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UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars 14 - 1 1- Principes généraux Présentations Intervenant et public Documents :

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1 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Présentations Intervenant et public Documents : Structure du cours théorique Modules pratiques et/ou étude de cas Gérer les problèmes en cours de projet : la gestion de crise Problèmes linguistiques : la gestion de projet en Anglais Manager les ressources du projet (à confirmer) Une ou deux études de cas à définir

2 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Définitions du projet Source : norme ISO Cette norme donne des conseils sur l'application du management de la qualité aux projets. Définition : processus unique, qui consiste en un ensemble dactivités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but datteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que les contraintes de délais, de coûts et de ressources.

3 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Quelques commentaires autour de la définition du projet : La notion dobjectif est fondamentale Caractère transversal et temporaire de lorganisation projet Un projet peut en cacher un autre Les interactions entre projets sont courantes

4 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Comment naît un projet (non limitatif) : Besoin accru de compétitivité (produits concurrents), Renforcement des exigences clients, Evolutions technologiques ; besoin dinnover, Evolution de lenvironnement (juridique, etc.), Adaptation de lorganisation et des outils de production. Enjeux et complexité croissants des projets : Enjeux stratégiques, économiques, sociaux, techniques Gestion des interventions de tiers Assurer la cohésion de disciplines multiples.

5 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Les instances à lorigine dun projet La direction, Une ou des instances techniques, Une ou des entités opérationnelles. Les instances du projet La direction, Le comité de pilotage (COPIL, steering committee), Les instances représentatives du ou des clients, Des relais de léquipe projet (pilotage par bloc fonctionnel).

6 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Les types de projet (non limitatif) Projet à caractère innovant Projet non innovant Projet organisationnel etc. Enjeux induits par le type de projet Maîtrise des risques techniques, Maîtrise des coûts et la qualité, Maîtrise des risques sociaux, Rentabilisation de leffort de R&D, Maîtrise de la communication, Maîtrise de la validation des besoins, etc.

7 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Management et gestion de projet : pourquoi ? Préparer le projet, Anticiper et gérer les risques, Suivre le déroulement opérationnel du projet, Manager les ressources impliquées, Tirer les enseignements de sa réussite (ou de son échec).

8 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Le triangle Qualité / Coûts / Délais DélaisCoûts Qualité

9 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Le triangle Qualité / Coûts / Délais Qualité : Rôle grandissant de la Qualité, Nécessite la définition et la mise en œuvre dindicateurs. Coûts : De lenveloppe budgétaire à lestimation des coûts, Le « globalement vraisemblable » et le « précisément faux », Le caractère déterminant du « business case ». Délais : Planification à rebours : on part des résultats attendus, Le rétro planning.

10 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Gestion et management de projet Gestion de projet et management : terminologie La gestion de projet : passé, présent et futur La gestion de projet : le triangle coûts / qualité / délais Garantir le contrôle des paramètres du projet

11 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Du besoin à lobjectif La genèse du projet : la définition de lobjectif Quel projet pour quel besoin ? Le besoin devrait être apprécié au regard : - Des possibilités de lentreprise ou de la structure - De ses intérêts Identification formelle des besoins Hiérarchisation des besoins Définition de lobjectif

12 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Du besoin à lobjectif La première étape : du besoin à lobjectif Besoin : « nous navons pas de visibilité à moyen terme sur ce qui se passe au niveau commercial ». Traduction formelle du besoin : la direction souhaiterait avoir une visibilité sur le chiffre en cours de traitement par les équipes commerciales (pipeline). Besoin concurrent : les différentes branches dactivités souhaitent préserver le caractère confidentielle des données commerciales. Objectif hiérarchisé après arbitrage : le système de gestion commerciale doit être modifié pour permettre le suivi du pipeline.

13 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Du besoin à lobjectif La première étape : du besoin à lobjectif Besoin : « nous avons un problème de fiabilité sur une pièce entrant dans la fabrication dun produit ». Traduction formelle du besoin : une instance technique souhaite augmenter la fiabilité dun composant. Besoin concurrent : lamélioration de lapprovisionnement et les contrôles sur les fournisseurs ne doivent pas remettre en cause les planning de commercialisation du produit fini. Objectif hiérarchisé après arbitrage : modification du processus lié à la fourniture de la pièce incriminée sans impacter la planification.

