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UN PLAN D’ACTION POUR LE CONTRÔLE INTERNE

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Présentation au sujet: "UN PLAN D’ACTION POUR LE CONTRÔLE INTERNE"— Transcription de la présentation:

1 UN PLAN D’ACTION POUR LE CONTRÔLE INTERNE
Le plan d’action tel qu’il a été mis en place à l’UPEC n’est qu’un exemple de ce qui peut être réalisé en matière de formalisation du CICF. Il n’engage que mon université; Je ne doute pas que beaucoup d’entre vous auraient pu aussi témoigner de ce qui a été mis en place dans leur université. Philippe VERSCHEURE – Agent comptable /06/2012

2 LES CHIFFRES CLES L’UPEC est souvent présenté comme une des plus importantes universités d’Ile-de-France: Effectif : étudiants et personnels permanents Nombre de composantes: 12 Budget de fonctionnement: 235 millions d’euros, dont 169 millions d’euros de charges de personnel (72% des dépenses de fonctionnement) Patrimoine immobilier: 267 millions d’euros L’UPEC est passé aux compétences élargies le 01 janvier 2010 et à migré sur le logiciel SIFAC le 01 janvier 2011. Des données qui ont permis de prioriser les enjeux L’ UPEC est composé de 12 composantes réparties sur trois départements (Val-de-Marne, Seine-et-Marne et Seine-Saint-Denis Pour 2012, le budget est de 235 millions d’euros. Il se répartit de la façon suivante; Charge de personnel: 169 millions d’euros, Autres charges de fonctionnement: 66 millions d’euros, Subventions d’exploitation: 185 millions d’euros, Autres ressources: 50 millions d’euros. La valeur du patrimoine immobilier est de 267 millions d’euros. L’UPEC est passé aux compétences élargies le 01 janvier 2010 et à migré sur le logiciel SIFAC le 01 janvier 2011. C’est en considérant ces éléments que la Direction de l’UPEC a choisi de prioriser ces travaux en matière de formalisation du contrôle interne. Vous en êtes tous conscients et je le préconise particulièrement, il est essentiel de ne pas entreprendre tous les processus en même temps et se fixer des priorités; sinon, l’objectif me semble inatteignable. Les charges de personnel représentant un enjeu considérable pour les universités passées aux compétences élargies, c’est tout naturellement le processus « rémunération » que l’UPEC a souhaité formaliser en priorité. L’orientation retenue a été confortée par la Cour des Comptes, à l’occasion du dernier audit. A l’UPEC, les charges de personnel représentent 72% du budget de fonctionnement J’appuierai donc mes propos à partir de la formalisation du CICF pour le processus rémunération qui est celui qui a été formalisé en premier à l’UPEC 2

3 DES PRE-REQUIS Un portage politique fort - un projet piloté au plus haut niveau de l’établissement A l’UPEC, le Directeur général des services adjoint aux affaires financières anime le projet au niveau de la Direction. Un agent comptable pleinement investi - Un rôle déterminant à jouer liée à sa formation et sa mission Une démarche partenariale traduite par la signature d’un protocole de modernisation Un portage politique fort - un projet piloté au plus haut niveau de l’établissement Le succès de la mise en place du contrôle interne comptable et financier (CICF) repose sur une volonté affirmée de la direction de l’établissement. Le projet doit être piloté au plan niveau de l’établissement. A l’UPEC, le Directeur général des services adjoint aux affaires financières anime le projet au niveau de la Direction. Un agent comptable pleinement investi Le rôle de l’agent comptable est essentiel dans la réussite du projet. C’est lui qui est le garant de la tenue de la comptabilité générale de l’établissement. Son expertise doit contribuer à la mise en place du CICF Je me suis pleinement investi dans la mise en place du CICF à l’UPEC. L’expérience que j’ai acquise dans l’établissement où j’ai exercé les fonctions d’agent comptable avant de venir à l’UPEC, a permis de faire accélérer la formalisation du CICF pour les processus « rémunérations et commande publique » car je savais comment formaliser les outils. Une démarche partenariale à travers un protocole de modernisation La démarche du CICF résulte d’une volonté partenariale qui trouve sa traduction dans un protocole de modernisation financière et comptable signé début 2012 entre le Directeur Général des Finances Publiques, le Président de l’Université et l’agent comptable. La définition des priorités dans la formalisation des processus est rappelée dans ce protocole. Le protocole liste les chantiers auxquels l’agent comptable participe et le planning des réalisations. C’est en quelque sorte sa lettre de mission. La formalisation du CICF est une des actions prioritaires de l’agent comptable. Il n’y a pas de dispositif de CICF parfaitement déployer sans l’implication active de ces deux partenaires. 3

