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Audit externe Dec 2010. Audit Examen a posteriori des livres comptables, états financiers, relevés des opérations et systèmes financiers Examen de ladéquation.

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1 Audit externe Dec 2010

2 Audit Examen a posteriori des livres comptables, états financiers, relevés des opérations et systèmes financiers Examen de ladéquation des systèmes et procédures comptables, de la capacité à tenir des comptes et des états appropriés des dépenses des projets/dons Définition donner crédibilité et garantir la responsabilité Vérifier la conformité avec les clauses des accords prêt concernant les questions financières Déceler les faiblesses des contrôles internes/ systèmes financiers, et formuler des recommandations à cet égard Objectifs sous-jacents Annuelle À remettre au FIDA normalement six moins après la fin de lannée Fréquence 2

3 Types dAudit Audit des états financiers Lauditeur exprime son opinion sur les états financiers du projet Audit de conformité Lauditeur vérifie la conformité avec les règles internes, réglementations, procédures et processus mis en place par la direction Audit opérationnel Examen approfondi des techniques de gestion et des résultats du projet. Étude de tous les domaines fonctionnels, recensement des problèmes dexécution et recommandations sur les mesures à prendre pour améliorer lefficience et lefficacité des opérations 3 Obligatoire pour les projets du FIDA

4 4 Rôles de laudit Emprunteur/bénéficiaire dun don Prépare le mandat, gère le processus de sélection (le cas échéant) et nomme lauditeur Présente les états financiers annuels Applique les mesures correctives Auditeur externe Exécute le travail daudit, y compris 3 rapports/opinions daudit Indique les dépenses non admissibles/ irrégularités Présente une lettre de recommandations FIDA Approuve le mandat et nomme lauditeur après évaluation de ses capacités Suit attentivement la présentation et lexamen des rapports daudit Suit lapplication des mesures correctives Applique des sanctions/ autres mesures sil y a lieu, y compris la suspension des décaissements et/ou lannulation du reliquat du financement

5 Dispositions de laccord de financement/LE concernant laudit Section 5.02 a) Section 5.02 a) de laccord de financement: délai prescrit pour la nomination des auditeurs pour la 1re année (habituellement 90 jours à partir de la date dentrée en vigueur) et pour les années suivantes (90 jours à compter du début de lexercice) Section 5.02 b) Section 5.02 b) de laccord de financement: le rapport daudit doit être présenté au Fonds dans les six mois suivant la fin de exercice budgétaire. Y sont aussi stipulées les opinions spécifiques que doivent exprimer les auditeurs – ED et gestion du compte spécial. Y est également énoncé que les auditeurs doivent présenter une lettre de recommandations indiquant les faiblesses des contrôles internes et les mesures correctives à prendre à cet égard Section 6.04 Section 6.04 de laccord de financement: si lemprunteur ne présente pas le rapport daudit dans le délai prescrit à la section 5.02 b) et que de lavis du Fonds il paraît peu probable quil le fasse dans un délai raisonnable, le Fonds peut engager des auditeurs indépendants pour mener à bien laudit Section 6.01: Section 6.01: la non présentation du rapport daudit dans le délai de 12 mois donne au Fonds le droit de suspendre les décaissements (NB: aux termes des nouvelles conditions générales, cest aussi le cas si le rapport daudit nest pas satisfaisant) 5

6 Section 9.03 a) Section 9.03 a) des conditions générales dispose que les états financiers y compris le relevé du compte spécial et les états de dépenses doivent être audités conformément aux principes daudit généralement acceptés Section 9.03 b) Section 9.03 b) des conditions générales prévoit que lauditeur doit vérifier: Ladéquation des systèmes de comptabilité et de contrôle interne permettant de suivre les dépenses et autres opérations financières Ladéquation des systèmes de comptabilité de de contrôle interne permettant de protéger les actifs du projet Ladéquation des relevés conservés sur les opérations pertinentes Section Section des conditions générales stipule que lemprunteur et les parties au projet doivent coopérer pleinement avec les auditeurs dans le cas dun audit entrepris à linitiative du Fonds 6 Dispositions de laccord de financement/LE concernant laudit

