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Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 091 Séminaire des Régions 13 mars 2009 Bienvenue à Strasbourg Quand.

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1 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 091 Séminaire des Régions 13 mars 2009 Bienvenue à Strasbourg Quand un homme rêve, cest un songe Quand ils sont plusieurs, cest déjà une réalité

2 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 092 Ordre du Jour Bienvenue10 h 30 Questions administratives10 h 45 Rappel des objectifs h 15 Nos Succès h 00 Déjeuner13 h 00 Action Nationale14 h 00 Objectifs h 30 Communication (int. et ext.)16 h 45 Conclusions17 h 15 Retour à lhôtel 17 h 30 Visite piétonne, et découverte18 h 30 Diner21 h 00

3 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 093 Bienvenue à Strasbourg Soyez les bienvenus Tour de table –Ils se connaissent Alain Wiebel – DR Est (depuis 2 ans plus) – SG depuis 3 ans, Nicolas Henry Lepaute –DR Paca depuis 3 mois – SG depuis 12 ans – Dra (depuis 3mois) Eric Martin – DR a PACA - Resp Grd Travaux CHU Nice – Arseg depuis 2 ans – Président de H360 Lionel Cottin – DG depuis 10 ans Bernard Schnaffer – RSG Bouygues Tel Strasbourg depuis 6 ans – Dra Est Francoise Simon – Permanente Deleg Est depuis 5 ans Clémentine Aggoun – Permanente Deleg RA depuis 8 ans Pascal Tersoglio – DR a RA - RSG Sanofi Pasteur depuis 9 ans – Arseg depuis 8 ans Valérie Ballet – Permanente Deleg Nord depuis 2 ans Pascal Fournier – RSG Arc internat. – Dra Nord depuis 1an Thierry Cadiot – RSG depuis 2000 – CoDir depuis 3 ans – Bureau depuis 2 ans Jacqueline Bijou – Permanente Deleg Paca Philip Corlay – DR a Bordeaux / sud Ouest – –Et oui, il y a des nouveaux ! Bienvenue à la nouvelle Délégation Antonio Piffaret – DR a Ouest depuis 2 mois – Bouygues TEL 6 Arseg depuis 4 ans – RSG depuis 15 ans Thomas Reynard – DR a Ouest depuis 2 mois – 4 ans achat indus – RSG Bouygues Nantes Arseg depuis 1 an –Excusés Mathieu Pépin – DR Ouest - Audiencia Jean Luc Dedieu – DR Sud Ouest - Spie Thierry Ribes – DR a Toulouse - DSI

4 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 094 Bienvenue à Strasbourg Merci à ceux qui ont fait 2008 –Monique Piotelat –Mathieu Pépin Et vous la crise ? –Alain : SG -20% sur FM –Nicolas : - 10% - tous travaux suspendus –Eric : pas dimpact significatif à ce jour – recherche de « rentabilité » –Lionel : Sondage sur limpact : décisions dexternalisations (25%) Impact : Voyages, flotte auto, loyers Recul de 8% du nombre de cotisants (risque – 15 en Q et – 11 en valeur) Investist sur le site web figé, mais pas la comm Nbre de séminaires réduit (un au lieu de deux) –Philippe – Bernard - Antonio : pas de décision annoncée, mais surveillance des sous traitants, optimisation des budgets 2009 et investissement gelés – réflexion sur le ROI confort – sensibilisation des collaborateurs Recherche de – 20 % –Pascal T : lenjeu est plutôt à deux ans – investissement de confort bloqués – Consolidation de sites –Pascal F. : Position dattente – visibilité par semestre – travail sur lexternalisation –Thomas : Marché très tendu – Economies à réaliser –Thierry : - 10 %, pour linstant..

