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Mise en place dun système dinformation médicale : lexemple de lhôpital local de Sancerre Dr Vianney BREARD Hôpital Local de Sancerre Centre de congrès.

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1 Mise en place dun système dinformation médicale : lexemple de lhôpital local de Sancerre Dr Vianney BREARD Hôpital Local de Sancerre Centre de congrès La Villette – Cité des Sciences et de lIndustrie – Paris Lundi 10 décembre 2007 / Mardi 11 décembre 2007 Atelier n° 15 E-sant é le syst è me d information au service de la qualit é /s é curit é

2 Plan Système dInformation Hospitalier et système dinformation médicale Mise en place du système dinformation médicale à lhôpital de Sancerre Objectifs – atouts et difficultés Objectifs – atouts et difficultés Principes retenus Principes retenus Méthodologie Méthodologie Exemple damélioration importante apportée par lapproche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK Exemple damélioration importante apportée par lapproche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

3 Plan Système dInformation Hospitalier et système dinformation médicale Mise en place du système dinformation médicale à lhôpital de Sancerre Objectifs – atouts et difficultés Objectifs – atouts et difficultés Principes retenus Principes retenus Méthodologie Méthodologie Exemple damélioration importante apportée par lapproche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK Exemple damélioration importante apportée par lapproche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

4 Le système dinformation hospitalier (SIH) Approche fonctionnelle (découpage en grandes fonctions) : système administratif – système comptable système administratif – système comptable système logistique système logistique système médico-technique et logistique médicale système médico-technique et logistique médicale système dinformation médicale et para- médicale système dinformation médicale et para- médicale systèmes transversaux et de pilotage systèmes transversaux et de pilotage Approche structurelle (découpage par unités fonctionnelles) Approche processus

5 Systèmes dinformation administratif et comptable Mis en place depuis longtemps ils existent partout Les tâches gérées sont multiples : Mouvements des patients – frais de séjour Mouvements des patients – frais de séjour Comptabilité fournisseurs et « clients » Comptabilité fournisseurs et « clients » Gestion financière, EPRD,… Gestion financière, EPRD,… Ils suivent une logique financière : Par exemple : un patient peut être « présent » dans 2 unités à la fois : dans un service de soin et en réservation dans une unité dhébergement Par exemple : un patient peut être « présent » dans 2 unités à la fois : dans un service de soin et en réservation dans une unité dhébergement

6 Système logistique Cest en fait tous les systèmes de gestions de stock (flux, commandes) Concerne donc de nombreuses fonctions : Magasin, économat Magasin, économat Fonction linge, fonction restauration Fonction linge, fonction restauration … Ces systèmes existent souvent mais disparates et rarement coordonnés

7 Systèmes médico-techniques et de logistique médicale En lien avec le plateau-technique : Unités dimagerie, laboratoire, … Unités dimagerie, laboratoire, … Mais aussi la pharmacie Mais aussi la pharmacie En lien avec les appareillages bio- médicaux

8 Systèmes dinformation médicale et para-médicale Suivi individuel du patient : Les différents dossiers professionnels : Les différents dossiers professionnels : Dossier médical Dossier de soin Dossier social Dossier de rééducation (kiné, orthophoniste,…) La révolution du Dossier Médical Personnel La révolution du Dossier Médical Personnel Mise en œuvre difficile et repoussée… Inverse le raisonnement : centré sur le patient et pas sur le professionnel PMSI : intérêt épidémiologique et surtout budgétaire

9 Systèmes transversaux et de pilotage Architecture documentaire : Interne Interne Externe ExterneMessagerie Interne Interne Externe Externe Recueil dinformations : Signalement dincidents et dévènements à risque Signalement dincidents et dévènements à risque Systèmes daide à la décision

10 Approche structurelle du SIH Découpage organisationnel par Unités Fonctionnelles (pôles, services de soin ou administratifs, plateau technique,…) Simplifie la gestion de projets ciblés… …mais perte de vision globale et intégration difficile