4 DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS
Le recrutement d’un référent placé sous l’autorité du DGS adjoint aux affaires financières Il coordonne les différents chantiers mis en œuvre depuis le mois de juin 2010. Le recrutement d’un responsable du contrôle interne comptable et financier à l’agence comptable Des structures Le comité de pilotage Son rôle est essentiel: Définir les axes prioritaires à traiter et valider les travaux réalisés sur le CICF Des moyens Le recrutement d’un référent placé sous l’autorité du DGS adjoint aux affaires financières L’appropriation des enjeux liés à la qualité comptable à l’UPEC s’est concrétisée par le recrutement d’un référent qui coordonne les différents chantiers mis en œuvre depuis le mois de juin 2010. Son rôle s’articule autour de 4 fonctions essentielles : Une mission d’animation et de pilotage du CICF, Une mission de sensibilisation et de formation , à destination des acteurs opérationnels de la démarche, Une mission d’assistance et d’accompagnement, en apportant un appui technique aux services pour faire face à d’éventuelles difficultés rencontrées; Une mission de suivi et de contrôle, en s’assurant de la réalité, de la cohérence et de la pertinence du dispositif mis en place par les services. Le recrutement d’un responsable du contrôle interne comptable et financier à l’agence comptable Un collaborateur de catégorie A sera chargée de la définition et du suivi du CICF au sein de l’agence comptable à partir de septembre 2012. Des structures Le comité de pilotage Son rôle est essentiel : - Définir les axes prioritaires à traiter sur le CICF, - Valider les travaux réalisés sur le CICF Sa composition est représentative des différentes instances décisionnelles et fonctionnelles de l’université. Composition du copil: Les membres du comité de pilotage et de suivi du CICF sont : la présidente de l’UPEC ou son représentant (un de ses vice-présidents en fonction des thèmes abordés), la directrice générale des services, le directeur général des services adjoint aux affaires financières, la directrice des services financiers, l’agent comptable, un représentant de la cellule d’analyse et d’aide au pilotage, ainsi que le référent du CICF. Dans un second temps il est prévu d’associer un directeur de composante, un responsable administratif de composante. En fonction des thématiques abordées, d’autres personnes peuvent être invitées à participer au comité (Chefs de services, agents, etc.). Même s’il est convenu qu’il se réunit trimestriellement, il se réunit de fait une fois par semestre afin de faire le point sur les actions menées et décider des actions à venir.. 4 réunions ont été organisées dont la dernière remonte à janvier Le PA du processus commande publique a été validé en février 2011. La cartographie des risques et le plan d’action, élaborés par le référent et les services, sont proposées au comité de pilotage pour amendement et/ou validation. Cette étape est primordiale pour que la démarche de maîtrise des risques acquière une légitimité certaine et pour que sa diffusion soit facilitée au sein des services. Ces documents formalisent l'engagement de l'établissement dans la fiabilisation des procédures.

5 DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS (5)
Guide du CICF : outil qui permet de définir l’organisation et les méthodes mises en place pour assurer le fonctionnement de l’UPEC. Fiche des Procédures et logigramme : document formalisant les activités et les tâches à accomplir pour mettre en œuvre les processus. C’est l’analyse de l’existant. Organigrammes Fonctionnels nominatifs: C’est la décomposition des individus. C’est un document qui retrace qui fait quoi, comment et quand dans un processus. Cartographie des risques: outil qui permet de recenser les risques. Plan d’actions : outil qui planifie les actions déterminées pour maîtriser les risques identifiés. Plan de contrôles :document qui recense le planning des contrôles à réaliser. 5

6 LE PLAN D’ACTION Définition du périmètre Sur la base des constats issus de la cartographie des risques, des actions ont été définies et mises en œuvre afin de corriger les zones d’ombre et d’anticiper les risques futurs. Les actions programmées sont suivies à partir d’un plan d’action régulièrement actualisé. 6

