La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation Direction des Systèmes d’Information.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation Direction des Systèmes d’Information."— Transcription de la présentation:

1 Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation Direction des Systèmes d’Information

2 SOMMAIRE Préambule Description du processus 3 concepts à retenir Une séquence d’utilisation Quelques cas particuliers Quizz Conclusion

3 PREAMBULE L’enjeu : simplifier l’acte d’achat sans complexifier la gestion La carte achat Rappel : une CB classique, seuls les retraits sont bloqués Pas de TVA, pas de références clients saisissables (≠ carte logée)  Comment rapprocher transactions et commandes pour créer automatiquement les factures ? La réponse des opérateurs bancaires : Enrichissement manuel sur leur site Internet Délai de 7 jours (après télé collecte) à respecter La réponse du CNRS Le rapprochement automatique dans Nouba L’objectif de tout traitement automatisé de ROP est d’obtenir une référence commande fiable

4 UN PETIT DESSIN VAUT MIEUX QU’UN LONG DISCOURS

5 NOUVEL OUTIL D’ENRICHISSEMENT DES ROPS
Comment associer automatiquement les commandes et les transactions Critères de recherche : code division, n° de carte, date de fin de validité, nom porteur, montant TTC exact, SIRET (si présent)  Nécessité d’une commande Xlab bien renseignée (montant exact + associée à la bonne carte) Permet de : consulter toutes les transactions carte d’achat D’associer automatiquement les commandes et les transactions Sinon propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement) Enrichir automatiquement le ROP (n° de commande Xlab et TVA) Transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement) Communiquer entre le labo et la DR Traitement automatique ou choix dans une liste : aucune saisie manuelle

6 3 CONCEPTS A RETENIR Rapprochement pour information : Lancement automatique et journalier Action du laboratoire dans Xlab Rapprochement pour transfert : Lancement manuel et en fin de mois Action du SFC dans ROP2 (et/ou contact avec le laboratoire) Les identifiants cartes : On saisit les cartes dans Xlab (Nom, n° carte, date fin validité) Nom sur 10 caractères max, 4 derniers chiffres du numéro de carte et date de fin de validité MMAAAA A chaque commande Xlab on associe un identifiant carte (depuis la liste)

7 CHAINE COMPTABLE DE TRAITEMENT DU ROP : QUI FAIT QUOI ?
Nouba / ROP Carte Achat BFC Rapprochmnt pour info Rapprochmnt pour transfert automatique Rapprochmnt pour transfert manuel Intégration Comptabilisat° en masse Comptabilisat° manuelle (gestion rejets) Laboratoire : - Engagement dans Xlab NS - Répond à la DR - Répond à la DR Délégation : - Suivi et pilotage - Lance le traitement Associe par choix dans une liste Peut solliciter le laboratoire Rech. commande et fournisseur Complète la facture par saisie Peut solliciter le laboratoire

8 UNE SEQUENCE D’UTILISATION
Accueil Le rop du mois en cours Le rapprochement pour information (comment le contrôler !) Détail de la commande Xlab Saisir une note Le rapprochement pour transfert : Automatique Manuel Suppression  En cours de mois : pilotage et suivi  En fin de mois : compléter et intégrer

9 ACCUEIL

10 LE ROP DU MOIS EN COURS : Analyse globale

11 LE ROP DU MOIS EN COURS : Analyse détaillée

12 LE RAPPROCHEMENT POUR INFORMATION

13 DETAIL DE LA COMMANDE

14 SAISIE D’UNE NOTE

15 SAISIE D’UNE NOTE

16 LE RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT
Disponible le 5 du mois suivant (5 mai pour le rop d’avril) En délégation uniquement Automatique : cela valide les rapprochements pour information Manuel : pour compléter au dernier moment Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie : C’est le laboratoire qui doit faire l’effort Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau rapprochement automatique Uniquement la veille du paiement

17 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

18 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

19 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

20 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (MANUEL)

21 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (MANUEL)
Attention tout rapprochement manuel est défait par un rapprochement automatique

22 LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL
Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie C’est le laboratoire qui doit faire l’effort Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau rapprochement automatique Ne sont proposées que les commandes : Transférée, sur le bon porteur, … où seul le montant n’est pas bon Uniquement la veille du paiement

23 LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL
Les rapprochements pour information et pour transfert sont indépendants

24 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (SUPPRESSION)

25 RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (SUPPRESSION)

26 QUELQUES CAS PARTICULIERS
SIRET fournisseur ≠ SIRET commande Signalisation des demandes d’achat 2 transactions de même montant La gestion des avoirs Un exemple tordu

27 SIRET FOURNISSEUR ≠ SIRET COMMANDE
L’outil alerte l’utilisateur Si le Siren correspond … Attention aux achats avec Paypal (ce n’est pas le fournisseur !)

28 SIGNALISATION DES DEMANDES D’ACHAT
La commande est bloquée au statut demande d’achat Le fournisseur n’est pas encore créé dans BFC Le laboratoire doit transmettre à la DR les éléments permettant la création du fournisseur : Raison sociale SIRET ou TVA Intracommunautaire Le RIB est optionnel

29 2 TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS
L’algorithme alloue aléatoirement une commande : De montant exactement égal Prioritairement si le SIRET est bon L’algorithme ne peut JAMAIS rapprocher une commande n’étant pas destinée au bon porteur

30 2 TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS : EXEMPLE
L’alerte est levée même si la deuxième (ou 3ième ou …) commande n’est pas encore rapprochée

31 LA GESTION DES AVOIRS (1/4)

32 LA GESTION DES AVOIRS (2/4)

33 LA GESTION DES AVOIRS (3/4)

34 LA GESTION DES AVOIRS (4/4)

35 EXEMPLE TORDU DE RAPPROCHEMENT POUR INFORMATION
Le 7 mai j’achète pour 100 euros chez le fournisseur Alpha et pour 100 euros chez le fournisseur Béta Saisie dans Xlab       Affichage dans ROP Carte Achat   Y-a-t-il un problème ? Si oui intervention manuelle par la DR en fin de mois Montant Engagement Nom du fournisseur N° de commande 100 euros Alpha L00001 Béta L00002 Montant transaction Nom du fournisseur N° de commande pour info Numéro d’autorisation 100 euros Alpha L00002 232 Béta L00001 235

36 CONCLUSION Plus le rapprochement est fait en amont moins il est « couteux » Pour information par le laboratoire Pour transfert manuel si urgence En comptabilisation manuelle Facture FI pour payer en urgence Demande un suivi au fil de l’eau mais facilite l’intégration automatique dans BFC. Gestion des ROP c’est un métier d’avenir … Pour tout problème assistance utilisateur DSI : ou  Merci pour votre attention !


Télécharger ppt "Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation Direction des Systèmes d’Information."

Présentations similaires


Annonces Google