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1 Apogée Jeudi 18 Décembre 2003. 2 Apogée Apogée Séminaire Référentiel (2)

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1 1 Apogée Jeudi 18 Décembre 2003

2 2 Apogée Apogée Séminaire Référentiel (2)

3 3 Apogée Référentiel(2) Plan Référentiel et Inscriptions Administratives Paramétrage 1. des inscriptions administratives 2. des droits dinscription 3. des paiements 4. des exonérations 5. des remboursements

4 4 Apogée 1. PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES

5 5 Apogée 1. Paramétrage des inscriptions administratives Linscription administrative (IA) cest lenregistrement de données propres à chaque étudiant, Une Inscription Administrative Annuelle(concerne létudiant) Une ou plusieurs Inscriptions Administratives/Etapes (concerne la formation) + Létudiant sinscrit dans lEtablissement chaque année à une ou plusieurs VET VET1 IAA IAE VET2 qui aboutit, après validation de ces données et paiement des droits, à la délivrance dune carte détudiant.

6 6 Apogée 1. PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES A = Utilisation des tables du référentiel B = Variables applicatives C = Règles de gestion

7 7 Apogée Ces tables contiennent des informations, classées et normalisées, qui définissent lEtablissement, son environnement et son organisation. Apogée y puise souvent pour faciliter de nombreuses opérations de saisie (fonction F9). Ces tables sont livrées soit remplies, soit vides ( létablissement doit les remplir), soit remplies et modifiables. Elles sont visibles et on y effectue les modifications (y compris le remplissage des tables vides) dans le domaine « référentiel » 1. Paramétrage des IA A = Tables du référentiel

8 8 Apogée Inscriptions/ individu Inscriptions/ Scolarité Etablissement / environnement Etablissement / environnement/ pays Etablissement / environnement/ département I. Paramétrage des IA A =Tables de référence

9 9 Apogée 1. PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES A = Utilisation des tables du référentiel B = Variables applicatives C = Règles de gestion

10 10 Apogée 1. Paramétrage des IA B =Variables applicatives Informations propres à chaque établissement

11 11 Apogée 1. PARAMETRAGE DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES A = Utilisation des tables du référentiel B = Variables applicatives C = Règles de gestion

12 12 Apogée. En complément des Règles de Gestion vues au premier séminaire sur le Référentiel, il y a : 4 règles concernent la gestion des paiements : IA04, IA05 et IA14 (et IA16 pour la télématique et IA17 pour le Web) 3 autres concernent la gestion des exonérations (boursiers, profils…) : IA01, IA02, IA15 Enfin les habilitations utilisateurs permettent de préciser la façon dont se feront les remboursements 1. Paramétrage des IA C = Règles de gestion (droits)

13 13 Apogée 2. PARAMETRAGE DES DROITS DINSCRIPTIONS 2. Paramétrage des droits A = Principes du calcul des droits B = Typologie des droits C = Modélisation D = La mise en œuvre

14 14 Apogée 2. Paramétrage des droits A = Principes Les droits à payer par létudiant sont fonction : -des caractéristiques liées à son individu (âge, activité salariée, sécurité sociale…) -de sa situation sociale et de son (ses) profil(s) -de ses choix (inscription aux étapes, droits optionnels..) sa situation sociale Son (ses) profil(s) Ses choix

15 15 Apogée 2. Paramétrage des droits A = Principes Principe de fonctionnement dApogée dans le calcul du montant des droits à payer : En fonction des données saisies, Apogée ADDITIONNE tous les droits activés lors de lIAA et de lIAE Puis, il SOUSTRAIT sil y a lieu le montant des exonérations accordées soit par lapplication dune situation sociale, soit par lapplication dun profil.

16 16 Apogée CGE composante 2. Paramétrage des droits A = Principes Les droits ont des montants et sont associés à différentes entités: imputations, étapes, composante, centre de gestion, … imputation étapes Aucun calcul nest possible manuellement. Il est impossible dintervenir directement par saisie pour faire varier le montant à payer dans lécran « affichage des droits ».

