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Le gestionnaire, adjoint de lordonnateur Journées dinformation des gestionnaires en département Octobre/Novembre 09.

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1 Le gestionnaire, adjoint de lordonnateur Journées dinformation des gestionnaires en département Octobre/Novembre 09

2 Le gestionnaire, adjoint de lordonnateur – Valoriser la fonction de gestionnaire – Echanger sur les pratiques professionnelles – Harmoniser les procédures

3 Le gestionnaire, adjoint de lordonnateur Code de l'éducation, art R : le chef d établissement est secondé dans ses tâches de gestion matérielle, financière et administrative par un gestionnaire nommé par le ministère de l'éducation nationale parmi le corps des attachés d'administration de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur. Voir circulaire du 6/02/97 et décret du 23/12/06. Voir circulaire du 6/02/97 décret du 23/12/06.

4 Le gestionnaire, adjoint de lordonnateur Des points clefs à maitriser – Les actes administratifs – Les opérations de dépenses et de recettes – Les pièces justificatives – Les voyages scolaires – Les crédits globalisés – Les régies Une organisation à formaliser – Relations ordonnateur/comptable Calendrier des opérations de gestion financière Exploitation des documents comptables ( balance, développement des soldes) Contrôle interne comptable

5 Lacte administratif Ses caractéristiques Ses différentes formes

6 Lacte administratif Acte juridique – Il crée des droits et des obligations Acte unilatéral – Il s'impose directement aux personnes concernées Acte qui participe directement à une mission de service public – Il contribue à l'organisation du service public de l'éducation

7 Lacte administratif seul document juridique qui autorise l'action Document matérialisé : écrit, explicite vise les textes qui autorisent la délibération fait apparaître les dates de réunion et quorum définit de façon précise la décision mentionne les résultats du vote identifié par un numéro d'ordre est daté et signé par le président Exécutoire après contrôle de légalité publicité (affichage ou notification, après contrôle de légalité)

8 Lacte administratif en EPLE Actes du Conseil dAdministration, de la commission permanente – Pris en application des délibérations du CA et de la CP – Matérialisés par un modèle type académique – Soumis à transmission et contrôle Actes Du Chef dEtablissement – Ceux Pris en tant que représentant de l'exécutif (concrétisation de l'autorisation du CA) – Ceux pris en tant que représentant de l'état et relevant de sa propre compétence ( décisions administratives)

9 Des modèles d'actes Acte du domaine budgétaire Acte du domaine du fonctionnement Circulaire académique du 2/06/2008 sur les modalités de transmission des actes Circulaire académique du 2/06/2008 sur les modalités de transmission des actes

10 Lorganisation financière en EPLE Le principe de séparation de lordonnateur et du comptable – Les fonctions dordonnateur sont définies par lart 5 du décret du 29/12/1962 : – En recettes, lordonnateur constate les créances, en arrête le montant et en ordonne le recouvrement – En dépenses, il crée et constate les dettes, en arrête le montant et en ordonne le paiement – Laction de lordonnateur aboutit donc à lémission dordres de recettes ou de dépenses adressés au comptable chargé de leur exécution. – Incompatibilité des fonctions dordonnateur et de comptable décrite à lart 20 du décret du 29/12/1962 ( incompatibilité qui sétend au conjoint de lordonnateur) pour les raisons suivantes : – Assurer un contrôle réciproque et permanent de toutes les opérations de dépenses et de recettes – Délimiter les responsabilités respectives qui pèsent sur chacun dentre eux

11 Lorganisation de la dépense Les différentes phases Les points de vigilance

12 Les opérations de dépenses Opérations faites chez l'ordonnateur : L'engagement ( acte de l'ordonnateur qui crée ou constate une obligation de laquelle résultera une charge : bon de commande, convention, contrats, marchés…). Art 29 du décret du 29/12/1962. C'est la phase d'opportunité, compétence exclusive de l'ordonnateur. La liquidation (c'est la vérification du service fait et du montant de la charge: bon de livraison, facture…). Art 30 du décret du 29/12/1962 Le mandatement ou ordonnancement (c'est l'ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer la dette : mandats, feuillets budgétaires…). Art 31 du décret du 29/12/1962

