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Gestion des déplacements temporaires Nouvel outil, nouvelles possibilités.

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1 Gestion des déplacements temporaires Nouvel outil, nouvelles possibilités

2 Sommaire Un nouvel outil de gestion des déplacements : quel contexte ? Quel périmètre ? Quel calendrier ? Quels changements ? Avec DT : les rôles dans le nouveau système précisions de vocabulaire Les avantages de la dématérialisation Concrètement, ça se passe comment ? Est-ce que ça marche ?

3 Un nouvel outil de gestion des déplacements : quel contexte ? Tous les audits et études ont mis laccent sur la nécessité dalléger et de rationaliser le dispositif. Avec le passage à Chorus, le Ministère des Finances prévoit la dématérialisation complète des état de frais et des ordres de mission dans le circuit comptable. Or, dans Chorus, la gestion des déplacements nest pas prévue. Il fallait donc un outil pour accompagner ce changement et alléger les circuits et les processus: Lapplication « DT- Ulysse » concerne la gestion des déplacements temporaires de personnes Le logiciel adopté est utilisé dans de grandes entreprises et plusieurs ministères, et à ladministration centrale depuis mars 2009.

4 Quel périmètre ? Quel calendrier ? Quels déplacements ? Tous les déplacements temporaires des personnels de lacadémie, en particulier itinérants y compris ceux liés aux services partagés Ne sont pas concernés : les congés bonifiés et changements de résidence les déplacements liés à des actions de formation et à la participation à des jurys Quel calendrier ? Fin septembre 2009 : mise à disposition de lapplication DT, sur le logiciel Ulysse pour tous les déplacements. Le logiciel a été paramétré pendant lété par les services de gestion. Janvier 2010 : mise à disposition dun distancier automatique, lien avec une agence de voyages dans le cadre dun marché national

5 Quels changements ? Avant DT-ULYSSE : Pour chaque déplacement, dans le cadre dun ordre de mission permanent ou dune convocation, le « missionné » remplissait intégralement un état de frais papier, quil transmettait, selon un circuit plus ou moins long et complexe, avec les pièces justificatives. Les délais de traitement étaient liés à la transmission des états de frais papier et à la saisie par les services administratifs de toutes les informations dans le système.

6 Missionné Assistant Valideur hiérarchique Gestionnaire SAFD (IA22) Avec DT-ULYSSE : les rôles dans le nouveau système Le « missionné » est la personne qui se déplace, L « assistant » est une personne désignée dans DT-ULYSSE pour aider le missionné dans sa démarche, Le « valideur hiérarchique » est une personne désignée dans DT-ULYSSE qui valide ou rejette lordre de mission ou létat de frais du missionné dont il a la charge, Le « gestionnaire » contrôle et certifie le service fait avant le paiement par le comptable.

7 Avec DT : précision de vocabulaire Lordre de mission : Un ordre de mission permanent (OMP) est louverture juridique dun droit, qui garantit la couverture du « missionné » dans un cadre défini. Les personnels itinérants et les personnels en service partagé doivent obligatoirement commencer par créer un OMP pour pouvoir faire un ordre mission ponctuel. Les missions seffectuant hors de lordre de mission permanent sont liées à une convocation (autre académie, autre département pour les IEN, administration centrale…) Dans DT-Ulysse, on distingue : Lordre de mission : il sagit en fait de la demande dengager la dépense et de lautorisation de se déplacer. Létat de frais : il sagit de létat qui permet le remboursement en fin de mission/ dune période définie par le missionné.

8 Les avantages de la dématérialisation La chaîne de traitement est normalisée par rapport aux exigences de la réglementation Les délais sont réduits Le missionné peut suivre lavancement de son dossier et est averti du traitement Le volume papier diminue, ainsi que les opérations de saisie et les erreurs Le missionné est autonome dans lorganisation de sa mission, la gestion de son temps et la saisie de ses états de frais Les informations sur le profil du missionné sont générées en partie par le service gestionnaire à partir des bases de gestion. (le RIB est celui de la paie) Le missionné complète, une fois pour toutes pour la durée de lannée scolaire, les informations le concernant (véhicule, assurance, cartes de réduction...)

9 Le profil 1/2 Chaque personnel itinérant reçoit par courrier le nom de son valideur hiérarchique. Les autres personnels trouveront le nom de leur enveloppe dans un formulaire sur le site académique. Chaque personnel itinérant reçoit par courrier le nom de son enveloppe budgétaire. Les autres personnels trouveront le nom de leur enveloppe dans un formulaire sur le site académique.

10 Le profil 2/2 Les personnels itinérants et plus généralement tous les personnels ayant une autorisation dutiliser leur véhicule personnel doivent obligatoirement déclarer leur véhicule. Attention : Un véhicule par personne

11 Concrètement, ça se passe comment ? Un circuit simple/normalisé pour toutes les missions : Le missionné décrit en amont la mission et les frais prévus Définition des moyens de transport (distancier Mappy à disposition dès septembre, cartes dabonnement possibles pour zones urbaines…) Lordre de mission préparé part en validation et permet dentrer létat de frais correspondant Une fois létat des frais réels validé, linformation part en gestion pour traitement et remboursement NB : Pièces justificatives Le missionné ne transmet que les pièces justificatives habituelles : titres de transport payés par lagent, hébergement….

12 Concrètement, ça se passe comment ? Une procédure spécifique pour les personnels itinérants : Inutile de saisir chaque déplacement : les déplacements récurrents sont saisis en une fois. Inutile de saisir en amont : saisie a posteriori de lordre de mission, qui se transforme en état de frais. Calcul automatique du coût du déplacement Saisie du nombre de repas La saisie se fait au gré du missionné; les personnels itinérants établissent chaque fin de mois un OM ponctuel à partir de lOM Permanent quils transforment en état de frais.

13 Ordre de mission Rempli par le missionné >>> vision par le gestionnaire

14 Copie décrans mission voiture Etat de frais tel que rempli par le missionné Généré à partir de lordre de mission Possible dy ajouter les frais annexes Les km correspondent à 1 trajet, soit ici : 9km parcourus 2 fois soit 18km remboursés.

15 Est-ce que ça marche ? En administration centrale, le système fonctionne et a permis de traiter tous les déplacements depuis mars : Plus de 4000 ordres de mission traités Comme pour tout nouveau dispositif, on peut rencontrer des difficultés de prise en main et une assistance est prévue à plusieurs niveaux : Vous pouvez contacter la plateforme informatique par mèl : par le formulaire en ligne : Vous pouvez écrire à linspection académique des Côtes dArmor – service SAFD Pour les itinérants et services partagés : Vous pouvez vous adresser à votre personne référencée en assistant


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