17 17 Apogée 2. PARAMETRAGE DES DROITS DINSCRIPTIONS 2. Paramétrage des droits A = Principes du calcul des droits B = Typologie des droits C = Modélisation D = La mise en oeuvre

18 18 Apogée Un droit est appliqué selon : è sa typologie, è ses caractéristiques, è les entités qui lui sont liées. Selon le type de droit, certaines informations seront obligatoires ou facultatives, et le lien avec d'autres entités sera autorisé ou non. Pour tous les droits, sauf de type mutuelle, il est possible de gérer des exonérations par lintermédiaire des profils et situations sociales. 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits

19 19 Apogée types Niveau de regroupement profils Situations sociales étapes CGE Composante Imputations comptables Mutuelles 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits

20 20 Apogée 12 types de droit Impossible den rajouter

21 21 Apogée Les comptes dimputation On ne peut définir le montant dun droit que si le droit a dabord été relié à une imputation Il faut donc commencer par créer la table des imputations comptables (table livrée vide), daprès les données fournies par lAgent comptable, avant de définir les droits Les IA ne doivent pas démarrer avant la validation formelle de lensemble de la table par lAgent comptable Une fois les IA commencées, il est impossible de modifier la table des imputations ! 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : imputations

22 22 Apogée Table des imputation s comptables

23 23 Apogée Deux grandes catégories de droits: les droits simples (liées à lIAA) les droits « pédagogiques» (liées à lIAE) Et un droit « technique » : le « trop perçu » 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits

24 24 Apogée Droit Annuel systématique (AS) : associé à des imputations, des profils ou des situations sociales. appliqué systématiquement et une seule fois à chaque IAA. Droit Annuel optionnel (AO) : associé à des imputations, des profils ou des situations sociales. appliqué seulement si la prestation correspondante a été choisie par l'étudiant. Droit Sécurité Sociale (SS) : associé à des imputations, des profils ou des situations sociales. appliqué sil y a affiliation à la sécurité sociale. Droit mutuelle (MU) : associé à des imputations appliqué seulement si une mutuelle a été demandée par l'étudiant. le champ « mutuelle » est obligatoire pour les droits de ce type. 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : droits simples

25 25 Apogée 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits: droits pédagogiques Vocabulaire : L Etape première est déterminée par Apogée selon les règles suivantes dans lordre: les diplômes nationaux avant les autres, le cycle le plus élevé, le « droit dinscription » le plus élevé. Toutes les autres sont dites « secondes ».

26 26 Apogée Droits « étape » Droit premier étape (E1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des étapes appliqué sur l'étape première et sur elle seule. Droit second étape (E2) : Associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des étapes appliqué sur toutes les IAE non premières. Droit spécifique étape chaque inscription (ES) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des étapes appliqué pour chaque IAE. Un droit de type E1, E2, ES ne sera pas appliqué sil nest pas relié à une étape. Cette association droit / étape peut se faire de deux façons : soit directement dans le référentiel, soit dans la SE, écran ETAPE 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits: droits pédagogiques

27 27 Apogée 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : entités associées Association droit / étape via le référentiel

28 28 Apogée 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits Association droit/étape via la SE

29 29 Apogée Droits « centre de gestion » Droit centre de gestion première inscription (G1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des centres de gestion (C.G.E.) appliqué une seule fois pour chaque CGE propriétaire d'au moins une IAE. Droit centre de gestion chaque inscription (GN) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des centres de gestion. appliqué autant de fois, pour un CGE, qu'il a d'IAE lui appartenant. 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits: droits pédagogiques

30 30 Apogée Droits « composante » Droit composante première inscription (C1) : associé à des imputations, des profils, des situations sociales et des composantes. appliqué une seule fois pour chaque composante organisatrice d'au moins une IAE. Droit composante chaque inscription (CN) : associé 'à des imputations, des profils, des situations sociales et des composantes appliqué autant de fois, pour une composante, qu'il y a d'IAE qu'elle organise. 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits: droits pédagogiques

31 31 Apogée 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits Droits Simples (IAA)Droits Pédagogiques (IAE) ASAOSSMUE1E2ESG1GNC1CN Imputations Profils Situat. Soc Etapes C. G. E Composante Selon étud. + sieurs fois Une seule fois

32 32 Apogée 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : « trop perçu » Le « trop perçu » est un type de droit automatiquement généré par Apogée lors de la saisie dun paiement supérieur au montant calculé. Sa particularité est davoir un montant déclaré égal à zéro. Sa seule entité de rattachement est limputation. On peut choisir de le faire figurer ou non sur la carte détudiant. Apogée permet dencaisser plus que ce qui est dû par létudiant (… et de rembourser moins que ce quil a payé…). Apogée ne gère ni les paiements fractionnés ni les prélèvements automatiques.

