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Formation à lutilisation du logiciel SAGA. 1996 - 2006 Déroulement Durée : 3 jours Horaire : 9h30 – 13h00 et 14h – 17h00.

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1 Formation à lutilisation du logiciel SAGA

2 Déroulement Durée : 3 jours Horaire : 9h30 – 13h00 et 14h – 17h00

3 Objectifs Maîtrise du logiciel Capable de former dautres personnes

4 Aujourdhui Environ 1000 utilisateurs (env. 60 pays) ACF Paris, ACF Madrid, ACF New-York, ACSUR Madrid, ACTED, AMI, Avocats sans Frontières, Croix-Rouge Française, Enfants et développements, MADERA, Medicus Mundi, MSF Belgique, MSF Luxembourg, MSF Suisse, NCCI, Penal Reform, RCN Bruxelles, RET Suisse, Solidarité, Solidarité Afghanistan, Terre des Hommes, Médecins du Monde Belgique, OXFAM Barcelone, Care France, FGH Mozambique, Diakonie Emergency Aid, Keoogo, MSF France, Première Urgence, OPALS, CIC Barcelona, Sport sans frontières, Médecins du Monde France, Caritas, Cordaid, Afesip Laos, Waha, Johanniter, Association Voute Nubienne et Solthis.

5 Historique 20 ans dexpérience ! Feuilles Excel et Compta DOS SAGA : projet MSF SAGA2 : une application standard SAGA4 : large diffusion Projet collaboratif, améliorations constantes, rythme dune version par an.

6 SAGA dans le monde Vous trouverez toujours un admin pour vous aider

7 Thèmes abordés Installation de SAGA Configuration de la mission financière Activation des paramètres propres à lONG Création des paramètres propres à la mission financière Saisie des différents types décritures Clôtures comptables Transferts des données Impressions disponibles

8 Programme pour aujourdhui Installation de SAGA Installation des manuels Ouverture de SAGA Configuration de la mission financière Présentation des menus du logiciel Activation des paramètres généraux nécessaires Création des paramètres missions Ouverture dun mois comptable

9 Installation du logiciel

10 Instructions Lancer le fichier saga6nstall.exe qui se trouve sur votre clé USB. Laisser les chemins et options proposées par linstalleur. Redémarrer votre ordinateur

11 Installation des manuels

12 Instructions Lancer le fichier manuels.exe dans le dossier manuels qui se trouve sur votre clé USB Laisser les chemins et options proposées par linstalleur.

13 Ouverture de SAGA

14 Instructions Double-cliquez sur licône Saga v6 sur votre bureau Puis saisissez votre login et votre mot de passe qui vous sera fourni. Login : CAPITALE Mdp : CAPITALE

15 Réception de votre fichier de paramètres généraux

16 Instructions Réception du fichier PARAMSGENERAUXV6.zip qui se trouve sur votre clé USB et via le bouton Réception des paramètres généraux Ouverture de SAGA avec le login et mot de passe que vous nous avez envoyé.

17 Configuration de la mission financière Définition Objectif Exercice

18 Définition Mission financière: ensemble de projets gérés par un seul responsable financier, dont toutes les opérations comptables et financières sont centralisées dans un seul logiciel de gestion comptable et financière (dans notre cas : SAGA). En principe, une mission financière correspond à un pays où un centre opérationnel mène des activités. Objectif Ce module permet didentifier le pays sur lequel ladministrateur financier doit travailler. Les informations « code siège » et « code mission suivi dun chiffre » sont là pour garantir les réceptions des données en provenance du siège et des différents terrains/projets au sein du pays. Le code mission (Ex : SL1) doit être unique au sein de lONG.

19 Exercice Renseignez les éléments présents sur votre écran à partir des éléments ci-dessous : Siege : FR Code pays : TD Descriptif : Mission Tchad Code lieu : NDJ Devise de référence : EUR Devise pivot pour le calcul des taux de change : EUR

20 Présentation des menus

21 Activation des paramètres généraux nécessaires

22 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Généraux – Devises Activez les devises utilisées dans votre pays. (USD, EUR et XAF) Activez les pays où vous êtes susceptibles deffectuer des transferts de fonds. (BE, CI, FR et TD) Activez les financeurs utilisés dans votre pays. (A001, C001, C002, C005, D003, D009, D011, D014, E001, E009, E025 et E028)

23 Création des journaux Accès via le menu « Paramètres », « Missions » puis « Journaux » Quelques définitions Objectif Exercice

24 Quelques définitions Journal comptable de caisse ou de banque : document comptable dans lequel sont enregistrés les mouvements dune caisse ou dun compte bancaire. Il y a un et un seul journal par caisse ou par compte bancaire. Journal comptable des opérations diverses (O.D.): il existe plusieurs types dopérations quil peut être intéressant denregistrer dans un journal des O.D.: les modifications dimputations, les justifications davances, les écritures de correction,... Journal extra comptable: liste des charges payées et imputées par le siège à la mission financière. Un journal extra-comptable est unique et mensuel. Exemple: indemnités des expatriés, payées par le siège, mais imputées à une mission financière.