14 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Du besoin à lobjectif La première étape : du besoin à lobjectif Questions et réponses

15 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Définition de lassurance qualité Définitions Règles de base Les enjeux de lassurance qualité Induire une dynamique de progrès Combattons quelques idées reçues… Objet de lAssurance Qualité en gestion de projet Le Plan d'Assurance Qualité Projet Qualité en management de projet et norme ISO9001

16 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Notes : autour des normes ISO International Organization for Standardisation. Fondée sur des organisations Américaines. Héritière de lIEEE, puis ANSI, puis ASA. Devient « ISO » en 1947, compte 147 pays. Elle a pour but de produire des normes internationales appelées « normes ISO » dans les domaines de lindustrie et du commerce. En Europe : le Comité de Normalisation Européen (CEN). En France, lAFNOR (membre de lISO) joue un rôle similaire.

17 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Définitions tirées de la norme ISO 8402 La norme fondamentale en la matière est avant tout la norme ISO 9001 relative aux systèmes qualité. Qualité : Ensemble des propriétés et caractéristiques dun produit ou dun service qui lui confère laptitude à satisfaire des besoins exprimés ou implicites. Assurance Qualité : Ensemble des actions préétablies et systématiques nécessaires pour donner la confiance appropriée en ce quun produit ou service satisfera aux exigences données relatives à la qualité.

18 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Définitions tirées de la norme ISO 8402 Plan Qualité : Document énonçant les modes opératoires, les ressources et la séquence des activités liées à la qualité, se rapportant à un produit, service, contrat ou projet particulier. Système Qualité : Ensemble de la structure organisationnelle, des responsabilités, des procédés et des ressources pour mettre en œuvre la gestion de la qualité.

19 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Définitions tirées de la norme ISO 8402 Processus : Ensemble de moyens et dactivités liés qui transforment des éléments entrants en éléments sortants. Quelques commentaires : La notion de moyen est à prendre de façon large. Par exemple, le management, les services, le personnel, les finances, les infrastructures, les équipements, les techniques et les méthodes. Les processus concernés par un projet comprennent les processus du management de projet auxquels sajoutent les processus objets du projet.

20 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Principes de base de lassurance qualité Objectif : avoir et donner confiance, Capacité à respecter les engagements pris, Capacité à vérifier la conformité des activités, Garantir le caractère reproductible dune activité... Par la maîtrise des activités menées Dire ce que lon fait (formaliser les procédures) Faire ce que lon dit (appliquer les procédures) Le prouver (conserver des enregistrements qualité).

21 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Les enjeux de lassurance qualité Enjeux économiques : Compétitivité des produits et services Baisse des coûts de non-qualité Image de lentreprise sur son marché Enjeux organisationnels et sociaux Définition et maîtrise des flux, Enrichissement / optimisation des tâches Enjeux technologiques : Capitalisation du savoir faire Maîtrise accrue des techniques et des outils

22 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Lassurance qualité facteur de progrès (PDCA) La roue de Deming Optimisation des processus et des modes dorganisation, Décrit en 1951 par le statisticien américain W. Edwards Deming. PCDA = Plan, Do, Check, Act. Planifier, Mettre en œuvre, Contrôler, Améliorer.

23 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie PDCA : réaliser un support de communication Exemples de résultats attendus P Donner une retour dexpérience Cétait comment avant ? Rappeler en quoi le résultat attendu est stratégique Rappeler le contexte D Expliquer la démarche suivie Décrire les difficultés rencontrées Quel est le succès obtenu ? C Comment avons-nous vérifié la qualité des résultats ? Quels changements avons-nous obtenus ? A quoi cela va servir pour lenjeu ; quelle preuve ? A Comment pérenniser, généraliser le résultat à dautres situations ? Si cétait à refaire, quelle expérience ? A quoi cela peut servir à votre auditoire ?