7 UN MODELE DE CARTOGRAPHIE DES RISQUES
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8 8 N° de risque Critère qualité comptable Libellés Facteurs Cotation
P I C Plan d'actions Rémunération à tord d'un agent UPEC GP 011 Un agent n’est plus pris en charge par l’établissement mais continue d’être rémunéré (retraite, changement d’affectation ou demission). Un agent est rémunéré au-delà de l'âge limite de maintien en activité. Contrôle imparfait 5 2 20 Traçabilité : toute cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) doit faire l’objet d’un document archivé. (réalisé) Organisation : mise en place d’un recensement des cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers de rémunérations. Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour les contractuels). UPEC GP 012 Discordances entre les dossiers des personnels et les montants de rémunérations. Organisa-tion 4 16 L'établissement n'a en réalité pas de dette UPEC GP 019 Réalité La créance n’existe pas (service non fait) ou est prescrite. Contrôle imparfait 5 3 75 Documentation : Mise à disposition de la réglementation sur la paye. Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. UPEC GP 020 La dépense n’est pas prévue par la réglementation. Compétence juridique du donneur d'ordre UPEC GP 021 L’agent comptable prend en charge un mandat émis par un ordonnateur non habilité. 4 60 Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) . Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations de signature. 8

9 UN MODELE DE PLAN D’ACTION
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10 10 L'établissement n'a en réalité pas de dette
N° action N° risque Origine plan d'action Critères de qualité comptable Outils structurants Action Responsables Origine et date recommandation Calendrier Calendrier développé Modification Actions Année Origine action Réalisation Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 21 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle 6 Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations de signature. En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature. 10

11 LE PLAN D’ACTION Définition du périmètre - Le plan d’action: support essentiel du pilotage des risques - la note du ministre du Budget, des Comptes publique et de la Réforme de l’Etat du 01juin 2011 confirme cette optique. - Identifier les processus prioritaires pour orienter les choix des actions à envisager Le périmètre des actions doit être en cohérence avec la cotation des risques figurant dans la cartographie : elles constituent en effet une réponse, un « plan de bataille » face aux zones de défaillance observées. Au même titre que la cartographie des risques, le plan d’action constitue un des supports essentiels du pilotage des risques et de la mise en œuvre du dispositif de contrôle interne par le comité de pilotage. Cette articulation a été rappelée par le ministre du Budget, des Comptes publique et de la Réforme de l’Etat dans la note adressée aux directeurs généraux des opérateurs de l’Etat le 01juin 2011. Ce principe d’organisation a été retenue par l’UPEC dès les premiers travaux de mise en place du contrôle interne comptable et financier (CICF) lors du passage au responsabilité et compétentes élargies le 01 janvier 2010. Conformément à la cartographie des risques, des processus prioritaires doivent être identifiés. Les niveaux de risque déterminés dans la cartographie permettent d'orienter le choix des actions à envisager. 11

12 12 N° de risque Critère qualité comptable Libellés Facteurs Cotation
P I C Plan d'actions Rémunération à tord d'un agent UPEC GP 011 Un agent n’est plus pris en charge par l’établissement mais continue d’être rémunéré (retraite, changement d’affectation ou demission). Un agent est rémunéré au-delà de l'âge limite de maintien en activité. Contrôle imparfait 5 2 20 Traçabilité : toute cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) doit faire l’objet d’un document archivé. (réalisé) Organisation : mise en place d’un recensement des cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers de rémunérations. Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour les contractuels). UPEC GP 012 Discordances entre les dossiers des personnels et les montants de rémunérations. Organisa-tion 4 16 L'établissement n'a en réalité pas de dette UPEC GP 019 Réalité La créance n’existe pas (service non fait) ou est prescrite. Contrôle imparfait 5 3 75 Documentation : Mise à disposition de la réglementation sur la paye. Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. UPEC GP 020 La dépense n’est pas prévue par la réglementation. Compétence juridique du donneur d'ordre UPEC GP 021 L’agent comptable prend en charge un mandat émis par un ordonnateur non habilité. 4 60 Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) . Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations de signature. 12

13 13 L'établissement n'a en réalité pas de dette
N° action N° risque Origine plan d'action Critères de qualité comptable Outils structurants Action Responsables Origine et date recommandation Calendrier Calendrier développé Modification Actions Année Origine action Réalisation Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 21 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle 6 Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations de signature. En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature. 13

