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UN PLAN DACTION POUR LE CONTRÔLE INTERNE 1 Philippe VERSCHEURE – Agent comptable 07/06/2012.

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1 UN PLAN DACTION POUR LE CONTRÔLE INTERNE 1 Philippe VERSCHEURE – Agent comptable 07/06/2012

2 LES CHIFFRES CLES LUPEC est souvent présenté comme une des plus importantes universités dIle-de-France: -Effectif : étudiants et personnels permanents -Nombre de composantes: 12 -Budget de fonctionnement: 235 millions deuros, dont 169 millions deuros de charges de personnel (72% des dépenses de fonctionnement) -Patrimoine immobilier: 267 millions deuros -LUPEC est passé aux compétences élargies le 01 janvier 2010 et à migré sur le logiciel SIFAC le 01 janvier Des données qui ont permis de prioriser les enjeux 2

3 DES PRE-REQUIS Un portage politique fort - un projet piloté au plus haut niveau de létablissement A lUPEC, le Directeur général des services adjoint aux affaires financières anime le projet au niveau de la Direction. Un agent comptable pleinement investi - Un rôle déterminant à jouer liée à sa formation et sa mission Une démarche partenariale traduite par la signature dun protocole de modernisation 3 Il ny a pas de dispositif de CICF parfaitement déployer sans limplication active de ces deux partenaires.

4 4 DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS Des moyens Le recrutement dun référent placé sous lautorité du DGS adjoint aux affaires financières Il coordonne les différents chantiers mis en œuvre depuis le mois de juin Le recrutement dun responsable du contrôle interne comptable et financier à lagence comptable Des structures Le comité de pilotage Son rôle est essentiel: Définir les axes prioritaires à traiter et valider les travaux réalisés sur le CICF

5 5 DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS (5) Des outils Guide du CICF : outil qui permet de définir lorganisation et les méthodes mises en place pour assurer le fonctionnement de lUPEC. -Fiche des Procédures et logigramme : document formalisant les activités et les tâches à accomplir pour mettre en œuvre les processus. Cest lanalyse de lexistant. -Organigrammes Fonctionnels nominatifs : Cest la décomposition des individus. Cest un document qui retrace qui fait quoi, comment et quand dans un processus. -Cartographie des risques: outil qui permet de recenser les risques. -Plan dactions : outil qui planifie les actions déterminées pour maîtriser les risques identifiés. -Plan de contrôles : document qui recense le planning des contrôles à réaliser.

6 LE PLAN DACTION Définition du périmètre Sur la base des constats issus de la cartographie des risques, des actions ont été définies et mises en œuvre afin de corriger les zones dombre et danticiper les risques futurs. Les actions programmées sont suivies à partir dun plan daction régulièrement actualisé. 6

7 UN MODELE DE CARTOGRAPHIE DES RISQUES 7

8 8 R é mun é ration à tord d'un agent UPEC GP 011 Un agent n est plus pris en charge par l é tablissement mais continue d être r é mun é r é (retraite, changement d affectation ou demission). Un agent est r é mun é r é au- del à de l'âge limite de maintien en activit é. Contrôle imparfait Tra ç abilit é : toute cessation ou suspension d activit é (ou changement d affectation) doit faire l objet d un document archiv é. (r é alis é ) Organisation : mise en place d un recensement des cessation ou suspension d activit é (ou changement d affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers de r é mun é rations. Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour les contractuels). UPEC GP 012 Discordances entre les dossiers des personnels et les montants de r é mun é rations. Organisa- tion L' é tablissement n'a en r é alit é pas de dette UPEC GP 019 R é alit é La cr é ance n existe pas (service non fait) ou est prescrite. Contrôle imparfait Documentation : Mise à disposition de la r é glementation sur la paye. Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. UPEC GP 020 R é alit é La d é pense n est pas pr é vue par la r é glementation. Contrôle imparfait Comp é tence juridique du donneur d'ordre UPEC GP 021 R é alit é L agent comptable prend en charge un mandat é mis par un ordonnateur non habilit é. Contrôle imparfait Organisation : contrôle de la qualit é du donneur d ordre et de la correcte assignation de la d é pense (article 12 du RGCP). Tra ç abilit é : dossiers d'accr é ditation-conservation des actes de nomination et des d é l é gations de signature. N° de risque Crit è re qualit é compt able Libell é s Facteurs Cotation P I C Plan d'actions

