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ACADEMIE DE DIJON Le Budget outil de pilotage FORMATION DES PERSONNELS DE DIRECTION.

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1 ACADEMIE DE DIJON Le Budget outil de pilotage FORMATION DES PERSONNELS DE DIRECTION

2 Jeudi 15 Octobre : 9h00 Accueil Les principes budgétaires Mise en œuvre dun Budget dEPLE -Préparation -Notification des subventions par la collectivité territoriale et par létat -Construction -Les différentes sections (Fonctionnement – Investissement) -Les chapitres (notion de ressources affectées) -Le Service à Comptabilité distincte -légalisation (Commission permanente - Conseil dadministration - Autorités de contrôle) 12h30 : Repas 14H00 : Etude de cas construction dun budget pour le service général et les services spéciaux Synthèse

3 Vendredi 16 octobre : 8 h 30 Accueil Présentation du Lycée des métiers Politique budgétaire dun établissement, communication et pilotage LExécution dun budget : Les recettes et les dépenses Les modifications du budget : information ou vote du CA Le contrôle interne 12h30 : Repas 13h30 : Etude de cas : Construire un budget autour des thèmes : Voyages Paye Synthèse et bilan

4 Les lois et décrets de la décentralisation La loi du 22 juillet 1983 relative à la répartition des compétence entre les collectivités territoriales et l Etat dote ces collectivités d un certain nombre de compétences à l égard des établissements scolaires. La région et le département se voient confier : la planification scolaire la construction, l équipement et le fonctionnement des EPLE Certaines activités des EPLE (Conseil d Administration, contrôle des actes administratifs, activités éducatives complémentaires). La Région a la charge des lycées, le Département a la charge des collèges. Cadre juridique – les textes

5 Les lois et décrets de la décentralisation La loi du 25 janvier 1985 création des EPLE : Etablissements Publics Locaux d Enseignement l EPLE est une personne morale de droit public La personnalité morale s exerce par l intermédiaire du Conseil d Administration et du Chef d Etablissement Il dispose de l autonomie budgétaire et financière Cadre juridique – les textes

6 Le décret du 30 août 1985 La loi du 13 août Il définit le rôle et les compétences de chacun des organes décisionnels et de chacune des instances délibératives ou consultatives de l établissement - Il précise les règles de gestion administrative et financière de l EPLE -Transfert de compétences aux collectivités en matière de Service Annexe d Hébergement Application Circulaire du 28 mars 1988 portant sur l organisation économique et financière des E.P.L.E. (modifié, complété..)

7 Définition de l E.P.L.E. dans le second degré Le Lycée - Le Collège Personne morale de droit public Personnalité morale qui s exerce par l intermédiaire du Conseil d Administration et du Chef d Etablissement (les décisions prises sont des actes d autorité administratives et susceptibles de recours) peut ester en justice, acquérir des biens, contracter, recevoir des dons et legs, sa responsabilité pénale peut être mise en cause doit respecter le code des marchés publics

8 PRINCIPES BUDGETAIRES : n le principe dannualité n le principe dunité n le principe duniversalité n le principe de spécialité n le principe de sincérité

9 PRINCIPES BUDGETAIRES : n Le principe dannualité : Le budget de l EPLE doit être voté chaque année. Lexercice budgétaire coïncide avec lannée civile. Il retrace les recettes et les dépenses qui sy rattachent. Une période dinventaire permet de clôturer lexercice. Suivant le principe de continuité des exercices, le report de crédits non consommés reste possible.

10 Exceptions au principe de lannualité OPERATIONS PLURIANNUELLES Contrat de crédit bail, marchés de chauffage) : chaque année concernée, apparaît au budget la part de l opération pour la période (1/3 par an du montant d un contrat de chauffage passé pour 3 ans).PROVISIONS Il s agit de prévoir, chaque année, une somme qui, par cumul, permettra de réaliser une opération dont le montant dépasse les possibilités d un seul exercice. DECISIONS MODIFICATIVES Pour information Pour vote

11 PRINCIPES BUDGETAIRES : n Le principe dunité : Le budget est retracé dans un document unique. Toutes les charges et tous les produits doivent être retracés dans un document unique. Pourquoi ? - nécessité de transparence vis à vis des instances délibérantes - faciliter le contrôle des autorités

12 PRINCIPES BUDGETAIRES : n Le principe duniversalité : Lensemble des recettes couvre l ensemble des dépenses selon deux règles : - non compensation entre les dépenses et les recettes afin den éviter la dissimulation partielle. - non affectation dune recette à une dépense règle qui connaît cependant quelques dérogations.

