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Equipe XLAB DR19 1 14 décembre 2006 LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS (partie 2)

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1 Equipe XLAB DR décembre 2006 LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS (partie 2)

2 Equipe XLAB DR décembre 2006 LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS *LAchat Public au CNRS *Les moyens de paiement au CNRS

3 Equipe XLAB DR décembre 2006 L ACHAT PUBLIC AU CNRS Le code des Marchés Publics Les seuils et procédures dachat Linventaire Les contrats de service

4 Equipe XLAB DR décembre 2006 Les marchés publics sont (art. 1 du code des marchés publics) : des contrats conclus à titre onéreux (…) par une personne publique avec une personne privée ou publique (…) pour répondre à ses besoins en matière de : a. travaux b. fournitures c. services Le code des Marchés Publics

5 Equipe XLAB DR décembre 2006 Les marchés publics respectent les principes (art. 1 du code des marchés publics) : de liberté daccès à la commande publique dégalité de traitement des candidats de transparence des procédures Le code des Marchés Publics

6 Equipe XLAB DR décembre 2006 Le laboratoire La délégation Le fournisseur Le directeur dunité : définit le besoin vérifie les factures atteste le service fait Le délégué régional vérifie et liquide les factures ordonne le paiement Le fournisseur : exécute la prestation est rémunéré sur des fonds publics

7 Equipe XLAB DR décembre 2006 NB :Opérations de travaux, le délégué régional est seul PRM. Le DU peut, avec laccord du délégué régional, établir des bons de commande pour les petits travaux dentretien. Seuils et procédures dachat Moins de : pas de formalisme, respect des principes du CMP De à : procédure adaptée (DU = PRM) ordonnance du 6 juin 2005 NB / Forme et obligation de la publicité : a. De à : PUMA b. Plus de : publication au BOAMP c. Pas de publicité si fournisseur unique ou achat complémentaire A partir de : appel doffres, publication au BOAMP et JOUE, pas de contact avec les fournisseurs, 3 à 6 mois de délai, formalisme détaillé dans ordonnance

8 Equipe XLAB DR décembre 2006 Inventaire Dépenses déquipement Définitions – seuils a.Biens durables : durée de vie supérieure à 1 an b.Montant unitaire supérieur à 800 HT (y compris pour les accessoires) c.Dépenses de remise en état dimmobilisation = fonctionnement Gestion comptable a.Imputation sur des comptes de classe 2 b.Inscription à linventaire / immobilisations c.Comptabilisation centralisée par ACP (amortissement – bilan) Notion de gros équipement Définie par le décret du 1 er mars 1984 relatif au régime administratif, budgétaire, financier et comptable du CNRS a.Valeur unitaire > à HT Valeur unitaire de léquipement pris dans sa globalité a.Cas des conventions dachat en commun

9 Equipe XLAB DR décembre 2006 Contrats de service Définition Convention définissant un objet, un prix, une durée Domaines concernés a. Toute prestation présentant un caractère répétitif et régulier b. Engagement annuel de la dépense (mais global pour les seuils) Contrat type validé par la DFI a. Paiement terme échu ou à échoir Suivi spécifique a. Tarifs b. Révisions de prix c. Renouvellement express Signature a. Notion de Pouvoir adjudicateur (ex-PRM)

10 Equipe XLAB DR décembre 2006 LES MOYENS DE PAIEMENT ET LA MONETIQUE Les moyens traditionnels La carte affaires La carte achat

11 Equipe XLAB DR décembre 2006 Les moyens traditionnels Virement la règle générale obligatoire pour dépenses > 750 Effectué par télétransmission (TP) Logiciel spécifique pour létranger Chèques Etablis par lagent comptable ou son délégataire Adressés ou remis au créancier sous la seule responsabilité de lagent comptable Fortement déconseillé par ACP Numéraire A la caisse de lAC au vu du mandat ou de lordre de paiement Sur vérification de lidentité et de la capacité du bénéficiaire Limite de 750 appréhendée pour la dépense totale

12 Equipe XLAB DR décembre 2006 Encaissement par carte bancaire Nature des recettes Frais dinscription à des colloques organisés par le CNRS Publications Modalités dencaissement Sur place a.A la délégation b.Sur le lieu du colloque A distance a.Par correspondance b.Acceptation par ordonnateur des risques dimpayés