25 Quelques définitions Journal des forfaits: liste de matériel ou de personnes présentées en remboursement à un financeur sur base forfaitaire, reprenant les éléments suivants: description, date de début et de fin de prise en considération, forfait mensuel remboursable. Ce document est utilisé par la mission pour le suivi des lignes de financement forfaitaires de certains contrats de financement. En effet, certains financeurs institutionnels financent une ONG sur une base forfaitaire. Journal des simulations: document, tenu par la mission, dans lequel figure chaque commande en cours et toute autre estimation de charge susceptible daméliorer les suivis. Un journal des simulations est unique et multidevise.

26 Objectif Ce module permet de créer lensemble des journaux nécessaires à lenregistrement des différentes dépenses effectuées sur la mission.

27 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Journaux Créer lensemble des journaux de votre pays (périphéries incluses) à partir du fichier liste des journaux.xls qui se trouve sur votre clé USB.

28 Création dun exercice budgétaire Accès via le menu « Paramètres », « Missions » puis « Exercices budgétaires » Définition Objectif Exercice

29 Définition Exercice budgétaire: période pour laquelle la budgétisation de la mission est calculée. Dans le logiciel SAGA, pour des questions pratiques, il peut y avoir plusieurs exercices budgétaires pour la même année civile. Ces différents exercices correspondent à la budgétisation initiale et aux révisions budgétaires de lannée. Exemple: = budgétisation initiale, = budgétisation révisée, etc. Ces deux budgétisations correspondent à deux exercices budgétaires de 2004.

30 Objectif Ce module permet de créer lensemble des exercices budgétaires nécessaires à la création dun budget dun projet donné.

31 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Exercices budgétaires Créez les exercices budgétaires nécessaires à partir du fichier liste des exercices budgétaires.xls qui se trouve sur votre clé USB.

32 Création dun projet Accès via le menu « Paramètres », « Missions » puis « Projets » Définition Objectif Exercice

33 Définition Projet: activité précise dans un espace géographique défini. Dun point de vue financier, un projet est un centre de coût. Exemple: projet médical à Butare, projet enfants non accompagnés à Gisenyi, projet coordination centrale à Kigali, projet SIDA sur tout le Rwanda.

34 Objectif Ce module permet de créer lensemble des projets ou activités mis en place par lONG.

35 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets Créez les projets nécesssaires à partir du fichier liste des projets.xls qui se trouvent sur votre clé USB.

36 Saisie du budget automatique dun projet

37 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets Remplissez le budget à partir du fichier Budget projet 001.xls, fourni sur votre clé USB dans le dossier kitformation\parametres mission, pour le projet 001 Limitez votre saisie aux 10 premières lignes.

38 Import dun budget automatique dun projet à partir dExcel

39 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets Double-cliquez sur le projet 010, placez-vous sur longlet Budget puis cliquez une fois sur le bouton droit de la souris. Un menu contextuel apparaît vous permettant dimporter un budget saisi sous Excel. Vous devez indiquer les infos suivantes : -Le n° de la colonne pour le compte -Le n° de la colonne pour le montant Le fichier à importer se trouve sur votre clé USB dans le dossier kitformation/parametres missions/budget projet 010.xls.

40 Saisie dun budget manuel dun projet

41 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets Création du projet FFF avec les informations suivantes : Description : Coordination Période : du 1/06/2009 au 31/12/2014. Devise : Euro Créez le budget pour ce projet en sélectionnant un budget manuel, puis importer le budget à partir dExcel en utilisant le fichier qui se trouve sur votre clé USB dans le dossier kitformation/parametres missions/budget projet FFF.xls.

