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Claude Olivier et Cécile Lagoutte

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Présentation au sujet: "Claude Olivier et Cécile Lagoutte"— Transcription de la présentation:

1 Harmonisation et optimisation des procédés dans le processus de création du nouveau CHUM
Claude Olivier et Cécile Lagoutte 10ième Conférence Internationale de Génie Industriel La Rochelle, France 13 juin 2013 Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

2 Les auteurs Claude Olivier, Ph.D, ing Cécile Lagoutte, M.Sc.
Professeur titulaire, Département de génie de la production automatisée École de technologie supérieure Université du Québec Cécile Lagoutte, M.Sc. Conseillère sénior en développement organisationnel, Direction du soutien à la transformation Centre hospitalier de l’Université de Montréal Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

3 Harmonisation et optimisation au CHUM
Plan de la présentation: Introduction Historique du CHUM Problématique Approche préconisée Le programme HOP Les processus et le processus pilote choisi Les résultats Évaluation de la méthode: constats Conclusion Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

4 Introduction D’ici 2016, il y aura à Montréal, la création et l’ouverture de deux nouveaux grands centres hospitaliers : Le Centre Universitaire de Santé McGill: CUSM Le Centre Hospitalier de l’Université de Montréal: CHUM Chacun de ces nouveaux centres va intégrer plusieurs hôpitaux existants et une grande partie de leur personnel. Le défi est de réussir cette intégration. Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

5 Historique du CHUM Créer en 1996, le CHUM regroupe trois établissements hospitaliers universitaires francophones de Montréal: L’Hôtel-Dieu L’Hôpital St-Luc L’Hôpital Notre-Dame Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

6 Historique du CHUM: L’Hotel-Dieu
Fondé en 1642, sur décret de Louis XIV; 246 lits; Services en médecine, chirurgie, cardiologie, grands brulés; Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

7 Historique du CHUM : Hôpital Notre-Dame
Fondé en lits Spécialités en neurologie, transplantation et santé mentale Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

8 Historique du CHUM : St-Luc
Fondé en lits Centre mère-enfant et toxicomanie Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

9 le nouveau CHUM Localisé à l’emplacement de l’hôpital St-Luc, le nouveau CHUM regroupera: Toutes les activités de recherche, d’enseignement et administratives Tout l’hospitalisation: 772 lits Une grande partie des activités ambulatoires 39 salles d’opération Plateaux techniques et diagnostiques à la fine pointe Environ 268,000 mètres carrés Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

10 Historique du CHUM Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

11 Historique du CHUM Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

12 Historique du CHUM Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

13 Problématique: Regrouper dans un même bâtiment: 800 médecins
employés s’approprier un nouvel environnement complètement différent mais surtout: fusionner des équipes cliniques et techniques autour de nouvelles méthodes et de nouveaux protocoles, choisis parmi ceux existants ou développés spécifiquement pour le nouvel environnement; Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

14 Approche préconisée: Enjeux:
Consolider l’identité et la cohésion de l’organisation Fusionner des équipes cliniques Renforcir l’accessibilité à certains services Améliorer l’adéquation entre les ressources humaines, financières technologiques et informationnelles Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

15 Approche préconisée: Gestion de la transformation:
Créer un Comité de transition pour coordonner la transformation du CHUM où prennent part les principaux directeurs de services; Créer la Direction du soutien à la transformation (DSAT) , une quinzaine de personnes mandatées pour former des formateurs mais également les employés et les amener à la nouvelle réalité; Supporter les équipes terrains dans la transformation de leur processus actuel et la transition vers le processus à implanter dans le nouvel environnement; Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

16 Approche préconisée: Trois grandes étapes:
Choisir un nombre restreint de processus, des processus complexes et transversaux, impliquant donc plusieurs intervenants : patients, services et unités de soin; Ils doivent être structurant et démultiplier l’effet sur les autres processus; Procéder à leur réingénierie avec des équipes dédiés; Implanter et assurer la pérennité des processus choisis; Ces processus vont également servir de base d’apprentissage pour former les expertises requises pour l’ensemble des processus; Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

