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Directives du FIDA pour la passation des marchés (telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Dec 2010.

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1 Directives du FIDA pour la passation des marchés (telles que modifiées par le CA en décembre 2004)
Dec 2010

2 Généralités

3 Objet des directives Informer les entités qui exécutent des projets financés par le FIDA sur les politiques et procédures régissant la passation des marchés de fournitures, travaux et services consultatifs L’accord de financement et/ ou la L.E. régissent les rapports juridiques entre l’emprunteur et le FIDA Les droits et obligations de l’emprunteur et de ses prestataires sont régis par le dossier d’appel d’offres et les marchés signés et non par l’accord de financement ou les Directives 3

4 Teneur des directives du FIDA pour la passation des marchés
PARTIES: Partie A Principes de passation des marchés applicables Marchés de fournitures et de travaux (y compris les services connexes): Partie B Méthodes de passation des marchés Procédures d’appel à la concurrence Partie C Sélection des prestataires de services consultatifs Méthodes, politiques et procédures de sélection des consultants ANNEXES: Examen par le FIDA de la passation des marchés de fournitures, de travaux et de services Organisation de la passation des marchés dans le cadre des projets à participation communautaire financés par le FIDA Préférence nationale pour les fournitures en cas d’ACI 4

5 Responsabilités découlant de l’accord portant création du FIDA
L’emprunteur est responsable de l’exécution du projet; Le FIDA doit s’assurer: que les ressources provenant de tout financement sont utilisées exclusivement aux fins auxquelles ledit financement a été accordé, compte dûment tenu de considérations d’économie, d’efficacité et de justice sociale Art 7.1c) que la préférence appropriée est donnée aux experts, techniciens et fournitures de pays en développement Art 7.2j) 5

6 Considérations générales
Économie et efficience Égalité de traitement entre tous les soumissionnaires admissibles Équité, intégrité, transparence et bonne gouvernance Renforcement des capacités nationales et préférence appropriée aux experts, techniciens et fournitures des pays en développement Appel à la concurrence selon les méthodes de passation des marchés prescrites dans les Directives et spécifiées dans le plan de passation des marchés approuvé du projet 6

7 Considérations spécifiques au projet
La passation des marchés de fournitures, de travaux et de services consultatifs doit être: Conforme à l’accord de financement (AF) Réalisée pendant la période d’exécution du projet Dans les limites des allocations budgétaires prévues à l’A F Cohérente avec le PTBA et le plan de passation des marchés approuvés du projet Propre à l’obtention du meilleur rapport qualité-prix 7

8 Applicabilité des Directives
Applicables à tous les marchés de fournitures, de travaux et de services financés en tout ou en partie par le FIDA Pour la passation des marchés non financés par le FIDA: Qualité et compatibilité avec le reste du projet exécution dans les délais Prix établis à un niveau économique sans incidence négative sur la viabilité financière du projet 8

9 Règles d’admissibilité
Modification à compter de septembre 2010: les fournitures, travaux et services fournis par des entreprises ou des personnes ne sont plus assujettis à l’obligation de provenir de pays membres du FIDA La présélection ou la sélection a posteriori ne peut être refusée que pour des raisons de compétences et de ressources 9

10 Règles d’admissibilité – Exceptions
Boycott primaire Résolution du counseil de sécurité de l’ONU Conflit of d’intérêt Les enterprises appartenant à l’État doivent prouver qu’elles sont: Juridiquement et financièrement autonomes Soumises au droit commercial Des agents indépendants de l’emprunteur Déclaration d’inadmissibilité pour raison de fraude et de corruption 10

11 Avances et financement rétroactif
Quand l’emprunteur souhaite commencer à passer des marchés avant la signature du prêt La passation des marchés suit les directives du FIDA (examens par le FIDA) Remboursement seulement à la signature de l’accord de financement (limites fixées dans l’accord) 11

12 Le FIDA n’accepte pas que les co-entreprises soient obligatoires
Encouragées Le FIDA n’accepte pas que les co-entreprises soient obligatoires 12

13 Co-entreprises Dans le souci d’assurer que la passation des marchés soit conforme aux Directives, le FIDA examine: Les procédures de passation des marchés Le dossier d’appel d’offres La composition de la commission d’évaluation des soumissions L’évaluation des soumissions Les recommendations relatives à l’attribution Les marchés Les procédures sont exposées de façon détaillée à l’annexe I 13

14 Passation irrégulière des marchés
Le FIDA ne finance pas les dépenses relatives à des marchés passés non conformément aux dispositions de l’accord de financement et du plan de passation des marchés La part du financement destinée à ces marchés est annulée La passation peut aussi être déclarée irrégulière après l’avis de non objection du FIDA 14

