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Introduction à MS Access 1. Ouvrir une base de données 2. Les objets de la base 3. Les groupes 4. Créer une nouvelle base 5. Feuille de données 6. Saisir.

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1 Introduction à MS Access 1. Ouvrir une base de données 2. Les objets de la base 3. Les groupes 4. Créer une nouvelle base 5. Feuille de données 6. Saisir un enregistrement 7. Accéder aux enregistrements 8. Modifier une valeur de champ 9. Supprimer des enregistrements 10. Gérer une feuille de données 11. Aperçu avant impression 12. Marges & orientation 13. Tri 14. Imprimer un objet 15. Quitter Access

2 Ouvrir une base de données Clic sur ouvrir ou sur un des fichiers de l'historique Ouverture de la boite de dialogue Choisir le fichier que vous désirez ouvrir.

3 La fenêtre de gestion de la base s'affiche la barre d'outils de cette fenêtre On peut afficher Les Objets de la base ce sont : les tables les requêtes les états les pages les macros les modules Les Groupes Les favoris Un clic sur l'onglet permet d'afficher ou masquer les objets On peut redimensionner la fenêtre

4 Les Tables Une table peut être vue comme l'équivalent d'une feuille de travail Excel. C'est un objet cependant plus complexe et c'est l'objet fondamental d'une base de données. Une base contient au moins une table. Les Requêtes Elles permettent une interrogation complexe des données contenues dans une ou plusieurs tables Les Formulaires Ils permettent de présenter soit les données contenues dans une table, soit les données renvoyées par une requête, sous une formeparticulièrement bien lisible à l'écran. Ils permettent également d'entrer de nouvelles données dans une base de données. Les Etats Ils sont destinés à la création de rapports imprimés. Les Pages. C'est un outil permettant la création de pages Web, permettant d'accéder à des parties de la base de données à travers un navigateur. Les Macros Elles permettent par une programmation simple de modifier ou de manipuler soit de grands nombres de données, soit les objets d'Access Les Modules Ils permettent l'écriture de code en Visual Basic. C'est un vrai langage de programmation, qui permet non seulement de manipuler tous les objets d'Access et les données contenues dans les tables, mais également par exemple d'accéder à des fichiers de données extérieurs, pour les analyser finement et en extraire les seules données qu'on veut importer dans la base de données. Les Objets d'Access

5 Ouvrir un objet pour voir son contenu en mode feuille de données Modifier la structure d'un objet Créer un nouvel objet Modifier le mode d'affichage de la fenêtre Supprimer un objet Renommer un objet : clic sur le nom, attendre qq secondes, puis modifier le nom Les outils du gestionnaire d'Access NOTE : Le menu contextuel

6 Exemple de vue en mode Ouverture La visualisation ressemble exactement à ce que montrerait un fichier excel On visualiser la table catégorie Elles contient des colonnes avec des titres et des lignes avec du contenu Notez qu'il y a quatre colonnes et cinq lignes.

7 Visualisation en mode Modification Basculer rapidement du Mode Modification au mode Visualisation des données Ce mode ne permet pas de visualiser les données Par contre il permet de changer la structure de l'objet (ici la table catégories), et par exemple le nom des colonnes. NOTE IMPORTANTE Ce qui est appelé colonne dans un tableur (excel) est appelé CHAMP dans une base de données L'en tête de colonne est le NOM DU CHAMP La valeur est le CONTENU DU CHAMP Notez également qu'en mode Modification, on peut - Modifier le nom du champ - Modifier le type de données que le champ va contenir (cf.plus loin) - Ajouter une description, qui ne sert pas à la base de données, mais à vous afin de vous souvenir quelles sortes de données va contenir le champ Fermer la table

8 Organiser les objets en groupes 1 :Sélectionner une table 2 : Clic droit de la souris, ajouter à un groupe Nouveau Groupe nom du groupe : Articles Il apparait dans la liste des groupes en dessous de Favoris Ceci permet en présence de Base de données complexes de gérer cette complexité en séparant les tâches distinctes dans des Groupes ad hoc. Le seul objectif est d'augmenter la lisibilité d'un projet. NOTE 1: L'autre façon d'ajouter un objet à un groupe est la technique du Glisser- Déposer Selectionner un objet, en maintenant le clic de laa souris enfoncé, faites le glisser jusqu'au groupe adéquat. NOTE 2 : Dans un groupe on peut avoir différents types d'objets : tables, requêtes, formulaires... NOTE 3 : On voit déjà l'intéret d'avoir des noms d'objets qui permettent de savoir de quel type d'objet il s'agit !!!!