17 Approche préconisée: Le mandat réel de l’équipe:
Développer une méthodologie transférable dans chacun des processus choisis et éventuellement dans les autres processus, permettant d’atteindre les objectifs de réingénierie, d’implantabilité et de pérennité; L’approche HOP (harmonisation et optimisation de processus) a été développée et validée sur un processus pilote. Elle est inspirée de l’approche lean largement connue dans le milieu industriel et de plus en plus utilisée dans les hôpitaux. Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

18 Les programmes HOP: Problématique et contexte Nécessité de réviser les processus en prévision de l’installation sur un site unique Forte variabilité et pratiques sous-optimales pour plusieurs processus structurants inter directions Objectifs Contribuer au bon fonctionnement du Nouveau CHUM lors de son ouverture Développer les capacités internes de l’organisation à prendre des décisions basées sur les données probantes Renforcer dans l’organisation la culture d’amélioration continue de la qualité des soins et des services Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

19 Les programmes HOP: Échéance, budget Coût moyen d’un programme : $ 11 programmes au total jusqu’en février 2015 Durée d’un programme : 9 jours sur 5 mois Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

20 Les programmes HOP: organisation
Programme HOP a été développé à partir d’une approche Lean: Organisation du fonctionnement, connaissance des membres de l’équipe et définition du problème; Formation générale sur l’approche Lean avec simulation fonctionnelle d’une demi-journée: réorganisation d’une salle d’urgence; 3)Gamba; Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

21 Les programmes HOP: organisation
4) Kaisen en deux temps: Première partie : 3 jours finalisation et revue de la cartographie actuelle élaboration des objectifs à atteindre établissement des scénarios Pause: Collecte des données sur le terrain et préparation des simulations Deuxième partie: 2 jours Présentation des résultats Analyse Prise de décision Quotidiennement, les résultats étaient présentés à la direction et les orientations choisies recevaient leur aval; 5) Évaluation; Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

22 Structure des programmes HOP:
Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

23 Processus choisis: Le circuit du médicament: la première dose
Prise de rendez-vous : Accessibilité, Coordination examens / consultations, Information sur la préparation préalable Accueil du patient : Gestion des cartes d’hôpital, Admission Transferts inter-hospitaliers Activités ambulatoires : clinique externe, médecine de jour, chirurgie d’un jour Imagerie : ambulatoire et hospitalisé, volet interventionnel Gestion des lits, zonage des lits : Priorisation d’attribution des lits (soins intensifs, admissions électives, urgence) Gestion du bloc opératoire : Détermination des priorités opératoires / Gestion des listes d’attente Gestion du bloc opératoire : Organisation du travail au bloc / standardisation des pratiques Gestion du bloc opératoire : Accueil des patients Gestion des congés Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

24 Le processus pilote: Le circuit du médicament: Processus transversal
Présent dans les trois hôpitaux Trois procédures différentes plus ou moins automatisées Clientèle complexe, incluant des patients tertiaires et quaternaires Dimensions des unités de soins (chambres privées) Préoccupations liées au modèle de distribution centralisé proposé dans le plan fonctionnel et technique du CHUM et la localisation définitive de la pharmacie dans le pavillon A‘ qui accroit significativement la distance entre la pharmacie et les unités de soins. Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

25 Le processus pilote: le circuit du médicament
Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

26 Le processus pilote: Le circuit du médicament:
Médicaments dans le nouveau CHUM : 5 millions de doses orales par année 500,000 préparations parentérales 4000 ordonnances par jour dont 75% (3000) nécessitent l’acheminement d’une première dose (dose intérimaire) à l’unité de soins Plus d’une dizaine de médicaments par jour par patient en moyenne Dépense de l’ordre de 36 millions de $ Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

