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Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés (

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1 Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Directives du FIDA pour la passation des marchés ( telles que modifiées par le CA en décembre 2004) Dec 2010

2 Généralités 2

3 Objet des directives Informer les entités qui exécutent des projets financés par le FIDA sur les politiques et procédures régissant la passation des marchés de fournitures, travaux et services consultatifs Laccord de financement et/ ou la L.E. régissent les rapports juridiques entre lemprunteur et le FIDA Les droits et obligations de lemprunteur et de ses prestataires sont régis par le dossier dappel doffres et les marchés signés et non par laccord de financement ou les Directives 3

4 Teneur des directives du FIDA pour la passation des marchés Partie A Partie B Principes de passation des marchés applicables Marchés de fournitures et de travaux (y compris les services connexes): Partie C Sélection des prestataires de services consultatifs o Méthodes, politiques et procédures de sélection des consultants o Méthodes de passation des marchés o Procédures dappel à la concurrence PARTIES: ANNEXES: I.Examen par le FIDA de la passation des marchés de fournitures, de travaux et de services II.Organisation de la passation des marchés dans le cadre des projets à participation communautaire financés par le FIDA III.Préférence nationale pour les fournitures en cas dACI 4

5 Responsabilités découlant de laccord portant création du FIDA Lemprunteur est responsable de lexécution du projet; Le FIDA doit sassurer: Art 7.1c) que les ressources provenant de tout financement sont utilisées exclusivement aux fins auxquelles ledit financement a été accordé, compte dûment tenu de considérations déconomie, defficacité et de justice sociale Art 7.2j) que la préférence appropriée est donnée aux experts, techniciens et fournitures de pays en développement 5

6 Considérations générales Économie et efficience Égalité de traitement entre tous les soumissionnaires admissibles Équité, intégrité, transparence et bonne gouvernance Renforcement des capacités nationales et préférence appropriée aux experts, techniciens et fournitures des pays en développement Appel à la concurrence selon les méthodes de passation des marchés prescrites dans les Directives et spécifiées dans le plan de passation des marchés approuvé du projet 6

7 Considérations spécifiques au projet Conforme à laccord de financement (AF) Réalisée pendant la période dexécution du projet Dans les limites des allocations budgétaires prévues à lA F Cohérente avec le PTBA et le plan de passation des marchés approuvés du projet Propre à lobtention du meilleur rapport qualité-prix La passation des marchés de fournitures, de travaux et de services consultatifs doit être: 7

8 Applicabilité des Directives Applicables à tous les marchés de fournitures, de travaux et de services financés en tout ou en partie par le FIDA Pour la passation des marchés non financés par le FIDA: 1. Qualité et compatibilité avec le reste du projet 2. exécution dans les délais 3. Prix établis à un niveau économique sans incidence négative sur la viabilité financière du projet 8

9 Règles dadmissibilité Modification à compter de septembre 2010: les fournitures, travaux et services fournis par des entreprises ou des personnes ne sont plus assujettis à lobligation de provenir de pays membres du FIDA La présélection ou la sélection a posteriori ne peut être refusée que pour des raisons de compétences et de ressources 9

10 Règles dadmissibilité – Exceptions Boycott primaire Résolution du counseil de sécurité de lONU Conflit of dintérêt Les enterprises appartenant à lÉtat doivent prouver quelles sont: o Juridiquement et financièrement autonomes o Soumises au droit commercial o Des agents indépendants de lemprunteur Déclaration dinadmissibilité pour raison de fraude et de corruption 10

11 Avances et financement rétroactif Quand lemprunteur souhaite commencer à passer des marchés avant la signature du prêt La passation des marchés suit les directives du FIDA (examens par le FIDA) Remboursement seulement à la signature de laccord de financement (limites fixées dans laccord) 11

12 Co-entreprises Encouragées Le FIDA naccepte pas que les co-entreprises soient obligatoires 12

13 Co-entreprises Dans le souci dassurer que la passation des marchés soit conforme aux Directives, le FIDA examine: Les procédures de passation des marchés Le dossier dappel doffres La composition de la commission dévaluation des soumissions Lévaluation des soumissions Les recommendations relatives à lattribution Les marchés Dans le souci dassurer que la passation des marchés soit conforme aux Directives, le FIDA examine: Les procédures de passation des marchés Le dossier dappel doffres La composition de la commission dévaluation des soumissions Lévaluation des soumissions Les recommendations relatives à lattribution Les marchés Les procédures sont exposées de façon détaillée à lannexe I 13