13 * Respect de la nomenclature * Notion de crédit ouvert (crédit limitatif) - une activité dotée ne peut être exercée que dans la limite des crédits inscrits - une activité non dotée ne peut être exercée (d où l importance de la prévision dans l ouverture de crédits) Incidences :

14 PRINCIPES BUDGETAIRES : n Le principe de spécialité : Les opérations sont retracées selon une nomenclature budgétaire appropriée. Les crédits sont ouverts de manière détaillée (spécialisés par chapitres avec une évolution par programme depuis la Loi Organique relative aux Lois de Finances). Ils sont rattachés à des objectifs spécifiques de dépense qui ne doivent pas être dénaturés lors de lexécution. A terme, la nouvelle nomenclature sera fondée sur la destination des crédits en remplacement de la nature des dépenses (enseignement scolaire du second degré, vie de l élève, …).

15 n Le principe de spécialité : Le budget est voté par chapitre : La ventilation à l intérieur des chapitres nest, en principe, quindicative Conséquences du vote par chapitre - Décisions budgétaires modificatives légères quand elles ne modifient pas les crédits des chapitres (ex : virement à l intérieur d un chapitre) - Décisions budgétaires modificatives lourdes (vote du CA) quand elles modifient les crédits inscrits pour le chapitre (ex : virement entre chapitres, prélèvement, affectation d une ressource nouvelle non affectée)

16 PRINCIPES BUDGETAIRES : n Le principe de sincérité : Nouveau principe depuis la LOLF. Il implique lexhaustivité, la cohérence et lexactitude des prévisions budgétaires. Son application reste cependant limitée du fait du caractère prévisionnel dun budget.

17 n Le principe de sincérité : La règle de l équilibre total des charges = total des produits Application : Recettes = Dépenses à l intérieur de chaque section Recettes = Dépenses au sein de chaque service spécial Aménagements : Quand il n est pas possible dobtenir un équilibre strict, on peut utiliser différentes techniques : Dépenses > recettes. Léquilibre du budget est réalisé par prélèvement sur fonds de réserves. Excédent section fonctionnement ==> section investissement. L équilibre du budget est réalisé par virement entre sections

18 Le budget Définition Il est constitué de l ensemble des comptes qui décrivent, pour une année civile, toutes les ressources et les charges (ordonnance du 2 janvier 1959) Il est l acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses des organismes publics. (décret du 29 décembre 1962).

19 Le budget Le budget est un acte de prévision et d autorisation. On pourra, à sa lecture, déterminer les orientations de l établissement (notamment matière d investissement). La politique est déterminée par l Ordonnateur. Annexes au budget : Le rapport du Chef d Etablissement L état prévisionnel de la commande publique (EPCP)

20 Gestion financière de l EPLE Les principaux intervenants L e Conseil d Administration Le Chef d Etablissement Le Gestionnaire L Agent Comptable Le principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables

21 Autonomie budgétaire et financière Dispose d un budget propre, détaché de la collectivité qui l a créé Soumis à l ensemble des règles de la comptabilité publique et au respect des ses grands principes : principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables principe de la comptabilité en partie double principe de l ordonnancement préalable

22 LA PREPARATION

23 Préparation Paramètres nécessitant un acte du CONSEIL DADMINISTRATION - Tarifs de pension et dhébergement - Taux de participation aux charges communes - Conventions et contrats Rassembler les informations indispensables Paramètres spécifiques à l établissement Nombre d élèves par catégorie - par régime Nombre de commensaux : statistiques des années précédentes adaptées si des éléments nouveaux interviennent Tarifs : demi-pension : prix encadrés internat et hébergement : prix libres % des produits scolaires affecté aux charges communes (30 à 35 % pour l internat, 10 à 25 % pour la demi-pension, 10 à 25 % pour les hébergements le taux de participation des familles aux frais de personnel (fixé annuellement par arrêté ministériel : 22,5 % de longe date).

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25 Comment asseoir ses prévisions ? L examen de l exécution du budget N -1 - les dépenses réalisées, le disponible - les recettes réalisées, les + ou - value - la situation du fonds de roulement Les spécificités de l exercice à venir - Fluctuation du nombre d élèves ( chap R2, A1 notamment ) - Opérations spécifiques (contrats de matériels en fin de garantie, nouveaux contrats, isolation pouvant diminuer les charges d énergie,…) - Recensement des besoins auprès des différentes catégories d usagers et des personnels

26 LA NOTIFICATION

27 LA NOTIFICATION DE LA COLLECTIVITE n LES DOTATIONS : La dotation globale de fonctionnement. Les dotations spécifiques ( Elles traduisent la politique de chaque collectivité) : - Travaux urgents - Sections spécifiques (Enseignement technique, classe relais, SEGPA,...) - Acquisition mobilier, matériel, véhicule - Activités sportives (location d installation, transport …) - Actions éducatives - Sorties et voyages - Manuels scolaires (Régions pour les lycées)

