Questions d’achat l N°2 l juin 2012 Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc N°2 l juin 2012 Petit préalable : l’existence d’une durée maximale.

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1 Questions d’achat l N°2 l juin 2012 Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc N°2 l juin 2012 Petit préalable : l’existence d’une durée maximale pour un contrat public est justifiée par la nécessité de ne pas créer de « rente de situation » au profit d’un prestataire et d’assurer ainsi la liberté et l’égalité d’accès des opérateurs économiques à la commande publique. Les notions de reconduction et de renouvellement permettent toutes les deux de prolonger dans le temps l’exécution d’une prestation de même nature. Toutefois, il s’agit de leur seul point commun. Le renouvellement d’un marché public suppose que ce dernier soit arrivé à terme. Renouveler un marché implique le lancement d’une nouvelle procédure, donc un nouveau cahier des charges et une nouvelle remise en concurrence. Ce marché est alors indépendant du précédent et doit être notifié au nouveau titulaire. La reconduction est utilisée pour un même marché dont le titulaire et les caractéristiques techniques et financières restent inchangés. Il est donc nécessaire pour l’acheteur de préciser à l’avance dans son cahier des charges le nombre de reconductions qu’il prévoit. Attention : pour estimer le montant de son besoin, l’acheteur intègre la valeur totale des prestations à réaliser sur l’ensemble de la période comprenant les reconductions. Selon les dispositions du marché, la reconduction peut être expresse ou tacite. Petit préalable : l’existence d’une durée maximale pour un contrat public est justifiée par la nécessité de ne pas créer de « rente de situation » au profit d’un prestataire et d’assurer ainsi la liberté et l’égalité d’accès des opérateurs économiques à la commande publique. Les notions de reconduction et de renouvellement permettent toutes les deux de prolonger dans le temps l’exécution d’une prestation de même nature. Toutefois, il s’agit de leur seul point commun. Le renouvellement d’un marché public suppose que ce dernier soit arrivé à terme. Renouveler un marché implique le lancement d’une nouvelle procédure, donc un nouveau cahier des charges et une nouvelle remise en concurrence. Ce marché est alors indépendant du précédent et doit être notifié au nouveau titulaire. La reconduction est utilisée pour un même marché dont le titulaire et les caractéristiques techniques et financières restent inchangés. Il est donc nécessaire pour l’acheteur de préciser à l’avance dans son cahier des charges le nombre de reconductions qu’il prévoit. Attention : pour estimer le montant de son besoin, l’acheteur intègre la valeur totale des prestations à réaliser sur l’ensemble de la période comprenant les reconductions. Selon les dispositions du marché, la reconduction peut être expresse ou tacite. Reconduction ? Renouvellement ? Une reconduction expresse implique pour l’acheteur de faire savoir au titulaire par courrier recommandé avec accusé de réception qu’il souhaite reconduire le marché pour une nouvelle période (le plus souvent d’un an). La réforme du 25 août 2011 a réintroduit la possibilité de prévoir une reconduction tacite. Avec ce mécanisme, le silence de l’Inserm vaut reconduction. En revanche, l’Inserm doit informer expressément le titulaire s’il ne souhaite pas poursuivre « l’aventure » avec lui. Ce mécanisme est souple mais il nécessite d’être vigilant pour ne pas se retrouver avec une reconduction non souhaitée. Dans le doute, il ne faut pas hésiter à rester sur le mécanisme classique de la reconduction expresse : il suffit seulement de le préciser dans le cahier des charges. Une reconduction expresse implique pour l’acheteur de faire savoir au titulaire par courrier recommandé avec accusé de réception qu’il souhaite reconduire le marché pour une nouvelle période (le plus souvent d’un an). La réforme du 25 août 2011 a