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Déploiement d'un Campus Agropolis Numérique pour l'accès et la valorisation de l'Information Scientifique et Technique (CANIST) Cellule Projet CANIST –

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Présentation au sujet: "Déploiement d'un Campus Agropolis Numérique pour l'accès et la valorisation de l'Information Scientifique et Technique (CANIST) Cellule Projet CANIST –"— Transcription de la présentation:

1 Déploiement d'un Campus Agropolis Numérique pour l'accès et la valorisation de l'Information Scientifique et Technique (CANIST) Cellule Projet CANIST – 18 janvier 2005 Restitution à la CIST de létat davancement de létude préalable au projet CANIST

2 Recherche: LOLF : financement sur projets thématiques / affectation des moyens sur la partie scientifique (doù nécessité de faire apparaître IST dans activité scientifique) Etats généraux (restructuration ; organismes en devenir ; évaluation de la recherche ) Structuration en UMR et IFR (transversalité, mobilité et inter- institutionnalité) Enseignement supérieur: Réforme de lenseignement supérieur (dont agricole) Implication forte des enseignants-chercheurs dans la recherche IST: Forte évolution technologique du métier avec outils et interfaces orientés « professionnels » « utilisateurs finaux » Besoin de qualification / évolutions des produits Non renouvellement de certains postes IST Révolution du web + pratiques dédition des contenus Concentration de loffre (ISI, Elsevier) Création dune Maison dEdition Commune Projets européens Le contexte du projet CANIST

3 Agropolis : 20 ans 40 services IST Structuration forte en UMR et IFR depuis 1998 Projet détablissement unique (sept. 2006): AGRO.M, CNEARC CEP, ENGREF, SIARC rapprochement obligatoire des services (dont IST) projet dune faculté de Sciences agronomiques (établissements de recherche) intégré à lUniversité. Projet de lUO-MLR : campus numérique Nécessité de mutualiser, dharmoniser au niveau dun pôle régional, les accès aux produits & services, au profit de la communauté scientifique dAgropolis et de ses partenaires Mieux vaut être acteur que de subir Le contexte régional

4 Opportunité de participer à la restructuration de notre environnement de travail Officialiser un réseau existant et des actions communes Repositionner la fonction de « médiation » du documentaliste dans les nouvelles pratiques de communication scientifique (auprès des enseignants et des chercheurs) Optimiser lutilisation des produits sous peine de voir les investissements diminuer (appui à la formation des utilisateurs) Faciliter laccès à loffre documentaire en tenant compte de la mixité des équipes et de la mobilité des chercheurs Les enjeux du projet CANIST

5 Le projet CANIST État davancement au 18/01/05 Février 2004 Rédaction du projet (CIST et 9 établissements signataires)projet Validation du projet par les chefs détablissements membres dAgropolis (Bureau Agropolis) Juin 2004 Mandat pour une étude de faisabilité (CA Agropolis) Rencontre avec le groupe utilisateurs (CIST) Septembre 2004 Structuration de lorganisation de la Cellule Projet CANIST (CIST) 3 mois / 3 personnes à 50 % mises à disposition INRA – Cirad Constitution de 3 groupes de travail Octobre 2004 lettre de mission Démarrage de létude Rencontre des responsables nationaux (CEMAGREF, CIRAD, INRA, IRD) et des représentants de lIAM, ENGREF, CNRS

6 Le projet CANIST - Octobre 2004 – Janvier La Cellule Projet D. Fournier, L. Grasset et M.A. Mannucci Installation à Agropolis - bureau BO3 Adresse Une méthodologie de travail Enquêtes (cartographie de lexistant) Réunions des groupes de travail Etat de lart sur les 3 volets Une communication autour du projet CANIST 2 lettres dAgropolis n°111, Un cadrage de létude par rapport aux attentes dAgropolis Rencontres avec M. Salas

7 Les étapes à venir pour la Cellule Projet Rédaction du rapport destiné au Bureau dAgropolis Echéance : février 2005 Mise en forme de la documentation compilée Dossiers thématiques Site webweb Synthèse des résultats des enquêtes Communication autour du projet CANIST A destination des établissements (locaux et nationaux) Présentation aux journées professionnelles IST (juin 2005) Devenir de la Cellule Projet Composition Fonctionnement (groupe projet, comité de pilotage,…) Articulation avec la CIST

8 Volet 1 : Valorisation de la production scientifique Volet 2 : Partage des ressources documentaires Volet 3 : Renforcement de lappui aux utilisateurs et partage de savoir-faire des professionnels IST Les 3 axes du projet CANIST