28 LA NOTIFICATION DE LA COLLECTIVITE n LES ORIENTATIONS BUDGETAIRES La convention dobjectifs et de moyens Les recommandations budgétaires pour : - Lhébergement (tarifs, remise dordre, paiement,fonds de rémunération du personnel de linternat, fonds de compensation service d hébergement). - La gestion de la restauration (R2 autonome) - Lentretien (nature des opérations à réaliser en priorité) - Les dépenses obligatoires (contrats, opérations à réaliser en priorité) - Lidentification des opérations (codes de gestions) - Les logements (valeurs prestations, loyers)

29 LA NOTIFICATION DE L ETAT n n Programme 0141 Enseignement scolaire du second degré : COLLEGES Droit de copie. Maintenance et logiciels pédagogiques. Manuels scolaires. Carnets de correspondance. Projet d établissement. Education artistique et culturelle. Stages en entreprises (SEGPA, DP3 et 3ème d insertion) Ouverture internationale

30 LA NOTIFICATION DE L ETAT n Programme 0141 Enseignement scolaire du second degré : LYCEES LP et EREA Droit de copie (2nd degré et post bac). Maintenance et logiciels pédagogiques. Ouvrages pédagogiques (sections professionnelles). Projet d établissement. Education artistique et culturelle. Stages en entreprises (2nd degré et post bac) Ouverture internationale dont : - bourses de stages à l étranger des élèves de BTS - bourses de mobilité des élèves de section Europro, … pour les 4ème et 3ème technologiques en lycée : - carnets de correspondance - manuels scolaires

31 LA NOTIFICATION DE L ETAT n Programme 0230 Vie de l élève : Fonds de vie lycéenne Comité Education Santé Citoyenneté (CESC) Fonds social Collégien et Lycéen. Fonds social restauration. Bourses nationales collège. Bourses nationales et primes lycée.

32 LA NOTIFICATION DE L ETAT n Opérations spécifiques : TICE. Mission Générale dInsertion (MGI) Office Franco Allemand Jeunesse. Projet scientifiques ….

33 LA CONSTRUCTION

34 LA CONSTRUCTION : n Estimation des recettes n Les dépenses obligatoires n Les dépenses souhaitables n Les arbitrages n Les crédits d enseignement

35 Déterminer les produits Dotation globalisée de la collectivité Elle doit couvrir les besoins de la section de fonctionnement (service général et parfois partie serv. Spécial ex : J1) Ressources propres Locations Taxe d apprentissage Objets confectionnés Produits annexes Participation autres services Produits financiers Dotation globalisée de l Etat Elle doit couvrir des besoins spécifiques identifiés : manuels scolaires, carnets de liaison, droit de copie... Chapitre 744 Chapitre 741 Prélèvement sur fonds disponibles

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37 Activités éducatives financées sur ressources spécifiques - chap. A2 Manuels scolaires, droit de copie, carnet de liaison, informatique pédagogique, … (répartition des crédits globalisés) Dépenses pédagogiques - chap. A1 fournitures pédagogiques dont CDI (ouvrages, abonnements) entretien du matériel pédagogique transports scolaires (piscine, petites sorties pédagogiques obligatoires contrat photocopieur si réservé à la pédagogie part des accompagnateurs de sorties scolaires facultatives (donc payantes et gérées dans un service spécial) Déterminer les charges

38 Viabilisation - chap. B Electricité - fuel - gaz - eau Chapitre le plus important après celui du S.A.H. Tenir compte des éventuelles modifications de locaux ou de structure Calcul de base : consommation moyenne des 3 dernières années X coût unitaire actualisé Entretien - chap. C Il s agit de faire face à : L ensemble des contrats du service général La maintenance des matériel L entretien locatif L acquisition de petit matériel d entretien (outils mais pas serpillère !) L acquisition de matériel et mobilier (du PC à la chaise…) dont le coût < 800 H.T.)

