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Système dinformation ressources humaines des unités et des services Itinéraire Professionnel (agent) Dossier annuel Gestion des classements Profil Salarié

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Présentation au sujet: "Système dinformation ressources humaines des unités et des services Itinéraire Professionnel (agent) Dossier annuel Gestion des classements Profil Salarié"— Transcription de la présentation:

1 Système dinformation ressources humaines des unités et des services Itinéraire Professionnel (agent) Dossier annuel Gestion des classements Profil Salarié Sirhus V2

2 P. 2 Formation SIRHUS – DU/RA SOMMAIRE Objectifsp 3 Quelques chiffresp 4 Outils mis à dispositionp 5 Planningp 6 Glossairep 7 Points dattentionp 8 Modalités de connexion à Sirhusp 9 Itinéraire Professionnel (agent)p 16 Le dossier annuel p 18 Gestion des classementsp 48 Ergonomie Firefoxp 58 Profil Salariép 63

3 P. 3 Formation SIRHUS – DU/RA Objectifs Utiliser Sirhus dans toutes les unités afin détablir le dossier annuel dactivités des ITA et émettre les bordereaux de proposition de classement Utiliser Sirhus plus largement avec de nouvelles fonctionnalités Historiser les dossiers annuels

4 P. 4 Formation SIRHUS – DU/RA Quelques chiffres Pour la délégation Normandie : En laboratoires pilotes + la délégation 93 ITA concernés En laboratoires 219 ITA 260 personnes formées

5 P. 5 Formation SIRHUS – DU/RA Outils mis à disposition Une formation à loutil Une assistance aux utilisateurs en délégation Le site de la DRH Une aide en ligne (dans loutil) Une FAQ (nouveau) Un mémento papier

6 P. 6 Formation SIRHUS – DU/RA PLANNING 2 mars 2009 : vérification des conditions par le SRH 1er avril : ouverture de sirhus aux unités (1 mois de plus quen 2008 pour la campagne des dossiers annuels) 24 juin : Transmission des dossiers annuels et des bordereaux de proposition au SRH Début septembre : commissions régionales de classement Octobre : commissions nationales À partir du 26 octobre : CAP

7 P. 7 Formation SIRHUS – DU/RA Glossaire DA : Dossier Annuel DU : Directeur dUnité RE : responsable dEntretien RA : Responsable Administratif CC : Corps au Choix GC : Grade au Choix EA : Echelon Accéléré EC : Echelon au Choix (pour les TPN) CA : Changement de Catégorie (pour les contractuels type 59) PVI : Procès verbal dinstallation ARF : Attestation de reprise de fonction

8 P. 8 Formation SIRHUS – DU/RA Points dattention Déconnexion automatique après 1 heure sans action Un seul utilisateur par dossier (pas de saisie simultanée agent/RE) Pas de déconnexion par la croix (en haut à droite), cela bloque le dossier de lagent – utiliser fin de session Nouveauté : les formations et expériences doivent être saisies au préalable par lagent (plus de saisie directe en fiche 1) 2 traitements de nuit : après la mise à jour des RE après la validation définitive du classement

9 P. 9 Formation SIRHUS – DU/RA Modalités de connexion à Sirhus Contraintes utilisateur Sirhus Connexion à Sirhus Authentification Janus

10 P. 10 Formation SIRHUS – DU/RA Contraintes utilisateur SIRHUS Pré requis pour se connecter Dossier ou mini-dossier dans SIRHUS Entrée dans Labintel avec un valide Etre autorisé à utiliser SIRHUS Mini-dossier agent Pour les agents non CNRS (DU,...) Créé par les services RH de la délégation Navigateurs Internet Explorer versions 6 et 7 Firefox versions 1.5 et 2.0 sous windows XP, Mac, Linux et langue française configurée dans le navigateur

11 P. 11 Formation SIRHUS – DU/RA Connexion à SIRHUS Une application web sécurisée pour tous les utilisateurs (à ajouter dans les favoris) : https://sirhus.dsi.cnrs.fr Deux modes de connexion possibles Connexion par certificat CNRS toujours valide Connexion par login/mot de passe (en cas de problème avec le certificat) application Janus Une application ouverte de 8 h 00 à 22 h 00 les jours de semaine et le samedi

12 P. 12 Formation SIRHUS – DU/RA Si vous avez un certificat, une demande de mot de passe apparaît Connexion à lapplication https://sirhus.dsi.cnrs.fr Connexion à SIRHUS

