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UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars 14 - 1 1- Principes généraux Présentations Intervenant et public Documents :

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1 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Présentations Intervenant et public Documents : Structure du cours théorique Modules pratiques et/ou étude de cas Gérer les problèmes en cours de projet : la gestion de crise Problèmes linguistiques : la gestion de projet en Anglais Manager les ressources du projet (à confirmer) Une ou deux études de cas à définir

2 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Définitions du projet Source : norme ISO Cette norme donne des conseils sur l'application du management de la qualité aux projets. Définition : processus unique, qui consiste en un ensemble dactivités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but datteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que les contraintes de délais, de coûts et de ressources.

3 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Quelques commentaires autour de la définition du projet : La notion dobjectif est fondamentale Caractère transversal et temporaire de lorganisation projet Un projet peut en cacher un autre Les interactions entre projets sont courantes

4 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Comment naît un projet (non limitatif) : Besoin accru de compétitivité (produits concurrents), Renforcement des exigences clients, Evolutions technologiques ; besoin dinnover, Evolution de lenvironnement (juridique, etc.), Adaptation de lorganisation et des outils de production. Enjeux et complexité croissants des projets : Enjeux stratégiques, économiques, sociaux, techniques Gestion des interventions de tiers Assurer la cohésion de disciplines multiples.

5 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Les instances à lorigine dun projet La direction, Une ou des instances techniques, Une ou des entités opérationnelles. Les instances du projet La direction, Le comité de pilotage (COPIL, steering committee), Les instances représentatives du ou des clients, Des relais de léquipe projet (pilotage par bloc fonctionnel).

6 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Les types de projet (non limitatif) Projet à caractère innovant Projet non innovant Projet organisationnel etc. Enjeux induits par le type de projet Maîtrise des risques techniques, Maîtrise des coûts et la qualité, Maîtrise des risques sociaux, Rentabilisation de leffort de R&D, Maîtrise de la communication, Maîtrise de la validation des besoins, etc.

7 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Les fondamentaux du projet Management et gestion de projet : pourquoi ? Préparer le projet, Anticiper et gérer les risques, Suivre le déroulement opérationnel du projet, Manager les ressources impliquées, Tirer les enseignements de sa réussite (ou de son échec).

8 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Le triangle Qualité / Coûts / Délais DélaisCoûts Qualité

9 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Le triangle Qualité / Coûts / Délais Qualité : Rôle grandissant de la Qualité, Nécessite la définition et la mise en œuvre dindicateurs. Coûts : De lenveloppe budgétaire à lestimation des coûts, Le « globalement vraisemblable » et le « précisément faux », Le caractère déterminant du « business case ». Délais : Planification à rebours : on part des résultats attendus, Le rétro planning.

10 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Principes généraux Gestion et management de projet Gestion de projet et management : terminologie La gestion de projet : passé, présent et futur La gestion de projet : le triangle coûts / qualité / délais Garantir le contrôle des paramètres du projet

11 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Du besoin à lobjectif La genèse du projet : la définition de lobjectif Quel projet pour quel besoin ? Le besoin devrait être apprécié au regard : - Des possibilités de lentreprise ou de la structure - De ses intérêts Identification formelle des besoins Hiérarchisation des besoins Définition de lobjectif

12 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Du besoin à lobjectif La première étape : du besoin à lobjectif Besoin : « nous navons pas de visibilité à moyen terme sur ce qui se passe au niveau commercial ». Traduction formelle du besoin : la direction souhaiterait avoir une visibilité sur le chiffre en cours de traitement par les équipes commerciales (pipeline). Besoin concurrent : les différentes branches dactivités souhaitent préserver le caractère confidentielle des données commerciales. Objectif hiérarchisé après arbitrage : le système de gestion commerciale doit être modifié pour permettre le suivi du pipeline.

13 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Du besoin à lobjectif La première étape : du besoin à lobjectif Besoin : « nous avons un problème de fiabilité sur une pièce entrant dans la fabrication dun produit ». Traduction formelle du besoin : une instance technique souhaite augmenter la fiabilité dun composant. Besoin concurrent : lamélioration de lapprovisionnement et les contrôles sur les fournisseurs ne doivent pas remettre en cause les planning de commercialisation du produit fini. Objectif hiérarchisé après arbitrage : modification du processus lié à la fourniture de la pièce incriminée sans impacter la planification.

14 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Du besoin à lobjectif La première étape : du besoin à lobjectif Questions et réponses

15 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Définition de lassurance qualité Définitions Règles de base Les enjeux de lassurance qualité Induire une dynamique de progrès Combattons quelques idées reçues… Objet de lAssurance Qualité en gestion de projet Le Plan d'Assurance Qualité Projet Qualité en management de projet et norme ISO9001

16 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Notes : autour des normes ISO International Organization for Standardisation. Fondée sur des organisations Américaines. Héritière de lIEEE, puis ANSI, puis ASA. Devient « ISO » en 1947, compte 147 pays. Elle a pour but de produire des normes internationales appelées « normes ISO » dans les domaines de lindustrie et du commerce. En Europe : le Comité de Normalisation Européen (CEN). En France, lAFNOR (membre de lISO) joue un rôle similaire.

17 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Définitions tirées de la norme ISO 8402 La norme fondamentale en la matière est avant tout la norme ISO 9001 relative aux systèmes qualité. Qualité : Ensemble des propriétés et caractéristiques dun produit ou dun service qui lui confère laptitude à satisfaire des besoins exprimés ou implicites. Assurance Qualité : Ensemble des actions préétablies et systématiques nécessaires pour donner la confiance appropriée en ce quun produit ou service satisfera aux exigences données relatives à la qualité.

