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Projet BFC – Support de formation Carte logée v1.4 1 Carte Logée V1.4 12 Septembre 2007 CNRS – Projet BFC Établissement.

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1 Projet BFC – Support de formation Carte logée v1.4 1 Carte Logée V Septembre 2007 CNRS – Projet BFC Établissement

2 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 2 Avant propos Ce document a pour but de présenter les procédures de traitement de la carte logée et du traitement du fichier envoyé par AMEX. Ce document fait référence aux manuels utilisateurs : -Manuel dutilisation Dépenses – Carte logée -http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm -Manuel dutilisation Suivi des flux entrants -BFC-MUT-Traitement des rejets-Annexe.xls -http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm

3 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 3 Introduction Pour commencer A l'aide d'un marqueur, inscrivez vos nom, prénom et direction sur le cavalier Signez la feuille de présence Voici les supports de formation 1.Présentation des animateurs 2.Et vous ! Un tour de table ?

4 Projet BFC – Support de formation Carte logée v Pensez à prendre des notes sur votre mémento de formation ! 2.Nhésitez pas à poser vos questions. Nous répondrons en séance ou la réponse sera envoyée par mèl plus tard Introduction Pour ne rien oublier…

5 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 5 Introduction 1

6 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 6 Introduction Objectifs de cette formation 1.Expliquer le fonctionnement du flux dépenses carte logée 2.Analyser les erreurs dintégration du relevé carte logée (ROP) 3.Compléter les factures/avoirs carte logée pour permettre leur intégration dans BFC A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

7 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 7 Sommaire Introduction à lInterface Carte Logée Contexte et Objectif Eléments de compréhension technique Rappels : Idocs Éléments de compréhension fonctionnelle État de synthèse des factures Outil de suivi de la carte logée (BW)

8 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 8 Concepts et Processus de la Carte Logée 2

9 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 9 Introduction à linterface Carte Logée

10 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 10 Utilisation de la carte logée Intégration dans BFC

11 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 11 Contexte et Objectif La Carte Logée est une carte virtuelle permettant dacheter des prestations auprès de FRAM Le but de la carte logée est de simplifier les flux avec FRAM Achats par le biais dune carte virtuelle unique pour chaque DR Réception dautant de factures que de transactions FRAM est payé directement par AMEX à chaque transaction La Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois Spécificités dintégration Réception dun fichier global

12 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 12 Eléments de compréhension technique

13 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 13 Carte logée : les flux XLAB Plateforme de Banque Données de facturation liées à la carte logée EAI ROP DA Commande prévisionnelle session Comptabilisation en masse Planification en arrière plan Facture/Avoir enregistrée Facture/Avoir planifié pour ctrl en arrière plan Facture/Avoir Erronée Liquidation facture/avoir achat session BFCE Paiement globalisé mensuel Paiement BW

14 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 14 Éléments de compréhension technique 1.XLAB envoie vers BFC des commandes prévisionnelles qui génèrent des Demandes dAchat prévisionnelles (DA) dans BFC qui deviendront des commandes prévisionnelles dans BFC. 2.Une commande XLAB est identifiée Carte Logée si le fournisseur est le fournisseur Carte Logée. 3.Les contrôles suivants sont effectués dès lintégration de la DA : 1.Une commande Carte logée doit être prévisionnelle 2.Elle doit référencer le marché Carte logée 3.Elle ne doit avoir quun seul poste 4.Chaque fichier ROP (Relevé dOpérations) contient les factures Carte Logée pour une DR et un mois donné ayant le fournisseur Carte Logée.

15 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 15 Éléments de compréhension technique 1.LEAI (service de dispatching) va automatiquement chercher via un lien FTP (File Transfer Protocol) sur la plateforme de banque le(s) ROP (Relevé dOpération) et le(s) déposera dans un répertoire de la machine BFC. 2.LEAI crée autant de factures/avoirs via des IDocs (fichier informatique) que de transactions présentes dans le relevé.

