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IAE – Montpellier – Master MTID « Processus de management des projets »

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1 IAE – Montpellier – Master MTID « Processus de management des projets »

2 2 Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

3 3 CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE QU'EST CE QU'UN PROJET ? INTRODUCTION * Définition donnée par l'AFNOR "Une action spécifique, nouvelle, qui structure méthodiquement et progressivement une réalité à venir pour laquelle on n'a pas d'équivalent exact." * Dictionnaire de la langue française "Ensemble de travaux visant à atteindre un objectif défini dans des contraintes de coût, délais, performance, qualité."

4 4 LES METIERS DUN PROJET Directeur de Projet Chef de Projet Correspondant (Chef de Projet) Client Equipe de Projet Structure Client CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE INTRODUCTION

5 5 LES DIFFERENTS MODES DE CONDUITE DE PROJET * LA GESTION DE PROJET * LE MANAGEMENT DE PROJET * LE MANAGEMENT PAR PROJET CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE INTRODUCTION

6 6 LA GESTION DE PROJET Pourquoi gérer un projet ? ê Gérer un projet, c'est : Prévoir Suivre Terminer Donc être capable d'atteindre des objectifs prédéfinis et de maîtriser les coûts et les délais imposés CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE INTRODUCTION

7 7 QU'EST CE QUE LE MANAGEMENT DE PROJET ? = Gestion de projet + La gestion de son environnement & la gestion du changement ê Définition de l'organisation du projet (montage de l'équipe, définition des structures de concertation, des règles de communication,...) ê Animation d'équipes mixtes, motivation,... ê Communication à l'intérieur et à l'extérieur de l'équipe de projet CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE INTRODUCTION

8 8 QU'ESTCE QUE LE MANAGEMENT PAR PROJET ? = Management de projet + L'ensemble des activités de l'entreprise organisée en projets ê La gestion multi-projets au sein d'une entreprise, ou d'un secteur de l'entreprise ê La coordination entre les projets ê La gestion des ressources et de leur affectation à ces projets CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE INTRODUCTION

9 9 LE FONCTIONNEMENT DU MANAGEMENT PAR PROJET Responsable Département 3 Responsable Département 2 Responsable Département 1 DEFINIT LE QUI ET LE COMMENT, VALIDE LE QUAND DEFINIT LE QUOI, GERE LE QUAND Responsable de Projet Coordinateur des Projets VALIDE LE QUI ET LE QUI ET LE QUAND CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE INTRODUCTION

10 10 LES STRUCTURES ORGANISATIONNELLES ê L'antistructure (pas de structure dédiée au projet) Respect du rattachement hiérarchique établi dans l'entreprise ê La structure commando (structure spécifiquement montée pour la durée du projet) Rattachement hiérarchique des ressources au Chef de Projet Regroupement éventuel de l'équipe de projet dans un même lieu ("bocalisation") ê La structure matricielle Rattachement hiérarchique par domaine de compétence (expertise technique et GRH) Rattachement fonctionnel au Chef de projet CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE INTRODUCTION

11 11 QUELLE STRUCTURE CHOISIR ? Antistructure Taille du projet Complexité du projet Durée du projet Respect des coûts Respect des délais Nombre de projets à mener en même temps Typologie de projetCommandoMatricielle FaibleMoyenne/élevéeToutes tailles FaibleForte CourteMoyenne/élevée Forte Toutes durées SecondaireImportant SecondaireImportantTrès important Faible Important CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE INTRODUCTION

12 12 Le projet vit dans un espace fini, avec un début et une fin précisés lors de l expression des besoins, et qui doivent être formalisés par un contrat. Ce dernier décrit: Les responsabilités et engagements liant les parties Le cadre dans lequel s exerce la prestation La nature des prestations visées LE CONTRAT CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE INTRODUCTION

13 13 Son analyse précise est nécessaire et permet d aborder dès le début du projet les risques inhérents aux diverses prestations et de définir les obligations respectives: engagement de moyens ou de résultats maîtrise d œuvre, assistance à maîtrise d ouvrage, partenariat… La concrétisation de ces réflexions conduit à des contrats de type divers: contrat de Conseil contrat d Assistance Technique: essentiellement engagements de moyens contrat au Forfait: engagement de résultats contrat de Formation CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LE CONTRAT INTRODUCTION

14 14 INTRODUCTION UN EXEMPLE DE PROJET : LE TROPHEE JULES VERNES Le tour du monde à la voile en moins de 80 jours miles par les 3 caps Départ de Ouessant Retour à Ouessant

15 15 Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan MANAGEMENT DE PROJET

16 16 MONTAGE DU PROJET PREPARATION SUIVI TERMINAISON & BILAN LES ETAPES MANAGEMENT DE PROJET La gestion de projet se décompose en quatre étapes : Jamais la même chose mais toujours de la même façon

17 17 UN PROCESSUS ITERATIF ê DECOUPAGE DU PROJET EN SOUS-PROJETS (éventuellement) ê DECOUPAGE DU PROJET (ou du sous projet) EN PHASES (toujours) ê DETERMINATION DU CYCLE DE VIE DU PROJET ê DECOUPAGE DES PHASES EN TACHES (toujours) ê APPLIQUER LES MEMES PRINCIPES DE MANAGEMENT A CHAQUE ENTITE IDENTIFIEE MANAGEMENT DE PROJET LES ETAPES

18 18 LES ETAPES POUR UN PROJET (ou sous-projet) MANAGEMENT DE PROJET MONTAGE DU PROJET PREPARATION DE PHASE SUIVI DE PHASE (et du projet) TERMINAISON & BILAN DE PHASE (et du projet) COMMUNICATION / CONDUITE DU CHANGEMENT AUDIT LES ETAPES