13 Equipe XLAB DR décembre 2006 La procédure dencaissement par carte bancaire Aménagement des factures établies par le CNRS Numéro de la carte Date dexpiration Nom et adresse du donneur dordre Signature obligatoire du donneur dordre a.VISA / EUROCARD/ MASTERCARD = cartes acceptées Réception des factures par fax ou courriel Caractère confidentiel de ces documents

14 Equipe XLAB DR décembre 2006 Paiement par carte bancaire Carte nominative : nom de lagent comptable adossée au compte de lACS ouvert au Trésor Public Pour régler quelles dépenses ? Droits dinscription à des colloques Achats dabonnements et douvrages Par quel moyen ? Sur place (par seul ACS car code carte) A distance via Internet (jamais par fax ou courrier) Où ? France et zone Euro (frais importants hors zone Euro - 2,15 %) Mandatement préalable de la dépense Le paiement par CB nest pas générateur de dérogation en matière de paiement avant ordonnancement ou de règlement avant service fait Justification de la dépense Le paiement par CB ne dispense pas de produire les pièces justificatives réglementaires Dans les cas de paiement à distance un OCPD – Ordre de Commande et de Paiement à Distance – est établi par lordonnateur (le laboratoire) et accompagné de la copie du site internet concerné

15 Equipe XLAB DR décembre 2006 La carte affaires Une carte à débit différé (2 mois) Une carte adossée au compte personnel du porteur Une carte établie au nom patronymique du porteur avec mention CNRS Une carte nationale ou internationale Une carte paramétrable : retrait en numéraire autorisé ou non, plafonds de retrait ou de paiement modulables

16 Equipe XLAB DR décembre 2006 Pour payer quelles dépenses? Toutes les dépenses liées aux missions Frais de transport, dhébergement et de restauration a.Marché public en matière de transport b.Barème des indemnités de frais de mission Dépenses annexes nécessaires à la réalisation de la mission a.Frais de documentation scientifique sur le lieu de mission Les frais de réception Restauration

17 Equipe XLAB DR décembre 2006 Comment fonctionne-t-elle ? Débit du compte du porteur pour le montant des dépenses effectuées Crédit du compte du porteur pour le montant des dépenses acceptées Une opération neutre pour le porteur Règlement par le porteur (hôtel, restaurant…) Production sans délai des pièces justificatives au gestionnaire Contrôle des pièces selon les règles habituelles en matière de dépenses publiques Mandatement des dépenses acceptées

18 Equipe XLAB DR décembre 2006 Quels sont ses avantages ? Utilisation simple Suppression de la nécessité pour le porteur de faire lavance des fonds Réduction du nombre des avances sur frais de déplacement Garantie sur les délais de remboursement

19 Equipe XLAB DR décembre 2006 Nombreux achats pour un montant global faible. Génère une charge de travail importante alors que les véritables enjeux concernent dautres types dachats Production et circulation de papier sans retour dinformations synthétiques sur lactivité de commande dun service Procédures à la fois centralisées, et morcelées entre plusieurs acteurs intervenant entre lauteur initial dune commande et le fournisseur. Pour répondre à la gestion des achats publics de faible montant La carte achat

20 Equipe XLAB DR décembre 2006 CARTE DACHAT Système informatisé de gestion des achats de faibles montants (quelques centaines deuros) Achat type: fourniture administrative, médicale, électrique, périodiques, réceptions. Un projet gagnant pour tous Létablissement public : Simplification du process, diminution du coût de traitement des commandes regroupement et dématérialisation des factures, concentration sur des tâches à valeur ajoutée. Accélération des délais de règlement Pour le fournisseur Délais de paiement réduits et garantis, Diminution des coûts de traitements et dématérialisation des factures Pour le gestionnaire Allègement des tâches matérielles, simplification des contrôles

21 Equipe XLAB DR décembre 2006 CARTE DACHAT 2 types de cartes : Niveau 1 : achats ponctuels < HT (fournisseurs ou internet) Carte nominative (code secret) – une carte par labo Débit compte CNRS mise en service juin 2007 Niveau 3 : achats récurrents < HT Référencement des fournisseurs Relevé dopérations mensuel payé par le CNRS Coûts fixes payés au niveau national


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