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1 Gestion Fiduciaire pour les Projets de Développement Communautaire Participatif.

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1 1 Gestion Fiduciaire pour les Projets de Développement Communautaire Participatif

2 2 Contenu du cours Objectif et Définition Problèmes, Principes et Cadre Fiduciaires du CDD Arrangements de Passation des marchés pour le CDD Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Etude de Cas Discussion et clinique Bibliographie, ressources

3 3 Objectifs du cours Comprendre les options pour appliquer flexiblement les politiques et procédures de la Banque dans un environnement CDD Assurer une compréhension commune Encourager les approches créatives Favoriser le travail intégré des équipes Améliorer la transparence et limputabilité

4 4 Quest-ce que le Développement Communautaire Participatif ? Le CDD donne aux groupes communautaires le pouvoir de décision et la gestion des ressources. Cest une façon de fournir des services sociaux et des infrastructures, dorganiser lactivité économique et la gestion des ressources, de donner plus de moyens aux pauvres, daméliorer la gouvernance et la sécurité des plus pauvres.

5 5 Gestion Fiduciaire et CDD Quels problèmes et défis rencontrez-vous sur vos projets de CDD ? Quels sujets souhaitez-vous voir couverts par cette session ? Quels problèmes spécifiques liés à vos projets souhaitez-vous discuter ?

6 6 Défis fiduciaires liés aux CDD Multiplicité des acteurs, Basés dans les villages dispersés, En grande partie pauvres et devant être partenaires du développement, Disposant de Capacités non dévoilées pour utiliser les ressources à bon escient.

7 7 Défis fiduciaires liés aux CDD Un grand nombre de transactions de petit montant, Les politiques et procédures de la Banque prévues pour répondre à des transactions plus importantes et moins nombreuses.

8 8 Principes Fiduciaires du CDD Les règles de la Banque sappliquent (Gestion financière OP10.02, Passation de marchés OP11.00, et Décaissement OP12.00) Les Procédures doivent être simples, transparentes, adaptées au contexte local, avec une imputabilité claire Les Communautés doivent être impliquées dans la préparation et lexécution des micro-projets pour une meilleure appropriation et durabilité

9 9 Principes Fiduciaires du CDD Donner la parole aux communautés bénéficiaires à travers la prise de conscience de : Buts, règles et risques des projets ; Règles et méthodes pour rémunérer le travail local, acheter les matériaux et louer les équipements ; et Comment largent a été dépensé Imputabilité verticale et horizontale

10 10 Principes Fiduciaires du CDD Travailler avec des intermédiaires dans les pays où des contraintes peuvent exister à un transfert complet des responsabilités dun micro-projet à une communauté

11 11 Principes Fiduciaires du CDD S imple E fficace I mputable T ransparent D urable Et avant tout RENTABILITE financière

12 12 Cadre Fiduciaire du CDD Le Cadre assure que : Les fonds sont tranférés facilement, de façon adéquate et régulière vers les leixu dexécution des activités Les fonds sont gérés correctement avec efficacité Linformation est accessible à tous Linformation permet limputabilité Les capacités des communautés à disposer de et gérer leurs activités sont renforcéees

13 13 Cadre Fiduciaire du CDD La priorité est de de capitaliser et daméliorer les systèmes existants Traiter de limputabilité à tous les niveaux Types de CDD Trois types Pertinence du type Relation type/Gestion financière Cadre Législatif et Environnement

14 14 CDD Procurement Arrangements Bank Procurement Policy: Guidelines (Para Community Participation in Procurement) Permits flexibility and use of local technology, Labor, Materials Recommends to adapt procedures according to Community Capacity Emphasis on efficient procedures

15 15 CDD Procurement Arrangements Modes of Financing for subproject Procurement Financing actual cost incurred by community Financing on a lump-sum basis A combination of I and II

16 16 C onsiderations: A few large value subprojects (e.g. urban water supply) When cost is difficult to estimate Needs technical knowledge/engineering inputs Procedures: Formal procurement procedures apply Disbursement is input-based for eligible actual expenditures Results in the need for more Paperwork, Reporting, Controls CDD Procurement Arrangements

17 17 CDD Procurement Arrangements Lump-Sum Basis Considerations: Preferred Method When Possible Many subprojects- small value- technically simple- Not identified early Cost can be estimated fairly correctly Selection of community/subprojects based on pre- determined criteria Community as contractor executes subproject with or without subcontracting

18 18 CDD Procurement Arrangements Lump-Sum Basis Procedures : Financing Agreement as contract - basis for disbursement Disbursements based on completion of physical activities - Outputs Minimum documentation - easy to administer - less process control Community incentives - In-built economy and efficiency Cost overruns or savings to the account of community - savings permitted for additional eligible community activities

19 19 Arrangements de Passation des marchés pour le CDD Combinaison des méthodes de Lump-Sum et Actual Cost La Combinaison des deux méthodes peut savérer appropriée quand le projet inclu les deux types de micro- projets

20 20 Arrangements de Passation des marchés pour le CDD Supersvision de la Passation des marchés Supervision intensive Généralement très peu de Revue à priori Revue à posteriori systématique Visites de terrain sur des sites sélectionnés pour vérifier les résultats physiques et recevoir un feed-back des difficultés dexécution

21 21 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Transfert des fonds Accords de Financement Paiements aux Groupes communautaires Contributions des communautés Risques et contrôle interne Comptabilité et archivage par les communautés