19 19 Mise en place dun ERP MANAGEMENT DE PROJET LES ETAPES : LES ETAPES : EXEMPLE DE CYCLE DE VIE PHASE 1 : CONCEPTION GENERALE - Détermination des processus cibles - « ERP Faisabilité » - Choix de scénarios de paramétrage - Spécifications des programmes à développer Processus validés Documents dimplémentation validés Dossier de specs LIVRABLES Bac à sable Env. Tech. PHASE 2 : PROTOTYPAGE - Paramétrage de lERP - Développement des programmes spécifiques - Définition et paramétrage des autorisations Documents dimplémentation complétés Programmes Env. de DEV PHASE 3 : RECETTE - Tests unitaires / Tests dintégration - Formation des utilisateurs clés Dossier de recette validé Guide utilisateur Env. de REC PHASE 4 : MISE EN OEUVRE - Formation des utilisateurs finaux - Reprise des données Env. de REC puis EXPLOIT

20 20 ETAPES DU MANAGEMENT DE PROJET ET PHASES DU CYCLE DE VIE MANAGEMENT DE PROJET LES ETAPES PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3 PHASE 4 CYCLE DE VIE MONTAGE DU PROJET PREPARATION PHASE SUIVI PHASE TERMINAISON & BILAN PREPARATION PHASE SUIVI PHASE TERMINAISON & BILAN PREPARATION PHASE SUIVI PHASE TERMINAISON & BILAN PREPARATION PHASE SUIVI PHASE TERMINAISON & BILAN MANAGEMENT DE PROJET

21 21 EXEMPLE : LE PROJET Trophée Jules Vernes TROPHEE JULES VERNES Niveau projet Niveau sous-projet Niveau phase PREPARATION COURSE AU LARGE Montage du projet Conception Réalisation Essais & Validation Découpage en tâches MANAGEMENT DE PROJET REALISATION DU BATEAU LES ETAPES

22 22 L environnement des projets Nous allons approfondir chacune des étapes du management de projet LE MANAGEMENT PAR PROJET Manuel de Validation Bilan de Projet TERMINAISON & BILAN Fin Projet 1 Phase 3 / Projet 6 Phase 1 / Projet 2 SUIVI DES PHASES / PROJETS Phase 3 / Projet 4 Suivi Phase 2 / Projet 5 Phase 1 / Projet 6 Compte Rendu Activité Fiche actions Flash réunion Logiciel de gestion de projets PREPARATION DES PHASES Phase 4 / Projet 2 Préparation Phase 2 / Projet 3 Phase 2 / Projet1 Planning Tableau de bord des phases/projets Documents types Conduite de projet Gestion des ressources La communication et la dynamique de groupe (motivation, négociation, délégation,...) Rôle, Profil et responsabilité du CDP MANAGEMENT DE PROJET MONTAGE DES PROJETS Montage projet 15 Projet 8 Valise PERT-IT (Planif) Techniques destimation Logiciel de gestion de projets Protocole de Projet D1D2D3D4 P1 P2 Pn La méthode et les outils Projet 12

23 23 Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

24 24 1) Définition précise des objectifs, des enjeux et du périmètre du projet 2) Définition de l'équipe de projet 3) Définition des structures de concertation 4) Evaluation des risques liés au projetEvaluation des risques liés au projet 5) Eventuellement, consultation et choix d'intervenants extérieurs 6) Définition des phases et du planning macroscopique du projet 7) Evaluation de la charge globale du projet 8) Détermination du budget du projet 9) Processus de validation du montage du projet 10)Lancement du projet MONTAGE DU PROJET Montage du projet: Les 10 actions à mener

25 25 PRINCIPE FONDAMENTAL : Avoir une parfaite identité de compréhension sur les objectifs, les enjeux et le périmètre du projet entre - le client, - le négociateur du contrat, - les équipes qui vont œuvrer à la réalisation du contrat. CONSEQUENCES : - Rédiger de façon claire et précise les objectifs à atteindre, les enjeux du projet et le périmètre de la mission - Les communiquer à lensemble des acteurs concernés - Eliminer toutes les zones dombre avant de débuter le projet Montage du projet: 1) Objectifs, Enjeux et Périmètre MONTAGE DU PROJET

26 26 Montage du projet : 2) constituer léquipe Dès l origine du projet, léquipe qui aura la charge de le réaliser est à constituer. Il est souhaitable que sa structure soit la suivante: Directeur de projet Chef(s) de projet Equipe(s) de conception et de réalisation Chef de Projet Client MONTAGE DU PROJET Equipe(s) Utilisateurs Maîtrise d'oeuvreMaîtrise d'ouvrage

27 27 Montage du projet: 2) constituer l équipe Un DIRECTEUR de PROJET, chargé de suivre le projet à travers les indicateurs dont les valeurs lui sont fournies par le Chef de Projet. C est lui qui a le recul nécessaire pour contrôler les éventuelles dérives pouvant survenir lors de la réalisation de chaque phase. Il a également la responsabilité du suivi financier du projet. Un CHEF de PROJET, chargé de suivre le projet au quotidien. Il assure la production des documents, le suivi des équipes de conception et réalisation, le dialogue avec le client. Cest le CHEF DORCHESTRE du projet. Un CHEF DE PROJET CLIENT qui sera l interlocuteur privilégié de l équipe. Une EQUIPE de CONCEPTION et REALISATION, qui peut être mixte interne/externe, comprenant toutes les ressources nécessaires à la réalisation des tâches identifiées. MONTAGE DU PROJET

28 28 Profil du Chef de Projet Source : le management par projet de Serge RAYNAL: les éditions d organisation MONTAGE DU PROJET Montage du projet: 2) constituer léquipe Il conçoit la méthode Il pilote Il est stratège Méthodologue Il anime, il est pédagogue Il coordonne Il communique Animateur Sans être expert, il a une bonne connaissance du sujet et du language Connaît le sujet Par rapport au sujet Par rapport à sa mission de chef de projet Reconnu Il peut consacrer du temps au pilotage du projet Il peut se rendre disponible pour aider, faire progresser, communiquer Disponible Il s'est approprié l'objectif Il veut faire partager l'objectif au groupe Il veut que le projet réussisse Il est prêt à prendre des risques Volonté d'aboutir