14 Passation irrégulière des marchés Le FIDA ne finance pas les dépenses relatives à des marchés passés non conformément aux dispositions de laccord de financement et du plan de passation des marchés La part du financement destinée à ces marchés est annulée La passation peut aussi être déclarée irrégulière après lavis de non objection du FIDA 14

15 Fraude et corruption Le FIDA a pour politique de veiller à lobservation des principes éthiques les plus élevés Acte de corruption = le fait doffrir, de donner, de recevoir ou de solliciter, directement ou indirectement, des dons, promesses ou faveurs dans le but dinfluencer indûment les décisions dune autre partie Pratique frauduleuse = tout acte ou omission, y compris une présentation mensongère, destiné à tromper ou tenter de tromper, sciemment ou non, une autre partie dans le but dobtenir un avantage financier ou autre ou de se soustraire à une obligation Acte de collusion = arrangement entre deux ou plusieurs entités dans le but datteindre une finalité indue, et notamment dinfluencer indûment les décisions dune autre partie Acte de coercition = le fait de léser ou de menacer de léser, directement ou indirectement, toute partie ou ses biens ou des personnes étroitement liées à une partie, dans le but dinfluencer indûment les décisions de cette dernière En cas de fraude ou de corruption, le FIDA: o Rejette les recommandations dattribution o Annule la part correspondante du prêt si lemprunetur ne prend aucune mesure o Sanctionne les entreprises ou les personnes en cause et les déclare non admissibles pour une durée déterminée ou indéfinie Le FIDA a le droit de demander que le dossier dappel doffres/ a DP comporte une disposition lui permettant dinspecter et dauditer les comptes relatifs au marché 15

16 Passation des marchés de fournitures et de travaux 16

17 Partie B – Passation des marchés de fournitures et de travaux Le choix de la méthode appropriée de passation des marchés est essentiel pour répondre aux besoins du projet LACI satisfait à tous les principes de la passation des marchés et doit être retenu, le cas échéant, avec la possibilité dune préférence nationale appropriée en ce qui concerne les fournitures et, dans des conditions prescrites, les travaux Lorsque, à lévidence, lACI nest pas la la méthode la plus économique et la plus efficiente, par exemple: o Si les chantiers du projet sont localisés dans des zones éloignées et dispersées o Si le projet est exécuté avec la participation de la communauté o Si la valeur du marché est trop faible pour intéresser les soumissionaires étrangers Lemprunteur peut choisir dautres méthodes 17

18 Partie B – Passation des marchés de fournitures et de travaux Adaptée à des exigences de haute valeur La communauté internationale des corps de métier est intéressée à y participer Donne à tous les soumissionnaires admissibles le temps et légale opportunité de concourir 18

19 Autres méthodes de passation des marchés Doivent satisfaire à lexigence déconomie et defficience Permettre la concurrence dans la mesure du possible Offrir le meilleur rapport qualité-prix (prix raisonnables?) Assurer la transparence dans la mesure du possible 19

20 ARCI – Appel restreint à la concurrence internationale Les montants sont faibles, ou Les fournisseurs sont peu nombreux, ou Dautres raisons exceptionnelles justifient une dérogation à la pleine procédure de lACI Convient lorsque : Pas de publicité Invitation à soumissionner adressée à tous les fournisseurs quand leur nombre est limité Sinon procédure identique à celle de lACI Pas de préférence nationale Publication de lattribution du marché Procédure : 20

21 ACN – Appel à la concurrence nationale Régi par la loi et la réglementation nationales; est appropriée quand: o Les soumissionnaires étrangers ne sont pas interessés o Les montants sont faibles et les prix locaux sont inférieurs à ceux du marché international o Nature des fournitures ou des travaux– dispersion dans lespace et/ou le temps o Travaux à base de main-doeuvre Publicité limitée à la presse nationale, au journal officiel et à un site web à accès libre Dossier dappel doffres dans la langue du pays Les procédures nationales doivent assurer une concurrence adéquate, légal accès, lévaluation objective, la transparence et offrir aux soumissionnaires la possibilité de contester Paiement en monnaie locale 21

