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Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 1 Support de formation Comptabilité – Nouveaux Utilisateurs V1.0 20/09/07 CNRS – Projet BFC Etablissement.

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1 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 1 Support de formation Comptabilité – Nouveaux Utilisateurs V1.0 20/09/07 CNRS – Projet BFC Etablissement

2 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 2 Introduction 0

3 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 3 Introduction Objectifs de cette formation 1.Expliquer les flux comptables modélisés dans BFC 2.Décrire les différentes opérations comptables à réaliser dans BFC A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

4 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 4 Introduction Programme du cours Tronc Commun (en fonction du groupe) Concepts du domaine Comptabilité (Données de bases et principaux objets) Les opérations classiques dans le domaine Comptabilité Les flux de trésorerie et leur manipulation La comptabilité des tiers et les restitutions 1er jour 2ème jour 2 jours

5 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables 12.Conclusion Programme détaillé des deux jours J1 J2 Préalable en fonction des stagiaires : Tronc commun

6 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables Sommaire

7 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 7 Les données de base de la comptabilité 1

8 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 8 Notions essentielles dans SAP Compte général : Un plan de comptes opérationnel est défini et affecté à la société représentant létablissement CNRS. La définition dun plan de comptes opérationnel (appelé aussi plan de comptes société) est obligatoire, il sagit de la liste des comptes généraux utilisés pour la comptabilisation. Compte collectif : Lors de la saisie de pièce comptable, le compte collectif permet de gérer sur quel compte général les soldes mensuels doivent être mis à jour. Classiquement le compte collectif est déterminé via la fiche tiers (compte collectif identifié dans la vue société). Cest un compte général affecté aux fiches Tiers – Banque – Immobilisations (Type de compte K-Fournisseur ou D-Client). Ses comptes ne sont que des comptes « daffichage », ils contiennent le soldes des comptes auxiliaires qui leurs sont rattachés et ne peuvent pas être utilisés pour passer des écritures comptable. Ils simputent automatiquement. Compte auxiliaire : Un compte auxiliaire est utilisé pour passer les écritures qui mouvementent le compte collectif qui va retransmettre/communiquer les informations au bilan ou compte de résultat.

9 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 9 Notions essentielles dans SAP Compte général spécial (CGS) : Cest un compte collectif, un compte cible géré par les codes CGS. Code CGS : Un code CGS est défini par un code alphanumérique (1 caractère), des caractéristiques et la détermination dun schéma comptable par plan de comptes et compte collectif dorigine. Il permet dans le flux comptable de dériver le compte collectif sur un autre compte de type CGS. Compte collectif divergent : Cest un compte qui va venir écraser le compte collectif. Cest un remplacement manuel du compte collectif. Remarques : Les gestionnaires devront connaître ces comptes collectifs divergents.

10 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Notions essentielles dans SAP

11 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Clés de comptabilisation La clé de comptabilisation est une notion SAP qui décrit le type du mouvement saisi dans un poste. Les caractéristiques principales issues de la clé de comptabilisation sont : les types de compte autorisés en saisie ; l'affectation au débit ou au crédit ; les indications possibles ou nécessaires devant être saisies dans le poste. COMPTESDEBITCREDIT Généraux4050 Fournisseur2131 Fourn. CGS2939 Client0111 Clients CGS0919

12 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Types de pièces La notion de journal nexiste pas en tant que telle dans SAP. Ce sont les types de pièce qui permettent de différencier les opérations effectuées et en les regroupant de reconstituer la notion de journal. Le type de pièce comptable permet : à lutilisateur de visualiser le type dopération comptable dont il est question lors de laffichage des postes individuels ; au progiciel de contrôler limputation des comptes généraux (fournisseurs, clients...) ; au progiciel de numéroter la pièce dans une tranche de numéros adéquate.

13 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les types de pièces BFC AAEcriture immo. KGNote crédit fourn. SAPièce compte général ABPièce comptable KNNet fournisseurs SBEcriture compte gén. AFEcritures amort. KPGestion de compte SKPièce de caisse ANEcriture immo. nette KRFacture fournisseur SUPièce imput. ultér. ASSortie d'immo. KZPaiement fournisseur UEReprise des données ATTranfert d'immo. MLML Décompte WASortie marchandises CHDébouclage contrat OPOD - pr ordre de pmt WEEntrée marchandises CLEcriture de clôture PRModification de prix WIPièce d'inventaire CTPièce décl. TVA RAAvoir Déc. ntr. WLSortie march./Livr. DAPièce client RBProv. créances dout. WNEntrée march. nette DGNote crédit client REFacture (brut) XAAvoir interf. Xlab DRFacture client RHFacture de personnel XFFacture interf. Xlab DZEncaissement Client RIFacture ré imp. cpt Z1Ecriture de reprise EUEuro Ecart arrondi RJAvoir ré imp. cpt ZPEcriture de paiement EXNuméro externe RMFacture de mission ZREcriture bancaire HAPaies négatives RNFacture (net) ZSPaiement par chèque KAPièce fournisseur RVReprise de facture ZVCompens. Client Four

14 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La notion de date dans BFC Lexercice comptable en cours est séparé en 12 périodes (mois civils) et une période spéciale pour les opérations de clôture. Les périodes comptables sont ouvertes en début dannée. Au CNRS est pratiquée la journée comptable, la date comptable étant la date du jour. Certains types de pièces peuvent toutefois échapper à ce contrôle (comptabilisation de la TVA et opérations de clôture). Il peut exister pour un document jusquà trois types de date : La date comptable ; La date de pièce ; La date de saisie. Il existe également pour la gestion des immobilisations la notion de date de référence pour le début de calcul des amortissements.

15 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v AUTRES DONNEES DE BASE

16 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Ladresse budgétaire Cette adresse est constituée de 5 axes : Elle constitue le référentiel Budget. Programme CBCentre financierCompte budgétaireDomaine fonctionnelFonds Le référentiel du domaine Budget permet : -De répondre aux besoins du NCBC (représentation matricielle en nature/destination du budget de dépense et représentation en catégorie/ligne de recette pour le budget de recette), -De suivre des enveloppes spécifiques : OIP, contrat à justifier, programme scientifique, colloques, -De définir les différentes structures budgétaires du CNRS : notificateurs, délégations, unités, -De suivre les origines de financement.