22 22 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Transfert des fonds A) Programme National SIDA B) Entités régionales B) Entités régionales B) Organisations intermédiaires C) Communautés Prestataires de Biens et de Services

23 23 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Transfert des fonds Facteurs : couverture géographique du projet, localisation des entités de gestion financière, réglementations financières et comptables régionales, réseau bancaire Trois principaux types de canaux Canaux gourvernementaux, secteur privé, ou une combinaison des deux Nombre dintermédiaires avant que les fonds natteignent le bénéficiare final Montant et nombre de paiements

24 24 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Accords de financement Plan, Programme et budget du micro-projet Aspects fiduciaires de lévaluation du micro-projet Planification du micro-projet avec des spécifications de base et estimations budgetaires Plan de passation des marchés simple, identifiant les biens, les travaux et les services devant être acquis par la communauté elle même ou nécssitant une assistance supplémentaire Total du financement, contribution de la communauté, les tranches et les déclencheurs Exigences en matière de reddition

25 25 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Paiements aux groupes communautaires En général décaissement par tranches, dépendant de limportance du financement, de la durée dexécution et de la capacité de la communauté Tranche initiale basée sur le micro-projet approuvé et laccord de financement signé Paiements suivants généralement basés sur les rapports davancement financiers et physiques

26 26 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Contribution des communautés Eléments constitutifsdu plan de financement du micro-projet Fait lobjet dun accord au moment de la conception du projet Montant, nature (espèce, en nature ou les deux) Méthode de valorisation de la contribution en nature, par une approche centrée plus sur les résultats que sur les intrants Suivi des contrbutions des communautés

27 27 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Risques et contrôle interne Facteurs de risques Grand nombre dintervenants et de transactions, contrats multiples et de faible montant, localisation éclatée des micro-projets, décaissement vers les communautés basés sur les rapports davancement, appropriation des institutions par les élites et interférences politiques

28 28 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Risques et contrôle interne Atténuer les risques Règles de transparence claires Responsabiliser et former les communautés à bénéficier dun droit de contrôle fiduciaire sur leurs leaders Equilibre entre imputabilité et flexibilité Intégrer la supervision de la gestion fiduciaire dans le suivi évaluation Différents mécanismes dimputabilité : participation, annonce publique, etc.

29 29 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Comptabilité et archivage par les communautés La complexité varie avec la capacité des communautés La simplicité comme objectif prioritaire, notamment utilisation de la langue locale, focalisation sur les besoins des communautés et utilisation de peu de formulaires que possible Eviter dimposer un nouveau système si la communauté en a déjà un en place

30 30 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Suivi et reddition Concentrer sur le minimum de données nécessaire Adopter vs. adapter les formulaires de reddition existants du gouvernement Simplifier la reddition en la liant aux tranches quand plusieurs tranches sont décaissées et utiliser des formats de rapports simples (specifiés dans laccord de financement)

31 31 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Audit Externe Assurer limputabilité Etendue de laudit adaptée au modèle de CDD adopté pour le projet Audit des comptes du projet Vs. audit au niveau du micro-projet Audit au niveau du micro-projet dépend du type de financement (Dépenses réelles ou versement global) Audits de micro-projets : sur la base dun échantillon aléatoire pour les petits montants, et systématique pour les montants élevés ; Seuil fixé en fonction du niveau de risque

32 32 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Procédures de Décaissement et Eligibilité Les procédures de décaissement respectent les deux méthodes de paiement Contributions de faible importance décaissées sur la base dun versement global et inclues sous une catégorie de décaissement appelée micro-projets communautaires plutôt que dêtre éclatées entre travaux, biens et services Paiements des dépenses éligibles des micro-projets décaissées sous les catégories correspondantes

33 33 Procédures de décaissement et éligibilité Pourcentage de décaissement Inclure/Exclure les contributions des communautés dans le pourcentage de décaissement de la Banque Oui, si les contributions enregistrées dans les comptes du projet font partie des coûts du projet ; Les demandes de retrait devront inclure les coûts totaux des micro-projets Dépenses éligibles Versement global : Les paiements périodiques sont éligibles Coûts réels : Les avances initiales sont éligibles si elles respectent les provisions de laccord de financement ; paiement final basé sur les dépenses réelles Gestion Financière et Décaissement pour le CDD

34 34 Case Studies Case study Review and discuss case Present solutions

35 35 Discussion and Clinic Unresolved issues and specific examples to discuss Questions arising from the Reference Guide discussion and case studies

36 36 Resources : The Reference Guide Reference Guide introduced jointly by the FM and PR Sector Boards in May 2002 Seeks to provide procurement, financial management and disbursement options and solutions for Bank staff when designing a CDD project Available on procurement and FM websites

37 37 Resources : The Reference Guide Structure of the Reference Guide. Introduction. CDD Fiduciary Challenges. CDD Fiduciary Principles. Framework for Fiduciary Management in CDD projects. Elements of a Sound CDD Fiduciary Management System. Annexes. Financial Management Assessment. B. Procurement. C. Project Design and Project Operations Manual.

38 38 Resources : Training Course for the Communities One-week course targeted at: Community members NGO staff Trainers of community members Objectives: Community members to perform tasks for fiduciary management of CDD resources Trainers able to train community members on CDD fiduciary management within the community

39 MERCI …

40 40 MERCI …


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