13 P. 13 Formation SIRHUS – DU/RA Vous êtes connecté ! Connexion à SIRHUS - certificat

14 P. 14 Formation SIRHUS – DU/RA Connexion à lapplication https://sirhus.dsi.cnrs.fr Si vous navez pas de certificat, une demande de mot de passe apparaît Connexion à SIRHUS – login/mot de passe

15 P. 15 Formation SIRHUS – DU/RA Vous êtes connecté ! Connexion à SIRHUS – login/mot de passe

16 P. 16 Formation SIRHUS – DU/RA Itinéraire Professionnel Au préalable à la saisie de la fiche 1-2, lagent doit saisir ses expériences professionnelles et ses formations initiales ou diplômantes Validation des formations initiales ou diplômantes (SRH) non bloquante Facultatif, lagent peut saisir ses compétences en matière de langues, bureautique/informatique et permis ou certificats divers Impression itinéraire professionnel / passeport formation possible

17 P. 17 Formation SIRHUS – DU/RA Itinéraire Professionnel Impression itinéraire professionnel (agent)

18 P. 18 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Principales étapes Composition du dossier Les différents rôles et profils Affectation des responsables dentretien Création des Dossiers Annuels – Mode TEST Création des Dossiers Annuels – Mode REEL Rédaction des Dossiers Annuels Validation en masse des dossiers annuels Impression des Dossiers Annuels Export des Dossiers Annuels Réouverture des Dossiers Annuels Vérification des Dossiers Annuels par le SRH Contrôle changement de BAP

19 P. 19 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel : principales étapes Lancement de la campagne par la DRH Vérification des conditions par le SRH Mise à jour des Responsables dentretien Traitement de nuit Création des dossiers annuels Rédaction, validation et impression des dossiers Classement Traitement de nuit Bordereaux de classement

20 P. 20 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel – composition du dossier Le Dossier Annuel est composé de 5 fiches : Fiche 1 : Données générales et propositions davancement Fiche 2 : Descriptif dactivités Fiche 3 : Bilan, orientations et perspectives Fiche 4 : Formation Fiche 5 : Appréciation générale et propositions d'avancement Feuillet 5-1: Appréciation générale Feuillet 5-2 : argumentaire Prop. Corps : seulement si lagent est proposable en changement de corps Feuillet 5-3 : argumentaire Prop. Grade : seulement si lagent est proposable en changement de grade

21 P. 21 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel - Les différents rôles et profils

22 P. 22 Formation SIRHUS – DU/RA Les directeurs dunités ont la possibilité de choisir nimporte quelle personne de leur unité comme responsable dentretien un traitement vérifie si les responsables dentretien disposent dun compte utilisateur Si oui le traitement affecte le rôle de responsable dentretien à lagent nommé comme RE Si non un mail est envoyé aux équipes SSI leur demandant de créer le compte. Le lendemain, le traitement affecte le rôle de responsable dentretien à lagent nommé comme RE Sil y a un changement de responsable dentretien en cours de campagne, la mise à jour des dossiers annuels est faite automatiquement par les traitements de nuit Si un agent nest plus responsable dentretien, le traitement de nuit supprime le rôle RE Le dossier annuel Affectation des responsables dentretien (1/4)

23 P. 23 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Affectation des responsables dentretien (2/4) Par défaut, le DU est responsable dEntretien mais il peut déléguer à un RE la conduite de lentretien avec les agents. a b c avec les critères a, b et/ou c Si aucun critère liste de tous les agents de lunité 1 2

24 P. 24 Formation SIRHUS – DU/RA Liste des agents correspondant aux critères de recherche 1- Bouton ou Sélection dun agent 1- Sélectionner les agents à laide du bouton « tout sélectionner » ou de la case à cocher 2- Choisir le « responsable dentretien » à laide du menu déroulant 3- cliquer sur le bouton 2- Responsables dentretien ! Si on passe à la page suivante, la sélection est conservée 3- Bouton Le dossier annuel Affectation des responsables dentretien (3/4)

25 P. 25 Formation SIRHUS – DU/RA Cliquer sur pour sauvegarder Le nom du Responsable dentretien est modifié. La prise en compte dans le dossier administratif de lagent sera effective le lendemain Enregistrer ! Les dossiers annuels ne pourront être créés que le lendemain Le dossier annuel Affectation des responsables dentretien (4/4)