17 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Ladresse budgétaire Représente lUR ou lUA. Ce centre peut être calqué sur la division. Le Compte Budgétaire représente la nature de la dépense ou la ligne de recette. Le domaine de fonctionnel représente la ligne de dépense. Le fonds représente lorigine du financement. Le programme CB permet de distinguer une enveloppe spécifique. Programme CB Centre financier Compte budgétaire Domaine fonctionnel Fonds Exemple : CF 0014 = UA de la DR 14 Exemple : CB NA = Dépenses de personnel sur SE Exemple : DF A1CHIMIE = Dépense de recherche (Agr.1) en chimie Exemple : Fonds 1 = RP Exemple : P. CB /A = Contrat de recherche spécifique

18 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables Sommaire

19 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La création dune pièce comptable 2

20 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Création dune pièce de compte général Les différents cas donnant lieu à la saisie directe dune pièce de compte général dans BFC sont par exemple : - La comptabilisation de dons et / ou legs reçus ; - Les charges à payer en fin dexercice Chacune de ces opérations seffectue via la saisie dune pièce comptable dans BFC. Le système permet de créer une pièce comptable et transfère les données saisies dans le Grand Livre. Les comptes généraux sont dans le même temps mis à jour suivant lopération concernée (créance, acompte, effet de commerce, etc.). Le système met à jour le fichier des pièces ainsi que le solde des comptes généraux.

21 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Lécran de saisie est le suivant avec certaines données dimputation obligatoires : Date pièce Montant Domaine fonctionnel Compte général Code TVA Fonds D/C (Débit/Crédit) Centre de coûts Postes à renseigner. De … à Création dune pièce de compte général Lors de la validation des données saisies, certaines informations sont rapatriées automatiquement : domaine dactivité, centre financier et compte budgétaire.

22 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La pièce est équilibrée et peut être comptabilisée. Une fois que la saisie des postes et des montants a été validée en appuyant sur la touche « Entrée », un indicateur de statut vous indique si votre saisie est correct ou non : Création dune pièce de compte général

23 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v En cliquant sur « Simuler », vous simulez la comptabilisation de la pièce. Vous pouvez ainsi visualiser la pièce suivante : Création dune pièce de compte général

24 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Lors de la saisie de recette sur subvention détat, on ne procède pas à lenvoi dune facture : le scénario envisagé est la saisie directe dune facture en comptabilité. On parle de facture client. Cette opération est effectuée lorsque la facture nest pas générée par le module des ventes ou des achats Saisie dune facture ou dun avoir client en comptabilité

25 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisie dune facture ou dun avoir client en comptabilité Sélectionnez le type dopération que vous souhaitez créer à laide du menu déroulant. Dans longlet « Données base », des zones obligatoires sont à renseigner : - le numéro du client dans la zone « Client » - la « Date de facture ». - La zone « Montant » et « Montant TVA » Dans les postes, on renseigne le compte général, Débit/Crédit, le Montant, et le Domaine dactivité. Il faut aussi renseigner le centre de coût et le fond si le compte général lexige 1 2 3

26 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Dans longlet « Paiement », vous retrouvez le mode et les conditions de paiement affectés au client. Ces zones sont modifiables, vous pouvez changer ou ajouter des données. Saisie dune facture ou dun avoir client en comptabilité

27 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Dans longlet « Détail », vous retrouvez le compte collectif affecté au client, et son compte budgétaire. Saisissez un domaine dactivité dans la zone « Dom. activ. » en vous aidant de laide à la recherche. Saisie dune facture ou dun avoir client en comptabilité

28 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Dans longlet « TVA », vous retrouvez les données de TVA concernant le client. Saisie dune facture ou dun avoir client en comptabilité Lorsque toutes les données obligatoires sont saisies, vous pouvez comptabiliser la pièce ou effectuer une simulation.

29 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Options supplémentaires 1.Dans la transaction de « Saisie de pièce comptable », il est possible de gérer des options, en particulier : le TYPE DE PIECE. En effet, cette zone est masquée dans lécran et un type de pièce est sélectionnée par défaut. Ce type de pièce permet deffectuer tout type de saisie. Procédure pour gérer la zone « TYPE DE PIECE » Chemin : Autres > Appeler options de traitement de la comptabilité.

30 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Options supplémentaires Cliquez dans le menu déroulant de la zone « Tpe pce-Option ». Sélectionnez « Type de pièce accessible ». Sauvegardez la modification et cliquez sur « Retour » pour revenir à lécran initial. Ne pas sélectionner loption « Type de pièce affichée » puisqu elle ne permet pas de modifier le type de pièce. Cest juste de laffichage.

31 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Exercice 1 : saisie dune pièce comptable E1

32 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Cas pratique : Les dépenses de fluides sont passées via des commandes prévisionnelles. Cest le cas pour les dépenses en électricité avec le fournisseur EDF par exemple. Situation : Nous sommes au mois de décembre, toutes les factures de janvier à novembre se référant à cette commande prévisionnelle EDF ont été prises en charge. Reste à venir la facture de décembre qui narrivera quau début de lannée suivante. Opération à effectuer : vous devez passer une écriture de charge à payer (pour un montant prévisionnel) pour la facture EDF du mois de décembre, pour un montant de : 2500 Création dune pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 1 Saisir le DOMAINE D'ACTIVITE rapatrié dans le poste du compte DONNEES POUR COMPTE Attention : penser à préciser le type de pièce « Clôture = CL »

33 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Allez afficher la pièce comptable créée Création dune pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 1 CORRECTION

34 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Création dune pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 2 Opération à effectuer : Créez une pièce comptable de 2500 Les comptes à utiliser pour les postes : FOURNISSEURS-CHARGE en Débit COMPTE AU TRESOR en Crédit Saisir le DOMAINE D'ACTIVITE du poste du compte DONNEES POUR COMPTE DONNEES POUR COMPTE ND ND ND ND9 0008ND8 0007ND7 0006ND6 0005ND5 0004ND4 0003ND3 0002ND2 0001ND1 DOMAINE D'ACT.CODE TVASTAGIAIRE

35 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Allez afficher la pièce comptable créée Création dune pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 2 CORRECTION

36 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables Sommaire

37 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La contre-passation dune pièce comptable 3

38 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Contre-passation Le motif dannulation Z4 Contrepassation comptable est défini pour les contre-passations dans la Composante FI notamment pour les écritures de régularisation ou pour les extournes automatiques (pièces de régularisation ou extourne en masse de début de période relative aux charges à payer manuelles - écritures de clôture spécifiques avec extourne automatisée) Le système met à jour les soldes des comptes client et fournisseur et des comptes généraux Renseigner : - Le numéro de pièce à contre-passer - Motif dannulation, le code sera toujours « Z4 » Comptabiliser la pièce contre-passée à laide du bouton Le système naccepte pas les pièces dorigine MM (facture achat/logistique). La date comptable apposée lors de la contrepassation doit être la date du jour.

