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P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES Participation à lhabilitation.

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1 P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES Participation à lhabilitation dune formation en apprentissage Etablissement du dossier dopportunité décision douverture Conception et développement de documents dinformations Communication sur salons Dossier Ministère Dossier dopportunité Supports de communication Cahier contacts Ecoute Budgets Achats RH Matériel Ecoute Référentiel Page 1 /14 DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

2 Page 2 /14DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage Activité Résultats attendus des activités PiloteIndicateurs de pilotageObjectifs Fréquence de suivi PARTICIPATION À LHABILITATION DUNE FORMATION EN APPRENTISSAGE Formation habilitée par le ministère Directeur CFAIURC Taux de réussite des projets 100%Annuelle ETABLISSEMENT DU DOSSIER DOPPORTUNITÉ DÉCISION DOUVERTURE Ouverture dune formation au sein dune composante acceptée par la Région Directeur CFAIURC Taux dacceptation par le conseil régional 10/24 demandes pour 2007 Annuelle CONCEPTION ET DÉVELOPPEMENT DE DOCUMENTS DINFORMATIONS Document contractuel répondant aux attentes des clients Responsable communication Entreprise Taux de conception de documents validés du premier coup 100%Mensuel Responsable communication Apprentis Taux de conception de documents validés du premier coup 100%Mensuel COMMUNICATION SUR SALONS Diffuser les informations CFA vers les clients et récupérer des informations sur les clients Responsable communication Entreprise Taux dinformations répondues dans le délai 1 semaineMensuel Responsable communication apprentis Taux dinformations répondues dans le délai cible 1 semaineMensuel P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES

3 Page 3 /14DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES A CTIVITÉ : P ARTICIPATION À LA L HABILITATION OU AU RENOUVELLEMENT D HABILITATION D UNE FORMATION EN APPRENTISSAGE Ecoute Analyse des besoins Dossier Ministère Etude pédagogique Etude administrative Réalisation Montage et validation initiale du dossier -Contrat quadriennal Dossier ministère (Création / renouvellement) Modalités de contrôle des connaissances Annexes descriptives Fiche RNCP Dossier ministère: Statistiques (renouvellement) Dossier RNCP Opportunité Communication Courriers dentreprise -Fiche RNCP -Dossier de création /renouvellement -Statistiques des 4 années -précédentes (cas du renouvellement) - Statistiques N-1/N-4 - Dossiers Ministère précédents Cette activité est déclenchée par luniversité et/ou le CFA IURC mais entièrement réalisée sous le pilotage du responsable pédagogique (Université). Le client est donc la composante universitaire qui valide le dossier avant envoi à la Commission Nationale de la Certification Professionnelle qui homologue ou non la formation. Cette activité est conduite par le Directeur du CFA IU RC et, de ce fait, ne nécessite pas de procédure. En cas dhomologation, cest la composante universitaire qui est habilitée à délivrer le diplôme. Habilitation

4 Page 4 /14DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES A CTIVITÉ : P ARTICIPATION À LA L HABILITATION OU AU RENOUVELLEMENT D HABILITATION D UNE FORMATION EN APPRENTISSAGE Opportunité Recherche dune composante universitaire Revue des fiches dintentions Préparation du dossier dopportunité Dossier Ministère - Carte dapprentissage Mailing Volet pédagogique Volet socio-économique Volet moyens et ressources Courrier Calendrier du projet Fiche dintention Fiches dintentions complétées Dossier dopportunité Présentation du dossier au conseil Régional Budgets FE005 Dossier dopportunité Volet socio-économique - Références dentreprises - Références dorganisations prof. - Articles de presse - Identification des débouchés professionnels (métiers et effectifs potentiels) Volet pédagogique - Référentiel - Calendrier dalternance - Equipe pédagogique - Etude filière denseignement régionale Volet moyens et ressources - Budget prévisionnel - Moyens (locaux et équipements) - Programme dencadrement des maitres dapprentissage Accord oral puis écrit Habilitation Documentation Communication Courriers références Élaboration des documents pédago- administratifs Enseignement Réalisation des Prestations

