Janvier 2015© PFRH LR - JS Quintana SAFIRE V2. Janvier 20152 © PFRH LR - JS Quintana Fonctionnalités issues de la V1 de SAFIRE. Présentation Gestion des.

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1 Janvier 2015© PFRH LR - JS Quintana SAFIRE V2

2 Janvier 20152 © PFRH LR - JS Quintana Fonctionnalités issues de la V1 de SAFIRE. Présentation Gestion des informations personnelles Création d’un nouveau Référent de Formation

3 Janvier 2015 3 © PFRH LR - JS Quintana Présentation Rappel : SAFIRE : Système d’information pour l’Animation de la Formation Interministérielle Régionale Différents acteurs : l’Agent : initiateur de la demande d’inscription Le Service Hiérarchique (SH) : responsable direct de l’Agent Le Référent Formation (RF) : gestionnaire des inscriptions Le Service Organisateur (SO) : gestionnaire de ses formations La Plate-forme RH (PFRH) : administrateur du site régional La DGAFP (via ws-interactive) : super administrateur du logiciel SAFIRE

4 Janvier 2015 4 © PFRH LR - JS Quintana Connexion à SAFIRE Se connecter à l’interface (SO, RF, PFRH) via le navigateur http://www.safire.fonction-publique.gouv.fr/ S’identifier Connexion @ mail valide et déjà enrregistrée dans la base par la PFRH Mot de passe reçu par mail après création par la PFRH

5 Janvier 2015 5 © PFRH LR - JS Quintana Espace Service Organisateur

6 Janvier 2015 6 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des informations personnelles Accès à son compte pour : Visualiser son compte Modifier son compte Cliquer Modifier son compte et son MdP Retour Modifications des infos Création d’un nouveau Mot de passe Concerne RF SO PFRH

7 Janvier 2015 7 © PFRH LR - JS Quintana Création d’un Référent de Formation (RF) Accès à la gestion des RF Concerne PFRH NB : accessible sur base ecole Cliquer Ci - dessous véritable menu des SO Gestion des RF Modification Suppression

8 Janvier 2015 © PFRH LR - JS Quintana 8 Manipulations Connexion Edition de son compte (SO) Gestion des RF

9 Janvier 20159 © PFRH LR - JS Quintana Nouvelles fonctionnalités issues de la V2 de SAFIRE. Gestion des formations Gestion des sessions Importations Exportation de données Alertes Gestion des inscrits

10 Janvier 2015 10 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des formations Accès à la gestion des formations CliquerCréation

11 Janvier 2015 11 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des formations Création d’une formation Nom « parlant » Domaine le plus approprié avec la formation Sélectionnez ORAS ou mieux OCT Valider

12 Janvier 2015 12 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des formations Création d’une session Liste des formations sans session Nouvelle formation créée Création d’une session

13 Janvier 2015 13 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des sessions Création d’une session Ajouter d’autres périodes Date non bloquante n’apparait que pour ORAS Coût total = BOP 1 + BOP 2 Fichier téléchargeable Valider Reportée, clôturée...

14 Janvier 2015 14 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des sessions Espace formation avec session Formation hachurée = non activée Acivation de la formation

15 Janvier 2015 15 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des sessions Avant activation Après activation Activation de la formation Formation non hachurée = activée Désacivation de la formation Session non visible pour les agents Session visible pour les agents

16 Janvier 2015 16 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des formations-sessions Actions sur formations et session Boutons dédiés aux formations - Activation / Désactivation - Modification - Archivage - Suppression - Ajout session - Importation Ici 2 sessions pour la formation Boutons dédiés aux sessions - Modification - Archivage - Suppression

17 Janvier 2015 17 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des formations-sessions Archivages L’archivage d’une formation => l’archivage de TOUTES ses sessions. La formation se retrouve sans session, il faut aller dans le tableau des sessions archivées grâce au menu « Archives » Archivage d’une seule session particulière. Session visible dans « Liste des sessions archivées »

18 Janvier 2015 18 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des formations-sessions Désarchivages Aucun bouton disponible Désarchivage d’une session particulière. Session redevient visible dans « Gestion des formations et sessions»

19 Janvier 2015 19 © PFRH LR - JS Quintana Importations Téléchargement des modèles d’import Fichier ZIP à télécharger contenant : - modele _ import _ formations. csv ( structure du fichier ) - modele _ import _ sessions. csv ( structure du fichier ) - readme. txt ( fichier aide ) Importations des fichiers suivant modèles Permet d’importer le fichier csv suivant la structure téléchargée et les indications de la fenêtre jointe.

20 Janvier 2015 20 © PFRH LR - JS Quintana Exportations Export de données Exporte un fichier csv contenant la liste de toutes les formations avec les inscrits Exporte un fichier csv contenant la liste de toutes les formations avec les inscrits Pour l’année en cours Exporte un fichier csv contenant la liste de toutes les formations avec les inscrits Pour l’année N - 1

21 Janvier 2015 21 © PFRH LR - JS Quintana Alertes Validation de présence et clôture de sessions 2 types d’alertes dont la somme apparaît Dans le menu de droite Rappel clôture de sessions 1/ Cliquer pour modifier la session 2/ Clôturer la session

22 Janvier 2015 22 © PFRH LR - JS Quintana Procédure d'inscription Inscription de l'Agent : Saisit infos professionnelles Saisit @mail du SH Choisit le RF Valide et confirme SH reçoit mail pour validation et Inscription visible dans Espace RF et Espace SO Avec SAFIRE V 2 le RF ne reçoit plus de mail il doit se connecter sur son Espace RF