15 Fraude et corruption Le FIDA a pour politique de veiller à l’observation des principes éthiques les plus élevés Acte de corruption = le fait d’offrir, de donner, de recevoir ou de solliciter, directement ou indirectement, des dons, promesses ou faveurs dans le but d’influencer indûment les décisions d’une autre partie Pratique frauduleuse = tout acte ou omission, y compris une présentation mensongère, destiné à tromper ou tenter de tromper, sciemment ou non, une autre partie dans le but d’obtenir un avantage financier ou autre ou de se soustraire à une obligation Acte de collusion = arrangement entre deux ou plusieurs entités dans le but d’atteindre une finalité indue, et notamment d’influencer indûment les décisions d’une autre partie Acte de coercition = le fait de léser ou de menacer de léser, directement ou indirectement, toute partie ou ses biens ou des personnes étroitement liées à une partie, dans le but d’influencer indûment les décisions de cette dernière En cas de fraude ou de corruption, le FIDA: Rejette les recommandations d’attribution Annule la part correspondante du prêt si l’emprunetur ne prend aucune mesure Sanctionne les entreprises ou les personnes en cause et les déclare non admissibles pour une durée déterminée ou indéfinie Le FIDA a le droit de demander que le dossier d’appel d’offres/ a DP comporte une disposition lui permettant d’inspecter et d’auditer les comptes relatifs au marché 15

16 Passation des marchés de fournitures et de travaux
16

17 Partie B – Passation des marchés de fournitures et de travaux
Le choix de la méthode appropriée de passation des marchés est essentiel pour répondre aux besoins du projet L’ACI satisfait à tous les principes de la passation des marchés et doit être retenu, le cas échéant, avec la possibilité d’une préférence nationale appropriée en ce qui concerne les fournitures et, dans des conditions prescrites, les travaux Lorsque, à l’évidence, l’ACI n’est pas la la méthode la plus économique et la plus efficiente, par exemple: Si les chantiers du projet sont localisés dans des zones éloignées et dispersées Si le projet est exécuté avec la participation de la communauté Si la valeur du marché est trop faible pour intéresser les soumissionaires étrangers L’emprunteur peut choisir d’autres méthodes 17

18 Adaptée à des exigences de haute valeur
Partie B – Passation des marchés de fournitures et de travaux Adaptée à des exigences de haute valeur La communauté internationale des corps de métier est intéressée à y participer Donne à tous les soumissionnaires admissibles le temps et l’égale opportunité de concourir 18

19 Autres méthodes de passation des marchés
Doivent satisfaire à l’exigence d’économie et d’efficience Permettre la concurrence dans la mesure du possible Offrir le meilleur rapport qualité-prix (prix raisonnables?) Assurer la transparence dans la mesure du possible 19

20 ARCI – Appel restreint à la concurrence internationale
Convient lorsque : Les montants sont faibles, ou Les fournisseurs sont peu nombreux, ou D’autres raisons exceptionnelles justifient une dérogation à la pleine procédure de l’ACI Procédure : Pas de publicité Invitation à soumissionner adressée à tous les fournisseurs quand leur nombre est limité Sinon procédure identique à celle de l’ACI Pas de préférence nationale Publication de l’attribution du marché 20

21 ACN – Appel à la concurrence nationale
Régi par la loi et la réglementation nationales; est appropriée quand: Les soumissionnaires étrangers ne sont pas interessés Les montants sont faibles et les prix locaux sont inférieurs à ceux du marché international Nature des fournitures ou des travaux– dispersion dans l’espace et/ou le temps Travaux à base de main-d’oeuvre Publicité limitée à la presse nationale, au journal officiel et à un site web à accès libre Dossier d’appel d’offres dans la langue du pays Les procédures nationales doivent assurer une concurrence adéquate, l’égal accès, l’évaluation objective, la transparence et offrir aux soumissionnaires la possibilité de contester Paiement en monnaie locale 21

22 Consultation de fournisseurs au niveau national ou international
Convient lorsque : Les fournitures ou les travaux ont une faible valeur Il s’agit de fournitures disponibles en stock ou de travaux simples Il s’agit de produits courants Pas de dossier formel d’appel d’offres Les demandes de tarifs doivent donner la description et mentionner la quantité des fournitures, ainsi que les délais et le lieu de livraison Communication écrite des tarifs Télex, télécopie ou courriel acceptable Au moins trois soumissions (pour garantir des prix concurrentiels) Consultation au niveau international Adresser la demande de tarif à au moins trois fournisseurs de deux pays Consultation au niveau national Fournitures disponibles auprès de plusieurs fabricants Pas d’ouverture publique des plis Contrat succinct ou ordre d’achat 22