24 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie PDCA : réaliser un support de communication Equipe AEquipe B P Participer à la construction des plans de convergence projet. Développer les connaissances du domaine de compétence. Réaliser les plans de convergence projet avec tous. Etablir des cahiers de charges. Proposer des solutions techniques. D Apporter son expertise pour répondre aux attendus du projet piloté par léquipe B. Piloter le projet. Respecter les objectifs Qualité / Coûts /Délais en liaison avec la direction de projet. C Maîtriser les aléas par expertise. Assurer le respect des résultats attendus du plan de convergence et de la résolution des aléas. A Certifier les produits, les pièces, les fournisseurs conformes. Formalisation et traçabilité des résultats. Enrichir les cahiers de charges et procédures à partir de lexpérience acquise.

25 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Quelques idées reçues. On a pu dire et lire : « Lassurance qualité cest … Le règne de la paperasse et de la bureaucratie, Ne sapplique pas à mon cas particulier, Mimpose des manières de faire qui ne me conviennent pas, Plus cher de toutes façons,... » NOTE : enjeux de communication autour de la méthodologie.

26 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Lassurance qualité appliquée aux projets cest … Assurer la maîtrise du projet, Assurer la satisfaction des exigences clients, Identifier et formaliser les dispositions adaptées, Préciser les rôles et responsabilités de chaque acteur, Assurer lidentification des tâches à réaliser, Planifier, affecter les tâches, Définir les modalités de reporting.

27 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Lassurance qualité appliquée aux projets cest … Assurer la maîtrise / permettre le pilotage : des interfaces organisationnelles, des interfaces techniques. Assurer le jalonnement du projet par : des activités de revues, de vérification, de validation. Fournir à lensemble de léquipe projet un référentiel commun contenant ou référençant tous les éléments utiles, Faciliter lintégration de nouvelles ressources.

28 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001

29 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001 : points relatifs à la gestion de projet Tous les éléments de la norme trouvent à sappliquer mais … Maîtrise de la conception, Planification de la conception et du développement, Interfaces organisationnelles et techniques, Données dentrées de la conception, Données de sortie de la conception, Revue de conception, Vérification de la conception, Validation de la conception, Modifications de la conception.

30 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001 procédures de maîtrise de la conception Techniques de gestion de projet, Préparation, suivi, bilan. Maîtrise de la conception, Cycle de vie définition des principales phases et activités associées Gestion des modifications : réception, traitement par toutes les fonctions concernées

31 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001 autres procédures : De nombreuses procédures sont appicables, par exemple : Revue de contrat, Maîtrise des documents, Achats, Gestion de configurations, etc.

32 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Le Plan dAssurance Qualité Projet, quel contenu ? Organisation du projet et annuaire, Engagements vis-à-vis du client, Objectifs : définition des actions à mener et planification, Moyens techniques et humains mis en œuvre Engagements du client, Les outils de mesure de la qualité, Mesure des non-conformité, Gestion des évolutions, Définition des modalités de communication.

33 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Définition et réflexions autour de lassurance qualité Questions et réponses

34 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Enjeux et définition Gérer un projet, cest gérer les risques pour réduire au maximum le niveau dincertitude portant sur les trois dimensions du projet (Qualité / Coût / Délais). Définition : un risque, cest un danger possible, léventualité d'un préjudice ou d'un événement malheureux. Une bonne gestion de projet est synonyme dun faible niveau de problèmes avérés. Pour éviter les problèmes de dernière minute, il faut gérer les risques.

35 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Risques et Aléas ; identifions les risques Infrastructure ne supportant pas la charge, Dépassement des délais de livraison, Changement de léquipe de direction, Un produit concurrent meilleur marché est lancé, Changement du cadre juridique, Le budget initial est insuffisant, La technologie choisie est inadaptée.

36 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Enjeux et définition Risque : évènement non certain et dommageable. Définir le caractère prévisible, Définir les dommages potentiel. Aléa : imprévu et dommageable. Impossible danticiper la survenance, Impossible de quantifier les impacts, Seule solution : se donner les moyens de répondre.