39 Charges générales - chap. D Ensemble des charges concernant : les carburants (tondeuses, véhicules…) les dépenses administratives (dont documentation administrative) les produits d entretien les dépenses d infirmerie les frais timbres, téléphone, internet les réceptions les honoraires (visites médicales CAE ou encore huissier) Aides et transferts - chap. F Bourses nationales et autres Aides aux élèves - fonds sociaux Remise de principe

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44 SERVICES SPECIAUX Ils sont utilisés pour identifier et suivre budgétairement tant en charges qu en produit : un service de l établissement une mission avec financement affecté ou spécifique Exemples : chap. J1 - Enseignement technique chap. L2 ou R2 - Restauration et internat Il doit décrire l ensemble des charges spécifiques à l enseignement technique - organisation des stages, fournitures des ateliers, force motrice, maintenance du parc « machines » Il doit retracer toutes les charges spécifiques à la restauration et à l internat : achat de denrées, entretien des locaux et des matériels, charge de personnel, participation aux charges communes, petits matériels...

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48 chap. ZD - Opérations en capital Tous les achats de matériel d une valeur > 800 H.T. (des opérations pour ordres concernant les stocks ou sorties d inventaire)

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50 STRUCTURE du BUDGET

51 LES DIFFERENTES SECTIONS : n Fonctionnement n Investissement

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53 LES CHAPITRES OU PROGRAMMES n Le service général n Les services spéciaux

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59 LE SERVICE A COMPTABLITE DISTINCTE (SACD) n GRETA n Divers

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61 Rapport du Chef d établissement Retrace les grandes lignes des choix budgétaires pour l année (en fonction des évolutions d effectif, des ressources prévues, des contraintes nouvelles, des projets de l établissement…)

62 L E.P.C.P. (ETAT PREVISIONNEL A LA COMMANDE PUBLIQUE). En application au décret du 30 août 1985 modifié, la passation dun marché public, d un contrat ou d une convention par le Chef d Etablissement doit avoir recueilli l accord préalable du Conseil d Administration. Toutefois, le Chef d établissement, personne responsable des marchés (PRM) peut signer, sans autorisation préalable, tout marché respectant l une des 3 conditions suivantes figure sur l EPCP annexé au budget 1 - s il figure sur l EPCP annexé au budget ou à une DM soumise au vote du C.A. financé par des ressources affectées 2 - s il est financé par des ressources affectées qui n on pu être inscrites au budget initial et qui font l objet d une DM en cas d urgence 3 - en cas d urgence, s il se rattache à des opérations de gestion courante dont les montants sont inférieurs à HT ou HT pour les travaux ou équipements. Le Chef d Etablissement devra certifier, sous sa responsabilité, le caractère urgent de la passation du marché et d in informer le CA dès la séance suivante.

63 Son élaboration : Le Budget est préparé par section, par service et par chapitre. L ensemble des dépenses est évalué de façon sincère et inscrit dans les différents comptes. Les dépenses sont ensuite réexaminées de façon différente. Chacune d entre elles sera déclinée selon une nomenclature propre à l établissement.

64 Pour les fournitures et services : il s agit d estimer la valeur totale des fournitures et des services considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu ils constituent une unité fonctionnelle. Cette notion recouvre la satisfaction d un besoin concourant à la réalisation d un même projet. Pour les travaux : il s agit de prendre en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une opération sur un ou plusieurs ouvrages. Les dépenses seront retracées par famille selon une classification propre à l établissement qui devra pouvoir justifier de ses choix. La classification (subdivisions excessives) ne devra en aucun cas servir à soustraire les marchés aux règles de publicité et de mise en concurrence.

65 L EPCP annexé au budget retracera toutes les intentions de marché classées par catégories homogènes ou par unités fonctionnelles pour les achats de fournitures et de services, par opération pour les travaux, en fonction des procédures dachat retenues : Procédure adaptée - Groupement de commandes - Centrale d achats - Appel doffres...

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72 Pièces du Budget à adresser aux autorités de contrôle dans les 5 jours suivant la séance du C.A : Le budget Le budget : issu de G.F.C pièce B1 : - Situation estimée des réserves - Prévisions budgétaires - dépenses - Prévisions budgétaires - recettes - Extrait de la délibération du Conseil d Administration pièce B2 : - Développement par chapitre de dépense - S.G. pièce B3 : - Développement par chapitre de recette - S.G. pièce B4 : - Calcul détaillé de l hébergement pièce B5 : Développement par chapitre de dépense - S.S. pièce B6 : - Développement par chapitre de recette - S.S. pièce B8 : - Développent par chapitre de dépense - OPERATIONS EN CAPITAL pièce B9 : - Développent par chapitre de recette - OPERATIONS EN CAPITAL pièce B14 : - Etat annexe récapitulatif des emplois L E.P.C.P.