5 DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES A CTIVITÉ : C ONCEPTION ET DÉVELOPPEMENT DE DOCUMENTS D INFORMATIONS Documentation Revue documentaire Analyse des besoins et sélection du vecteur Rédaction du message Vérification du message FE005 Dossier dopportunité Documents années N-1 Validation du bon à tirer et diffusion Habilitation Opportunité Formation existante Dossier ministère Nouvelle formation FE040 Dossier de conception et développement de publications Bon à tirer FE040 Dossier de conception et développement de publications Public cible - Vecteur Thèmes à aborder Message Fond et forme / Exigences Autres publications : Publicités – encarts… Exemples de vecteurs externes : -PQR (Presse quotidienne régionale) -Létudiant -Studyrama -Autres revues spécialisées Exemples de vecteurs internes : -Site internet -Mailing (SUIO - CIO-ANPE) Documents spécifiques -Fiche diplôme -Offre de formation -Guide de lentreprise -Guide du contrat -Guide de lapprenti Publication à jour diffusée Capacité du prestataire à reproduire fond et forme Salons FE024 Cahier contacts Demandes dapprentis ou dentreprises intéressées Demande spécifique dun responsable pédagogique Achats Listing adresse (mailing) Page 5 /14 Apprentis Entreprises Partenaires

6 DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage Page 6 /14 P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES A CTIVITÉ : C OMMUNICATIONS – S ALONS Sélection du salon Achat emplacement Préparation documentation Planification des participants Animation du stand Exemples de salons -Salon de létudiant -Forum des métiers -Portes ouvertes des composantes universitaires -Printemps de lapprentissage -Journées de lemploi - … Salons Résultats des salons précédents Dossier de salon FE024 Cahier de contacts Publication à jour diffusée FE041 Dossier de salon Titres et quantités Agenda horaire Présence stand et conférences Documentation Client ciblé : Apprentis Entreprises Cahier contacts FE041 Dossier de salon Ecoute Documentation Documents spécifiques -Fiche diplôme -Offre de formation -Guide de lentreprise -Guide du contrat -Guide de lapprenti Note : lorsquun salon se produit avant la publication du dernier niveau de documentation, une documentation portant la mention « sous réserve de …» est réalisée, lors de la parution définitive, un mailing est réalisé sur la base du cahier de contact afin dassurer linformation client. Demande spécifique dun responsable pédagogique Achats RHMatériel Salons Apprentis Entreprises Partenaires

7 DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage Page 7 /14 P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES M ATRICE DE GESTION DES ENREGISTREMENTS RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservationMode délimination Document extérieur Dossier Ministère Directeur CFA IURC --- Secrétariat pédagogique Serveur CFA IURC Tours Sans limitation de durée Sans objet Document extérieur Fiche RNCP Directeur CFA IURC Dossier Ministère Secrétariat pédagogique Serveur CFA IURC Tours Sans limitation de durée Sans objet

8 DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage Page 8 /14 P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES M ATRICE DE GESTION DES ENREGISTREMENTS RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode délimination FE 039Fiche dintentionDirecteur CFA IURC---Directeur CFA IURC Serveur CFA IURC Tours Sans limitation de durée Sans objet FE 005 Dossier dopportunité Directeur CFA IURC --- Secrétariat pédagogique Serveur CFA IURC Tours ou Orléans En fonction de la composante universitaire Sans limitation de durée Sans objet FE 039 Fiches dintentions Directeur CFA IURC (Tours) Chargée de mission (0rléans) Dossier dopportunité Directeur CFA IURC Chargée de mission Armoire Bureau CFA Tours ou Orléans En fonction de la composante universitaire Sans limitation de durée Sans objet Documents extérieurs Courriers de référence dentreprise Directeur CFA IURC (Tours) Chargée de mission (0rléans) Dossier dopportunité Directeur CFA IURC Chargée de mission Armoire Bureau CFA Tours ou Orléans En fonction de la composante universitaire Sans limitation de durée Sans objet Document extérieur Accord ouverture Conseil Régional Directeur CFA IURC (Tours) Chargée de mission (0rléans) Dossier dopportunité Directeur CFA IURC Chargée de mission Armoire Bureau CFA Tours ou Orléans En fonction de la composante universitaire Sans limitation de durée Sans objet Les exigences relatives à la maîtrise du FE030 Livret dapprentissage et de liaison sont définies dans le DP013 Réalisation des prestations.

9 DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage Page 9 /14 P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES M ATRICE DE GESTION DES ENREGISTREMENTS RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode délimination Sans objetFiche diplôme Responsable communication Dossier formation / année Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 5 ans à compter de la validation Broyage Formatage Sans objetOffre de formation Responsable communication Dossier communication / année Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 5 ans à compter de la validation Broyage Formatage Sans objetGuide de lentreprise Responsable communication Dossier communication / année Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 5 ans à compter de la validation Broyage Formatage Sans objetGuide du contrat Responsable communication Dossier communication / année Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 5 ans à compter de la validation Broyage Formatage Sans objetGuide de lapprenti Responsable communication Dossier communication / année Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 5 ans à compter de la validation Broyage Formatage