16 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 16 Eléments de compréhension fonctionnelle

17 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 17 Éléments de compréhension fonctionnelle Flux Intégration commande Xlab La commande prévisionnelle, monoligne, sur le marché « carte logée » est saisie dans XLAB, Une DR fait une commande de prestation chez FRAM en précisant le numéro XLAB XLAB envoie sa commande vers BFC La commande Xlab est intégrée dans BFC au titre dune demande dachat prévisionnelle. Flux Intégration ROP A la fin du mois, la Plateforme de banque envoie à lEAI un fichier (ROP) comprenant les factures des diverses prestations. Le ROP est intégré dans BFC et une concordance est faite avec les commandes XLAB Les factures/avoirs BFC sont traitées et partent en proposition de paiement Flux Retour facture à Xlab BFC envoie un IDoc vers XLAb afin de clôturer le flux de commande Un autre fichier est envoyé pour le paiement

18 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 18 Éléments de compréhension fonctionnelle 1.Plusieurs erreurs peuvent arriver dans BFC sur chaque facture ou avoir du ROP: – Certaines qui ne donnent pas lieu à la création de factures/avoirs et qui sont en erreur à lentrée de BFC : elles sont visualisables dans BW – Certaines donnent lieu à la création de factures/avoirs dans BFC. 2. La facture ou lavoir issu du « ROP » est relié à la commande XLAB associée. Le numéro de marché Carte Logée doit être contenu dans la commande. 3. Les factures et avoirs Carte Logée sont créés à partir dun relevé dopération de la plateforme de banque gérant ces opérations. 4. Ce relevé comprend une série dopérations effectuées sur des commandes prévisionnelles. Chaque opération du relevé est créée en tant que facture ou avoir maintenu dans BFCE : la facture ne comprend en référence quun seul poste de commande dachat.

19 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 19 Éléments de compréhension Fonctionnelle 1.Toute facture issue du ROP est intégrée au statut « maintenue » dans BFC. 2.Afin dafficher les factures dans BFC, activez la transaction à partir du chemin suivant : Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat 3.La facture/lavoir est créé via un traitement automatique qui comptabilise en masse les factures et avoirs Carte Logée chaque nuit. 4.En cas durgence, il est aussi possible de lancer cette comptabilisation en masse via la transaction à partir du chemin suivant : Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact. Achat

20 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 20 État de synthèse des factures

21 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 21 Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat /Synthèse des factures (1/6) Dans la zone « Texte den-tête du document », on indiquera la référence au ROP : ROPDR + n°de la DR + * (ex : ROPDR14*) La date du document permet de cibler un seul ROP et correspond à la date du ROP : en général les dates des ROP sont soit le dernier jour du mois soit le premier jour du mois suivant

22 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 22 Synthèse des factures (2/6) 1.Affichage des factures qui seront intégrées dans la nuit

23 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 23 Synthèse des factures (3/6) 2 Affichage de toutes les factures

24 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 24 Synthèse des factures (4/6) La facture est en attente de premier traitement statut Prévu pour le contrôle en arrière plan, on peut aller la modifier par le biais du crayon (à ne pas faire). La facture est erronée après le premier traitement statut Erroné On peut aller la modifier On peut visualiser les messages derreur Un enregistrement en arrière plan doit être planifié

25 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 25 Synthèse des factures (5/6) La facture a un statut OK, deux solutions soffrent alors à lutilisateur Soit elle est en statut enregistré et elle pourra être payée, on peut la consulter en cliquant sur les lunettes Soit elle reste en statut erroné car on vient de la corriger et elle doit repasser ensuite par le traitement de comptabilisation en masse qui reste prévu en arrière plan LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT « Prévu pour le contrôle en arrière plan » ou « Erroné » AU STATUT « Enregistré » En cliquant sur ce bouton on relance le contrôle en arrière plan

26 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 26 Synthèse des factures (6/6) Il est impératif de maintenir la facture après son enregistrement et de relancer le contrôle en arrière plan. 1.On clique sur maintenir dans la facture 2.On clique sur relancer le contrôle en arrière plan dans la synthèse de facture 1 2