18 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Définitions tirées de la norme ISO 8402 Plan Qualité : Document énonçant les modes opératoires, les ressources et la séquence des activités liées à la qualité, se rapportant à un produit, service, contrat ou projet particulier. Système Qualité : Ensemble de la structure organisationnelle, des responsabilités, des procédés et des ressources pour mettre en œuvre la gestion de la qualité.

19 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Définitions tirées de la norme ISO 8402 Processus : Ensemble de moyens et dactivités liés qui transforment des éléments entrants en éléments sortants. Quelques commentaires : La notion de moyen est à prendre de façon large. Par exemple, le management, les services, le personnel, les finances, les infrastructures, les équipements, les techniques et les méthodes. Les processus concernés par un projet comprennent les processus du management de projet auxquels sajoutent les processus objets du projet.

20 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Principes de base de lassurance qualité Objectif : avoir et donner confiance, Capacité à respecter les engagements pris, Capacité à vérifier la conformité des activités, Garantir le caractère reproductible dune activité... Par la maîtrise des activités menées Dire ce que lon fait (formaliser les procédures) Faire ce que lon dit (appliquer les procédures) Le prouver (conserver des enregistrements qualité).

21 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Les enjeux de lassurance qualité Enjeux économiques : Compétitivité des produits et services Baisse des coûts de non-qualité Image de lentreprise sur son marché Enjeux organisationnels et sociaux Définition et maîtrise des flux, Enrichissement / optimisation des tâches Enjeux technologiques : Capitalisation du savoir faire Maîtrise accrue des techniques et des outils

22 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Lassurance qualité facteur de progrès (PDCA) La roue de Deming Optimisation des processus et des modes dorganisation, Décrit en 1951 par le statisticien américain W. Edwards Deming. PCDA = Plan, Do, Check, Act. Planifier, Mettre en œuvre, Contrôler, Améliorer.

23 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie PDCA : réaliser un support de communication Exemples de résultats attendus P Donner une retour dexpérience Cétait comment avant ? Rappeler en quoi le résultat attendu est stratégique Rappeler le contexte D Expliquer la démarche suivie Décrire les difficultés rencontrées Quel est le succès obtenu ? C Comment avons-nous vérifié la qualité des résultats ? Quels changements avons-nous obtenus ? A quoi cela va servir pour lenjeu ; quelle preuve ? A Comment pérenniser, généraliser le résultat à dautres situations ? Si cétait à refaire, quelle expérience ? A quoi cela peut servir à votre auditoire ?

24 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie PDCA : réaliser un support de communication Equipe AEquipe B P Participer à la construction des plans de convergence projet. Développer les connaissances du domaine de compétence. Réaliser les plans de convergence projet avec tous. Etablir des cahiers de charges. Proposer des solutions techniques. D Apporter son expertise pour répondre aux attendus du projet piloté par léquipe B. Piloter le projet. Respecter les objectifs Qualité / Coûts /Délais en liaison avec la direction de projet. C Maîtriser les aléas par expertise. Assurer le respect des résultats attendus du plan de convergence et de la résolution des aléas. A Certifier les produits, les pièces, les fournisseurs conformes. Formalisation et traçabilité des résultats. Enrichir les cahiers de charges et procédures à partir de lexpérience acquise.

25 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Quelques idées reçues. On a pu dire et lire : « Lassurance qualité cest … Le règne de la paperasse et de la bureaucratie, Ne sapplique pas à mon cas particulier, Mimpose des manières de faire qui ne me conviennent pas, Plus cher de toutes façons,... » NOTE : enjeux de communication autour de la méthodologie.

26 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Lassurance qualité appliquée aux projets cest … Assurer la maîtrise du projet, Assurer la satisfaction des exigences clients, Identifier et formaliser les dispositions adaptées, Préciser les rôles et responsabilités de chaque acteur, Assurer lidentification des tâches à réaliser, Planifier, affecter les tâches, Définir les modalités de reporting.

27 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Lassurance qualité appliquée aux projets cest … Assurer la maîtrise / permettre le pilotage : des interfaces organisationnelles, des interfaces techniques. Assurer le jalonnement du projet par : des activités de revues, de vérification, de validation. Fournir à lensemble de léquipe projet un référentiel commun contenant ou référençant tous les éléments utiles, Faciliter lintégration de nouvelles ressources.

28 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001

29 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001 : points relatifs à la gestion de projet Tous les éléments de la norme trouvent à sappliquer mais … Maîtrise de la conception, Planification de la conception et du développement, Interfaces organisationnelles et techniques, Données dentrées de la conception, Données de sortie de la conception, Revue de conception, Vérification de la conception, Validation de la conception, Modifications de la conception.

30 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001 procédures de maîtrise de la conception Techniques de gestion de projet, Préparation, suivi, bilan. Maîtrise de la conception, Cycle de vie définition des principales phases et activités associées Gestion des modifications : réception, traitement par toutes les fonctions concernées

31 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001 autres procédures : De nombreuses procédures sont appicables, par exemple : Revue de contrat, Maîtrise des documents, Achats, Gestion de configurations, etc.

32 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Le Plan dAssurance Qualité Projet, quel contenu ? Organisation du projet et annuaire, Engagements vis-à-vis du client, Objectifs : définition des actions à mener et planification, Moyens techniques et humains mis en œuvre Engagements du client, Les outils de mesure de la qualité, Mesure des non-conformité, Gestion des évolutions, Définition des modalités de communication.