14 LE PLAN D’ACTION Les enjeux
Faire émerger un pilotage de la démarche de maîtrise des risques: Valoriser les acquis et mesurer le chemin à parcourir par un suivi régulier du plan d’action (commentaires); Garantir la logique pérenne, progressive et pragmatique de la démarche (fixer les priorités); Maîtriser les risques des processus clefs, en adaptant les exigences aux enjeux et aux risques; Disposer d'un « plan de travail » adapté, personnalisé selon ses missions, ses contraintes et son niveau d'avancement en terme de maîtrise des risques. Dans le cadre du contexte de l’UPEC, afin de maîtriser les risques des processus clefs, nous avons adapté les exigences aux enjeux et aux risques. Il faut maîtriser les risques les plus significatifs, quitte à accepter d’autres risques jugés plus mineurs, qui seront traités plus tard. Il faut savoir également accepter certains risques dont l’origine est exogène à l’établissement. Bref, il convient de disposer d'un « plan de travail » adapté, personnalisé selon ses missions, ses contraintes et son niveau d'avancement en terme de maîtrise des risques. 14

15 15 L'établissement n'a en réalité pas de dette
N° action N° risque Origine plan d'action Critères de qualité comptable Outils structurants Action Responsables Origine et date recommandation Calendrier Calendrier développé Modification Actions Année Origine action Réalisation Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 21 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle 6 Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations de signature. En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature. 15

16 LE PLAN D’ACTION Les enjeux (2)
- Fixer des objectifs clairs permettant à chacun de comprendre la logique, la finalité et l'intérêt de la démarche de maîtrise des risques. Diffusion de l’information aux personnels. - Associer les personnels concernés dans la définition des processus. Lors de la formalisation des processus, l’ensemble des personnels concernés par le processus sont automatiquement associés aux réunions de travail. L’ensemble des documents élaborés relatifs aux processus de contrôle interne sont diffusés sur l’intranet des personnels de l’université. 16

17 LE PLAN D’ACTION Identifier les responsables des actions
- Le pilotage de l'action doit être assuré par une personne (référent, chef de services), voire par un service dédié. L'échéance indiquée est généralement annuelle, sachant qu'un plan d'action peut prévoir des actions à n+1, voire n+2. Il n'est pas conseillé de faire une programmation à plus long terme. L'échéance peut être précisée afin d'affiner l'objectif (ex : trimestre1, 2,3...). En l’occurrence, pour le processus rémunération, le pilotage des actions est assuré par le responsable paie à la DRH et par moi-même pour les actions menées par l’agence comptable. 17

18 18 L'établissement n'a en réalité pas de dette
N° action N° risque Origine plan d'action Critères de qualité comptable Outils structurants Action Responsables Origine et date recommandation Calendrier Calendrier développé Modification Actions Année Origine action Réalisation Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 21 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle 6 Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations de signature. En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature. 18

19 LE PLAN D’ACTION L’appropriation par les services
Le plan d'action porte sur tous les services concernés par les processus à enjeux identifiés. Chaque service concerné (l’agence comptable et la DRH) dispose de son propre plan d'action, reprenant : les éléments et consignes « obligatoires » à décliner, les actions à réaliser suite à des constats effectués au sein du service 19

20 UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE LA DRH
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21 21 Compétence juridique du donneur d'ordre
N° action N° risque Origine plan d'action Critères de qualité comptable Outils structurants Action Responsables Origine et date recommandation Calendrier Calendrier développé Modification Actions Année Origine action Réalisation Observations / Commentaires Suivi Compétence juridique du donneur d'ordre 1 2010 Séparation de fonctions GIRAFE/HARPEGE Organisation : Création d’un poste de contrôleur paie. CL processus rémunération DGFIP / décembre 2009 Dec-10 2010  fév-11 réalisé  Risque 1 Mme Sylvain (contrôleur paye) a pris ses fonctions et effectue les missions qui lui ont été attribuées. A ce jour l'organisation est encore à approfondir. 2 Rattachement à la bonne période Organisation : La coordinatrice paye est chargée de veiller à la réception des documents dans les délais par la TG. NS oct-10 Oct-10  le suivi est réalisé par la DRH, mais le problème perdure la TG ne nous transmets pas les documents en tant voulu.  Risque envoi d'un courrier à la trésorerie le 10/02/2011 Décrire le contenu du plan N°action Nature de l ’action Responsable calendrier niveau de réalisation commentaire suivi Chaque PA est conçu selon ce même principe 21