73 LA LEGALISATION

74 LA LEGALISATION : n Le Conseil d Administration n Les Autorités de contrôle n LEtat Prévisionnel de la Commande Publique (EPCP)

75 L e Conseil d Administration C est l organe central de l établissement, son parlement. Composé de 24 ou 30 membres selon l importance de l établissement. C est une assemblée tripartite :

76 en cours d année mars /avril compte financier Projet de budget EPCP Octobre fixation des tarifs contrats, conventions sorties pédagogiques et voyages fin novembre décisions modificatives CALENDRIER THEORIQUE

77 Approbation - Calendrier Notification Préparation – Vote du C.A. Adoption par C.A. Non - Adoption par C.A. Transmission AA – RE - CL Transmission AA – RE - CL Accord CL § AA Désaccord CL § AA Règlement conjoint Transmission Préfet Saisine de la CL §AA par le Préfet Pas d accord dans les 2mois Saisine de la CRC par Préfet Règlement par Préfet Transmission Préfet Transmission Préfet Règlement conjoint CL et AA 1 mois Saisine de la CRC Pas d accord entre AA et CL Le budget est éxécutoire 5 jours 30jours

78 ETUDE DE CAS 1

79 Estimation recettes : n Bourses nationales : n Caisse de solidarité : 60,00 n Contribution Formation Continue : 1900 n Contribution groupement de commande : 200 n Contribution SACD : n Dégradations manuels scolaires : 350 n Dotation globalisée Etat prg 141 : n Dotation globalisée Etat prg 230 : 4 600

80 Estimation recettes : n Location gymnase associations : 2600 n Location appartement : 1700 n Notification CG fonctionnement : ,26 n Notification CG équipement : ,46 n Notification CG instal. sportives : ,14 n Objets confectionnés : n Produits financiers : n Remises de principe : 1100 n Reversements téléphone : 300

81 ETUDE DE CAS 2

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83 n Pourquoi UN label délivré pour une durée de 5 ans par le ministère sur proposition du recteur à lissue dune évaluation conduite par le groupe académique Lycée des métiers (GALM) composé des membres des corps dinspection et de représentants de la communauté éducative et du monde professionnel.

84 Pour Qui n Pour les Equipes Educatives : n formation adaptée aux réformes n activités participatives avec le monde professionnel n aides participatives des collectivités territoriales n une mobilisation de la communauté éducative, enseignement général, technologique et professionnel

85 Pour les Parents et Elèves : - offre de formation adaptée aux besoins du monde du travail - des lieux de vie, des activités culturelles et sportives - suivi pour un accompagnement à linsertion professionnelle - des stages, des journées portes-ouvertes, mini-stages - accompagnement de la réussite éducative - des projets Européens, des attestations Euro pro Pour les Entreprises et les Collectivités : un établissement de formation identifié sur des critères de qualités un centre de ressources de formation initiale, continue et en alternance des pôles dexcellences lieu déchange entre ingénierie de formation, entreprise et collectivités validation dacquis professionnels des partenariats européens

86 Comment n Pour obtenir le label, les établissements doivent remplir les critères suivant : n -Offre de formation construite autour dun ensemble cohérent de métiers, n -Accueil de publics de statuts différents, n -Une gamme de diplômes allant du CAP à lenseignement supérieur, n -Validation des acquis de lexpérience, n -Partenariats avec les collectivités territoriales, les milieux professionnels et universitaires, n -Des actions visant à améliorer lorientation des collégiens et les conditions de leur accueil,

87 n -Ouverture européenne ou échanges avec des pays étrangers, n - offre de services dhébergement, n Dispositif daide à linsertion professionnelle ou des publics sortant de formation,

88 n Le label « lycée des métiers » est délivré sur décision du recteur de lacadémie. Il permet didentifier des pôles de compétences en matière de formation professionnelle, de certification ou daccompagnement, dinformation ou de services techniques aux entreprises. n La demande de délivrance du label présentée par létablissement doit comporter laccord de leur conseil dadministration.

89 COMMUNICATION et PILOTAGE du BUDJET Depuis pl. années, les constats convergent mettant en lumière la complexification, lalourdissement des tâches des PD qui rendent le service plus difficile. Gestion des ressources humaines, répartition du budget, complexité des structures détablissement, …….

90 n Francois Dubet a utilisé une expression assez humoristique ; il souligne que jusque dans les années soixante –dix, le CE nétait quun « notable avec une bonne secrétaire, et rien dautre ». n Dans toutes les enquêtes qui ont pu être consacrées au métier, le poids de la communication revient toujours comme essentiel.