23 Janvier 2015 23 © PFRH LR - JS Quintana Procédure d'inscription Avant validation par SH Espace SOEspace RF Après validation par SH Espace SO Espace RF

24 Janvier 2015 24 © PFRH LR - JS Quintana Procédure d'inscription Avant validation par RF(idem qu’aprés validation SH) Espace SOEspace RF Après validation par RF Espace SO Espace RF

25 Janvier 2015 25 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des inscrits Actions Affiche les inscrits - Modifier - Désister - Supprimer Infos bulles apparaissent Au survol de la souris

26 Janvier 2015 26 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des inscrits Actions Ajout inscription Filtres Détail d’une inscription

27 Janvier 2015 27 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des inscrits Convocations Cocher les candidats Génération du PDF - Export csv - Envoie d’un message ( copie au SO ) - Déplacement - Validation de présence Voir Fenêtre Convocation Mail reçu par le RF et le SO Contenant copie convoc

28 Janvier 2015 28 © PFRH LR - JS Quintana Gestion des inscrits Attestations Les attestations sont générées en même temps que la validation des présences Cocher les candidats Remplir nbre de demi - journée Valider les présences La fenêtre suivant apparait Confirmation et Envoie Voir Fenêtre Attestation Mail reçu par le RF Contenant copie attestation

29 Janvier 201529 © PFRH LR - JS Quintana Merci de votre attention

30 Janvier 2015 30 © PFRH LR - JS Quintana L’offre commune transverse (OCT) consiste d’une part à co-construire une offre nouvelle de formation répondant à des besoins émergents communs et d’autre part à rationaliser/adapter une offre existante sur des besoins récurrents. Elle vient compléter l’offre interministérielle existante développée par les PFRH et les IRA, et celle proposée par les ministères via l’Ouverture Réciproque et Anticipée des Stages (ORAS). A terme, l’OCT a vocation à remplacer l’ORAS et vise même à structurer l’ensemble de l’offre de formation transverse régionale. Alors que dans l’ORAS seules quelques places sont réservées à l’interministériel, l’OCT propose une offre ouverte à 100% à l’interministériel. Il s’agit en effet de proposer aux agents de l’ensemble des ministères de participer à des formations issues d’un « tronc commun » co-construit. L’OCT concerne uniquement les formations dites « transverses », c’est-à-dire les formations communes à plusieurs ministères et qui ne relèvent pas de leur cœur de métier. Les domaines de formations concernés sont les suivants : Management, RH, Gestion et Achat publique, Développement Durable, Santé et Sécurité au Travail, Préparation aux Epreuves de Concours, Informatique et Bureautique, Juridique et Contentieux, Communication L’ouverture réciproque et anticipée des stages (ORAS) consiste à ouvrir de manière structurée des formations ministérielles existantes à des agents d’autres ministères. Elle vient compléter l’offre interministérielle existante (sur crédits DGAFP) développée par les PFRH et les IRA. Il s’agit de proposer à des agents d’autres ministères de participer à des formations ministérielles existantes sans modification de contenu. L’expérimentation de ce dispositif a donc concerné uniquement les formations dites « transverses ».

31 Janvier 2015 31 © PFRH LR - JS Quintana Création d’un Référent Formation Mail reçu par le nouveau RF Contenant Login et MdP

32 Janvier 2015 32 © PFRH LR - JS Quintana Aperçu Fenêtre Suppression

33 Janvier 2015 33 © PFRH LR - JS Quintana Aperçu Mail Convocations RF SO

34 Janvier 2015 34 © PFRH LR - JS Quintana Aperçu Mail Attestations RF

35 Janvier 2015 35 © PFRH LR - JS Quintana Aperçu Fenêtre Refus

36 Janvier 2015 36 © PFRH LR - JS Quintana Aperçu Fenêtre Convocation

37 Janvier 2015 37 © PFRH LR - JS Quintana Aperçu Fenêtre Attestation

38 Janvier 2015 38 © PFRH LR - JS Quintana Modification d'une inscription

39 Janvier 2015 39 © PFRH LR - JS Quintana Visualisation d'une inscription

40 Janvier 2015 40 © PFRH LR - JS Quintana Espace Référent Formation Aperçu d’une relance d’un SH Mail reçu par le SH

41 Janvier 2015 41 © PFRH LR - JS Quintana Procédure d'inscription Avant validation par SH Espace RF

42 Janvier 2015 42 © PFRH LR - JS Quintana Procédure d'inscription Aprés validation par SH Espace RF

43 Janvier 2015 43 © PFRH LR - JS Quintana Procédure d'inscription Avant validation par RF Espace RF

44 Janvier 2015 44 © PFRH LR - JS Quintana Procédure d'inscription Aprés validation par RF Espace RF

45 Janvier 2015 45 © PFRH LR - JS Quintana Procédure d'inscription Avant validation par SH Espace SO

46 Janvier 2015 46 © PFRH LR - JS Quintana Procédure d'inscription Aprés validation par RF Espace SO

47 Janvier 2015 47 © PFRH LR - JS Quintana Procédure d'inscription Aprés validation par SH Espace SO

48 Janvier 2015 48 © PFRH LR - JS Quintana Procédure d'inscription Avant validation par RF Espace SO