Jeudi 18 Décembre 2003.

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1 Jeudi 18 Décembre 2003

2 Séminaire Référentiel (2)
Apogée Séminaire Référentiel (2)

3 Référentiel et Inscriptions Administratives
Référentiel(2) Plan Référentiel et Inscriptions Administratives Paramétrage 1. des inscriptions administratives 2. des droits d’inscription 3. des paiements 4. des exonérations 5. des remboursements Université AMUE Carte d'étudiant Nom : Zebulon Prénom: né le :

4 1 . PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES
Université AMUE Carte d'étudiant Nom : Zebulon Prénom: né le :

5 + 1. Paramétrage des inscriptions administratives
L’inscription administrative (IA) c’est l’enregistrement de données propres à chaque étudiant, L’étudiant s’inscrit dans l’Etablissement chaque année à IAA Une Inscription Administrative Annuelle(concerne l’étudiant) + IAE VET2 VET1 Une ou plusieurs Inscriptions Administratives/Etapes (concerne la formation) une ou plusieurs VET qui aboutit, après validation de ces données et paiement des droits, à la délivrance d’une carte d’étudiant.

6 1 . PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES
A = Utilisation des tables du référentiel B = Variables applicatives C = Règles de gestion

7 1. Paramétrage des IA A = Tables du référentiel
Ces tables contiennent des informations, classées et normalisées, qui définissent l’Etablissement, son environnement et son organisation. Apogée y puise souvent pour faciliter de nombreuses opérations de saisie (fonction F9). Ces tables sont livrées soit remplies, soit vides ( l’établissement doit les remplir), soit remplies et modifiables. Elles sont visibles et on y effectue les modifications (y compris le remplissage des tables vides) dans le domaine « référentiel »

8 I. Paramétrage des IA A =Tables de référence
Inscriptions/ individu Etablissement / environnement/ département Etablissement / environnement/ pays Etablissement / environnement Inscriptions/ Scolarité

9 1 . PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES
A = Utilisation des tables du référentiel B = Variables applicatives C = Règles de gestion

10 Informations propres à chaque établissement
1. Paramétrage des IA B =Variables applicatives Informations propres à chaque établissement

11 1 . PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES
A = Utilisation des tables du référentiel B = Variables applicatives C = Règles de gestion

12 1. Paramétrage des IA C = Règles de gestion (droits)
En complément des Règles de Gestion vues au premier séminaire sur le Référentiel, il y a : 4 règles concernent la gestion des paiements : IA04, IA05 et IA14 (et IA16 pour la télématique et IA17 pour le Web) 3 autres concernent la gestion des exonérations (boursiers, profils…) : IA01, IA02, IA15 Enfin les habilitations utilisateurs permettent de préciser la façon dont se feront les remboursements .

13 2 . PARAMETRAGE DES DROITS D’INSCRIPTIONS
2. Paramétrage des droits 2 . PARAMETRAGE DES DROITS D’INSCRIPTIONS A = Principes du calcul des droits B = Typologie des droits C = Modélisation D = La mise en œuvre €

14 2. Paramétrage des droits A = Principes
Les droits à payer par l’étudiant sont fonction : des caractéristiques liées à son individu (âge, activité salariée, sécurité sociale…) de sa situation sociale et de son (ses) profil(s) de ses choix (inscription aux étapes, droits optionnels..) sa situation sociale Ses choix Son (ses) profil(s)

15 € € calcul du montant des droits à payer :
2. Paramétrage des droits A = Principes Principe de fonctionnement d’Apogée dans le calcul du montant des droits à payer : En fonction des données saisies, Apogée ADDITIONNE tous les droits activés lors de l’IAA et de l’IAE Puis , il SOUSTRAIT s’il y a lieu le montant des exonérations accordées soit par l’application d’une situation sociale, soit par l’application d’un profil. € €

16 2. Paramétrage des droits A = Principes
Aucun calcul n’est possible manuellement. Il est impossible d’intervenir directement par saisie pour faire varier le montant à payer dans l’écran « affichage des droits ». imputation CGE composante étapes Les droits ont des montants et sont associés à différentes entités: imputations, étapes, composante, centre de gestion, …