29 29 Etre Chef de Projet C est un métier, pas un jeu Cela nécessite de faire tout ce quil y a faire, quon en ait envie ou pas, Ce que le chef aime le plus, il faut le laisser aux autres, cela s appelle déléguer Au lieu de courir devant, il vaut mieux passer derrière et ramasser les miettes Sa mission et son rôle consistent à mettre en œuvre et à piloter un projet pas toujours clairement formalisé. Charge à lui d en préciser les contours. Source : le management par projet de Serge RAYNAL: les éditions d organisation MONTAGE DU PROJET Montage du projet: 2) constituer l équipe

30 30 ê Participation au montage du projet (définition de l'organisation,...) ê Animation de l'équipe de projet ê Relation avec le Correspondant Client et les instances décisionnelles, actions de communication à l'intérieur du projet ê Planification détaillée des phases du projet (au fur et à mesure de l'avancement) ê Estimation fine de la charge de chaque tâche (avec les ressources de l'équipe) ê Suivi en charge et en délai du projet ê Fourniture d'indicateurs au Directeur de Projet MONTAGE DU PROJET Le rôle du Chef de Projet Montage du projet: 2) constituer l équipe

31 31 ê Participation au montage du projet (définition de l'organisation,...) ê COMMUNICATION au sein de l'entreprise cliente ê Animation des équipes clients concernées ê Entretien de la MOTIVATION ê Relation avec les instances décisionnelles, ê Validation des travaux réalisés par l'équipe de projet (organisation des opérations de validation, participation à ces opérations). Le rôle du Chef de Projet Client Montage du projet: 2) constituer l équipe MONTAGE DU PROJET

32 32 Montage du projet: 2) constituer l équipe MONTAGE DU PROJET LE TROPHEE JULES VERNES Chef de Projet ( skipper) : Bruno PEYRON Direction de Projet : Le PC COURSE, avec un Stratège en navigation, épaulé par une équipe de météorologues Correspondant Client : interlocuteur du sponsor Commodore Explorer, chargé de la communication Equipe de projet : marins triés sur le volet

33 33 MONTAGE DU PROJET Le montage du projet: 3) Les structures de concertation Instances opérationnellesEQUIPEDEPROJETEQUIPEDEPROJET GROUPES DE TRAVAILUTILISATEURS TRAVAILUTILISATEURS GROUPE QUALITE SECRETARIAT DE PROJET Instances fonctionnellesCOMITEDEPILOTAGECOMITEDEPILOTAGE Instances décisionnelles COMITE DE CONDUITE DU CHANGEMENT COMITE DE CONDUITE DU CHANGEMENT

34 34 Importance de la définition des structures Rôle du Comité de Pilotage Le Comité de Pilotage est l'instance décisionnelle du projet. Il prend toutes les décisions nécessaires au bon déroulement du projet. Il met en place le dispositif de pilotage et de gestion de projet, contrôle et actualise, en tant que de besoin, le niveau de qualité de service. Il contrôle le respect du calendrier des différentes phases du projet, la conformité des prestations attendues et réalisées, le respect de lobligation de collaboration, et règle les éventuelles contestations. Il veille à éviter toute aliénation des enjeux et objectifs du projet initialement exprimés. MONTAGE DU PROJET Le montage du projet: 3) Les structures de concertation

35 35 Importance de la définition des structures Rôle du Comité de Conduite du Changement Le Comité de Conduite du Changement est l'instance qui pilote le changement induit par la mise en place du projet dans lentreprise. Le Comité examine les propositions de scénario formulées par léquipe de projet (processus cible, nouvelles méthodes de travail), en évalue les impacts sur lorganisation en place, décide des scénarios à retenir et prend en charge les actions liées à la mise en place des changements induits. MONTAGE DU PROJET Le montage du projet: 3) Les structures de concertation

36 36 Evaluer les risques dun projet avant son démarrage, cest se donner les meilleures chances datteindre les objectifs, sans dérive de coût ni de délai Aborder : La Difficulté du projet (risque technologique, degré dinnovation, …) La force de lEquipe de projet L Environnement du projet Les exigences du client Le degré de résistance au changement Le pouvoir de décision du client Les conditions dutilisation du produit final Le risque financier Le risque juridique … Montage du projet: 4) Evaluation des risques MONTAGE DU PROJET

37 37 LA FORCE DE LEQUIPE DE PROJET Une fois l équipe constituée, il est important dévaluer, sans aucune concession, son potentiel et son aptitude à réaliser le projet. En attribuant une note à chaque paramètre défini dans le tableau suivant, on peut évaluer le niveau général de léquipe et de chacune de ses composantes (chef de projet, correspondant client, équipe de réalisation), et mettre en évidence ses principales faiblesses. Des actions correctives pourront alors être menées dès le début du projet afin de pallier à ces éventuelles faiblesses (formation, assistance extérieure, …). Montage du projet: 4) Evaluation des risques MONTAGE DU PROJET

38 38 Note (0-3) RéponseRubriqueIntervenant Chef de projet Expérience en tant que CPN1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 Chef de Projet Client Expérience du domaine Autorité au sein des équipes Expérience en animation et communication Expérience du domaine Niveau de responsabilité dans lentreprise Equipe(s) de réalisation Expérience méthodes Expérience du domaine Expérience outils de conception Expérience outils de développement Taille de léquipe MONTAGE DU PROJET Montage du projet: 4) Evaluation des risques