23 Marchés de gré à gré (Choix d’un fournisseur unique ou exclusif)
Accepté par le FIDA pour: La reconduction d’un marché existant ayant habituellement été attribué sur appel à la concurrence Justification: Normalisation Fournisseur exclusif Procédé de fabrication nécessitant l’achat à un fournisseur donné d’intrants essentiels à la garantie de bonne fin Circonstances exceptionnelles, par exemple à la suite d’une catastrophe naturelle 23

24 Achat sur les marchés de produits primaires
Les prix des produits primaires fluctuent en fonction de l’offre et de la demande, et sont fixés sur des marchés établis à tout moment Achat à de multiples fournisseurs et étalement des livraisons dans le temps afin d’assurer la sécurité des approvisionnements/de mainternir des stocks adéquats et de profiter des conditions du marché lorsqu’elles sont favorables Conditions contractuelles et formulaires en usage sur ces marchés Liste de soumissionnaires présélectionnés invités à soumissionner Prix liés aux cours du marché au moment de l’expédition ou avant Validité des offres aussi courte que possible Les offres peuvent être communiquées par télex ou par télécopie (si aucun cautionnemnent de soumission n’est requis ou si un cautionnement permanent est prescrit); paiement dans une monnaie unique (specifiée dans le dossier d’appel d’offres) 24

25 Travaux en régie : (Personnel et équipments propres de l’emprunteur)
Convient pour les travaux, quand: Les quantités ne peuvent pas être définies à l’avance Les travaux sont de faible importance ou dispersés, ou doivent être exécutés dans des lieux isolés si bien qu’il est peu probable que des soumissionnaires qualifiés fassent des offres raisonnables Les travaux doivent être exécutés sans perturber les activités en cours L’emprunteur est mieux placé qu’un entrepreneur pour assumer le risque d’interruption inévitable des travaux Une situation d’urgence nécessite une intervention rapide 25

26 Passation de marchés auprès d’institutions des Nations Unies
La passation de marché auprès d’institutions spécialisées des Nations Unies, agissant en tant que fournisseurs et conformément à leurs propres procédures, peut être la manière la plus économique et la plus efficace d’acheter des fournitures courantes en quantités relativement limitées Le recours à ces institutions en tant que fournisseurs doit être spécifié dans l’accord de financement 26

27 Agents d’achat et spécialistes de la passation des marchés
Lorsque l’emprunteur n’a pas l’expérience nécessaire pour passer des marchés au niveau international L’agent suit les procédures de passation des marchés spécifiées dans l’accord de financement Des spécialistes de la passation des marchés peuvent aussi être engagés, contre rémunération, pour les travaux 27

28 Agents d’inspection Pour l’inspection et la certification des importations (qualité, quantité et vérification du prix) avant l’expédition Protège l’intérêt de l’emprunteur concernant les importations acquises par ACI Les frais sont normalement réglés sur la base d’honoraires calculés en % de la valeur des biens importés (les frais d’inspection ne sont pas pris en considération dans l’évaluation des soumissions) 28

29 Passation des marchés en cas de prêt à des intermédiaires financiers
Lorsque les fonds du prêt sont utilisés par une institution intermédiaire qui les rétrocède aux bénéficiaires (agriculteurs individuels, groupements/ associations d’agriculteurs, micro-entreprises du secteur privé, etc…), la méthode de passation des marchés peut être: Les pratiques du commerce ou du secteur privé en usage localement L’ACI pour les biens importants ou l’achat en grande quantité de biens d’usage courant 29

30 Passation des marché avec la participation de la communauté
La participation de la communauté à la passation des marchés (pour atteindre des objectifs sociaux spécifiques ou ou pour pérenniser le projet) peut être souhaible pour certaines composantes du projet, en ce cas : La demande de participation est limitée à la communauté locale, aux groupes communautaires OU aux institutions locales, OSC et ONG Utilisation accrue des savoir faire et des matériels locaux Emploi de technologies à base de main-d’oeuvre et autres Simplification des procédures, spécifications techniques et clauses contractuelles (compte tenu de considérations d’économie, d’efficience et d’équité sociale). Ces points sont pris en considération lors de la préévaluation et reflétés dans l’AF et le plan de passation des marchés 30