17 2 . PARAMETRAGE DES DROITS D’INSCRIPTIONS
2. Paramétrage des droits 2 . PARAMETRAGE DES DROITS D’INSCRIPTIONS A = Principes du calcul des droits B = Typologie des droits C = Modélisation D = La mise en oeuvre

18 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits
Un droit est appliqué selon : sa typologie, ses caractéristiques, les entités qui lui sont liées. Selon le type de droit, certaines informations seront obligatoires ou facultatives, et le lien avec d'autres entités sera autorisé ou non. Pour tous les droits, sauf de type mutuelle, il est possible de gérer des exonérations par l’intermédiaire des profils et situations sociales.

19 Niveau de regroupement
2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits CGE types Composante Mutuelles étapes profils Niveau de regroupement Situations sociales Imputations comptables

20 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits
12 types de droit Impossible d’en rajouter

21 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : imputations
Les comptes d’imputation On ne peut définir le montant d’un droit que si le droit a d’abord été relié à une imputation Il faut donc commencer par créer la table des imputations comptables (table livrée vide), d’après les données fournies par l’Agent comptable, avant de définir les droits Les IA ne doivent pas démarrer avant la validation formelle de l’ensemble de la table par l’Agent comptable Une fois les IA commencées, il est impossible de modifier la table des imputations !

22 Table des imputations comptables
2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : imputations Table des imputations comptables

23 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits
Deux grandes catégories de droits: les droits simples (liées à l’IAA) les droits « pédagogiques» (liées à l’IAE) Et un droit « technique » : le « trop perçu »

24 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : droits simples
Droit Annuel systématique (AS) : associé à des imputations, des profils ou des situations sociales. appliqué systématiquement et une seule fois à chaque IAA. Droit Annuel optionnel (AO) : appliqué seulement si la prestation correspondante a été choisie par l'étudiant. Droit Sécurité Sociale (SS) : appliqué s’il y a affiliation à la sécurité sociale. Droit mutuelle (MU) : associé à des imputations appliqué seulement si une mutuelle a été demandée par l'étudiant. le champ « mutuelle » est obligatoire pour les droits de ce type.

25 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits: droits pédagogiques
Vocabulaire : L’ Etape première est déterminée par Apogée selon les règles suivantes dans l’ordre: les diplômes nationaux avant les autres, le cycle le plus élevé, le « droit  d’inscription » le plus élevé. Toutes les autres sont dites « secondes ».

26 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits: droits pédagogiques
Droits « étape » Droit premier étape (E1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des étapes appliqué sur l'étape première et sur elle seule. Droit second étape (E2) : Associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des étapes appliqué sur toutes les IAE non premières. Droit spécifique étape chaque inscription (ES) : appliqué pour chaque IAE. Un droit de type E1, E2, ES ne sera pas appliqué s’il n’est pas relié à une étape. Cette association droit / étape peut se faire de deux façons : soit directement dans le référentiel, soit dans la SE, écran ETAPE

27 Association droit / étape via le référentiel
2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : entités associées Association droit / étape via le référentiel

28 Association droit/étape via la SE
2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits Association droit/étape via la SE

29 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits: droits pédagogiques
Droits « centre de gestion » Droit centre de gestion première inscription (G1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des centres de gestion (C.G.E.) appliqué une seule fois pour chaque CGE propriétaire d'au moins une IAE. Droit centre de gestion chaque inscription (GN) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des centres de gestion . appliqué autant de fois, pour un CGE, qu'il a d'IAE lui appartenant.

30 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits: droits pédagogiques
Droits « composante » Droit composante première inscription (C1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des composantes. appliqué une seule fois pour chaque composante organisatrice d'au moins une IAE. Droit composante chaque inscription (CN) : associé 'à des imputations, des profils, des situations sociales et des composantes appliqué autant de fois, pour une composante, qu'il y a d'IAE qu'elle organise.

