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1 Université Nancy 2 : Thi Dau Tan PHAM, doctorante Alain ANTOINE, Maître de Conférence HDR Centre Alexis Vautrin : Benoit BRESSON, Responsable du SI Daniel.

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1 1 Université Nancy 2 : Thi Dau Tan PHAM, doctorante Alain ANTOINE, Maître de Conférence HDR Centre Alexis Vautrin : Benoit BRESSON, Responsable du SI Daniel MAYEUX, Responsable du DIH François GUILLEMIN, Professeur, Directeur Général Système dinformation de santé : la dimension structurante dun projet de type ERP

2 2 Centre Alexis Vautrin (CAV) Etablissement spécialisé en cancérologie 160 lits dhospitalisation complète, 29 places dhospitalisation de jour patients/an (4000 nouveaux) consultations et journées dhospitalisation 600 salariés

3 3 Projet PICSEL (Plateforme dInformation et de Communication en Santé et Logistique) Projet de restructuration du SI du CAV : -Mise en œuvre du Dossier Patient Informatisé -Remplacement du système Alpha (1984) Lancé en 2006, précédé par la mise à niveau des infrastructures informatiques ( ) Un des grands axes du Projet dEtablissement 4,5M (50% subventionné par le Plan Hôpital 2012) Echéance : 2013

4 4 Projet PICSEL (Plateforme dInformation et de Communication en Santé et Logistique) 2006 : Analyse de lexistant (12 groupes de travail) 1 ETP Médecins 1 ETP Informaticiens 1 ETP Infirmières 1 ETP Assistantes médicales 0,7 ETP Cadre de santé 0,4 ETP Pharmacien 0,2 ETP Cadre des secrétariats 0,1 ETP Cadre « Organisation et qualité » 2008 : Constitution de léquipe projet Un chef de projet fonctionnel, un chef de projet technique et méthodologique Deux jours dédiés par semaine (mardi et jeudi)

5 5 Démarche méthodologique envisagée Déploiemen t Livraiso n Validatio n Tests Réalisatio n Conceptio n Etude Communication, accompagnement des utilisateurs, conduite du changement Pilotage

6 6 Démarche méthodologique envisagée Equipe Projet Equipe de conception et de gestion Conduite Changement Opérationnels Conduite Changement Managers Service D Service B ou C -Communication -Analyse in vivo -identifier les personnes relais CAV hors équipe projet Analyses Conception

7 7 Les deux étapes du projet PICSEL Dossier Patient Informatisé Gestion des RDV Prescription MouvementBloc opératoire …. Dossier Patient Numérique Etape 1: 0,5 MEtape 2 : 4 M

8 8 Dossier Patient Numérique Létape « Dossier Patient Numérique » : - La dictée numérique - La Gestion Electronique Documentaire (GED) La Gestion Electronique Documentaire : - Le scannage de masse (centralisé aux Archives) - Le scannage au fil de leau (scannage et préindexation aux secrétariats, post-indexation et contrôle qualité aux Archives) Objectifs: Dossier patient unique de référence permettant la migration progressive vers le Dossier Patient Informatisé

9 9 Dossier Patient Numérique Août 08 Appel doffre Sept - Nov. 08 Audition, Visite des sites de référence Déc. 08 – Janv. 09 Choix des progiciels, négociation financière et contractualisation Mars 09 Déploiement de la Dictée numérique Avril 09 Déploiement du Scannage de masse Juin 09 Mise en œuvre de laccueil centralisé du patient Déc. 09 Déploiement de la visualisation du Dossier Patient Numérique Mai 10 Amélioration fonctionnelle du Dossier Patient Numérique …

10 10 Complexité des processus souterrains Lancement de létape Dossier Patient Numérique 2. Choix des progiciels 3. Scannage de masse 4 Mai 08 Août 08 Sept. 08 Déc Dictée numérique 5. Accueil centralisé des patients 6. Scannage au fil de leau 7. Cahier des charges du Dossier Patient Informatisé 7 Juin Mai 08 Janv. 09 Mars 09 Avril Fév. 10 Juin 09 6 Déc Août 10

11 11 Insatisfaction des offres? « Dans les prestataires ayant répondu à lappel à concurrence, aucun na fait la preuve de son expérience, ni sur site ni en démonstration au CAV, en matière de scannage au fil de leau et mise à disposition rapide des documents numériques (tels que décrits dans le lot 1 et le scénario annexe du cahier des charges) » Compte-rendu du COPIL, décembre 2008 Entretien, mai 2010 « Une fois quon a signé, on se rend compte des limites du produit. (…). Tout était possible. In fine, il ny a pas de grandes choses qui sont disponibles. Tout ce quon a imaginé est beaucoup plus compliqué par rapport à la technologie, à loutil en lui même.