9 Créer une table dans la base de données Une table est un ensemble de données STRUCTUREES L'élement de base de cette structure est le CHAMP Un champ contient un type de données et un seul Prenons un exemple, supposons qu'on veuille faire une base de données pour gérer un carnet d'adresses. La première étape est Faire la liste des informations que devra contenir le carnet, par exemple Nom Prénom Adresse numero de téléphone Dans ce cas précis on voudra également : */ On ne pourra remplir qu'un seul prénom */ on pourra affecter deux s et trois n° de téléphone */ Le champ adresse est structuré On va donc modifier la structure comme suit : Nom Prénom Pays Code Postal Ville Rue Numero_rue Telephone_Maison Telephone_Travail Portable _Maison _travail Commentaire Un champ peut être rempli (renseigné) ou non Pour une personne donnée, l'ensemble des données constituent un ENREGISTREMENT

10 On voit dans ce cas précis que la table n'a pas exactement la forme que j'ai indiquée précédemment On voit mieux le format de la table en mode Création NOTE IMPORTANTE : En fait le format de la table dépend de manière cruciale des opérations que l'on va vouloir faire dessus. Par exemple dans un format tel qu'indiqué pour carnet d'adresses, je pourrais très rapidement retrouver toutes les personnes qui habitent au n° 5 d'une rue, mais pas avec la table Clients Par contre avec la table clients, je peux retrouver très rapidement tous les clients qui sont de hommes ou des femmes... Nous verrons ce problème de laconception des tables plus en détails durant le cours... Rappels En mode Modification (en bas ci contre), on voit que tout enregistrement de la table est fait de 9 champs, qui devront chacun contenir un type de donnée bien précis On peut modifier la structure de la table En mode Affichage On voit chaque enregistrement sous forme d'une ligne Chaque colonne correspond au contenu d'un champ. On peut modifier le contenu des enregistrements

11 Créer une nouvelle table 1 : Clic sur Tables pour activer les objets tables 2 : Clic sur Nouveau, pour ouvrir la boite de Dialogue On peut créer une nouvelle table de plusieurs manières : Mode Feuilles de données Généralement peu usité : on ouvre une feuille de données qu'on remplit immédiatement avec des données Mode Création On crée les champs un par un en définissant leurs noms et le type de données qu'ils vont contenir, on ajoute généralement une Description Il faut avoir réfléchit au préalable àla structure de la table Assistant Table Access vous propose une aide pour créer la table Importer la Table Très utile pour importer d'anciens documents comme des feuilles de calcul excel, ou bien importer une table qui existe déjà dans une auter base de données Attacher la Table permet d'utiliser une table qui existe déjà dans une autre base de données, sans avoir à recréer la table. Nous allons maintenant nous faire aider par l'assistant Sélectionner Assitant Table Puis Clic OK

12 Utilisation de l'assistant création table La boite de Dialogue ci dessous s'ouvre Sélectionner le type de table, Affaire ou Privé Les exemples de tables changent en fonction de ce choix. Sélectionner Affaires Dans la liste Exemple de Tables Choisir celle qui se rapproche le plus de ce que vous voulez créer. Ici choisir Contacts Indiquer quels sont les champsdont vous souhaitez disposer dans votre table Ici, choisir NomFamille Adresse Ville Département Remarques RefListePublipostage La flèche >> permet de sélectionner tous les champs La flèche < permet de supprimer un champ sélectionné par erreur Les champs choisis apparaissent dans la fenêtr de droite Enfin, vous pouvez renommer un nomde champ à votre guise Pour finir Clic sur Suivant

13 1 : Donner un nom à votre table (max 64 caractères). Conseil : Donnez un nom parlant Ici : taper Adresses 2 : Indiquer comment définir la clé primaire de la table (Nous verrons plus loin ce qu'est une clé primaire) Clic sur Non,... 3 : Clic sur Suivant