31 Procédures d’appel à la concurrence
Notification en temps utile Publication après examen du FIDA sur UNDB ou dgMarket. Donne des infos sur le prêt, l’emprunteur, l’objet de l’ACI et les dates prévues de publication du dossier d’appel d’offres/de présélection L’emprunteur prend note de l’intérêt des soumissionnaires Avis particulier de passation des marchés Un journal à diffusion nationale et journal officiel (le cas échéant) ainsi que la presse régionale et internationale UNDB et/ou dgMarket Envoyé également aux soumissionaires qui ont répondu à l’AGAO Les emprunteurs sont encouragés à l’envoyer aussi aux embassades, attachés commerciaux, bulletins électroniques et site web du projet 31

32 Dossier d’appel d’offres
Le dossier d’appel d’offres donne toutes les informations nécessaires à l’entreprise candidate. Il comprend généralement: Appel d’offres Instructions aux soumissionnaires Formulaire d’offre Formulaire de marché Clauses du marché (générales/spéciales) Spécifications et dessins Données techniques pertinentes Liste des biens/ devis quantitatif Délai de livraison/ calendrier d’exécution Annexes (formulaires de garantie) 32

33 Spécifications et normes
Visent à encourager la concurrence et définissent avec précision les travaux à exécuter ou les biens à fournir. Les normes et spécifications techniques mentionnées dans le dossier d’appel d’offres doivent promouvoir la plus large concurrence possible. Dans l’indication des spécifications, la référence à des noms de marque, numéros de catalogue ou autres classifications analogues doit être évitée . S’il est nécessaire de mentionner un nom de marque pour compléter une spécification qui manquerait de précision, la mention “ou l’équivalent” doit être ajoutée. Dans la mesure du possible, l’emprunteur indique normes admises au niveau international telles que celles qui sont publiées par l’Organisation internationale de normalisation. 33

34 Ouverture des plis Même chose que délai de présentation des soumissions ou très peu de temps après Ouverture publique Date et heure spécifiées dans l’avis d’appel d’offres Les plis non ouverts en séance publique sont rejetés 34

35 Prorogation de la validité des offres
Demande écrite, justifiée par des circonstances exceptionnelles Le FIDA doit être notifié Limitée au délai nécessaire pour achever l’évaluation des offres et attribuer le marché 35

36 Préselection et vérification a posteriori
Présélection Pour les travaux importants ou complexes, les matériels fabriqués sur commande, les équipements industriels, les marchés clés en main ou, de façon générale, pour les marchés complexes Critères: Expérience de marchés analogues et références correspondantes Capacité d’exécution Situation financière Tous les participants doivent être informés du résultat de la présélection Seuls les soumissionnaires présélectionnés sont invités à participer à l’appel d’offres Vérification a posteriori Pour déterminer si le soumissionnaire dont l’offre a été évaluée la moins-disante a la capacité nécessaire pour exécuter le marché de la manière indiquée dans l’offre 36

37 Examen et évaluation des offres
L’emprunteur doit s’assurer que les offres: Remplissent les conditions d’admissibilité Sont dûment signées Sont accompagnées des garanties demandées Sont pour l’essentiel conformes à l’AGAO publié à la suite de l’examen du FIDA sur les sites UNDB ou dgMarket. Contiennent des infos sur le prêt, l’emprunteur, l’objet de l’ACI et les dates prévues de publication du dossier d’appel d’offres /de présélection Les offres non conformes pour l’essentiel sont rejetées 37

38 Caractère confidentiel
L’évaluation doit avoir un caractère confidentiel Aucune information, explication ou recommandation relative à l’évaluation ne doit être communiquée aux soumissionnaires ou à toute autre personne sans compétence officielle jusqu’à la publication de l’attribution du marché 38

39 Préférence nationale L’emprunteur peut – avec l’accord du FIDA – accorder une marge de préférence de 15% en ce qui concerne l’évaluation des soumissions nationales sur ACI, aux offres proposant des biens incorporant plus 30% de travail, matières premières et éléments ajoutés dans le pays emprunteurs Les entrepreneurs admissibles peuvent, avec l’accord du FIDA, accorder une marge de préférence de 7.5% aux entrepreneurs nationaux dans le cas des marchés de travaux passés sur ACI 39

40 Rejet de toutes les offres
Justifié en cas: d’absence de concurrence d’absence d’offres conformes de prix nettement plus élevés que prévu En pareil cas, l’emprunteur doit revoir le dossier d’appel d’offres avant de lancer un nouvel appel d’offres 40