26 P. 26 Formation SIRHUS – DU/RA Le lendemain, 1 - Sélectionner les matricules à laide du match_code. Si aucun matricule nest sélectionné, la création des dossiers annuels se fera en masse pour tous les agents concernés de lunité 2 – Sélectionner les fiches à créer (par défaut toutes les fiches sont cochées) 3 – Sélectionner le mode « Test » pour contrôle avant lancement réel 4 - Saisir leffectif total de lunité (agents CNRS et non CNRS toutes implantations) 5 – Cliquer sur 1-Saisir matricule(s) 4-Saisir Effectif de lunité 3-Mode test 5-Exécuter 2-Sélectionner les fiches Le dossier annuel Création des Dossiers Annuels – Mode TEST (1/2)

27 P. 27 Formation SIRHUS – DU/RA Vérifier labsence danomalie Descendre avec lascenseur pour vérifier quil ny a pas denregistrement en erreur en bas de la liste Le dossier annuel Création des Dossiers Annuels – Mode TEST (2/2)

28 P. 28 Formation SIRHUS – DU/RA 1 - Lancer maintenant le programme en mode « réel » 2 – Cliquer sur 1-Mode réel ! Le programme se lance automatiquement en arrière-plan. La procédure de création peut être longue en fonction de la taille de lunité (+ 30 min) 2-Exécuter Le dossier annuel Création des Dossiers Annuels – Mode REEL (1/2)

29 P. 29 Formation SIRHUS – DU/RA Les Dossiers Annuels sont maintenant initialisés et vont être rédigés et/ou consultés par différents acteurs Le dossier annuel Création des Dossiers Annuels – Mode REEL (2/2)

30 P. 30 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (1/11) Différents types de filtres : 1- Sélection par menu déroulant 2- Sélection par chaîne de caractères « *….* » Tris possibles sur toutes les colonnes avec 1-Menu déroulant2-chaîne de caractères Le bouton met à jour les tris mais pas les filtres Le bouton permet de supprimer une fiche « en cours de traitement » Un filtre automatique sera positionné au pour lannée de campagne 2009

31 P. 31 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (2/11) Certaines des informations des dossiers des unités qui étaient pilotes en 2008 sont reprises Fiche 2 : Mission et descriptif dactivités Fiche 4 : Récapitulatif des formations suivies Dautres informations sont éditées à partir du dossier administratif de lagent Fiche 1 Expériences professionnelles antérieures : les 15 plus récentes saisies par lagent dans lIT23 Formations diplômantes : les 5 saisies par lagent dans lIT22, par ordre de priorité décroissantes définies par lagent Règle de calcul des effectifs (au 1/03/09) Effectif CNRS de lunité : nombre d'agents affectés sur un poste de l'unité non sortis au jour de lancement de la campagne dont la catégorie de salarié n'est pas « D bénéficiaire Divers » qui ne sont pas en position de hors cadre,disponibilité, détachement ou en congé parental Effectif ITA CNRS de lunité : nombre d'agents affectés sur un poste « ACCOMPAGNEMENT DE LA RECHERCHE » de l'unité non sortis au jour de lancement de la campagne dont la catégorie de salarié n'est pas « D bénéficiaire Divers » qui ne sont pas en position de hors cadre,disponibilité, détachement ou en congé parental

32 P. 32 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (3/11) Les ascenseurs : atteindre les zones de saisie 5 boutons accessibles en fonction du rôle de lutilisateur : Enregistre les données saisies Revient à la liste des évaluations SANS enregistrer Affiche lhistorique des actions sur la fiche Imprime la fiche validée ou non Sur la fiche 2 pour joindre lorganigramme de lunité Fait passer la fiche au statut « clôturé » ; elle nest plus modifiable

33 P. 33 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (4/11) Les cases servent à réduire ou développer une zone Fiche 1 : toutes les informations concernant lagent

34 P. 34 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (5/11) DU FICHE 1 – Données générales et propositions davancement Le DU valide la fiche 1

35 P. 35 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (6/11) Agent et RE RE FICHE 2 – Descriptif dactivités Le RE valide la fiche 2

36 P. 36 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (7/11) FICHE 3 – Bilan, orientations et perspectives Agent et RE RE Agent Le RE valide la fiche 3

37 P. 37 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (8/11) FICHE 4 – formation les formations suivies doivent être évaluées et les besoins en formation priorisés par le RE ! Agent et RE Le RE valide la fiche 4

38 P. 38 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (9/11) DU/RE FICHE 5-1 – Appréciation générale Agent Le DU valide la fiche 5-1

39 P. 39 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (10/11) FICHE 5-2 – Argumentaire prop. corps : seulement si lagent est proposable en changement de corps DU Le DU valide la fiche 5-2