14 1: Vous avez choisi de définir vous même la clé primaire : c'est ici àl'aide de cette liste déroulante que vous choisissez le champ qui sera la clé primaire Ici Choisir RefListePubliPostage Puis choisir l'option Numeros et lettres entrés... NOTIONS DE CLE PRIMAIRE Dans votre table, chaque enregistrement se rapporte à un client différent. IL faut pouvoir identifier chaque client de manière unique ! Et précise ! Le nom du client n'est pas suffisant, car deux peuvent sappeler Dupont. Nom & Prénom n'est pas bon nonplus, on peut avoir deux Jacques Martin. Dans la vie réelle, vous posséder une clé primaire : c'est votre numéro de sécurité sociale... Pour créer une clé primaire, vous pouvez donc choisir un champ dont vous savez que chaque client sera unique (son n° de sécu par exemple) ou bien vous pouvez laisser à Access le choix de créer un nouveau numéro unique chaque fois qu'une nouvelle ligne (nouvel enregistrement) sera créé dans la base de donnée, montrant ainsi qu'un nouveau client est apparu NOTE : si vous choisissez cette dernière possibilité, un même numéro ne peut être supprimé puis recrée. Donc si un client est supprimé de la table, puis repparait plus tard, il aura forcément un numéro client différent de celui qu'ilavait avant

15 La boite de Dialogue suivante permet de définir les realtions entre tables Comme nous n'avons pas vu cette notion, Clic simplement sur Suivant

16 C'est la dernière boite de dialogue de l'assistant création de tables On va ensuite voir notre table Soit en mode Création Soit en mode Affichage Choisir Création Puis Clic Terminer

17 Si on n'avait pas utilisé l'assistant, on aurait directement ouvert cet affichage, mais les lignes auraient été vides. Il existe plusieurs Type de données qui peuvent êtr choisis en fonction de ce que doit contenir le champ. Nous voyons que l'assistant d'access a déterminé automatiquemetn deux types de données LES TYPES DE DONNEES : Texte : lettres ou chiffres, max 255 caractères; on peut rechercher dans le champ, maispas calculer Mémo : lettres ou chiffres max caractères. Les mémos ne peuvent pas êtr recherchés ni manipulés; ils servent à stocker par exemple des images Numérique : des nombres uniquement (on peut calculer avec) Numero Auto : Clé primaire d'access Oui/Non : valeur booléenne Numérique Date/Heure Monétaire : permettent d'utilsier des formats prédéfinis Objets OLE : insertion decomposants d'autres applications sous Windows. Par exemple un dessin ou une image qui pourront être modifiés depuis Access Liens hypertexte : un clic dessus ouvrira la lien Assistant de liste de choix : ouvre l'assistant Access

18 Pour modifier un nom de champ : 2bClic dessus, puis modifier Pour changer le Type de données qu'un champ va contenir, ouvrir la liste déroulante, puis choisir le type voulu Pour déplacer la place d'un champ Clic sur la case grise à gauche puis glisser déposer àl'endroit voulu cf. : flèche verte NOTE :Aide contextuelle Clic sur un champ : Taper F1 Apparait alors l'aide concernant ce champ

19 Les propriétés des champs Pour chaque champ, il est possible de définir ses propriétés de manière plus précise. Par exemple pour le champ ville : Nous allons augmenter sa taille (nombre de caractères que peut comprendre le nom de la ville) à 60. Nous allons également préciser que son indication est obligatoire : Null interdit :oui Chaine vide..:non Le champ qui sera utilisé comme clé primaire est indiqué par la marque Il est possible de changer le champ qui fera office de clé primaire, à l'aide d'un clic droit de la souris sur l'une de ces cases grisées. Nous verrons plus loin qu'onpeut définir des clés primaire sur plusieurs champs. NOTE : lors de la fermeture de la table, on vous demande si vous voulez enregistrer les modifications effectuées.