42 Création dun plan financeur de référence manuellement

43 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Plan financeur A partir du fichier Plan financeur MDM.xls qui se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur votre clé USB. Vous devez créer ce modèle dans SAGA. Pensez à bien le sauvegarde et à lui donner ce nom : modele MDM.pdu

44 Modification dun plan financeur de référence

45 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Plan financeur A partir du fichier « modele MDM.pdu » que vous venez de créer, vous devez modifier chaque ligne financière en y affectant les comptes du PCG financés par ces lignes.

46 Création dun plan financeur de référence en utilisant limport Excel

47 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Plan financeur A partir du fichier plan financeur SDC.xls qui se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur votre clé USB. Vous devez créer ce modèle dans SAGA. Pensez à bien le sauvegarde et à lui donner ce nom : modele SDC.pdu

48 Création dun contrat Accès via le menu « Paramètres », « Missions », « Financement » puis « Contrats de financement » ou via licône « la bourse avec leuro à lintérieur ». Définition Objectif Exercice

49 Définition Contrat de financement : financement attribué par un financeur couvrant, partiellement ou totalement, les charges dun ou plusieurs projets, au sein dune même mission financière. Pour des raisons pratiques, un code analytique/contrat de financement sera associé également aux fonds quune ONG affectera à un ou plusieurs projets, au sein dune même mission financière. Exemple: ECHO couvre contractuellement les charges des projets médicaux de Butare et de Gisenyi et une partie des charges de la coordination à Kigali.

50 Objectif Ce module permet de créer lensemble des contrats signés ou pas finançant un ensemble de projets ou activités mis en place par lONG dans la mission financière.

51 1 - Création dun contrat manuellement

52 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez créer un contrat à partir des infos suivantes : Code : MDM1 Intitulé : MDM Fonds propres Financeur : A001 Référence : - Date de début : 01/01/2012 Date de fin : 31/12/2012 Accepté : Oui Devise : Euro Plan financeur de référence : Aucun Projets financés : 001 et 010

53 Création du budget de ce contrat

54 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez créer le budget de ce nouveau contrat à partir du fichier ci-dessous : Source : Budget contrat MDM1.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur votre clé USB.

55 2 - Création dun contrat en utilisant un plan financeur de référence

56 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez créer un contrat à partir des infos suivantes : Code : SDC1 Intitulé : Coopération Suisse Financeur : E009 Référence : - Date de début : 01/06/2009 Date de fin : 30/06/2012 Accepté : Oui Devise : Euro Coût administratif : 5% Plan financeur de référence : modele SDC.pdu Projets financés : 001 ;010 ;

57 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez vous connecter en niveau master pour avoir la possibilité de charger un modèle sur un contrat existant. Vous devez créer le budget de ce nouveau contrat à partir du fichier ci-dessous : Source : modele SDC.pdu Emplacement : emplacement où vous lavez sauvegardé. Après chargement de ce modèle, vous devez renseigner la partie montant de chaque ligne de financement.

58 3 - Création dun contrat en utilisant limport Excel

59 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez créer un contrat à partir des infos suivantes : Code : UCF1 Intitulé : UNICEF Financeur : D011 Référence : - Date de début : 01/04/2011 Date de fin : 31/03/2012 Accepté : Oui Devise : Euro Coût administratif : 5% Plan financeur de référence : Aucun Projets financés : 001 ; 010 ;

60 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement Vous devez importer le budget de ce nouveau contrat à partir du fichier excel ci-dessous : Source : Budget contrat UCF1.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur votre clé USB Vous devez également affecter pour chaque ligne les comptes financés

61 Création dun plan analytique de référence

62 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Analyse - Plan analytique A partir du fichier plan analytique UCF.xls qui se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB Vous devez créer ce modèle dans SAGA.

63 Modification dun plan analytique de référence

64 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Plan analytique A partir du fichier « modele UCF.pao » qui se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB Vous devez modifier chaque ligne analytique en y affectant les comptes du PCG financés par ces lignes.