22 Consultation de fournisseurs au niveau national ou international Convient lorsque : o Les fournitures ou les travaux ont une faible valeur o Il sagit de fournitures disponibles en stock ou de travaux simples o Il sagit de produits courants Pas de dossier formel dappel doffres o Les demandes de tarifs doivent donner la description et mentionner la quantité des fournitures, ainsi que les délais et le lieu de livraison Communication écrite des tarifs o Télex, télécopie ou courriel acceptable Au moins trois soumissions (pour garantir des prix concurrentiels) Consultation au niveau international o Adresser la demande de tarif à au moins trois fournisseurs de deux pays Consultation au niveau national o Fournitures disponibles auprès de plusieurs fabricants Pas douverture publique des plis Contrat succinct ou ordre dachat 22

23 Marchés de gré à gré (Choix dun fournisseur unique ou exclusif) Accepté par le FIDA pour: La reconduction dun marché existant ayant habituellement été attribué sur appel à la concurrence Justification: Normalisation Fournisseur exclusif Procédé de fabrication nécessitant lachat à un fournisseur donné dintrants essentiels à la garantie de bonne fin Circonstances exceptionnelles, par exemple à la suite dune catastrophe naturelle 23

24 Achat sur les marchés de produits primaires Les prix des produits primaires fluctuent en fonction de loffre et de la demande, et sont fixés sur des marchés établis à tout moment Achat à de multiples fournisseurs et étalement des livraisons dans le temps afin dassurer la sécurité des approvisionnements/de mainternir des stocks adéquats et de profiter des conditions du marché lorsquelles sont favorables Conditions contractuelles et formulaires en usage sur ces marchés Liste de soumissionnaires présélectionnés invités à soumissionner Prix liés aux cours du marché au moment de lexpédition ou avant Validité des offres aussi courte que possible Les offres peuvent être communiquées par télex ou par télécopie (si aucun cautionnemnent de soumission nest requis ou si un cautionnement permanent est prescrit); paiement dans une monnaie unique (specifiée dans le dossier dappel doffres) 24

25 Travaux en régie : (Personnel et équipments propres de lemprunteur) Les quantités ne peuvent pas être définies à lavance Les travaux sont de faible importance ou dispersés, ou doivent être exécutés dans des lieux isolés si bien quil est peu probable que des soumissionnaires qualifiés fassent des offres raisonnables Les travaux doivent être exécutés sans perturber les activités en cours Lemprunteur est mieux placé quun entrepreneur pour assumer le risque dinterruption inévitable des travaux Une situation durgence nécessite une intervention rapide Convient pour les travaux, quand: 25

26 Passation de marchés auprès dinstitutions des Nations Unies La passation de marché auprès dinstitutions spécialisées des Nations Unies, agissant en tant que fournisseurs et conformément à leurs propres procédures, peut être la manière la plus économique et la plus efficace dacheter des fournitures courantes en quantités relativement limitées Le recours à ces institutions en tant que fournisseurs doit être spécifié dans laccord de financement 26

27 Agents dachat et spécialistes de la passation des marchés Lorsque lemprunteur na pas lexpérience nécessaire pour passer des marchés au niveau international Lagent suit les procédures de passation des marchés spécifiées dans laccord de financement Des spécialistes de la passation des marchés peuvent aussi être engagés, contre rémunération, pour les travaux 27

28 Agents dinspection Pour linspection et la certification des importations (qualité, quantité et vérification du prix) avant lexpédition Protège lintérêt de lemprunteur concernant les importations acquises par ACI Les frais sont normalement réglés sur la base dhonoraires calculés en % de la valeur des biens importés (les frais dinspection ne sont pas pris en considération dans lévaluation des soumissions) 28

29 Passation des marchés en cas de prêt à des intermédiaires financiers Lorsque les fonds du prêt sont utilisés par une institution intermédiaire qui les rétrocède aux bénéficiaires (agriculteurs individuels, groupements/ associations dagriculteurs, micro-entreprises du secteur privé, etc…), la méthode de passation des marchés peut être: o Les pratiques du commerce ou du secteur privé en usage localement o LACI pour les biens importants ou lachat en grande quantité de biens dusage courant 29

30 Passation des marché avec la participation de la communauté La participation de la communauté à la passation des marchés (pour atteindre des objectifs sociaux spécifiques ou ou pour pérenniser le projet) peut être souhaible pour certaines composantes du projet, en ce cas : o La demande de participation est limitée à la communauté locale, aux groupes communautaires OU aux institutions locales, OSC et ONG o Utilisation accrue des savoir faire et des matériels locaux Emploi de technologies à base de main-doeuvre et autres Simplification des procédures, spécifications techniques et clauses contractuelles (compte tenu de considérations déconomie, defficience et déquité sociale). Ces points sont pris en considération lors de la préévaluation et reflétés dans lAF et le plan de passation des marchés 30