39 39 Note du chef de projet : NCP = (N1 + N2 + N3) * 10 / 9 Note du correspondant client : NCC = (N4 + N5 + N6) * 10 / 9 Note de l équipe de réalisation: NER = (N7 + N8 + N9 + N10 + N11) * 10 / 15 Note générale de l équipe: (NCP + NCC + NER) / 3 MONTAGE DU PROJET Le montage du projet: 4) Evaluation des risques

40 40 Si l analyse du potentiel de l équipe fait ressortir un besoin en assistance externe, la démarche permettant de mettre en place une telle assistance devra être la suivante: DEFINITION DE LA MISSION APPEL D OFFRE DEPOUILLEMENT CONTRAT Le montage du projet: 5) Choix dintervenants externes MONTAGE DU PROJET

41 41 l PLANIFICATION AU NIVEAU GLOBAL (planification "stratégique") IDENTIFIER LES GRANDES ETAPES (PHASES) DU PROJET (cycle de vie) EFFECTUER UNE PLANIFICATION MANUELLE, lors d'une réunion de type "Brain Storming" : inventaire et ordonnancement de tâches macroscopiques, affectation de types de ressources l ESTIMATION DES CHARGES : deux méthodes Þ ANALYTIQUE : à partir d'une décomposition en tâches au niveaule plus fin possible (cf. planning établi) Þ SYNTHETIQUE : par analogie - Avis d'expert - Méthodes spécifiques CRITIQUE DES RESULTATS, VALIDATION FINALE REFERENTIEL DU PROJET DEFINITION DU REFERENTIEL DU PROJET (Tableau de bord du projet) Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges MONTAGE DU PROJET

42 42 LES ETAPES MISE EN PLACE DE LA DEMARCHE IDENTIFICATION DES TÂCHES PLANIFICATION ESTIMATIONS PRISE EN COMPTE DE L ENVIRONNEMENT ET PONDERATION Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges MONTAGE DU PROJET

43 43 LA PLANIFICATION DECOMPOSER EN SOUS PROJETS ET PAR SOUS PROJET * Décomposer (en phases, puis tâches) * Ordonnancer * Estimer en délai, en charge (bouclage avec lestimation) * Affecter les types de ressources INTRODUIRE UN PERT &/ou GANTT INFORMATISE MONTAGE DU PROJET Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges

44 44 LESTIMATION C est la partie la plus délicate. L estimation ne sera pas celle d un seul individu, mais sera issue de la confrontation de plusieurs chiffrages, effectués selon des méthodes: SYNTHETIQUES: * par ratios successifs à partir d une estimation dorigine * par analogie * par avis d expert ANALYTIQUES: par décomposition de tâches (au niveau le plus fin possible). PONDERATION: application de coefficients pondérateurs en fonction de lenvironnement du projet MONTAGE DU PROJET Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges

45 45 > CHECK LIST DESTIMATION & PLANIFICATION A-t-on intégré les conclusions de l'évaluation des risques dans le planning ? Le chiffrage de la mise en place de lenvironnement technique a-t-il été effectué? Les congés ou les "récups" des collaborateurs ont-ils été prévus? Le temps de la réunion a-t-il été chiffré? A-t-on prévu:* La mise en place de lenvironnement technique * Les délais d'approvisionnement * La documentation technique * La documentation utilisateurs * La mise en place des jeux dessai * Lorganisation de la recette * Les tests unitaires et dintégration *... MONTAGE DU PROJET Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges

46 46 Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges MONTAGE DU PROJET LE TROPHEE JULES VERNES Définition de la route théorique et du « tableau de marche » = le référentiel du projet

47 47 Le montage du projet: 8) Budget du projet MONTAGE DU PROJET Valorisation de la charge au prix de vente de chaque profil de ressource impliqué Estimation des investissements Estimation du budget de fonctionnement Pondération commerciale

48 48 Le montage du projet: 9) Validation du montage MONTAGE DU PROJET Les résultats des travaux de montage du projet sont consignés dans un document : LE PROTOCOLE DE PROJET (support de communication) qui précise L origine, les objectifs, les enjeux et le périmètre du projet Les grandes étapes du projet L organisation humaine et technique Les modalités de mise en oeuvre Le planning macroscopique Le budget et qui doit être validé par le Comité de Pilotage. Plusieurs boucles pourront être nécessaires avant la validation définitive.

49 49 Le montage d'un projet doit se conclure par une réunion de lancement avec tous les acteurs concernés Le montage du projet: 10) Lancement du projet MONTAGE DU PROJET

50 50 Communication de Projet et conduite du changement MONTAGE DU PROJET Tout au long du projet, la communication est essentielle. La réunion de lancement de projet est le premier acte important de communication officielle pour les acteurs concernés. Selon le cas, des opérations de communication ciblées pourront être décidées (baptême du bateau, présentation officielle de léquipe, …)

51 51 Source : le management par projet de Serge RAYNAL: les éditions d organisation Annoncer Informer Convaincre Expliquer Persuader Faire adhérer Impliquer Séduire perception mémorisation identification appropriation adhésion compréhension MONTAGE DU PROJET Communication de Projet et conduite du changement

52 52 Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

53 53 QUAND ? Avant chaque début de phase COMMENT ? Avec les équipes QUOI ? Rappel et préparation des produits finis à produire Planification détaillée Estimation de charge précise Affectation des tâches (définition du Qui fait Quoi pour Quand) -> La Fiche Actions Projection sur le tableau de bord du projet et mise en place du tableau de suivi de la phase Préparation de phase PREPARATION

54 54 LA PLANIFICATION DETAILLEE : Décomposition des phases en tâches -> attention au maillage 0,5 jours < charge < 8 jours Distinction Tâches glissantes / Tâches fixes - réunions, journées de formation = tâches fixes - tâche à réaliser = tâche glissante (reportée si non réalisée) Représentations de planning - Réseau PERT (Program Evaluation and Review Technique) - Diagramme de Gantt Terminologie - Jalon - Chemin critique - Durée - Effort de réalisation Notions de charge et de délai Préparation de phase PREPARATION