13 Lengagement des dépenses Cest lacte par lequel létablissement crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge (Art 29 du décret du 29/12/1962) Il ne peut être pris que par le représentant qualifié de lorganisme public agissant en vertu de ses pouvoirs : Lordonnateur crée ou constate une dette pour lEPLE, il apprécie seul lopportunité de cette dépense Il doit se contenir dans les limites des crédits budgétaires ouverts ( disponibilité des crédits) Il se traduit par lémission dun bon de commande, ou par la signature dune convention, dun contrat ou marché (possibilité de délégation de signature de lordonnateur) Article R du code de léducation Modèle de délégation de signature consentie par lordonnateur au gestionnaire Modèle de délégation de signature consentie par lordonnateur au gestionnaire

14 Les points de vigilance Emission des bons de commande: – vérification de lexistence de crédits disponibles – Respect des règles en matière de marché public – Respect de la nomenclature comptable (bonne imputation) – Rédaction détaillée et présentation conforme au code des marchés publics – Signature de lordonnateur ou du titulaire de la délégation – Veiller à organiser la réception de la commande Accompagné obligatoirement dun engagement comptable

15 La liquidation de la dépense La liquidation consiste à vérifier la réalité de la dette de létablissement et à en arrêter le montant ( art 30 du décret du 29/12/1962) : – Constatation du service fait qui consiste à sassurer de la réalité des faits sur lesquels sont fondés les droits des créanciers et leur conformité aux actes dengagement. Exceptions à la règle de paiement après service fait – Calcul et vérification du montant de la dette – Conformité des pièces justificatives produites au comptable à lappui des dépenses ( décret du 25/03/07 applicable au O1/O5/07 )

16 FACTURES - MENTIONS OBLIGATOIRES 1) le nom ou la raison sociale du créancier 2) la référence dinscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers Ou le numéro de SIREN ou de SIRET 3) La date dexécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice 4) pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, les quantités et les prix unitaires 5) le montant et le taux de la TVA ou le bénéfice dune exonération 6) tous rabais, remise, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de lopération.

17 Les points de vigilance Vérifier lexistence et la conformité de la livraison (dater le service fait) Enregistrer la date darrivée de la facture ( point de départ du délai global de paiement) Vérifier la légalité de la facture et le RIB du fournisseur Accompagner la facture déléments prouvant le caractère exécutoire de la dépense Pas de liquidation sans bon de commande ou service fait

18 Le mandatement de la dépense Le mandatement ou ordonnancement est lacte administratif donnant conformément aux résultats de la liquidation, lordre au comptable de régler la dette ( art 31 du décret du 29/12/1962) : cest une attribution exclusive de lordonnateur qui nest soumis à aucun pouvoir hiérarchique. Il se matérialise par un mandat soumis à des mentions obligatoires et des délais de paiement. Il existe des exceptions à lordonnancement préalable ( circulaire du 02/02/2005 et instruction M9 du 23/07/2008)circulaire du 02/02/2005 instruction M9 du 23/07/2008 Le mandat peut être rejeté par le comptable dans certains cas. Il sagit dune suspension de paiement qui peut entrainer de la part de lordonnateur un ordre de réquisition du comptable.

19 Les points de vigilance Veiller à la signature des bordereaux récapitulatifs des mandats par lordonnateur qui vaut attestation de service fait Editer une situation des dépenses engagées après mandatement à joindre à lagent comptable Tenir à jour lEPCP Respecter la nomenclature des pièces justificatives exigées et prévues à lart D du code général des collectivités territoriales Pas de mandatement en dehors du délai réglementaire

20 Les pièces justificatives de la dépense - Décret du 25 mars Instruction n° MO du 30 mars 2007 – oca/budg_coll/piec_just_2/inst_n07.html oca/budg_coll/piec_just_2/inst_n07.html Guide des pièces justificatives

21 I – Le contrôle des dépenses Principes de la liste des pièces justificatives de dépenses. – Principe dexhaustivité. – Le décret du 25 mars 2007 énonce toutes les pièces servant de justifications aux dépenses que les collectivités territoriales et les établissements publics locaux dont les EPLE peuvent être amenés à effectuer – Caractère obligatoire. La liste des pièces justificatives est obligatoire. Elle constitue donc, pour les dépenses quelle référence, à la fois le minimum et le maximum exigibles par le comptable. Elle est opposable aux ordonnateurs, aux comptables et aux juges des comptes. Les certificats administratifs. Les comptables doivent exiger de lordonnateur (du gestionnaire) toutes les pièces prévues par la liste des pièces justificatives et uniquement ces pièces Conditions dapplication du décret du 25 mars – La justification du service fait. – La certification du caractère exécutoire des pièces jointes. – Les duplicatas des pièces justificatives.