39 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Contre-passation Visualiser la pièce de contre-passation : Pièce dorigine (avant contre-passation) :

40 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Contre-passation en masse Il est possible de procéder à une contre-passation en masse : Saisir principalement : - lintervalle de N° de pièce ou la liste - Le motif de contre-passation La zone « Société » sera toujours saisie par défaut.

41 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Exercice 2 : contrepassation E2

42 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La pièce comptable que vous avez créée pour passer une écriture de charge à payer nest pas correcte (erreur de montant). Vous devez effectuer la contre- passation de cette pièce comptable. Contre passation sur compte général Type de contre passation : Z4 Contre-passation dune pièce comptable Exercice n° 2 - Cet exercice est dépendant de lexercice 1

43 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Allez afficher la pièce de contre-passation que vous venez de créer Contre-passation dune pièce comptable Exercice n° 2 - CORRECTION

44 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables Sommaire

45 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le rapprochement comptable 4

46 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La notion de rapprochement Un poste est dit non rapproché lorsque aucune pièce de rapprochement ny figure. Un poste est dit rapproché quand une pièce de rapprochement y figure. La pièce de rapprochement est un « lettrage » du poste.

47 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les deux types de rapprochement Rapprochement dune pièce à lautre (transfert avec rapprochement) Rapprochement par une pièce intermédiaire Débit CréditPièce B Pièce A DébitPièce B Crédit Pièce B Débit CréditPièce C Pièce A DébitPièce C CréditPièce C Pièce C DébitPièce C Crédit Pièce B

48 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Exécution du rapprochement Le rapprochement ne peut sexécuter quentre plusieurs postes ayant comme caractéristiques : 1.Le même compte général ou le même compte de tiers (avec compte collectif identique) ; 2.La somme des montants fait apparaître un solde nul. Le rapprochement peut être automatique ou manuel. Un rapprochement manuel est soumis à lappréciation du comptable (transfert de solde, encaissement manuel, décaissement) ; Un rapprochement automatique sexécute selon des critères définis au préalable; (Par exemple : Numéro daffectation identique) Actuellement une série de rapprochements automatiques seffectuent deux fois par jour pour les comptes généraux suivants : Fournisseur factures non parvenues ; Avances et acomptes au personnel ; Avances sur mission des agents ; 2XXX XXX1 Comptes dinvestissement dattente.

49 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le rapprochement manuel Rapprocher deux comptes auxiliaires fournisseurs identiques Rapprocher deux comptes auxiliaires client identiques Transférer avec rapprochement dun poste à lautre Rapprocher deux comptes généraux identiques

50 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Annulation de rapprochement Il est possible dannuler un rapprochement via la transaction « Dé-lettrage de pièce » Annulation du lettrage seulement (lien entre les deux pièces rompus) Annulation du lettrage et contrepassation de la pièce de rapprochement

51 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Exercice 3 : le rapprochement E3

52 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le rapprochement comptable et son annulation Exercice n° 3 1/ Afficher la pièce comptable de facture qui correspond à votre numéro de stagiaire. Identifiez la pièce de rapprochement présente sur le poste fournisseur. Quel était lobjet de ce rapprochement? 2/ Annulez et contrepassez cette pièce de rapprochement. 3/ Constatez la disparition de la pièce de rapprochement dans la pièce comptable de facture.

53 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables Sommaire

54 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Laccès aux documents dépenses et recettes 5

55 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Laccès aux documents dépenses - La facture fournisseur A partir dune facture fournisseur ou dune facture client, il est possible pour lutilisateur de retracer le flux complet par laffichage des pièces annexes (comptable, analytique et budgétaire) générées automatiquement. Dans le cas dune facture fournisseur :

56 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Possibilité dafficher les pièces suivantes en double cliquant dessus : Pièce comptable Pièce analytique Pièce budgétaire Laccès aux documents dépenses - La facture fournisseur

57 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Dans le cas dune facture client, lutilisateur cliquera sur le bouton : Possibilité dafficher les pièces suivantes en double cliquant dessus : Pièce comptable Pièce analytique Pièce budgétaire Laccès aux documents recettes - La facture client

58 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La pièce comptable retrace les écritures comptables liées à la facture client avec au débit le compte client et au crédit la prestation effectuée : Laccès aux documents recettes - La facture client

59 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Exercice 4 : Accès aux documents dépenses et recettes E4

60 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Accès aux documents dépenses et recettes Exercice n° 4 1/ Ouvrez la pièce n° Quel est le numéro de la facture dépense et qui a pris en charge cette facture? 2/ Combien darticles étaient concernés par cette prise en charge de facture? 3/ Ouvrez la pièce n° Quel est le numéro de la facture recette et qui a émis ce titre de recette? 4/ Combien darticles sont concernés par cette vente et quels sont leurs désignations? Pour afficher une pièce comptable, suivez le chemin : Comptabilité générale > Ecritures comptables > Affichage et modifications de pièces et soldes en comptabilité générale > Afficher

61 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables Sommaire

62 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La saisie dun acompte fournisseur (avance financière) 6

63 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Lacompte fournisseur – vue du flux et options La demande dacompte Pièce de paiement D/ C/ Pièce de compensation Cycle de paiement automatique D/ C/ Pièce de paiement D/ C/ C/ Pièce de paiement Paiement manuel D/ C/ C/ FACTURE D/ 6XXXXXX C/ Cycle de paiement automatique Lien Processus standard avec paiement automatique Processus avec paiement manuel Pièce de compensation D/ C/

64 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Paiement automatique de la demande dacompte 2 Déblocage de la facture fournisseur 5 Création de la demande dacompte 1 Réception de la facture fournisseur – Blocage au paiement 3 4 Compensation de l acompte Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de lacompte 6 Lacompte fournisseur – processus à suivre dans BFC

65 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La saisie dune demande dacompte fournisseur (avance financière) Saisissez obligatoirement la date de pièce. Saisissez obligatoirement le compte fournisseur (numéro BFC), et le code CGS cible « A » pour acompte. Cliquez sur « Nouveau poste » pour exécuter la demande dacompte. Les zones « Type », « Société », « Période » et « Devise » sont obligatoires, et renseignées par défaut. Le code CGS va permettre de passer sur un autre compte collectif (technique).