55 55 LA FICHE ACTIONS Préparation de phase Projet/Réunion : Date : Page : Date initiale TypeQui ?Quand ? Commentaire PREPARATION Action A = Action D = Décision I = Information

56 56 Pour pouvoir SUIVRE, et MAITRISER les DELAIS, Le tableau de suivi des phases de réalisation: est OBLIGATOIRE l inventaire des tâches élémentaires doit y être EXHAUSTIF doit être chiffré par TOUS les ACTEURS est le référentiel OMNIPRESENT en cours de réalisation Préparation de phase PREPARATION

57 57 LE TABLEAU DE BORD DE SUIVI DE LA PHASE Préparation de phase Projet : X / Phase : 2 Mis à jour à fin de semaine S TâchePrévuRéaliséR à R Total (Réalisé + R à R) - Prévu DteDPDteDRDteFPDteFR PREPARATION

58 58 Préparation de phase PREPARATION LE TROPHEE JULES VERNES Définition de la route à suivre et de lobjectif vitesse/distance à parcourir entre les 2 positions définies pour la phase

59 59 Penser à communiquer Source : le management par projet de Serge RAYNAL: les éditions d organisation Annoncer Informer Convaincre Expliquer Persuader Faire adhérer Impliquer Séduire MONTAGE DU PROJET

60 60 Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

61 61 ê Suivre, cela veut dire pouvoir : piloter, anticiper, maîtriser. ê Les réunions de suivi de projet sont obligatoires Elles doivent être régulières, et se dérouler selon un plan systématique. LE SUIVI DE PROJET : La maîtrise de l'avancement Le suivi de projet, c'est la clé de voûte de la conduite de projet SUIVI Suivi de phase et du projet

62 62 Le Suivi de Projet Le suivi de projet comprend deux domaines: LE SUIVI DU CHEF DE PROJET LE SUIVI DU DIRECTEUR DE PROJET SUIVI

63 63 ê LE SUIVI DU CHEF DE PROJET ANIMATION DES REUNIONS DE SUIVI DE PROJET Point sur l'avancement des tâches en cours Communication des résultats et décisions Définition du QUI fait QUOI pour QUAND SUIVI EN CHARGE ET EN DELAI DE LA REALISATION DE CHAQUE PHASE Enregistrement du Réalisé et réestimation du Reste à Réalisé Comparaison (Réalisé + Reste à Réalisé) / Prévision Réévaluation des dates de fin Mise à jour du tableau de suivi de la phase du projet Réactualisation du planning REMONTEE DES INFORMATIONS AU DIRECTEUR DE PROJET, AU CHEF DE PROJET CLIENT, AU COMITE DE PILOTAGE Le suivi de projet : Suivi du chef de projet SUIVI

64 64 Le suivi du Chef de Projet fait suite à la Planification, à l Ordonnancement des Tâches et à l Evaluation des Charges. C est une réévaluation permanente et concertée des tâches. La comparaison entre (temps passé + reste à réaliser) et (temps budgété) doit être effectuée régulièrement. Quatre outils sont à sa disposition pour mener à bien ce suivi: LA FICHE ACTIONS LE COMPTE-RENDU D ACTIVITES LE TABLEAU DE SUIVI DE PHASE LE TABLEAU DE BORD DU PROJET SUIVI Le suivi de projet : Suivi du chef de projet

65 65 Le Compte-Rendu d Activité constitue le lien entre: LA PLANIFICATION LE SUIVI DES PHASES ET DU PROJET LE SUIVI FINANCIER LE CONTRAT SUIVI Le suivi de projet : Suivi du chef de projet

66 66 Exemple de grille de saisie de Compte-Rendu dActivité RESSOURCE :ANNEE : N° SEMAINE: Réalisé Reste à réal. Tâche Date fin Projet/Phase LMMJV Total SUIVI Le suivi de projet : Suivi du chef de projet S 0

67 67 SUIVRE, c est d abord COMMUNIQUER des résultats et définir QUI fait QUOI pour QUAND La Réunion de Suivi est: Obligatoire Hebdomadaire Basée sur la fiche de Compte Rendu de la Réunion précédente La Fiche Actions est diffusée en fin de réunion à tous les acteurs SUIVI Le suivi de projet : Suivi du chef de projet

68 68 Déroulement de la réunion hebdomadaire: Distribution du tableau de suivi de phase, de la semaine précédente Pointage de la fiche Actions de la réunion précédente et report des problèmes non résolus. Inventaire des nouveaux problèmes et décision d action (Fiche Actions de la réunion en cours). Pointage des Comptes-Rendus d Activité Hebdomadaires Réévaluation du Reste à Faire Photocopie et diffusion de la nouvelle Fiche Actions. Travail de laboratoire du Chef de projet: Mise à jour du Tableau de Suivi de Phase Mise à jour du tableau de bord du projet Classement des documents SUIVI Le suivi de projet : Suivi du chef de projet

69 69 Les questions soulevées lors de la dernière réunion de Suivi ont-elles été résolues? Les points non réglés ont-ils été reportés? Y-a-t-il des sujets reportés de semaine en semaine depuis trop longtemps? Tous les points soulevés lors de la réunion et nécessitant une action ont-ils été mentionnés? Le Qui et le Pour Quand ont-ils été renseignés? La charge consommée pour chaque tâche a-t-elle été prise en compte dans la tableau de suivi de phase? Le chiffrage du Reste à Réaliser est-il réel? Le temps réel de réalisation est-il cohérent avec le temps de présence mensuel des ressources? La projection sur le Tableau de Bord du projet a-t-elle été effectuée? ETC... SUIVI Le suivi de projet : Suivi du chef de projet

