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Contenu du cours Objectif et Définition

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Présentation au sujet: "Contenu du cours Objectif et Définition"— Transcription de la présentation:

1 Gestion Fiduciaire pour les Projets de Développement Communautaire Participatif

2 Contenu du cours Objectif et Définition
Problèmes, Principes et Cadre Fiduciaires du CDD Arrangements de Passation des marchés pour le CDD Gestion Financière et Décaissement pour le CDD Etude de Cas Discussion et clinique Bibliographie, ressources

3 Objectifs du cours Comprendre les options pour appliquer flexiblement les politiques et procédures de la Banque dans un environnement CDD Assurer une compréhension commune Encourager les approches créatives Favoriser le travail intégré des équipes Améliorer la transparence et l’imputabilité

4 Qu’est-ce que le Développement Communautaire Participatif ?
Le CDD donne aux groupes communautaires le pouvoir de décision et la gestion des ressources. C’est une façon de fournir des services sociaux et des infrastructures, d’organiser l’activité économique et la gestion des ressources, de donner plus de moyens aux pauvres, d’améliorer la gouvernance et la sécurité des plus pauvres.

5 Gestion Fiduciaire et CDD
Quels problèmes et défis rencontrez-vous sur vos projets de CDD ? Quels sujets souhaitez-vous voir couverts par cette session ? Quels problèmes spécifiques liés à vos projets souhaitez-vous discuter ?

6 Défis fiduciaires liés aux CDD
Multiplicité des acteurs, Basés dans les villages dispersés, En grande partie pauvres et devant être partenaires du développement, Disposant de Capacités non dévoilées pour utiliser les ressources à bon escient. Challenges CDD embraces range of projects, methodologies and rules Multiplicity of actors (gov’t agencies, ministries, local gov’t, communities, NGOs, etc.) Geographical spread of communities and subprojects Bank OP and BP typically for larger scale initiatives

7 Défis fiduciaires liés aux CDD
Un grand nombre de transactions de petit montant, Les politiques et procédures de la Banque prévues pour répondre à des transactions plus importantes et moins nombreuses. Challenges CDD embraces range of projects, methodologies and rules Multiplicity of actors (gov’t agencies, ministries, local gov’t, communities, NGOs, etc.) Geographical spread of communities and subprojects Bank OP and BP typically for larger scale initiatives

8 Principes Fiduciaires du CDD
Les règles de la Banque s’appliquent (Gestion financière OP10.02, Passation de marchés OP11.00, et Décaissement OP12.00) Les Procédures doivent être simples, transparentes, adaptées au contexte local, avec une imputabilité claire Les Communautés doivent être impliquées dans la préparation et l’exécution des micro-projets pour une meilleure appropriation et durabilité Principles Bank rules and guidelines are applicable to CDD but need to be scaled to project and community’s capacity, as fiduciary procedures developed for larger institutions, transactions are not always adapted to CDD environment Adaptation to local conditions, simplicity of procedures, transparency and accountability Community’s involvement for better ownership and sustainability and knowledge of the rules

9 Principes Fiduciaires du CDD
Donner la parole aux communautés bénéficiaires à travers la prise de conscience de : Buts, règles et risques des projets ; Règles et méthodes pour rémunérer le travail local, acheter les matériaux et louer les équipements ; et Comment l’argent a été dépensé Imputabilité verticale et horizontale Horizontal accountability (from people managing subprojects to their communities) Downward accountability(from PIU to communities)

10 Principes Fiduciaires du CDD
Travailler avec des intermédiaires dans les pays où des contraintes peuvent exister à un transfert complet des responsabilités d’un micro-projet à une communauté Horizontal accountability (from people managing subprojects to their communities) Downward accountability(from PIU to communities)

11 Principes Fiduciaires du CDD
S imple E fficace I mputable T ransparent D urable Et avant tout RENTABILITE financière

12 Cadre Fiduciaire du CDD
Le Cadre assure que : Les fonds sont tranférés facilement, de façon adéquate et régulière vers les leixu d’exécution des activités Les fonds sont gérés correctement avec efficacité L’information est accessible à tous L’information permet l’imputabilité Les capacités des communautés à disposer de et gérer leurs activités sont renforcéees