66 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisissez le montant de la demande dacompte et le code de TVA « E1 » Exonération de TVA déductible. Saisissez le domaine dactivité et la date déchéance de la demande. Saisissez le numéro de la référence achat (la commande référencée) et le poste Cliquez sur « Affichez synthèse de pièce » pour lancer la demande dacompte. Il nest pas nécessaire de saisir la zone « Contrat » car la référence du document achat suffit pour rapatrier les données concernant lacompte. La saisie dune demande dacompte fournisseur (avance financière) Compte collectif correspondant à la demande dacompte et au code CGS cible saisi.

67 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le poste de demande dacompte fournisseur est visualisable avant comptabilisation. Renseignez un texte den-tête (facultatif). Comptabilisez la demande dacompte pour créer un poste pour mémoire, en cliquant sur « Comptabiliser ». Les postes pour mémoire nont aucun impact sur les balances, ils permettent de créer une information dans le système afin dêtre sélectionnés pour paiement. La saisie dune demande dacompte fournisseur (avance financière)

68 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisissez le compte fournisseur. Cliquez sur « Tous les postes » et saisissez obligatoirement la date de référence. Sélectionnez la catégorie appropriée. Exécutez. Visualisation de la demande dacompte

69 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La pièce est visualisable. Double- cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la pièce. Visualisation de la demande dacompte

70 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Compte technique utilisé pour la demande dacompte. La pièce et les données la concernant sont affichés. Cliquez sur « Appeler synthèse de pièce ». Visualisation de la demande dacompte

71 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La synthèse de la pièce est affichée. Cliquez sur «Retour ». Visualisation de la demande dacompte

72 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Traitement de la demande dacompte La demande dacompte sera prise en compte par le paiement automatique.

73 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisie directe dun acompte (cas du paiement manuel) Cette transaction est une transaction de paiement manuel spécifique à lacompte fournisseur. Si vous nutilisez pas la transaction « Demande dacompte », créez votre acompte directement dans cette transaction. (ATTENTION : ce nest pas la procédure standard) Saisissez la date de pièce et le texte den-tête. Saisissez obligatoirement le compte fournisseur et le code CGS cible « A » pour acompte. Saisissez le compte de banque, le domaine dactivité du fournisseur et le montant. Cliquez sur « Nouveau poste » pour exécuter lacompte.

74 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisissez le montant de lacompte et le code de TVA « E1 » Exonération de TVA déductible. Saisissez le domaine dactivité et la date déchéance de la demande. Saisissez le numéro de la référence achat (la commande référencée) et le poste concerné de la commande : ici Cliquez sur « Affichez synthèse de pièce » pour lancer lacompte. Saisie directe dun acompte (cas du paiement manuel)

75 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le poste dacompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les deux postes doivent être équilibrés. Renseignez un texte den-tête (facultatif). Comptabilisez lacompte. La pièce est comptabilisée. Saisie directe dun acompte (cas du paiement manuel)

76 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisissez le compte fournisseur. Cliquez sur « Postes non soldés » et saisissez obligatoirement la date de référence. Sélectionnez la catégorie appropriée. Exécutez. Visualisation de lacompte

77 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La pièce est visualisable. Double- cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la pièce. Visualisation de lacompte

78 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle dune demande dacompte Dans le cas où vous avez créé une demande dacompte et que vous souhaitez la payer manuellement, utilisez cette transaction. Exemple : vous nêtes pas sûr que cette demande de dacompte doit être payée par paiement automatique, alors vous allez bloquer ce poste pour mémoire au paiement (apposé un code de blocage paiement). Lorsque vous obtenez la confirmation que cette demande dacompte doit être payée immédiatement, vous devez : 1.Débloquer la demande dacompte. 2.Utiliser la transaction de saisie dacompte directe pour récupérer le demande dacompte et la payer (Attention : ce paiement dacompte sera par chèque ou espèce, et pas par virement). CAS PARTICULIER

79 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisissez la date de pièce et le texte den-tête. Saisissez obligatoirement le compte fournisseur et le code CGS cible « A » pour acompte. Saisissez le compte de banque, le domaine dactivité du fournisseur et le montant de lacompte. Cliquez sur «Demandes » pour récupérer les demandes dacomptes existantes. Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle dune demande dacompte

80 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle dune demande dacompte Sélectionnez la demande dacompte correspondant à lacompte. Cliquez sur « Créer acomptes ».

81 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle dune demande dacompte Le poste dacompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les deux postes doivent être équilibrés. Renseignez un texte den-tête (facultatif). Comptabilisez lacompte. La pièce est comptabilisée.

82 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Compensation de lacompte La compensation de lacompte seffectue via la transaction « Compensation acompte ». Cette transaction seffectue après la création de lacompte et avant le décaissement de la facture fournisseur. Saisissez la date de pièce. Saisissez obligatoirement le compte fournisseur. Saisissez le numéro de pièce comptable dans la zone « Facture », le poste et lexercice comptable. Cliquez sur « Traiter acomptes ». Le numéro de pièce comptable peut être retrouvé dans les documents liés de la facture fournisseur (module achats).

83 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Compensation de lacompte Sélectionnez lacompte fournisseur à compenser. Simulez la pièce.

84 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Compensation de lacompte Les postes sont visualisables. Si un poste est marqué en bleu, cela signifie quil manque une ou des données obligatoires. Double cliquez sur le poste bleu.

85 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisissez le texte manquant ou la donnée manquante. Le numéro de la pièce comptable est rapatrié dans le poste. Cliquez sur « Afficher synthèse de pièce ». Compensation de lacompte

86 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le poste dacompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les deux postes doivent être équilibrés. Renseignez un texte den-tête (facultatif). Comptabilisez la compensation. La pièce est comptabilisée. Compensation de lacompte Après la compensation et le déblocage de la facture fournisseur, le paiement de la facture se fera par défaut automatiquement. Vous pouvez également choisir de faire un décaissement manuel.