41 Monnaie(s) de l’offre et monnaie(s) de règlement
Le dossier d’appel d’offre doit indiquer: La (les) monnaie(s) dans lesquelles peuvent être libellés les prix de l’offre Procédure de conversion en une monnaie unique aux fins d’évaluation des offres Monnaie(s) admise(s) pour le règlement du prix du marché Les conditions de paiement doivent être conformes Aux pratiques du commerce Aux dispositions relatives au décaissement mentionnées dans l’AP Les modalités de règlement sont les suivantes Remboursement à l’emprunteur Paiement direct aux fournisseurs/ entrepreneurs (à la demande de l’emprunteur) Engagement spécial par L/C À la charge de l’emprunteur par débit du compte spécial 41

42 Révision des prix Le dossier d’appel d’offres doit indiquer:
Si le prix des offres doit être ferme Si la révision des prix s’applique en cas de variations des principaux éléments du prix du marché, à savoir La main-d’oeuvre Le matériel Les matériaux Les combustibles La révision des prix s’applique généralement aux marchés dans lesquels la livraison des fournitures ou l’exécution des travaux s’étend sur une durée supérieure à 18 mois 42

43 Validité des offres et cautionnement de soumission
Les soumissionnaires doivent présenter des offfres valables pendant une durée spécifiée dans le dossier d’appel d’offres, afin de permettre à l’emprunteur de comparer et d’évaluer toutes les offres reçues. L’emprunteur peut demander la constitution d’un cautionnement de soumission pour se protéger des offres inconsidérées. Le montant du cautionnement de soumission ne doit pas être trop élevé au risque de décourager les soumissions. Le cautionnement de soumission reste valable pendant 4 semaines après l’expiration du délai de validité 43

44 Cautionnement de bonne fin et retenue de garantie
Pour les marchés de travaux Cautionnement de bonne fin (cautionnement ou garantie bancaire): protège l’emprunteur en cas de manquement aux obligations contractuelles Doit avoir une durée suffisante pour couvrir: Le délai de garantie technique La période d’entretien jusqu’à la réception définitive Un % spécifique de chaque acompte périodique peut aussi être prévu comme retenue de garantie 44

45 Assurance Contractée auprès d’une entreprise admissible Le dossier d’appel d’offres doit tenir compte des règles nationales concernant les types et les conditions des polices d’assurance à souscrire 45

46 Pénalités et primes Des dispositions concernant les pénalités à appliquer en cas de retard dans la livraison des fournitures ou l’achèvement des travaux doivent être prévues dans les clauses contractuelles Une prime peut être prévue dans certaines conditions 46

47 Force Majeure L’inexécution des obligations contractuelles n’est pas considérée comme une faute si elle résulte d’un événement imprévisible (force majeure) 47

48 Langue du dossier d’appel d’offres
Choix de la langue du dossier d’appel d’offres et de présélection : Arabe Anglais Français Espagnol Les marchés passés avec des soumissionnaires locaux peuvent être rédigés dans la langue nationale 48

49 Droit applicable et règlement des litiges
Spécifiés dans le marché Le FIDA ou l’institution coopérante ne doit pas être désigné comme arbitre ni invité à désigner des arbitres 49

50 Passation des marchés de services consultatifs
50

51 Différences Passation de marchés de fournitures et de travaux
Sélection de services consultatifs Axée sur le produit Axée sur le savoir Concurrence ouverte (publicité) expression d’intérêt suivi de mise en concurrence (liste restreinte) Le prix est le facteur le plus important Le prix est l’un des facteurs Cahier des charges (dossier d’appel d’offres) Programme de travail général (mandat) Pli unique Deux plis négotiation rare négotiation courante Appel d’offres Demande de propositions Cautionnements de soumission et d’exécution Aucun cautionnement recommandé 51

52 Sélection des services consultatifs
Définir les politiques et les procédures de sélection, de passation des marchés et de suivi des consultants dans les projets financés en tout ou en partie par le FIDA La diversité des consultants est décrite dans les diapos suivantes 52

53 Conflit d’intérêt Dans l’exercice de leurs fonctions de conseil, les consultants feront passer avant tout l’intérêt de leur client et éviteront tout conflit avec d’autres missions/intérêts. Par conséquent, il ne doivent pas être engagés dans les circonstances suivantes : Conflit entre les activités des consultants et la passation des marchés de fournitures, travaux ou services Conflit entre les missions de consultation 53

54 Mandat Teneur Informations générales Examen des travaux précédents
Exposé des objectifs Objet de la tâche à accomplir Calendrier et rapport avec d’autres travaux Données et rapports disponibles Apport du client Résultats attendus du consultant Le mandat ne doit pas être trop détaillé ni trop rigide afin de permettre aux consultants de proposer leur propre méthodologie et leur personnel 54