65 Création dun axe analytique manuellement

66 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Axes Vous devez créer un axe à partir des infos suivantes : Code : UCF1 Intitulé : Unicef Tchad Date de début : 01/04/2011 Date de fin : 31/03/2012 Devise : EUR Plan analytique de référence : Aucun Projets financés : 001;010;

67 Création du budget de cet axe

68 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Axe analytique Vous devez créer le budget de ce nouvel axe à partir du fichier ci- dessous : Source : Budget axe UCF1-1.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB Vous vous limitez aux 10 premières lignes

69 Création dun axe analytique en utilisant un plan analytique de référence

70 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Axes Vous devez créer un axe à partir des infos suivantes : Code : UCF1-2 Intitulé : Unicef Tchad Date de début : 01/04/2011 Date de fin : 31/03/2012 Devise : EUR Plan analytique de référence : modele UCF.pao Projets financés : 001;010;

71 Saisie du budget manuellement

72 Instructions Vous devez créer saisir le budget de ce nouvel axe à partir du fichier ci-dessous : Source : Budget axe UCF1-1.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB

73 Création dun axe analytique en utilisant limport excel

74 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions - Analyse – Axes Vous devez créer un axe à partir des infos suivantes : Code : UCF1-3 Intitulé : Unicef Tchad Date de début : 01/04/2011 Date de fin : 31/03/2012 Devise : EUR Plan analytique de référence : aucun Projets financés : 001;010;

75 Instructions Vous devez importer le budget de ce nouvel axe à partir du fichier excel ci-dessous : Source : Budget axe UCF1-1.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB Vous devez également affecter pour chaque ligne les comptes financés

76 Création des personnels expatriés

77 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Ressources humaines – Personnel expatrié Vous devez créer les personnes suivant la liste fournie

78 Création des personnels locaux

79 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Ressources humaines – Personnel local Vous devez créer les personnes suivant la liste fournie

80 Création des fournisseurs

81 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Fournisseur Vous devez créer les fournisseurs suivant la liste fournie

82 Saisie des taux de change

83 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Missions – Taux de change Vous devez créer les taux de change suivant le document ci-dessous : Source :Taux de change.pdf Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\parametres missions sur la clé USB

84 Programme pour aujourdhui Envoi des paramètres missions à notre terrain Process de création dun terrain Ouverture dun mois comptable Saisie des écritures pour un mois donné Contrôle des transferts non balancés Clôture mensuelle des écritures Envoi des écritures vers la capitale Corrections des écritures par la Capitale Envoi des écritures définitives vers les terrains

85 Programme pour aujourdhui Corrections décritures sur des mois clôturés Principe des OD automatiques Lettrage des écritures davances et de transferts Pointage des écritures de banque Clôture financière dun contrat Clôture comptable annuelle

86 Exercice Instructions Créer la mission financière Tchad (suivre les instructions fourni par le formateur) avec les infos suivantes : Siège : le code siège de votre association Code pays : TD N° de mission : 1 Description : Mission Tchad Code lieu : NDJ Devise de consolidation : EUR

87 Instructions Créer : -1 banque en Euro pour le terrain NDJ avec comme solde initial euros -1 banque en monnaie Tchadienne avec comme solde initial caisse en monnaie Tchadienne avec comme solde initial Attention, quand on voudra ouvrir le premier mois comptable, il faut que SAGA propose automatiquement le mois de mai 2009 Exercice suite

88 Instructions Créer : -Le projet TD001 (Construction dune clinique). Utiliser les activités et contextes disponibles dans votre version. Ce projet débute le 1 er juin 2009 et se terminera à la fin de la même année. Il ny a pas de budget fonds propre, il est financé par un bailleur de fonds. -Le projet TD002 (Réaffectation dun centre de soin). Utiliser les activités et contextes disponibles dans votre version. Ce projet débute le 1 er mai 2009 et se termine fin juin Vous devez créer un budget interne pour lexercice Exercice suite

89 Instructions Créer : -Le contrat ECHO0001. Ce contrat prends en charge les 100% du projet TD001. Ce contrat a la même durée de vie que le projet. Le budget de ce contrat est en USD. Vous devez rentrer le budget en utilisant le module de création dun plan financeur. Si le modèle nexiste pas, vous devrez le créer puis lutiliser pour créer ce contrat. -Le contrat ONG0001. Ce contrat prends en charge les 100% du projet TD002. Ce contrat a la même durée de vie que le projet. Le budget de ce contrat est en EUR. Vous devez rentrer le budget en utilisant limport Excel. Le fichier a utilisé vous sera fourni par le formateur. Exercice suite

90 Envoi des paramètres mission à un de nos terrains

91 Instructions Laccès se fait via le menu Fichier – Envoi de fichiers – Envoi des écritures définitives et des paramètres missions Vous devez sélectionner uniquement les journaux qui concerne le terrain Ampara

92 Process de création dun terrain ou périphérie

93 Génération en capitale depuis SAGA dun zip contenant les paramètres missions. Installation de SAGA sur lordinateur de ladministrateur local. Ouverture de SAGA puis configuration de la mission financière. Réception du fichier des paramètres généraux. Réception du fichier contenant les paramètres mission du terrain. Ladministrateur peut maintenant débuter la saisie des factures.