7 Portée et objectifs de laudit Des auditeurs acceptables par le Fonds doivent être nommés de façon équitable, ponctuelle et transparente pour conduire laudit des systèmes de gestion financière du projet pour la 1re année du projet et chaque année suivante (note: lobligation daudit peut être levée par le Fonds pour la première année si les circonstances le justifient (par exemple, absence de décaissements, etc) Laudit doit comprendre le rapport daudit exprimant une opinion sur les états financiers, le rapport daudit de conformité concernant la conformité avec les dispositions du prêt et une lettre de recommandations. Sil le juge approprié, le Fonds peut insister pour quun audit opérationnel soit entrepris Doit être conduit conformément à des normes daudit admises (habituellement les normes internationales daudit (ISA) ou les normes nationales, si elles sont acceptables), Dans le cas contraire, il est nécessaire de signaler dans quelle mesure elles sen écartent. 7

8 Auditeur externe – Qui est-il? Un professionnel externe indépendant Dans certains pays, cest obligatoirement loffice national des comptes / institution supérieure de contrôle des finances publiques; sinon, un cabinet du secteur privé à convenir avec le FIDA Qui est-il? Un audit professionel comprend des opinions sur: o Les états financiers du projet o Lutilisation du compte spécial/des comptes spéciaux conformément à laccord de financement o Ladmissibilité des dépenses figurant sur les DR/ ED Une lettre de recommandations sur les contrôles internes et les systèmes Le signalement des dépenses non admissibles Mission de lauditeur externe 8

9 Auditeur externe – Base de travail Base de travail Normes daudit: o Renseignent sur les objectifs et les principes généraux régissant laudit des états financiers o Comprennent un ensemble de directives méthodiques utilisées par les auditeurs pour la conduite des audits, et assurant lexactitude, la cohérence et la vérificabilité des actions et des rapports des auditeurs o Il existe differents systèmes de normes daudit généralement admises (GAAS) Les projets du FIDA sont généralement tenus dutiliser les normes internationales daudit (ISA)/ Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques (INTOSAI) Les normes nationales peuvent être utilisées avec laccord du FIDA Les normes daudit utilisées doivent être spécifiées dans le rapport de lauditeur 9

10 Laudit des états financiers vérifie Si les états financiers sont établis conformément à des principes comptables internationalement reconnus (IFRS/ IPSAS) ou à des normes nationales acceptables appliquées de façon cohérente et sur une durée raisonnable Si les dépenses sont admissibles en vertu des dispositions de laccord de financement Si les relevés et les états financiers et comptables sont exacts Si les différentes dépenses comprises dans les totaux indiqués dans les RD sont correctement approuvées, classées, accompagnées de pièces justificatives et admissibles aux termes de laccord de financement. Si des dépenses non admissibles sont détectées, le Fonds peut revoir le droit de lemprunteur à utiliser le mécanisme du RD: lemprunteur peut être invité à rembourser au compte spécial le montant de toute dépense non admissible 10

11 Laudit des états financiers vérifie Si le mécanisme du compte spécial est utilisé de façon appropriée, le CS correctement rapproché, les retraits du CS dûment autorisés Si le solde de fin dannée du financement est rapproché des états du FIDA Si le projet est doté de contrôles internes et comptables adéquats pour enregistrer et rapporter les opérations financières avec ponctualité et exactitude et pour protéger les actifs du projet. Si le système daudit interne est à la mesure de la taille et de la complexité du projet Si les actifs du projet existent physiquement, sont en bon état de fonctionnement et sont détenus au nom du projet Tout autre sujet sur lequel le Fonds peut demander spécifiquement aux auditeurs de rendre compte, quil figure ou non dans laccord de financement 11