33 33 Apogée Le niveau de regroupement est utilisé lors de laffichage des droits dans certaines fenêtres lors de l'édition des droits sur la carte détudiant 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : niveau de regroupement Si cette notion nexiste pas dans létablissement, utiliser le type de droit.

34 34 Apogée l un droit est associé à un ou plusieurs comptes d'imputation comptable. l Un compte dimputation peut être associé à un ou plusieurs droits différents è A chaque compte d'imputation est associé : un montant à payer, un montant remboursable (pris en compte dans les cas d'annulation dune inscription). 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : imputations

35 35 Apogée Un même droit sur deux comptes dimputation différents

36 36 Apogée 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : imputations Plusieurs droits sur le même compte dimputation

37 37 Apogée l Un droit a un montant à payer et un montant remboursable (égal ou inférieur au montant à payer) l En cas de modification du montant dun droit, le nouveau montant est pris immédiatement en compte; mais aucune donnée des comptes « étudiant » nest mise à jour (même en cas de modification du dossier) (pas de rétroactivité) l Si un nouveau droit est créé, il peut sappliquer lors dune modification de dossier de létudiant. l Conseil : NE PAS MODIFIER LES MONTANTS DES DROITS APRES LE DEBUT DES IA ! (et donc attendre de connaître les montants de lannée avant de commencer les IA) 2. Paramétrage des droits B =Typologie des droits : montants

38 38 Apogée 2. PARAMETRAGE DES DROITS DINSCRIPTIONS 2. Paramétrage des droits A = Principes du calcul des droits B = Typologie des droits C = Modélisation D = La mise en oeuvre

39 39 Apogée Un droit « au sens habituel » peut se décomposer en plusieurs droits. Alors le montant global est égal à la somme des montants des droits faisant lobjet de la modélisation Exemple : Le droit « légal » de scolarité se décompose en : - une part pour la « scolarité » - une part affectée à la bibliothèque - une part affecté au fonds damélioration de la vie étudiante (FSDIE) (ex FAVE) Létablissement doit modéliser le droit de scolarité en 3 droits différents. 2. Paramétrage des droits C = modélisation des droits

40 40 Apogée 2. PARAMETRAGE DES DROITS DINSCRIPTION 2. Paramétrage des droits A = Principes du calcul des droits B = Typologie des droits C = Modélisation D = La mise en oeuvre

41 41 Apogée LES DOCUMENTS A RASSEMBLER textes réglementant les exonérations (nationaux et propres à létablissement), inventaire des droits existants, circulaires internes (ou « tradition orale ») réglementant les procédures pour les inscriptions administratives (paiements, remboursements). 2. Paramétrage des droits D = La mise en oeuvre

42 42 Apogée NB : Codage des profils et situations sociales sur 2 caractères seulement !

43 43 Apogée 2. Paramétrage des droits : Résumé du processus de calcul 1. Détermination de létape première 2. Détermination des droits simples: ceux de type AS, AO, SS et MU, 3. Détermination des droits pédagogiques: ceux de type E1 (applicable à létape 1ère), E2 (applicable aux autres étapes), ES, C1, CN, G1 et GN, 4. Détermination des exonérations en fonction du statut, de la situation sociale et du (des) profil(s). Le montant à payer résultera de la différence entre le total des droits à payer et les exonérations dont bénéficie létudiant.

