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1 DEMATERIALISATION Dématérialisation de la transmission des actes soumis au contrôle de légalité

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Présentation au sujet: "1 DEMATERIALISATION Dématérialisation de la transmission des actes soumis au contrôle de légalité"— Transcription de la présentation:

1 1 DEMATERIALISATION Dématérialisation de la transmission des actes soumis au contrôle de légalité

2 2 I - Présentation de l'application Les acteurs : Au niveau central : Le maître douvrage : la DGCL Le maître dœuvre : la DSIC Au niveau local : Les collectivités et associations délus (AMF, ADF, etc.) Les 2000 agents des préfectures, sous-préfectures et SGAR concernés par le contrôle de légalité

3 3 Urbanisation dACTES Cest un outil qui permet ou permettra dêtre en relation avec toutes les entités administratives dune manière dématérialisée et en temps réel. I - Présentation de l'application

4 4 Circuit de transmission dun acte Collectivité ou EPL Serveur Actes Tiers de transmission Préfecture ou sous-préfecture Sas web MI AR, échanges avec les CEPL et messages derreurs SMPT MI Envoi de lacte Emission de laccusé de réception I - Présentation de l'application Dépôt flux ip sécurisé

5 5 ACTES, quest-ce que cest ? I - Présentation de l'application Il permet : Un échange dématérialisé des actes, des accusés de réception, des courriers (lettre simple, lettre d'observation, demande de pièces complémentaires....) Le suivi de tout le processus de contrôle de légalité des actes avec calcul automatique des délais de recours Le contrôle budgétaire automatisé également

6 6 II – Comment lapplication se présente pour la collectivité Envoi dun acte au contrôle de légalité

7 7 Interface fictive dun TdT 1. Accéder à lapplication II – Comment lapplication se présente pour la collectivité

8 8 Interface fictive dun TdT 2. Décrire lacte à télétransmettre

9 9 Interface fictive dun TdT 4. Le maire ou lélu habilité signe «électroniquement» lacte et : Soit renvoie lacte à lagent habilité à le télétransmettre au contrôle de légalité Soit renvoie lacte à lagent habilité à le télétransmettre au contrôle de légalité Soit envoie lacte lui-même depuis son ordinateur Soit envoie lacte lui-même depuis son ordinateur II – Comment lapplication se présente pour la collectivité

10 10 II – Comment lapplication se présente pour la collectivité Interface fictive dun TdT 5. Consulter les retours préfecture

11 11 Interface fictive dun TdT 6. La télétransmission est confirmée II – Comment lapplication se présente pour la collectivité

12 12 II – Comment lapplication se présente pour la collectivité Interface fictive dun TdT 7.Afficher laccusé de réception de lacte télétransmis

13 13 a) Suppression des photocopies de tous les actes soumis au contrôle de légalité. b) Réduction des coûts : PapierPhotocopieAffranchissement c) La collectivité devient actrice de la protection de lenvironnement. III – Les avantages pour la collectivité

14 14 d) La collectivité est assurée que lacte est bien arrivée en Préfecture ou en Sous-Préfecture car lapplication Actes émet un accusé de réception à chaque document télétransmis. d) Gain réel de temps : en 3 clics les documents sont télétransmis (très intéressant pour les budgets et les marchés). III – Les avantages pour la collectivité

15 15 a) Partage de linformation en temps réel. b) Facilite le travail de contrôle, les personnels peuvent mieux se consacrer à leur mission de conseil auprès de la collectivité. c) Plus darchivage papier. Les actes sont classés sur la plate forme du Ministère de lIntérieur. IV – Les avantages pour les services de lEtat

16 16 Choisir un tiers de télétransmission (liste arrêtée par le Ministère de lIntérieur). Choisir un tiers de télétransmission (liste arrêtée par le Ministère de lIntérieur). Signer une convention entre le représentant de la collectivité (Maire, Président EPCI) et le représentant de lEtat. Signer une convention entre le représentant de la collectivité (Maire, Président EPCI) et le représentant de lEtat. Disposer de lapplication TOTEM pour transmettre les documents budgétaires sous format XLM. Application gratuite à télécharger. Disposer de lapplication TOTEM pour transmettre les documents budgétaires sous format XLM. Application gratuite à télécharger. Disposer de la nomenclature qui permet de classer les actes. Disposer de la nomenclature qui permet de classer les actes. V – Moyens nécessaires pour mettre en œuvre les télétransmissions