12 Rapport dAudit – Teneur Le rapport doit être présenté selon un plan normalisé: Le paragraphe 1: Le paragraphe 1: retrace le travail daudit accompli. Définit les responsabilités respectives de lauditeur et de laudité Le paragraphe 2: Le paragraphe 2: décrit de façon détaillée la portée du travail daudit, fournit une description générale de la nature du travail, donne des exemples des procédures appliquées, signale toute limitation de laudit imputable à la nature du travail. Ce paragraphe précise aussi que laudit a été exécuté conformément aux GAAS de référence Le paragraphe 3: Le paragraphe 3: expose lopinion de lauditeur sur les états financiers, par exemple, sils ne comportent pas dinexactitudes ou de problèmes importants (par exemple erreurs importantes ou graves), donnent une image exacte et fidèle des résultats opérationnels, de la situation financière et de la trésorerie de laudité, et sils sont conformes aux principes comptables de référence indiqués Sil le juge nécessaire, lauditeur peut aussi ajouter des informations supplémentaires au rapport sans modifier lopinion générale du rapport 12

13 Rapports daudit – Opinion On distingue 4 différents types dopinion: 1. Opinion sans réserve* 2. Opinion avec réserve ** 3. Opinion défavorable *** 4. Refus de certifier *** Dans certains cas, lopinion sans réserve exprimée nest pas entièrement cohérente avec les conclusions de laudit sur les données financières, la lettre de recommandations ou les constatations du FIDA à loccasion de la superivision des activitésDans certains cas, lopinion sans réserve exprimée nest pas entièrement cohérente avec les conclusions de laudit sur les données financières, la lettre de recommandations ou les constatations du FIDA à loccasion de la superivision des activités **Éventuellement non acceptable par le FIDA – les normes daudit du FIDA prévoient quune opinion sans réserve doit être reçue pour tous ses projets, programmes et dons. Une opinion avec réserve ne peut être acceptée que sil est avéré quun plan, assorti de délais déterminés, a été adopté pour mettre en oeuvre les changements nécessaires ou si la réserve ne porte pas atteinte aux responsabilités fiduciaires du FIDA *** Non acceptable par le FIDA. Les états financiers doivent être établis et audités à nouveau 13

14 1. Opinion sans réserve Cest léquivalent de bon état de santé pour un patient 2. Opinion avec réserve Il existe 2 types de réserve: Simple irrégularité par rapport aux GAAP – sur un point au moins les comptes ne sont pas conformes aux GAAP, mais la présentation du reste des états financiers est sincère, par exemple, charges damortissement erronées Limitation de la portée – lauditeur na pas été en mesure de vérifier les états financiers sur un ou plusieurs points. Par exemple, il na pas pu voir et vérifier les stocks de lentité Le rapport avec réserve déclare que la présentation des états financiers est sincère, à une exception près. Un paragraphe spécial explique alors les raisons de cette réserve 3. Opinion défavorable Les états financiers ne sont pas conformes aux GAAP. Cest linverse dune opinion sans réserve; les données sont entachées derreurs, dincertitudes et dinexactitudes importantes 4. Refus de certifier Cette opinion est rare; Elle est exprimé quand lauditeur na pas été en mesure de se faire une opinion, parce quil na pas pu achever le travail daudit pour diverses raisons, par exemple, le caractère très limité des vérifications 14 Rapport daudit – Opinion

15 Lettre de recommandations Doit accompagner le rapport daudit Doit identifier les points faibles éventuels des contrôles internes et recommander des mesures correctives. La direction doit répondre dans le délai de 30 jours 15 Dans sa réponse, la direction doit indiquer son accord/ désaccord avec lauditeur et présenter un plan daction assorti de délais déterminés pour résoudre le(s) problème(s) identifié(s)

16 Audit – Responsabilités de lUGP Établir le mandat de lauditeur et obtenir lapprobation du FIDA Sassurer que les informations obligatoires figurent dans les états financiers (conformément aux directives du FIDA concernant les rapports) Présenter les états financiers au FIDA dans les 3 mois suivant la clôture de lexercice budgétaire Le FIDA présentera des observations sur les points manquants/obscurs qui peuvent être corrigés par lUGP, plutôt que den faire une question dexamen du rapport daudit En cas de doute, contacter le FIDA! 16