10 DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage Page 10 /14 P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES M ATRICE DE GESTION DES ENREGISTREMENTS RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode délimination FE 040 Dossier de conception et de développement de publication Responsable communication --- Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 2 ans à compter de la validation Broyage Formatage ---Bon à tirer Responsable communication Dossier de conception et de développement de publication Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 2 ans à compter de la validation Broyage Formatage FE 024 Coordonnées contacts apprentis Responsable communication Dossier de conception et de développement de publication Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 2 ans à compter de la validation Broyage Formatage FE 041Dossier de salon Responsable communication --- Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 2 ans à compter de la validation Broyage Formatage -Bon de commande Responsable communication Dossier de salon Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 2 ans à compter de la validation Broyage Formatage -Facture Responsable communication Dossier de salon Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 2 ans à compter de la validation Broyage Formatage -Plan dimplantation Responsable communication Dossier de salon Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 2 ans à compter de la validation Broyage Formatage -Dossier Technique Responsable communication Dossier de salon Responsable communication Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 2 ans à compter de la validation Broyage Formatage

11 DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage Page 11 /14 P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES : A CTIVITÉ : É TABLISSEMENT DU DOSSIER D OPPORTUNITÉ TACHESRESPONSABILITE 1 Recherche de la composante universitaire : rédaction du mailing et envoi aux composantes. Responsable communication Chargée de mission Directeur 2 Revue des fiches dintentions : Les fiches dintentions sont lues, déventuels développements sont demandés aux composantes. Les fiches sont envoyées à Tours pour compilation avec les fiches tourangelles et établissement dune liste communiquée au bureau de lassociation de gestion, au conseil dadministration du CFA IURC et après double validation au Conseil Régional et au Rectorat. Chargée de mission Directeur 3 Préparation du dossier dopportunité : Le document est transmis au responsable pédagogique qui prépare les éléments des trois volet du dossier dopportunité. Des navettes sont établies avec le CFA IURC. Directeur Chargée de mission Comptable 4 Présentation du dossier au conseil régional : Le Conseil Régional défini la date butoir de dépôt des dossiers. Envoi des dossiers au près du Conseil régional (3 exemplaires), et prise de rendez-vous. Le dépôt des dossiers est réalisé 8 jours avant le rendez-vous. Largumentation est préparée en fonction de la connaissance de la carte dapprentissage. Directeur 5 Établir les documents qui permettront de valider les engagements CFA pris dans le dossier douverture Responsable pédagogique Directeur

12 DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage Page 12 /14 P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES : A CTIVITÉ : É TABLISSEMENT DU DOSSIER D OPPORTUNITÉ PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENTCRITERES DACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Courrier présentant loffre de formation Echéancier de louverture Fiche dintention vierge Visa sur le courrierPrésentation de loffre de formationDirecteur Reprise du courrier et des pièces associées 2 Les fiches dintentions sont-elles correctement renseignées? Liste de fiches dintention déposées (tableur) 1)Démonstration de la valeur ajoutée de lalternance pour le diplôme par le responsable pédagogique 2) Démonstration de lengagement de la Direction de la composante 3)Respect de la carte dapprentissage Chargée de mission (Orléans) Directeur (Tours) Retour de la fiche auprès de la composante pour complément et aide à la rédaction Double validation de la part du Bureau et du Conseil dadministration du CFA IURC Compte rendu de réunion de bureau et de conseil dadministration Double accordDirecteur Analyse des motifs explicités et retour vers la composante universitaire 3 Dossier dopportunité - Respect de la forme Conseil régional - Approche alternance (nombre dheures, rythme dalternance) - Lettres dappuis - Carnet de liaison -Fiche daide à la décision pour la notation des mémoires Directeur Rencontre avec les responsables pédagogiques et les Directeurs de composante et mise à jour du dossier. 4 Acceptation du Conseil régional Immédiatement si refus direct ou à la réception de la nouvelle carte dapprentissage - Accord sur lopportunitéDirecteur Retour la composante universitaire pour expliquer les motivations du Conseil Régional 5 Livret de liaison et dapprentissage en phase avec les exigences de la formation Livret approuvé par la direction -Chaque période dalternance donne lieu à une fiche navette Directeur Reprise de la maquette du livret de liaison et dapprentissage ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES Sans objetRespect des documents types Conseil Régional Dossiers ministère Courrier Conseil régional (accord ou refus)