31 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits
Droits Simples (IAA) Droits Pédagogiques (IAE) AS AO SS MU E1 E2 ES G1 GN C1 CN Imputations Profils Situat. Soc Etapes C. G. E Composante Selon étud. Une seule fois +sieurs fois

32 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : « trop perçu »
Le « trop perçu » est un type de droit automatiquement généré par Apogée lors de la saisie d’un paiement supérieur au montant calculé. Sa particularité est d’avoir un montant déclaré égal à zéro. Sa seule entité de rattachement est l’imputation. On peut choisir de le faire figurer ou non sur la carte d’étudiant. Apogée permet d’encaisser plus que ce qui est dû par l’étudiant (… et de rembourser moins que ce qu’il a payé…). Apogée ne gère ni les paiements fractionnés ni les prélèvements automatiques.

33 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : niveau de regroupement
Le niveau de regroupement est utilisé lors de l’affichage des droits dans certaines fenêtres lors de l'édition des droits sur la carte d’étudiant Si cette notion n’existe pas dans l’établissement, utiliser le type de droit.

34 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : imputations
un droit est associé à un ou plusieurs comptes d'imputation comptable. Un compte d’imputation peut être associé à un ou plusieurs droits différents A chaque compte d'imputation est associé : un montant à payer, un montant remboursable (pris en compte dans les cas d'annulation d’une inscription).

35 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : imputations
Un même droit sur deux comptes d’imputation différents

36 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : imputations
Plusieurs droits sur le même compte d’imputation

37 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : montants
Un droit a un montant à payer et un montant remboursable (égal ou inférieur au montant à payer) En cas de modification du montant d’un droit, le nouveau montant est pris immédiatement en compte; mais aucune donnée des comptes « étudiant » n’est mise à jour (même en cas de modification du dossier) (pas de rétroactivité) Si un nouveau droit est créé, il peut s’appliquer lors d’une modification de dossier de l’étudiant. Conseil : NE PAS MODIFIER LES MONTANTS DES DROITS APRES LE DEBUT DES IA ! (et donc attendre de connaître les montants de l’année avant de commencer les IA)

38 2 . PARAMETRAGE DES DROITS D’INSCRIPTIONS
2. Paramétrage des droits 2 . PARAMETRAGE DES DROITS D’INSCRIPTIONS A = Principes du calcul des droits B = Typologie des droits C = Modélisation D = La mise en oeuvre

39 2. Paramétrage des droits C = modélisation des droits
Un droit « au sens habituel » peut se décomposer en plusieurs droits. Alors le montant global est égal à la somme des montants des droits faisant l’objet de la modélisation Exemple : Le droit « légal » de scolarité se décompose en : - une part pour la « scolarité » - une part affectée à la bibliothèque - une part affecté au fonds d’amélioration de la vie étudiante (FSDIE) (ex FAVE) L’établissement doit modéliser le droit de scolarité en 3 droits différents.

40 2 . PARAMETRAGE DES DROITS D’INSCRIPTION
2. Paramétrage des droits 2 . PARAMETRAGE DES DROITS D’INSCRIPTION A = Principes du calcul des droits B = Typologie des droits C = Modélisation D = La mise en oeuvre

41 LES DOCUMENTS A RASSEMBLER
2. Paramétrage des droits D = La mise en oeuvre LES DOCUMENTS A RASSEMBLER textes réglementant les exonérations (nationaux et propres à l’établissement), inventaire des droits existants, circulaires internes (ou « tradition orale ») réglementant les procédures pour les inscriptions administratives (paiements, remboursements).

42 2. Paramétrage des droits D = La mise en oeuvre
NB : Codage des profils et situations sociales sur 2 caractères seulement !

43 2. Paramétrage des droits : Résumé du processus de calcul
1. Détermination de l’étape première 2. Détermination des droits simples: ceux de type AS, AO, SS et MU, 3. Détermination des droits pédagogiques: ceux de type E1(applicable à l’étape 1ère), E2 (applicable aux autres étapes), ES, C1, CN, G1 et GN, 4. Détermination des exonérations en fonction du statut, de la situation sociale et du (des) profil(s). Le montant à payer résultera de la différence entre le total des droits à payer et les exonérations dont bénéficie l’étudiant.