94 Ouverture des mois comptables Accès via le menu « Comptabilité » puis « Ouvrir un mois ». Définition Exercice

95 Définition Mois de comptabilité : période dans laquelle les différents journaux paramétrés dans le logiciel seront accessibles à la saisie et à la consultation. SAGA nous offre la possibilité douvrir 3 mois comptables consécutifs.

96 Instructions Laccès se fait via le menu Comptabilité – Ouvrir un mois Ouvrez les mois de janvier, février et mars. Vous devez répéter cette opération trois fois.

97 Saisie des écritures pour un mois donné

98 Instructions Laccès se fait via le menu Compabilité – Saisir journal Vous devez saisir les écritures du mois de janvier qui concernent votre terrain, voir ci-dessous : Source : nom du terrain janvier.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\ecritures\nom de votre terrain sur la clé USB Vous vous limitez à une dizaine décritures maximum.

99 Import des écritures depuis Excel pour un mois donné

100 Instructions Laccès se fait via le menu Fichier – réception de fichiers – Interfaces – Journal Excel Vous devez importer les écritures du mois de janvier qui concernent votre terrain à partir du fichier excel ci-dessous : Source : nom du terrain janvier.xls Emplacement : se trouve dans le dossier kitformation\ecritures\nom de votre terrain sur la clé USB

101 Contrôle des transferts non balancés

102 Instructions Laccès se fait via le menu Editions – Impressions – Historiques Contrôlez si vous avez tous vos transferts non balancés, si ce nest pas le cas, vous devez balancer ces transferts dans les journaux concernés.

103 Lettrage des écritures davances et de transferts

104 Instructions Laccès se fait via le menu Comptabilité – Lettrage Vous devez lettrer toutes les écritures davances et de transferts disponibles.

105 Pointage des écritures de banque

106 Instructions Laccès se fait via le menu Comptabilité – Pointage Vous devez pointer toutes les écritures de banque créés sur votre terrain.

107 Clôture mensuelle des écritures

108 Instructions Laccès se fait via le menu Comptabilité – Clôturer – Clôture mensuelle Lancez la clôture mensuelle du mois de janvier 2012 sauf la capitale qui ne fait aucune clôture pour le moment.

109 Envoi des écritures vers la capitale

110 Instructions Laccès se fait via le menu Fichier – Envoi de fichiers – Envoi des écritures provisoires Chaque terrain génère son fichier puis lenvoi à sa capitale.

111 Réception des écritures provenant de la périphérie

112 Instructions Laccès se fait via le menu Fichier – Réception de fichiers – Réception des écritures provisoires Seul la capitale réceptionne ce fichier.

113 Corrections des écritures par la capitale

114 Instructions Laccès se fait via le menu Comptabilité – Saisir journal Les groupes représentant la capitale font au minimum deux corrections sur un journal MAO

115 Envoi des écritures définitives vers les terrains

116 Instructions Laccès se fait via le menu Fichier – Envoi de fichiers – Envoi des écritures définitives et des paramètres missions Les groupes représentant la capitale génère un envoi pour les journaux : -NDJ -MAO

117 Réception des écritures définitives par les terrains

118 Instructions Laccès se fait via le menu Fichier – Réception de fichiers – Réception des écritures définitives et des paramètres missions Les groupes représentant NDJ et MAO réceptionnent ces fichiers.

119 Corrections décritures sur des mois clôturés

120 Instructions Laccès se fait via le menu Comptabilité – Saisir journal Vous devez modifier 5 écritures sur les journaux clôturés correspondant à votre terrain.

121 Principe des OD automatiques

122 Vous avez deux types dOD : Comptable (journal de type « X »), Extra-comptable (journal de type « W »). OD de type « Comptable » Ces OD sont créés automatiquement dans un journal de type X qui apparaîtra dans la liste des journaux disponibles pour un mois donné. Elles sont déclenchées : - après clôture mensuelle définitive, - après modification de la ligne de financement. Lécriture initiale conserve le contrat et la ligne de financement dans létat où elle était avant modification. Une écriture dannulation est créée, elle va annuler lécriture initiale puis elle sera lettrée avec celle-ci. Lécriture dOD reprendra les modifications apportées à lécriture initiale. Une écriture dOD pourra également faire lobjet dune nouvelle OD sur le même principe décrit ci-dessus.