44 44 Apogée 3. PARAMETRAGE DES PAIEMENTS

45 45 Apogée 3. PARAMETRAGE DES PAIEMENTS A =Règles de gestion B = Modes de paiement C= Organisation des paiements

46 46 Apogée L établissement doit se poser les questions suivantes : Le paiement se fait-il à la suite de la saisie de linscription administrative et à la même personne ? Létablissement accepte-t-il des dossiers en attente de paiement ? Qui va être habilité à faire des remboursements ? Cette personne aura t-elle le droit de décider ou non du remboursement de tel ou tel droit (modulation des remboursements) ? Va t-on utiliser le paiement systématique ou le paiement différentiel ? Suite à la modification dun dossier devra-t-on enchaîner directement avec lécran de remboursement de létudiant ? 3. Paramétrage des paiements A = concepts et règles de gestion

47 47 Apogée Vocabulaire: Paiement systématique : l'étudiant paie toujours la totalité du montant à payer calculé. il sera éventuellement remboursé de la totalité du montant à rembourser calculé 3. Paramétrage des paiements A = concepts et règles de gestion

48 48 Apogée Paiement différentiel : En cas de modification d IA, Apogée calcule la différence entre le total à payer et le total à rembourser. Cette différence s'appelle la balance. une balance positive entraîne une demande de paiement. une balance négative entraîne une demande de remboursement. une balance nulle entraîne automatiquement un paiement nul. 3. Paramétrage des paiements A = concepts et règles de gestion

49 49 Apogée Paiement nul : L'étudiant n'a aucun paiement à effectuer, mais l'ensemble des opérations comptables concernées par les modifications sont générées. L'étudiant n'est plus en attente de paiement, sa situation administrative est « en règle » Cette fonctionnalité est transparente pour l'utilisateur. Il n'y a pas de saisie de paiement à faire. Une quittance de montant nul est établie pour enregistrer les éventuels mouvements comptables issus de la modification du dossier de l'étudiant. 3. Paramétrage des paiements A = concepts et règles de gestion

50 50 Apogée IA04 : Dossier en attente de paiement Variante 1 : L'établissement gère les dossiers en attente de paiement. Il est possible de valider lIA sans que le paiement des droits ait été effectué. Le dossier sera alors en "attente de paiement". Variante 2 : L'établissement ne gère pas les dossiers en attente de paiement. Après le calcul des droits, l'écran des paiements est directement affiché. Traitements concernés : Affiliation sécurité sociale (IAA2) Calcul et Affichage des droits, Saisie des paiements. Séminaire référentiel (2) Règles de gestion IA

51 51 Apogée IA05 : Interdiction de saisie de plusieurs paiements Si elle est active, il est impossible de saisir plusieurs paiements pour une même demande de paiement. Traitement concerné : Saisie des paiements Cette règle est optionnelle. Séminaire référentiel (2) Règles de gestion IA

52 52 Apogée IA14 : Gestion des paiements La gestion des paiements différentiels s'applique selon Variante 1 : Pas de paiement différentiel. Variante 2 : Paiement différentiel sans remboursement immédiat. Variante 3 : Paiement différentiel avec remboursement immédiat. Traitements concernés : Édition de la carte étudiant et du certificat de scolarité Séminaire référentiel (2) Règles de gestion IA

53 53 Apogée IA16 (resp. IA17) : Gestion du mode de paiement télématique (resp. Web) Active : utilisation du mode de paiement télématique (resp.Web) en saisie des paiements IA Traitements concernés : calcul des droits Séminaire référentiel (2) Règles de gestion IA

54 54 Apogée 3. PARAMETRAGE DES PAIEMENTS A =Règles de gestion B = Modes de paiement C= Organisation des paiements

55 55 Apogée Le Recensement des modes de paiement autorisés : se fait impérativement en liaison avec lAgence comptable. On peut en créer autant que lon veut Un mode de paiement est caractérisé par : un code et deux libellés, par son type (chèque, carte bancaire, espèces,....) Un mode de paiement doit être associé à un compte d'imputation La table est livrée vide, il faut saisir tous les modes de paiement y compris le mode de paiement nul si l'établissement gère les paiements différentiels 3. Paramétrage des paiements B = les modes de paiement