91 En 1985, création des EPLE, dans les établissements les Personnel de direction deviennent des personnalités Morales pour diriger des établissements publics. Un pari juridique et administratif - létat fait confiance à celui qui le dirige, -létat ne soccupe pas de tout, -Létat confie le budget, le projet, le règlement -Létat ne soccupe pas de tout, Cest un établissement Public Local dEnseignement Mais létat impose la gratuité, les lois, les objectifs,…

92 Mais depuis 1985, deux lois dorientation 1989 et 2005 Sur lautonomie pédagogique et le projet détablissement -Évolution des réglementations budgétaires (LOLF) - évolution des processus -Évolution des outils En 2004 la décentralisation -Contractualisation des établissement -Convention avec les collectivités

93 Il en découle leffet établissement: -autonomie, responsabilisation et performance -Autonomie pédagogique -Autonomie budgétaire -Autonomie éducative -Autonomie avec les collectivités Par des actes en cohérence avec le projet détablissement GERER UN BUDGET EST UN ACTE DE POLITIQUE PUBLIQUE, LE REFLET DU PROJET DETABLISSEMENT

94 Le gestionnaire est membre à part entière De léquipe de direction, il est associé A la vie éducative, pédagogique, culturelle De létablissement. Il faut débattre avec son gestionnaire. Lun et lautre construit, évalue, définie Les limites, mesure les marges de manœuvre

95 Tous pour un budget n Tout le monde saccorde aujourdhui à reconnaître le rôle fondamental que la communication a pris dans nos établissements plus particulièrement pour lélaboration du budget ou dun budget Il sagit donc pour les chefs détablissement de développer une politique de communication

96 Faire des choix! n Mais de nombreuses questions se posent : n - pourquoi faire ? n - en direction de qui ? n - comment ? n - avec quelles ressources ? n - sur quelles valeurs ? Projet détablissement

97 De la rigueur, une pédagogie n - une volonté affichée n - un mode de management n - des choix politiques forts n - rendre lisible les objectifs des choix de répartition n - de fédérer à linterne n - de renvoyer une image forte à lextérieur

98 LES LIMITES n - la transparence n - les résistances aux changements n - les habitudes n - le désintérêt

99 Politique de létablissement Projet d établissement CONSEIL D ADMINISTRATION / CHEF D ETABLISSEMENT CHOIX PEDAGOGIQUES CHOIX BUDGETAIRES CHOIX EDUCATIFS Moyens humains Moyens financiers Moyens financiers Moyens humains Dotation en personnels Dotation en moyens d enseignement (DHG) BUDGET DE LETABLISSEMENT

100 LA PREPARATION : n Les projets culturels : Projet d établissement. Actions spécifiques.

101 LA PREPARATION : n La concertation : Equipes pédagogiques disciplinaires. Conseil pédagogique. Documentaliste. Vie scolaire. Equipe administrative. Equipe TOS.

102 Organisation dune Concertation disciplinaire: - désignation dun coordonnateur de discipline - besoins pédagogiques (photocopies,…) - projets(voyages linguistiques, sorties culturelles, …) - Investissements pour la discipline - travaux…., aménagements divers Information de la préparation Du budget en assemblée générale Synthèse des besoins avec les Coordonnateurs de disciplines, la vie scolaire, Le documentaliste, le chef de travaux Première approche budgétaire En réponse aux besoins Limites possibles (chef détablissements, gestionnaire, chef de travaux)

103 Commission permanente Relecture du budget globale avant présentation au C.A. Présentation du budget au conseil dadministration (acte administratif) Conseil pédagogique : Présentation de la ventilation sur les différentes lignes budgétaires (projet détablissement, budget pédagogique, …….) Arbitrage sur les clés de répartition, définition des priorités -direction -gestionnaire -vie scolaire -Documentaliste -Coordonnateur Membres élus

104 L EXECUTION

105 Le principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables Décret du 29 décembre 1962 : les opération financières et comptables résultant de l exercice du budget de prévisions de recettes et de dépenses des organismes incombent aux ordonnateurs et aux comptable publics. Les fonctions d ordonnateur et de comptable sont incompatibles. Il s agit de garantir une honnête utilisation des deniers publics en dissociant les fonctions de décideur et de payeur et d instaurer des mécanismes de contrôle. Cas particulier de l Agent Comptable-gestionnaire : - en tant que comptable, il agit sous sa propre autorité et en toute indépendance du Chef d Etablissement ; - en tant que gestionnaire, il est, dans le domaine de la gestion matérielle et de la comptabilité administrative, sous l autorité du Chef d Etablissement. Par conséquent il est amené à exécuter le budget et à décrire l intégralité des écritures budgétaires, phase administrative et phase comptable.