31 Procédures dappel à la concurrence Notification en temps utile Publication après examen du FIDA sur UNDB ou dgMarket. Donne des infos sur le prêt, lemprunteur, lobjet de lACI et les dates prévues de publication du dossier dappel doffres/de présélection Lemprunteur prend note de lintérêt des soumissionnaires Avis particulier de passation des marchés o Un journal à diffusion nationale et journal officiel (le cas échéant) ainsi que la presse régionale et internationale o UNDB et/ou dgMarket o Envoyé également aux soumissionaires qui ont répondu à lAGAO o Les emprunteurs sont encouragés à lenvoyer aussi aux embassades, attachés commerciaux, bulletins électroniques et site web du projet 31

32 Dossier dappel doffres Appel doffres Instructions aux soumissionnaires Formulaire doffre Formulaire de marché Clauses du marché (générales/spéciales) Spécifications et dessins Données techniques pertinentes Liste des biens/ devis quantitatif Délai de livraison/ calendrier dexécution Annexes (formulaires de garantie) Le dossier dappel doffres donne toutes les informations nécessaires à lentreprise candidate. Il comprend généralement: 32

33 Spécifications et normes Visent à encourager la concurrence et définissent avec précision les travaux à exécuter ou les biens à fournir. Les normes et spécifications techniques mentionnées dans le dossier dappel doffres doivent promouvoir la plus large concurrence possible. Dans lindication des spécifications, la référence à des noms de marque, numéros de catalogue ou autres classifications analogues doit être évitée. Sil est nécessaire de mentionner un nom de marque pour compléter une spécification qui manquerait de précision, la mention ou léquivalent doit être ajoutée. Dans la mesure du possible, lemprunteur indique normes admises au niveau international telles que celles qui sont publiées par lOrganisation internationale de normalisation. 33

34 Ouverture des plis Même chose que délai de présentation des soumissions ou très peu de temps après Ouverture publique Date et heure spécifiées dans lavis dappel doffres Les plis non ouverts en séance publique sont rejetés 34

35 Prorogation de la validité des offres Demande écrite, justifiée par des circonstances exceptionnelles Le FIDA doit être notifié Limitée au délai nécessaire pour achever lévaluation des offres et attribuer le marché 35

36 Préselection et vérification a posteriori Pour les travaux importants ou complexes, les matériels fabriqués sur commande, les équipements industriels, les marchés clés en main ou, de façon générale, pour les marchés complexes Critères: Expérience de marchés analogues et références correspondantes Capacité dexécution Situation financière Tous les participants doivent être informés du résultat de la présélection Seuls les soumissionnaires présélectionnés sont invités à participer à lappel doffres Présélection Vérification a posteriori Pour déterminer si le soumissionnaire dont loffre a été évaluée la moins-disante a la capacité nécessaire pour exécuter le marché de la manière indiquée dans loffre 36

37 Examen et évaluation des offres Lemprunteur doit sassurer que les offres: o Remplissent les conditions dadmissibilité o Sont dûment signées o Sont accompagnées des garanties demandées o Sont pour lessentiel conformes à lAGAO publié à la suite de lexamen du FIDA sur les sites UNDB ou dgMarket. Contiennent des infos sur le prêt, lemprunteur, lobjet de lACI et les dates prévues de publication du dossier dappel doffres /de présélection Les offres non conformes pour lessentiel sont rejetées 37

38 Caractère confidentiel Lévaluation doit avoir un caractère confidentiel Aucune information, explication ou recommandation relative à lévaluation ne doit être communiquée aux soumissionnaires ou à toute autre personne sans compétence officielle jusquà la publication de lattribution du marché 38

39 Préférence nationale Lemprunteur peut – avec laccord du FIDA – accorder une marge de préférence de 15% en ce qui concerne lévaluation des soumissions nationales sur ACI, aux offres proposant des biens incorporant plus 30% de travail, matières premières et éléments ajoutés dans le pays emprunteurs Les entrepreneurs admissibles peuvent, avec laccord du FIDA, accorder une marge de préférence de 7.5% aux entrepreneurs nationaux dans le cas des marchés de travaux passés sur ACI 39

40 Rejet de toutes les offres dabsence de concurrence dabsence doffres conformes de prix nettement plus élevés que prévu Justifié en cas: En pareil cas, lemprunteur doit revoir le dossier dappel doffres avant de lancer un nouvel appel doffres 40