56 56 Apogée Le Paramétrage des modes de paiement se fait au niveau de l'établissement pour déclarer l'ensemble des modes de paiement admis, au niveau du CGE, pour spécifier, parmi tous les modes de paiement autorisés au niveau de létablissement, lesquels chaque CGE pourra utiliser. Saisie de plusieurs modes de paiement: Si la règle IA 05 est active, on peut saisir plusieurs lignes de paiement lors des inscriptions administratives. (regroupées sur une seule quittance). 3. Paramétrage des paiements B = les modes de paiement

57 57 Apogée Un mode de paiement très particulier : le paiement nul Le paiement nul est un MODE de PAIEMENT indispensable à la gestion du paiement différentiel. Il ne faut surtout pas le supprimer ! Il est utilisé automatiquement par lapplication pour clore la situation « comptable » dun étudiant dont le « total à rembourser » calculé est égal au « total à payer » calculé (balance égale à zéro). Son application entraîne lémission dune quittance dun montant nul. 3. Paramétrage des paiements B = les modes de paiement

58 58 Apogée 3. PARAMETRAGE DES PAIEMENTS A =Règles de gestion B = Modes de paiement C= Organisation des paiements

59 59 Apogée Paiement sur le même poste. Sur la fenêtre "Centre de gestion", il y a une sélection possible des Paiements sur le même poste. Cette sélection activera la fonction de Saisie des paiements à la suite d'une inscription administrative. Si la sélection n'est pas active et si l'établissement autorise les dossiers en attente de paiement, cest la fonctionnalité d'affichage des droits qui permettra la validation de l'inscription. 3. Paramétrage des paiements C = Lorganisation des paiements

60 60 Apogée 4. PARAMETRAGE DES EXONERATIONS 4. Paramétrage des exonérations

61 61 Apogée 4. PARAMETRAGE DES EXONERATIONS 4. Paramétrage des exonérations A = Règles de gestion B = Situation sociale C= Profil

62 62 Apogée. 3 règles influent sur les exonérations : IA01 : Exonération des boursiers IA02 : Modification du profil étudiant déduit IA15 : Gestion des profils étape d'étudiant 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion

63 63 Apogée IA01 : Exonération des boursiers pour les droits de type « droit premier étape » et « droit second étape ». Létudiant : Variante 1 : est exonéré seulement pour l'étape pour laquelle il a obtenu sa bourse. Variante 2 : est exonéré pour les étapes de diplômes nationaux. Variante 3 : est exonéré pour toutes les étapes. 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion

64 64 Apogée IA02 : Modification du profil étudiant déduit Le profil peut être modifié : Variante 1 : seulement si le profil déterminé automatiquement d'après les informations déjà saisies est "normal". Variante 2 : dans tous les cas. Variante 3 : si l établissement gère les profils étapes, ceux-ci sont modifiables dans tous les cas 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion

65 65 Apogée IA15 : Gestion des profils à létape Si la règle de gestion est inactive, l établissement ne permet pas lutilisation des profils étapes Si la règle de gestion est active, lutilisation des profils étapes est possible et le mode d exonération des droits de type AS, AO, SS, C1, G1 est déterminée à partir de la variante sélectionnée : Variante 1 : Un droit est exonéré si tous les profils de type universel l exonèrent Variante 2 : Un droit est exonéré si au moins un profil de type universel l exonère. 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion

66 66 Apogée 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion Le montant des droits à payer par létudiant est : soit le total de tous les droits activés par Apogée lors de la saisie des diverses informations le concernant, soit un montant inférieur, en fonction de : sa situation sociale son / ses profils et/ou

67 67 Apogée 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion En cas dapplication dun profil ou dune situation sociale exonérante, létudiant est EXONERE de LA TOTALITE du montant du droit Les exonérations liées à la situation sociale et celles liées au profil se cumulent

68 68 Apogée 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion Mécanisme « Apogée » pour activer une exonération et donc soustraire un montant à payer théoriquement : Apogée reconnaît une situation ou un profil exonérant à partir des données saisies dans le Référentiel, sous la responsabilité de lutilisateur Référentiel qui a associé, pour chaque droit, un profil et/ou une situation sociale exonérante. On peut à tout moment rajouter des profils ou de situations exonérantes pour traiter des cas inattendus

69 69 Apogée 4. Paramétrage des exonérations A = concepts et règles de gestion Ajout à un droit dun profil ou plusieurs profils exonérants