106 Le principe de la comptabilité en partie double En comptabilité, toute opération de recette ou de dépense doit s inscrire dans sa cause et dans son effet. RECETTE = constatation d un produit (droit à recevoir ) augmentation de la trésorerie DEPENSE = consécutive à une charge (obligation de payer) diminution de la trésorerie Chaque opération va s enregistrer en 2 phases Opération cause effet Compte produit - compte tiers /compte tiers - compte trésorerie Compte charge - compte tiers /compte tiers - compte trésorerie

107 Le principe de l ordonnancement préalable l ordonnateur doit enregistrer le produit ou la charge préalablement au paiement par l agent comptable.

108 Décisions Modificatives au Budget Il sagit de modifications apportées au budget initial en cours dexécution. Elles sont adoptées et deviennent exécutoires dans les mêmes conditions que le budget (mais exécutoire 15 jours après dernier AR) La DBM va permettre de corriger les prévisions budgétaires et de faire face à des situations nouvelles en cours dexercice (nouvelles ressources, nouveaux besoins) Elles sont classées par niveaux et selon leur influence sur léquilibre budgétaire, elle donne lieu ou non au vote du C.A. :

109 Niveau 1 : DM sans modification du montant du chapitre Niveau 2 : DM avec modification du montant du chapitre DM présentées pour information au C.A. - virement dans un chapitre - Ressources sur contrats et conventions (conventions de formation continue, contrats aidés,..) - Recettes pour rétablissements de crédits - Décisions attributives de subventions spécifiques (crédits d Etat, Fonds sociaux, subv. Travaux, subv …) - Utilisation de la taxe d apprentissage - Constatation produits scolaires - Autres ressources spécifiques (Onilait…) - Mouvements de stocks

110 Niveau 3 : DM soumise au vote du Conseil d Administration - Virements entre chapitres - Prélèvement sur fonds de roulement - Ressources nouvelles non affectées et non spécifiques (location nouvelle, objets confectionnés, dons, subvention complémentaire de la CL, recettes exceptionnelles) - Ecritures comptables concernant le patrimoine de l établissement (sorties d inventaire …) DM soumises au vote du C.A. Adressée dans les 5 jours qui suivent la tenue du C.A. Exécutoire 15 jours après la date du dernier accusé de réception des autorités de contrôle (Préfet, Collectivité, Autorité Académique)

111 LES DEPENSES

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114 LES RECETTES

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117 QUALITE FINANCIERE EN EPLE « La société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration. » Art. 15 de la Déclaration des droits de lhomme et du citoyen du 26 août 1789

118 définition n Le contrôle interne relève dune démarche qualité : u Stratégie de prévention et de maîtrise des risques u Risque : tout évènement qui ne permet pas datteindre lobjectif général de qualité Objectif : u Comptes réguliers et sincères u Image fidèle du patrimoine et de la situation financière

119 définition n Un ensemble de procédures destinées à faire progresser la qualité et la sécurité des opérations financières n Une démarche qui associe étroitement tous les personnels: de lordonnateur au comptable n Un principe dassurance raisonnable (et non dassurance absolue)

120 contexte n La gestion publique est en mutation - LOLF n Laudit des procédures se substitue progressivement au contrôle des actes n Les contrôles par sondages ciblés remplacent les contrôles exhaustifs n La nécessité pour les autorités publiques de sassurer de la qualité des comptes - Certification

121 contexte n Un déploiement récent mais rapide dans la sphère publique : u Le MEN est engagé dans la démarche u Les EPN et les Universités le sont également u Ainsi que le réseau du Trésor Public u Sous limpulsion de la Cour des Comptes

122 objectifs n Un contrôle interne de qualité permet de : u faire avec lobjectif détablir des comptes annuels u faire sans erreurs ni gaspillage avec lobjectif de sauvegarder le patrimoine u faire mieux avec lobjectif d améliorer les performances

123 démarche Ces objectifs sont-ils tous atteints dans tous les EPLE ? La qualité administrative et financière est reconnue comme globalement satisfaisante

124 démarche n Mais suite aux observations des corps de contrôle, la démarche de contrôle interne vise à : u Améliorer la communication mutuelle entre ordonnateur, comptable et autorités de contrôle u Éviter les enregistrements comptables irréguliers u Réduire les dysfonctionnements

125 démarche n Les zones à risques : u Méconnaissance de la réglementation (marchés publics, voyages scolaires, ateliers, …) u Insuffisance de formalisation des procédures, ou de respect des procédures formalisées u Chèques et numéraire

126 démarche n Les facteurs de risques : u Confiance parfois excessive accordée aux agents dans la gestion des opérations u Absence de séparation des tâches (et donc labsence de contrôles mutuels) u Défaut de vérification

127 démarche n La qualité comptable : une attente des corps de contrôle u Auditeurs des trésoreries générales : laudit sappuie sur la description par elle-même de lentité auditée u Chambres régionales et Cour des Comptes