41 Monnaie(s) de loffre et monnaie(s) de règlement Le dossier dappel doffre doit indiquer: o La (les) monnaie(s) dans lesquelles peuvent être libellés les prix de loffre o Procédure de conversion en une monnaie unique aux fins dévaluation des offres o Monnaie(s) admise(s) pour le règlement du prix du marché Les conditions de paiement doivent être conformes o Aux pratiques du commerce o Aux dispositions relatives au décaissement mentionnées dans lAP Les modalités de règlement sont les suivantes o Remboursement à lemprunteur o Paiement direct aux fournisseurs/ entrepreneurs (à la demande de lemprunteur) o Engagement spécial par L/C o À la charge de lemprunteur par débit du compte spécial 41

42 Révision des prix Si le prix des offres doit être ferme Si la révision des prix sapplique en cas de variations des principaux éléments du prix du marché, à savoir o La main-doeuvre o Le matériel o Les matériaux o Les combustibles La révision des prix sapplique généralement aux marchés dans lesquels la livraison des fournitures ou lexécution des travaux sétend sur une durée supérieure à 18 mois Le dossier dappel doffres doit indiquer: 42

43 Validité des offres et cautionnement de soumission Les soumissionnaires doivent présenter des offfres valables pendant une durée spécifiée dans le dossier dappel doffres, afin de permettre à lemprunteur de comparer et dévaluer toutes les offres reçues. Lemprunteur peut demander la constitution dun cautionnement de soumission pour se protéger des offres inconsidérées. Le montant du cautionnement de soumission ne doit pas être trop élevé au risque de décourager les soumissions. Le cautionnement de soumission reste valable pendant 4 semaines après lexpiration du délai de validité 43

44 Cautionnement de bonne fin et retenue de garantie Pour les marchés de travaux Cautionnement de bonne fin (cautionnement ou garantie bancaire): protège lemprunteur en cas de manquement aux obligations contractuelles Doit avoir une durée suffisante pour couvrir: Le délai de garantie technique La période dentretien jusquà la réception définitive Un % spécifique de chaque acompte périodique peut aussi être prévu comme retenue de garantie 44

45 Assurance Contractée auprès dune entreprise admissible Le dossier dappel doffres doit tenir compte des règles nationales concernant les types et les conditions des polices dassurance à souscrire 45

46 Pénalités et primes Des dispositions concernant les pénalités à appliquer en cas de retard dans la livraison des fournitures ou lachèvement des travaux doivent être prévues dans les clauses contractuelles Une prime peut être prévue dans certaines conditions 46

47 Force Majeure Linexécution des obligations contractuelles nest pas considérée comme une faute si elle résulte dun événement imprévisible (force majeure) 47

48 Langue du dossier dappel doffres Choix de la langue du dossier dappel doffres et de présélection : Arabe Anglais Français Espagnol Les marchés passés avec des soumissionnaires locaux peuvent être rédigés dans la langue nationale 48

49 Droit applicable et règlement des litiges Spécifiés dans le marché Le FIDA ou linstitution coopérante ne doit pas être désigné comme arbitre ni invité à désigner des arbitres 49

50 Passation des marchés de services consultatifs 50

51 Passation de marchés de fournitures et de travaux Sélection de services consultatifs Axée sur le produit Axée sur le savoir Concurrence ouverte (publicité) expression dintérêt suivi de mise en concurrence (liste restreinte) Le prix est le facteur le plus important Le prix est lun des facteurs Cahier des charges (dossier dappel doffres) Programme de travail général (mandat) Pli unique Deux plis négotiation rare négotiation courante Appel doffres Demande de propositions Cautionnements de soumission et dexécution Aucun cautionnement recommandé Différences 51

52 Sélection des services consultatifs Définir les politiques et les procédures de sélection, de passation des marchés et de suivi des consultants dans les projets financés en tout ou en partie par le FIDA La diversité des consultants est décrite dans les diapos suivantes 52

53 Conflit dintérêt Conflit entre les activités des consultants et la passation des marchés de fournitures, travaux ou services Conflit entre les missions de consultation Dans lexercice de leurs fonctions de conseil, les consultants feront passer avant tout lintérêt de leur client et éviteront tout conflit avec dautres missions/intérêts. Par conséquent, il ne doivent pas être engagés dans les circonstances suivantes : 53

54 Mandat Informations générales Examen des travaux précédents Exposé des objectifs Objet de la tâche à accomplir Calendrier et rapport avec dautres travaux Données et rapports disponibles Apport du client Résultats attendus du consultant Le mandat ne doit pas être trop détaillé ni trop rigide afin de permettre aux consultants de proposer leur propre méthodologie et leur personnel Teneur 54

