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Gestion des déplacements temporaires D.T / ULYSSE.

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1 Gestion des déplacements temporaires D.T / ULYSSE

2 Sommaire Un nouvel outil de gestion des déplacements : quel contexte ? Quel périmètre ? Quel calendrier ? Quels changements ? Avec DT : les rôles dans le nouveau système précisions de vocabulaire Les avantages de la dématérialisation Concrètement, ça se passe comment ? Est-ce que ça marche ?

3 Un nouvel outil de gestion des déplacements : quel contexte ? Tous les audits et études ont mis laccent sur la nécessité dalléger et de rationaliser le dispositif. Avec le passage à Chorus, le Ministère des Finances prévoit la dématérialisation complète des état de frais et des ordres de mission dans le circuit comptable. Or, dans Chorus, la gestion des déplacements nest pas prévue. Il fallait donc un outil pour accompagner ce changement et alléger les circuits et les processus: Lapplication « DT- Ulysse » concerne la gestion des déplacements temporaires de plusieurs dizaines de milliers de personnels Le logiciel adopté (fourni par la Société Etap-on-line) est utilisé dans de grandes entreprises et plusieurs ministères, et à ladministration centrale depuis mars 2009.

4 Quel périmètre ? Quel calendrier ? Quels déplacements ? Tous les déplacements temporaires des personnels de lacadémie, en particulier les agents aux fonctions itinérantes et les enseignants en services partagés Ne sont pas concernés : les congés bonifiés et changements de résidence les déplacements liés à des actions de formation et à la participation à des jurys Quel calendrier ? Février 2010 : mise à disposition de lapplication DT, sur le logiciel Ulysse pour tous les déplacements. Courant 2010 : mise à disposition dun distancier automatique, lien avec une agence de voyages dans le cadre dun marché national

5 DT Traitement automatique Larticulation entre DT, GAIA et IMAGIN GAIAIMAGIN Gestion des formations Y compris les déplacements liés aux formations Gestion des membres des jurys dexamens et concours Y compris les déplacements liés aux jurys Gestion des déplacements liés aux missions METIER OUTIL

6 Quels changements ? Avant DT/ULYSSE : Quels changements ?

7 Avant DT/ULYSSE : Pour chaque déplacement, dans le cadre dun ordre de mission permanent ou dune convocation, le « missionné » remplissait intégralement un état de frais papier, quil transmettait, selon un circuit plus ou moins long et complexe, avec les pièces justificatives. Les délais de traitement étaient liés à la transmission des états de frais papier et à la saisie par les services administratifs de toutes les informations dans le système.

8 MissionnéValideur hiérarchique Gestionnaire académique Avec DT/ULYSSE : les rôles dans le nouveau système Validation de la Demande de Paiement par lacteur CHORUS agissant au nom de lordonnateur

9 Les valideurs hiérarchiques: En général, cest un supérieur hiérarchique du missionné qui valide lordre de mission. 2 niveaux de validation réglementaire, donc 2 valideurs hiérarchiques différents: Premier niveau pour les ordres de mission en métropole dont le montant prévisionnel est inférieur à euros. Deuxième niveau pour les ordres de mission à létranger, dans les DOM-COM et en métropole pour un montant supérieur à euros. Le service gestionnaire : Le gestionnaire vérifie que lordre de mission et létat de frais contiennent bien toutes les informations nécessaires. Après validation de létat de frais par ce dernier, la demande de paiement est adressée au représentant de lordonnateur pour paiement dans CHORUS. Le circuit de validation

10 Mail adressé au valideur hiérarchique

11 –A chaque type dordre de mission sont associées des règles de voyage spécifiques (calculs des indemnités…) Des ordres de missions ponctuels –lordre de mission « Métropole » –lordre de mission « Hors Métropole » –lordre de mission « Tournée à létranger » –lordre de mission « Tournée dans les DOM/COM » Lordre de mission « Permanent » –Plusieurs états de frais peuvent être rattachés à un ordre de mission permanent –Un ordre de mission permanent nécessite toutefois la création dun ordre de mission technique lorsquune prestation spécifique est prévue Un ordre de mission « service partagé » Un ordre de mission ne peut pas avoir une durée de validité supérieure à 12 mois à partir de sa date de validation. Quest ce quun « ordre de mission » dans DT ?