13 DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage Page 13 /14 P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES A CTIVITÉ : C ONCEPTION ET DÉVELOPPEMENT DE DOCUMENTS D INFORMATIONS TACHESRESPONSABILITE 1 Revue documentaire Analyse des besoins et sélection du vecteur : Recensement de lensemble des fiches existantes ayant un intérêt pour la présente rédaction. Identification des dossiers de construction (Dossier ministère et/ou dossier dopportunité) Identification des exigences des partenaires. Responsable communication 2 Rédaction du message : Guides : Le message est établi en réunion de projet Fiche diplôme : Le message est établi à partir des données du dossier dopportunité, habituellement, le responsable pédagogique établi le message. Responsable communication Chargée de Mission 3 Vérification du message : Le message est relu, vérifié en interne, et transmis au prestataire (selon le cas agence de communication, imprimeur, presse) qui établissent le bon à tirer. Chargée de Mission Responsable communication Responsable pédagogique 4 Validation du bon à tirer et diffusion : Relecture du bon à tirer, transmission au responsable pédagogique pour revue (fiches diplômes ou insertions spécifiques à un diplôme) et transmission au Directeur pour approbation. Chargée de Mission Directeur PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENT CRITERES DACCEPTATION FONCTIONACTION SI NON CONFORME 1 - Check-list FE040 Dossier de conception et de développement de publication - Check-list complète Responsable de communication Reprise de létape et nouveau contrôle 2 Forme : Charte graphique - Orthographe Fond : approbation du responsable pédagogique FE040 Dossier de conception et de développement de publication - Acceptation du responsable pédagogique Responsable communication Reprise de létape et nouveau contrôle 3 Forme : harmonisation des document (déontologie) Fond : Intitulés / Noms des personnes coordonnées FE040 Dossier de conception et de développement de publication - Acceptation interneDirecteurReprise de létape et nouveau contrôle 4 Capacité technique de limprimeur à respecter fond et forme Bon à TirerRespect des exigencesDirecteurReprise de létape et nouveau contrôle ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES - Adobe Indesign - Pack office - - Dossiers ministère et opportunités - Charte Graphique - Logos (composantes et partenaires)

14 DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissagePage 14 /14 P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES - A CTIVITÉ : C OMMUNICATIONS – S ALONS ET PUBLICATIONS TACHESRESPONSABILITE 1 Sélection du salon : Achat emplacement : Les salons sont sélectionnés selon des critères régionaux, les thèmes abordés (salons lycéens, apprentissage, études supérieures…) Prise de contact avec les organisateurs de salons qui sont susceptible de répondre aux besoins du CFA IURC, achat de lemplacement et demande des thèmes de conférence prévus. Responsable communication 2 Préparation de la documentation : Selon la durée du salon, la localisation ou le thème, les documents nécessaires sont identifiés ainsi que les quantités, les stands ou supports nécessaires (stand parapluie). Responsable communication 3 Planification des participants : établissement dun planning de permanence sur le stand et sur les conférences dont le thème intéresse le CFA. Diffusion du planning auprès des personnels CFA IURC et des responsables pédagogiques. Des apprentis en cours de formation ou diplômés peuvent être contactés pour participer à lanimation. Responsable communication 4 Animation du stand Les documents dinformations des exposants concurrents sont rapportés. 1) Formation des apprentis et jeunes diplômés participants aux documents, aux méthodes et à lanimation. 2) Accueil des demandeurs dinformation : Les coordonnées de tous demandeurs dinformations sont relevées (identification des âges, objectifs et niveaux détudes actuels) présentations de la formation considérée et de lapprentissage. 3) Participation aux conférences : les informations transmises lors des conférences sont systématiquement complétées par la remise des documentations au stand. Participants de léquipe (selon planning) PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITERES DACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Intérêt du salon FE041 Dossier salon- Retour de lannée précédenteResponsable communicationPas de participation à ce salon Bon de commandeBudgetDirecteur Révision de lemplacement et de la taille 2 Planification des documents FE041 Dossier de salon - Références - Quantités Responsable communicationReprise du planning Planifications des autres ressources FE041 Dossier de salon Planning de réservation du matériel - Réservation - Disponibilité Responsable communication (Tours) Chargée de mission (Orléans) Reprise du planning 3 PlanningFE041 Dossier de salon Chaque créneau horaire comporte au moins 2 personnes sur le stand Responsable communicationReprise du planning 4 Formation des participants extérieurs FE041 Dossier de salon - Présentation de la mission attendue - Prise de connaissance des documents Participants de léquipe (selon planning) Sans objet Coordonnées des demandeurs Cahier de contactTous les champs du tableau sont remplisParticipant de léquipe Demande de complément dinformation au demandeur sur les coordonnées ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIREEXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES Matériel de présentation - Stand parapluie - Présentoir – Vidéoprojecteur – Portable - Télévision Nappes anti-feu (M1) -Assurance des participants extérieurs (apprentis en cours dapprentissage, salariés, personnels universitaires non CFA-IURC) Fiche diplôme - Offre de formation - Guide de lentreprise Guide du contrat - Guide de lapprenti


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