9 Le Mouvement en faveur du libre accès (1990 ) À linitiative des différents acteurs (chercheurs, documentalistes, institutions). Développement variable en fonction des thématiques (physique, économie): sciences agronomiques ? Concerne toutes les activités de recherche (publications, thèses, …) et les services déditions (revues, actes colloques, ouvrages, …) Choix technologique OAI: interopérabilité (visibilité) Documents en texte intégral (accessibilité) Implication des institutions: pérennité de laccès à la production scientifique Améliorer la lisibilité des activités scientifiques du Pôle Agropolis Préconisation de règles de référencement communes «Observatoire » en région : indicateurs bibliométriques Volet 1(1) Valorisation de la production scientifique Rappel de lobjectif fixé : accroître la lisibilité de la production scientifique en facilitant sa diffusion et son accessibilité, archiver la mémoire des travaux réalisés

10 dans le cadre de létude : 1 axe privilégié Favoriser la diffusion des travaux en libre accès en dotant la communauté scientifique dAgropolis: dun dispositif de type Archives Ouvertes Réservoir de publications en texte intégral en Libre Accès Corpus thématique et/ou institutionnel. dun système darchivage pérenne (migration des formats) dune chaîne de traitement des documents numériques et dun outil de numérisation rétrospective Volet 1(2) Valorisation de la production scientifique

11 Les résultats de lenquête Signalement des travaux des chercheurs dans des bases institutionnelles: exhaustivité, problème de collecte auprès des chercheurs et unités, «affiliations » et adresses complexes sans normalisation, indexation avec différents thésaurus, début de collecte de documents en texte intégral, Ecoles (mémoires, thèses) Projets OAI existants (CEMAGREF avec Cemagref Publications, CNRS avec le CCSD, ENGREF avec ParisTech) ou en cours (INRA, CIRAD, …). Des volontés affichées (ENGREF, AGROM, CNEARC, CIHEAM, …), mais peu de moyens techniques et humains Des compétences techniques et juridiques dans certaines établissements (CIRAD, INRA, …) Un faible niveau de sensibilisation des responsables,chercheurs, enseignants et étudiants Volet 1(3) Valorisation de la production scientifique

12 Les actions proposées Renforcement du signalement des travaux scientifiques et académiques dans les bases institutionnelles Exhaustivité Texte intégral (collecte, URL) Interrogation par la BOMLR des catalogues absents (PubINRA, Horizon Plein texte) Sensibilisation des acteurs au Libre Accès Journées détude (Open Access / Open Source ADBS) Mutualisation et acquisition de compétences sur Agropolis Droits dauteurs, politiques éditoriales des éditeurs, Structuration du document numérique, chaîne éditoriale Ingénierie du document (publication sur le web, métadonnées, archivage) Volet 1(4) Valorisation de la production scientifique

13 Les actions proposées (suite) Mise en place dune archive ouverte Agropolis Définition des choix techniques et des règles de fonctionnement (dépôt, validation, publication) Alimentation de larchive (chercheurs et/ou documentalistes) Mise en place dun portail thématique « AAES », permettant la recherche dans les archives institutionnelles (CNRS, INRA, CIRAD, CEMAGREF, …) et celle dAgropolis, à partir dun seul point daccès (exemple SDL)SDL Définition des choix techniques dun logiciel de collecte (Moissonneur OAI-PMH) Paramétrage pour collecte dépôts institutionnels (choix de métadonnées communes, …) Alimentation des dépôts (institutionnels, Agropolis) Communication Volet 1(5) Valorisation de la production scientifique

14 Volet 2 (1) Partage des ressources documentaires Les nouvelles contraintes du marché de linformation : Inflation des coûts des abonnements / restrictions budgétaires Package (éditeur/thématiques), Monopole des standards (Science Direct) au détriment des sociétés savantes Les conditions dexercice de la recherche Accroissement de la mobilité et des regroupements de chercheurs de diverses institutions Difficultés didentifier les communautés dutilisateurs multi- institutionnelles et multi-sites (classe de n° IP,mots de passe, annuaires LDAP). Rappel de lobjectif fixé : faciliter laccès aux ressources numériques et papier

15 Harmoniser et généraliser les accès aux ressources numériques acquérir en commun des ressources (négociations de licences communes) mettre en place un portail Agropolis, fédérant les accès aux ressources pour les utilisateurs Faciliter laccès aux documents papier organiser la circulation des documents entre les 40 bibliothèques dAgropolis augmenter le nombre de bases accessibles via la BO-MLR la carte Agropolis un « passeport » pour accéder à tous les fonds documentaire dAgropolis Volet 2 (2) Partage des ressources documentaires Les axes privilégiés : faciliter laccès aux ressources numériques et papier