22 I – Le contrôle des dépenses la liste des contrôles du comptable. – - la qualité de lordonnateur – - la disponibilité des crédits – - le caractère libératoire du règlement – - la validité de la créance – - la disponibilité de la trésorerie. La nature et la portée du contrôle par le comptable des pièces justificatives. – Contrôler la présence des pièces exigées. – Contrôler la régularité en la forme des pièces justificatives. Le contrôle limité du comptable, mais quand même un contrôle. – Le comptable a lobligation de demander à l'ordonnateur de justifier les incohérences des pièces qui lui sont produites. – Le comptable doit suspendre la prise en charge dune dépense dès lors quil a un doute sérieux sur la justification du service fait. – Le comptable a également lobligation d'interpréter les pièces justificatives dans le cadre de la réglementation en vigueur.

23 II – La liste des pièces justificatives de la dépense 1 - Les points généraux à vérifier : – - la qualité de lordonnateur – - lacquit libératoire du créancier – - les moyens de règlement – * paiement par virement – * paiement par prélèvement – - paiement des sommes dues à des créanciers étrangers – - paiement à un factor A N N E X E F MENTIONS RELATIVES À LAFFACTURAGE A. – Mention concernant laffacturage dans le cadre dune subrogation Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes : « Règlement à lordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal). Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring. Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. » B. – Mention concernant laffacturage dans le cadre dune cession ou dun nantissement Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes : « La créance relative à la présente facture a été cédée à... (indication du cessionnaire) dans le cadre des articles L à L du code monétaire et financier. Le paiement doit être effectué par chèque, traite, billets, etc., établi à lordre de... (nom de la société daffacturage ou de son mandataire) et adressé à... ou par virement au compte no... chez... »

24 La liste des pièces justificatives de la dépense Quelques points particuliers selon la nature de la dépense à vérifier : – - les dépenses dadministration générale – - les dépenses de personnel – - les frais de déplacement – - les marchés publics – - les aides et transferts A N N E X E C ÉNONCIATION DES MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LES FACTURES OU SUR LES MÉMOIRES Aucun formalisme autre que celui prévu par le code général des impôts nest exigé pour les factures ou les mémoires transmis à titre de pièce justificative. Il suffit que les mentions suivantes y figurent explicitement (1) : 1. Le nom ou la raison sociale du créancier ; 2. Le cas échéant, la référence dinscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers ; 3. Le cas échéant, le numéro de SIREN ou de SIRET ; 4. La date dexécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice ; 5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires ; 6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice dune exonération ; 7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de lopération et directement liés à cette opération. Larrêté en lettres ou en chiffres par lordonnateur du montant total à payer est obligatoire lorsquune modification a été opérée à la suite dune erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le créancier. Le RIB Paiement par virement Le cas échéant, le relevé didentité bancaire. Le RIB doit être produit en labsence de la mention des coordonnées bancaires du créancier sur la pièce justificative de la dépense qui fait foi.