87 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisissez le compte fournisseur. Cliquez sur « Tous les postes » et saisissez obligatoirement la date de référence. Sélectionnez la catégorie appropriée. Exécutez. Visualisation de la compensation dacompte

88 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La pièce est visualisable. Double- cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la pièce. Visualisation de la compensation dacompte

89 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Exercice 5 : lacompte fournisseur (avance financière) E5

90 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La saisie dun acompte fournisseur dans BFC et la compensation dacompte Exercice n° 5 1/ Vous devez saisir un acompte fournisseur dans BFC. MONTANT : 30 2/ Vous devez également effectuer la compensation de cet acompte. Transactions utilisées : - Saisie dun acompte « Saisie acompte SAP direct » - Compensation dun acompte « Compensation acompte » Zone « poste » de la commande dachat : 10 Code CGS : « A » pour acompte

91 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Allez afficher lacompte et la compensation. Transaction : La saisie dun acompte fournisseur dans BFC et la compensation dacompte Exercice n° 5 CORRECTION

92 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables Sommaire

93 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le décaissement manuel 7

94 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Décaissement manuel Saisissez la date de pièce. Saisissez le compte bancaire, le domaine dactivité, et le montant à décaisser. Dans la zone « Montant », saisissez le montant net de la facture, cest-à-dire le montant de la facture déduit de lacompte. Dans notre exemple, nous allons prendre lacompte compensé, qui a été utilisé précédemment dans le diaporama. Acompte n° Montant : 500 Montant de la facture : 5980 Sélectionnez le compte fournisseur concerné, et un critère supplémentaire pour affiner la recherche. Cliquez sur « Traiter PNS ». Certaines informations sont renseignées par défaut : Type de pièce, société, date comptable, période, devise, date de valeur et type de compte.

95 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Sélectionnez le « Domaine dactivité » comme critère supplémentaire. Décaissement manuel

96 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisissez le domaine dactivité correspondant à la facture référencée. Cliquez sur « Traiter PNS ». Décaissement manuel

97 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Dans longlet « Standard », sélectionnez les pièces concernées par le décaissement manuel. Dans notre exemple, activez les postes : la facture fournisseur et lacompte correspondant à la facture. Assurez vous que les montants soient équilibrés. Décaissement manuel

98 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Dans le même écran, cliquez dans « Menu ». Pour simuler la comptabilisation, cliquez sur « Pièce » puis sur « Simuler ». Décaissement manuel

99 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La simulation est affichée. Renseignez un texte den-tête (facultatif). Comptabilisez le décaissement. La pièce est comptabilisée. Décaissement manuel

100 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisissez le compte fournisseur. Cliquez sur « Tous les postes » et saisissez obligatoirement la date de référence. Sélectionnez la catégorie appropriée. Exécutez. Visualisation du décaissement

101 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Trois pièces sont visualisables : La facture fournisseur. La compensation dacompte. le décaissement. La facture fournisseur est donc rapprochée avec les deux autres pièces. Visualisation du décaissement

102 102 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v1.0 LE CHEQUE

103 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Paiement par chèque – Création dintervalles de numéros de chèques Avant tout paiement par chèque, il faut créer les intervalles de n° de chèques dans le système. Chaque délégation doit saisir les numéros de chéquier dans le système. Saisissez le code de la « banque de la société » et le numéro « ID compte » correspondant à votre domaine dactivité. Cliquez sur modifier pour pouvoir créer un intervalle de n° de chèque.

104 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Paiement par chèque – Création dintervalles de numéros de chèques Cliquez sur « Créer ». Renseignez les informations nécessaires : le n° séquentiel, lintervalle des numéros, les informations supplémentaires. Cliquez sur « Sauvegarder ».

105 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Paiement par chèque – Création dintervalles de numéros de chèques Tous les chéquiers saisis sont répertoriés dans le tableau. Possibilités deffectuer dautres manipulations en plus de la création : afficher, supprimer, renommer.

106 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Paiement par chèque – Création de linformation chèque Après avoir effectué un paiement par chèque, il faut créer linformation chèque dans le système. Cest-à-dire quon va attribuer un numéro de chèque à la pièce de paiement et créer une information système à ce sujet. Saisissez le numéro de la pièce de paiement. Renseignez les informations nécessaires : le code de « Banque Société », lID compte et le numéro de chèque utilisé pour le paiement. Cliquez sur « Sauvegarder» pour créer linformation chèque.

107 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Paiement par chèque – Création de linformation chèque Sélectionnez le destinataire du paiement par chèque. Cliquez pour valider. Linformation chèque est créée.

108 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Dans la transaction FCH5, cliquez sur « Afficher ». Les données chèques doivent être renseignées. Tapez sur « Entrée » pour afficher le reste des données. Paiement par chèque – Affichage de linformation chèque

109 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Toutes les données sont affichées. Cliquez sur « Destinataire chèque » pour afficher les données du destinataire. Paiement par chèque – Affichage de linformation chèque

110 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données du destinataire sont affichées. Paiement par chèque – Affichage de linformation chèque

111 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Cliquez sur « Pièces correspondantes » pour afficher les pièces correspondant au paiement. Les pièces saffichent dans un tableau. Paiement par chèque – Affichage de linformation chèque

112 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Cliquez sur « Pièce de paiement » pour afficher la pièce de paiement. La pièce comptable saffiche. Paiement par chèque – Affichage de linformation chèque

113 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Cliquez sur « Modifier/encaisser ». Saisissez la date dencaissement du chèque lorsque le chèque a été encaissé par le destinataire. Cliquez sur « Sauvegarder ». Paiement par chèque – Modification de linformation chèque

114 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Exercice 6 : le décaissement manuel E6

115 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le décaissement manuel Exercice n° 6 1/ Un décaissement manuel doit être effectué. Décaissez la facture fournisseur que vous avez utilisée pour réaliser votre acompte dans lexercice 5. Le décaissement devra prendre en compte lacompte du fournisseur (2 postes non-soldés à décaisser). 2/ Vérifiez via lédition des postes individuels fournisseurs que votre dette fournisseur est soldée.

116 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables Sommaire

117 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le paiement automatique 8

118 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Lancement automatique du cycle de paiement (proposition) 1 Suppression automatique de la proposition de paiement 3 Lancement du cycle de paiement pour exécution complète avec envoi des listes de paiement 5 4 Retraitement manuel via modification des pièces par les ACS Génération et envoi des propositions 2 Mail ACS Processus de règlement automatique

119 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Une liste de diffusion « paiement » est définie par DA (un ou plusieurs utilisateurs) pour lenvoi des documents (liste de proposition notamment) relatifs au cycle de paiement. Cliquez dans « Transactions techniques ». Cliquez sur « SAP Business Workplace » pour gérer la liste de diffusion et accéder à vos s SAP. Réception des propositions de paiement

120 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Gestion des s dans SAP Business Workplace Lors des étapes 2 et 5 du processus de paiement (page 138), les destinataires reçoivent un message système en fenêtre automatique les avertissant quune liste de proposition de paiement a été émis ou quun ou plusieurs paiements ont été émis dans leur domaine dactivité. Un message informatif apparaît, même si le domaine dactivité na aucune proposition à traiter et aussi lorsque aucun paiement na été émis pour leur domaine dactivité. Pour le processus de paiement automatique, il existe donc 4 types de message « pop up ».