128 démarche n La qualité comptable concerne près de EPLE u Donc ordonnateurs u Et comptables publics MEN et leurs équipes La maîtrise du risque est laffaire de tous les intervenants u Donc pas seulement des « financiers » u Car le CIC consiste à fiabiliser tout le processus débouchant sur une prise en charge comptable

129 A quoi sert ? n Mesurer les risques sur la comptabilité budgétaire et générale par un auto diagnostic u Ne pas confondre % de risque élevé et inefficacité du service n Définir un plan dactions après analyse des risques n Mettre en place les procédures permettant de maîtriser ces risques n Cest un outil de management et danticipation des audits du Trésor public

130 De quoi se compose-t-il ? u Dun guide méthodologique u Dun questionnaire dauto diagnostic u Dexemples dorganigramme fonctionnel et de plans dactions u De fiches de procédures adaptables

131 n Le questionnaire dauto diagnostic u Tableur à 12 onglets qui correspondent :12 onglets F aux cycles de lactivité comptable, F à des procédures spécifiques aux EPLE F à lorganigramme fonctionnel u A lintérieur de chaque onglet les réponses à une liste ditem (certains pondérés) permettent dévaluer le risque lié au cycle considéré u Tous les EPLE ne sont pas nécessairement concernés par tous les cycles ni par tous les items dun cycle. Cest donc un outil qui doit être adapté à chaque situation.

132 Le périmètre de lauto diagnostic COMPTABILITE GENERALE RĖGIE CAISSE- TRESOR- VALEURS CAISSE- TRESOR- VALEURS RECOUVREMENT PATRIMOINE STOCKS MARCHĖS RĖMUNERATIONS AIDES FINANCIÈRE S VOYAGES SCOLAIRES OBJETS CONFECTIONNĖS

133 Pour quels utilisateurs ? n Ordonnateurs et gestionnaires n Comptables En liaison étroite avec leurs équipes

134 Un outil personnalisable Chaque équipe, de lordonnateur au comptable, doit : u se lapproprier u ladapter à sa structure et à ses préoccupations u le faire vivre dans la durée

135 n Quelques exemples u En comptabilité budgétaire : F les voyages F les objets confectionnés F les fonds sociaux F les marchés F les rémunérations F … u En comptabilité générale : F la caisse F les régies F le recouvrement F …

136 A lissue de lauto diagnostic Les risques sont hiérarchisés La cartographie des risques est établie document de synthèse qui permet davoir une vision globale et consolidée des risques existants De cette cartographie découlera le plan dactions

137 Plan dactions n Décline lensemble des risques attachés à chaque processus n Fixe les actions à mener pour les couvrir n Arrête un calendrier de contrôle et un suivi des contrôles effectués Lapproche par les risques permet de déterminer les actions à entreprendre en fonction de : u Leur gravité (impacts en termes denjeux financiers, humains, dimage…) u Leur fréquence

138 Plan dactions Quelles questions se poser pour élaborer le plan dactions : n La correction est-elle urgente ? n De quels moyens dispose le service pour mener à bien cette action ? n Les mesures sont-elles pertinentes et de nature à corriger les risques ? n Est-il possible denvisager des étapes intermédiaires? n Quel planning ? n Quels agents sont impliquées dans cette action ? n Quel suivi de la mise en place du dispositif est à réaliser ?

139 Fiches de procédures OBJECTIF : Rationaliser le fonctionnement des services administratifs et financiers des EPLE Valoriser lexistant Formaliser les pratiques Identifier les contrôles courants Permettre une meilleure compréhension par les acteurs de leur rôle dans lorganisation Harmoniser les tâches au sein de léquipe …

140 Fiches de procédures DESCRIPTION Quel est le fait générateur ? Qui instruit ? Comment ? Quels délais ? Quels contrôles ? Quelles procédures en cas derreur ? Quels justificatifs à lappui ? Quel mode de conservation ? … n Fiches de procédures disponibles sur lintranet de la DAF …à adapter à votre organisation

141 Fiches de procédures u En comptabilité générale : (caisse – régie…)

142 Conclusion Organiser Documenter Tracer Fiabiliser Sécuriser Maîtriser n Le dispositif de contrôle interne comptable ne peut se limiter à un ensemble de manuels, de procédures et de documents n Son organisation et sa mise en œuvre reposent sur la sensibilisation et limplication de tous

143 La démarche qualité Odicé : outil de diagnostic sur les cycles et lorganigramme ; Recensement des risques par les « signaux » AGIR PLANIFI ER Plan daction : organigramme fonctionnel, mise en place de procédures et de délais FAIRE VERIFIER

144 ETUDE DE CAS 3

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