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Résolution de problèmes Groupe Recherche : Delphine Haye Carine Passe-Coutrin David Cohen-Solal Benoît Phuez.

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2 Résolution de problèmes Groupe Recherche : Delphine Haye Carine Passe-Coutrin David Cohen-Solal Benoît Phuez

3 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version 3 - 2/28 Le contexte ? Labogena, un laboratoire danalyses génétiques animales 60 personnes (40 blouses blanches / 20 cols blancs) clients (éleveurs, organismes professionnel, institutions publiques, organismes de recherche…) dont 300 majeurs 1,5 M de Chiffre daffaire Leader français Des échantillons biologiques doivent être stockés à –20°C ~ échantillons / an

4 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version 3 - 3/28 Le problème ? Il ny a plus de place en chambre froide, il nest plus possible dy stocker des échantillons

5 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version 3 - 4/28 La méthode ? La méthode 4x4 Identifier le problème RécolterRelevé de données ClasserQQOQC ChoisirVote pondéré ValiderValidation hiérarchique « Sortie » Traiter ce problème en 1 er Analyser le problème Brainstorming Diagramme Ishikawa Diagramme Pareto Consensus Agir sur cette cause Rechercher les solutions Créativité Type de solutions Tableau de critères Validation hiérarchique Retenir cette solution Préciser la mise en œuvre Brainstorming Diagramme de Gantt Plan daction retenu Présentation du projet / suivi Savoir comment sy prendre

6 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version 3 - 5/28 Etape 1 / 1 Identifier le problème / Récolter Inventaire des échantillons stockés Relevé géométrique de la pièce Identification des personnes ayant accès à la chambre froide Outil : Relevé des données

7 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version 3 - 6/28 Plan de la chambre froide +20°C +4°C -20°C Etagères mobiles Etagère fixe

8 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version 3 - 7/28 Etape 1 / 2 Identifier le problème / Classer Quoi : Stockage des échantillons biologiques (sang, tissus danimaux) Qui : Techniciens avec autorisation daccès (badges électroniques) Où : Pièce externe au laboratoire maintenue à -20°C Quand : Le problème se pose depuis 2 mois Combien : échantillons Outil : QQOQC

9 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version 3 - 8/28 Etape 1 / 3 Identifier le problème / Choisir Outil : Vote pondéré CarineDelphineDavidBenoitTotal Mauvaise gestion des règles de stockage Mauvaise configuration des locaux1124 Manque de moyens financiers0 Manque de main dœuvre11 Chaque membre du Groupe de Travail donne : 2 points à son 1 er choix 1 point à son 2 ème choix

10 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version 3 - 9/28 Etape 1 / 4 Identifier le problème / Valider Compte rendu de réunion Présents : Direction, Responsable Administratif et financier, Direction des Ressources humaines, Responsables Techniques, Groupe de travail Recherche Le problème a été abordé en comité de direction et les axes de travail proposés ont été validés. Axes de travail : Règles de stockage Adaptation des locaux Outil : Validation hiérarchique

11 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 2 / 1 Analyser les causes / Récolter Outil : Brainstorming Manque de règles Règles de stockage Organisation des locaux Pas de formation Pas connues Trop pénibles Non validées par la direction Manque de référent Manque de documentation Pas de veille réglementaire Pas de plan daffectation des locaux Pas de règle délimination Pas de normes ISO Contenants pas adaptés Etagères mal réparties Pas dexternalisation du stockage Pas dagrandissement de la chambre froide planifié Optimisation de la salle Pas détiquetage Pas de sensibilisation à limportance du rangement Vétusté des équipements Pas de Responsable de la pièce Mauvaise accessibilité (pas descabeau, cartons entassés dans les couloirs…) Stockage pour des tiers non récupéré Problèmes déclairage Vêtements de protection non adaptés Pas dinventaire

12 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Méthode Moyens MilieuMatérielMain dœuvre Etape 2 / 2 Analyser les causes / Trier Outil : Diagramme dIshikawa Règles de stockage Organisation des locaux Problème de Stockage Manque de règles Pas de formation Pas connues Trop pénibles Non validées par la direction Manque de référent Manque de documentation Pas de veille réglementaire Pas de plan daffectation des locaux Pas de règle délimination Pas de normes ISO Contenants pas adaptés Etagères mal réparties Pas dexternalisation du stockage Pas dagrandissement de la chambre froide planifié Optimisation de la salle Pas détiquetage Pas de sensibilisation à limportance du rangement Vétusté des équipements Pas de Responsable de la pièce Mauvaise accessibilité (pas descabeau, cartons entassés dans les couloirs…) Stockage pour des tiers non récupéré Problèmes déclairage Vêtements de protection non adaptés Pas dinventaire

13 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 2 / 3 Analyser les causes / Classer Au niveau des règles: Les méthodes sont principalement mises en cause Pour identifier un axe prioritaire un Audit interne est déclenché Au niveau organisation des locaux: Le matériel est principalement mis en cause Pour identifier un axe prioritaire, un inventaire des différents échantillons a été réalisé en fonction de leur provenance et de leur nature. Outil : Audit interne, Diagramme de Pareto

14 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 2 / 3 Analyser les causes / Classer Logigramme processus Envoi des échantillons par le client Réception Préparation Validation des résultats Analyse Bovins Equins Porcins Caprins Ovins Envoi des résultats au client Stockage

15 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 2 / 3 Analyser les causes / Classer Audit interne Conclusions : Manque de cohérence des règles applicables à chaque unité Mauvaise sensibilisation du personnel Manque dimplication de la direction

16 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 2 / 3 Analyser les causes / Classer Espèce Nombre déchantillons % % cumulé Bovins Equins Ovins Porcins Caprins Canins Poissons Au niveau des espèces : Il ny a pas despèce réellement dominante.