9 UN MODELE DE PLAN DACTION 9

10 10 L' é tablissement n'a en r é alit é pas de dette 319/ R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re sept-10 Comp é tence juridique du donneur d'ordre R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualit é du donneur d ordre et de la correcte assignation de la d é pense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle R é alit é GIRAF E/SIFA C Tra ç abilit é : dossiers d'accr é ditation- conservation des actes de nomination et des d é l é gations de signature. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 Absence de mod è le de signature. Necessit é de mettre en place un referentiel de signature. Absence de d é leguation de signature. N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Crit è r es de qualit é compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recom mandati on Calen drier Calendri er d é velopp é Modific ation Action s Ann é e Origi ne actio n R é alisati on Observations / Commentaires Suivi

11 Définition du périmètre - Le plan daction: support essentiel du pilotage des risques - la note du ministre du Budget, des Comptes publique et de la Réforme de lEtat du 01juin 2011 confirme cette optique. - Identifier les processus prioritaires pour orienter les choix des actions à envisager 11 LE PLAN DACTION Le périmètre des actions doit être en cohérence avec la cotation des risques figurant dans la cartographie : elles constituent en effet une réponse, un « plan de bataille » face aux zones de défaillance observées.

12 12 R é mun é ration à tord d'un agent UPEC GP 011 Un agent n est plus pris en charge par l é tablissement mais continue d être r é mun é r é (retraite, changement d affectation ou demission). Un agent est r é mun é r é au- del à de l'âge limite de maintien en activit é. Contrôle imparfait Tra ç abilit é : toute cessation ou suspension d activit é (ou changement d affectation) doit faire l objet d un document archiv é. (r é alis é ) Organisation : mise en place d un recensement des cessation ou suspension d activit é (ou changement d affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers de r é mun é rations. Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour les contractuels). UPEC GP 012 Discordances entre les dossiers des personnels et les montants de r é mun é rations. Organisa- tion L' é tablissement n'a en r é alit é pas de dette UPEC GP 019 R é alit é La cr é ance n existe pas (service non fait) ou est prescrite. Contrôle imparfait Documentation : Mise à disposition de la r é glementation sur la paye. Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. UPEC GP 020 R é alit é La d é pense n est pas pr é vue par la r é glementation. Contrôle imparfait Comp é tence juridique du donneur d'ordre UPEC GP 021 R é alit é L agent comptable prend en charge un mandat é mis par un ordonnateur non habilit é. Contrôle imparfait Organisation : contrôle de la qualit é du donneur d ordre et de la correcte assignation de la d é pense (article 12 du RGCP). Tra ç abilit é : dossiers d'accr é ditation-conservation des actes de nomination et des d é l é gations de signature. N° de risque Crit è re qualit é compt able Libell é s Facteurs Cotation P I C Plan d'actions

13 13 L' é tablissement n'a en r é alit é pas de dette 319/ R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re sept-10 Comp é tence juridique du donneur d'ordre R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualit é du donneur d ordre et de la correcte assignation de la d é pense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle R é alit é GIRAF E/SIFA C Tra ç abilit é : dossiers d'accr é ditation- conservation des actes de nomination et des d é l é gations de signature. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 Absence de mod è le de signature. Necessit é de mettre en place un referentiel de signature. Absence de d é leguation de signature. N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Crit è r es de qualit é compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recom mandati on Calen drier Calendri er d é velopp é Modific ation Action s Ann é e Origi ne actio n R é alisati on Observations / Commentaires Suivi