33 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Assurance qualité et la méthodologie Définition et réflexions autour de lassurance qualité Questions et réponses

34 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Enjeux et définition Gérer un projet, cest gérer les risques pour réduire au maximum le niveau dincertitude portant sur les trois dimensions du projet (Qualité / Coût / Délais). Définition : un risque, cest un danger possible, léventualité d'un préjudice ou d'un événement malheureux. Une bonne gestion de projet est synonyme dun faible niveau de problèmes avérés. Pour éviter les problèmes de dernière minute, il faut gérer les risques.

35 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Risques et Aléas ; identifions les risques Infrastructure ne supportant pas la charge, Dépassement des délais de livraison, Changement de léquipe de direction, Un produit concurrent meilleur marché est lancé, Changement du cadre juridique, Le budget initial est insuffisant, La technologie choisie est inadaptée.

36 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Enjeux et définition Risque : évènement non certain et dommageable. Définir le caractère prévisible, Définir les dommages potentiel. Aléa : imprévu et dommageable. Impossible danticiper la survenance, Impossible de quantifier les impacts, Seule solution : se donner les moyens de répondre.

37 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Evaluer la probabilité dun risque … Exemple : « Pouvez vous évacuer cet amphithéâtre en moins de 8 minutes ? » On apprécie lengagement au regard de la seule probabilité de la survenance du risque. Cest avant tout en évaluer ses conséquences. Exemple : « Les 30 premiers sortis seront renvoyés ». Maintenez-vous votre engagement initial ? Lévaluation des conséquences permet dapprécier un risque.

38 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Modalités de lanalyse des risques Idée : on négocier les objectifs en fonction des risques. Cependant lappréhension des risques est subjective. Repose sur linformation personnelle que lon a sur le risque, Repose sur lexpérience, Et / ou lattitude personnelle vis-à-vis de ce type de risques. Conclusion : gestion collégiale des risques.

39 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Un exemple de processus de gestion de risque : Identification des risques Evaluation de leur probabilité de survenance Evaluation de leur impact potentiel Réponses apportées Transfert, Contournement, Traitement, … Suivi des risques et indicateurs.

40 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Exemple de matrice de gestion des risques

41 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Deux exemples de gestion des risques : La méthode ICARE LAMDEC

42 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE I dentifier les risques, Ca ractériser les risques, Ré duire les risques.

43 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE I dentifier les risques, (exemple méthode des 6 M) Matériau : risques inhérents aux matériaux, Méthode : risques liés au savoir faire et à la technologie, Milieu : environnement et contexte, Moyen : risques propres aux moyens mis en œuvre, Management : risques liés au chef de projet, Main dœuvre : risque liés aux ressources humaines.

44 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE I dentifier les risques, (exemple par classe) Naturel, Technique, Juridique, Humain, Politique, Economique, Risque client Risque fournisseur,

45 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE Ca ractériser les risques, cest définir un ordre dimportance parmi ces risques. Quantifier la probabilité de survenance du risque : La noter sur 4 valeurs : très faible, faible, moyenne, très forte. Pas de nombres pair (le syndrome du feu orange)! Quantifier la gravité du risque, Noter (par exemple sur 4) les conséquences sur le projet, Quantifier le caractère détectable dun risque (- fréquent). Noter le délai entre la survenance du risque… Et le moment où lon voit ses effet. Conclusion : on peut noter la criticité du risque : la matrice.

46 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE Ca ractériser les risques, cest définir un ordre dimportance parmi ces risques. Quantifier la probabilité de survenance du risque : La noter sur 4 valeurs : très faible, faible, moyenne, très forte. Pas de nombres pair (le syndrome du feu orange)! Quantifier la gravité du risque, Noter (par exemple sur 4) les conséquences sur le projet, Quantifier le caractère détectable dun risque (- fréquent). Noter le délai entre la survenance du risque… Et le moment où lon voit ses effet. Conclusion : on peut noter la criticité du risque : la matrice.

47 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques La méthode ICARE Ré duire les risques Agir sur les causes du risque, Agir sur les impacts du risque, Au pire : couvrir le risque (Exemple : clause contractuelle.) Suivre lévolution des risques : Un tâche du chef de projet : sensibiliser et communiquer. Exemple doutil qualité : le tableau de bord des risques. Permet danticiper les difficultés, de réduire les risques de « frottement » en cas de survenance, de produire des estimations coûts, qualité et délais plus réalistes. Capitalisation du savoir faire pour les prochains projets.

48 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques LAMDEC Méthodologie de gestion des risques développée par la NASA autour du programme Apollo dans les années 60. Issue de lindustrie aéronautique elle est utilisée dans lindustrie automobile. Principe : décomposition du système en éléments de système plus petits.

49 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques LAMDEC Etape danalyseDescription Organigramme du systèmeOrdonner les éléments du système de façon hiérarchique. Analyse fonctionnelleAnalyse des différentes fonctions du système sur la base de lorganigramme. Analyse des modes de défaillanceIdentifier les défaillance des fonctions et structures identifiées plus haut. Evaluation des risques (criticité)Critères : Fréquence dapparition, Gravité, Probabilité de non détection. OptimisationModification ou augmentation de la fiabilité du concept. Amélioration de la détectabilité.

50 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques LAMDEC : un exemple en pratique

51 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La maîtrise des risques Gestion des risques : questions et réponses.