17 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 2 / 3 Analyser les causes / Classer Type déchantillon Nombre déchantillons % % cumulé Sang Biopsie Poils Oreilles Nageoires Viande Au niveau du type déchantillon : Les échantillons à traiter en priorité sont les sangs (80%).

18 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 2 / 4 Analyser les causes / Valider Outil : Consensus du groupe de travail Compte rendu de réunion Présents : Groupe de travail Recherche Le groupe de travail retient les causes suivantes Causes principales : Manque de cohérence des règles de stockage Moyens de stockage des échantillons de sang (toutes espèces)

19 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 3 / 1 Rechercher les solutions / Récolter Recherche bibliographique Demandes auprès des clients sur leurs exigences Recherche normative Planification de réunions Harmonisation entre les responsables dunités Sensibilisation du personnel technique Communication interne par la direction Etude de marché sur Consommables de rangement Consommables de laboratoires Eclairage Moyens daccessibilité Protections individuelles contre le froid Moyens didentification Optimisation de lespacement des étagères Outil : Créativité

20 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 La suite de lexposé sera axée uniquement sur lorganisation des locaux et plus particulièrement le rangement des échantillons de sang

21 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 3 / 2 Rechercher les solutions / Classer Outil : Tableau de critères Evaluation des solutions proposées par les différents fournisseurs FournisseurCoutManiabilitéAdaptabilité aux étagères Gain de place Visibilité Manutan %-- CML %+ VWR %+ Fischer %++ -- : Point Négatif / ++ : Point Positif

22 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 3 / 3 Rechercher les solutions / Choisir Outil : Tableau de critères FournisseurCoutManiabilitéAdaptabilité aux étagères Gain de place Visibilité Fischer %++ Manutan %-- VWR %+ CML %+ Critère critique : Adaptabilité puis tri par gain de place

23 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 3 / 4 Rechercher les solutions / Valider Outil : Validation hiérarchique Compte rendu de réunion Présents : Direction, Responsable Administratif et financier, Direction des Ressources humaines, Responsables Techniques, Groupe de travail Recherche Le groupe de travail présente ses résultats de recherche, et démontre que le fournisseur « Fisher » est en mesure daugmenter la capacité de stockage des échantillons de sang de +25%. Le comité de direction valide le fait que le cout nest pas un critère déterminant et cette solution est choisie. Le groupe de travail est chargé de planifier la mise en œuvre de cette solution.

24 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 4 / 1 Mettre en œuvre les solutions / Récolter Outil : Brainstorming Réception des consommables Déterminer la date Location camion frigorifique Communication interne Attribution des tâches Vider la CF Transvaser dans le camion Transférer les échantillons Inventorier Transférer dans le camion Réaménagement des étagères Transférer dans la chambre froide Rendre le camion Féliciter le personnel

25 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 4 / 2 Mettre en œuvre les solutions / Classer Outil : Diagramme de Gantt ActionEnchainementPilote Réception des consommables Groupe de travail Déterminer la dateGroupe de travail, Direction Location camion frigorifique Groupe de travail Communication interneGroupe de travail, Direction Attribution des tâchesResponsables, Direction Vider la chambre froideTout le personnel (gr 1) Transférer dans le camionTout le personnel (gr 1) Transférer les échantillonsTout le personnel (gr 2) InventorierTout le personnel (gr 2) Transférer dans le camionTout le personnel (gr 3) Réorganiser les étagèresTout le personnel (gr 1) Remplir la chambre froideTout le personnel (gr 3) Rendre le camionGroupe de travail Féliciter le personnelDirection

26 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 4 / 3 Mettre en œuvre les solutions / Choisir Outil : Plan daction Compte rendu Journée de réorganisation de la chambre froide Durée : 1 journée Personnel : 30 Coût matériel : Coût personnel : Coût total : Pilote : Groupe de travail Période de réalisation idéale : un lundi en janvier

27 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Etape 4 / 4 Mettre en œuvre les solutions / Valider Rappel de la problématique : Il ny a plus de place en chambre froide, il nest plus possible dy stocker des échantillons Gain de 40 % soit échantillons (~3 ans de stockage) Perspectives : Etendre aux autres types déchantillons Limites : Solution non pérenne (Cf. définition des règles) La même démarche a été appliquée pour la définition des règles de stockages Outil : Présentation du projet Suivi des résultats

28 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Processus de réalisation ElémentEnchainementDate Prise en compte de la commande 18/12/2008 Choix de le problématique 19/12/2008 Réflexions personnelles Réunion de travail Doc V1 10/01/2008 Echanges Réunion de travail Doc V2 18/01/2008 Echanges Détermination de lordre de passage 05/02/2009 Validation du document Doc V3 07/02/2009 Présentation au Comité de Direction 14/02/2009

29 Groupe Recherche – Résolution de problème - Version /28 Retour dexpérience Ce qui a marché ?Ce qui a moins bien marché ? Bonne solidarité du groupe Participation équivalente des membres Choix dune problématique commune Utilisation des outils qualité Efficacité des rencontres Difficulté de concilier les emplois du temps respectifs Comment mieux réaliser nos travaux de groupe à venir ? Définition dun coordinateur


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