70 70 Le tableau de bord du projet permet de visualiser lavancement du projet dans sa globalité. Il permet d effectuer un suivi en temps par rapport aux ressources affectées au projet et non par rapport aux tâches inventoriées. Il est également mis en œuvre part l intermédiaire d un outil de gestion de projet. A défaut, il peut être créé à laide d un tableur (tableau de bord). SUIVI Le suivi de projet : Suivi du chef de projet

71 71 Exemple de Tableau de Bord de Suivi de Projet SUIVI Le suivi de projet : Suivi du chef de projet Temps passé Temps valorisés en F Cumul en F Avancement en % par rapport au budget Budget

72 72 SUIVI Le suivi de projet : Suivi du chef de projet LE TROPHEE JULES VERNES Point sur la vitesse/distance parcourue entre les 2 positions définies Définition des objectifs pour la période à venir

73 73 ê ANTICIPATION ET PRISE DE DECISIONS PRISE EN COMPTE DES IMPACTS DU SUIVI DE LA PHASE SUR LE PLANNING GLOBAL DU PROJET PRISE DE DECISIONS DANS LE CADRE DU PROJET ANTICIPATION PAR RAPPORT A D'EVENTUELLES DERIVES (en coût, en charge ou en délai) REMONTEE DES INFORMATIONS AU COMITE DE PILOTAGE SUIVI FINANCIER DU PROJET SUIVI Le suivi de projet : Suivi du Directeur de projet

74 74 SUIVI Le suivi de projet : Suivi du Directeur de projet LE TROPHEE JULES VERNES Direction de course : Analyse des données transmises Projection sur lensemble du parcours Analyse des conditions météo à venir Transmission de recommandations à léquipage Information des médias

75 75 LE SUIVI FINANCIER Il est essentiellement à la charge du Directeur de Projet, qui s appuie pour cela sur les valeurs d indicateurs fournis par le Chef de Projet. Toutefois, l information du résultat économique d un projet et de ses valeurs intermédiaires doit atteindre le Chef de Projet qui ne doit pas être étranger à cet aspect des choses. Le suivi du Chef de Projet se fait sur la base des temps passés, répertoriés par activité du projet. Le suivi du Directeur de Projet se fait sur la base du temps passé répertorié par individu, auquel viennent s ajouter les dépenses et engagements divers. SUIVI Le suivi de projet : Suivi du Directeur de projet

76 76 LE SUIVI FINANCIER Il s appuie sur les indicateurs suivants: Le cumul mensuel des temps recensés sur les fiches d activité de chaque collaborateur Le temps de présence mensuel de chaque collaborateur dans lentreprise La ventilation du Reste à Faire par collaborateur Les prévisions d évolution du projet La valorisation du projet sur la base des salaires individuels, des dépenses et des engagements La comparaison de cette valorisation avec le budget du projet. SUIVI Le suivi de projet : Suivi du Directeur de projet

77 77 MP CUMUL par ACTIVITE CUMUL MENSUEL par INDIVIDU $ ENGAGEMENT DEPENSE COMPARAISON / TEMPS SALARIE TEMPS PASSE / MOIS / PERSONNE CUMUL VALORISATION / SALAIRES ENGAGEMENTS DEPENSES PROVISION MENSUELLE & PROVISION CUMULEE FACTURATION MARGE TOTAUX ACTIVITEBUDGET PrévRéal R à R MESURE D ECART SUIVI FINANCIER SUIVI du CHEF DE PROJET SUIVI Le suivi de projet : Suivi du Directeur de projet LE SUIVI FINANCIER

78 78 Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

79 79 Terminaison & bilan DISTINGUER : LA TERMINAISON & LE BILAN DE PHASE LA TERMINAISON & LE BILAN DE PROJET TERMINAISON & BILAN

80 80 ê TERMINAISON DE PHASE Vérifier que les produits attendus ont été correctement livrés et sont conformes aux attentes exprimées Sassurer que ces produits ont été validés par le client (engagement écrit) Effectuer un rapprochement avec le contrat pour le déclenchement éventuel de la facturation ê BILAN DE PHASE Comparaison prévisions/réalisations (en charge et en délai) Constats sur le déroulement de la phase (effort réel des ressources / effort théorique, organisation, communication,...) Décisions éventuelles de mise en place d'actions correctrices TERMINAISON & BILAN DE PHASE Terminaison & bilan de phase UNE REGLE : NE PAS ATTAQUER LA PHASE SUIVANTE TANT QUE LA PRECEDENTE NEST PAS VALIDEE TERMINAISON & BILAN

81 81 TERMINAISON DU PROJET : La réception (ou recette ou validation) ê LA RECEPTION DOIT SE DEROULER SELON UNE PROCEDURE RIGOUREUSE ET SYSTEMATIQUE Définition des critères d'acceptation (fonctionnels, techniques, qualité,...) Définition de l'organisation et des participants Terminaison & bilan de projet LA RECEPTION DUN PROJET, AVANT D ETRE UN ACTE TECHNIQUE, EST UN ACTE JURIDIQUE QUI DONNE QUITUS AU FOURNISSEUR QUANT A LA CONFORMITE DU PRODUIT FOURNI PAR RAPPORT AUX EXIGENCES DU « CAHIER DES CHARGES ». UNE REGLE: ANTICIPER TERMINAISON & BILAN

82 82 Terminaison & bilan de projet LA RECEPTION : UNE PREOCCUPATION DEPUIS LINITIALISATION DU PROJET Dès l initialisation du projet, il est bon de définir quels seront les moyens et procédures utilisés dans le cadre de la validation de la chose livrée, comme par exemple: * la préparation des éléments constitutifs de la validation (jeux dessai) * la définition du contenu du dossier de réception (manuel de recette) * la planification de la réception * les responsabilités de chacun (client, prestataire(s), fournisseur) TERMINAISON & BILAN