52 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les acteurs du projet Le client Le maître d'ouvrage Le maître d'œuvre Le comité de direction Le comité de pilotage Le chef de projet Les ressources opérationnelles

53 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les acteurs du projet Le client Le client représente la partie qui paie un montant financier selon des modalités définies dans un contrat pour acquérir un ouvrage, un produit, un système, un service, … Il exprime ou fait exprimer un besoin, et après une phase détude préalable (économique, marketing, technique, juridique, … ) décide ou fait décider le projet

54 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les acteurs du projet Le maître douvrage Définir, spécifier et justifier le (ou les) besoin(s) exprimé(s) Établir un programme des principales phases du projet, Maîtriser les objectifs durant le déroulement, Organiser et assurer la phase dexploitation.

55 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les acteurs du projet Le maître dœuvre Le maître dœuvre représente la personne physique ou morale qui réalise le projet pour le compte du maître douvrage. Sa mission est de mener à bien la réalisation du projet en terme de technique, qualité, coûts, délais et dassurer la coordination entre les acteurs du projet. Ses principales missions sont : Organiser, Réaliser techniquement, Coordonner lensemble des travaux, Piloter lavancement, Préparer la phase dexploitation.

56 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les acteurs du projet Le comité de direction Se tient informé du déroulement du projet Valide les grandes orientations au niveau stratégique

57 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les acteurs du projet Le comité de pilotage (COPIL) Se tient informé du déroulement du projet, Regroupe des représentants de toutes les fonctions concernées, Donne les orientations au niveau tactique, Procède aux revues.

58 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les acteurs du projet Le chef de projet Fixe les moyens et lorganisation du projet dans le respect des objectifs fixés, Coordonne les actions et anime son équipe, Pilote le projet (détermine la conduite à tenir en cas daléas, suit lavancement... ) Est garant du déroulement du projet dans le respect des engagements (fournitures, délais, coûts) Optimise lutilisation des ressources Tient informés le maître douvrage, le maître dœuvre et le comité de pilotage

59 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les acteurs du projet Les ressources opérationnelles : Les équipes de production Réalisent les tâches qui leur sont affectées dans le respect des dispositions dassurance qualité définies. Rendent compte Les fournisseurs et sous-traitants Réalisent les tâches qui leur sont affectées dans le respect des dispositions dassurance qualité définies. Les experts et intervenants externes Proposent ou valident les solutions Procèdent aux revues avec un œil indépendant

60 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les acteurs du projet Les acteurs du projet : questions et réponses.

61 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Types dorganisation possible Projet avec « facilitateur » Projet avec « coordonnateur » Projet « matriciel » Projet en « task-force » Comment choisir lorganisation adaptée La question de limplication de la hiérarchie

62 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Projet avec « facilitateur » Le facilitateur est rattaché à une des directions opérationnelles, Il fait circuler linformation, met de lhuile dans les rouages...

63 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Projet avec « coordonnateur » Le coordonnateur est rattaché en tant quassistant fonctionnel directement à la direction, Le coordonnateur na pas de responsabilité hiérarchique mais une autorité fonctionnelle.

64 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Une organisation « matricielle » Le chef de projet planifie, organise et contrôle lactivité du personnel dans le cadre du projet, Il est responsable de lutilisation des ressources, mais les personnels dépendent hiérarchiquement de leur direction dorigine.

65 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Le fonctionnement en « Task Force » Une structure totalement indépendante est créée pour la durée du projet Les personnels sont détachés de leur direction dorigine et rattachés hiérarchiquement au projet.

66 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Le fonctionnement en « Task Force »

67 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Le fonctionnement en « Task Force » Le projet dans le projet : la solution logicielle objet du projet est sujette à des problèmes de performance. Lenjeu est stratégique : la décision est prise de traiter ce point en parallèle au projet principal. Quelle organisation ? Task force « performance » Avec ou sans laffectation des ressources Membres : un architecte applicatif, un représentant de la maîtrise dœuvre technique (IT) serveur, un représentant de la maîtrise dœuvre technique (IT) réseau, un représentant utilisateur.

68 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Chaque forme dorganisation présente des avantages et des inconvénients. Il faut adapter le type dorganisation au projet :

69 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Limplication de la hiérarchie : Raison : conflits possibles entre projet et services. Nécessité au besoin darbitrages. La direction doit être le promoteur du projet. Lattention portée au projet par lensemble de lentreprise sera à la hauteur de lintérêt que lui porte la direction.

70 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Dans quel ordre définir lorganisation du projet ? Identifier le pilote et le Comité de Pilotage, Identifier le client (ou le spécificateur), Identifier les experts, Identifier les fournisseurs.

71 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Un exemple dans le secteur public Un nouvel intranet RH et messagerie pour une mairie Et si lintranet comportait une partie publique (internet) ?

72 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Un exemple dans le secteur privé Deux sociétés multinationales souhaitent fusionner. Projet de convergence. Composition des équipes par secteurs dactivités : Business (R&D, Marketing, Ventes, …) Ressources humaines Informatique (IT) Finance

73 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Quelle organisation pour le projet ? Organisation du projet : questions et réponses.

74 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les phases du projet Chronologie simplifiée typique dun projet : 1 - Préparation, définition, 2 - Réalisation, 3 - Validation, utilisation.

75 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les phases du projet Le cycle en « V », de quoi sagit – il ? On représente souvent sous la forme dun cycle en « V » les phases suivantes de la vie dun projet : Définition (la phase de planification), Réalisation (phase opérationnelle), Livraison, Quelques explications : Lidentification initiale des besoins du projet permet lélaboration dun cahier des charges fonctionnel. Le cahier des charges fonctionnel doit se décliner en cahier des charges techniques, etc. A chacune de ces étape correspond une étape visant à valider lavancement du projet.