44 3. PARAMETRAGE DES PAIEMENTS

45 3. PARAMETRAGE DES PAIEMENTS
A =Règles de gestion B = Modes de paiement C= Organisation des paiements

46 3. Paramétrage des paiements A = concepts et règles de gestion
L ’établissement doit se poser les questions suivantes : Le paiement se fait-il à la suite de la saisie de l’inscription administrative et à la même personne ? L’établissement accepte-t-il des dossiers en attente de paiement ? Qui va être habilité à faire des remboursements ? Cette personne aura t-elle le droit de décider ou non du remboursement de tel ou tel droit (modulation des remboursements) ? Va t-on utiliser le paiement systématique ou le paiement différentiel ? Suite à la modification d’un dossier devra-t-on enchaîner directement avec l’écran de remboursement de l’étudiant ?

47 3. Paramétrage des paiements A = concepts et règles de gestion
Vocabulaire: Paiement systématique : l'étudiant paie toujours la totalité du montant à payer calculé. il sera éventuellement remboursé de la totalité du montant à rembourser calculé €

48 3. Paramétrage des paiements A = concepts et règles de gestion
Paiement différentiel : En cas de modification d ’IA, Apogée calcule la différence entre le total à payer et le total à rembourser. Cette différence s'appelle la balance. une balance positive entraîne une demande de paiement. une balance négative entraîne une demande de remboursement. une balance nulle entraîne automatiquement un paiement nul .

49 3. Paramétrage des paiements A = concepts et règles de gestion
Paiement nul : L'étudiant n'a aucun paiement à effectuer, mais l'ensemble des opérations comptables concernées par les modifications sont générées. L'étudiant n'est plus en attente de paiement, sa situation administrative est « en règle » Cette fonctionnalité est transparente pour l'utilisateur. Il n'y a pas de saisie de paiement à faire. Une quittance de montant nul est établie pour enregistrer les éventuels mouvements comptables issus de la modification du dossier de l'étudiant.

50 Séminaire référentiel (2) Règles de gestion IA
IA04 : Dossier en attente de paiement Variante 1 : L'établissement gère les dossiers en attente de paiement . Il est possible de valider l’IA sans que le paiement des droits ait été effectué. Le dossier sera alors en "attente de paiement". Variante 2 : L'établissement ne gère pas les dossiers en attente de paiement. Après le calcul des droits, l'écran des paiements est directement affiché. Traitements concernés : Affiliation sécurité sociale (IAA2) Calcul et Affichage des droits, Saisie des paiements.

51 Séminaire référentiel (2) Règles de gestion IA
IA05 : Interdiction de saisie de plusieurs paiements Si elle est active, il est impossible de saisir plusieurs paiements pour une même demande de paiement. Traitement concerné : Saisie des paiements Cette règle est optionnelle.

52 Séminaire référentiel (2) Règles de gestion IA
IA14 : Gestion des paiements La gestion des paiements différentiels s'applique selon Variante 1 : Pas de paiement différentiel. Variante 2 : Paiement différentiel sans remboursement immédiat. Variante 3 : Paiement différentiel avec remboursement immédiat. Traitements concernés : Édition de la carte étudiant et du certificat de scolarité

53 Séminaire référentiel (2) Règles de gestion IA
IA16 (resp. IA17) : Gestion du mode de paiement télématique (resp. Web) Active : utilisation du mode de paiement télématique (resp.Web) en saisie des paiements IA Traitements concernés : calcul des droits €

54 3. PARAMETRAGE DES PAIEMENTS
A =Règles de gestion B = Modes de paiement C= Organisation des paiements

55 3. Paramétrage des paiements B = les modes de paiement
Le Recensement des modes de paiement autorisés : se fait impérativement en liaison avec l’Agence comptable. On peut en créer autant que l’on veut Un mode de paiement est caractérisé par : un code et deux libellés, par son type (chèque, carte bancaire, espèces, ....) Un mode de paiement doit être associé à un compte d'imputation La table est livrée vide, il faut saisir tous les modes de paiement y compris le mode de paiement nul si l'établissement gère les paiements différentiels

56 3. Paramétrage des paiements B = les modes de paiement
Le Paramétrage des modes de paiement se fait au niveau de l'établissement pour déclarer l'ensemble des modes de paiement admis, au niveau du CGE, pour spécifier, parmi tous les modes de paiement autorisés au niveau de l’établissement, lesquels chaque CGE pourra utiliser. Saisie de plusieurs modes de paiement: Si la règle IA 05 est active, on peut saisir plusieurs lignes de paiement lors des inscriptions administratives. (regroupées sur une seule quittance).