16 Redondance de loffre électronique dans les différents établissements (produits standards: SD, WOS, CC, CAB) Complémentarité (antériorité des offres) Lacunes (accès à des serveurs, bases spécialisées Biosis) Offre quasi-inexistante dans les établissements denseignement agro (hors universités) Difficulté daccéder aux ressources (bibliothèques sur plusieurs sites, contraintes horaires et calendaires, prêts aux utilisateurs, droits afférants à la carte Agropolis) Isolement des professionnels de lIST / offre collective (UMR, IFR, …) Volet 2 (3) Partage des ressources documentaires Les résultats de lenquête

17 Volet 2 (4) Partage des ressources documentaires Les actions proposées Ressources électroniques Intégrer la dimension « thématique » AAES du pôle Agropolis dans les négociations nationales avec les éditeurs Envisager et favoriser la constitution de Consortium thématique et/ou autour de produits (Agropolis) Permettre aux professionnels de lIST laccès à lensemble de loffre des établissements Agropolis Mettre en place un portail IST Agropolis, à partir duquel les utilisateurs accèderont à leurs ressources documentaires. Ressources papier Revisiter le concept de bibliothèque en fonction des fréquentations, usages et utilisations des fonds Etudier les regroupements possibles (mobilité des professionnels, regroupements des fonds, …)

18 Volet 2 (5) Partage des ressources documentaires Les actions proposées Raisonner une économie de linformation commune Veille sur les produits Gestion coordonnée des tests de produits Négociations et acquisitions mutualisées pour des produits spécifiques aux thématiques AAES du Pôle Agropolis Mutualiser les compétences en matière dacquisition

19 Volet 3 (1) Formation des utilisateurs Rappel de lobjectif : Renforcer lautonomie des utilisateurs, développer une assistance technique commune, rationaliser et coordonner les actions de formation à lIST au service de la communauté scientifique, éventuellement proposer des services à forte valeur ajoutée

20 Rappel du contexte régional de la formation à l IST pas dURFIST en région LR (Toulouse, Lyon) pas de module IST au sein des Formations doctorales de Montpellier certains utilisateurs bénéficient dun appui de proximité, dautres pas compétences en appui et formation réparties au sein des organismes, mais offre parfois redondante et complémentaire pré-existence dun portail Agropolis d aide aux utilisateurs expérience réussie dans la Formation Professionnelle Continue Rapprochement des forces vives au moins pour les institutions ayant vocation à lenseignement (projet de grand établissement) ancrage possible avec le projet dUniversité Ouverte : UO-MLR Volet 3 (2)

21 Volet 3 (3) Actions menées : Analyse de lexistant (FORMIST, Maison des Ecoles doctorales de Montpellier, environnement Agropolis…) Réflexion menée avec le groupe de travail (2 réunions) Rédaction dune enquête détaillée auprès des structures documentaires des membres dAgropolis, centrales ou de proximité (UMR,IFR) : 35 envois, 16 réponses dont 3 BU (et quelques interviews) Rédaction dune enquête auprès des services de formation permanente : 8 envois, 1 seul retour malgré relance et décision de relayer via les professionnels Contact UO-MLR (M. Pézeril)

22 Volet 3 (4) Résultats enquête : 16 réponses : Instituts de recherche : 5 services centralisés + 4 structures de proximité Instituts denseignement : 4 écoles + 3 BU En résumé : majorité des utilisateurs répartis sur la région de Montpellier, voire sur le même site que la structure documentaire, et avec un public prioritaire chercheurs / étudiants de 3ème cycle. Apparemment constat de non formation des étudiants à lIst en cursus initial (en partie contradictoire avec questionnaire université) : faire un vrai bilan. Echanges interorganismes ponctuels pour laccueil en formation.