réintroduit la possibilité de prévoir une reconduction tacite. Avec ce mécanisme, le silence de l’Inserm vaut reconduction. En revanche, l’Inserm doit informer expressément le titulaire s’il ne souhaite pas poursuivre « l’aventure » avec lui. Ce mécanisme est souple mais il nécessite d’être vigilant pour ne pas se retrouver avec une reconduction non souhaitée. Dans le doute, il ne faut pas hésiter à rester sur le mécanisme classique de la reconduction expresse : il suffit seulement de le préciser dans le cahier des charges. Lettre d’information du service achat/immobilier Quid des achats sur ressources propres (RP) ? Plusieurs d’entre vous nous ont interrogés sur le statut des achats financés sur RP. La réponse est simple. Quelle que soit l’origine des crédits, les achats de produits et services réalisés au nom de l’Inserm sont soumis à l’ensemble des règles de la commande publique et aux principes qui régissent l’organisation des achats à l’Inserm (cf. Newsletter n°1) Quid des achats sur ressources propres (RP) ? Plusieurs d’entre vous nous ont interrogés sur le statut des achats financés sur RP. La réponse est simple. Quelle que soit l’origine des crédits, les achats de produits et services réalisés au nom de l’Inserm sont soumis à l’ensemble des règles de la commande publique et aux principes qui régissent l’organisation des achats à l’Inserm (cf. Newsletter n°1) Question d’acheteur

2 Questions d’achat l N°2 l juin 2012 Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc La liste hôtels 2012 de l’Inserm est sortie ! Comme nous vous l’indiquions dans la précédente newsletter, l’offre de Citéa a disparu de cette liste mais cinq nouvelles chaînes sont venues s’y ajouter : Appart City, Choice, Résidhôtel, Océania, Alliance Hospitality - Holiday Inn. D’autres villes et de nouveaux hôtels ont fait leur apparition dans la liste 2012 et la liste compte désormais plus de 200 hôtels référencés. Si vous ne l’avez pas encore reçue, la liste hôtels 2012 vous sera adressée par votre responsable achat sur simple demande. La liste hôtels 2012 de l’Inserm est sortie ! Comme nous vous l’indiquions dans la précédente newsletter, l’offre de Citéa a disparu de cette liste mais cinq nouvelles chaînes sont venues s’y ajouter : Appart City, Choice, Résidhôtel, Océania, Alliance Hospitality - Holiday Inn. D’autres villes et de nouveaux hôtels ont fait leur apparition dans la liste 2012 et la liste compte désormais plus de 200 hôtels référencés. Si vous ne l’avez pas encore reçue, la liste hôtels 2012 vous sera adressée par votre responsable achat sur simple demande. Le web achat, aussi appelé portail achat, est l’outil de l’Inserm dédié à la publication de ses achats (hors procédures de marchés formalisés). Son adresse : http://achat.inserm.fr/ http://achat.inserm.fr/ Afin qu’il s’adapte toujours mieux aux besoins de ses nombreux utilisateurs, le SAI (service achat/immobilier) le fait évoluer. Ce qui a déjà été fait : l’insertion de liens utiles en bas à gauche de la page d’accueil ; la suppression du « MAPA restreint », une forme de marché très peu utilisée. Ce qui est à venir : la possibilité d’éditer et d’imprimer une annonce avant publication ; une modification du vocabulaire utilisé afin de rendre l’outil plus intuitif. Le SAI continue son action pour améliorer et moderniser cet outil tout en respectant le cadre règlementaire qui s’impose aux achats de l’Inserm. Le web achat, aussi appelé portail achat, est l’outil de l’Inserm dédié à la publication de ses achats (hors procédures de marchés formalisés). Son adresse : http://achat.inserm.fr/ http://achat.inserm.fr/ Afin qu’il s’adapte toujours mieux aux besoins de ses nombreux utilisateurs, le SAI (service achat/immobilier) le fait évoluer. Ce qui a déjà été fait : l’insertion de liens utiles en bas à gauche de la page d’accueil ; la suppression du « MAPA restreint », une forme de marché très peu utilisée. Ce qui est à venir : la possibilité d’éditer et d’imprimer une annonce