Mode opératoire  Divers éléments utiles

Présentation au sujet: "Mode opératoire  Divers éléments utiles"— Transcription de la présentation:

1 Mode opératoire  Divers éléments utiles
Déchiffrer les abréviations du logiciel Effectuer des recherches Agenda & Messagerie

2 DECHIFFRER LES ABREVIATIONS
Le logiciel fait apparaître dans la liste des dossiers le statut actuel du dossier, les abréviations sont donc importantes à comprendre : Liste des différentes abréviations qui renseignent le statut d’un dossier : - inst : Dossier en instruction (pas encore envoyé en banque, c’est-à-dire en cours de saisie) env : Dossier envoyé en banque okB : Dossier accordé par une banque (préparation d’un encaissement) okC : Dossier accepté par le client ( enregistrement d’un dossier) real : Dossier dont l’acte authentique a été signé fact : Dossier dont on a facturé la banque (commission bancaire en attente de règlement) clô : Dossier réalisé intégralement, toutes les factures et ristournes ont été réglées aba : Dossier abandonné abR : Dossier abandonné car refus.

3 Utiliser toutes les cases tant que le recherche n’aboutit pas
EFFECTUER DES RECHERCHES PAR NOM Il est possible de rechercher un dossier via le nom de l’emprunteur de plusieurs manières : - En cliquant sur la Liste des Dossiers En fonction de la recherche, modifier les parties « Etat » et « Archivé », saisir le nom du client puis cliquer sur « 1er » et « Suiv. » jusqu’à l’aboutissement de la recherche souhaitée. Renseigner le nom à cet endroit - En cliquant sur Recherche Utiliser toutes les cases tant que le recherche n’aboutit pas Modifier : => dans la case « Archivé » : « Non archivé » en « Tous » => dans la case « Afficher » : « 20 premiers » en « <Tous> » Saisir le nom ou partie du nom, précédé et suivi d’une * dans : « Nom de l’affaire » ou « Nom de l’emprunteur » ou « Nom de jeune fille » Puis cliquer sur « Lancer la recherche » Saisir le prénom ou partie du prénom, précédé et suivi d’une * dans « Prénom » Il est possible de mettre une étoile au milieu d’un nom/prénom si l’on est pas sûr de l’orthographe

4 EFFECTUER DES RECHERCHES PAR NUMERO
Il est possible de rechercher un dossier via le numéro de dossier de plusieurs manières : - En cliquant sur la Liste des Dossiers En fonction de la recherche, modifier les parties « Etat » et « Archivé », saisir le n° de dossier puis cliquer sur « 1er » et « Suiv. » jusqu’à l’aboutissement de la recherche souhaitée. Renseigner le numéro à cet endroit - En cliquant sur Recherche Modifier : => dans la case « Archivé » : « Non archivé » en « Tous » => dans la case « Afficher » : « 20 premiers » en « <Tous> » Pour rechercher un dossier par son numéro de facture, saisir le n° à cet endroit en respectant la casse : Pour rechercher un dossier par son numéro de d’enregistrement, saisir le n° à cet endroit : Puis cliquer sur « Lancer la recherche »

5 GESTION DE L’AGENDA Il est possible de gérer un agenda sur le logiciel : Après avoir ouvert CIFACIL, cliquer sur le bouton « Action Co. » , vous êtes sur l’onglet « Actions commerciales (agenda) » par défaut : Lorsque cette fenêtre apparaît, choisir l’agence et le nom du commercial afin que son agenda apparaisse Double-cliquer sur la case correspondant à l’heure et au jour de rendez-vous à inscrire afin de rentrer les informations puis cliquer sur Si le rendez-vous est annulé ou décalé, cliquer sur « Modifier » pour changer la date/l’heure de rendez-vous ou sur « Supprimer » pour le retirer définitivement de l’agenda.

6 GESTION DES MESSAGES 1/2 Il est également possible de noter des messages sur le logiciel : Après avoir ouvert CIFACIL, cliquer sur le bouton « Action Co. » puis sur l’onglet « Tâches ». Cliquer sur « Ajouter » Modifier le commercial pour lequel est destiné le message Rattacher, si possible, le message au dossier concerné Renseigner le message dans l’encadré « Notes » Cliquer sur pour enregistrer le message et fermer.

7 GESTION DES MESSAGES 2/2 Pour mieux gérer les messages, penser à en changer l’état dès qu’une action est réalisée Double-cliquer sur le message traité Modifier l’Etat « A faire » en « Réalisé » afin que le message traité n’apparaissent plus sur la page par défaut de la liste des tâches Cliquer sur pour enregistrer la modification Pour retrouver un message classé « Réalisé », cliquer sur « Tâches réalisées  »