76 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les phases du projet Le cycle en « V », de quoi sagit – il ? Sur la branche descendante du V : Point de départ : le référentiel client, Cahier des charges fonctionnel, Cahier des charges techniques, A larrivée : la phase de réalisation Sur la branche montante du V : Phases de validation, Validations des sous ensembles du projet, Au bout du processus : la livraison.

77 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les phases du projet Le cycle en « V », de quoi sagit – il ? Attentes client ? CDC fonctionnel CDC techniqueValidation unitaire / Intégration Validation globale Satisfaction client ? Préparation / Utilisation Définition / Validation Réalisation

78 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les phases du projet Le cycle en « V », de quoi sagit – il ? Un exemple appliqué (informatique) Un exemple appliqué (industrie) Un exemple de représentation de cycle en « V »

79 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Les phases du projet Le cycle en « V », questions et réponses.

80 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Le lancement du projet La structuration technique du projet / WBS Lorganisation humaine du projet / OBS Le cycle de vie du projet La planification Le plan dassurance qualité Préparer la phase opérationnelle

81 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Le lancement du projet Définir le projet (définition macroscopique / objectifs), Valider la viabilité du projet, Nommer le chef de projet, Donner un nom au projet, Lancer officiellement le projet. Réunion de lancement / Kick off meeting

82 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Le lancement du projet - définir lobjet du projet Formaliser l'objectif sans induire de solutions Positionner le projet dans son contexte Identifier les contraintes (délais, coûts, orientations, … ) Les éléments dentrée ; les résultats attendus, Cette définition peut être le résultat dune phase « davant- projet ».

83 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Le lancement du projet – valider le projet Réalité du client, Réalité de l'objectif, validé par le client, Réelle adhésion et engagement de tous, Le projet est viable et peut exister.

84 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Le lancement du projet – nommer le chef de projet Nommer le chef de projet et lui confier lautorité nécessaire pour mener à bien sa mission, En tant que chef de projet, accepter le projet après avoir au besoin renégocier pour assurer ladéquation Moyens / Objectifs, En acceptant le projet, le chef de projet prend la responsabilité de son succès.

85 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Le lancement du projet – donner un nom au projet La baptême du projet est une action de communication. Trouver un nom évocateur, rassembleur, motivant, dynamique, etc. Bon exercice pour le COPIL, Un moyen astucieux de mobiliser les différents acteurs, Ce nom permettra à renforcer lesprit de groupe de la future équipe projet ; a minima il va devenir un outil de travail essentiel.

86 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Le lancement du projet – donner un nom au projet Exemple projet : Plan de développement informatique de la profession notariale dAlsace – Moselle. Nom choisi : Développement Informatique Notarial dAlsace Moselle (DINAM). Outils de communication (mascotte et logo)

87 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Le lancement du projet : réunion de lancement Informer et communiquer auprès de toutes les fonctions concernées, Montrer limplication de la direction dans le projet, La réunion de lancement : Rappeler le contexte, Présenter les objectifs, les enjeux, Présenter et mettre en place le chef de projet, Evoquer les rôles de chacun, Présenter le planning général.

88 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition La structuration technique du projet / WBS Objectif : élaborer lorganigramme technique du projet. Principes de décomposition. Identifier les interrelations entre les composants. Un exemple déjà vu : le vélo.

89 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition La structuration technique du projet / WBS WBS signifie Work Break Down Structure. Décomposer la fourniture attendue : cest lobjectif de lorganigramme technique, Décomposition de l'objet du projet en modules, Décomposition des modules en sous-ensembles, Décompositions des sous-ensembles... « Diviser chacune des difficultés que jexaminerai en autant de parcelles quil se pourrait et quil serait requis pour mieux les résoudre » (Descartes / Discours de la Méthode).

90 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition La structuration technique du projet / WBS Exemple : « Construire une maison » Le WBS vise à décomposer le projet éléments simple. On part du livrable et on décompose en éléments et sous éléments. Le WBS vise également à prendre en compte le contexte organisationnel du projet (interfaces techniques et organisationnelles).

91 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Exemple de WBS : « Construire une maison » (Wikipedia)

92 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Lorganisation humaine du projet / OBS OBS : Organisation Breakdown Structure. LOBS, organigramme du projet est basé sur le WBS. Procéder à une décomposition arborescente si nécessaire, Identifier les principaux groupes dacteurs, Décomposer ces groupes en sous-groupes, Réitérer cette décomposition jusquà avoir une vision claire de lorganisation des acteurs, Disposer de toutes informations utiles concernant ces acteurs (contacts, téléphone, fax, ,... ).

93 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Lorganisation humaine du projet – Compléments Matrices de responsabilités si nécessaire, Mention du rôle originel des acteurs du projet : Dans leur société, Ou dans leur service d'appartenance, Coordonnées des acteurs (téléphone, fax, ), Calendrier des disponibilités, etc. Prévoir de procéder de même pour les autres ressources : Equipements spéciaux, Préciser les caractéristiques et la capacité, Etc.

94 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition

95 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition La planification Définitions Données de base Estimer les charges Affecter les ressources aux tâches Modéliser la planification (PERT / GANTT) Choix dun mode de jalonnement Simuler / Ajuster Formaliser le plan de développement

96 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : quelques définitions Charge : quantité de travail (nombre dunités dœuvre) nécessitée par une tâche définie. Capacité : quantité de travail (nombre dunités dœuvre) pouvant être fournie par une ressource par unité de temps. Jalons : repères prédéterminés permettant dorganiser le pilotage et de suivre lavancement du projet.

97 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : quelques définitions Délai : un délai est une date demandée, déterminant léchéance dune action, Durée : une durée est une quantité de temps nécessaire à un acteur pour réaliser un travail déterminé. Elle correspond en pratique au quotient durée = charge / capacité.