11 Approche processus du SIH Centrée sur le patient Basée sur lanalyse des différentes activités nécessaires autour du patient et leurs enchainements Système cohérent en termes dintégration …mais plus complexe et beaucoup plus vaste (dautant que lhôpital est grand)

12 Plan Système dInformation Hospitalier et système dinformation médicale Mise en place du système dinformation médicale à lhôpital de Sancerre Objectifs – atouts et difficultés Objectifs – atouts et difficultés Principes retenus Principes retenus Méthodologie Méthodologie Exemple damélioration importante apportée par lapproche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK Exemple damélioration importante apportée par lapproche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

13 Objectifs spécifiques à Sancerre de la mise en place du SIM Remplir les obligations règlementaires : Mise en place du PMSI (du fait de laugmentation de capacité du service de Soins de Suite de 15 à 30 lits) Mise en place du PMSI (du fait de laugmentation de capacité du service de Soins de Suite de 15 à 30 lits) Rédaction du projet détablissement Rédaction du projet détablissement Participer à la démarche qualité : Améliorer la traçabilité (soins, prescriptions…) Améliorer la traçabilité (soins, prescriptions…) Améliorer la permanence des soins Améliorer la permanence des soins Améliorer le partage de linformation Améliorer le partage de linformation Améliorer les différents circuits (médicament…) Améliorer les différents circuits (médicament…) Fédérer tous les éléments de lhôpital Secteur sanitaire et médico-social Secteur sanitaire et médico-social Site principal et sites distants Site principal et sites distants

14 Atouts de lhôpital de Sancerre Petite taille : Peu de services différents (1 SSR, 1 USLD, 3 EHPAD) Peu de services différents (1 SSR, 1 USLD, 3 EHPAD) Seulement 2 axes de prise en charge (gérontologie et soins palliatifs) Seulement 2 axes de prise en charge (gérontologie et soins palliatifs) 3 PH pour le secteur sanitaire 3 PH pour le secteur sanitaire Forte motivation des différents personnels et de la direction Paradoxalement le fait de partir de très bas

15 Difficultés Géographiques et architecturales 3 sites : 1 site principal et 2 sites distants 3 sites : 1 site principal et 2 sites distants Site principal comportant de vieux bâtiments Site principal comportant de vieux bâtiments Nombreux personnels nayant aucune connaissance en informatique Intervention dans les EHPAD de nombreux médecins généralistes

16 Principes retenus pour la mise en œuvre du SIM Schéma directeur de linformation basé sur : lintégration la plus grande possible des différents systèmes et lapproche processus lintégration la plus grande possible des différents systèmes et lapproche processus Mise en place dun système unique Mise en place dun système unique dans les secteurs sanitaire et médico-social sur les 3 sites de létablissement Notion de dossier patient partagé Un seul dossier patient mais plusieurs dossiers professionnels (médical, soins, kiné, orthophonie, pédicure,…) Un seul dossier patient mais plusieurs dossiers professionnels (médical, soins, kiné, orthophonie, pédicure,…) Partage optimisé par lattribution de droits différents aux intervenants (en lecture et en écriture) Partage optimisé par lattribution de droits différents aux intervenants (en lecture et en écriture)

17 Méthodologie Les différentes étapes : Élaboration des cahiers des charges (software et hardware) Élaboration des cahiers des charges (software et hardware) Choix des solutions logicielles et matérielles Choix des solutions logicielles et matérielles Mise en place Mise en place Formation Formation Mise en œuvre Mise en œuvre Régulièrement : évaluation, formation Régulièrement : évaluation, formation Réalisées en pluri-disciplinarité : tous les agents sont concernés

18 Les cahiers des charges Hardware Architecture dun réseau permettant la gestion centralisée des 3 sites Architecture dun réseau permettant la gestion centralisée des 3 sites Connections sans-fil quand cela est possible Connections sans-fil quand cela est possible Nombre suffisant dorganes de saisie Nombre suffisant dorganes de saisieSoftware Compatibilité avec le logiciel administratif existant Compatibilité avec le logiciel administratif existant Dossier centré sur le patient Dossier centré sur le patient Intégration de fonctions : Intégration de fonctions : Codage PMSI mais aussi AGGIR, PATHOS… Réception de résultats de biologie Messagerie, agenda patient et professionnels Aide à la prescription (interactions, livret du médicament,…)