70 70 Apogée 4. PARAMETRAGE DES EXONERATIONS 4. Paramétrage des exonérations A = Règles de gestion B = Situation sociale C= Profil

71 71 Apogée 4. Paramétrage des exonérations B = Situation sociale est liée à létudiant en tant que personne. Elle prend en compte ses ressources ou son contexte familial. Il existe 2 situations sociales figées : normale (NO) boursier (BO) On peut en créer dautres, par exemple : pupille de la nation décision individuelle (arrêté du 05/01/1984) LA SITUATION SOCIALE Un étudiant restera une Pupille de la nation, quil sinscrive dans une université A ou B.

72 72 Apogée 4. PARAMETRAGE DES EXONERATIONS 4. Paramétrage des exonérations A = Règles de gestion B = Situation sociale C= Profil

73 73 Apogée 4. Paramétrage des exonérations C = Profil est (sont) lié(s) à une situation particulière pour lannée en cours (échange, ajourné autorisé à continuer, inscription parallèle….) Ces situations peuvent être tellement complexes, quon a été amené à définir DEUX TYPES DE PROFILS : Un profil « général » ou « universel » Un profil pouvant être appliqué sur chaque IAE, appelé « profil étape » LE(s) PROFIL(s)

74 74 Apogée Le Profil étape permet de tenir compte de situations particulières que le seul profil général ne permet pas de prendre en compte ( notamment lors d inscriptions à plusieurs formations). Il permet dassocier des profils différents par étape. Exemple dapplication dun profil étape pour résoudre une situation particulière Inscription conditionnelle en licence : licence : profil NO (normal) Deug : profil AJ (exonération de létape seconde) + Inscription supplémentaire : profil NO (normal) pour linscription à la troisième étape. 4. Paramétrage des exonérations C = Profil

75 75 Apogée Distinction entre profil universel et profil étape : Cest Apogée qui décide lui-même de quel type est le profil : universel ou étape, en fonction du type de droit exonéré : -Si un profil exonère dau moins un droit de type AS, AO, SS, C1, G, il sera universel - Si un profil exonère uniquement des droits de type E1, E2, ES, CN, GN, il sera de type étape

76 76 Apogée 4. Paramétrage des exonérations C = Profil Profils étapes

77 77 Apogée Caractéristiques techniques du profil : Si aucun profil nest « déduit » ou « calculé » par le système à partir des informations déjà saisies, le profil affiché par défaut est NORMAL (NO) (voir règles de gestion correspondantes pour les autorisations de modification) Lutilisateur peut en saisir un autre. Dans ce dernier cas, le profil est dit « spécifique » 4. Paramétrage des exonérations C = Profil

78 78 Apogée Profil déduit du statut

79 79 Apogée 4. Paramétrage des exonérations C = Profil Profils déduits dun programme déchange

80 80 Apogée 4. Paramétrage des exonérations C = Profil Profil universel, déduit ou spécifique (saisi) Profil étape

81 81 Apogée Exonérations Type de carte Droit à Sécu Remontée SISE Exonérations… 4- Paramétrage des exonérations Résumé : Les « attributs » de létudiant Statut Profil Exonérations Situation sociale Aucune incidence sur exonérations Accès aux VET Remontée SISE Régime détudes

82 82 Apogée 3 statuts livrés : 01 formation initiale 02 auditeur libre 03 formation continue ….. 4- Paramétrage des exonérations Résumé : Les « attributs » de létudiant

83 83 Apogée 2 régimes livrés : 1 formation initiale 2 formation continue ….. 4- Paramétrage des exonérations Résumé : Les « attributs » de létudiant

84 84 Apogée 5. PARAMETRAGE DES DES REMBOURSEMENTS

85 85 Apogée Pour chaque droit, Apogée définit : - le montant à payer ( et un seul ) - un montant remboursable ( et un seul ), égal ou inférieur au montant à payer (ceci permet de gérer les retenues en cas dabandon dinscription) - un droit est déclaré remboursable ou non par létablissement (par exemple pour les droits perçus pour le compte dorganismes extérieurs à létablissement) 5. Paramétrage des remboursements A = Montants

