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Gestion de contenu dentreprise (ECM) et formulaires.

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1 Gestion de contenu dentreprise (ECM) et formulaires

2 Un monde plus globalisé Un monde plus connecté et actif Un monde plus règlementé Accélération des changements et alignement continu avec les nouveaux objectifs et réglementations Maintien de la compétitivité dans les marchés ouverts Disparition des barrières organisationnelles et des structures hiérarchiques Tendances Microsoft Office dans lévolution des entreprises Impact entreprises Evolution des systèmes Améliorations attendues Productivité & qualité Interactions & relations Agilité et adaptabilité Vos équipes

3 Communication & Collaboration Gestion de contenu numérique Business Intelligence Solutions Office system 2007 Donnez à vos équipes les moyens dêtre efficaces Vos équipes Gestion de projets pour lentreprise Améliorations attendues Productivité & Qualité Interactions & Relations Agilité et adaptabilité Gestion de formulaires Gestion du temps et des projets Pilotage des performances Scénarios & usages Production, diffusion et archivage de contenu Dématérialisation de processus Partage et recherche dinformations Communications Unifiées Mobilité Confidentialité Analyse Reporting Fiabilité des données Expérience Microsoft Office Expérience Microsoft Office Libre service Informatique de confiance Faciles à utiliser Familiers

4 Piliers des Solutions dOffice system technologies transversales : Recherche – Workflow – Portails - Formulaires Différentiateur : les applications clientes Office Vision: Mieux travailler ensemble Capacités clés Messagerie & Mobilité Présence/IM/VoIP Espaces déquipes collaboratifs Workflow Communication & Collaboration (C&C) Différentiateur : les applications clientes Office Vision: Dématérialisation des processus Capacités clés Gestion documentaire Archivage légal Gestion de contenu Web Workflow et gestion de formulaires Gestion de contenu numérique (ECM) Différentiateur : les applications clientes Office Vision : Démocratisation du décisionnel Capacités clés Analyse & reporting Tableau de bord Gestion de la performance Portails Business Intelligence (BI) Différentiateur : les applications clientes Office Vision: Gestion de Projet élargie Capacités clés Gestion de projet Gestion de ressources Gestion de portefeuilles Collaboration Gestion de Projets pour lentreprise (EPM)

5 ECM : pour quel besoin ? ECM Réutiliser linformation est difficile. Difficulté à protéger linformation sensible. Inefficacité des processus rédactionnels. Risque de non-conformité avec les règlements. Risque de ne pas retenir le contenu. Archivage. Les Webmasters sont un goulot détranglement pour le contenu. La multiplicité des types de sites accroît le coût de gestion. Les indications de « branding » sont utilisées improprement. Automatisation de grands volumes de processus. Intégration des contenus et processus. Efficacité des processus Canaux de publication multiples Contenu désorganisé Climat réglementaire

6 ECM : quels sont les écueils habituels ? Déploiement réservé à certains départements. Faible adoption utilisateur. Coûts importants de déploiement et de maintenance. Lenteur du retour sur investissement.

7 ECM : quelle est lapproche de Microsoft ? Banalisation des fonctions ECM à toutes les fonctions de lorganisation. Intégration forte des composants. Interopérable et extensible. Offrir un large choix de situations dusage, clé en main.

8 Architecture fonctionnelle de la solution ECM de Microsoft Gestion denregistrement Gestion de contenu Web Gestion de formulaires Architecture de stockage unifiée Services unifiés Composants ECM Interface utilisateur Microsoft OfficeNavigateurs Web Applications tierces WorkflowMetadataPolicies SearchSecurityIRMCollab Library Svcs. Gestion de documents

9 Architecture fonctionnelle de la solution ECM de Microsoft : zoom sur les services unifiés Les services unifiés sont des briques fonctionnelles utilisées à plus niveau, dont limplémentation est mutualisée, au niveau de la plate-forme : Workflow Metadata Policies Search Security IRM Collab Library Svcs. Service de workflow collaboratif basé sur Windows Workflow Foundation. Fonction de recherche avancée, basée sur la technologie MS Search. La gestion des métadonnées est omniprésente, pour enrichir les scénarios collaboratifs et ECM. Les mécanismes daccès, lauthentification, la gestion des rôles sont mutualisés. Les entreprises peuvent fixer des stratégies, vis-à-vis des infor- mations manipulées (ex : péremption, modèles de documents, …). La confidentialité des données peut être gérée (stratégies) au niveau de la plate-forme. La notion de librairies permet de décliner les stratégies de stockage. Les espaces déquipes sont au cœur de la stratégie ECM de Microsoft.