avant publication ; une modification du vocabulaire utilisé afin de rendre l’outil plus intuitif. Le SAI continue son action pour améliorer et moderniser cet outil tout en respectant le cadre règlementaire qui s’impose aux achats de l’Inserm. Le web achat de l’Inserm évolue... Du nouveau dans la liste hôtels Votre avis nous est très précieux, n’hésitez pas à nous transmettre vos suggestions à l’adresse achat@inserm.fr Votre avis nous est très précieux, n’hésitez pas à nous transmettre vos suggestions à l’adresse achat@inserm.fr L'Inserm, en collaboration avec le CNRS, l'INRA, l'AMUE (agence de mutualisation des universités et établissements) et d'autres opérateurs de la recherche, participe à une réflexion nationale sur l'optimisation des achats scientifiques. Une mutualisation de l’achat de consommables et de produits est à l'étude, dont les objectifs, tout en garantissant la liberté d’achat toutes les fois qu’un protocole de recherche l’impose, sont de : - permettre à l'ensemble des structures de recherche d’accéder à des tarifs très avantageux, - mettre en place un système de commandes dématérialisées intégré aux outils de gestion (dont SAFIr), Gain d’achat + gain de temps = un achat facilité et optimisé ! Le service achat a mis en place, par l'intermédiaire des responsables achat en délégations régionales, un groupe de travail chargé de valider les différentes options présentées. Vous êtes intéressé par le projet et souhaitez faire entendre votre voix ? N’hésitez plus ! Faites-vous connaître auprès du responsable achat de votre délégation. Question d'achat reviendra sur ce sujet dans les prochains numéros pour vous présenter l'avancée de ces vastes travaux.. Et si la recherche publique groupait ses achats scientifiques ?

3 Questions d’achat l N°2 l juin 2012 Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc Depuis le mois de novembre 2010, le DSI, en collaboration avec le SAI, a mis en place un nouveau marché national de téléphonie fixe et mobile. Ce partenariat conclu avec la société SFR a fait à ce jour économiser plus de 415 000 €HT à l'Inserm en 2011 (chiffres DSI). Les deux grands avantages du dispositif retenu sont :  la mise en place de la convergence secteur public, qui permet un doublement des minutes d’appels internes en France métropolitaine vers les fixes et les mobiles de l’Inserm. (exemple : pour un forfait mobile de 120 minutes par mois, 120 minutes supplémentaires d’appels vers l’Inserm sont offertes).  grâce à l’architecture IP (ToIP, projet Tulip), les télécommunications longue distance (notamment entre deux sites éloignés) sont facturées au prix d’une liaison Internet habituelle. Un problème de couverture ? Si l'offre de SFR a été analysée selon une couverture réseau mesurée "outdoor", nos sites professionnels, souvent au sein d'hôpitaux, ne bénéficient parfois pas d’une couverture optimale. Le cas échéant, n'hésitez pas à vous rapprocher de votre gestionnaire de flotte mobile afin qu'un diagnostic soit réalisé et qu'une solution technique puisse être trouvée rapidement. Depuis le mois de novembre 2010, le DSI, en collaboration avec le SAI, a mis en place un nouveau marché national de téléphonie fixe et mobile. Ce partenariat conclu avec la société SFR a fait à ce jour économiser plus de 415 000 €HT à l'Inserm en 2011 (chiffres DSI). Les deux grands avantages du dispositif retenu sont :  la mise en place de la convergence secteur public, qui permet un doublement des minutes d’appels internes en France métropolitaine vers les fixes et les mobiles de l’Inserm. (exemple : pour un forfait mobile de 120 minutes par mois, 120 minutes supplémentaires d’appels vers l’Inserm sont offertes).  