17 17 Pourquoi la dématérialisation ? Ordonnateur PJ émises par tiers PJ émises par des tiers Pièces comptables + PJ Ordonnateurs CDG-D Fournisseurs Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance. DGFiP

18 collectivités et établissements publics locaux collectivités et établissements publics locaux Economie en coût de gestion des supports de traitement des données budgétaires et comptables : Economie en coût de gestion des supports de traitement des données budgétaires et comptables : - Coût du papier, de l impression, de son stockage, de son affranchissement postal ou de son transport - Coût d archivage des documents papier conservés par l organisme. Les enjeux de la dématérialisation La dématérialisation répond à des exigences de développement durable 55 %

19 19 Une démarche partenariale Confortée par larrêté du 3 Août 2011 mettant à jour larrêté du 27 juin 2007: :(BCFR A) généralisation du PES V2 à compter du 01 janvier 2015, en remplacement des protocoles historiques Charte nationale Partenariale Signée le associations nationales dordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Structure Nationale Partenariale Accessible sur : Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010 rassemblant lensemble des préconisations nationales Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.

20 20 Qu est-ce quon dématérialise ? Les pièces comptables : Les mandats Les titres de recette Les bordereaux de mandats et de titres dès lors quils sont signés électroniquement Le passage au PES V2 emporte la dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats.

21 21 Qu est-ce quon dématérialise ? Les pièces justificatives (PJ) : Produites par les tiers : Factures Pièces dexécution de marchés publics Produites par la collectivité : Paye Délibérations, arrêtés et décisions Pièces de passation de marchés publics Actes dengagement Contrats Intervention sociales États de frais déplacement Factures de recette Documents budgétaires etc...

22 22 Phase 1 Étape 1 LANCEMENT Étape 2 CADRAGE Préalable VALIDATION du progiciel EDITEUR Phase 3 Étape 4 PASSAGE en PRODUCTION et à la DEMATERIALISATION Phase 2 Étape 3 VALIDATION de la collectivité Sarticule en 4 phases pour garantir la qualité de linformation et lexploitation par Hélios Le préalable : la validation complète du logiciel de léditeur associée à une collectivité représentative sur les domaines gérés, suivie par la Mission Déploiement de la Dématérialisation (MDD) de la DGFIP Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux Une phase de test menée par la collectivité avec le soutien de léditeur Le passage en production des domaines de la dépense et de la recette : dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par la DRFiP/DDFiP, la date est arrêtée avec la MDD Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut seffectuer après quelque temps dusage Le processus de passage au PES

23 23 La dématérialisation des pièces justificatives Le référencement s appuie sur deux éléments : Lidentifiant unique (identifiant technique) Lidentifiant unique (identifiant technique) remplace lagrafe du mandat/titre et de la PJ remplace lagrafe du mandat/titre et de la PJ lie sans ambiguïté le mandat/titre à sa PJ (obligation réglementaire pour la collectivité) lie sans ambiguïté le mandat/titre à sa PJ (obligation réglementaire pour la collectivité) est partagé par tous les acteurs de la chaîne : ordonnateur, comptable, juge des comptes est partagé par tous les acteurs de la chaîne : ordonnateur, comptable, juge des comptes Le nom de la PJ dématérialisée Le nom de la PJ dématérialisée indispensable pour une meilleure gestion des documents indispensable pour une meilleure gestion des documents nécessaire pour l archivage. nécessaire pour l archivage. Leur référencement dans le PES V2 (PES-PJ) Leur référencement dans le PES V2 (PES-PJ)