55 Devis estimatif (Budget) Fondé sur lévaluation par lemprunteur des ressources nécessaires: Personnel Soutien logistique Moyens physiques Divisé en 2 catégories Honoraires Remboursement 55

56 Liste restreinte de consultants Responsabilité de lemprunteur Sont considérées en premier les sociétés qui manifestent leur intérêt et possèdent les qualifications pertinentes Comprend 3 à 6 sociétés Pas plus de deux sociétés dun même pays Au moins 1 société dun pays en développement Le FIDA peut demander que la liste restreinte soit allongée ou raccourcie 56

57 Types de consultants Entreprise individuelle Société de personnes SARL Co-entreprise Secteur privé Divers Universités Instituts de recherche Institutions des Nations Unies Organisations non gouvernementales Services de fabricants/dentrepreneurs Appartenant à lÉtat Subventionné par lÉtat Secteur public 57

58 Types de services consultatifs Études détaillés Conception et spécifications Établissement du dossier dappel doffres Préinvestissement Études sectorielles Études de faisabilité Élaboration de projet Services consultatifs, études, formation Analyse des institutions et de la gestion Renforcement des capacités Exécution Passation des marchés Gestion de projet Supervision et inspection de travaux Systèmes dinformation Comptabilité et audit Assistance technique 58

59 Étape de la sélection sur la base de la qualité et du prix Établir le mandat Devis estimatif (budget) préparer lavis dexpression dintérêt Établir la liste restreinte Élaborer et publier la demande de propositions (DP) : lettre dinvitation - informations à lintention du consultant – contrat proposé Réception des propositions Évaluation des propositions techniques Évaluation des propositions financières Évaluation finale de la qualité et du prix combinés Négociation et signature du contrat 59

60 Évaluation des propositions: Examen de la qualité et du prix Lévaluation des propositions se fait en deux temps: premièrement la qualité et deuxièmement le prix Les évaluateurs des propositions techniques ne doivent pas avoir accès aux propositions financières avant la fin de lévaluation technique, y compris tout examen et avis de non objection Lévaluation doit être exécutée en pleine conformité avec les dispositions de la DP 60

61 Évaluation de la qualité Expérience pertinente des consultants o Mission pertinente, même importance, complexité, technologie, environnement Méthodologie o Calendrier, conformité au mandat, logistique, appui, créativité, niveau de détail Qualification du personnel clé o Composition de léquipe, expérience/compétence professionnelles, adéquation, connaissance des conditions locales, langue, formation, personnel permanent Transfert de connaissances proportion de personnel national dans le personnel clé (jusquà 10 points) Rejet des propositions non conformes ou de celles qui ont obtenu une note inférieure au seuil de qualité spécifié dans la DP Rapport dévaluation de la qualité des propositions: établit le classement relatif des propositions et explique les points faibles/forts (Les feuilles de notation relative doivent être conservées jusquà lachèvement et laudit du projet) Par une commission de 3 spécialistes ou plus 61

62 Évaluation du prix Retourner les plis financiers non ouverts des propositions non conformes et de celles qui ont obtenu une note inférieure au seuil fixé Notifier les consultants qui ont obtenu une note supérieure au seuil de la date et de lheure fíxées pour louverture des plis financiers Annoncer le nom du consultant, la note de qualité et le prix offert et établir le procès verbal de louverture publique Corriger les erreurs de calcul, convertir dans une monnaie unique conformément à la DP Aux fins de lévaluation, le prix est exclusif des impôts locaux mais il comprend les dépenses remboursables, etc. Une méthode directement proportionnelle ou autre (définie dans la DP) peut être suivie pour noter lélément prix La proposition ayant obtenu la note totale la plus élevée est sélectionnée et le consultant retenu est invité à négocier Après réception de lavis de non objection du FIDA à lévaluation de la qualité: Le coefficient de pondération appliqué au prix dépend de la complexité de la mission mais il est normalement de 20 % 62

63 Autre méthode sélection À utiliser quand la SBQP nest pas appropriée ou Dans le cas de missions très spécialisées pour lesquelles la qualité est le facteur primordial Les méthodes à appliquer sont spécifiées dans laccord de financement 63

64 Sélection sur la base de la qualité Les missions très spécialisées: pas de mandat précis, innovation nécessaire (par exemple, études économiques ou sectorielles, etc.) les impacts aval importants (par exemple, études de faisabilité, barrages, études de politiques, etc.) Les produits non comparables (par exemple, conseil en gestion, études de politiques, etc.) Convient pour: 64