86 86 Apogée En cas de remboursement dun étudiant, Apogée PROPOSE de rembourser le montant déclaré remboursable. Lutilisateur PEUT (sous réserve davoir lhabilitation correspondante) 1. rembourser le montant déclaré remboursable 2. rembourser le montant payé (lintégralité du droit) 3. ne rien rembourser du tout (montant remboursé = 0). - La différence entre montant payé et montant remboursable permet de gérer des sommes retenues au titre de frais de gestion (ex: retenue en cas de transfert) 5. Paramétrage des remboursements B = Habilitations des utilisateurs

87 87 Apogée CONCLUSION

88 88 Apogée Séminaire référentiel (2) Conclusion Votre établissement a probablement déjà commencé, après réflexion et discussion, à choisir sa « cartographie » Apogée définir ses groupes dutilisateurs et ses premiers utilisateurs.

89 89 Apogée Séminaire référentiel (2) Conclusion Il va devoir, après avoir recensé les textes réglementant les exonérations, fait linventaire des droits existants, et défini les procédures pour les inscriptions administratives (paiements, remboursements), définir les règles de gestion (ou leur variante) à activer, et construire les grilles de droits, les imputations comptables, les situations sociales, les profils, … nécessaires. … … … …

90 90 Apogée Le document « Paramétrage des droits et saisie des paiements » détaille la gestion des paiements il présente toutes les combinaisons possibles en fonction des choix de létablissement et les impacts sur les paiements et les remboursements il indique également les impacts sur lorganisation des chaînes d inscription A ETUDIER IMPERATIVEMENT AVEC L AGENT COMPTABLE ET LES RESPONSABLES DE SCOLARITE Séminaire référentiel (2) Conclusion

91 91 Apogée Séminaire référentiel (2) Conclusion Il sera nécessaire davoir effectué la saisie de ces informations avant de commencer le reste du travail, en particulier les tests, mais elles peuvent être modifiées sans aucun problème tant que la véritable exploitation na pas commencé.

92 92 Apogée Les séminaires suivants auront pour objet : La récupération dhistorique ( jeudi 15 janvier 2004), Les Inscriptions Pédagogiques (jeudi 25 mars 2004), Les groupes (jeudi 25 mars 2004), Les règles de calcul et Résultats (mercredi 5 mai 2004) Anonymat (mercredi 12Mai 2004) Séminaire référentiel (2) Conclusion

93 93 Apogée Séminaire référentiel (2) ANNEXE: petit exercice

94 94 Apogée Séminaire référentiel (2) ANNEXE: petit exercice Deux problèmes pour un même étudiant Problème 1 : Létudiant Rousseau est inscrit à lIUFM et sinscrit à luniversité Apogée en maîtrise dinformatique. ( Exemple de la documentation de formation « module 03 : Réaliser une inscription administrative et le paiement des droits » Exercice 3.6) Selon la réglementation, il doit payer chez Apogée un droit dinscription réduit (68.60 ) pour sa maîtrise dinfo, en rapport avec son cursus à lIUFM.

95 95 Apogée Mais Apogée va qualifier obligatoirement dinscription première linscription de cet étudiant dans létablissement : Un fichier APOGEE ne peut pas communiquer avec le fichier étudiant dun autre établissement (la CNIL linterdit) ! Et Rousseau va donc devoir payer 85.68. Cela ne lui convient pas ! Séminaire référentiel (2) Problème 1 : profil général CNIL

96 96 Apogée Solution : Combinaison de la création dun DROIT ad hoc et dun PROFIL général spécial pour cette population détudiants 1ère phase : création du droit ad hoc Créer dans le référentiel un droit « IUFM » de type ES (spécifique étape) du montant voulu (68.60 ), qui coïncide avec celui du droit réduit. 2ème phase : association du droit à létape Ne pas oublier dassocier le droit IUFM aux étapes auxquelles tous les étudiants des IUFM sont susceptibles de sinscrire (= les maîtrises. I nutile de le faire pour les autres diplômes, car le cas ne se présentera pas). Séminaire référentiel (2) Problème 1 : profil général