12 Avec DT/ULYSSE : précision de vocabulaire Lordre de mission permanent : Un ordre de mission permanent est louverture juridique dun droit, qui garantit la couverture du « missionné » dans un cadre défini. Les missions seffectuant hors de lordre de mission permanent sont liées à une convocation (autre académie, autre département pour les IEN, administration centrale…) et nécessitent un ordre de mission ponctuel complémentaire. Dans DT-Ulysse, on distingue : Lordre de mission : il sagit de la formalisation dune demande dautorisation de se déplacer et dengagement de dépense sur le budget de lEtat. Létat de frais : il sagit de létat qui permet le remboursement en fin de mission/ dune période définie par le missionné. Sagissant des personnels en service partagé ou des personnels aux fonctions itinérantes, un état de frais bi-hebdomadaire ou mensuel est préconisé.

13 Les avantages de la dématérialisation La chaîne de traitement est normalisée par rapport aux exigences de la réglementation Les délais sont réduits Le missionné peut suivre lavancement de son dossier et est averti du traitement Le volume papier diminue, ainsi que les opérations de saisie et les erreurs qui en découlent Le missionné est autonome dans lorganisation de sa mission, la gestion de son temps et la saisie de ses états de frais Les données générales des agents sont « récupérées » à partir des informations utilisées pour la paye. Il sagit entre autres du nom, du prénom, de ladresse mail, de la catégorie agent, du NUMEN, de ladresse familiale, de ladresse professionnelle, des informations bancaires : outre le chargement initial, ces données seront mises à jour mensuellement. Le missionné complète, une fois pour toutes, les informations personnelles le concernant (véhicule, assurance, cartes de réduction...) en complétant une fiche profil.

14 Le profil 1/2

15 Le profil 2/2

16 Concrètement, ça se passe comment ? Un circuit simple/normalisé pour toutes les missions : Le missionné décrit la mission et les frais prévus Il précise les moyens de transport (distancier Mappy à disposition afin de partager une référence kilométrique commune,cartes dabonnement détenues…) Lordre de mission préparé part en validation et permet, au retour de la mission, dentrer létat de frais correspondant Une fois létat des frais réels validé, linformation part en gestion pour traitement et remboursement NB : Pièces justificatives Le missionné ne transmet que les pièces justificatives habituelles : titres de transport payés par lagent, hébergement….

17 Focus sur Les ordres de mission Agents concernés Missionné Délégué de saisie Supérieurs hiérarchiques Services gestionnaires

18 Les étapes du processus de traitement des ordres de mission –Lordre de mission est complété directement dans loutil par le missionné –Un agent peut dupliquer, puis modifier un de ses précédents ordres de mission –DT prévient lagent si le coût prévisionnel de la mission ne permet pas quelle soit engagée –Lordre de mission dûment complété est mis en attente dans DT. –Un courrier électronique est automatiquement envoyé au supérieur hiérarchique du missionné pour le prévenir quun ordre de mission attend sa validation. –Lordre de mission est contrôlé par le supérieur hiérarchique. –Si le supérieur hiérarchique ne valide pas lordre de mission, celui-ci est retourné au missionné qui peut: Annuler son ordre de mission Adapter son ordre de mission en fonction des commentaires de son supérieur hiérarchique et le lui soumettre à nouveau. MissionnéSupérieur hiérarchique du missionné

19 Les étapes du processus de traitement des ordres de mission (2) –Si le supérieur hiérarchique valide lordre de mission, celui-ci est transmis: A un niveau hiérarchique supérieur: – pour une validation supplémentaire pour les ordres de mission dont le coût prévisionnel est supérieur à 3000 euros –pour les déplacements à létranger Au service gestionnaire qui est informé par courrier électronique quun ordre de mission est en attente de validation –Le service gestionnaire contrôle lordre de mission. Selon le même principe que la validation hiérarchique, le service gestionnaire peut: Refuser lordre de mission et le renvoyer au missionné. Comme dans le cas précédent, le missionné peut modifier son ordre de mission ou lannuler Valider lordre de mission. Dans ce cas la mission est autorisée –Un courrier électronique informe le missionné que son ordre de mission est validé. MissionnéSupérieur hiérarchique du missionné Services gestionnaires