65 Sélection dans le cadre dun budget forfaitaire Pour les missions simples et bien définies avec un budget forfaitaire. La DP indique le budget disponible. Évalutation technique en premier lieu, suivie de louverture publique des plis financiers Attribution à la proposition technique la mieux classée entrant dans le budget 65

66 Sélection de loffre la moins disante Convient seulement aux missions de caractère courant ou systématique Note minimale admise pour la qualité mentionnée dans la DP Concurrence sur le prix seulement 66

67 Sélection sur la base des compétences du consultant Établissement du mandat Demande de manifestation dintérêt accompagnée dinformations sur lexpérience et les compténces du consultant Choix du candidat ayant la compétence la plus appropriée Le candidat présente alors une proposition technique et financière combinée à négocier Pour les très petites missions : 67

68 Choix dun consultant unique Méthode exceptionnelle, car: privée de concurrence Manque de transparence Encourage les pratiques inacceptables Le FIDA peut envisager cette méthode dans les cas suivants: Continuation de travaux précédents attribués sur appel à la concurrence (prévu dans la DP initiale, nécessaire pour de la responsabilité du même consultant) Choix rapide dans les situations durgence Très petites missions Expérience exceptionnelle 68

69 Types de consultants Des équipes ne sont pas nécessaires Aucun appui extérieur (appui nécessaire) Expérience individuelle et qualifications primordiales Circonstances: Examen Mandat Qualifications du consultant (CV) Conditions demploi (rémunération et allocations, contrat simple, environnement de travail) Moins formelle que le recours à des sociétés Publicité non requise Liste restreinte obligatoire (au moins 3 candidats) Sélection 69

70 Sélection de types particuliers de consultants Institutions des Nations Unies Avantages neutralisés aux fins de lévaluation/ la comparaison (lemprunteur peut accepter daccorder des immunités//privilèges, exonérations fiscales, conditions spéciales de paiement, sous réserve quelles soient neutralisées dans lappel à la concurrence) Organisations de la société civile (OSC) Organisations sans but lucratif. Pour les projets à participation communautaire, nécessitant des connaissances locales spéciales, la liste restreinte peut comprendre toutes les OSC Agents dachat Sélection par la procédure SQP, avec un coefficient de pondération du prix pouvant aller jusquà 50%. Habituellement rémunéré en % de la valeur de la fourniture traitée, ou combinaison % et commission forfaitaire. Lorsque lagent rend des services consultatifs/ agit en qualité dagent pour lensemble dun projet, il est rémunéré au temps Agents dinspection Sélection par la procédure SQP, avec un coefficient de pondération du prix pouvant aller jusquà 50% et contrat prévoyant une rémunération en % de la valeur des biens inspectés et certifiés Auditeurs Sélection par la procédure SQP, le prix étant un critère de sélection important (40 à 50 points), ou du moins-disant; cette dernière peut être utilisée pour les très petites missions Prestataires de services Contrats cadres. (Pour recruter un grand nombre de travailleurs sociaux avec des qualifications et des conditions demploi bien définies) 70

71 Passation des marchés de services Missions importantes et de longue durée Assignment Exemple: Une ONG exécute une composante ou une sous-composante complète du projet sur plusieurs années DP SBQP ÉVALUATION DEUX ÉTAPES : Évaluation technique (70 ou 100 points) Évaluation financière (30 points) Lettre dinvitation indiquant les conditions de lappel doffres, le système dévaluation et la procédure de négociation; les caractéristiques générales du projet (Rapport de préévaluation); objet des services + mandat spécifique pour les experts; formulaires de proposition technique (expérience, CV, observations sur la mission, planification du S-E, rapports …); formulaires de proposition financière (commissions de gestion, PTBA...) CONTRATS Contrat complexe au temps sur la base du PTBA Contrat complexe au temps Si précédé dune manifestation dintérêt, peut être DP avec budget forfaitaire, sélection du moins-disant 71

72 Passations des marchés de services Missions à court et moyen terme Exemple: Une société dexperts conseils exécute une étude de référence dune durée de plusieurs mois DP SBQP ÉVALUATION DEUX ÉTAPES : Évaluation technique (70 ou 100 points) Évaluation financière (30 points) Lettre dinvitation Données générales du projet Objet des services + mandat spécifique pour les experts + produits Formulaires de proposition technique (expérience, CV, observations sur la mission, planification du S-E, rapports …); Formulaires de proposition financière (commissions de gestion, PTBA) CONTRATS Contrat complexe au temps Contrat à forfait Aussi DP fondée sur les qualitications des consultants, sélection du moins-disant, budget forfaitaire 72