55 Devis estimatif (Budget)
Fondé sur l’évaluation par l’emprunteur des ressources nécessaires: Personnel Soutien logistique Moyens physiques Divisé en 2 catégories Honoraires Remboursement 55

56 Liste restreinte de consultants
Responsabilité de l’emprunteur Sont considérées en premier les sociétés qui manifestent leur intérêt et possèdent les qualifications pertinentes Comprend 3 à 6 sociétés Pas plus de deux sociétés d’un même pays Au moins 1 société d’un pays en développement Le FIDA peut demander que la liste restreinte soit allongée ou raccourcie 56

57 Types de consultants Secteur privé Secteur public
Entreprise individuelle Société de personnes SARL Co-entreprise Appartenant à l’État Subventionné par l’État Divers Universités Instituts de recherche Institutions des Nations Unies Organisations non gouvernementales Services de fabricants/d’entrepreneurs 57

58 Types de services consultatifs
Préinvestissement Élaboration de projet Études sectorielles Études de faisabilité Études détaillés Conception et spécifications Établissement du dossier d’appel d’offres Exécution Assistance technique Passation des marchés Gestion de projet Supervision et inspection de travaux Systèmes d’information Comptabilité et audit Services consultatifs , études, formation Analyse des institutions et de la gestion Renforcement des capacités 58

59 Étape de la sélection sur la base de la qualité et du prix
Établir le mandat Devis estimatif (budget) préparer l’avis d’expression d’intérêt Établir la liste restreinte Élaborer et publier la demande de propositions (DP) : lettre d’invitation - informations à l’intention du consultant – contrat proposé Réception des propositions Évaluation des propositions techniques Évaluation des propositions financières Évaluation finale de la qualité et du prix combinés Négociation et signature du contrat 59

60 Évaluation des propositions: Examen de la qualité et du prix
L’évaluation des propositions se fait en deux temps: premièrement la qualité et deuxièmement le prix Les évaluateurs des propositions techniques ne doivent pas avoir accès aux propositions financières avant la fin de l’évaluation technique, y compris tout examen et avis de non objection L’évaluation doit être exécutée en pleine conformité avec les dispositions de la DP 60

61 Évaluation de la qualité
Par une commission de 3 spécialistes ou plus Expérience pertinente des consultants Mission pertinente, même importance, complexité, technologie, environnement Méthodologie Calendrier, conformité au mandat, logistique, appui, créativité, niveau de détail Qualification du personnel clé Composition de l’équipe, expérience/compétence professionnelles, adéquation, connaissance des conditions locales, langue, formation, personnel permanent Transfert de connaissances proportion de personnel national dans le personnel clé (jusqu’à 10 points) Rejet des propositions non conformes ou de celles qui ont obtenu une note inférieure au seuil de qualité spécifié dans la DP Rapport d’évaluation de la qualité des propositions: établit le classement relatif des propositions et explique les points faibles/forts (Les feuilles de notation relative doivent être conservées jusqu’à l’achèvement et l’audit du projet) 61

62 Évaluation du prix Après réception de l’avis de non objection du FIDA à l’évaluation de la qualité: Retourner les plis financiers non ouverts des propositions non conformes et de celles qui ont obtenu une note inférieure au seuil fixé Notifier les consultants qui ont obtenu une note supérieure au seuil de la date et de l’heure fíxées pour l’ouverture des plis financiers Annoncer le nom du consultant, la note de qualité et le prix offert et établir le procès verbal de l’ouverture publique Corriger les erreurs de calcul, convertir dans une monnaie unique conformément à la DP Aux fins de l’évaluation, le prix est exclusif des impôts locaux mais il comprend les dépenses remboursables, etc. Une méthode directement proportionnelle ou autre (définie dans la DP) peut être suivie pour noter l’élément prix La proposition ayant obtenu la note totale la plus élevée est sélectionnée et le consultant retenu est invité à négocier Le coefficient de pondération appliqué au prix dépend de la complexité de la mission mais il est normalement de 20 % 62

63 Autre méthode sélection
À utiliser quand la SBQP n’est pas appropriée ou Dans le cas de missions très spécialisées pour lesquelles la qualité est le facteur primordial Les méthodes à appliquer sont spécifiées dans l’accord de financement 63

64 Sélection sur la base de la qualité
Convient pour: Les missions très spécialisées: pas de mandat précis, innovation nécessaire (par exemple, études économiques ou sectorielles, etc.) les impacts aval importants (par exemple, études de faisabilité, barrages, études de politiques, etc.) Les produits non comparables (par exemple, conseil en gestion, études de politiques, etc.) 64