24 24 La dématérialisation des documents budgétaires Une offre de dématérialisation des documents budgétaires au format XML Une offre de dématérialisation des documents budgétaires au format XML Budget principal, budget supplémentaire, décisions modificatives et compte administratif Budget principal, budget supplémentaire, décisions modificatives et compte administratif Nomenclatures comptables : M14, M52, M71, M4 et M4x Nomenclatures comptables : M14, M52, M71, M4 et M4x Intégralité du document budgétaire (y compris les annexes) Intégralité du document budgétaire (y compris les annexes) Tous les organismes relevant des nomenclatures précitées, avec ou sans le PES dHélios Tous les organismes relevant des nomenclatures précitées, avec ou sans le PES dHélios La mise en œuvre par la collectivité repose sur : La mise en œuvre par la collectivité repose sur : la mise à jour du progiciel financier pour générer les documents sous la forme de fichier au format XML la mise à jour du progiciel financier pour générer les documents sous la forme de fichier au format XML loutil TOTEM qui permet denrichir le fichier (compléter les annexes des documents) : outil mis à disposition des collectivités, gratuitement par la DGCL, à ladresse : budgetaire.org loutil TOTEM qui permet denrichir le fichier (compléter les annexes des documents) : outil mis à disposition des collectivités, gratuitement par la DGCL, à ladresse : budgetaire.orghttp://odm- budgetaire.orghttp://odm- budgetaire.org loutil XéMéLiosV5 pour visualiser des documents dématérialisés. Outil gratuit loutil XéMéLiosV5 pour visualiser des documents dématérialisés. Outil gratuit Le document dématérialisé est transmis : Le document dématérialisé est transmis : à la DGCL (Actes-budgétaire) à la DGCL (Actes-budgétaire) à la DGFiP (Hélios) et in fine à la CRC dans l'archive du compte de gestion sur pièces dématérialisé à la DGFiP (Hélios) et in fine à la CRC dans l'archive du compte de gestion sur pièces dématérialisé Les modalités de transmission à Hélios : Les modalités de transmission à Hélios : PES-PJ autonome typé document budgétaire disponible depuis lété 2012 PES-PJ autonome typé document budgétaire disponible depuis lété 2012 Modification par le comptable assignataire du paramétrage de transmission pour les documents budgétaires au niveau des protocoles déchanges pour le budget collectivité concerné Modification par le comptable assignataire du paramétrage de transmission pour les documents budgétaires au niveau des protocoles déchanges pour le budget collectivité concerné A titre transitoire, l'ordonnateur continue dattester le caractère exécutoire sur la délibération papier qui accompagne le flux PES ou le CDROM A titre transitoire, l'ordonnateur continue dattester le caractère exécutoire sur la délibération papier qui accompagne le flux PES ou le CDROM

25 25 La collectivité a le choix, selon les situations précisées ci-dessus, entre : Le PES titre individuel, Le PES titre récapitulatif + le PES titre ORMC. Avec l arrêt de ROLMRE au 1er janvier 2015, la collectivité doit passer au PES V2 avant cette date pour poursuivre la gestion TIPI, sauf si elle fait du prélèvement à l initiative du comptable. Dans ce cas, le passage au PES V2 doit être anticipé au 1er février Son impact sur TIPI

26 26 Les collectivités concernées par le prélèvement doivent dès à présent privilégier une démarche globale du processus de dématérialisation de la chaîne comptable et financière. Les collectivités concernées par le prélèvement doivent dès à présent privilégier une démarche globale du processus de dématérialisation de la chaîne comptable et financière. Celle-ci s effectue en trois étapes : Celle-ci s effectue en trois étapes : 1 Changement de protocole pour le PES V2 ( en recette et dépense ) 1 Changement de protocole pour le PES V2 ( en recette et dépense ) 2 Signature électronique des bordereaux 2 Signature électronique des bordereaux 3 Dématérialisation des Pièces Justificatives 3 Dématérialisation des Pièces Justificatives qui peuvent être menées de façon simultanées ou étalées dans le temps en fonction du rythme d avancement du projet et de l implication de ses différents acteurs (Ordonnateur, éditeur, réseau DGFIP). En conclusion


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