14 Les enjeux Faire émerger un pilotage de la démarche de maîtrise des risques: –Valoriser les acquis et mesurer le chemin à parcourir par un suivi régulier du plan daction (commentaires); –Garantir la logique pérenne, progressive et pragmatique de la démarche (fixer les priorités); –Maîtriser les risques des processus clefs, en adaptant les exigences aux enjeux et aux risques; –Disposer d'un « plan de travail » adapté, personnalisé selon ses missions, ses contraintes et son niveau d'avancement en terme de maîtrise des risques. 14 LE PLAN DACTION

15 15 L' é tablissement n'a en r é alit é pas de dette 319/ R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re sept-10 Comp é tence juridique du donneur d'ordre R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualit é du donneur d ordre et de la correcte assignation de la d é pense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle R é alit é GIRAF E/SIFA C Tra ç abilit é : dossiers d'accr é ditation- conservation des actes de nomination et des d é l é gations de signature. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 Absence de mod è le de signature. Necessit é de mettre en place un referentiel de signature. Absence de d é leguation de signature. N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Crit è r es de qualit é compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recom mandati on Calen drier Calendri er d é velopp é Modific ation Action s Ann é e Origi ne actio n R é alisati on Observations / Commentaires Suivi

16 Les enjeux (2) - Fixer des objectifs clairs permettant à chacun de comprendre la logique, la finalité et l'intérêt de la démarche de maîtrise des risques. Diffusion de linformation aux personnels. - Associer les personnels concernés dans la définition des processus. 16 LE PLAN DACTION

17 Identifier les responsables des actions - Le pilotage de l'action doit être assuré par une personne (référent, chef de services), voire par un service dédié. L'échéance indiquée est généralement annuelle, sachant qu'un plan d'action peut prévoir des actions à n+1, voire n+2. Il n'est pas conseillé de faire une programmation à plus long terme. L'échéance peut être précisée afin d'affiner l'objectif (ex : trimestre1, 2,3...). 17 LE PLAN DACTION

18 18 L' é tablissement n'a en r é alit é pas de dette 319/ R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re sept-10 Comp é tence juridique du donneur d'ordre R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualit é du donneur d ordre et de la correcte assignation de la d é pense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle R é alit é GIRAF E/SIFA C Tra ç abilit é : dossiers d'accr é ditation- conservation des actes de nomination et des d é l é gations de signature. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 Absence de mod è le de signature. Necessit é de mettre en place un referentiel de signature. Absence de d é leguation de signature. N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Crit è r es de qualit é compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recom mandati on Calen drier Calendri er d é velopp é Modific ation Action s Ann é e Origi ne actio n R é alisati on Observations / Commentaires Suivi

19 Lappropriation par les services Le plan d'action porte sur tous les services concernés par les processus à enjeux identifiés. Chaque service concerné (lagence comptable et la DRH) dispose de son propre plan d'action, reprenant : les éléments et consignes « obligatoires » à décliner, les actions à réaliser suite à des constats effectués au sein du service 19 LE PLAN DACTION

20 UN MODELE DE PLAN DACTION DE LA DRH 20

21 21 Comp é tence juridique du donneur d'ordre Séparat ion de fonctio ns GIRAF E/HAR PEGE Organisation : Création dun poste de contrôleur paie. CL process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re Dec fév-11 réalisé Risque 1 Mme Sylvain (contrôleur paye) a pris ses fonctions et effectue les missions qui lui ont été attribuées. A ce jour l'organisation est encore à approfondir Rattach ement à la bonne périod e GIRAF E/HAR PEGE Organisation : La coordinatrice paye est chargée de veiller à la réception des documents dans les délais par la TG. NS process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct Oct-10 le suivi est réalisé par la DRH, mais le problème perdure la TG ne nous transmets pas les documents en tant voulu. Risque 2 envoi d'un courrier à la trésorerie le 10/02/2011 N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Crit è r es de qualit é compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recom mandati on Calen drier Calendri er d é velopp é Modific ation Action s Ann é e Origi ne actio n R é alisati on Observations / Commentaires Suivi