22 UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE L’AGENCE COMPTABLE
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23 23 L'établissement n'a en réalité pas de dette
N° action N° risque Origine plan d'action Critères de qualité comptable Outils structurants Action Responsables Origine et date recommandation Calendrier Calendrier développé Modification Actions Année Origine action Réalisation Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 21 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle 6 Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations de signature. En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature. 23

24 LE PLAN D’ACTION Le suivi
Périodicité: le référent est chargé de s'assurer du niveau d'avancement de chaque action à échéance régulière (mensuelle, trimestrielle, semestrielle). Par ailleurs, une actualisation annuelle du plan d’action est réalisée. Informations et données utilisées pour le suivi: échanges réguliers entre le référent et les différents responsables d'actions et consultation des plans d'actions par service Evaluation du niveau d’avancement: l'évaluation du niveau (oui / non / en cours) de réalisation est fait de manière objective et sincère. Compte tenu du caractère itératif de la démarche de maîtrise des risques financiers et comptables, il est apparu nécessaire de mener annuellement une actualisation des outils supports : Pour le plan d’action : enrichir la version antérieure à partir des évolutions observées en termes de risques; redéfinir l’échéancier du fait de contraintes imprévues ; archiver les actions programmées ayant été réalisées. Des cibles ou des objectifs chiffrés ont été fixés pour l'occasion (taux d'erreur dans le cadre du plan de contrôle, délais, mise en place d’une documentation, d’une procédure etc.). 24

25 25 Compétence juridique du donneur d'ordre
N° action N° risque Origine plan d'action Critères de qualité comptable Outils structurants Action Responsables Origine et date recommandation Calendrier Calendrier développé Modification Actions Année Origine action Réalisation Observations / Commentaires Suivi Compétence juridique du donneur d'ordre 1 2010 SEPARATION FONCTIONS GIRAFE/HARPEGE Organisation : Création d’un poste de contrôleur paie. CL processus rémunération DGFIP / décembre 2009 Dec-10 2010  fév-11 réalisé  Risque 1 Mme Sylvain (contrôleur paye) a pris ses fonctions et effectue les missions qui lui ont été attribuées. A ce jour l'organisation est encore à approfondir. 2 RATTACHEMENT A LA BONNE PERIODE Organisation : La coordinatrice paye est chargée de veiller à la réception des documents dans les délais par la TG. NS oct-10 Oct-10  le suivi est réalisé par la DRH, mais le problème perdure la TG ne nous transmets pas les documents en tant voulu.  Risque envoi d'un courrier à la trésorerie le 10/02/2011 25

26 26 L'établissement n'a en réalité pas de dette
N° action N° risque Origine plan d'action Critères de qualité comptable Outils structurants Action Responsables Origine et date recommandation Calendrier Calendrier développé Modification Actions Année Origine action Réalisation Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 21 2010 Réalité GIRAFE/SIFAC Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV processus rémunération DGFIP / décembre 2009 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle 6 Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations de signature. En cours de constitution de la DRH aux composantes le 13 janvier Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature.  Action poursuivie sur 2011 Action renouvelée en mai 2012 à la suite de la nomination nouvelle Direction. Les actes prévoient un spécimen de signature 26

27 LE PLAN D’ACTION Ce qu’il reste à faire
- Associer pleinement les composantes: jusqu’à présent, dans un souci de pragmatisme, pour vraiment donner l’impulsion nécessaire, la formalisation du CICF a été restreinte aux services centraux. - Présenter le dispositif au Conseil d’administration en insistant sur l’intérêt du CICF qui n’est pas générateur de travail supplémentaire. 27

28 LE PLAN D’ACTION Les écueils - La difficulté d’organiser un suivi continu (mise à jour des processus, réunir régulièrement le comité de pilotage, respect du plan de contrôle…) dans des structures où la démarche du contrôle interne est très nouvelle et peu familière. Les acteurs principaux du contrôle interne doivent de ce fait rester très vigilants afin que la démarche demeure une priorité. . - Convaincre les personnels de l’intérêt du dispositif (invoquent le manque de temps, la lourdeur, le manque d’intérêt du dispositif…). Or, si le personnel n’adhère pas, le dispositif ne fonctionnera pas efficacement. 28

29 29 www.u-pec.fr Philippe VERSCHEURE Philippe.verscheure@u-pec.fr
Tél. +33 (0) 29


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