23 Toutes les structures ayant répondu font des actions de démos (ressources électroniques, portails, BO-MLR), mais les actions de formation à proprement parler sont plutôt le fait des structures centralisées, qui font appel de temps à autres à des intervenants extérieurs. On retrouve assez souvent les mêmes types de formations avec les mêmes taux horaires (méthodo, normes biblio, EndNote). Plus des formations spécifiques au contexte de linstitution. Identification de besoins sur des points précis (veille, refMan, Chemical Abstracts). Volet 3 (5)

24 Formation des professionnels Peu de professionnels ont suivi une formation à la formation. LADBS, les URFIST et les rencontres des professionnels de lIst sont les principales sources de formation (+ formations internes et autoformation). Le CIRAD fait appel à un panel plus large (SERDA, rencontres dAffaires). Les besoins évoqués sont très diversifiés en fonction des types de personnels, mais droit de linformation, archives ouvertes, communication scientifique reviennent à plusieurs reprises + formation diplômante ou validation des acquis pour les non cadres. A constater que nombreux sont les services dont le personnel est (ou a été) impliqué dans la formation pro (interne, GESIST, partenariats de coopération, université dété, CNFPT, ABF, CFCB) Volet 3 (6)

25 Logistique : certains établissements appliquent une politique tarifaire (CIRAD, INRA – même si négligeable ) Il y a des relations avec la FP lorsquune telle structure existe (recueil des besoins, financement, salle, matériel, diffusion). Lenquête permet de dresser un tableau récapitulatif des ressources (personnes, formations menées, ressources logistiques). Volet 3 (7)

26 A priori, la majorité des professionnels sont favorables pour mettre compétences et moyens logistiques au profit dune communauté plus large,même si certains nen voient pas toujours lintérêt pour leur propre communauté (sentiment dun public très spécifique). Parmi les freins avancés est le manque de temps des utilisateurs pour la formation à lIst (étudiants dans leur cursus initial), bien que cela soit fortement insuffisant. Lattachement à former ses propres utilisateurs et à rédiger ses propres supports semble un autre frein (pb du partage). Parmi les bénéfices évoqués : valoriser les compétences, élargir et homogénéiser loffre, augmenter les échanges entre les instituts, devenir spécialiste dun thème ou un produit, atteindre la taille critique pour monter une formation, augmenter le fréquence de certaines formations, voire proposer une formation unique pour les étudiants du futur établissement unique. (Enfin : listing dutilisateurs dans les différentes institutions) Volet 3 (8)

27 Scénario 1 Reconnaissance dune mission IST au service de la collectivité Scénario 2 Mutualisation sur quelques aspects IST Scénario 3 Mutualisation de la programmation IST (dont création UMS ou groupement de service) Propositions de 3 scénarios Avantages / inconvénients

28 – Scénario 1 – Valorisation des ressources propres de chaque établissement, au travers dun « affichage » commun sur le site dAgropolis. Implication minimale des établissements Nécessiter dimpliquer les acteurs institutionnels nécessaires au bon fonctionnement du projet (FP, Ecoles doctorales, service scolarité, service juridique, …) Veiller à la reconnaissance des missions collectives dans le parcours professionnel Mise à jour des pages IST sur le site Agropolis

29 – Scénario 1 – volet 1 Renforcement du signalement des travaux dans les catalogues institutionnels et collecte systématique du document numérique Affichage commun des productions scientifiques (ex: WaY)WaY Appui à la production de documents numériques Mutualisation de compétences techniques et juridiques Personne(s) ressource(s) identifiée(s) apportant un appui technique et juridique à lensemble de la communauté Agropolis (droit dauteur, auto-archivage, document numérique …) Organisation de journées détude (en 2005: sensibilisation de la communauté Agropolis aux enjeux du Libre Accès) Avantages / inconvénients pour les établissements Mutualisation dapproches et de concepts Absence d « infrastructure technique » commune : autonomie de chaque établissement Napporte pas de réponse à la demande des établissements pour valoriser rapidement leurs productions dans le contexte OAI

30 – Scénario 1 – volet 2 Raisonner une économie de linformation commune Veille partagée sur les produits Gestion coordonnée des tests de produits Négociations et acquisitions mutualisées pour des produits spécifiques aux thématiques « Agriculture, Agronomie, Environnement, Société » du Pôle Agropolis Mutualiser les compétences en matière dacquisition Avantages / inconvénients pour les établissements Les établissements conservent leur autonomie pour les marchés nationaux Regroupement pour les offres thématiques complémentaires aux offres nationales (consortium Agropolis)

31 – Scénario 1 – volet 3 Avantages / inconvénients pour les établissements Les établissements conservent leur autonomie pour les actions de formation, mais possibilités déchanges et de coordination Enrichissement des formations et des formateurs (travail en binômes, …) Frein: éclatement des services FP (Quand ce type de service nest ps tout simplement inexistant) Informations à enrichir et à capitaliser sur les pages IST du site Agropolis Affichage des offres de formations des établissements, mais surtout nécessité de trouver un bon canal de diffusion (FP ?) Affichage des personnes « ressources » par outils et/ou par thématiques Affichage des supports de formation en ligne Constitution dune liste de diffusion de formateurs