83 83 Terminaison & bilan de projet LES OUTILS DE LA RECEPTION : Les jeux dessai utilisateurs Les jeux d essai, définis par les utilisateurs en fin de phase de conception, serviront à la recette fonctionnelle de lapplication. A ce stade, les jeux dessai peuvent nêtre constitués que de documents ou exemples permettant de tester le produit dans des cas standards et/ou aux limites. Sil est fondamental que ces jeux dessai soient constitués par les utilisateurs, il ne s agit pas nécessairement pour eux den assurer leur mise en place. Dans ce cadre, outre la réalisation des actions afférentes (saisie de données, extraction à partir de fichiers ou bases déjà opérationnelles, …), l équipe aura un rôle de coordination. TERMINAISON & BILAN

84 84 Terminaison & bilan de projet LES OUTILS DE LA RECEPTION : Le Manuel de Recette Cest le guide de la recette. Il doit permettre de qualifier tous les paramètres mesurables de l application livrée, tant sur le plan technique que fonctionnel. Il doit rappeler: L organisation humaine de la recette et la définition des responsabilités associées Les outils matériels et logiciels utilisés et leurs versions (si imposés) Les règles dergonomie (organisation des menus, présentation des écrans, enchaînement décrans, touches de fonction…) Les règles définies en matière dautorisation d accès La documentation à fournir (aide en ligne, manuel utilisateurs, documentation technique, …) La liste des procédures à livrer et leur description sommaire TERMINAISON & BILAN

85 85 Terminaison & bilan de projet LES OUTILS DE LA RECEPTION : Le Manuel de Recette Il doit aussi définir les tests techniques sur: Le fonctionnement du matériel Les performances Les sécurités Les conflits d accès La gestion des reprises, etc. Concernant l aspect fonctionnel, des fiches de recette précisant le détail des points à contrôler, devront être produites pour chaque procédure. Enfin, un ordonnancement des tests à effectuer sera établi afin de contrôler le bon fonctionnement de lapplication selon une chronologie logique. TERMINAISON & BILAN

86 86 Terminaison & bilan de projet LES OUTILS DE LA RECEPTION : Les fiches de test Toutes les remarques exprimées par les utilisateurs au cours de la procédure de recette devront être consignées dans des fiches dédiées à cette effet. Ces fiches seront ensuite classées de la façon suivante: Erreurs dues à un manque de formation. Erreurs dues à l environnement (matériel, données de base…). Anomalies réelles de fonctionnement, dont la correction conditionnera la prononciation de la recette. Ces anomalies pourront être bloquantes ou non bloquantes. Différences constatées entre les spécifications fonctionnelles et la transaction réalisée. Ces différences, si elles sont justifiées, pourront donner lieu à une refonte plus ou moins importante de lapplication livrée. Demandes damélioration de « confort ». Demandes d amélioration non prévues dans les spécifications. Ces dernières ne pourront remettre en cause la recette, mais leur réalisation pourra être jugée nécessaire avant la phase de mise en exploitation sous contrôle. L analyse de ces différentes fiches sera faite par les Chefs de Projet Informatique et Client. TERMINAISON & BILAN

87 87. LA RECEPTION PROVISOIRE Vérification de la conformité de la chose livrée par rapport à la chose commandée. Cette vérification se fait sur la base de contrôles et de tests de qualification. Une règle : traiter l'intégralité du mandat initial avant de prendre en compte d'éventuels avenants. Un procès verbal de recette provisoire devra être établi à lissue de cette étape.. LA RECEPTION DEFINITIVE Est prononcée à l'issue d'une période probatoire d'utilisation de la chose livrée dans des conditions normales de fonctionnement. Sa prononciation libère le fournisseur de ses obligations contractuelles (exception faite des règles de garantie). Un procès verbal de recette définitive devra être établi à lissue de cette étape Ne jamais perdre de vue que, dans le cas d'un contrat, des paiements sont associés aux phases de réception Lors de la réception finale du projet, deux étapes sont à distinguer : LA RECEPTION Terminaison & bilan de projet TERMINAISON & BILAN

88 88 PROCEDURE DE RECETTE : Réception provisoire Terminaison & bilan de projet TERMINAISON & BILAN Définition des groupes utilisateurs participant à la recette. Planification. Mise en place de lapplication dans l environnement de recette. Validation des jeux dessai et mise en place. Tests de recette et corrections éventuelles. Rédaction du procès verbal de recette provisoire. Lexécution de lensemble des opérations de réception peut se traduire par lune des sanctions suivantes: Acceptation avec ou sans réserves. Le refus provisoire ou définitif.

89 89 PROCEDURE DE RECETTE : Réception définitive Terminaison & bilan de projet TERMINAISON & BILAN Mise en place de lapplication dans lenvironnement dexploitation. Définition du calendrier dexploitation pour la période probatoire. Mise en place des données et fichiers réels. Formation du personnel. Contrôle de la montée en puissance du système. Rédaction du procès verbal de recette définitive.Eventuellement: Exploitation en double avec lancien système. Généralisation du système à partir d un site pilote à lensemble de lorganisation.

90 90 LA RECETTE : CONCLUSION Terminaison & bilan de projet TERMINAISON & BILAN LA RECETTE DOIT ETRE UNE PREOCCUPATION DEPUIS LINITIALISATION DU PROJET. UNE RECETTE NE PEUT ETRE PRONONCEE QUA PARTIR DU MOMENT OU UN REFERENTIEL PRECIS A ETE DEFINI. UNE RECETTE DOIT SE DEROULER DANS UN DELAI COURT ET DONC ETRE SOIGNEUSEMENT PREPAREE. PREPARER LA RECETTE C EST AUSSI AVOIR LA GARANTIE DE LIVRER UN PRODUIT « FINI ». LE TAUX D IMPLICATION DES UTILISATEURS EST FORT DANS TOUTES LES ETAPES DE LA RECETTE, LEUR DISPONIBILITE DOIT DONC ETRE ASSUREE. EFFECTUER LA RECETTE DANS DE BONNES CONDITIONS, C EST AVOIR L ESPOIR D ECRIRE LE MOT « FIN » POUR LA REALISATION D UN PROJET.