27 Le processus pilote: Groupe choisi:
Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

28 Denis

29 Le processus pilote: Le circuit du médicament:
Réalisation préalable d’une cartographie Revue de littérature Difficulté à obtenir des données fiables pour un processus papier Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

30 Le processus pilote: Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

31 Le processus pilote: Le circuit du médicament:
Un certain nombre d’éléments sont considérés comme étant des pré-requis incontournables à l’atteinte des objectifs de sécurité et de rapidité de temps réponse : Ordonnance médicale électronique (CPOE) Formulaire d’enregistrement des médicaments (FEM) électronique Système de lecture code barre au chevet du patient, lié au FEM électronique Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

32 Le processus pilote: Le circuit du médicament:
Afin de répondre aux exigences, il a été déterminé que le service des premières doses de médicaments devait se faire avec le recours à des cabinets décentralisés. Le choix du scénario 5B bien que nécessitant un ajout d’équipements plus substantiel au PFT actuel est recommandé. Ce dernier étant plus efficient et répondant entièrement aux pratiques exemplaires en ce qui concerne les standards de qualité, sécurité et performance. Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

33 Le processus pilote: Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

34 Évaluation de la démarche HOP:
Garder la cible en bien en vue Dans un kaisen les intervenants sont presque tous issus du secteur, dans notre cas, il s’agit d’une équipe multidisciplinaire avec des gestionnaires chevronnés; Priorités différentes pour les membres; La cohésion du groupe difficile à bâtir; Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

35 Évaluation de la démarche HOP:
Urgence d’agir Ouverture du nouvel hôpital en 2016 Pour les gestionnaires, l’issus est encore très loin Difficile de sortir les gestionnaires de leur quotidien Les responsables HOP ont plusieurs équipes à former Les nouveaux processus devraient être implantés par le personnel actuel le plus tôt possible pour se familiariser avant le déménagement Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

36 Évaluation de la démarche HOP:
Inventer un modèle L’approche lean et les kaisens ont été conçus pour l’amélioration continu de procédés existants pas pour la conception; Certaine confusion au sein de l’équipe sur l’approche; Comme les problèmes sont de grandes dimensions et complexes, le manque de temps est souvent un facteur critique dans l’analyse et l’élaboration de solutions; Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

37 Évaluation de la démarche HOP:
Évaluer et mesurer Dans un lean les participants font la cartographie du processus, dans notre cas elle avait déjà été réalisée: difficulté d’appropriation; Les données sont très nombreuses et prennent du temps à extraire d’où la nécessité de les produire en parallèle; Recours à un modèle de simulation pour évaluer des scénarios: mauvaise compréhension des possibilités de l’outil; Le gain en temps est devenu une pénalité au niveau de la compréhension; Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

38 Conclusion: Caractéristiques de réussite
(selon Marie-Hélène Jobin, professeure, HEC Montréal) elles sont centrées sur le patient; elles sont menées en équipe en mode participatif; elles ont une envergure limitée ; elles ont des effets structurants sur l’organisation; elles s’appuient sur des outils simples et standardisés; elles reposent et promeuvent une vision d’amélioration continue; elles interviennent sur les causes profondes, ou racines; elles permettent un ancrage des acquis et une standardisation des pratiques. Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

39 Conclusion: La suite… Le programme HOP est en évolution;
Le format a permis l’émergence de solutions innovatrices et portant l’aval de tous les acteurs présents; Le projet pilote nous a permis de comprendre plusieurs lacunes et de tenter d’y remédier. Les plus importantes étant sans contredit la gestion du temps et l’ampleur des problématiques: il est nécessaire de travailler sur des processus circonscrits; Le programme a démontré la pertinence d’impliquer des acteurs indépendants mais touchés par le processus transversal étudié ; Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

40 Les patients au centre de nos préoccupations
Questions et discussion Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier

41 © Claude Olivier, École de technologie supérieure, 2012
Merci! © Claude Olivier, École de technologie supérieure, 2012 Présentation du 23 avril 2013 , Claude Olivier


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