27 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 27 Synthèse des factures 1.Ou on enregistre la facture en statut maintenu et on lance le contrôle en arrière plan du même coup. NB : Il est toujours possible de revenir en modification sur une facture déjà modifiée

28 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 28 Éléments de compréhension Fonctionnelle Si la commande nest pas trouvée (le ROP ne comporte pas le bon n° de commande ou la demande dachat na pas encore été transformée en commande ou la commande est supprimée de BFC) ou si le fournisseur de la commande nest pas le fournisseur Carte Logée

29 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 29 Éléments de compréhension fonctionnelle

30 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 30 Éléments de compréhension fonctionnelle Autres cas derreurs de facture/avoir intégrés dans BFC : -Commande soldée : mettre référence commande correcte -Fournisseur de la commande différent du fournisseur Carte Logée : mettre référence commande correcte -Commande sans service fait : demander le service fait -Intégration dune 2ème facture ou dun 2ème avoir sur une même commande standard : doivent donner lieu à chargement ultérieur/déchargement ultérieur -Facture de montant nul : la facture doit être supprimée -Avoir sans référence facture : renseigner manuellement la référence de la facture qui doit avoir été comptabilisée

31 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 31 Éléments de compréhension fonctionnelle 1.Dans certains cas, il est possible que la DR ne puisse pas attendre le lendemain matin pour comptabiliser ses factures/avoirs. Il existe pour cela une procédure durgence à nutiliser quavec parcimonie et seulement dans les derniers jours du mois avant le paiement. Dépense/Prise en charge des dépenses/Prise en charge en masse fact. Carte logée.

32 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 32 Éléments de compréhension fonctionnelle Il faut impérativement renseigner le domaine dactivité (numéro de DR) avant dexécuter la transaction

33 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 33 Eléments de compréhension fonctionnelle 1.Lors de lintégration du fichier ROP, certaines erreurs ne permettent pas la création de factures/avoirs dans BFC. 2.Ces factures doivent être corrigées dans le ROP initial afin que celui-ci soit rejoué pour créer les factures manquantes dans BFC. 3.Pour visualiser ces erreurs il faut se servir de létat BW spécifique à la Carte Logée.

34 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 34 Pour rejouer un ROP dans BFC, les étapes à respecter sont les suivantes : 1.- la cellule ROP de la DSI envoie le ROP au format excel à la cellule ROP de la DR 2.- la DR modifie son ROP en suivant le mode opératoire indiqué pour chaque cas d'erreur et lorsqu'elle a terminé, elle le transmet à la cellule ROP de la DSI 3.- la cellule ROP de la DSI met ce ROP modifié à la disposition de lEAI qui le transmet à BFC tous les soirs à 23h30 en envoyant un message à la cellule ROP de la DR et de la DSI pour les en informer. Eléments de compréhension fonctionnelle

35 Projet BFC – Support de formation Carte logée v Intégration du ROP 2.Traitement des erreurs par BW 3.Correction du fichier ROP XLS (colonne Q = Division/N° cde XLAB) 4.Renvoi à la cellule ROP DSI 5.Passage dans une moulinette permettant Traitement du ROP

36 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 36 Outil de suivi de la Carte Logée BW

37 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 37 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée BW: Suivi des flux entrants / Requête /suivi flux carte logée Cet écran de consultation permet davoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux Carte Logée (détaillés par N° facture ROP). On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut : 1.Intégré 2.En erreur

