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Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation Direction des Systèmes dInformation.

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1 Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation Direction des Systèmes dInformation

2 P. 2 SOMMAIRE Préambule Description du processus 3 concepts à retenir Une séquence dutilisation Quelques cas particuliers Quizz Conclusion

3 P. 3 PREAMBULE Lenjeu : simplifier lacte dachat sans complexifier la gestion La carte achat Rappel : une CB classique, seuls les retraits sont bloqués Pas de TVA, pas de références clients saisissables ( carte logée) Comment rapprocher transactions et commandes pour créer automatiquement les factures ? La réponse des opérateurs bancaires : Enrichissement manuel sur leur site Internet Délai de 7 jours (après télé collecte) à respecter La réponse du CNRS Le rapprochement automatique dans Nouba

4 P. 4 UN PETIT DESSIN VAUT MIEUX QUUN LONG DISCOURS

5 P. 5 NOUVEL OUTIL DENRICHISSEMENT DES ROPS Comment associer automatiquement les commandes et les transactions Critères de recherche : code division, n° de carte, date de fin de validité, nom porteur, montant TTC exact, SIRET (si présent) Nécessité dune commande Xlab bien renseignée (montant exact + associée à la bonne carte) Permet de : consulter toutes les transactions carte dachat Dassocier automatiquement les commandes et les transactions Sinon propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement) Enrichir automatiquement le ROP (n° de commande Xlab et TVA) Transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement) Communiquer entre le labo et la DR Traitement automatique ou choix dans une liste : aucune saisie manuelle

6 P. 6 3 CONCEPTS A RETENIR Rapprochement pour information : Lancement automatique et journalier Action du laboratoire dans Xlab Rapprochement pour transfert : Lancement manuel et en fin de mois Action du SFC dans ROP2 (et/ou contact avec le laboratoire) Les identifiants cartes : On saisit les cartes dans Xlab (Nom, n° carte, date fin validité) Nom sur 10 caractères max, 4 derniers chiffres du numéro de carte et date de fin de validité MMAAAA A chaque commande Xlab on associe un identifiant carte (depuis la liste)

7 P. 7 CHAINE COMPTABLE DE TRAITEMENT DU ROP : QUI FAIT QUOI ? Nouba / ROP Carte AchatBFC Rapprochmnt pour info Rapprochmnt pour transfert automatique Rapprochmnt pour transfert manuel IntégrationComptabilisat° en masse Comptabilisat° manuelle (gestion rejets) Laboratoire : - Engagement dans Xlab Laboratoire : NS Laboratoire : - Répond à la DR Laboratoire : NS Laboratoire : NS Laboratoire : - Répond à la DR Délégation : - Suivi et pilotage Délégation : - Lance le traitement Délégation : - Associe par choix dans une liste - Peut solliciter le laboratoire Délégation : - Lance le traitement Délégation : - Lance le traitement Délégation : - Rech. commande et fournisseur - Complète la facture par saisie - Peut solliciter le laboratoire

8 P. 8 UNE SEQUENCE DUTILISATION Accueil Le rop du mois en cours Le rapprochement pour information (comment le contrôler !) Détail de la commande Xlab Saisir une note Le rapprochement pour transfert : Automatique Manuel Suppression En cours de mois : pilotage et suivi En fin de mois : compléter et intégrer

9 P. 9 ACCUEIL

10 P. 10 LE ROP DU MOIS EN COURS : Analyse globale

11 P. 11 LE ROP DU MOIS EN COURS : Analyse détaillée

12 P. 12 LE RAPPROCHEMENT POUR INFORMATION

13 P. 13 DETAIL DE LA COMMANDE

14 P. 14 SAISIE DUNE NOTE

15 P. 15 SAISIE DUNE NOTE

16 P. 16 LE RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT Disponible le 5 du mois suivant (5 mai pour le rop davril) En délégation uniquement Automatique : cela valide les rapprochements pour information Manuel : pour compléter au dernier moment Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie : Cest le laboratoire qui doit faire leffort Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau rapprochement automatique Uniquement la veille du paiement

17 P. 17 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

18 P. 18 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

19 P. 19 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

20 P. 20 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (MANUEL)

21 P. 21 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (MANUEL)

22 P. 22 LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie Cest le laboratoire qui doit faire leffort Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau rapprochement automatique Ne sont proposées que les commandes : Transférée, sur le bon porteur, … où seul le montant nest pas bon Uniquement la veille du paiement

23 P. 23 LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL Les rapprochements pour information et pour transfert sont indépendants

24 P. 24 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (SUPPRESSION)

25 P. 25 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (SUPPRESSION)

26 P. 26 QUELQUES CAS PARTICULIERS SIRET fournisseur SIRET commande Signalisation des demandes dachat 2 transactions de même montant La gestion des avoirs Un exemple tordu

27 P. 27 SIRET FOURNISSEUR SIRET COMMANDE Loutil alerte lutilisateur Si le Siren correspond … Attention aux achats avec Paypal (ce nest pas le fournisseur !)

28 P. 28 SIGNALISATION DES DEMANDES DACHAT La commande est bloquée au statut demande dachat Le fournisseur nest pas encore créé dans BFC Le laboratoire doit transmettre à la DR les éléments permettant la création du fournisseur : Raison sociale SIRET ou TVA Intracommunautaire Le RIB est optionnel

29 P TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS Lalgorithme alloue aléatoirement une commande : De montant exactement égal Prioritairement si le SIRET est bon Lalgorithme ne peut JAMAIS rapprocher une commande nétant pas destinée au bon porteur

30 P TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS : EXEMPLE Lalerte est levée même si la deuxième (ou 3ième ou …) commande nest pas encore rapprochée

31 P. 31 LA GESTION DES AVOIRS (1/4)

32 P. 32 LA GESTION DES AVOIRS (2/4)

33 P. 33 LA GESTION DES AVOIRS (3/4)

34 P. 34 LA GESTION DES AVOIRS (4/4)

35 P. 35 EXEMPLE TORDU DE RAPPROCHEMENT POUR INFORMATION Le 7 mai jachète pour 100 euros chez le fournisseur Alpha et pour 100 euros chez le fournisseur Béta Saisie dans Xlab Affichage dans ROP Carte Achat Y-a-t-il un problème ? Si oui intervention manuelle par la DR en fin de mois Montant Engagement Nom du fournisseur N° de commande 100 eurosAlphaL eurosBétaL00002 Montant transaction Nom du fournisseur N° de commande pour info Numéro dautorisation 100 eurosAlphaL eurosBétaL

36 P. 36 CONCLUSION Plus le rapprochement est fait en amont moins il est « couteux » Pour information par le laboratoire Pour transfert manuel si urgence En comptabilisation manuelle Facture FI pour payer en urgence Demande un suivi au fil de leau mais facilite lintégration automatique dans BFC. Gestion des ROP cest un métier davenir … Pour tout problème assistance utilisateur DSI : ou Merci pour votre attention !


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