25 Lorganisation de la recette Dispositions générales Les acteurs Les titres de recettes Périodicité

26 Dispositions générales Les recettes de l'établissement sont liquidées par l'ordonnateur sur les bases fixées par la loi, les règlements, les décisions de justice et les conventions. Les produits attribués à l'établissement avec une destination déterminée, les subventions des organismes publics et privés, les dons et legs doivent conserver leur affectation. Art R du code de léducation

27 Les acteurs Le Conseil dAdministration est seul compétent pour: Fixer les tarifs des ventes des produits et de prestations de services réalisés par l'établissement. Cette compétence ne peut être déléguée à la commission permanente. Art R du code de léducation

28 Les acteurs Le Chef dEtablissement est ordonnateur des recettes: Il lui revient de réaliser les opérations de recettes acquises au profit de létablissement (droits constatés, subventions, ressources affectées…) Art R421-9 du code de léducation

29 Les titres de recettes Les ordres de recettes sont établis par l'ordonnateur et remis à l'agent comptable qui les prend en charge et les notifie aux débiteurs. Tous les droits acquis au cours d'un exercice doivent faire l'objet d'un ordre de recettes au titre de cet exercice. Les ordonnateurs sont autorisés, dans les conditions et limites fixées par arrêté du ministre chargé du budget, à ne pas émettre les ordres de recettes correspondant aux créances dont le montant initial en principal est inférieur au minimum fixé par le décret pris pour l'application de l'article 82 du décret n° du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique. Art R du code de léducation

30 Les titres de recettes - Présentation Le titre de recette présenté à un débiteur de létablissement doit répondre à des conditions de forme fixées par linstruction codificatrice n° M0 du 29 juillet 2004: - Lindication précise de la nature de la créance ; - La référence aux textes ou au fait générateur sur lesquels est fondée lexistence de la créance ; - Les bases de la liquidation de la créance de manière à permettre au destinataire du titre dexercer ses droits (à défaut, le titre serait entaché dirrégularité [CE, arrêt du 12 novembre 1975, Robin]) Dans le cas où ces éléments ne peuvent être inscrits sur le titre lui-même, ils sont consignés sur des pièces annexes;

31 Les titres de recettes - Présentation - Limputation budgétaire et comptable à donner à la recette (ce qui inclut lindication de lexercice dimputation) ; - Le montant de la somme à recouvrer (…) ; - La désignation précise du débiteur pour éviter toute ambiguïté sur son identité ou son adresse et faciliter la tâche du service du recouvrement (…); (commentaires) - Si des intérêts sont exigibles, il est nécessaire de viser le texte ou la convention sur lequel est fondée cette exigence et dindiquer le taux et la date à partir de laquelle ils courent ;

32 Les titres de recettes - Présentation - La date à laquelle le titre est émis et rendu exécutoire (…) - Les délais et voies de recours dont le redevable dispose pour contester le titre ; - Les services compétents pour instruire une demande de renseignement ou de réclamation ; - Enfin, les modalités de règlement. La mise en œuvre de ces dispositions incombe aux services de lordonnateur (…) sans que le comptable public puisse opposer un refus de prise en charge du titre de recettes au motif quil ne respecterait pas les dispositions de la circulaire. - Modèle titre exécutoire valant facture Modèle en pdf et modèle avec calculs automatiques Modèle en pdf modèle avec calculs automatiques

33 Les titres de recettes - Présentation Les titres de recettes doivent être obligatoirement signés de lordonnateur car la collectivité doit être en mesure de prouver que le titre a bien été établi par lautorité compétente. Le décret n° du 3/02/2009 Le décret n° du 3/02/2009 donne aux ordonnateurs la faculté daccorder une autorisation permanente ou temporaire de poursuite.

34 Périodicité Les ordres de recettes doivent être émis régulièrement en cours dannée afin de permettre une gestion sérieuse et rigoureuse des droits acquis à létablissement. Lémission mensuelle des ordres de recettes est un bon moyen dy parvenir.

35 Périodicité – Droits constatés Les ordres de recettes relatifs aux droits constatés doivent faire lobjet dune émission régulière. Il nest pas conseillé dattendre la 3 ème ou 4 ème reconstatation pour émettre lordre de recette. Cela nuit aux vérifications du comptable. A chaque bordereau des droits constatés doit correspondre un ordre de recettes ou un ordre dannulation de recettes, doublé des mandats et ordres de reversements afférents aux bourses et primes retenus sur les frais scolaires.

36 Périodicité – Droits constatés Les pièces justificatives à joindre aux ordres de recettes sont: Lintégralité du bordereau des droits constatés (et non la seule dernière page) Les décisions individuelles et/ou collectives dattribution de bourses (pour la première constatation concernée.