19 Choix des solutions Éléments du choix : Respect des cahiers des charges Respect des cahiers des charges liés au logiciel : ergonomie, évolutivité, … liés au logiciel : ergonomie, évolutivité, … liés à la société : maintenance, pérennité,… liés à la société : maintenance, pérennité,… Nécessite de tester les logiciels et matériels par les agents concernés En tenant compte des contraintes budgétaires

20 Les éléments du réseau informatique Un serveur avec système de sauvegarde Des systèmes de communication : câblé câblé sans fil (hertzien) sans fil (hertzien) Des « organes » de saisie et consultation : Ordinateurs de bureau connectés au réseau Ordinateurs de bureau connectés au réseau Ordinateurs portables Ordinateurs portables Clients légers : 1 écran, 1 souris, 1 clavier Clients légers : 1 écran, 1 souris, 1 clavier Des imprimantes asservies à un ordinateur asservies à un ordinateur dédiées au réseau (système préférable : utilisables depuis nimporte quel organe de saisie et consultation) dédiées au réseau (système préférable : utilisables depuis nimporte quel organe de saisie et consultation) Dautres périphériques éventuellement : scanners,…

21 Administration Maison de Retraite USLD SSR Pharmacie Restauration Cadre de santé PHPH 4 serveurs IDE kiné AS Secteur « sans fil » médecins AS Cadre de santé PH Secrétaire médicale Cadre de santé 8 Ordinateurs 4 portables Cadre supérieur de santé Animation Services techniques Local Serveurs Blanchisserie 4 serveurs ordinateur portable client léger Les postes installés sur le site de Sancerre

22 Administration Maison de Retraite USLD SSR Pharmacie Restauration Cadre de santé PHPH 4 serveurs IDE kiné AS Secteur « sans fil » médecins AS Cadre de santé PH Secrétaire médicale Cadre de santé 8 Ordinateurs 4 portables Cadre supérieur de santé Animation Services techniques Réseau câblé et « sans fil » Réseau câblé et « sans fil » Local Serveurs routeur Fibre optique Blanchisserie

23 Architecture générale du réseau Site de Sancerre Maison de Retraitede Sury-en-Vaux - Accueil de jour Maison de Retraite de Boulleret Accès à distance pour les PH accès Internet sécurisé par VPN accès internet sécurisé par VPN Serveurs sessions TSE accès Internet sécurisé par VPN 1 client léger 2 clients léger 3 ordinateurs 1 ordinateur

24 Etapes de la mise en œuvre Formation : de tous les personnels concernés de tous les personnels concernés plus poussée pour des référents dans chaque unité plus poussée pour des référents dans chaque unité Mise en place progressive phase de transition phase de transition abandon du papier abandon du papier Évaluation de lefficacité et nouvelles formations

25 Plan Système dInformation Hospitalier et système dinformation médicale Mise en place du système dinformation médicale à lhôpital de Sancerre Objectifs – atouts et difficultés Objectifs – atouts et difficultés Principes retenus Principes retenus Méthodologie Méthodologie Exemple damélioration importante apportée par lapproche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK Exemple damélioration importante apportée par lapproche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

26 Amélioration de la prescription des AVK par le SIM Modification éventuelle de posologie Protocole consultable Prescription systématique horodaté signée par PH Impression directe sur le site concerné Contrôles INR Protocole consultable Prescription biologique optimisée Agenda patient et soignantsmessagerie Dispensation - Distribution Consultation directe à la pharmacie Gestion des stocks Plan dAdministration des Médicaments Validation de la distribution Prescription initiale Protocole consultableDétection dinteractionsTraçabilité (horodatée)

27 En conclusion La mise en œuvre dun Système dInformation Hospitalier intégré, basé sur lapproche processus, aide à lamélioration de la Qualité. Lhôpital local est, de par sa relative simplicité, un lieu dexpérimentation idéal de ce type dapproche


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