38 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 38 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée BW /suivi des flux entrants /Requête /suivi carte logée Remarques : 1.Les Idocs Carte logée ne sont ni rejoués, ni rejetés. 2.Les Idocs avec le message derreur BFC ZDER/132 « Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible » sont exclus systématiquement de la requête, car ils ne sont jamais chargés dans le cube. 3.Les données affichées sont identifiées par N° facture ROP (=N° transaction ROP), ce qui permet un tri fonctionnel des factures/avoirs et pas par n° Idoc. De plus, le reporting naffiche que le dernier statut dune transaction. Si par exemple le dernier statut dun Idoc est ZDER/132 la requête va afficher le statut précédent différent de ZDER/ Le N° facture ROP est unique pour chaque transaction, toutes DR confondues. 5.Les Montants TTC et TVA sont affichés en tant que ratios et ils ne peuvent pas être affichés en tant que caractéristiques libres. 6.La requête permet de faire un saut vers une autre requête avec le détail de tous les Idocs dune facture ROP, ceux avec le Message derreur BFC= ZDER/132 inclus (et pas seulement le plus récent) : Suivi Flux : Facture Carte Logée (Détail Idoc) [voir chapitre suivant].

39 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 39 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée BW /suivi des flux entrants /Requête /suivi carte logée Dans lEcran de variables : 1.Organisation dachats (DR) [champ obligatoire] 2.Division 3.Type de flux 4.IDOC Créé le 5.Message derreur BFC 6.Statut 7.Statut IDOC 8.N° Facture ROP 9.Date ROP

40 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 40 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée

41 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 41 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée 1.La requête

42 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 42 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Recherche des n° Facture ROP pour une Organisation dachats (DR) Exemple : rechercher toutes les Factures ROP de la DR 14 : 1.Choisir la DR : Renseigner le N° Facture ROP comme suit : ROPDR14* (étoile pour faciliter la recherche automatique)

43 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 43 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Cliquer sur le bouton de recherche (aide à la recherche) pour sélectionner toutes les factures ROP de la même DR : 1.Sélectionner une ou plusieurs Factures ROP 2.Cliquer sur le bouton Reprendre

44 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 44 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Cliquer sur le bouton Exécuter

45 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 45 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée 1.Si on met un filtre sur le Message derreur BFC dans lécran de variables de la Requête principale (Suivi flux : Facture Carte Logée), le saut ramènera dans la requête détail par Idoc (Suivi flux : Facture Carte Logée ( Détail Idoc)), uniquement les Idocs avec les Messages derreur BFC mis en Filtre. 2.Exemple : pour le Filtre Message derreur BFC= ZDER/134 dans la requête principale, on naura que ZDER/134 dans la requête détail (via le Saut), puisque le filtre se propage.

46 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 46 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Sur la ligne jaune du résultat global faire un saut vers la requête de détail par N° Idoc :

47 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 47 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée 1.On peut voir tous les Statuts dun Facture ROP, même ceux avec le Message derreur BFC= ZDER/132 (qui ne sont pas affichés dans la requête principale) à condition quil ny ait pas de filtre sur le Message derreur BFC dans lécran de variables de la Requête principale (Facture Carte Logée). 2.Si on met un filtre dans le Message derreur BFC dans lécran de variables de la Requête principale, le saut ramènera uniquement les Messages derreur BFC mis en filtre. Exemple : pour le filtre Message derreur BFC= ZDER/134 dans la requête principale, on naura que ZDER/134 dans la requête détail (via le Saut).

48 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 48 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée Remarques : 1.Les Idocs avec le Message derreur BFC ZDER/132 « Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible » sont pris en compte dans la requête à condition quil ny ait pas de filtre sur le Message derreur BFC de la requête principale « Suivi flux : Facture Carte Logée ». 2.Si un filtre est mis sur le Message derreur BFC dans lécran de variables initial pour la requête « Suivi flux : Facture Carte Logée », ce filtre est conservé sur la vue détaillée, cest-à-dire sur lécran « Suivi flux : Facture Carte Logée (Détail Idoc) ». 3.Les données affichées sont identifiées par N° IDOC, c.à.d. pour chaque N° Facture ROP, on a tous les Idocs associés, pas seulement le dernier statut. 4.Les montants TTC et TVA sont affichés en tant que ratios et ils ne peuvent pas être affichés en tant que caractéristiques libres.