65 Sélection dans le cadre d’un budget forfaitaire
Pour les missions simples et bien définies avec un budget forfaitaire. La DP indique le budget disponible. Évalutation technique en premier lieu, suivie de l’ouverture publique des plis financiers Attribution à la proposition technique la mieux classée entrant dans le budget 65

66 Sélection de l’offre la moins disante
Convient seulement aux missions de caractère courant ou systématique Note minimale admise pour la qualité mentionnée dans la DP Concurrence sur le prix seulement 66

67 Sélection sur la base des compétences du consultant
Pour les “très petites” missions : Établissement du mandat Demande de manifestation d’intérêt accompagnée d’informations sur l’expérience et les compténces du consultant Choix du candidat ayant la compétence la plus appropriée Le candidat présente alors une proposition technique et financière combinée à négocier 67

68 Choix d’un consultant unique
Méthode exceptionnelle, car: privée de concurrence Manque de transparence Encourage les pratiques inacceptables Le FIDA peut envisager cette méthode dans les cas suivants: Continuation de travaux précédents attribués sur appel à la concurrence (prévu dans la DP initiale, nécessaire pour de la responsabilité du même consultant) Choix rapide dans les situations d’urgence Très petites missions Expérience exceptionnelle 68

69 Types de consultants Circonstances: Sélection Examen
Des équipes ne sont pas nécessaires Aucun appui extérieur (appui nécessaire) Expérience individuelle et qualifications primordiales Moins formelle que le recours à des sociétés Publicité non requise Liste restreinte obligatoire (au moins 3 candidats) Examen Mandat Qualifications du consultant (CV) Conditions d’emploi (rémunération et allocations, contrat simple, environnement de travail) 69

70 Sélection de types particuliers de consultants
Avantages neutralisés aux fins de l’évaluation/ la comparaison (l’emprunteur peut accepter d’accorder des immunités//privilèges, exonérations fiscales, conditions spéciales de paiement, sous réserve qu’elles soient neutralisées dans l’appel à la concurrence) Institutions des Nations Unies Organisations de la société civile (OSC) Organisations sans but lucratif. Pour les projets à participation communautaire, nécessitant des connaissances locales spéciales, la liste restreinte peut comprendre toutes les OSC Sélection par la procédure SQP, avec un coefficient de pondération du prix pouvant aller jusqu’à 50%. Habituellement rémunéré en % de la valeur de la fourniture traitée, ou combinaison % et commission forfaitaire. Lorsque l’agent rend des services consultatifs/ agit en qualité d’agent pour l’ensemble d’un projet, il est rémunéré au temps Agents d’achat Sélection par la procédure SQP, avec un coefficient de pondération du prix pouvant aller jusqu’à 50% et contrat prévoyant une rémunération en % de la valeur des biens inspectés et certifiés Agents d’inspection Sélection par la procédure SQP, le prix étant un critère de sélection important (40 à 50 points), ou du “moins-disant”; cette dernière peut être utilisée pour les très petites missions Auditeurs Contrats cadres. (Pour recruter un grand nombre de travailleurs sociaux avec des qualifications et des conditions d’emploi bien définies) Prestataires de services 70

71 Passation des marchés de services Missions importantes et de longue durée Assignment
Exemple: Une ONG exécute une composante ou une sous-composante complète du projet sur plusieurs années Lettre d’invitation indiquant les conditions de l’appel d’offres, le système d’évaluation et la procédure de négociation; les caractéristiques générales du projet (Rapport de préévaluation); objet des services + mandat spécifique pour les experts; formulaires de proposition technique (expérience, CV, observations sur la mission, planification du S-E, rapports …); formulaires de proposition financière (commissions de gestion, PTBA...) DP SBQP DEUX ÉTAPES : Évaluation technique (70 ou 100 points) Évaluation financière (30 points) ÉVALUATION Contrat complexe au temps sur la base du PTBA Contrat complexe au temps CONTRATS Si précédé d’une manifestation d’intérêt, peut être DP avec budget forfaitaire, sélection du moins-disant 71

72 Passations des marchés de services Missions à court et moyen terme
Exemple: Une société d’experts conseils exécute une étude de référence d’une durée de plusieurs mois Lettre d’invitation Données générales du projet Objet des services + mandat spécifique pour les experts + produits Formulaires de proposition technique (expérience, CV, observations sur la mission, planification du S-E, rapports …); Formulaires de proposition financière (commissions de gestion, PTBA) DP SBQP DEUX ÉTAPES : Évaluation technique (70 ou 100 points) Évaluation financière (30 points) ÉVALUATION Contrat complexe au temps Contrat à forfait CONTRATS Aussi DP fondée sur les qualitications des consultants, sélection du moins-disant, budget forfaitaire 72

