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LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES La concertation interne au sein des pôles Pr Philippe Orcel, chef du pôle locomoteur Fabienne Raffalli, cadre paramédical.

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1 LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES La concertation interne au sein des pôles Pr Philippe Orcel, chef du pôle locomoteur Fabienne Raffalli, cadre paramédical de pôle Brigitte Rochette, cadre administratif de pôle Mardi 15 novembre Paris

2 Structure du Pôle Appareil locomoteur de Lariboisière Pôle médico-chirurgical constitué de 3 services : rhumatologie A & B et orthopédie-traumatologie Offre de soins : – rhumatologie : 44 lits, 6 places HdJ et 3 HdJ SSR – orthopédie : 62 lits, 3 places chirurgie ambulatoire – en 2010 : 4782 hospitalisations, 2226 séances, consultations Personnels : PNM 177,56 ; PM 67,55 LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

3 Structure du Pôle Appareil locomoteur de Lariboisière Connections très étroites avec le SAU (traumatologie), avec le service de radiologie ostéo-articulaire et avec 2 unités de recherche (Inserm en rhumatologie et CNRS en orthopédie) Petit pôle mais parcours patient très cohérent : – échanges quotidiens – RCP hebdomadaires – flexibilité des lits et des personnels au sein du pôle. LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

4 Quest-ce que la concertation? « La concertation est laction, pour plusieurs personnes, de saccorder en vue dun projet commun. » La concertation se distingue – de la négociation en ce quelle naboutit pas nécessairement à une décision, mais vise à la préparer – de la consultation en ce quelle ne se résume pas à une demande davis – de la médiation en ce quelle ne fait pas intervenir un tiers pour faciliter la recherche dun accord. LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

5 Pourquoi une concertation? Structure polaire hétérogène (plus ou moins) Culture de service vs. culture de pôle Esprit de la Loi HPST très « hiérarchique » prise de décision et communication verticales, vieux démons du « mandarinat »… LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

6 Quelles formes pour la concertation au sein dun pôle? Communication & information : – Réunions de service, de pôle avec lensemble des personnels – Bureaux de pôle mensuels avec l'encadrement – Communication du pôle avec son environnement institutionnel (projet médical, contrat de pôle, délégation de gestion…) Élaboration de projets : – Projets efficience, itinéraires cliniques en – Projet ANAP « 100 Pôles dexcellence » en 2011 LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

7 Concertation pour lélaboration de nouveaux projets de pôle Proposition dun projet émanant de lexécutif du pôle Discussion/validation en bureau de pôle Constitution dun groupe projet pluri professionnel, adapté à lobjectif et désignation dun chef de projet Conduite du projet avec rapport régulier à lexécutif et au bureau Finalisation du projet, communication. LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

8 Projet Efficience Objectif : améliorer lefficience du secteur dhospitalisation de semaine (rhumatologie) Débat interne, parfois houleux, sur les motifs du projet : incompréhension, opposition, colère… Implication des professionnels du secteur dans lanalyse des indicateurs initiaux : prise de conscience… Mise en place du projet : participation, adhésion! LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

9 Projet Efficience Constitution dun groupe de travail des professionnels intervenant dans lorganisation générale du secteur (secrétariat, consultation, hospitalisation) des directions fonctionnelles concernées, du DIM et de léquipe exécutive Démarche : réflexion sur le parcours du patient dans ce secteur élaboration dun itinéraire clinique. LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

10 Projet Efficience Réalisations : modification de documents, réorganisation entre les secrétariats dhospitalisation et consultation, plan dactions et fiches de suivi créés et renseignés. Clôture du projet en juin 2011 avec définition dindicateurs et de suivi. Bénéfice secondaire : idées de nouveaux projets dItinéraires Cliniques sur le pôle ! LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

11 Projet ANAP 3 chantiers, issus de constats de défauts de qualité 3 objectifs. 1) Exhaustivité de la traçabilité des décisions médicales prises lors des réunions de concertation pluridisciplinaires. 2) Augmentation du taux de présence des patients convoqués aux consultations. 3) Amélioration de la présence du personnel paramédical. LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

12 Chantier RCP Le plus exemplaire ! Importance des RCP : décisions de prise en charge. Dysfonctionnements : gestion des listes de patients, présence des intervenants, traçabilité des décisions dans le dossier médical retard dans la prise en charge adéquate des patients. LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

13 Chantier RCP Plan dactions : paramétrage dun compte rendu de RCP, saisi en direct sur le système dinformation (MiddleCare) ; paramétrage de la liste des patients dans le système de prise de rendez-vous (Agenda) ; préparation et validation des listes des participants décisionnaires et présentateurs des RCP Traçabilité et efficacité optimales : compte rendu dans le dossier à la fin de la RCP et dans les mains du patient lorsquil est présent (RCP de type consultation pluridisciplinaire) LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

14 Chantier RCP : résultats rapides ! LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

15 Chantier RCP Reste à faire… Évaluation à plus long terme : persistance ! Améliorer la saisie du compte rendu de RCP en direct : poste de saisie dédié. Diffuser linformation. LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

16 Chantier convoqués aux consultations Taux élevé (25 à 30%) dabsence des patients à leur rendez vous de consultation. Conséquences : désorganisation, augmentation de la charge de travail et du stress du personnel, délais de rendez vous augmentés LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

17 Chantier convoqués aux consultations Indicateurs : taux de présence des patients convoqués en consultation de rhumatologie et en consultation dorthopédie-traumatologie. Groupe de travail pluri-professionnel. Plan dactions : gestion rigoureuse des annulations (adresse mail, ligne téléphonique et répondeur dédiés), procédures de prises de rendez-vous pour éviter les doublonnages, diminution des rendez vous de suivi systématique répété en traumatologie LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

18 Chantier convoqués aux consultations Résultats encore faibles : progression du taux de présence en orthopédie de 83 à 89% Renforcement des actions (projets institutionnels) : relances par SMS central dappel Réévaluation à 6 mois pour autres actions si objectif non atteint. LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

19 Chantier absentéisme du PNM Difficulté de la tâche… Chantier institutionnel Absentéisme des personnels non médicaux chiffré à 6% dans le pôle. Souffrance aggravée des personnels car accentue la charge et la pénibilité du travail LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

20 Chantier absentéisme du PNM Phase diagnostique : enquête de satisfaction, tableau de bord direction du personnel. Évaluation des données dabsentéisme en fonction des différentes catégories. Groupe de pilotage : équipe exécutive, Direction des Soins, Chef du Personnel, représentants de plusieurs catégories de PNM du pôle LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

21 Chantier absentéisme du PNM Identification des motifs dabsentéisme. Plan dactions : entretien de retour dabsence, appropriation des plannings par les agents, retours dexpériences (boites à suggestions, blog), charte de présentéisme, outil simple de répartition des tâches. Validation du plan dactions par la DSS et la DRH. LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

22 Chantier absentéisme du PNM Mise en place du plan daction Évaluation sur le taux dabsentéisme. Exploitation institutionnelle (AP-HP) LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris

23 La concertation dans un pôle : ça marche !! Importance de la communication en amont et en aval de la phase de concertation. Communication verticale mais aussi transversale et institutionnelle. Le travail de groupes pluri professionnels sur des projets damélioration (si possible transversaux) est la forme de concertation la plus aboutie et la plus efficace. LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Mardi 15 novembre Paris


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