97 97 Apogée 3ème phase : Exonération de tous les autres étudiants du droit ad hoc Le droit ad hoc ne va servir que pour les étudiants de lIUFM. Aucune autre catégorie détudiants ne le paiera. On doit donc exonérer de ce droit IUFM tous les autres étudiants ( Si on ne le faisait pas, Apogée, qui procède par addition, appliquerait ce droit supplémentaire spécifique à létape à tous les étudiants qui sinscriraient en maîtrise dinformatique !) Séminaire référentiel (2) Problème 1 : profil général Dans le référentiel, ajouter en profils exonérants du droit IUFM tous les profils existant dans létablissement (Normal, Erasmus, CPGE, etc.)

98 98 Apogée 4ème phase : Création dun profil spécial On a fait en sorte quaucune autre population détudiants ne paie le droit IUFM, mais comment faire pour que les étudiants IUFM paient ce droit et ce droit seulement ? On crée un profil général spécial (code 10) On balaie tous les droits sauf le droit IUF et on ajoute à chacun de ces droits le profil exonérant codé 10. Résultat : lapplication du profil général 10 à létudiant lexonérera de tous les droits sauf du droit IUFM dun montant de 68.60. 10 Séminaire référentiel (2) Problème 1 : profil général

99 99 Apogée Application du profil général « 10 » Le profil à létape est initialisé à la valeur du profil général Voilà ce que je lon doit voir sur lécran IAE ….

100 100 Apogée Il devra normalement payer dans luniversité Apogée un droit réduit de 68.60. Mais luniversité Apogée ne voit pas pourquoi il ne paierait pas pour cette deuxième inscription, sans rapport avec lIUFM, son droit de bibliothèque de 17.23. Problème 2 : Rousseau veut ensuite sinscrire en maîtrise de physique (inscription sans rapport avec son cursus à lIUFM) Séminaire référentiel (2) Problème 2 : profil étape

101 101 Apogée Ce que lon veut : Que létudiant paie pour sa deuxième inscription 68.60 (le droit réduit) plus 17.23 de bibliothèque. Pour les 68.60, pas de problème : le droit réduit de type étape seconde (E2), va sappliquer automatiquement lors de la deuxième inscription. Mais pas le droit bibliothèque !…qui est un droit annuel systématique (AS) et sapplique une seule fois lors de lIAA. Or Rousseau en a été exonéré lors de sa 1ère inscription. On vérifie que dans le référentiel la règle de gestion IA 15 est active selon la variante 1 : un droit est exonéré si tous les profils de type général lexonèrent. Séminaire référentiel (2) Problème 2 : profil étape

102 102 Apogée Pour lui faire payer le droit de bibliothèque : On crée un profil, codé par exemple « IU »,dans le but dexonérer de tous les droits sauf du droit réduit de 68.60 et du droit de la bibliothèque. Pour cela on parcourt tous les droits du référentiel et on applique le profil exonérant IU à tous les droits, sauf au droit réduit et au droit bibliothèque. IU Séminaire référentiel (2) Problème 2 : profil étape

103 103 Apogée Le profil 10 exonère de la bibli, le profil IU nexonère pas Droit bibliothèque Séminaire référentiel (2) Problème 2 : profil étape

104 104 Apogée Lors de linscription de Rousseau à la deuxième étape choisie, appliquer le profil à létape « IU » lors de l« inscription à létape » Séminaire référentiel (2) Problème 2 : profil étape Puisque ce profil exonère de tout sauf du droit réduit et de la bibliothèque, APOGEE calculera : pour la maîtrise dinfo : 68.60 et pour la maîtrise de physique : 68.60 + 17.23. plus divers droits de type « composante » et « CGE » 172.72

105 105 Apogée Problème 2 : fenêtre IAE suppression du profil général 10 et saisie du profil à létape « IU »

106 106 Apogée Problème 1 + 2 :les profils utilisés Le profil général Le profil étape

107 107 Apogée Conclusion Pour gérer ces situations complexes, « raisonnez à lenvers » ! Ne dites pas : « je veux faire payer ce droit à telle population », Dites : « je veux que tous les autres étudiants ne le paient pas » ! Séminaire référentiel (2) Problème 2 : profil étape


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