5 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 095 Questions administratives Budget 2009 –Coût des voyages 44 k en 2009 Report des séminaires Abandon de CWL, Nouvelle procédure –Coût de nos réceptions –Développer la voix sur IP –Révision à la baisse Le nouveau budget vous sera communiqué le 16 par LC Révision du budget par le bureau à fin mars et à fin juin Participation au Codir –Toutes les régions sont représentées –Venez au CoDir chaque région est attendue 2 fois par an A tour de Rôle Structure –Profil de nos chères permanentes –Attendus du siège –Approche sur les rôles et missions ( Note : Ce travail sera développé dans laprès midi ) des comités locaux des permanents locaux des membres associés locaux

6 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 096 Questions administratives Relance et actions de fidélisations, développement du nombre dadhérents de la délégation –Relance Le Central est-il légitime pour réaliser les relances ? –Cest bien de le faire en régions –Nous avons rencontré un problème de fond et de forme (B S), mésentente sur les délais –Trame, argumentaire, Le dossier présenté par Josselin en Février était complet Processus ( dès maintenant et pour 2010 ) –Appel de fonds en Novembre (central) –Limite de paiement 31 janvier (central) –Relance par mail en février (central) –Relance par téléphone (intérim en central) février »Note : pourquoi ne pas confier ce travail aux permanentes (en extension de leur mi-temps ?) –Action locale sur retour basé sur le fichier central fin février, mars »Fichier transmis par le central toute les semaines, importance de lactualisation de ce fichier »Etat des adhérents qui ont payé, ceux à relancer »Intérêt du contact local –Reporting avec national sur les relances ciblées locales à partir de début mars –Actions de fidélisations et de prospection Privilégier lApproche directe Organiser des contacts B to B (N HL) Offrir de nouveaux services comme loption Protection Juridique de lindividu ? (E M) idem H 360 (permet de fonctionner par prélèvement automatique mais à noter que cotisation réglée par individus, pas entreprises) –Cette idée sera soumise au bureau

7 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 097 Nos Succès 2008 En résumé Une nouvelle délégation Une équipe soudée Un nouveau site Web, avec des pages régionales Des lauréats à la nuit des Trophées, Yes

8 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 098 Rappels de nos objectifs 2009 Séminaire du 21 novembre

9 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 099 Rappels de nos objectifs 2009 Séminaire du 21 novembre

10 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0910 Et oui cest lheure.. Pause déjeuner

11 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0911 Ordre du Jour Bienvenue10 h 30 Questions administratives10 h 45 Rappel des objectifs h 30 Nos Succès h 00 Déjeuner13 h 00 Action Nationale14 h 00 Objectifs h 30 Communication (int. et ext.)16 h 45 Conclusions17 h 15 Retour à lhôtel 17 h 30 Visite piétonne, et découverte18 h 30 Diner21 h 00

12 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0912 Actions nationales SISEG : Porte de Versailles, 31 mars, 1 er et 2 Avril –Participation ? Tous le monde –Planning de présence sur le stand auprès de Salima Sinscrire –Autres Cocktail Renault le 1 er soir Trophées de linnovation le 2 ème Soir Siseg Green Convention (incl. AG) : Lieu en cours de validation, Vendredi 12 juin –Quelle visibilité ? Séminaire 2009 : Lieu en cours, samedi 13 juin –Présence obligatoire Trophée des Services Généraux : Décembre 2009 –Encore un Lauréat ? –Et pourquoi un seulement ? Arseg info + conférences –Faire remonter les « interviewables » auprès de Clémentine