57 3. Paramétrage des paiements B = les modes de paiement
Un mode de paiement très particulier : le paiement nul Le paiement nul est un MODE de PAIEMENT indispensable à la gestion du paiement différentiel. Il ne faut surtout pas le supprimer ! Il est utilisé automatiquement par l’application pour clore la situation « comptable » d’un étudiant dont le « total à rembourser » calculé est égal au « total à payer » calculé (balance égale à zéro). Son application entraîne l’émission d’une quittance d’un montant nul.

58 3. PARAMETRAGE DES PAIEMENTS
A =Règles de gestion B = Modes de paiement C= Organisation des paiements

59 3. Paramétrage des paiements C = L’organisation des paiements
Paiement sur le même poste. Sur la fenêtre "Centre de gestion", il y a une sélection possible des Paiements sur le même poste. Cette sélection activera la fonction de Saisie des paiements à la suite d'une inscription administrative. Si la sélection n'est pas active et si l'établissement autorise les dossiers en attente de paiement, c’est la fonctionnalité d'affichage des droits qui permettra la validation de l'inscription.

60 4 . PARAMETRAGE DES EXONERATIONS
4. Paramétrage des exonérations 4 . PARAMETRAGE DES EXONERATIONS

61 4 . PARAMETRAGE DES EXONERATIONS
4. Paramétrage des exonérations 4 . PARAMETRAGE DES EXONERATIONS A = Règles de gestion B = Situation sociale C= Profil

62 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion
3 règles influent sur les exonérations : IA01 : Exonération des boursiers IA02 : Modification du profil étudiant déduit IA15 : Gestion des profils étape d'étudiant

63 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion
IA01 : Exonération des boursiers pour les droits de type « droit premier étape » et « droit second étape ». L’étudiant : Variante 1 : est exonéré seulement pour l'étape pour laquelle il a obtenu sa bourse. Variante 2 : est exonéré pour les étapes de diplômes nationaux. Variante 3 : est exonéré pour toutes les étapes.

64 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion
IA02 : Modification du profil étudiant déduit Le profil peut être modifié : Variante 1 : seulement si le profil déterminé automatiquement d'après les informations déjà saisies est "normal". Variante 2 : dans tous les cas. Variante 3 : si l ’établissement gère les profils étapes, ceux-ci sont modifiables dans tous les cas

65 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion
IA15 : Gestion des profils à l’étape Si la règle de gestion est inactive, l ’établissement ne permet pas l’utilisation des profils étapes Si la règle de gestion est active, l’utilisation des profils étapes est possible et le mode d ’exonération des droits de type AS, AO, SS, C1, G1 est déterminée à partir de la variante sélectionnée : Variante 1 : Un droit est exonéré si tous les profils de type universel l ’exonèrent Variante 2 : Un droit est exonéré si au moins un profil de type universel l ’exonère.

66 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion
Le montant des droits à payer par l’étudiant est : soit le total de tous les droits activés par Apogée lors de la saisie des diverses informations le concernant , soit un montant inférieur, en fonction de : sa situation sociale et/ou son / ses profils

67 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion
En cas d’application d’un profil ou d’une situation sociale exonérante, l’étudiant est EXONERE de LA TOTALITE du montant du droit Les exonérations liées à la situation sociale et celles liées au profil se cumulent

68 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion
Mécanisme « Apogée » pour activer une exonération et donc soustraire un montant à payer théoriquement : Apogée reconnaît une situation ou un profil exonérant à partir des données saisies dans le Référentiel, sous la responsabilité de l’utilisateur Référentiel qui a associé, pour chaque droit, un profil et/ou une situation sociale exonérante. On peut à tout moment rajouter des profils ou de situations exonérantes pour traiter des cas inattendus