10 Gestion denregistrement Gestion de contenu Web Gestion de formulaires Architecture de stockage unifiée Services unifiés Composants ECM Interface utilisateur Microsoft OfficeNavigateurs Web Application tierces WorkflowMetadataPolicies SearchSecurityIRMCollab Library Svcs. Gestion de documents Préambule : zoom sur les services workflow dans la plate-forme Office system Workflow

11 Workflow Focus sur lInformation Worker. Windows Workflow Foundation : Hebergé sur Windows SharePoint Services, WSS expose WWF au travers de services prêts à lemploi. Expérience intégrée client/serveur : Formulaires InfoPath, Office et Serveur. Tâches : WSS, et applications Office. Capacités « Out-of-box » : Révision, approbation, signatures, translation, expiration… Activités ciblées. Plate-forme de développement : Plug-in Visual studio. Assistant FrontPage. Exemple dactivités Office Gestion de tâches : Création, aboutissement, approbation, révision, changement, destruction. Elément : Mise à jour, copie/destruction, changement. Document : Get Range (XLServer). Web : Envoyer un , Créer une alerte, Valider les droits utilisateurs, Demander des permissions.

12 Windows Workflow Foundation Concepts clés : Les Workflows sont un ensemble dactivités. Les activités sont les blocs de base. Les workflows fonctionnent au sein dun Processus Hôte : une application ou un serveur. Les développeurs peuvent créer leurs propres bibliothèques dactivités personnalisées. Composants : Base Activity Library : activités Out-of- box, fondation pour créer du spécifique. Runtime Engine : exécution des workflows et gestion de létat. Runtime Services : flexibilité du hosting et communication. Visual Designer : création graphique et développement (code). Processus Hôte Windows Workflow Foundation Runtime Engine A Workflow Une activité Runtime Services Base Activity Library Custom Activity Library Visual Designer

13 Ex : initiation dune approbation

14 Panneau de propriétés du côté client Office

15 Conception de workflow sous Visual Studio Activity Designer Sequential Designer Workflow Designers (À la WinForms Designer) Création de nouveaux workflows Edition visuelle (/code) Intégration de code.NET Debogging Visual Support de thèmes Activity Designer (À la UserControl Designer) Création de nouvelles activités Edition visuelle (/code) Héritage depuis des activités de base ou de zéro State Machine Designer

16 Gestion denregistrement Gestion de contenu Web Gestion de formulaires Architecture de stockage unifiée Services unifiés Composants ECM Interface utilisateur Microsoft OfficeNavigateurs Web Application tierces WorkflowMetadataPolicies SearchSecurityIRMCollab Library Svcs. Gestion de documents

17 Stockage de contenu Sales Asia Pacific Region Employment Claims Gestion de documents : Collecter et organiser linformation Contracts Modèle de stockage de documents Panneau de propriétés de document dans Office 2007 Gestion des métadonnées basées sur XML Serveurs de fichiers Scanner ou périphérique multifonction Word Sites déquipes Archivage / extraction, version majeure /mineure, rôles

18 Gestion de documents : Stockage de documents évolutif Activer larchivage / extraction pour la gestion de versions Gérer de grandes quantités de documents Définir de riches métadonnées pour la recherche

19 Gestion de documents : Capture évoluée de métadonnées dans le client Office 2007 Panneau personnalisable, basé sur InfoPath Capture des métadonnées dans le cadre du processus de rédaction Métadonnées obligatoires dans la définition du type de contenu

20 Gestion de documents : Trouver la bonne information (et la bonne personne) Recherche via le portail intranet Serveurs de fichiers ERP Stockage de contenu Personnes Moteur de recherche rapide et pertinent Recherche dans de multiples sources de contenu et données structurées ou non structurées. Recherche dans de multiples sources de contenu et données structurées ou non structurées. Trouver des experts au sein dun réseau social. Trouver des experts au sein dun réseau social. Extensible pour différents types de fichiers et de contenus. Extensible pour différents types de fichiers et de contenus.