13 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0913 Objectifs 2009 Revue des ambitions –La progression de 25 % est-elle réaliste ? Révision de nos objectif : à minima ne pas perdre de membres Développer le réseau, En mettant laccent sur le Benchmark, la crise est lopportunité de montrer lavantage du réseau –Chaque région nous propose une idée : outils, projets,... (Par exemple : phoning, transverse, interpro,..) –Comment les met-on en oeuvre, sont-elles réalisables ? –Nota : vous avez tous la possibilité de créer des bureaux, des antennes, après accord du VP et du Bureau; cela répond à une problématique de distance et de disponibilité Discussion sur la Gouvernance : –Une délégation repose sur lengagement de quelques personnes –A W : Nous gérons un comité qui existe mais qui ne fonctionne pas Comment faire, pourquoi ne viennent-ils pas ? Doit-on dissoudre le comité ? : Si besoin Leur capacité à sengager nest pas en rapport avec nos besoins La conséquence doit-elle être, un déclin si le capitaine ne peut plus assurer ? A linverse, il ne faut pas hésiter à demander à qquun de passer la main –Est-ce que 2 bénévoles plus la permanente en délégation moyenne est un chiffre normal? L C : Le thème de lengagement sera abordé lors du prochain séminaire L C : On a tendance à vivre sur lacquis et à empêcher, sans le vouloir, linclusion de nouveaux Ne pas hésiter à confier des missions ponctuelles à des membres adhérents pour répondre à –une problématique de besoins –et de disponibilités (Utiliser la disponibilité partielle de certains pour des missions ponctuelles)

14 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0914 Objectifs 2009 Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): –Région PACA: Travail sur la confiance, la proximité, –se déplacer, le rencontrer –Privilégier le rapport humain Travail sur des portes paroles, des représentants –Selon les disponibilités, –Selon le caractère (facilité de contact) Travail sur le réseau des MASS, quil faut développer –Abandonner la casquette Client/ fournisseur, créer un partenariat –Exemple de la visite de lALAT –Le MASS a recommandé 2 membres qui sont des prospects Etre à lécoute des adhérents –Sondage auprès MACT sur les thèmes, les sujets –Leur donner le retour Etre présent sur le terrain –Sur les salons –En relationnel B to B (AW :Remarque : le sud a un rythme différent, cest structurel, au nord dAix il est plus difficile de se libérer) –Relancer les membres en sommeil, cest une priorité »Le danger de les perdre est réel »Mais nous sommes peu nombreux a être réellement actif Développer lInter-associatif –Dans le club des Dirigeants dont une de ses commissions –Avec les RH, les CG, les DCF, la finance, etc.. A lexemple la conférence sur le thème durablement humain Les résultats attendus : maintien du nombre dadhérent –Chiffre au 12/3 38 adhérents (37 Vs N-1)

15 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0915 Objectifs 2009 Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): –Région Nord : Dans la délégation NPC, seul le Nord est vraiment représenté; –Développer le Pas de Calais et la Somme –Axer sur la Somme car il existe un membre engagé Sappuyer sur les MASS qui sont source de prospect –N HL : grosse volonté des MASS de sinvestir ? –Est, RA : Inviter les MASS à petit déjeuner avec le DR »Les MASS sont demandeur de Business, Interassociatif : –se rapprocher des CCI –des autres associations (exemple le CDAF qui a de bonnes relations au niveau national) »L C : Utiliser le national pour créer les contacts Effet de boule de neige en travaillant les dormants –Questionnaire sur les attentes et les frustrations –Définir de nouveaux services »Exemple changer les dates de réunions Une journée de sensibilisation et dutilisation au portail ARSEG –Une session le matin et une le soir –Mise à dispo dune salle de formation par un adhérent –Délai deux heures (incl. Démo, Questions-réponses, café, etc..) Note : le fichier de compétences des membres actifs développé par le NPC na pas pris, mais fonctionne en Est –Il fonctionne en Benchmark local –Nom, prénom, téléphone, derniers projet mené, compétences »Obligation dinformer les personnes de la diffusion de ce fichier (CNIL)

16 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0916 Objectifs 2009 Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): –Région Est: Pas de pourcentage dobjectif –mais un qualitatif, –vers les adhérents représentatifs –Qui génère un effet dentraînement pour les MASS et les MACT Consolider lexistant –4 relances mensuelles dont les membres en sommeil –Continuer le travail sur la qualité des sujets, des animations et conférences Prospecter : –Travailler à partir dun fichier qualifié, un fichier CCI (par exemple) Développer lInter associatif –Par la CCI (exemple intervention sur la semaine des PME) –Le Club daffaire Franco allemand Encourager le développement de la branche champenoise –Ils ont envie de se retrouver –Apporter un support de la délégation Est Projet sur la Lorraine –Dans lesprit des Champenois Résultats attendus idem 2008, mais objectif +10 % (3 à 4 membres)