12 12 Insuffisance de moyens? « On est forcément contraint par lextérieur, on va dire par exemple, le plan Hôpital Ensuite, par la Direction, à lintérieur, il faut avancer. Ensuite par le chef de projet, je me suis engagé dans des délais, il faut les tenir. Du coup, jamais à un niveau global, on a réellement pris le temps détablir de façon adaptée les ressources dont on a besoin pour tenir ces délais. (…). On a des délais très courts. On a des ressources très faibles. On a des objectifs très ambitieux. Donc, cest absolument impossible… » Entretien, mai 2010

13 13 « Frontière » sémantique? Voix 1 (CAV) : Pour nous, chaque corbeille donne accès à une liste des dossiers à consulter ou à des documents à prendre connaissance. Informaticien (Editeur) : Justement je veux préciser. Une corbeille, cest quelque chose qui va reprendre lensemble des tâches que vous devez travailler dessus. (…) La consultation, cest autre chose. (…). Ce nest pas une tâche. Ce nest pas quelque chose que vous devez faire. Cest juste un appel à larchive pour récupérer un document pour le consulter. (…) Voix 2 (CAV) : Dans notre réflexion, ce nest pas de mettre le dossier dans la corbeille, mais plutôt de mettre un lien de la corbeille vers le dossier GED Informaticien (Editeur) : Si vous voulez, la tâche, quelque part, cest artificielle. (…) Séance de travail du 5 mars 2009

14 14 Tensions au sein de léquipe « Il faut arrêter de faire de la qualité car il y a un délai à tenir » « On ne peut pas aller plus vite que la musique » Prise de note, avril 2009 Prise de note, août 2009 « Quand je dis un délai, en règle générale, je le respecte. (…). Entretien, déc Versus Prise de note, juin 2009 « Il faut fixer des délais réalistes » « Tant quon na pas de certitude, on ne sengage pas! » « On ne sen sort plus. Il y a trop de pression » « Jai des échéances (…). Imaginez les remarques que jai entendues sur le parking! »

15 15 Conclusion Le déroulement dun projet nest pas toujours linéaire Cette émergence complexifie le management de projet. Lécart entre le plan et le déroulement réel est le reflet de la dimension émergente du projet. Lapprentissage et les ajustements in situ constituent un facteur de succès du projet.

16 16 Conclusion « Il y a un élément qui est intéressant, cest la valeur pédagogique pour une équipe. Et là, on est dans une vraie démarche dapprentissage. (…). Ce coté pédagogique, à mon avis, est un plus pour létablissement » Directeur du CAV, mai 2010

17 17 Merci pour votre attention

18 18 Artefact n° 2 Design organisationnel (organizing) Processus de création de connaissances Knowing as action Coordonner les activités Activités Coordonner les tâches Actions - Interactions Tâches Médiatiser les interactions Mission Connaissances nouvelles

19 19 Artefact n° 3 Design Organisationnel Knowing as practice Activités Actions - Interactions Tâches Mai 08 Actions - Interactions Tâches Activités Déc. 09 Connaissances nouvelles Evolution (changement de nature, formalisation) Mai 08 Coordonner les activités Coordonner les tâches Médiatiser les interactions Nov. 08 Activités Actions - Interactions Tâches Mars. 09 Coordonner les activités Médiatiser les interactions Coordonner les tâches Jan. 10 Coordonner les activités Médiatiser les interactions Coordonner les tâches Médiatisations artefactuelles Chefs de projets Membres de léquipe projet Médiatisations représentationnelles Les activités elles sont globales et stables (longue durée) Les tâches : elles sont précises et temporaires (courte durée). Interactions entre membres de léquipe projet Interactions entre membres de léquipe projet et acteurs hors léquipe projet Nature formelle, formalisée, continue Nature informelle ou discontinue Projet GED patient


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