98 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : quelques définitions Marge libre : période de temps pendant laquelle une tâche peut glisser sans retarder le début au plus tôt de l'activité suivante, Marge totale : période de temps pendant laquelle une tâche peut glisser avant de retarder la date de fin de projet, Chemin critique : chemin le plus long pour réaliser le projet dans le temps le plus court (Suite des tâches ayant une marge nulle).

99 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : les données nécessaires Le projet est défini, Le WBS (contexte organisationnel) est défini, le cycle de vie du projet est défini, L'ensemble des phases du projet sont définies, Les activités des phases « proche » sont détaillées, Les phases lointaines ne sont vues que de manière macroscopique (surtout si leur organisation dépend des résultats des phases à venir).

100 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : les données de base Les ressources sont identifiées : Nature des ressources disponibles, Capacités des ressources, Disponibilités des ressources (si elles constituent une contrainte du projet). Les contraintes sont connues : Exigences en matière de délais, Disponibilités des ressources si celles-ci sont limitées Calendrier des ressources, Contraintes budgétaires.

101 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : estimer la charge Estimation de chaque tâche du cycle de vie, Calcul à partir déléments caractéristiques du projet (Nombres de fonctions, complexité... ), Calcul par comparaison avec projet antérieur et application éventuelle de facteurs relatifs à : La taille Lexpertise acquise par lentreprise dans le domaine Le risque

102 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : estimer la charge Lestimation de la charge peut reposer sur des outils, A défaut elle fait appel à lexpériences des différents acteurs du projet, Note : la question des « marges de sécurité ». Note : lestimation de la charge de travail, enjeu managérial pour le chef de projet.

103 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : affecter les tâches Associer à chaque tâche un responsable unique, De manière complémentaire désigner les ressources qui interviendront sur la tâche, S'assurer que la (les) personne(s) pressentie(s) sont adaptées (compétences, capacités, coûts, disponibilités), Dimensionner les équipes de manière adaptée.

104 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : modélisation PERT Une représentation « réseau » des activités à mener, PERT signifie Program Evaluation Review Technic, Méthode datant de 1957 (US Navy), Héritée du du Taylorisme (OST). Principe : Définir les activités, Modéliser les contraintes, Estimer les charges, Détermination date au plus tôt, date au plus tard, marge libre, marge totale, durée du projet,...

105 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : modélisation PERT Composant dun diagramme PERT Numéro de la tâche Nom de la tâche Date + tôt – Date + tard Durée tâche (unité) Nom du projet Date + tôt – Date + tard

106 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Réal. Mécanique 28/06/ /06/94 0s 6 Réal. informatique 28/06/ /06/94 0s 7 Études informatiques 29/06/ /07/94 3s 4 Études mécaniques 29/06/ /07/94 3s 8 Codage 21/07/ /08/94 2s 5 Maquette/Proto 21/07/ /08/94 2s 9 Intégration méca/info 18/08/ /08/94 2s 10 Livraison client 01/09/ /09/94 0s 2 Spécification fonctionnelle 01/06/ /06/94 4s 1 Projet SYSTEME 01/06/ /06/94 0s 8- La phase de préparation et de définition

107 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : le diagramme de Gantt Une vision synoptique du planning du projet, Variantes au diagramme PERT, Mise en évidence du chemin critique, Mise en évidence des marges, Mise en évidence des liaisons.

108 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : exemple de diagramme de Gantt

109 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : choix dun mode de jalonnement Jalonnement au plus tôt (généralement utilisé) : On planifie le démarrage des tâches au plus tôt en fonction de la date de début du projet et des contraintes entre les tâches. Jalonnement au plus tard : On planifie le démarrage des tâches au plus tard en fonction de la date de fin du projet et des contraintes entre les tâches. Jalonnement manuel : On planifie manuellement la date de démarrage d'une tâche (par choix ou pour satisfaire à une contrainte).

110 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : visualiser le résultat Visualiser les sur ou sous-charges (fonction des disponibilités et des capacités des ressources), Respect des délais (s'assurer que des marges existent qui permettront de faire face aux aléas), Coût prévisionnel / budget prévisionnel du projet.

111 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : adaptation du premier jet Problèmes de délai Affecter des ressources supplémentaires pour raccourcir la durée des tâches, Paralléliser des activités, Découper le projet en lots et définir des priorités,... Problèmes de disponibilité des ressources Lisser les charges Chercher des ressources complémentaires,... Problèmes de budget Adapter l'ordonnancement Négocier les conditions de paiement (client / fournisseur)

112 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : processus de simulation Visualiser les résultats de cette nouvelle ébauche, Adapter la nouvelle ébauche en fonction des constatations, Boucler jusqu'à arriver à une planification satisfaisante, Note : la résolution d'un problème peut en générer un autre!

113 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : valider le résultat de la planification Faire valider les résultats de la planification pour la partie que les concernent par les fonctions impliquées : Maîtrise d'ouvrage Responsable des ressources Comité de pilotage

114 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Planification : formaliser le Plan Projet Note : distinguer le plan de développement du plan qualité du projet proprement dit : Planification dun côté (objectifs, phases, coûts, ressources, …) Méthodologie de lautre (PAQ). Élaborer le Plan Projet : Diagramme de Gantt, Description des activités apparaissant sur le diagramme, Budget,

115 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Plan dAssurance Qualité (PAQ) Ou Project Quality Plan (PQP) Définition et objet du plan qualité, Rôles et responsabilités associés au plan qualité, Établir le plan qualité, Exemple de plan qualité, Mise à disposition les outils facilitant lapplication du plan qualité.