17 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0917 Objectifs 2009 Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): –Région Sud Ouest: Renforcement de la délégation autour des deux pôles Toulouse & Bordeaux –Historiquement la délégation est à Toulouse… –…mais Bordeaux se réveille ! Point de départ faible, pour des raisons historiques –Problème de distance entre Toulouse et Bordeaux Créer un réseau bordelais –Avec laide Jacqueline –Avec lappui du national (LC + TC) –Qui aura un effet dentraînement sur Toulouse Actions –Faire du « sourcing » avec les prestataires –Pour isoler des bonnes volontés –Pour créer un noyau dur »Car sengager cest aussi du temps »Tenir une délégation seule : cest mission impossible »Constituer un noyau dur sera la priorité –NHL : Nous pouvons venir avec Jacqueline en appui

18 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0918 Objectifs 2009 Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): –Région Ouest : A. Notre Délégation se donne pour ambitions en 2009 : –dOptimiser le développement de notre réseau régional –de Relayer et promouvoir les activités de lARSEG –de Contribuer à la valorisation des métiers de notre secteur dactivités. B. Pour ce faire, notre Délégation envisage pour 2009 les actions suivantes : –Optimiser le fonctionnement de notre réseau régional »Constituer un fichier stable de participants actifs »Favoriser la diffusion de bonnes pratiques entre membres »Initier des rencontres et visites de sites (hors membres) –2. Relayer et promouvoir les activités de lARSEG »Faire intervenir des Experts des sujets traités dans la Revue »Relayer au plan local les initiatives proposées par le CA de lARSEG »Organiser des actions de formations décentralisées –3. Contribuer à la valorisation des métiers de notre secteur dactivités. »Informer les membres sur les évolutions de notre profession »Echanger sur les enjeux de nos métiers »rencontrer dautres associations métier régionales C. Pour y contribuer, les activités suivantes pourront être organisées –Trois Dîners thématiques –Visites de sites ex : Ouest France –Un « mini congrès » régional annuel –Planning prévisionnel »Février 09 : Réunion du Bureau régional – Validation du plan dactions »Mars 09 : Visite dun site – Stade de la Baujoire 15 personnes »Avril 09 : Diner thématique »Juin : Visite dun site »Septembre : « mini congrès » régional annuel (Visite de site, débat, diner) Quelles sont les attentes de membres de lOuest –Avoir des ratios régionaux –Mise en œuvre des contacts : Steelcase, Hertz, Veritas –Pérenniser le Trio nantais –Ouvrir la porte aux amis Rennais

19 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0919 Objectifs 2009 Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): –Région Rhône Alpes : Ne pas perdre la dynamique initiée depuis un an –Se concentrer sur lanimation de la délégation –Gérer la délégation sur le court terme, en raison du changement de Gouvernance Travailler sur la fidélisation pour lutter contre le turn-over Nous avons mis en place un système personnalisé pour laccueil des nouveaux : –le parrainage »AW : attention à ne pas négliger les anciens ! »Cest une question de temps –LC : Le vrai piège est le groupe constitué qui exclut Inter-associatif : –on est sollicité, pour une manip précédemment gérée par les DCF –Mais il faut trouver un volontaire au sein du Coral pour le gérer Tenir des réunion danimation du réseau –Rencontre partage : guider les gens, présenter les outils –Ateliers déchanges débats (à limage des DCF), à linitiative des MASS –Augmenter le temps déchange durant les réunions mensuelles –Répondre à un besoin grandissant de réseau (crise oblige)