69 Ajout à un droit d’un profil ou plusieurs profils exonérants
4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion Ajout à un droit d’un profil ou plusieurs profils exonérants

70 4 . PARAMETRAGE DES EXONERATIONS
4. Paramétrage des exonérations 4 . PARAMETRAGE DES EXONERATIONS A = Règles de gestion B = Situation sociale C= Profil

71 4. Paramétrage des exonérations B = Situation sociale
LA SITUATION SOCIALE est liée à l’étudiant en tant que personne. Elle prend en compte ses ressources ou son contexte familial. Il existe 2 situations sociales figées : normale (NO) boursier (BO) On peut en créer d’autres, par exemple : pupille de la nation décision individuelle (arrêté du 05/01/1984) Un étudiant restera une Pupille de la nation, qu’il s’inscrive dans une université A ou B.

72 4 . PARAMETRAGE DES EXONERATIONS
4. Paramétrage des exonérations 4 . PARAMETRAGE DES EXONERATIONS A = Règles de gestion B = Situation sociale C= Profil

73 4. Paramétrage des exonérations C = Profil
LE(s) PROFIL(s) est (sont) lié(s) à une situation particulière pour l’année en cours (échange, ajourné autorisé à continuer, inscription parallèle….) Ces situations peuvent être tellement complexes, qu’on a été amené à définir DEUX TYPES DE PROFILS : Un profil « général » ou « universel » Un profil pouvant être appliqué sur chaque IAE, appelé « profil étape »

74 4. Paramétrage des exonérations C = Profil
Le Profil étape permet de tenir compte de situations particulières que le seul profil général ne permet pas de prendre en compte ( notamment lors d ’inscriptions à plusieurs formations). Il permet d’associer des profils différents par étape. Exemple d’application d’un profil étape pour résoudre une situation particulière Inscription conditionnelle en licence : licence : profil NO (normal) Deug : profil AJ (exonération de l’étape seconde) + Inscription supplémentaire : profil NO (normal) pour l’inscription à la troisième étape.

75 4. Paramétrage des exonérations C = Profil
Distinction entre profil universel et profil étape : C’est Apogée qui décide lui-même de quel type est le profil : universel ou étape, en fonction du type de droit exonéré : Si un profil exonère d’au moins un droit de type AS, AO, SS, C1, G, il sera universel - Si un profil exonère uniquement des droits de type E1, E2, ES, CN, GN, il sera de type étape

76 4. Paramétrage des exonérations C = Profil
Profils étapes

77 4. Paramétrage des exonérations C = Profil
Caractéristiques techniques du profil : Si aucun profil n’est « déduit » ou « calculé » par le système à partir des informations déjà saisies, le profil affiché par défaut est NORMAL (NO) (voir règles de gestion correspondantes pour les autorisations de modification) L’utilisateur peut en saisir un autre. Dans ce dernier cas, le profil est dit « spécifique »

78 Profil déduit du statut
4. Paramétrage des exonérations C = Profil Profil déduit du statut

79 Profils déduits d’un programme d’échange
4. Paramétrage des exonérations C = Profil Profils déduits d’un programme d’échange

80 4. Paramétrage des exonérations C = Profil
Profil universel, déduit ou spécifique (saisi) Profil étape

81 Aucune incidence sur exonérations
4- Paramétrage des exonérations Résumé : Les « attributs » de l’étudiant Statut Régime d’études Type de carte Droit à Sécu Remontée SISE Exonérations… Aucune incidence sur exonérations Accès aux VET Remontée SISE Situation sociale Profil Exonérations Exonérations

82 4- Paramétrage des exonérations
Résumé : Les « attributs » de l’étudiant 3 statuts livrés : 01 formation initiale 02 auditeur libre 03 formation continue …..

83 4- Paramétrage des exonérations
Résumé : Les « attributs » de l’étudiant 2 régimes livrés : 1 formation initiale 2 formation continue …..