121 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Cliquez dans « Documents non lus » pour afficher les messages non lus. Il existe 4 types d s pour le processus de règlement automatique. Double-cliquez sur la ligne pour ouvrir l . Gestion des s dans SAP Business Workplace

122 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Dans longlet « Contenu document », retrouvez le texte du mail que vous venez de sélectionner. Selon l , une pièce jointe peut être attachée. Double-cliquez sur le lien pour ouvrir la pièce. Gestion des s dans SAP Business Workplace

123 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La pièce jointe sélectionnée est une proposition de paiement. Dans cet exemple, le premier tableau est un tableau dexception. Ces exceptions sont des postes comportant un ou des problèmes et ne pouvant pas être proposés pour paiement. Le deuxième tableau représente les postes proposés au paiement. Les informations sont triées par fournisseur. Gestion des s dans SAP Business Workplace

124 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Blocage au paiement dun poste fournisseur A laffichage dun poste fournisseur à bloquer au paiement, cliquez sur le bouton pour accéder en modification à ce même poste. Dans la zone apposez la lettre B. B

125 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Blocage en masse de postes fournisseurs Sélectionnez les postes à bloquer au paiement en cochant les cases concernées. Cliquez sur Menu > Environnement > Modification en masse > Nouvelles valeurs

126 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Blocage en masse de postes fournisseur Insérez le code blocage paiement « M ». Cliquez sur le bouton

127 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Réception des listes de paiement Le gestionnaire reçoit un avec une pièce jointe si des paiements ont été émis dans son domaine dactivité.

128 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Liste de paiement La pièce jointe est ouverte. Sil reste des exceptions, un tableau dexception va les répertorier. Les paiements émis sont affichés et triés par fournisseur.

129 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Exercice 7 : le paiement automatique E7

130 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Pour accéder à SAP Business WorkPlace, utilisez le chemin suivant : Environnement utilisateur > SAP Business Workplace. --- Pour accéder à une pièce en modification, utilisez le chemin suivant : Comptabilité > Ecriture comptables > Affichage et modification de pièces > Modifier Processus de paiement automatique Exercice n° 7 Vous appartenez à la DR14, une proposition de paiement vient dêtre générée. 1/ Ouvrez Business Workplace et allez consulter la proposition de paiement présente dans votre boîte au lettre. 2/ Vous avez noté quune pièce ne doit pas passer au paiement. Munissez-vous du document distribué, identifiez votre pièce et bloquez la au paiement.

131 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Pour exécuter une modification en masse, utilisez le chemin suivant : Comptabilité > Comptabilité générale > Reporting compta géné. > Etats de développement des soldes > Postes indiv. Fournisseurs Processus de paiement automatique Exercice n° 7 3/ Vous avez identifié un fournisseur auquel vous ne souhaitez rien régler. Bloquez toutes les pièces au paiement concernant ce fournisseur. Utilisez le fournisseur qui correspond à votre numéro de stagiaire.

132 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Processus de paiement automatique Exercice n° 7 4/ Vous avez identifié une pièce bloquée au paiement à tort. Débloquez la pièce correspondant à votre numéro de stagiaire. -> Un cycle de paiement est lancé. 5/ Allez constater lécriture de décaissement liée à présent à votre pièce.

133 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables Sommaire

134 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Lencaissement client 9

135 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Écarts de montant à lencaissement – Rappel des règles fonctionnelles Tolérances relatives aux encaissements Une seule classe de tolérance est définie pour le CNRS et affectée par défaut à lensemble des tiers client (données société – opérations de paiement). Les tolérances définies en montant uniquement sont les suivantes : trop perçu inférieur à 5 insuffisance de règlement inférieure à 5 Les écarts constatés dans la limite de ces seuils sont proposés comme automatiquement comptabilisés sur deux comptes dédiés définis par paramétrage en fonction du sens de lécart ( pour les trop perçus et pour les insuffisances de règlement). Ces comptes sont soldés mensuellement au niveau de chaque délégation par une écriture manuelle de rapprochement. Différences de change constatées lors des encaissements client Les comptes et sont définis par paramétrage pour lenregistrement automatique des écarts de change liés aux comptes client : écarts constatés lors des écritures de rapprochement (notamment encaissements) entre le montant en devise interne de la facture dorigine (au taux de chancellerie en vigueur lors de la prise en charge) et celui du relevé bancaire.

136 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisie de lencaissement client – Écran de base Saisissez une date de pièce. Saisissez le compte de banque créditeur ainsi que le montant de lencaissement. Saisissez le compte auxiliaire du client. Il est possible deffectuer une recherche avec laide à la recherche. Cliquez sur pour rapprocher lécriture dencaissement. 1. Cas dune facture non soldée de 62,19 et encaissement de 64 soit un trop perçu de moins de 2

137 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisie de lencaissement client – Rapprochement Sélectionnez le montant (colonne EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre dicône présente dans la zone de travail. Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler. 1. Cas dune facture non soldée de 62,19 et encaissement de 64 soit un trop perçu de moins de 2 Longlet « Pmt partiel » permet de gérer le paiement partiel dune facture.

138 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisie de lencaissement client – Simulation et comptabilisation Le compte reçoit au crédit le trop perçu. Cliquez sur pour comptabiliser la pièce comptable. 1. Cas dune facture non soldée de 62,19 et encaissement de 64 soit un trop perçu de moins de 2

139 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisie de lencaissement client – Rapprochement Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre dicône présente dans la zone de travail. Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler. 2. Cas dune facture de 74,15 et dun encaissement de 73 soit une insuffisance de règlement de 1,15

140 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le compte reçoit au débit linsuffisance de règlement de 1,15. Cliquez sur pour comptabiliser la pièce comptable. Saisie de lencaissement client – Simulation et comptabilisation 2. Cas dune facture de 74,15 et dun encaissement de 73 soit une insuffisance de règlement de 1,15

141 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Motifs décart – Rappel de la règle fonctionnelle Motifs d'écarts liés aux encaissements Les écarts relatifs aux encaissements supérieurs aux tolérances définies sont comptabilisés automatiquement sur des comptes collectifs client dédiés via la gestion des motifs d'écarts suivants : 'TP' Trop perçu à reverser avec imputation sur le compte ' ; 'FB' Frais de virement avec imputation sur le compte ' ; CB Commission CB avec imputation sur le compte ' Ces comptes collectifs divergents sont directement imputés via la définition d'une règle de substitution (aucune gestion de CGS).