22 UN MODELE DE PLAN DACTION DE LAGENCE COMPTABLE 22

23 23 L' é tablissement n'a en r é alit é pas de dette 319/ R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re sept-10 Comp é tence juridique du donneur d'ordre R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualit é du donneur d ordre et de la correcte assignation de la d é pense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle R é alit é GIRAF E/SIFA C Tra ç abilit é : dossiers d'accr é ditation- conservation des actes de nomination et des d é l é gations de signature. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 Absence de mod è le de signature. Necessit é de mettre en place un referentiel de signature. Absence de d é leguation de signature. N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Crit è r es de qualit é compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recom mandati on Calen drier Calendri er d é velopp é Modific ation Action s Ann é e Origi ne actio n R é alisati on Observations / Commentaires Suivi

24 Le suivi –Périodicité: le référent est chargé de s'assurer du niveau d'avancement de chaque action à échéance régulière (mensuelle, trimestrielle, semestrielle). Par ailleurs, une actualisation annuelle du plan daction est réalisée. –Informations et données utilisées pour le suivi: échanges réguliers entre le référent et les différents responsables d'actions et consultation des plans d'actions par service –Evaluation du niveau davancement: l'évaluation du niveau (oui / non / en cours) de réalisation est fait de manière objective et sincère. 24 LE PLAN DACTION

25 25 Comp é tence juridique du donneur d'ordre SEPARA TION FONCT IONS GIRAF E/HAR PEGE Organisation : Création dun poste de contrôleur paie. CL process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re Dec fév-11 réalisé Risque 1 Mme Sylvain (contrôleur paye) a pris ses fonctions et effectue les missions qui lui ont été attribuées. A ce jour l'organisation est encore à approfondir RATTA CHEME NT A LA BONNE PERIOD E GIRAF E/HAR PEGE Organisation : La coordinatrice paye est chargée de veiller à la réception des documents dans les délais par la TG. NS process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct Oct-10 le suivi est réalisé par la DRH, mais le problème perdure la TG ne nous transmets pas les documents en tant voulu. Risque 2 envoi d'un courrier à la trésorerie le 10/02/2011 N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Crit è r es de qualit é compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recom mandati on Calen drier Calendri er d é velopp é Modific ation Action s Ann é e Origi ne actio n R é alisati on Observations / Commentaires Suivi

26 26 L' é tablissement n'a en r é alit é pas de dette 319/ R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re sept-10 Comp é tence juridique du donneur d'ordre R é alit é GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualit é du donneur d ordre et de la correcte assignation de la d é pense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle R é alit é GIRAF E/SIFA C Tra ç abilit é : dossiers d'accr é ditation- conservation des actes de nomination et des d é l é gations de signature. PV process us r é mun é ration DGFIP / d é cemb re oct En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 Absence de mod è le de signature. Necessit é de mettre en place un referentiel de signature. Absence de d é leguation de signature. Action poursuivie sur 2011 Action renouvelée en mai 2012 à la suite de la nomination nouvelle Direction. Les actes prévoient un spécimen de signature N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Crit è r es de qualit é compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recom mandati on Calen drier Calendri er d é velopp é Modific ation Action s Ann é e Origi ne actio n R é alisati on Observations / Commentaires Suivi

27 Ce quil reste à faire - Associer pleinement les composantes: jusquà présent, dans un souci de pragmatisme, pour vraiment donner limpulsion nécessaire, la formalisation du CICF a été restreinte aux services centraux. - Présenter le dispositif au Conseil dadministration en insistant sur lintérêt du CICF qui nest pas générateur de travail supplémentaire. 27 LE PLAN DACTION

28 Les écueils - La difficulté dorganiser un suivi continu (mise à jour des processus, réunir régulièrement le comité de pilotage, respect du plan de contrôle…) dans des structures où la démarche du contrôle interne est très nouvelle et peu familière. Les acteurs principaux du contrôle interne doivent de ce fait rester très vigilants afin que la démarche demeure une priorité.. - Convaincre les personnels de lintérêt du dispositif (invoquent le manque de temps, la lourdeur, le manque dintérêt du dispositif…). Or, si le personnel nadhère pas, le dispositif ne fonctionnera pas efficacement. 28 LE PLAN DACTION

29 Philippe VERSCHEURE Tél. +33 (0)


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