20 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0920 Communication Interne Information du Bureau à destination des régions: –La dynamique régionale nexclut pas la responsabilité du DR vis-à-vis du bureau (cf. règlement intérieur) –Augmenter la communication, les points dentrées sont L C et T C –Lintérêt des régions est la proximité Etre en lien direct avec lAdhérent et ses besoins Connaitre les attentes de ladhérent et promouvoir les outils Cette action est plus difficile en Région parisienne –Qui sont les adhérents inconnus ? Cette synthèse permet dorienter les décisions Remonter linfo des régions pour les bureaux, au VP pour les 1 er et 3 ème Mercredi du mois, et les Comité Directeur une fois par mois Rencontre téléphoniques inter-régionales ? –Lintérêt des conférences téléphoniques régulières nest pas acquis –Mais alors, comment remonter linfo des conférences réussies aux autres régions: Par les permanentes qui reportent à leurs DR Permet de donner aux autres des idées de conférence Utiliser lespace collaboratif : LC va créer un tableau récap des infos sur les conf et réunions tenues Elargir la liste de diffusion des comptes rendus Le séminaire –permet déchanger des réussites « extra ordinaires » –mais aussi les bonnes pratiques –Il est un outil fédérateur

21 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0921 Communication externe : Relation Presse Malgré la période de prudence budgétaire, –le bureau a décidé de maintenir le contrat de lagence de communication Meanings Car les résultats sont probants : 45 parutions en 3 mois Car nous ne voulons pas perdre le travail de ces deux dernières années –Nous ne voulons pas que les SG soient les fonctions sacrifiées sur lautel de la crise et des économies Relations avec la Presse et les Journalistes –Dans le cadre des communiqués de Presse réguliers, vous pourrez être approchés (Les coordonnées régionales sont sur le site de lArseg !) : –Si vous êtes contacté par un (une) journaliste : Ne JAMAIS répondre à limproviste, argumentez que vous êtes en réunion, et que VOUS allez le (la) rappeler Faites vous PRECISER le journal, le nom du journaliste, son téléphone, et le sujet de linterview, Excusez-vous de ne pouvoir répondre, et LUI ASSURER que vous le (la) rappelez dans lheure. Contactez Delphine Laurain au siège ( ou 99 25), et à défaut lagence Meanings –Dans tous les cas, Delphine rappellera le journaliste Elle lui communiquera le dossier de Presse et largumentaire, et « attribuera » linterview de préférence à un membre qui a été média trainé Elle pourra vous demander de compléter le dossier du journaliste par le côté régional du dossier et vous communiquera à cet effet les éléments Plus et les éléments Moins ATTENTION une interview peut se révéler extrêmement bénéfique quand elle bien menée, mais rapidement catastrophique « par exemple, une externalisation voulue pourra vite devenir la confirmation dune vague de licenciement » ASSUREZ vous auprès de votre direction si vous pouvez intervenir en tant que RSG de lentreprise X, à défaut, vous interviendrez en tant que Délégué régional de lARSEG …. !

22 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0922 Autres points et conclusions Nous allons concentrer nos moyens sur quelques grandes actions pour 2009/2010 –Travailler le réseau Mettre en avant lintérêt du Benchmark pour tout RSG, qui lui permet de répondre aux attentes de leurs directions respectives –Recrutement de membres En privilégiant –La cooptation, –le parrainage –Le réseau Nous allons (devons ?) développer les Buzzys : –Qui existent en Trois types de grilles Select, Expert, Standard La select est la grille simplifiée, il faut la pousser –Pour avoir des chiffres régionaux –Attention les dates sont avancées pour la restitution Objectif 13 juin 2009 –Travail sur les rôles et missions (élaboration de fiches descriptives) : du délégué régional (DR) et de son adjoint (DRA) des comités locaux des permanents locaux des membres associés locaux –La synthèse de ces travaux se fera par mail et sur lespace collaboratif pour une restitution le 13 juin

23 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Strasbourg 13 mars 0923 Je vous propose un fil conducteur pour 2009 : Nous avons choisi la qualité parce que la chance est devenue trop chère Jean Abraham Merci à tous pour votre attention ! Et, rendez-vous pour la visite puis le dîner


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