49 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 49 BW Suivi du Flux Facture Carte Logée 1.Les cas derreurs visibles dans BW sont les suivants : -Division non renseignée ou incorrecte -Division du ROP nappartient pas au domaine dactivités du ROP -Fournisseur du ROP nexiste pas -Compte fournisseur bloqué pour comptabilisation -Aucun tiers de paiement divergent pour le fournisseur du ROP -Le ROP doit être traité en euros -La facture correspond à des frais AMEX -Ce ROP nest pas pour le CNRS -Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible Les modes opératoires associés à ces erreurs sont décrits dans lannexe du manuel dutilisation flux entrants.

50 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 50 Les erreurs et leur traitement 3

51 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 51 Les erreurs et leur traitement

52 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 52 Les erreurs et leur traitement

53 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 53 Les erreurs et leur traitement

54 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 54 Les erreurs et leur traitement

55 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 55 Les erreurs et leur traitement

56 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 56 Les erreurs et leur traitement

57 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 57 Exercices sur le Processus de la Carte Logée 4

58 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 58 Exercice 1 – Utilisation accès : activation : 1.Vous affichez la synthèse des factures 2.Sélectionnez les factures en fonction dune DR et propres à la carte logée 3.Quels sont les différents états de facture disponibles 4.Vous sélectionnez les dates de création du à aujourdhui 5.Quels sont les messages qui apparaissent 6.Quels sont les traitements à apporter

59 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 59 Exercice 7 – Accès au suivi BW des facturation carte logée url : utilisateur : 1.Vous vous connectez au portail BFC 2.Vous sélectionnez le menu « BFC – Suivi des flux entrants » 3.Vous sélectionnez le flux : Suivi Flux : factures Carte Logée

60 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 60 Concepts et processus de la carte logée achats En synthèse ! A retenir absolument ! LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT « Prévu pour le contrôle en arrière plan » ou « Erroné » AU STATUT « Enregistré »

61 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 61 Concepts et processus du Carte Logée Mini-quizz ! Une commande peut elle être standard? Une commande peut elle avoir plusieurs postes? La commande peut-elle être en devise étrangère? Les factures peuvent-elles être créées en double? Peut-on lancer le paiement si il reste des factures non comptabilisées

62 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 62 Concepts et processus du domaine Carte Logée Je me souviens ! Question 1 Question 2 Question 3 Question 4 Question 5 Non, elle doit absolument être prévisionnelle pour pouvoir être intégrée en automatique Non, car le relevé dopérations (ROP) fait référence à une seule ligne commande Non, seule la devise Euro est prise en compte Non, même si on rejoue le ROP les factures déjà créées ne sont pas recréées. Non, pour lancer le paiement, toutes les factures doivent être Intégrées et comptabilisées. V V V V V

63 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 63 Conclusion et clôture 4

64 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 64 MODUS OPERANDI UTILISATEUR DE LA CARTE LOGEE Jour 1 1.L e ROP est intégré. 2.Je visualise par la synthèse des factures les factures qui vont être comptabilisées. 3.Je visualise dans BW les factures qui nont pas été créées et jenvoie à la cellule ROP DSI le fichier XLS pour retraitement des données. Jour2 1.Je visualise dans BW que toutes les factures ont bien été créées. 2.Jaffiche ma synthèse des factures et je traite mes erreurs de comptabilisation. Jour X 1.Toutes mes factures sont comptabilisées, je peux autoriser le paiement en masse. 2.Sinon je dois bloquer toutes les factures et je ne paierai que le mois suivant.

65 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 65 Conclusion et clôture En quelques mots n Des questions ? n Vous sentez-vous à présent à laise avec cet outil? n Quavez vous pensé de cette formation? n La prochaine étape…

66 Projet BFC – Support de formation Carte logée v14 66 Conclusion et clôture Avant de se quitter n Merci de me rendre la feuille de présence signée n N'oubliez-pas de remplir vos évaluations n changement/evaluation-formation/evalformation.asp Au revoir et à bientôt !


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