142 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Encaissement client avec motif décart – Rapprochement 3. Cas dune facture de 74,15 et dun encaissement de 80 soit un trop perçu à reverser de 5,85 Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre dicône présente dans la zone de travail. Saisissez un motif décart en saisie directe ou par laide à la recherche. Double-cliquez dans la zone de saisie « Ecritures décarts » pour générer le montant relatif à lécart. Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.

143 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Encaissement client avec motif décart – Simulation et comptabilisation 3. Cas dune facture de 74,15 et dun encaissement de 80 soit un trop perçu à reverser de 5,85 Le compte auxiliaire sous le compte général reçoit au crédit le trop perçu à reverser. Double cliquez sur le poste pour afficher les détails de la pièce et le compte collectif correspondant. Cliquez sur pour comptabiliser la pièce comptable.

144 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisie de lencaissement client – Paiement partiel 4. Cas dune facture de 807,30 et dun paiement partiel de 601,59. Saisir la date de pièce (date du jour) Saisir le compte de banque Saisir le domaine dactivité Saisir le montant du paiement partiel Saisir le compte client

145 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Cas dune facture de 807,30 et dun paiement partiel de 601,59. Sélectionnez lensemble des lignes à laide de puis désactiver les postes Sélectionner ensuite, le poste à traiter en se plaçant sur la ligne et activez la avec Saisissez le solde du montant total de la facture et du montant partiel encaissé. Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler., Saisie de lencaissement client – Cas du paiement partiel

146 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisie de lencaissement client – Cas du paiement partiel Débit 601,59 (Banque) Débit 205,71 (Client) écart de paiement Crédit 807,30 (Client) Cliquez sur pour comptabiliser la pièce comptable. 4. Cas dune facture de 807,30 et dun paiement partiel de 601,59.

147 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisie de lencaissement client – Cas du paiement partiel 4. Cas dune facture de 807,30 et dun paiement partiel de 601,59. On peut constater que le reliquat de 205,71 se retrouve dans les postes non soldés jusquà son encaissement Bien que lencaissement ne soit que partiel, le système procède au rapprochement du poste de la facture dorigine. On constate cependant sur le poste de facture dorigine que le montant encaissé nest que partiel.

148 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Encaissement dun chèque client – Écran initial Saisissez une date comptable pour la pièce dencaissement. Sélectionnez loption « Encaissement » dans la zone doption « Opération à traiter ». Le premier poste de la pièce est un débit du compte « Chèque bancaire à encaisser » Cliquez sur le bouton pour rapprocher lécriture comptable. 5. Cas de lencaissement dun chèque de 601,59.

149 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le montant du chèque encaissé doit être saisi dans la zone « Montant ». Suivre Autre(s) > Traitement postes non soldés pour rapprocher lécriture dencaissement. 5. Cas de lencaissement dun chèque de 601,59. Encaissement dun chèque client

150 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisissez le compte client recherché. Il est possible dutiliser laide à la recherche associée. Cliquez sur pour rechercher les postes non soldés du client. 5. Cas de lencaissement dun chèque de 601,59. Encaissement dun chèque client – Sélection des postes non soldés

151 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre dicône présente dans la zone de travail. Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler. 5. Cas de lencaissement dun chèque de 601,59. Encaissement dun chèque client – Sélection des postes non soldés

152 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le compte auxiliaire client reçoit lencaissement au crédit. Cliquez sur pour comptabiliser la pièce comptable. 5. Cas de lencaissement dun chèque de 601,59. Encaissement dun chèque client

153 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Traitement des chèques impayés – Rappel de la règle fonctionnelle Traitement des impayés (chèque) Le constat de l'impayé se situe post solde de la créance client et donne lieu à la comptabilisation suivante via une écriture avec rapprochement : 1.Débit Chèques impayés 2.Crédit Chèques bancaires à encaisser Relance client : Relance client manuelle (relance hors système SAP) Si le client paie (paiement par virement exigé) 1.Débit Crédit Chèques impayé Préalablement au constat de limpayé, une écriture dencaissement avec rapprochement doit être gérée par lintermédiaire du compte chèque bancaire à encaisser.

154 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Traitement des chèques impayés – Écriture de transfert Saisissez la date comptable de la pièce comptable relative à lécriture à gérer. Sélectionnez la case doption « Transfert avec rapprochement » Le premier poste de la pièce est constitué dun débit sur le compte de tiers auxiliaire. Cliquez sur le bouton pour accéder à lécran suivant. Le compte client est saisi au débit de manière à ensuite lui apposer un compte collectif modifié Ainsi le système enregistrera une écriture avec un indicateur du client.

155 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Saisissez le montant du chèque impayé. Saisissez le compte collectif modifié à la place du compte collectif que BFC avait choisi par défaut. Saisissez le compte au crédit de manière à finaliser lécriture comptable. Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler puis, au choix, comptabilisez ou non. Traitement des chèques impayés – Modification du compte collectif

156 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Exercice 8 : lencaissement client E8

157 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v / Selon les données présentes dans la tableau ci- dessous, pratiquez un premier encaissement partiel concernant votre client et votre facture (Encaissement 1). 2/ Effectuez un second encaissement (Encaissement 2). 3/ Le créance client est-elle à présent soldée? Vérifiez via lédition des postes non soldés client. Opérations dencaissement client Exercice n° 8

158 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables Sommaire

159 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le suivi et la relance client 10

160 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La relance client sur les postes non soldés Saisissez le numéro BFC du client dont vous souhaitez afficher la balance. Saisissez lexercice comptable pour lequel vous souhaitez afficher la balance. Cliquez sur « Exécuter ». Pour aller vérifier le paiement ou non des prestations délivrées à lun de vos clients, allez afficher la balance de ce client.

161 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La relance client sur les postes non soldés Vous pouvez accéder aux postes individuels en cliquant sur « Appeler état des postes individuels » après avoir sélectionné lun des postes. Vous accédez à la balance du client.

162 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La relance client sur les postes non soldés Vous pouvez accéder au détail de la pièce Vous accédez à la liste des postes individuels du client.

163 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La relance client sur les postes non soldés Vous pouvez également accéder directement à la liste des postes individuels du client et sélectionner uniquement les postes non soldés. Saisissez le numéro BFC du client dont vous souhaitez afficher les postes individuels. Sélectionnez « Postes non soldés » pour ne voir safficher que les postes non soldés de ce client. Cliquez sur « Exécuter ».