13 Cadre Fiduciaire du CDD
La priorité est de de capitaliser et d’améliorer les systèmes existants Traiter de l’imputabilité à tous les niveaux Types de CDD Trois types Pertinence du type Relation type/Gestion financière Cadre Législatif et Environnement Levels of accountability Within the community devlpt committee and from the community devlpt committee to other community members from intermediaries to the community and to the government from local interested groups or civil servants to their constituents from project staff to interested groups or civil servants from the central gov’t to local gov’t and vice versa from the central gov’t to external donors CDD Models CDD project arrangements depend on the specific activities, implementation needs, national and local context and culture. Despite great variability, three models based on primary responsibility for project implementation: Central or local government – possibly including the PMU or sub-PMU (model 1) : For strategic infrastructure development through funding mechanisms giving local auth access to resources or methods to build capacity of local gov’t Communities (model 2) for goods and services within the reach of the communities Intermediaries (model 3) where there is limited community capacity and time required to build it or if aim is to strengthen NGO capacity HYBRID MODEL

14 CDD Procurement Arrangements
Bank Procurement Policy: Guidelines (Para Community Participation in Procurement) Permits flexibility and use of local technology, Labor, Materials Recommends to adapt procedures according to Community Capacity Emphasis on efficient procedures

15 CDD Procurement Arrangements
Modes of Financing for subproject Procurement Financing actual cost incurred by community Financing on a lump-sum basis A combination of I and II

16 CDD Procurement Arrangements
Considerations: A few large value subprojects (e.g. urban water supply) When cost is difficult to estimate Needs technical knowledge/engineering inputs Procedures: Formal procurement procedures apply Disbursement is input-based for eligible actual expenditures Results in the need for more Paperwork, Reporting, Controls

17 CDD Procurement Arrangements
Lump-Sum Basis Considerations: Preferred Method When Possible Many subprojects- small value- technically simple- Not identified early Cost can be estimated fairly correctly Selection of community/subprojects based on pre-determined criteria Community as contractor executes subproject with or without subcontracting

18 CDD Procurement Arrangements
Lump-Sum Basis Procedures: Financing Agreement as contract - basis for disbursement Disbursements based on completion of physical activities - Outputs Minimum documentation - easy to administer - less process control Community incentives - In-built economy and efficiency Cost overruns or savings to the account of community - savings permitted for additional eligible community activities

19 Arrangements de Passation des marchés pour le CDD
Combinaison des méthodes de Lump-Sum et Actual Cost La Combinaison des deux méthodes peut s’avérer appropriée quand le projet inclu les deux types de micro-projets

20 Arrangements de Passation des marchés pour le CDD
Supersvision de la Passation des marchés Supervision intensive Généralement très peu de Revue à priori Revue à posteriori systématique Visites de terrain sur des sites sélectionnés pour vérifier les résultats physiques et recevoir un feed-back des difficultés d’exécution

21 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Transfert des fonds Accords de Financement Paiements aux Groupes communautaires Contributions des communautés Risques et contrôle interne Comptabilité et archivage par les communautés

22 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Transfert des fonds A) Programme National SIDA B) Entités régionales B) Organisations intermédiaires C) Communautés Prestataires de Biens et de Services

23 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Transfert des fonds Facteurs : couverture géographique du projet, localisation des entités de gestion financière, réglementations financières et comptables régionales, réseau bancaire Trois principaux types de canaux Canaux gourvernementaux, secteur privé, ou une combinaison des deux Nombre d’intermédiaires avant que les fonds n’atteignent le bénéficiare final Montant et nombre de paiements Types of Channels. These mechanisms may be grouped under the following main headings: Government channels • Block and/or discretionary funds can pass through a ministry to provincial, district, municipal, or rural councils, and onward to communities. • Funds can be allocated directly to a community by a line ministry carrying out specific projects in that community. • In some countries, the Treasury Department or the Ministry of Finance has provincial or district treasuries through which the central government channels funds to local governments and communities. Private sector channels • In a country with a good network of commercial, agricultural, rural, or cooperative banks, the branches of such banks could be used to channel funds to communities. • Government and donors may also choose to pass funds to communities through charitable institutions and other NGOs with a track record of success in community development. Combination of public and private sector channels • In some CDD projects, funds originate in a government account, and are then channeled through NGOs. For example, some projects hire NGOs to manage government-funded funds or projects (or aspects thereof) on behalf of

24 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Accords de financement Plan, Programme et budget du micro-projet Aspects fiduciaires de l’évaluation du micro-projet Planification du micro-projet avec des spécifications de base et estimations budgetaires Plan de passation des marchés simple, identifiant les biens, les travaux et les services devant être acquis par la communauté elle même ou nécssitant une assistance supplémentaire Total du financement, contribution de la communauté, les tranches et les déclencheurs Exigences en matière de reddition

25 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Paiements aux groupes communautaires En général décaissement par tranches, dépendant de l’importance du financement, de la durée d’exécution et de la capacité de la communauté Tranche initiale basée sur le micro-projet approuvé et l’accord de financement signé Paiements suivants généralement basés sur les rapports d’avancement financiers et physiques