37 Modèles Etat récapitulatif - ordre de recettes sur prestations Etat récapitulatif - ordre de recettes sur prestations Etat récapitulatif - ordre de recettes sur subvention Etat récapitulatif - ordre de recettes sur subvention Etat récapitulatif – Attribution fonds sociaux

38 Les crédits globalisés Procédure à suivre dans lattente de la refonte du cadre budgétaire et comptable – Limpact de la LOLF – La procédure budgétaire – La procédure comptable – Fiche de procédure Fiche de procédure

39 Les sorties et voyages scolaires Des outils pratiques Gestion financière des sorties et voyages

40 Les sorties et voyages scolaires Faire un état des lieux: – Contrôle interne comptable: outil ODICE Contrôle interne comptable: outil ODICE Contrôle interne comptable: outil ODICE Se doter doutils pratiques : – Etablir un calendrier annuel des opérations Etablir un calendrier annuel des opérations – Elaborer un dossier voyage Elaborer un dossier voyage Veiller à la rédaction des actes administratifs – Modèle 1 Modèle 2 ModèleModèle 2 Consulter le dossier « voyages scolaires » - Académie Aix-Marseille Consulter le dossier « voyages scolaires » - Académie Aix-Marseille

41 Les sorties et voyages scolaires obligatoires Critères de la sortie ou du voyage obligatoire – Elle concerne la classe entière – Elle sinscrit dans le cadre des programmes officiels ou du projet détablissement – Elle sexécute sur le temps scolaire Conséquences du caractère obligatoire – Il implique la gratuité pour les élèves et accompagnateurs Matérialisation de la décision – Des actes relatifs au domaine de laction éducatrice non transmissibles et immédiatement exécutoires: Acte du CA programmant la sortie Acte du CE arrêtant la liste des participants Gestion financière – Elle est imputée sur le budget de létablissement au chapitre concerné ( A1,J1,J31,J32,J38,J4)

42 Les sorties et voyages scolaires obligatoires Gestion financière – Elle est imputée sur le budget de létablissement en service général ( A1) ou services spéciaux (J1,J31,J32,J38,J4) Les dépenses sont effectuées soit sur les fonds propres de létablissement, soit sur subventions ( état ou autres organismes publics ), soit sur dons – Il nexiste aucun compte 7067 mouvementé ( contribution des familles aux voyages scolaires ) dans le cadre des sorties obligatoires

43 Les sorties et voyages scolaires facultatifs Critères de la sortie ou du voyage facultatif – Déplacements collectifs délèves hors de létablissement organisés dans le cadre dune action éducative Matérialisation de la décision – Des actes relatifs au domaine de laction éducatrice non transmissibles et immédiatement exécutoires: Acte du CA programmant la sortie Acte du CE arrêtant la liste des participants – Un acte du CA relatif au domaine du fonctionnement fixant le montant de la participation des familles, soumis à transmission et exécutoire 15 jours après lAR A partir de là, encaissement des participations et engagement des dépenses ( joindre lacte au 1 er mandat et à lordre de recettes )

44 Les sorties et voyages scolaires facultatifs Gestion financière – Elle est imputée en totalité sur le chapitre N3, service spécial sans réserve équilibré en dépenses et en recettes Les dépenses sont effectuées soit les participations des familles et ou sur les fonds propres de létablissement, subventions ( état ou autres organismes publics ), dons ( FSE, association parents..) – Dans ce cas, le compte 7067 retraçant la participation des familles sera mouvementé

45 Les sorties et voyages scolaires : avances, arrhes et acomptes Dérogations à la règle du paiement après service fait: – Il est possible deffectuer des AVANCES sur les frais de mission et sur les marchés – Il est possible de verser des ARRHES pour la réservation de chambres dhôtel, salles – Il est possible de verser des acomptes aux agences de voyage à hauteur de 70%. Le versement du solde se fera lors de la remise des documents permettant la réalisation du voyage (à la remise des billets davion par exemple) – Voir circulaire du 2/02/2005 Voir circulaire du 2/02/2005

46 Les sorties et voyages scolaires : points de vigilance Financement du coût des personnels dencadrement : 1. Lencadrement dun voyage scolaire relève dune mission de service public et son coût ne peut donc être mis à la charge des familles (principe de gratuité – observations CRC de Lorraine). 2. Le mode de prise en charge du coût des accompagnateurs doit être explicité dans le budget du voyage : subventions, crédits globalisés, réserves, fonctionnement Dans le même esprit, les « gratuités » accordées par certains voyagistes doivent venir en déduction du coût global du voyage calculé pour chaque participant (élèves et enseignants).