73 Examen par le FIDA 73

74 Annexe 1: Examen par le FIDA Les clauses contractuelles Les procédures applicables Le calendrier du processus de passation des marchés Le FIDA examine les dispositions concernant la passation des marchés envisagées dans le plan de passation des marchés afin den vérifier la conformité avec laccord de financement, et notamment: 74

75 Plan de passation des marchés Le plan de passation des marchés des 18 premiers mois doit être convenu lors de la préparation du projet Le plan de passation des marchés doit comprendre: Tous les principaux marchés Les méthodes de passation des marchés proposées Les procédures dexamen du FIDA sy rapportant Il doit être actualisé après lentrée en vigueur du prêt 75

76 Examen préalable – fournitures et travaux Le dossier de présélection Le dossier dappel doffres (avant que lappel doffres soit lancé) Le rapport dévaluation et lattribution du marché La modification du marché à la suite de réclamations des soumisionnaires Les avenants au marché Lemprunteur doit demander un avis de non objection au FIDA pour : 76

77 Examen a posteriori – fournitures et travaux Lemprunteur doit conserver la documentation concernant la passation du marché pendant une durée pouvant aller jusquà 2 ans à compter de la date de clôture du projet La documentation doit être communiquée au FIDA sur demande Non conformité du marché en cas dincohérence entre la passation du marché et le plan de passation des marchés / laccord de financement 77

78 Examen préalable - Consultants Le devis estimatif proposé et la DP (y compris la liste restreinte) avant de lancer la demande de propositions Le rapport dévaluation technique (conformément aux dispositions de la DP); si le prix est un facteur, lemprunteur peut ouvrir le pli financier après réception de lavis de non objection Pour info: le rapport dévaluation final (technique + financière combinées) accompagné de lattribution proposée Copie des réclamations – le cas échéant – doit être envoyée au FIDA Si une réclamation conduit lemprunteur à modifier la recommandation dattribution du contrat, il doit envoyer celle-ci au FIDA pour avis de NO Non obj. sur la base de la copie du contrat négocié paraphé avec explication de tout changement apporté au mandat, au personnel, etc., Copie du contrat final avant le premier décaissement Lemprunteur doit demander lavis de non objection du FIDA pour: 78

79 Passation des marchés de fournitures et de travaux avec participation communautaire 79

80 Introduction La participation de la communauté à la conception et à lexécution est extrêmement souhaitable La passation des marchés avec participation de la communauté est une simplification des méthodes existantes et doit être exposée sommairement dans laccord de financement 80

81 Avantages de la participation communautaire Pertinence accrue de lassistance au projet Renforcement de lappropriation communautaire Contribution à la réduction de la pauvreté Économie et efficience accrues Renforcement des capacités et des qualifications au sein de la communauté et création demplois en conséquence 81

82 Liste de contrôle à utiliser/modifier par les concepteurs du projet pour déterminer si la communauté jouera un rôle constructif et bénéfique, et de quelle façon Considérations au stade de la conception du projet Dispositif réglementaire de lemprunteur Capacité dorganisation Existence ou absence dorganisation communautaire formelle Capacité institutionelle à assumer des responsabilités de gestion des ressources Homogenéité avec le groupe communautaire bénéficiaire Existence de méthodes assurant la reddition de comptes Capacité et qualifications techniques Compétences administratives et comptables Intermédiaires Analyse coût-benefice Contribution de la communauté bénéficiaire 82

83 Quantité et valeur du marché Une fois que les fournitures, travaux et services connexes ont été définis, lestimation de la quantité des fournitures et de limportance des travaux et des services est un élément critique pour la passation du marché Lorsque les quantités à acquérir sont indéterminées jusquà lexécution du projet (déterminées par la demande), lallocation de fonds du prêt à un marché indéterminé est autorisée 83

84 Quand les groupes communautaires sont censés agir en tant quagent dexécution mener à bien lexécution du projet, les facteurs suivants doivent être pris en considération: Les groupes communautaires en tant quagent dexécution Capacité dorganiaation Règles de fonctionnement Responsabilité des dirigeants de groupe Capacité à recevoir des fonds publics Capacité à contracter Règlement des différents Situation financière 84

85 Merci


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