116 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Plan dAssurance Qualité (PAQ) PAQ : Document énonçant les modes opératoires, les ressources et la séquence des activités liées à la qualité, se rapportant à un produit, service, contrat ou projet particulier (ISO 8402 Qualité / Vocabulaire). Objet : Définir ou référencer toutes les règles à appliquer dans le cadre du projet permettant d'en assurer la maîtrise.

117 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Plan dAssurance Qualité (PAQ) : Quels sont les rôles et responsabilités liés au PAQ : Le chef de projet établit le plan qualité et sassure de son application Le comité de pilotage valide le plan qualité Les acteurs du projet appliquent les dispositions dAssurance Qualité définies.

118 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Plan dAssurance Qualité (PAQ) : création du PAQ Rester simple ; penser à lefficacité du dispositif, S'assurer que toutes dispositions nécessaires à la maîtrise du projet sont définies, S'appuyer sur les procédures standards de l'entreprise ou celles du client si elles existent (MAQ, etc.). Adapter ou compléter ces dispositions en fonctions des spécificités du projet, Utiliser une trame standard de plan qualité si elle existe.

119 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Plan dAssurance Qualité (PAQ) : création du PAQ Éviter les doublons, Ne pas inclure dans le plan qualité les éléments soumis à mise à jour régulière (Planning), A défaut, les identifier comme tel et les traiter dans une partie spécifique du document, Faire vivre le plan qualité du projet si nécessaire : plusieurs éditions successives seront certainement nécessaires.

120 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Plan dAssurance Qualité (PAQ) : exemple But, domaine d'application et responsabilités (concerne le plan qualité et non le projet) Terminologie ; glossaire qualité, métier, technique… Décrire le WBS : work breakdown structure, Décrire les interfaces organisationnelles entre les différents acteurs, Organisation du projet : décrire l'OBS et les rôles et responsabilités associées.

121 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Plan dAssurance Qualité (PAQ) : exemple Démarche projet, Décrire les principales phases du cycle de vie, Préciser les activités de contrôle et de validation, Méthodes, outils et règles appliquées, Définir les méthodes, outils et règles à appliquer dans tous les domaines utiles (achats, gestion des configurations, maîtrise des documents, référentiels utilisés, etc.).

122 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Plan dAssurance Qualité (PAQ) Référencer la documentation du projet : Documents d'entrée : Les documents disponibles au démarrage du projet (éléments contractuels, documents applicables, documents de référence,... ). Documents de sortie : Les documents élaborés dans le cadre du projet qui seront utiles une fois le projet terminée (plans, notices techniques,... ) Documents intermédiaires : Les documents élaborés dans le cadre du projet pour les besoins des phases suivantes.

123 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Plan dAssurance Qualité (PAQ) Principes de pilotage du projet, modalités de suivi des collaborateurs, organisation des comités, outils de reporting, fréquence, etc. Dispositions relatives au suivi de l'application du plan qualité (audits,... ).

124 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition Plan dAssurance Qualité (PAQ) : outils utiles Outils « métiers » : Liste des instruments, Guide dentretien, Grille de recensement des besoins, Outils de pilotage : Suivi financier, Suivi davancement, Suivi des achats, Communication / Pilotage, ….

125 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de préparation et de définition A ce stade les documents suivants sont prêts : Pré – étude (si nécessaire) Plan projet Planning et budget Analyse des risques Plan dAssurance Qualité Questions et réponses

126 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Principes généraux Le suivi La gestion documentaire Lanimation du projet La gestion des aléas La communication Vérifications, validation et revue Phase finale du projet

127 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Préparation de la phase opérationnelle Objectif du pilotage Principes du pilotage Une démarche pragmatique et itérative Affiner les actions pour le court et moyen terme Le pré-requis : une planification de référence

128 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Objectif du pilotage : faire aboutir le projet dans le respects des engagements pris (délais, coûts, qualité)

129 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars Planification Réalisation Suivi Anticipation Pilotage 9- La phase de réalisation (ou opérationnelle) Le principe du pilotage : une boucle planification / réaction permanente

130 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Piloter : une démarche pragmatique et itérative : Piloter de manière pragmatique en prenant en compte les réalités du projet, Adaptation du projet en fonction de la situation et du contexte, Réactualisation du planning, du budget, des charges,... Recherche d'actions préventives et correctives.

131 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Piloter cest aussi affiner les activité pour le court et le moyen terme : Dans les grands projets comportant plusieurs phases, cela consiste à préparer / planifier de façon détaillée les activités à venir, Appliquer les mêmes principes que pour la préparation / planification initiale.

132 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Pour piloter : une planification de référence ! Une organisation de projet bien définie dans la phase de préparation, Planning détaillé et le plus complet possible, Planning de référence intangible (étapes clés, échéances).

133 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Gestion documentaire et pilotage Constitution dun dossier de gestion : quel objectif ? Le dossier de gestion : contenus et structure Les documents techniques Être prêt à parer à tout litige

134 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Gestion documentaire et pilotage Conserver les enregistrements assurant la traçabilité des décisions (qui, quand, pourquoi), Idem pour les étapes de contrôles, Idem pour les des validations et recettes, Permettre le classement la recherche des éléments échangés dans le cadre du projet, Enregistrer / conserver élément nécessaire à la gestion d'un éventuel litige (formaliser ces éléments par tout moyen approprié : courrier, CR des comités,...).

135 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Gestion documentaire : contenus et structure du dossier de suivi Éléments contractuels (contrat initial, avenants, etc.), Éléments de pilotage (CR, incidents, modifications,... ), Fiches de tâche (à lancer, encours, terminée), Procès verbaux de validation et de recette, Tableaux de bord (avancement, financier), Notes et courriers échangés, Éléments tangibles.