84 5. PARAMETRAGE DES DES REMBOURSEMENTS

85 5. Paramétrage des remboursements A = Montants
Pour chaque droit, Apogée définit : le montant à payer ( et un seul ) un montant remboursable ( et un seul ), égal ou inférieur au montant à payer (ceci permet de gérer les retenues en cas d’abandon d’inscription) un droit est déclaré remboursable ou non par l’établissement (par exemple pour les droits perçus pour le compte d’organismes extérieurs à l’établissement)

86 5. Paramétrage des remboursements B = Habilitations des utilisateurs
En cas de remboursement d’un étudiant, Apogée PROPOSE de rembourser le montant déclaré remboursable. L’utilisateur PEUT (sous réserve d’avoir l’habilitation correspondante) 1. rembourser le montant déclaré remboursable 2. rembourser le montant payé (l’intégralité du droit) 3. ne rien rembourser du tout (montant remboursé = 0). La différence entre montant payé et montant remboursable permet de gérer des sommes retenues au titre de frais de gestion (ex: retenue en cas de transfert)

87 CONCLUSION

88 Séminaire référentiel (2) Conclusion
Votre établissement a probablement déjà commencé , après réflexion et discussion, à choisir sa « cartographie » Apogée définir ses groupes d’utilisateurs et ses premiers utilisateurs.

89 Séminaire référentiel (2) Conclusion
Il va devoir, après avoir recensé les textes réglementant les exonérations, fait l’inventaire des droits existants, et défini les procédures pour les inscriptions administratives (paiements, remboursements), définir les règles de gestion (ou leur variante) à activer, et construire les grilles de droits, les imputations comptables, les situations sociales, les profils, … nécessaires. € …

90 Séminaire référentiel (2) Conclusion
Le document « Paramétrage des droits et saisie des paiements » détaille la gestion des paiements il présente toutes les combinaisons possibles en fonction des choix de l’établissement et les impacts sur les paiements et les remboursements il indique également les impacts sur l’organisation des chaînes d ’inscription A ETUDIER IMPERATIVEMENT AVEC L ’AGENT COMPTABLE ET LES RESPONSABLES DE SCOLARITE

91 Séminaire référentiel (2) Conclusion
Il sera nécessaire d’avoir effectué la saisie de ces informations avant de commencer le reste du travail, en particulier les tests, mais elles peuvent être modifiées sans aucun problème tant que la véritable exploitation n’a pas commencé.

92 Séminaire référentiel (2) Conclusion
Les séminaires suivants auront pour objet : La récupération d’historique ( jeudi 15 janvier 2004), Les Inscriptions Pédagogiques (jeudi 25 mars 2004), Les groupes (jeudi 25 mars 2004), Les règles de calcul et Résultats (mercredi 5 mai 2004) Anonymat (mercredi 12Mai 2004)

93 ANNEXE: petit exercice
Séminaire référentiel (2) ANNEXE: petit exercice

94 Séminaire référentiel (2) ANNEXE: petit exercice
Deux problèmes pour un même étudiant Problème 1 : L’étudiant Rousseau est inscrit à l’IUFM et s’inscrit à l’université Apogée en maîtrise d’informatique. (Exemple de la documentation de formation « module 03 : Réaliser une inscription administrative et le paiement des droits » Exercice 3.6) Selon la réglementation, il doit payer chez Apogée un droit d’inscription réduit (68.60 €) pour sa maîtrise d’info, en rapport avec son cursus à l’IUFM.

95 Séminaire référentiel (2)
Problème 1 : profil général Mais Apogée va qualifier obligatoirement d’inscription première l’inscription de cet étudiant dans l’établissement : Un fichier APOGEE ne peut pas communiquer avec le fichier étudiant d’un autre établissement (la CNIL l’interdit) ! CNIL Et Rousseau va donc devoir payer €. Cela ne lui convient pas !

96 Séminaire référentiel (2)
Problème 1 : profil général Solution : Combinaison de la création d’un DROIT ad hoc et d’un PROFIL général spécial pour cette population d’étudiants 1ère phase : création du droit ad hoc Créer dans le référentiel un droit « IUFM » de type ES (spécifique étape) du montant voulu (68.60 €), qui coïncide avec celui du droit réduit. 2ème phase : association du droit à l’étape Ne pas oublier d’associer le droit IUFM aux étapes auxquelles tous les étudiants des IUFM sont susceptibles de s’inscrire (= les maîtrises. Inutile de le faire pour les autres diplômes, car le cas ne se présentera pas).