73 Examen par le FIDA 73

74 Annexe 1: Examen par le FIDA
Le FIDA examine les dispositions concernant la passation des marchés envisagées dans le plan de passation des marchés afin d’en vérifier la conformité avec l’accord de financement, et notamment: Les clauses contractuelles Les procédures applicables Le calendrier du processus de passation des marchés 74

75 Plan de passation des marchés
Le plan de passation des marchés des 18 premiers mois doit être convenu lors de la préparation du projet Le plan de passation des marchés doit comprendre: Tous les principaux marchés Les méthodes de passation des marchés proposées Les procédures d’examen du FIDA s’y rapportant Il doit être actualisé après l’entrée en vigueur du prêt 75

76 Examen préalable – fournitures et travaux
L’emprunteur doit demander un avis de non objection au FIDA pour : Le dossier de présélection Le dossier d’appel d’offres (avant que l’appel d’offres soit lancé) Le rapport d’évaluation et l’attribution du marché La modification du marché à la suite de réclamations des soumisionnaires Les avenants au marché 76

77 Examen a posteriori – fournitures et travaux
L’emprunteur doit conserver la documentation concernant la passation du marché pendant une durée pouvant aller jusqu’à 2 ans à compter de la date de clôture du projet La documentation doit être communiquée au FIDA sur demande Non conformité du marché en cas d’incohérence entre la passation du marché et le plan de passation des marchés / l’accord de financement 77

78 Examen préalable - Consultants
L’emprunteur doit demander l’avis de non objection du FIDA pour: Le devis estimatif proposé et la DP (y compris la liste restreinte) avant de lancer la demande de propositions Le rapport d’évaluation technique (conformément aux dispositions de la DP); si le prix est un facteur, l’emprunteur peut ouvrir le pli financier après réception de l’avis de non objection Pour info: le rapport d’évaluation final (technique + financière combinées) accompagné de l’attribution proposée Copie des réclamations – le cas échéant – doit être envoyée au FIDA Si une réclamation conduit l’emprunteur à modifier la recommandation d’attribution du contrat, il doit envoyer celle-ci au FIDA pour avis de NO Non obj. sur la base de la copie du contrat négocié paraphé avec explication de tout changement apporté au mandat, au personnel, etc., Copie du contrat final avant le premier décaissement 78

79 Passation des marchés de fournitures et de travaux avec participation communautaire
79

80 Introduction La participation de la communauté à la conception et à l’exécution est extrêmement souhaitable La passation des marchés avec participation de la communauté est une simplification des méthodes existantes et doit être exposée sommairement dans l’accord de financement 80

81 Avantages de la participation communautaire
Pertinence accrue de l’assistance au projet Renforcement de l’appropriation communautaire Contribution à la réduction de la pauvreté Économie et efficience accrues Renforcement des capacités et des qualifications au sein de la communauté et création d’emplois en conséquence 81

82 Considérations au stade de la conception du projet
Liste de contrôle à utiliser/modifier par les concepteurs du projet pour déterminer si la communauté jouera un rôle constructif et bénéfique, et de quelle façon Dispositif réglementaire de l’emprunteur Capacité d’organisation Existence ou absence d’organisation communautaire formelle Capacité institutionelle à assumer des responsabilités de gestion des ressources Homogenéité avec le groupe communautaire bénéficiaire Existence de méthodes assurant la reddition de comptes Capacité et qualifications techniques Compétences administratives et comptables Intermédiaires Analyse coût-benefice Contribution de la communauté bénéficiaire 82

83 Quantité et valeur du marché
Une fois que les fournitures, travaux et services connexes ont été définis, l’estimation de la quantité des fournitures et de l’importance des travaux et des services est un élément critique pour la passation du marché Lorsque les quantités à acquérir sont indéterminées jusqu’à l’exécution du projet (déterminées par la demande), l’allocation de fonds du prêt à un “marché indéterminé” est autorisée 83

84 Les groupes communautaires en tant qu’agent d’exécution
Quand les groupes communautaires sont censés agir en tant qu’agent d’exécution mener à bien l’exécution du projet, les facteurs suivants doivent être pris en considération: Capacité d’organiaation Règles de fonctionnement Responsabilité des dirigeants de groupe Capacité à recevoir des fonds publics Capacité à contracter Règlement des différents Situation financière 84

85 Merci


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