37 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Evaluer la probabilité dun risque … Exemple : « Pouvez vous évacuer cet amphithéâtre en moins de 8 minutes ? » On apprécie lengagement au regard de la seule probabilité de la survenance du risque. Cest avant tout en évaluer ses conséquences. Exemple : « Les 30 premiers sortis seront renvoyés ». Maintenez-vous votre engagement initial ? Lévaluation des conséquences permet dapprécier un risque.

38 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Modalités de lanalyse des risques Idée : on négocier les objectifs en fonction des risques. Cependant lappréhension des risques est subjective. Repose sur linformation personnelle que lon a sur le risque, Repose sur lexpérience, Et / ou lattitude personnelle vis-à-vis de ce type de risques. Conclusion : gestion collégiale des risques.

39 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Un exemple de processus de gestion de risque : Identification des risques Evaluation de leur probabilité de survenance Evaluation de leur impact potentiel Réponses apportées Transfert, Contournement, Traitement, … Suivi des risques et indicateurs.

40 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Exemple de matrice de gestion des risques

41 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Deux exemples de gestion des risques : La méthode ICARE LAMDEC

42 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE I dentifier les risques, Ca ractériser les risques, Ré duire les risques.

43 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE I dentifier les risques, (exemple méthode des 6 M) Matériau : risques inhérents aux matériaux, Méthode : risques liés au savoir faire et à la technologie, Milieu : environnement et contexte, Moyen : risques propres aux moyens mis en œuvre, Management : risques liés au chef de projet, Main dœuvre : risque liés aux ressources humaines.

44 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE I dentifier les risques, (exemple par classe) Naturel, Technique, Juridique, Humain, Politique, Economique, Risque client Risque fournisseur,

45 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE Ca ractériser les risques, cest définir un ordre dimportance parmi ces risques. Quantifier la probabilité de survenance du risque : La noter sur 4 valeurs : très faible, faible, moyenne, très forte. Pas de nombres pair (le syndrome du feu orange)! Quantifier la gravité du risque, Noter (par exemple sur 4) les conséquences sur le projet, Quantifier le caractère détectable dun risque (- fréquent). Noter le délai entre la survenance du risque… Et le moment où lon voit ses effet. Conclusion : on peut noter la criticité du risque : la matrice.

46 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE Ca ractériser les risques, cest définir un ordre dimportance parmi ces risques. Quantifier la probabilité de survenance du risque : La noter sur 4 valeurs : très faible, faible, moyenne, très forte. Pas de nombres pair (le syndrome du feu orange)! Quantifier la gravité du risque, Noter (par exemple sur 4) les conséquences sur le projet, Quantifier le caractère détectable dun risque (- fréquent). Noter le délai entre la survenance du risque… Et le moment où lon voit ses effet. Conclusion : on peut noter la criticité du risque : la matrice.

47 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE Ré duire les risques Agir sur les causes du risque, Agir sur les impacts du risque, Au pire : couvrir le risque (Exemple : clause contractuelle.) Suivre lévolution des risques : Un tâche du chef de projet : sensibiliser et communiquer. Exemple doutil qualité : le tableau de bord des risques. Permet danticiper les difficultés, de réduire les risques de « frottement » en cas de survenance, de produire des estimations coûts, qualité et délais plus réalistes. Capitalisation du savoir faire pour les prochains projets.

48 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques LAMDEC Méthodologie de gestion des risques développée par la NASA autour du programme Apollo dans les années 60. Issue de lindustrie aéronautique elle est utilisée dans lindustrie automobile. Principe : décomposition du système en éléments de système plus petits.

49 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques LAMDEC Etape danalyseDescription Organigramme du systèmeOrdonner les éléments du système de façon hiérarchique. Analyse fonctionnelleAnalyse des différentes fonctions du système sur la base de lorganigramme. Analyse des modes de défaillanceIdentifier les défaillance des fonctions et structures identifiées plus haut. Evaluation des risques (criticité)Critères : Fréquence dapparition, Gravité, Probabilité de non détection. OptimisationModification ou augmentation de la fiabilité du concept. Amélioration de la détectabilité.

50 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques LAMDEC : un exemple en pratique

51 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Gestion des risques : questions et réponses.


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