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Auguste RAKOTONDRANAIVO (1), Jean-Pierre GRANDHAYE (2) (1) Réseau Régional de Cancérologie de la Lorraine ONCOLOR (2) Equipe de Recherche sur les Processus.

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1 Auguste RAKOTONDRANAIVO (1), Jean-Pierre GRANDHAYE (2) (1) Réseau Régional de Cancérologie de la Lorraine ONCOLOR (2) Equipe de Recherche sur les Processus Innovatifs (ERPI) - Institut National Polytechnique de Lorraine Apports des TIC pour innover lévaluation des performances la plateforme multimédia « EvaPTic »

2 Plan de la présentation 2 Intégration des NTIC au sein des organisations de santé Place centrale de lévaluation et les difficultés rencontrées Plateforme « EvaPTic » Bénéfices dinformatisation de la démarche dévaluation Spécifications fonctionnelles Spécifications techniques Conclusion et perspectives

3 Intégration des NTIC dans les organisations de santé 3 Gestion administrative et financière : gestion du personnel, facturation, comptabilité, statistiques… Gestion des soins et des dossiers des patients SIH Logiciels médicaux Carte du patient (sesam-vitae) et celle du professionnel de santé (CPS) Projet de Dossier Médical Personnel, DCC… Outils de travail collaboratif ont fait leur entrée parallèlement au développement des réseaux de santé : télémédecine, web conférence… La plateforme multimédia « EvaPTic » sinscrit dans cette démarche dimpulsion de projets informatiques innovants dans les organisations de santé

4 Place centrale de lévaluation au sein organisations de santé 4 Nécessité et devient de plus en plus une obligation Aide au pilotage quant à la poursuite, à ladaptation ou à larrêt dune action ou dune organisation Fait partie intégrante de la démarche qualité Réalisation des actions dévaluation : arguments pour négocier le soutien et le financement des tutelles et des financeurs, donc un gage de pérennité Préoccupations actuelles des autorités de santé Mise en place en routine des évaluations au sein des établissements de santé et leur appropriation par les professionnels de santé EPP, DPC…

5 Difficultés rencontrées 5 Malgré son importance capitale, nos expériences de terrain montrent Freins culturels, méthodologiques et organisationnels Lourdeur et difficultés de mise en œuvre Avec lessor des TIC De plus en plus proposés : questionnaires en ligne, recueils et le suivis dindicateurs, outils de « reporting » permettant de réaliser des rapports dactivités Par contre, pas doutil informatique permettant de gérer lévaluation dès sa conception jusquà la diffusion des rapports finaux

6 Objectifs 6 Concevoir et développer un outil informatique daccompagnement pratique, innovant, collaboratif faciliter les démarches dévaluation, favoriser leur appropriation et leur mise en œuvre alléger le temps et le coût de la collecte de données, lanalyse, le suivi et le retour dinformations

7 Evaluation : mode demploi 7 Protocole Recueil Saisie Exploitation Résultats Interprétation Retour dinformations Suivi des préconisations

8 Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (1) Evaluation non informatiséeEvaluation et pilotage assistés par ordinateur Conception du protocole consommateur de temps même sil sagit denquêtes itératives Conception facilitée surtout sil sagit denquêtes de routine Lourdeur de la collecte dinformations (reprographie, envoi, réception…) Administration et collecte de données allégées Rectification difficile voire impossible des réponses envoyées (cas des questionnaires papiers) Rectification possible des réponses envoyées car les répondeurs peuvent accéder au potail de recueil pendant sa phase dadministration Problèmes de circulation de questionnaire ou formulaire présentant des données à remplir par plusieurs personnes et plusieurs services (ex : audit de structures), pouvant entraîner un retard de remplissage, un manque de données voire une perte du formulaire Les répondants ont accès à un formulaire commun accessible sur la plateforme et peuvent renseigner les données leur concernant sans besoin de faire circuler le document. Il suffit dindiquer le lien 8 Protocole Recueil