32 – Scénario 2 – Implication plus grande des établissements, avec mise en place dune équipe IST autour doutils communs. Elaboration dune politique IST commune autour des 3 volets Mise à disposition de personnes sur des profils et des missions définis Moyens techniques et financiers à mobiliser Identifier et acquérir des compétences sur les appels doffre Possible nécessité dun serveur

33 – Scénario 2 – volet 1 Implication plus grande des établissements, avec mise en place dune équipe IST autour doutils communs. Mise en place dune archive ouverte Agropolis Choix techniques / Rapprochement du CCSD Choix des métadonnées (affiliations, thématiques AAES) Elaboration de «passerelles» vers les catalogues institutionnels et les archives thématiques (RePec, …) Alimentation par les établissements (dépôts) Mise en place dune chaîne de traitement pour la production de documents structurés (thèses, mémoires détudiants, actes colloques dAgropolis, …) formation des utilisateurs (Ecoles Doctorales, …) Avantages / inconvénients pour les établissements Valorisation rapide des travaux scientifiques et académiques Risque de double saisie Investissement «limité dans le temps » pour les établissements qui ont leur projet darchive institutionnelle

34 – Scénario 2 – volet 2 Avantages / inconvénients pour les établissements Rationaliser les opérations techniques et optimiser les sous- traitances éventuelles Développement au niveau des organismes dune politique de numérisation pour valoriser les fonds documentaires spécifiques existants dans les bibliothèques et centres de documentation. Estimer et prioriser les fonds à traiter (valeur patrimoniale). Renforcer laccès aux ressources numériques pour tous Elargissement des actions proposées dans le scénario 1

35 – Scénario 2 – volet 3 Avantages / inconvénients pour les établissements Réelle dynamique collective de formation autour des ressources et outils IST dAgropolis Possibilité de réutiliser les « unités de formation » à différentes occasions Nécessité de MAD à temps partiel Refonte du Guide de Formation disponible sur les pages IST dAgropolis ou restructuration en petites unités de formation Mise en place dune « formation-accueil en IST » pour les étudiants et stagiaires dAgropolis (avec des ateliers spécifiques) Utilisation doutils collaboratifs ou de plateforme de e- learning pour faciliter les mises à jour (serveur) ? Constituer une liste de diffusion de formateurs Interpeler la Maison des Ecoles Doctorales de Montpellier (Pas de module Ist pour linstant) et proposer éventuellement un module

36 – Scénario 3 – Constitution dune unité de service Définir un service dappui collectif en IST en relation avec une politique scientifique clairement définie Rechercher du partenariat (UO-MLR, SIST, …)

37 – Scénario 3 – volet 1 Avantages / inconvénients pour les établissements Préserve les stratégies institutionnelles (catalogues de publications) Valorise les archives ouvertes autour des thématiques AAES Mise en place dun portail thématique « Alimentation, Agriculture, Environnement et Santé », interrogeant larchive ouverte Agropolis (cf. scenario 2) et les archives institutionnelles des établissements membres Choix techniques et compétences à acquérir (connecteurs, moissonneurs, …) Paramétrage des affiliations, adresses et thématiques pour permettre une recherche / établissements, unités (lisibilité) Exemple SDLSDL

38 – Scénario 3 – volet 2 Avantages / inconvénients pour les établissements Rationaliser la gestion des fonds et augmenter la visibilité et laccessibilité aux espaces Recomposer les collections, mises à jour des bases et déplacement des fonds Rationaliser la répartition géographique des fonds documentaires au regards des campus thématiques dAgropolis. Compléter loffre documentaire Améliorer les services aux utilisateurs (cartes de lecteur, navette, fourniture de documents, Peb, continuité de services sur les différents sites, …) Adapter les espaces aux nouvelles pratiques des usagers (bornes wifi, horaires nocturnes, services dauto-formation). Eléments des scénarios 1 et 2

39 – Scénario 3 – volet 3 Avantages / inconvénients pour les établissements FOAD: mise en place dun module de formation destiné aux étudiants (cf. possibilité dancrage àlUO-MLR) Mise en place dun forum daide aux utilisateurs (Endnote, ressources documentaires, internet, …) Elargissement à dautres types de prestations dappui documentaire avec identification dexperts techniques et thématiques

40 Propositions dorganisation à discuter …


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