21 Gestion de documents : Recherche dans lorganisation Interface avec tabulation Correction de requête Alertes Mise en surbrillance de la requête

22 Stockage de documents Sales Asia Pacific Region Employment Claims Gestion de documents : Protéger les actifs Contracts Corbeille Rôle basé sur la sécurité de chaque élément Stratégies daudit pour logger les usages IRM côté serveur

23 Gestion de documents : Collaboration sur les documents structurés Auteur Reviewer Auteur Approbation depuis le client Office Démarrage du workflow au sein du client Office Stockage de documents VenteEmploi Demande Asie Pacific Region Contacts Sécurité basée sur les rôles Sécurité basée sur les rôles Central IT Office ouvre les modèles basés sur XML

24 Gestion de documents : Workflow documentaire dapprobation/révision Suivi de lhistorique de workflow Tâches de workflow assignées aux utilisateurs

25 Stockage de contenu VenteEmploi Demande Gestion de documents : Automatisation de processus métier Asia Pacific Region Contrats Moteur de workflow et outils Intégration du contenu et processus dans le repository Formulaires Office SharePoint Designer

26 Réutiliser et protéger la connaissance. Bénéfices métier de gestion de documents Intégration du contenu et des processus métier. Faciliter la rédaction et la collaboration autour des documents.

27 Gestion denregistrement Gestion de contenu web Gestion de formulaires Architecture de stockage unifiée Services unifiés Composants ECM Interface utilisateur Microsoft OfficeNavigateurs Web Applications tierces WorkflowMetadataPolicies SearchSecurityIRMCollab Library Svcs. Gestion de documents Gestion denregistrements Gestion denregistrement

28 Gestionnaire denregistrements Stockage denregistrements Contrats Contrats Asia Pacific Region Finance prêts Gestion denregistrements : Capturer et organiser les enregistrements métier Configure le stockage par dossier Actifs physiques Systèmes DM/ SOAP/SMTP Interface Modèle de stockage denregistrement Transfert du contexte documentaire

29 Gestion denregistrements : Stockage Lieu de stockage officiel denregistrements Listes en attente Routage denregistrements

30 Gestion denregistrements : Déclarer les messages électroniques en tant quenregistrements Gestion de dossiers d Message de stratégie de dossier

31 Gestionnaire denregistrement s Gestion denregistrements : Rétention selon des stratégies Stockage des enregistrements Contrats Asia Pacific Region Finance Emprunts Action dexpiration Stratégie de rétention définie par les règlements ou la stratégie métier Expiré Expiré Archive Archive Suppressio n

32 Gestion denregistrements : Stratégies de gestion de linformation Suivre les audits et lexpiration du contenu Action dexpiration configurable

33 Gestion denregistrements : Gérer le processus de découverte légal Stockage denregistrements Contrôle des ventes Asia Pacific Region Emploi demande Remplacer la stratégie de rétention 11/8/08 Conserver en cas de litige Litware Inc. Juriste Senior Juriste Recherche denregistrements à conserver

34 Gestion denregistrements : Gérer la conservation légale

35 Bénéfices métier de la gestion denregistrements Réduire les coûts de recherche dinfor- mations lors des enquêtes juridiques. Réduire le risque de non-conformité et de responsabilité juridique. Conserver les enregistrements critiques pour assurer la continuité métier.

36 Gestion denregistrement Gestion de contenu web Gestion de formulaires Architecture de stockage unifiée Services unifiés Composants ECM Interface utilisateur Microsoft OfficeNavigateurs Web Applications tierces WorkflowMetadataPolicies SearchSecurityIRMCollab Library Svcs. Gestion de documents Gestion de contenu Web

37 Stockage de contenu Web Gestion de contenu Web : Rédaction de contenu Bibliothèque de fonctions, stratégies, recherche Edition dans le contexte Office Word Fragments HTML réutilisables Responsablepresse Editeur WYSIWYG Web Capacités de rédaction