grâce à l’architecture IP (ToIP, projet Tulip), les télécommunications longue distance (notamment entre deux sites éloignés) sont facturées au prix d’une liaison Internet habituelle. Un problème de couverture ? Si l'offre de SFR a été analysée selon une couverture réseau mesurée "outdoor", nos sites professionnels, souvent au sein d'hôpitaux, ne bénéficient parfois pas d’une couverture optimale. Le cas échéant, n'hésitez pas à vous rapprocher de votre gestionnaire de flotte mobile afin qu'un diagnostic soit réalisé et qu'une solution technique puisse être trouvée rapidement. Allô ? L’Inserm ? M ÉL des gestionnaires de flotte mobile Bordeauxtel-mobile.bordeaux@inserm.fr Lilletel-mobile.lille@inserm.fr Lyontel-mobile.lyon@inserm.fr Marseilletel-mobile.marseille@inserm.fr Montpelliertel-mobile.montpellier@inserm.fr Nantestel-mobile.nantes@inserm.fr Paris Vtel-mobile.paris5@inserm.fr Paris VItel-mobile.paris6@inserm.fr Paris VIItel-mobile.paris7@inserm.fr Paris XItel-mobile.paris11@inserm.fr Paris XIItel-mobile.paris12@inserm.fr Siègetel-mobile.ads@inserm.fr Strasbourgtel-mobile.strasbourg@inserm.fr Toulousetel-mobile.toulouse@inserm.fr Le punch out Office Dépôt pour les achats sur marché est en ligne. Finis les tarifs sur tableau Excel et les catalogues en PDF ! Consultez désormais le punch out Inserm/Office Dépôt pour vous informer des caractéristiques des produits, faire des recherches par catégories de fournitures ou par mots-clés, identifier les références sur marché, obtenir les tarifs à jour ainsi que les disponibilités. Attention ! Seules les références sur marché peuvent être ajoutées au panier pour générer une demande d’achat sur marché dans le module IP de SAFIr. Et pour les besoins non couverts par le marché ? Demandez tout simplement à Office Dépôt son kit de communication sur les modalités de commande hors marché. Contact : serviceclients4-2@officedepot.com ou 0 825 897 862 serviceclients4-2@officedepot.com Le punch out Office Dépôt pour les achats sur marché est en ligne. Finis les tarifs sur tableau Excel et les catalogues en PDF ! Consultez désormais le punch out Inserm/Office Dépôt pour vous informer des caractéristiques des produits, faire des recherches par catégories de fournitures ou par mots-clés, identifier les références sur marché, obtenir les tarifs à jour ainsi que les disponibilités. Attention ! Seules les références sur marché peuvent être ajoutées au panier pour générer une demande d’achat sur marché dans le module IP de SAFIr. Et pour les besoins non couverts par le marché ? Demandez tout simplement à Office Dépôt son kit de communication sur les modalités de commande hors marché. Contact : serviceclients4-2@officedepot.com ou 0 825 897 862 serviceclients4-2@officedepot.com Comme sur des roulettes… Que faire en cas de vol ? 1. Je garde précieusement le n° IMEI inscrit au dos du mobile sous la batterie et sur l'étiquette d'emballage, également accessible en tapant #06# sur mon mobile. Ce numéro est nécessaire pour déclarer le vol auprès du gestionnaire de flotte et bloquer le téléphone. 2. Je porte plainte et je déclare le vol auprès de mon gestionnaire de flotte mobile. 3. Si je suis à l'étranger, je contacte l’assureur de l'Inserm : Chubb 01 55 92 12 77 Contrat Inserm n° 6480.3668 Que faire en cas de vol ? 1. Je garde précieusement le n° IMEI inscrit au dos du mobile sous la batterie et sur l'étiquette d'emballage, également accessible en tapant #06# sur mon mobile. Ce numéro est nécessaire pour déclarer le vol auprès du gestionnaire de flotte et bloquer le téléphone. 2. Je porte plainte et je déclare le vol auprès de mon gestionnaire de flotte mobile. 3. Si je suis à l'étranger, je contacte l’assureur de l'Inserm : Chubb 01 55 92 12 77 Contrat Inserm n° 6480.3668