136 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Gestion documentaire : les documents techniques : Définir ou applique les processus clairs en matière de gestion de la documentation, Codification, forme, validation, diffusion, évolution, mise à disposition sont à définir, De la gestion documentaire à la gestion des configurations.

137 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Gestion documentaire ; léventualité du litige : Il ne suffit pas de faire, il faut conserver les enregistrements qui en apportent la preuve. Formalisation des éléments nécessaires à la gestion dun litige par tout moyen approprié (Courrier, Compte-Rendu, formulaires, lettre recommandée … ), Traitement effectif des éléments risquant daboutir à un litige (réponse formelle à un recommandé, traitement des réclamations, … ). Enregistrement et conservation.

138 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Lanimation de léquipe projet : Lancer les tâches (distribution fiche de tâche, liste des tâches à effectuer pour la période à venir … ), Sassurer que les objectifs de la tache sont clairement définis, et sassurer que le responsable de la tâche dispose de toutes les informations nécessaires. ETRE PRESENT SUR LE TERRAIN, manager les équipes, Protéger les équipes vis à vis de lextérieur, Être à lécoute des équipes, anticiper les problèmes, Gérer les éventuels conflits

139 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Lanimation de léquipe : le journal projet Le journal est la boîte noire qui permet denregistrer toute lactualité du projet. Le journal peut également être un outil dinformation destinée à lensemble de léquipe Enregistrer dans ce journal tous les évènements concernant le projet (réception ou transmission dun document, arrivée dun nouveau collaborateur, … )

140 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) La gestion des incidents Les incidents sont une composante naturelles dun projet, Application des processus en place ; une garantie A défaut : rester factuel, Documenter lincident, le diagnostic, sa résolution Garder une trace des incidents (rapport dincident, …) Gérer budgétairement, contractuellement, techniquement et en terme de délai les incidents. SLA : le Service Level Agreement Une référence : la bibliothèque ITIL

141 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Gestion des modifications et des avenants : Définir ou appliquer une procédure de gestion des demandes de modifications (qui est habilité à en exprimer, à en recevoir, à accepter,... ), Mesurer les impacts et informer les fonctions concernées, Sassurer que toutes les actions nécessaires au traitement du changement sont menées, Adapter le projet en conséquence et garder trace des demandes de modifications, Gérer budgétairement, contractuellement, techniquement, et en terme de délai les modifications.

142 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) La communication Informer chacun en fonction de ses besoins, Ne pas inonder de détails inutiles les fonctions nen ayant pas le besoin, Adapter la fréquence de linformation aux interlocuteurs, Distinguer les informations pertinentes en fonction de linterlocuteur par exemple Information client : Avancement, qualité Information interne : Budgets, marges, éléments financiers. Ne pas négliger limplication le plus en amont possible et la communication vers les futurs « utilisateurs » (Conduite du changement).

143 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Le suivi : quelques définitions Les notions ci-après peuvent être exprimées dans différentes unités dœuvre (homme/jour, équipement/jour, Euros... ) Estimé : Estimation initiale des Ressources nécessaires à la tâche (=budget alloué) Passé : Ressources déjà consommées sur la tâche à linstant du suivi.

144 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Le suivi : quelques définitions Les notions ci-après peuvent être exprimées dans différentes unités dœuvre (homme/jour, équipement/jour, Euros... ) Reste à passer : Ressources restant à consommer pour terminer la tâche. Le reste à passer doit être réestimé à chaque fois en fonction de lavancement réel. Estimé à fin : Passé + reste à passer Avancement Passé / Estimé à fin

145 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Le suivi : un exemple Estimé : 40 j/h Passé : 30 j/h, Reste à passer : 20 j/h Estimé à fin : = 50 j Avancement : 30/50 = 60%

146 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Le suivi : que suivre ? La charge Les coûts Les délais Les éléments tangibles. Le respect des dispositions dassurance qualité Les points en suspens Etc.

147 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Le suivi ; par qui et comment ? Qui : Le chef de projet est responsable de l'ensemble du suivi, mais n'assure pas forcément tout le travail opérationnel. Comment : Collecter les informations à la base, Des outils de collecte simples et conviviaux ne représentant pas une charge trop importante pour les opérationnels, S'assurer de la fiabilité des données collectées, Suivre le "juste nécessaire«.

148 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Le suivi budgétaire : Valorisation des ressources consommées, Prise en compte des déboursés (fournisseurs), privilégier une comptabilité dengagement, Suivi des facturations clients / encaissement, Trésorerie et trésorerie prévisionnelle, Le contrat initial et les avenants.

149 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Le suivi CBTP : Coût budgété du travail prévu : Représentation du budget initial, CRTE : Coût réel du travail effectué : Représentation des coûts réels, CBTE : Coût budgété du travail effectué : Courbe théorique des travaux exécutés en valorisant les tâches effectuées par leurs coûts prévisionnels définis (valeur acquise).

150 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Le suivi : que faire des éléments relevés : Allouer des moyens supplémentaires Être attentif au fait que rajouter des ressources induits une complexification de lorganisation, la nécessité de former ces nouvelles personnes, ….. La productivité densemble risque de baisser. Redéfinir les priorités, Renforcer le pilotage sur des points posant problèmes, Rechercher des financements complémentaires, Renégocier les termes du contrat, …

151 UE Gestion de Projet / E. Ledrich / / mars La phase de réalisation (ou opérationnelle) Le suivi : questions et réponses


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