38 Gestion de contenu Web : Edition et approbation in situ Champs éditables Workflow dapprobation

39 Gestion de contenu Web : Editeur DHTML WYSIWYG

40 Gestion de contenu Web : Conversion côté serveur

41 Directeur de la rédaction Workflow de révision et approbation en standard Gestion de contenu Web : Publication de contenu Contenu Template Press Release Séparation contenu et présentation Serveur de production Site Internet Variations de Site Responsable presse

42 Gestion de contenu Web : Déployer et gérer Serveur de déploiement Annonce de presse Serveur Internet Serveur de déploiement de contenu Déploiement rapide Breaking news Système de planification de page Annonce de presse Actif le : 31 mars 2006 Expire le : 30 avril 2006 Serveur intranet Responsable presse

43 Gestion de contenu Web : Présenter du contenu aux utilisateurs Web Recherche rapide et pertinente Haute performance et montée en charge Serveur Internet Authentification basée sur des formulaires Membres Utilisateurs anonymes Utilisateurs classiques Personnalisation Gold Members Silver Members

44 Bénéfices métier de la gestion de contenu Web Donner aux utilisateurs métier la capacité déditer et publier du contenu Web dans des délais impartis. Utiliser les chartes graphiques officielles plus facilement. Diminuer les coûts de gestion de sites multiples, et du multi langue.

45 Gestion denregistrement Gestion de contenu Web Gestion de formulaires Architecture de stockage unifiée Services unifiés Composants ECM Interface utilisateur Microsoft OfficeNavigateurs Web Applications tierces WorkflowMetadataPolicies SearchSecurityIRMCollab Library Svcs. Gestion de documents Gestion de formulaires

46 Gestion de formulaires Etendre leur périmètre dusage Formulaires InfoPath Web : Aucune empreinte sur le client. Expérience utilisateur étendue via les formulaires Web : Sémantique client/serveur réduite, Mise en page et validation locales. Supporte les topologies intranet, extranet et Internet : Construit sur la plate-forme WSS grâce à ASP.NET, Développement rapide de formulaires, pour une utilisation Web et client riche. Cross-navigateur et cross-plate-forme : IE, Netscape, Firefox, Mozilla, Safari. Windows, Mac OSX, Unix, Linux. Formulaire InfoPath dans Outlook Formulaire InfoPath dans le navigateur

47 WSS WSS Gestion de formulaires : Publier, ouvrir et remplir des formulaires RenderingValidation Exécution de calculs Exécution de règles Edition dactions Validation Exécution de calculs Exécution de règles Edition dactions (Toutes utilisent des scripts) Chargement XSN, XML Publication XSN Chargement script et données Serveurs Office XSN ASPX Event log rejoué XSN, XML chargé Exécution de la logique métier XSN, XML chargé Exécution de la logique métier Capacités des formulaires Génération et rendu HTML (utilisation script) Retour des données mises à jour Génération InfoPath Client Browser Publication event log via XMLHTTP InfoPath Designer Take offline as needed

48 Web Service Server WSS WSS Serveurs Office XSN ASPX XSN, XML chargé Exécution de la logique métier Capacités formulaires Gestion de formulaires : Soumettre des formulaires Publication event log via XMLHTTP Soumettre Browser InfoPath Client Soumettre XSN, XML chargé Exécution de la logique métier

49 Gestion de formulaires pour le Web : Bilan Serveur – Atteindre plus d'utilisateurs... Formulaires Web supportant de multiples navigateurs, Validation, calculs, règles et interactivité via script, Administration des formulaires (templates, code) côté serveur, Activation intelligente du client léger ou d'InfoPath, Ouverture des formulaires via l'appel d'une Url avec des paramètres, Encapsulation des formulaires dans des pages ASPX. Client -... Formulaires plus riches et omniprésents : Formulaires InfoPath à partir d'Outlook, Cache des données Offline, Intégration Visual Studio, Support de l'IRM.

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51 Conclusion : pourquoi Microsoft fournit-il des fonctions ECM ? Facilité demploi et intégration avec Office assureront une adoption large de ces fonctions. Des composants étroitement intégrés réduisent les coûts de déploiement et dadministration. Les fonctionnalités clés en main réduisent leurs temps de valorisation.

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