164 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le poste est en retard : Au jour de référence, la date d'échéance nette est déjà dépassée. Le paiement a du retard. Le poste est échu : Au jour de référence, le poste est échu dans les délais. Le poste n'est pas échu : La date d'échéance nette est postérieure au jour de référence. La relance client sur les postes non soldés La liste des postes individuels non soldés du client saffiche. Sélectionnez le poste pour lequel vous souhaitez afficher la pièce. Cliquez sur « Afficher la pièce ». Le symbole indique l'échéance nette pour les postes non soldés au jour de référence :

165 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La relance client sur les postes non soldés La pièce du poste non soldé sélectionné saffiche.

166 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La relance client : schéma général Fiche de tiers Procédure de relance Niveau 1 : lettre 1 Niveau 2 : lettre 2 Niveau 3 : lettre 3 Créance client : Débit / Compte clientXXXX Niveau de relance = Poste individuel du client Débit / Compte clientXXXX Niveau de relance = 1 Date de dernière relance = XX/XX/XXXX Cycle de relance à lancer manuellement

167 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Le principe de la relance client La procédure de relance indique au système comment il doit exécuter la relance : Trois procédures de relance sont définies. Laffectation des procédures de relance sur les fiches clients est effectuée en fonction du groupe de client. Chaque procédure a plusieurs niveaux de relance (entre 3 et 5) en fonction du nombre de jours de retard des postes non soldés.

168 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La création dun domaine de relance pour chaque délégation permet ainsi, pour un même tiers, un lancement du programme de relance distinct et un suivi des dates et niveaux de relance par délégation. Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées : 1. Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés. 2. Le lancement du programme de relance seffectue par domaine de relance ou par sélection du domaine dactivité concerné via lOnglet « sélections libres ». Le principe de la relance client

169 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Code Groupe de client Libellé Groupe de clientProcédure de relance 10 agents non CNRS Z001 - Proc. de relance à 3 niveaux (contrats industriels) 11 laboratoires non CNRS 12 écoles et universités étrangères 13 associations 14 libraires 15 étudiants 30 clients appartenant au secteur privé 01 agents CNRS 02 entités du CNRS Z003 - Proc. de relance à 5 niveaux (secteur public hors min. & UE) 20 Hôpitaux publics et militaires 21 Labo. Pub. Fr & étrangers 22 Labo. Inst. Fed Recherche 23 Ecoles et universités 24 Membres génopoles 25 Etablissements publics ?? Ministères Z004 - Proc. de relance à 5 niveaux (Ministères et UE) ?? Union Européenne Le principe de la relance client

170 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées : 1. Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés. 2. Le lancement du programme de relance seffectue par domaine de relance ou par sélection du domaine dactivité concerné via lOnglet « sélections libres ». La procédure de relance client Indiquez la date dexécution de la relance (date du jour) ainsi quun identifiant. Renseignez la date de relance qui figure en en-tête de lettre et une date dans la zone « Pièces comptab. Jusq. » qui va prendre en compte les postes comptabilisés jusqu'à ce jour, durant le traitement. Saisissez la société. Indiquez le compte client concerné, ou une plage de compte client (facultatif). Le bouton « Relance individuelle » permet de lancer une procédure simplifiée de relance dun client.

171 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées : 1. Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés. 2. Le lancement du programme de relance seffectue par domaine de relance ou par sélection du domaine dactivité concerné via lOnglet « sélections libres ». La procédure de relance client Renseignez le code de la zone qui vous permet de restreindre la relance (BSID-GSBER pour le domaine dactivité). Renseignez la valeur de cette zone pour laquelle la relance doit être lancée. Sauvegardez les paramètres de la relance client.

172 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Une fois les paramètres sauvegardés, il faut planifier la relance. La procédure de relance client Cochez la case « Lancement immédiat » et cliquez sur « Planifier ». Appuyez sur la touche « Entrée » pour actualiser laffichage du statut qui indiquera alors que la sélection est terminée.

173 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v La procédure de relance client Il est possible daccéder à la liste des relances une fois celle-ci planifiée. Cliquez sur « Liste relances » sous le bouton « Autre(s) » de manière à visualiser les relances. Le cadre orange fait office de légende de la zone daffichage des propositions.

174 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Une impression dessai est réalisable, en visualisation ou impression physique. La procédure de relance client Il est possible de choisir « LOCL » pour lunité de sortie de manière à lancer une impression physique dessai. Cliquez ensuite sur « Imprimer ».

175 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v BFC enregistre la relance comme effectuée une fois limpression exécutée. La procédure de relance client

176 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Après impression, il est possible de consulter lhistorique de la relance. La procédure de relance client Choisir le type de compte « D » et la société « Z900 »

177 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données du client (Données société) contiennent un enregistrement de la relance effectuée. Les contrôles de la relance client

178 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Létat des postes non soldés permet de visualiser si une relance a bien été effectuée ou non. Une modification de la mise en forme est nécessaire pour voir apparaître les valeurs concernant la relance. Les contrôles de la relance client

179 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les données de base de la comptabilité 2.La création dune pièce comptable 3.La contre-passation dune pièce comptable 4.La rapprochement comptable 5.Laccès aux documents dépenses et recettes 6.La saisie dun acompte (avance financière) 7.Le décaissement manuel 8.Le paiement automatique 9.Lencaissement client 10.Le suivi et la relance client 11.Les états comptables Sommaire

180 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Les états comptables 11

181 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Affichage dune liste des comptes généraux

182 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Affichage des postes individuels de comptes généraux Quelle que soit loption de mise en forme choisie, vous pouvez afficher le détail dune pièce en double cliquant sur une ligne du tableau.

183 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Transactions daffichage diverses -Des soldes (Balance des comptes généraux) -Des soldes des comptes généraux nouveaux -Liste des totaux et des soldes -Soldes des comptes généraux -Du journal des pièces -Liste de postes individuels de comptes généraux -Grand livre des pièces -Postes individuels -Du solde des comptes mensuels (situation du compte)

184 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Conclusion et clôture 12

185 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Conclusion et clôture n Des questions ? n Pensez à remplir votre fiche dévaluation : changement/evaluation-formation/evalformation.asp n La prochaine étape… Les réponses que vous attendez…

186 Support formation CPT Nouveaux Utilisateurs - v Conclusion et clôture Avant de se quitter n Merci de me rendre la feuille de présence signée Au revoir et à bientôt !


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