91 91 Il est important qu au terme du projet, un bilan complet soit établi. Les réponses aux questions regroupées dans des check-list préétablies par domaine devront permettre de tirer les enseignements du projet: Bilan sur latteinte des objectifs Bilan économique Bilan sur la gestion du projet Bilan technique Bilan humain Bilan juridique TERMINAISON & BILAN TERMINAISON DU PROJET : Le bilan Terminaison & bilan de projet

92 92 BILAN DE LA GESTION DE PROJET – CHECK-LIST : Quelle a été la charge consommée sur le projet? Rapprochement avec la charge estimée? Combien de collaborateurs sont intervenus? Quelles situations ont été rencontrées? Quelles actions ont été mises en œuvre pour y répondre? Quels enseignements en déduire? Quelles ont été les modifications apportées au cours d une phase ou postérieures à son achèvement? Quelles en furent les conséquences? + CALCUL DES RATIOS DE CHARGE POUR LE PROJET, REVISION EVENTUELLE DE CEUX UTILISES TERMINAISON & BILAN Terminaison & bilan de projet

93 93 BILAN TECHNIQUE – CHECK-LIST : Quelle a été la qualité de l environnement de réalisation? Point sur les méthodes utilisées Point sur les outils utilisés Y a-t-il eu production déléments réutilisables? Y a-t-il nécessité de choisir d autres méthodes ou dautres outils? Mise à jour de la bible interne du service TERMINAISON & BILAN Terminaison & bilan de projet

94 94 BILAN HUMAIN – CHECK-LIST : Quelles compétences ont été acquises par les collaborateurs? Quelles a été la qualité des relations, de l organisation, des performances? Les formations suivies au cours du projet ont-elles donné satisfaction? Quels freins au changement a-t-on rencontré? Niveau d'acception des changements? TERMINAISON & BILAN Terminaison & bilan de projet

95 95 Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

96 96 SYNTHESE MONTAGE DU PROJET - Définition de l'objectif et du périmètre du projet - Définition de l'organisation et de la structure de l'équipe - Evaluation du risque & des freins au changement - Planification stratégique et estimation globale - Validation du budget du projet - Référentiel du projet PREPARATION DE PHASE - Définition des produits attendus - Planification opérationnelle, estimation des charges et affectation des ressources - Définition du tableau de bord de la phase Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

97 97 SYNTHESE (suite et fin) SUIVI DE PROJET - Suivi du Chef de Projet Réunions de suivi de l'équipe de projet Définition du Qui fait Quoi pour Quand Mise à jour des tableaux de suivi (phase + projet) Réunions du Comité de Pilotage Communication & préparation aux changements - Suivi du Directeur de Projet -Terminaison de phase - Bilan de phase - Réception finale du projet Réception provisoire Réception définitive - Bilan global du projet TERMINAISON & BILAN Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

98 98 Mémento Standardiser Appropriation Mémoriser Un langage commun Compréhension MANAGEMENT DE PROJET

99 99 LE TROPHEE JULES VERNES Le 20 avril 1993, Commodore Explorer, skippé par Bruno Peyron, finit son tour du monde en 79 jours 6 heures et 15 minutes MANAGEMENT DE PROJET

100 100 Annexes : MANAGEMENT DE PROJET Audit de Projet Les outils du management de projet

101 101 Diagnostic interne Audit de Projet Référentiel et outils de l auditeur Méthode Montage Préparation Suivi Terminaison Ressources Adéquation des compétences Motivation & Changement Qualité des outils et du matériel Suivi Délais Coûts Positionnement Chef de projet Coordinateur de projet Interview individuel Interview de groupe Tableaux de bord Fiche actions (Historique) Mémento Procédures Interview des ressources Interview du client

102 102 Annexes : Audit de Projet Les outils du management de projet MANAGEMENT DE PROJET

103 103 Méthode et Outils ê MONTAGE DU PROJET Définition des objectifs et du périmètre Evaluation du risque Définition de l'équipe de projet et des structures de concertation Consultation et choix d'intervenants extérieurs Elaboration du planning du projet Définition du référentiel du projet (budget, charge, délais) Rédaction et validation du protocole de projet Outils Brain Storming Check lists Modèle d'organisation Maîtrise des achats Méthode PERT-IT Logiciel de gestion de projet Méthodes et techniques d'estimation de charge Plan type de Protocole de Projet Les outils du management de projet

104 104 ê PREPARATION DE PHASEOutils Elaboration du planning détaillé du projetMéthode PERT-IT Logiciel de gestion de projet Définition du Qui fait Quoi pour QuandFiches Actions Mise en place du tableau de suivi de la phaseTableau de suivi de phase Méthode et Outils Les outils du management de projet

105 105 ê SUIVI DE PROJETOutils Réunions de l'équipe de projetFiches Actions (Obligatoires, régulières, rapprochées)Flashs réunions Suivi en charge et en délai du projet Comptes-rendus d'activité Tableau de suivi d'une phase Logiciel de gestion de projet Consolidation au niveau du projet, miseTableau de bord du projet à jour du planningLogiciel de gestion de projet Réunions du Comité de PilotageModèle de présentation Modèle de Compte-rendu de réunion Suivi du budgetTableau de bord du projet Méthode et Outils Les outils du management de projet

106 106 ê TERMINAISON & BILAN Outils Terminaison d'une phaseRevue de fin de phase Réception finale du projetPlan Type de Manuel de Réception Bilan du projetPlan type de bilan de projet Méthode et Outils Les outils du management de projet


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