47 Les sorties et voyages scolaires : points de vigilance Actualité sur les pratiques commerciales de certains voyagistes : circulaire DAF juillet 2009.circulaire DAF juillet 2009.

48 Les régies davance et de recettes Définition et textes fondamentaux Linstitution dune régie

49 Définition et textes fondamentaux Une régie doit être créée dès quil y a manipulation de deniers publics, sinon la gestion de fait est constituée.gestion de fait Une régie est donc obligatoire dans les établissements rattachés au sein desquels les encaissements sont une nécessité, de même que les menues dépenses en espèces.

50 La procédure d'encaissement des recettes et de règlement des dépenses publiques par le moyen des régies est organisée et réglementée pour les établissements publics nationaux et les établissements publics locaux d'enseignement par : 1. l'article 18 du décret n° du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique, 2. le décret n° du 15 novembre 1966 modifié, relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs, 3. le décret n° du 20 juillet 1992 modifié par le décret n° du 23 décembre 1992, le décret n° du 20 juillet 1992 modifié par le décret n° du 23 décembre 1992, 4. larrêté ministériel du 28 mai 1993 modifié, relatif aux taux de lindemnité de responsabilité susceptible dêtre allouée aux régisseurs et montant du cautionnement imposé à ces agents larrêté ministériel du 28 mai 1993 modifié, relatif aux taux de lindemnité de responsabilité susceptible dêtre allouée aux régisseurs et montant du cautionnement imposé à ces agents 5. larrêté du 11 octobre 1993, modifié par larrêté du 10 septembre 1998, 6. larrêté du 21/11/2005 qui a modifié les dispositions dapprobation des régies par le TPG. larrêté du 21/11/2005 qui a modifié les dispositions dapprobation des régies par le TPG. Les textes fondamentaux

51 Les régies sont créées à linitiative des chefs détablissement (arrêté du 11 octobre 1993). Lacte constitutif de la régie doit viser les textes concernant les régies. Lacte de création doit également être visé par lagent comptable. Lacte de création est enfin transmis à la TG pour approbation. La création dune régie

52 Lacte constitutif doit préciser : – - la nature de la régie (régie de recettes, régie davances, régies de recettes et d avances), - le service auprès duquel est instituée la régie (nom de létablissement), - lobjet de la régie (encaissement de …, paiement de …). Le contenu de lacte constitutif

53 Il précise également : les modalités dencaissement des recettes et/ou de paiement des dépenses (numéraire, chèque, virement, carte bancaire, chèques de voyage), louverture éventuelle dun compte de dépôts de fonds au Trésor, lassujettissement ou non du régisseur à la constitution dun cautionnement, lattribution ou non de lindemnité de responsabilité au régisseur. Le contenu de lacte constitutif

54 Lacte constitutif définit : La nature des recettes à encaisser, Les modalités dencaissement (remise de quittances ou tickets) et de versement des recettes à lagent comptable (au moins 1 fois par mois pour le numéraire), Le montant maximum de lencaisse, L attribution ou non dun fonds de caisse. Les opérations autorisées par lacte constitutif – régie de recettes :

55 Lacte constitutif précise : La nature des dépenses à payer, Le montant maximum de lavance à consentir au régisseur, Les modes de paiement des dépenses, Le délai de production par le régisseur des pièces justificatives de dépenses (délai maximum dun mois à compter de la date de paiement). Les opérations autorisées par lacte constitutif - régie davance :

56 L acte de nomination doit viser la décision ayant institué la régie. Le régisseur est nommé par le chef détablissement avec lagrément de lagent comptable. Il est en principe choisi parmi le personnel du service auprès duquel est instituée la régie. Il est possible de désigner un régisseur suppléant dans lacte de nomination du régisseur. La nomination du régisseur et son cautionnement