26 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Contribution des communautés Eléments constitutifsdu plan de financement du micro-projet Fait l’objet d’un accord au moment de la conception du projet Montant, nature (espèce, en nature ou les deux) Méthode de valorisation de la contribution en nature, par une approche centrée plus sur les résultats que sur les intrants Suivi des contrbutions des communautés Tracking Community Contributions When developing or assessing systems for tracking cash and in-kind community contributions, it is important to distinguish between the considerably greater level of detail needed for the community’s own use and that needed for project reporting purposes. Tracking of community contributions by the project depends on the overall project design and justification. In most cases a rough approximation can be used, based on initial proposals or a comparison between estimated total value of the subproject and the amount of funding received from the project. Tracking: Cash vs. In-Kind. The community’s system of tracking contributions will vary based on the type of contribution. Systems for cash contributions should monitor cash received, cash balances, and payments made. Systems for in-kind contributions will vary depending on whether the contribution is measured by input (e.g., number of days of labor) or output (e.g., a trench is dug).

27 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Risques et contrôle interne Facteurs de risques Grand nombre d’intervenants et de transactions, contrats multiples et de faible montant, localisation éclatée des micro-projets, décaissement vers les communautés basés sur les rapports d’avancement, appropriation des institutions par les élites et interférences politiques

28 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Risques et contrôle interne Atténuer les risques Règles de transparence claires Responsabiliser et former les communautés à bénéficier d’un droit de contrôle fiduciaire sur leurs leaders Equilibre entre imputabilité et flexibilité Intégrer la supervision de la gestion fiduciaire dans le suivi évaluation Différents mécanismes d’imputabilité : participation, annonce publique, etc.

29 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Comptabilité et archivage par les communautés La complexité varie avec la capacité des communautés La simplicité comme objectif prioritaire, notamment utilisation de la langue locale, focalisation sur les besoins des communautés et utilisation de peu de formulaires que possible Eviter d’imposer un nouveau système si la communauté en a déjà un en place

30 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Suivi et reddition Concentrer sur le minimum de données nécessaire Adopter vs. adapter les formulaires de reddition existants du gouvernement Simplifier la reddition en la liant aux tranches quand plusieurs tranches sont décaissées et utiliser des formats de rapports simples (specifiés dans l’accord de financement)

31 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Audit Externe Assurer l’imputabilité Etendue de l’audit adaptée au modèle de CDD adopté pour le projet Audit des comptes du projet Vs. audit au niveau du micro-projet Audit au niveau du micro-projet dépend du type de financement (Dépenses réelles ou versement global) Audits de micro-projets : sur la base d’un échantillon aléatoire pour les petits montants, et systématique pour les montants élevés ; Seuil fixé en fonction du niveau de risque Para 64. of the Reference Guide

32 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Procédures de Décaissement et Eligibilité Les procédures de décaissement respectent les deux méthodes de paiement Contributions de faible importance décaissées sur la base d’un versement global et inclues sous une catégorie de décaissement appelée “micro-projets communautaires” plutôt que d’être éclatées entre travaux, biens et services Paiements des dépenses éligibles des micro-projets décaissées sous les catégories correspondantes Para of the Reference Guide

33 Gestion Financière et Décaissement pour le CDD
Procédures de décaissement et éligibilité Pourcentage de décaissement Inclure/Exclure les contributions des communautés dans le pourcentage de décaissement de la Banque Oui, si les contributions enregistrées dans les comptes du projet font partie des coûts du projet ; Les demandes de retrait devront inclure les coûts totaux des micro-projets Dépenses éligibles Versement global : Les paiements périodiques sont éligibles Coûts réels : Les avances initiales sont éligibles si elles respectent les provisions de l’accord de financement ; paiement final basé sur les dépenses réelles Para of the Reference Guide

34 Case Studies Case study Review and discuss case Present solutions

35 Discussion and Clinic Unresolved issues and specific examples to discuss Questions arising from the Reference Guide discussion and case studies

36 Resources : The Reference Guide
Reference Guide introduced jointly by the FM and PR Sector Boards in May 2002 Seeks to provide procurement, financial management and disbursement options and solutions for Bank staff when designing a CDD project Available on procurement and FM websites

37 Resources : The Reference Guide
Structure of the Reference Guide. Introduction. CDD Fiduciary Challenges. CDD Fiduciary Principles. Framework for Fiduciary Management in CDD projects. Elements of a Sound CDD Fiduciary Management System. Annexes. Financial Management Assessment. B. Procurement. C. Project Design and Project Operations Manual.

38 Resources : Training Course for the Communities
One-week course targeted at: Community members NGO staff Trainers of community members Objectives: Community members to perform tasks for fiduciary management of CDD resources Trainers able to train community members on CDD fiduciary management within the community

39 MERCI …

40 MERCI …


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