9 Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (2) Evaluation non informatiséeEvaluation et pilotage assistés par ordinateur Saisie des données consommatrice de temps, difficultés dinterprétation des informations en cas décriture illisible Saisie des données automatisée Pas de problème de lecture car les répondants rentrent directement dans le système les données les concernant via un clavier Coûts engendrés et temps dépensé à lexploitation des données Exploitation automatisée 9 Saisie Exploitation

10 Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (3) Evaluation non informatiséeEvaluation et pilotage assistés par ordinateur Interprétation des résultats et choix dactions damélioration réalisée seulement par les personnes/organismes promoteurs de lévaluation ou il faut une réunion physique Contribution possible des personnes concernées par lévaluation qui peuvent donner leur avis sur les résultats accessibles via la plateforme Retour dinformation rare voire inexistantLes personnes ou organismes concernés par les activités dévaluation peuvent accéder directement aux « reporting » mis sur la plateforme Suivi-évaluation des actions damélioration rare Existence doutil de planification et de suivi des actions damélioration avec des tableaux de bord associés 10 Résultats Retour dinformations Suivi des préconisations

11 Bénéfices attendus de la plateforme « EVaPTic » (4) Evaluation non informatiséeEvaluation et pilotage assistés par ordinateur Absence doutil dévaluation continueOutil dévaluation accessible de façon permanente sur la plateforme. Manque daccès à des logiciels doutils qualitéAccès à des logiciels doutils qualité Insuffisance dappropriation et de démarche collective des activités dévaluation Facilitation et démarche collective des activités dévaluation. Espace de travail collaboratif dans la plateforme pour chaque activité dévaluation Lieux de capitalisation des connaissances et des pratiques en matière dévaluation souvent éparpillés Capitalisation des connaissances et des pratiques en matière dévaluation 11

12 Spécifications fonctionnelles 12 F1 : Proposer une interface utilisateur conviviale F2 : Recueillir et rectifier les informations de façon simple et conviviale F3 : Permettre de définir des indicateurs pertinents F4 : Disposer doutils daide à lanalyse des données F5 : Permettre le retour dinformations des résultats F6 : Disposer dune base de données des résultats et des connaissances en évaluation F7 : Proposer des outils collaboratifs en évaluation F8 : Intégrer lévaluation via EVaPTic dans les pratiques des utilisateurs

13 Caractérisation des fonctions de service 13 CritèresNiveauFlexibilité Accès aux différents menus du page daccueilMenus faciles à trouverF0 GraphismeTaux satisfaction des utilisateurs > 80 %F1 Navigation entre les pagesAffichage page après 1 clicF0 Fonctions aides24h/24 7j/7F1 Moteur de recherche interne24h/24 7j/7 par mots clés F1 F1 : Proposer une interface utilisateur conviviale

14 Arbre fonctionnel vision utilisateur 14 F1 Proposer une interface utilisateur conviviale F2 Recueillir et rectifier les informations de façon simple et conviviale F4 Disposer doutils daide à lanalyse des données F5 Permettre le retour dinformations des résultats F 3 Permettre de définir des indicateurs pertinents F6 Disposer dune base de données des résultats et des connaissances en évaluation F8 Intégrer lévaluation via EVaPTic dans les pratiques des utilisateurs F7 Proposer des outils collaboratifs en évaluation Pourquoi Comment

15 Spécifications techniques 15

16 Conclusion et perspectives 16 Conduire une évaluation assistée par ordinateur dès sa conception jusquaux résultats finaux constitue une démarche nouvelle Démarche de conception bien avancée Développement du logiciel Tests auprès de nos partenaires hospitaliers et réseaux Sa mise en œuvre laisse encore des interrogations relatives à l'acceptation de l'interface informatique avec les utilisateurs A gérer les résistances et les envies au changement face aux innovations technologiques Tests permettront de confirmer sa faisabilité et son acceptabilité Outil générique qui peut être implémenté au sein dautres organisations sil savère faisable et efficace Outil pédagogique dans les différentes formations relatives à lévaluation et pilotage des performances

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