17 Audit – Responsabilités du FIDA Sassure que le rapport daudit est présenté avec ponctualité Vérifie que lauditeur sest conformé au mandat, concernant notamment chacun des 3 rapports daudit et la lettre de recommandations Si le rapport émet des réserves, déterminer la gravité des réserves, et si des mesures immédiates simposent La suspension des décaissement peut être décidée dans les cas suivants: Non présentation des rapports dans le délai prescrit (180 jours à compter de la date initialement prévue) Non conformité avec les normes du FIDA (Par exemple, réserves sur les comptes et absence de plan daction satisfaisant) 17

18 Sélection et nomination des auditeurs Habituellement par mise en concurrence de 3 à 6 cabinets qualifiés Sur la base dune évaluation technique et financière Doivent justifier dune expérience et dune performance satisfaisantes dans des missions analogues Doivent présenter des références satisfaisantes Doivent déclaré que ni le cabinet ni le personnel ne sexposent à un conflit dintérêt en acceptant la mission Doivent affecter du personnel suffisamment qualifié et expérimenté Ne doivent être nommés pour aucune autre mission – conseil en gestion, audit interne, comptabilité, services consultatifs, etc Doivent être en mesure de remplir leur mission en toute indépendance – aucune relation avec une partie au projet ou toute autre partie y étant liée 18

19 Teneur de la lettre de mission relative à laudit Description du projet, du financement et des parties concernées Description et échantillons des états financiers Stipulation concernant lutilisation de normes daudit acceptables Accès aux livres, états, documents, et disponibilité du personnel durant laudit Durée du mandat – deux exercices budgétaires ou plus (sous réserve dune performance satisfaisante lannée précédente) Suivi des problèmes relevés lannée précédente Teneur du rapport daudit et opinions spécifiques à présenter Délai de présentation du rapport daudit Livrables, résultats et opinions Soumission du programme daudit, du plan de dotation en personnel et de la proposition daudit Présentation de la lettre de recommandations 19

20 Responsabilités de lauditeur Soumettre une proposition indiquant les méthodes daudit, le plan de dotation en personnel, le programme daudit et les honoraires de lauditeur Formuler des opinions daudit conformément au mandat Remettre une lettre de recommandations conformément au mandat Fournir la traduction dans les langues officielles du FIDA du rapport daudit si ce report est rédigé dans la langue locale 20

21 Suivi des recommandations issues de laudit Le suivi des recommandations issues de laudit est aussi important que lexécution de laudit elle-même Lagent du projet doit être doté dun système de suivi de la mise en conformité, de façon ponctuelle, avec les recommandations issues de laudit Un journal des observations de laudit doit être tenu Le journal doit enregistrer chaque observation de laudit et la validation par lauditeur que des mesures correctives ont été prises Doit être mis à jour périodiquement et soumis aux missions de supervision Létat du suivi doit être examiné périodiquement par le coordonnateur du projet/ le FIDA/lauditeur interne/ lauditeur externe 21

22 État des audits Pour chaque projet, un état des audits doit être établi et présenté de la façon suivante Doit être mis à jour régulièrement et soumis aux missions de supervision Rapport daudit pour la période Date prévuePrésenté par les auditeurs le Présenté par le FIDA le Remarques 22

23 Formulaire dexamen de laudit/liste de contrôle Outil itératif, établi par le FIDA pour lappui à lexécution Importance accrue suite au regain dattention apporté aux responsabilités fiduciaires dans le cadre de la supervision directe Analyse si: Les états financiers Les opinions formulées Le travail daudit accompli Sont complets et raisonnables Énumère les principales mesures de suivi que le projet doit mettre en oeuvre Peut exiger létablissement dun plan daction Un modèle à jour sera adopté dans le nouveau système de suivi des rapports daudit (ARTS) 23

24 Merci


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