123 OD de type « Extra-Comptable » Ces OD sont créées automatiquement dans un journal de type W qui apparaîtra dans la liste des journaux disponibles pour un mois donné. Elles sont déclenchées : - après clôture mensuelle définitive pour les journaux de type « W », - à nimporte quel moment pour les journaux de type « A » (journaux créés automatiquement au moment de la réception des écritures du siège), après modification de la nature, du projet et de la ligne de financement. Lécriture initiale conserve le contrat et la ligne de financement dans létat où elle était avant modification. Une écriture dannulation est créée, elle va annuler lécriture initiale puis elle sera lettrée avec celle-ci. Lécriture dOD reprendra les modifications apportées à lécriture initiale. Une écriture dOD pourra également faire lobjet dune nouvelle OD sur le même principe décrit ci-dessus.

124 Clôture financière dun contrat

125 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Mission – Financements – Contrats de financement Première étape : Clôture provisoire Vous devez clôturer provisoirement le contrat présent dans votre liste. Contrôles effectués La date de clôture provisoire doit-être supérieure à la date de début du contrat Toutes les écritures affectées sur ce contrat doivent-être clôturées mensuellement

126 Deuxième étape : Clôture définitive Vous devez clôturer définitivement le contrat présent dans votre liste. Contrôles effectués La date de clôture définitive doit-être inférieure ou égale à la date de clôture provisoire Toutes les écritures affectées sur ce contrat doivent-être clôturées financièrement provisoirement

127 Clôture comptable annuelle

128 Instructions Laccès se fait via le menu Comptabilité – Clôturer – Clôture annuelle Première étape : Clôture provisoire Contrôles effectués SAGA vérifie si lannée nest pas déjà clôturée définitivement SAGA vérifie si lannée nest pas déjà clôturée provisoirement Toutes les écritures doivent-être clôturées mensuellement SAGA propose uniquement une année à clôturer si le mois de décembre est présent sur cette même année.

129 Deuxième étape : Clôture définitive Contrôles effectués SAGA vérifie si lannée nest pas déjà clôturée définitivement Toutes les écritures doivent-être clôturées provisoirement SAGA propose uniquement une année à clôturer si lannée a été clôturée provisoirement.

130 Programme pour aujourdhui Point sur les impressions disponibles Recherche multi-critères Sauvegarde des données Restauration des données Création dune nouvelle mission financière Sélection dune mission financière

131 Programme pour aujourdhui Ré-indexation des bases Audit de la base Accès aux manuels Changement de langue de travail Point sur les niveaux daccès Questions - Réponses

132 Point sur les impressions disponibles

133 Instructions Laccès se fait via le menu Editions – Impressions Je commence par vous montrer lensemble des impressions puis je vous laisse 30 minutes pour vous familiariser avec.

134 Recherche multi-critères

135 Instructions Laccès se fait via le menu Editions – Sélecteur

136 Sauvegarde des données

137 Instructions Laccès se fait via le menu Fichier – Sauver la compta

138 Restauration des données

139 Instructions Laccès se fait via le menu Fichier – Restaurer la compta

140 Schéma des flux possibles

141 Transit de linformation Terrain 1 Capitale Siège Terrain 2 Terrain 3 Desk décentralisé Pays Partenaire Ecritures provisoires ou fichier excel Ecritures définitives

142 Création dune mission financière

143 Instructions Laccès se fait via le menu Fichier – Créer une mission financière Nom du répertoire : par défaut, cest celui de la mission sur lequelle nous sommes. Il faut dans ce cadre indiquer le dossier où nous devons créer cette nouvelle comptabilité. Cliquez sur le bouton OK pour lancer la création de cette compta.

144 Sélection dune mission financière

145 Instructions Laccès se fait via le menu Fichier – Sélectionner une mission financière

146 Réindexation des bases

147 Instructions Laccès se fait via le menu Fichier – Contrôler/Indexer les fichiers

148 Audit de la base

149 Instructions Laccès se fait via le menu Comptabilité – Audit de la base

150 Accès aux manuels

151 Instructions Laccès se fait via le menu Aide – Manuels SAGA

152 Changement de langue de travail

153 Instructions Laccès se fait via le menu Paramètres – Langues

154 Point sur les niveaux daccès

155 Il est important avant la fin de la formation de prendre le temps de définir pour chaque niveau (A, B, C et D) les accès à la modification des paramètres missions et/ou toutes autres fonctionnalités présentes dans SAGA.

156 Questions - Réponses


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