20 Ordre de mission Rempli par le missionné >>> vision par le gestionnaire

21 Focus sur Les états de frais Agents concernés Missionnés Supérieurs hiérarchiques Services gestionnairesOrdonnateurs Responsable de la demande de paiement

22 Les étapes du processus de traitement des états de frais La création de létat de frais –Le principe Un état de frais est nécessairement rattaché à un ordre de mission Létat de frais est construit par DT à partir de lordre de mission auquel il est rattaché Les informations de lordre de mission reprises dans létat de frais ne sont quen partie modifiables –Conséquence : la régularisation de lordre de mission En cas de divergence majeure entre la réalité de la mission et lordre de mission initialement validé, lordre de mission doit être modifié avant la création de létat de frais. Un ordre de mission nest plus modifiable une fois quun état de frais y est rattaché. Il est donc indispensable quil soit mis en cohérence avec la réalité avant la création de létat de frais. Missionné La régularisation de lordre de mission est soumise au même cheminement de validation que nimporte quel autre ordre de mission.

23 –La création de létat de frais Une fois que lordre de mission auquel il doit être rattaché est régularisé, le missionné crée formellement létat de frais dans DT Létat de frais reprend automatiquement les éléments de lordre de mission, qui ne sont pas modifiables. Une fois complété, létat de frais est mis en attente dans loutil et lautorité chargée de sa validation est avertie par courrier électronique. Missionné Les étapes du processus de traitement des états de frais (2)

24 –La validation de létat de frais La validation de létat de frais fonctionne selon le même principe que celui des ordres de mission. Une fois informé par courrier électronique, le supérieur chargé de la validation contrôle les éléments de létat de frais (et les pièces). –Il nest pas possible au valideur de modifier le contenu de létat de frais quil doit donc valider ou refuser dans son ensemble. Si létat de frais est refusé. –Le missionné est prévenu par courrier électronique –il lui appartient de modifier létat de frais en conséquence, voire dannuler son état de frais pour pouvoir modifier lordre de mission initial. Si létat de frais est validé, il est mis en attente de la validation du service gestionnaire, qui procède comme le valideur hiérarchique. Les pièces justificatives des frais annexes doivent être transmises au service gestionnaire et le cas échéant au valideur hiérarchique si ce dernier en exprime le souhait. Les dépassements denveloppe sont signalés au valideur et empêchent la validation. Les étapes du processus de traitement des états de frais (3) Supérieurs hiérarchiques Services gestionnaires

25 Copie décrans mission voiture Etat de frais tel que rempli par le missionné Généré à partir de lordre de mission Possibilité dy ajouter les frais annexes

26 Agents concernés –Les restitutions Chaque utilisateur a accès aux restitutions offertes par DT, dans un périmètre correspondant à son niveau dhabilitation –Les missionnés peuvent lancer des requêtes sur les éléments qui les concernent à titre individuel –Les valideurs hiérarchiques peuvent lancer des requêtes sur lensemble de leur périmètre hiérarchique et sur les structures qui leur sont rattachées –Les services gestionnaires peuvent lancer des requêtes sur les centres de coûts sur lesquels ils sont habilités Le suivi et le pilotage Tous utilisateurs

27 Est-ce que ça marche ? En administration centrale, le système fonctionne et a permis de traiter tous les déplacements depuis mars 2009 : Comme pour tout nouveau dispositif, on peut rencontrer des difficultés de prise en main : lassistance locale aux utilisateurs du logiciel est assurée par le correspondant applicatif rectoral: –Monsieur Florent LEYOUDEC : Et par les gestionnaires du bureau des frais de déplacements et de changement de résidence de la Division des Finances Académiques: –Madame Arlette Lemaigre : –Madame Annick Degieux :

28 Questions/réponses

29 Quelques illustrations…


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