40 P. 40 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (11/11) FICHE Argumentaire prop. grade : seulement si lagent est proposable en changement de grade DU Le DU valide la fiche 5-3

41 P. 41 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Validation en masse des dossiers annuels (1/2) Nouvelle fonction de validation en masse pour les DU et les RE Liste des fiches au statut « en cours de traitement » dont lacteur est valideur Indicateur : -ORG. ABS : lorganigramme na pas été joint à la fiche 2, la fiche ne pourra pas être validée -PROP.ABS : Lagent est proposable à un avancement mais le DU ne sest pas prononcé dans la fiche 1, la fiche ne pourra pas être validée Après avoir sélectionné toutes les fiches à valider cliquez sur « Validation définitive » ! La sélection est gardée lors du changement de page

42 P. 42 Formation SIRHUS – DU/RA Après la validation, les fiches validées disparaissent de la liste Le dossier annuel Validation en masse des dossiers annuels (2/2)

43 P. 43 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Impression des Dossiers Annuels (1/3) Si la fiche imprimée nest pas « clôturée », un filigrane « version provisoire » simprime sur le dossier annuel Le SRH peut uniquement imprimer les fiches clôturées dun dossier annuel

44 P. 44 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Impression des Dossiers Annuels (2/3) 1 – Indiquer le ou les matricules (si besoin) 2 – choisir les fiches à imprimer 3 – choisir éventuellement le chemin du fichier local et le nom 4 – cliquer sur et récupérer le fichier sur votre poste ! Indiquer lextension «.pdf » dans le nom du fichier local 1-matricules 2-fiches 3-chemin et nom fichier 4-Exécuter

45 P. 45 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Impression des Dossiers Annuels (3/3) 2 possibilités pour imprimer les dossiers annuels Sélection de matricule(s) : récupérer le document sur le poste et limprimer Aucun matricule sélectionné : le système lance limpression en arrière-plan pour tous les agents de lunité. Ce traitement peut durer un certain temps. Pour le récupérer et limprimer, utiliser la transaction « Export des dossiers annuels »

46 P. 46 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Export des Dossiers Annuels 1 – changer le chemin et/ou le nom du fichier cible 2 – cliquer sur 3 – récupérer le fichier sur votre poste et limprimer 1-chemin et nom du fichier local 2-Télédécharger ! Indiquer lextension «.pdf » dans le nom du fichier local

47 P. 47 Formation SIRHUS – DU/RA Le dossier annuel Réouverture des Dossiers Annuels Après validation, si des fiches sont incomplètes ou si le SRH doit réouvrir une fiche à la demande dun DU, il décoche dans la zone « validation DU/RE » la ou les fiches concernées Décoche la fiche incomplète

48 P. 48 Formation SIRHUS – DU/RA Gestion des classements Description du processus Classement DU - Saisie des classements Classement DU - Etat de contrôle Classement DU - Validation des classements Classement DU - Bordereau davancement

49 P. 49 Formation SIRHUS – DU/RA Gestion des classements Classement par le DU – Saisie des classements (1/2) 1 - « Promouvable » : affiche les agents promouvables pour lannée de campagne 2 - « Promouvable et non promouvable » : affiche les agents promouvables pour lannée de campagne et pour les années futures (nombre dannées fixé par la DRH ; actuellement 3 ans) 3 - « Type davancement » permet dafficher la liste des promouvables en fonction de leur type davancement 4 - « Unité dévaluation » : pour le DU qui a plusieurs unités 5 - « Année de campagne » par défaut lannée en cours 6 - pour lancer la recherche après lapplication des critères

50 P. 50 Formation SIRHUS – DU/RA 1 - Sélection de lagent à traiter et saisie du classement dans les colonnes corps/grade et unité. Pour avoir accès à tous les agents, cliquer sur le bouton 2 - Saisir les classements 3 - cliquer sur 1- Sélection dun agent ou Bouton 2 - Saisie des classements 3 - Enregistrer Si on passe à la page suivante, la sélection est conservée ! Seules les lignes sélectionnées seront enregistrées ! Gestion des classements Classement par le DU – Saisie des classements (2/2)

51 P. 51 Formation SIRHUS – DU/RA 1 – Saisir lannée de campagne 2 – Par défaut, létat de contrôle contient les agents ITA et TPN 3 – Saisir lunité dévaluation 4 – cliquer sur. Cet état permet de vérifier les classements enregistrés avant de les valider 1- année de campagne 2 – Unité dévaluation 3-Exécuter Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (1/4)