20 Ouvrir une table en mode feuille de données Clic droit de la souris sur la table Adresses, puis clic Ouvrir ou bine :dbClic sur la table La table s'ouvre en mode Feuille de données. Elle ne contient encore aucun enregistrement. Pour la visualiser en mode création : clic droit,puis Création. Ou bien clic sur l'icone création On peut alors rentrer directement des données dans les champs (les cellules) commeon le ferait dans une feuille de données excel. On passe d'une cellule à la suivante avec la souris, ou la tabulation. Si la table contenait plus d'enregistrement que ne peut en afficher la fenêtre (lignes à l'écran), on pourrait passer d'un enregistrement au suivant par la barre de navigation ou bien aller directement àl'enregistrement numéro n en tapant n ici : puis en validant avec un retour chariot De même si on ne peut pas afficher toutes les colonnes, l'ascenceur horizontal permet de les faire défiler àl'écran

21 Essayer de rentrer des données dans la table, comme indiqué ci contre. Ajouter plusieurs lignes. NOTE 1. Comme RefListe..., essayer de taper le code D10A2 Vous voyez que vous ne pouveze pas faire apparaitre le 2 !!! Affichez la table en mode Création : vous voyez que le champ est un texte à quatre caractères, donc impossible de faire entrer 5 caractères. Si vous devez avoir un code à 5, chagez les proprités du champs à 5 caractères. NOTE 2. En augmentant la longueur d'un champ, vous ne perdez aucune données dans la table. En diminuant la longueur d'un champ, toutes les valeurs qui sont plus courtes seront tronquées. NOTE 3. Pour un champ décimal, utiliser soit la virgule soit le point en fonction du paramétrage de Windows Au besoin changer le pour pouvoir utiliser le point du pavé numérique : Panneau de configuration |Options régionales, Onglet = Nombre, Symbole décimal La même remarque est valable pour les dates, heures et symboles monétaires En mode Feuilles de données, Access se comporte presque exacctement comme Excel. Vous pouvez donc copier des cellules, des lignes des colonnes. Redimensionner les largeurs de colonnes, les hauteurs de lignes Déplacer une colonne vers la gauche ou vers la droite Modifier la taille des lettres, leur couleur et la police utilisée, mais cela s'applique à toute la feuille et non à une seule cellule Vous pouvez ajouter une nouvelle colonne, ou en supprimer une ; cela sera appliqué automatiquement sur la table. En fait il est FORTEMENT conseillé de n'ajouter ou supprimer des colonnes qu'en mode Création, après avoir bien réfléchi...

22 Figer des colonnes Ouvrez la table Articles en Feuille de données Elle contient plus de colonnes qu'on ne peut en visualiser à l'écran. Or les données qui vous intéresse sont le Code Article, La désignation et le prix unitaire. Sélectionner la colonne Code Article, puis menu Format |Figer les colonnes Faites de même avec les colonnes Désignation et prix unitaire L'aspect de la feuille a changé, les 3 colonnes qui nous intéressent sont bloquées sur le bord gauche de la feuille L'ascenceur horizontal permet de faire défiler la visu sur les autres colonnes, sans déplacer les colonnes figées Utiliser le menu Format | Libérer les colonnes pour annuler cette opération. NOTE : en cas d'impression, si les colonnes dépassent la largeur d'une page, les colonnes figées sont imprimées sur chaque page supplémentaire.

23 Cacher, Afficher les colonnes Menu Format | Afficher les colonnes La boite de dialogue contextuelle ci contre apparait Les colonnes qui s'affichent à l'écran sont cochées, les autres resteront invisibles. Vous pouvez cocher seulement celles qui vous intéresse, comme vous les avez figées précédemment. Note Pour cacher une seule colonne, séletionner la, puis menu Format | Masquer les colonnes Note : quand vous enregistrez la table, vous enregistrez également les options de présentation telles que vous les avez modifiées

24 Aperçu avant impression Tout comme dans Excel, vous avez : menu Fichier | Aperçu avant impression, la possibilité de voir en grandeur réelle comment se passera une impression. Cela est utilise en particulier pour vérifier que vos colonnes seront bien sur une seule page Onglet :Installation pour modifier les marges et leformat de la page Onglet Fermer pour quitter l'aperçu Ces icones permettent de voir 2 ou 4 pages simultanément Permet de faire défiler lespages

25 Trier les enregistrements 1 : Sélectionner une colonne 2 : Appliquer un tri croissant ou décroissant 3 : résultat = la feuille entière est triée d'après les valeurs croissantes ou décroissantes de la colonne choisie NOTE : Il est impossible de trier uniquement la colonne Pour retrouver un tri d'après la clé primaire : ùmenu Enregistrements | Afficher tousles Enregistrements NOTE :si en fermant la table vous sauvez, le tri actuel sera suavegardé et la table s'ouvrira ainsi triée la prochaine fois.


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