4 Questions d’achat l N°2 l juin 2012 Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc Rappel des contacts du plateau offline Mail : fr.businesstravel@service.americanexpress.com ou téléphone : 01 72 03 98 57fr.businesstravel@service.americanexpress.com Les fax ainsi que les mails envoyés à un autre numéro ou une autre adresse ne sont plus traités. N’oubliez pas le bon de commande SAFIr ! Pour un voyage sans nuage : en offline : j’indique le numéro du bon de commande SAFIr et je confirme ma réservation en adressant par mail un scan de mon bon de commande SAFIr signé ; en online (24h/24, 7j/7) : je remplis correctement le numéro du bon de commande SAFIr à 10 chiffres dans le champ « bon de commande » de l’outil et je veille à ne pas laisser de caractères erronés (type X ou 0). Attention ! Toute demande de modification ou d'annulation d'un dossier réalisé sur l'outil online entraine l'application des frais de gestion offline. Rappel des contacts du plateau offline Mail : fr.businesstravel@service.americanexpress.com ou téléphone : 01 72 03 98 57fr.businesstravel@service.americanexpress.com Les fax ainsi que les mails envoyés à un autre numéro ou une autre adresse ne sont plus traités. N’oubliez pas le bon de commande SAFIr ! Pour un voyage sans nuage : en offline : j’indique le numéro du bon de commande SAFIr et je confirme ma réservation en adressant par mail un scan de mon bon de commande SAFIr signé ; en online (24h/24, 7j/7) : je remplis correctement le numéro du bon de commande SAFIr à 10 chiffres dans le champ « bon de commande » de l’outil et je veille à ne pas laisser de caractères erronés (type X ou 0). Attention ! Toute demande de modification ou d'annulation d'un dossier réalisé sur l'outil online entraine l'application des frais de gestion offline. Voyages, voyages… Amex fait régulièrement des enquêtes de satisfaction à la suite des voyages réalisés. N'hésitez pas à y répondre afin que nous puissions mesurer la qualité de service de notre fournisseur. Pour tous ses achats, l’Inserm est tenu de respecter le principe de transparence des procédures. Cela implique notamment que toutes les étapes et opérations réalisées pour mener à bien l’achat soient justifiables et « traçables ». Pourquoi « tracer » mon achat ? pour protéger les intérêts de l’Inserm en cas de contentieux ; pour justifier l’action de l’Inserm en cas de contrôle, d’audit ou d’inspection interne ou externe ; pour démontrer l’exemplarité de l’Inserm en tant que bénéficiaire des deniers publics. Comment « tracer » mon achat ? 1. Je veille à conserver soigneusement les documents suivants : une copie de la publicité sur le web achat pendant dix ans ; le contrat, le devis retenu, le ou les bons de commandes et les conditions générales de vente du fournisseur pendant dix ans ; les devis et les offres non-retenus pendant cinq ans ; tous les documents justifiant le choix de l’Inserm (analyse des offres, négociations…) pendant cinq ans ; la fiche de traçabilité pendant cinq ans. 2. Je remplis une fiche de traçabilité pour tout besoin d’un montant supérieur à 10 000 €HT au siège et 20 000 €HT en délégation régionale ou en unité. Pour obtenir cette fiche, rapprochez-vous de votre responsable achat en délégation régionale. Pour tous ses achats, l’Inserm est tenu de respecter le principe de transparence des procédures. Cela implique notamment que toutes les étapes et opérations réalisées pour mener à bien l’achat soient justifiables et « traçables ». Pourquoi « tracer » mon achat ? pour protéger les intérêts de l’Inserm en cas de contentieux ; pour justifier l’action de l’Inserm en cas de contrôle, d’audit ou d’inspection interne ou externe ; pour démontrer l’exemplarité de l’Inserm en tant que bénéficiaire des deniers publics. Comment « tracer » mon achat ? 1. Je veille à conserver soigneusement les documents suivants : une copie de la publicité sur le web achat pendant dix ans ; le contrat, le devis retenu, le ou les bons de commandes et les conditions générales de vente du fournisseur pendant dix ans ; les devis et les offres non-retenus pendant cinq ans ; tous les documents justifiant le choix de l’Inserm (analyse des offres, négociations…) pendant cinq ans ; la fiche de traçabilité pendant cinq ans. 2. Je remplis une fiche de traçabilité pour tout besoin d’un montant supérieur à 10 000 €HT au siège et 20 000 €HT en délégation régionale ou en unité. Pour obtenir cette fiche, rapprochez-vous de votre responsable achat en délégation régionale. La traçabilité : quèsaco ?