57 Lacte de nomination du régisseur doit faire mention de : lidentité du régisseur, la constitution ou la dispense de cautionnement, lattribution ou non de lindemnité de responsabilité, la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur pour les opérations effectuées dans le cadre de la régie. La nomination du régisseur et son cautionnement

58 Le cas échéant, le régisseur doit justifier de la constitution du cautionnement. Si la régie est nouvellement créée : procéder éventuellement aux formalités douverture du compte de dépôts de fonds au Trésor. La prise de fonction du régisseur

59 Le fonctionnement formalisé des régies La régie créée, la saisie sur GFC pourra être effectuée, avec une opération importante, celle de la détermination des comptes habilités à être mouvementés. Ceci revêt une importance particulière pour les recettes, car une régie détaillée va permettre de suivre les encaissements en fonction de la nature des recettes, et permettre en fin de mois lédition des ordres de recettes

60 Les différentes étapes : Les recettes (autorisées par lacte de création) sont encaissées par le régisseur dans le respect des tarifs fixés par le CA ou la collectivité. = > Le régisseur garantie la traçabilité des encaissements : pièces justificatives, tenue des registres… Les fonds sont remis à lagent comptable selon une périodicité définie et formalisée. Le gestionnaire procède à la liquidation et à lémission dun titre de recettes. Les pièces justificatives de recettes sont transmises au comptable. Le fonctionnement formalisé des régies – recettes :

61 Les différentes étapes : Lavance est constituée auprès de lagent comptable. Les dépenses (autorisées par lacte de création) sont payées par le régisseur avec pièces justificatives. Le gestionnaire émet un mandat. Il remet les pièces justificatives des dépenses au comptable et ce dernier reconstitue lavance. Périodicité : Définie et formalisée avec lagent comptable. Le fonctionnement formalisé des régies – dépenses :

62 ODICÉ. ODICÉ. P.V contrôle sur place. Contrôles sur place et sur pièces

63 Dans certains cas, et sur décision de lAgent Comptable uniquement, il pourra être décidé de mettre en œuvre, à la place de la régie davance, le dispositif des avances pour menues dépenses. Il faut reconnaître que le module régie nest pas toujours adapté aux petites opérations. Aussi, dans des cas prévus dans lannexe technique à la circulaire de 1988, éditée en 1991, du personnel non régisseur peut détenir une somme dargent pour faire face aux menues dépenses. Cette situation se rencontre en particulier pour les laboratoires de sciences physiques ou de SVT. Les avances pour menues dépenses

64 Durée limitée à quelques jours, quelques semaines, quelques mois (maximum 6 mois). Mission à définir précisément (ex : voyages scolaires). Formalités de création identiques à celles dune régie permanente mais le montant maximum de lavance à consentir au régisseur est limité au montant prévisible des dépenses. Les régies temporaires

65 Responsabilité administrative. Responsabilité Responsabilité pénale. Responsabilité personnelle et pécuniaire : - du maniement des fonds et valeurs, - de la conservation des pièces justificatives, - de la tenue de la comptabilité. La garantie de cette responsabilité personnelle et pécuniaire = le cautionnement. La responsabilité du régisseur

66 Relations ordonnateur/comptable Formalisation des relations

67 Relations ordonnateur/comptable à formaliser Un calendrier des opérations de gestion financière à établir – Convention de regroupement comptable Convention de regroupement comptable Une exploitation des documents comptables à effectuer – Fiche de procédure sur les dépenses Fiche de procédure sur les dépenses – Fiches de procédure sur les recettes Fiches de procédure sur les recettes – Analyse des documents de suivi budgétaire issus de GFC, véritable outil de gestion Balance 1 – Balance 2 – Liste des créances Balance 1 Balance 2Liste des créances états de développement de soldes Tableau de concordance classes 7/6/4/2/1

68 Objectifs 2009/2010 Généralisation des réunions de gestionnaires dans le cadre des bassins de formation: Les bassins de formation par département La liste des animateurs de bassin – année 2009/2010 courrier de Mr Le Recteur du 16/11/09 Création dun groupe académique de personnes ressources sur des questions purement comptables

69 Le gestionnaire, adjoint de lordonnateur FIN


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