97 Séminaire référentiel (2)
Problème 1 : profil général 3ème phase : Exonération de tous les autres étudiants du droit ad hoc Le droit ad hoc ne va servir que pour les étudiants de l’IUFM. Aucune autre catégorie d’étudiants ne le paiera. On doit donc exonérer de ce droit IUFM tous les autres étudiants (Si on ne le faisait pas, Apogée, qui procède par addition, appliquerait ce droit supplémentaire spécifique à l’étape à tous les étudiants qui s’inscriraient en maîtrise d’informatique !) Dans le référentiel, ajouter en profils exonérants du droit IUFM tous les profils existant dans l’établissement (Normal, Erasmus, CPGE, etc.)

98 Séminaire référentiel (2)
Problème 1 : profil général 4ème phase : Création d’un profil spécial On a fait en sorte qu’aucune autre population d’étudiants ne paie le droit IUFM, mais comment faire pour que les étudiants IUFM paient ce droit et ce droit seulement ? On crée un profil général spécial (code 10) On balaie tous les droits sauf le droit IUF et on ajoute à chacun de ces droits le profil exonérant codé 10. Résultat : l’application du profil général 10 à l’étudiant l’exonérera de tous les droits sauf du droit IUFM d’un montant de €. 10

99 Voilà ce que je l’on doit voir sur l’écran IAE ….
Application du profil général « 10 » Le profil à l’étape est initialisé à la valeur du profil général

100 Séminaire référentiel (2)
Problème 2 : profil étape Problème 2 : Rousseau veut ensuite s’inscrire en maîtrise de physique (inscription sans rapport avec son cursus à l’IUFM) Il devra normalement payer dans l’université Apogée un droit réduit de €. Mais l’université Apogée ne voit pas pourquoi il ne paierait pas pour cette deuxième inscription, sans rapport avec l’IUFM, son droit de bibliothèque de €.

101 Séminaire référentiel (2)
Problème 2 : profil étape Ce que l’on veut : Que l’étudiant paie pour sa deuxième inscription € (le droit réduit) plus € de bibliothèque. Pour les €, pas de problème : le droit réduit de type étape seconde (E2), va s’appliquer automatiquement lors de la deuxième inscription. Mais pas le droit bibliothèque !…qui est un droit annuel systématique (AS) et s’applique une seule fois lors de l’IAA. Or Rousseau en a été exonéré lors de sa 1ère inscription. On vérifie que dans le référentiel la règle de gestion IA 15 est active selon la variante 1 : un droit est exonéré si tous les profils de type général l’exonèrent.

102 Séminaire référentiel (2)
Problème 2 : profil étape Pour lui faire payer le droit de bibliothèque : On crée un profil, codé par exemple « IU »,dans le but d’exonérer de tous les droits sauf du droit réduit de € et du droit de la bibliothèque. Pour cela on parcourt tous les droits du référentiel et on applique le profil exonérant IU à tous les droits, sauf au droit réduit et au droit bibliothèque. IU

103 Séminaire référentiel (2)
Problème 2 : profil étape Le profil 10 exonère de la bibli, le profil IU n’exonère pas Droit bibliothèque

104 Séminaire référentiel (2)
Problème 2 : profil étape Lors de l’inscription de Rousseau à la deuxième étape choisie, appliquer le profil à l’étape « IU » lors de l’« inscription à l’étape » Puisque ce profil exonère de tout sauf du droit réduit et de la bibliothèque, APOGEE calculera : pour la maîtrise d’info : € et pour la maîtrise de physique : €. plus divers droits de type « composante » et « CGE » €

105 Problème 2 : fenêtre IAE suppression du profil général 10 et saisie du profil à l’étape « IU »

106 Problème 1 + 2 :les profils utilisés
Le profil général Le profil étape

107 Séminaire référentiel (2)
Problème 2 : profil étape Conclusion Pour gérer ces situations complexes, « raisonnez à l’envers » ! Ne dites pas : « je veux faire payer ce droit à telle population », Dites : « je veux que tous les autres étudiants ne le paient pas » !