52 P. 52 Formation SIRHUS – DU/RA Lagent est proposable pour un échelon accéléré Le DU a proposé lagent pour un « échelon accéléré » dans le dossier annuel Le DU na pas encore classé lagent Lagent est proposable pour grade au choix Le DU a proposé lagent pour un « grade au choix » dans le dossier annuel Le DU a classé lagent et a VALIDE. Le classement est masqué et apparaîtra sur le bordereau de proposition envoyé au SRH Le DU a classé lagent et na pas encore VALIDE. Le classement apparaît Lagent est proposable pour un corps au choix Le DU na pas proposé lagent pour un « corps au choix » dans le dossier annuel Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (2/4)

53 P. 53 Formation SIRHUS – DU/RA Cet état de contrôle est enregistrable et imprimable par Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (3/4)

54 P. 54 Formation SIRHUS – DU/RA 1- imprimante 2- Valider Le système ouvre un fichier.pdf Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (4/4)

55 P. 55 Formation SIRHUS – DU/RA 1 - Sélection de lagent à traiter. Pour avoir accès à tous les agents, cliquer sur le bouton 2 – Cliquer sur 2 – Validation définitive 1- Sélection dun agent ou Bouton ! La prise en compte des données nest effective que le lendemain pour impression du bordereau. Gestion des classements Classement par le DU – Validation des classements

56 P. 56 Formation SIRHUS – DU/RA Gestion des classements Classement par le DU – Bordereau davancement (1/2) 1- année de campagne 3 – Unité dévaluation 4-Exécuter 2 – ITA et TPN Le lendemain 1 – Saisir lannée de campagne 2 – Par défaut, létat de contrôle contient les agents ITA et TPN 3 – Saisir lunité dévaluation 4 – cliquer sur

57 P. 57 Formation SIRHUS – DU/RA Gestion des classements Classement par le DU – Bordereau davancement (2/2) Le DU imprime le bordereau, le signe et lenvoi au SRH avec les dossiers annuels imprimés et signés

58 P. 58 Formation SIRHUS – DU/RA Ergonomie FIREFOX Création des dossiers annuels Edition des dossiers annuels Edition de létat de contrôle des classements

59 P. 59 Formation SIRHUS – DU/RA Ergonomie FIREFOX - Création des dossiers annuels (1/2) Exécuter

60 P. 60 Formation SIRHUS – DU/RA Fenêtre de recherche de lunité Ergonomie FIREFOX - Création des dossiers annuels (2/2)

61 P. 61 Formation SIRHUS – DU/RA Ergonomie FIREFOX - Edition des dossiers annuels Exécuter

62 P. 62 Formation SIRHUS – DU/RA Ergonomie FIREFOX Edition de létat de contrôle des classements

63 P. 63 Formation SIRHUS – DU/RA Profil Salarié (pour DU et RA) Non lié directement au dossier annuel Consultation de dossiers Procès Verbal dInstallation Attestation de Reprise de Fonction

64 P. 64 Formation SIRHUS – DU/RA Profil Salarié : Responsable administratif Consultation dossier agent 1/2 1 : Cliquez sur Afficher Données de base personnel2 : Saisir le matricule 4 : Cliquez sur Afficher ou Aperçu 3 : Sélectionnez linformation à afficher

65 P. 65 Formation SIRHUS – DU/RA Exemple : Afficher Données individuelles Profil Salarié : Responsable administratif Consultation dossier agent 2/2

66 P. 66 Formation SIRHUS – DU/RA Profil Salarié : Responsable administratif Procès verbal dinstallation 1/3 1 : Cliquez sur Procès verbal dinstallation 2 : Renseignez la catégorie de personnel, le matricule et la date 3 : Cliquez sur Exécuter

67 P. 67 Formation SIRHUS – DU/RA Profil Salarié : Responsable administratif Procès verbal dinstallation 2/3 Cliquez sur Aperçu avant impression ou sur imprimer

68 P. 68 Formation SIRHUS – DU/RA Profil Salarié : Responsable administratif Procès verbal dinstallation 3/3 Aperçu du document à imprimer

69 P. 69 Formation SIRHUS – DU/RA Profil Salarié : Responsable administratif Attestation de reprise de fonction 1/2 2 : Renseigner le matricule et la date de reprise de fonction 1: cliquez sur attestation de reprise de fonction 3: cliquez sur Exécuter

70 P. 70 Formation SIRHUS – DU/RA Profil Salarié : Responsable administratif Attestation de reprise de fonction 2/2 Exemple dattestation de reprise de fonction


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