : Organisation des formations (recensement, convocations, logistique, …) Au

41 41 Le parcours de formation sappuie sur 2 modules et des compléments : Un module « Comprendre » (sans manipulation outil) –Commun à tous les métiers concernés par TECK SEQUOIA (AP, CT, RUP, RUT, …) –Organisé sur 1 journée (ou 0.5j selon les DT) Situer le projet Séquoia dans le contexte de l'ONF en le reliant aux enjeux de l'établissement, Donner une vision globale du fonctionnement de Séquoia Teck, Permettre à chaque participant d'appréhender les principaux changements "métier" et "outil", en les associant aux fonctionnalités et possibilités nouvelles offertes par le logiciel. –20 sessions réalisées au 11/06/10 (11 en BCA, 4 en Alsace, 5 en Lorraine) pour presque 900 personnels Des modules « Réaliser » (avec manipulation outil, ex. sur base école) –Construction de modules nationaux adaptés à chaque métier, regroupés en parcours DT –2 à 6 journées selon les besoins de chaque métier Des compléments « à la carte » –Pour les agents en difficulté avec linformatique ; –Liés à la mise en place de lorganisation des achats 3. Formation Au

42 42 Exemple dun parcours de formation Agent Patrimonial (Forêts Domaniale et Communale) Modules obligatoiresModules optionnels (choix dorganisation DT) M1B – Créer et suivre un programme domanial et communal Tranche 2 1,5 jour M8R – Réceptionner les achats et livrer les prestations Tranche 3 0,5 jour M2 – Créer et suivre un devis Tranche 2 1 jour M4 – Suivre un devis commercialement Tranche 2 & 3 0,5 jour M6 – Créer et suivre les contrats Audiffred et à bon de commande Tranche 2 0,5 jour M8 – Initier les achats internes & externes Tranche 3 1 jour Durée : de 2 à 5 jours de formation Tranche 2 Tranche 3 Tranche 2&3

43 43 NDJFMAMJASOND JJ 2011 FM 4. Documentation Au Ce qui a été fait : Organisation et lancement de la rédaction des documentations utilisateurs T2 et T3 par les super- référents Finalisation de la doc programmation pour le démarrage BCA Rédaction du support « Comprendre » Ce qui est prévu : Poursuite de la rédaction de la documentation T2 et T3 Une documentation : -Simple et métier -Élaborée par des experts métier des DT -Support de fop + Poste de travail

44 44 Exemple dun support Programmation


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