Les 10 points clefs de l’externalisation

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1 Les 10 points clefs de l’externalisation
la régie numérique des entreprises Les 10 points clefs de l’externalisation "Accroître les performances de votre communication visuelle" Présentation de Edillia (d'où venons-nous) + Intégrée… parce que nous nous intéressons aux documents valides, "vivants", et que les éléments gérés doivent prendre en compte la faisabilité tant au niveau traditionnel du document papier, qu'au niveau virtuel, c'est à dire multimédia. V1.1

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Les 10 points clefs de l’externalisation Analyse des flux, des tâches et de la disponibilité des collaborateurs Accroître la réactivité de publication en ligne Elargir le périmètre de diffusion Editez une fiche documentaire fiable Mettre en place une gestion contributive Standardiser la production Optimiser et visualiser les coûts d'exploitation Garantir la sécurité d'exploitation Décharger l'entreprise d'une gestion informatique annexe Conserver la maîtrise de l'activité

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1- Analyse des flux, des tâches et de la disponibilité des collaborateurs Définir le fonctionnement Du donneur d’ordre à l’exploitant Identifier les tâches Commande -> Choix des ressources -> Commande -> Réalisation -> Suivi de production -> Validation -> Sélection -> Indexation -> Exploitation -> Publication -> Archivage Définir les compétences requises Gestion, analyse de l’image, production, documentation, techniques numériques … Valider la disponibilité des collaborateurs Scénario de validation des tâches Détecter les étapes bloquantes

4 Partage <-> Exploitation
la régie numérique des entreprises 2- Accroître la réactivité de publication en ligne Gérer l’actualité et partager en temps réel les nouvelles productions d’images, c’est : Crédibilisé le système d’information Accélérer la diffusion de la nouvelle image de l’entreprise Faire monter l’audience Rentabiliser les investissements Commande Réalisation Exploitation Indexation Partage Archivage Commande Réalisation Sélection Indexation Partage <-> Exploitation Archivage

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3- Elargir le périmètre de diffusion pour rentabiliser la production et diffuser la charte image de l’entreprise S’adresser à des communautés restreintes et différenciées Proposer sur le réseau les fichiers «haute définition» des visuels [restriction] Offrir des sélections préétablies Gain de temps pour l’utilisateur Garantie par un expert de l’image Privilégier les documents actifs à ceux relevant du patrimoine Documents valides / actifs [communication externe / interne] Documents relevant de l’histoire récente [pour la communication interne] Documents relevant du passé [archives, restriction] Offrir un best-of de la représentation des produits, des services et des hommes

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4- Editez une fiche documentaire fiable pour diffuser des documents certifiés SECTION DOCUMENTAIRE Informations sémantiques : thème, légende, mots clés, référence du produit "ce que je vois » SECTION JURIDIQUE copyright et limites d'utilisation de chaque visuel "ce que j'ai le droit d'en faire » SECTION TECHNIQUE Toutes les données garantissant une parfaite exploitation de l'image : dimensions, poids de fichier, dimensions maximales imprimables "ce que je peux en faire » SECTION TRACABILITE & SECURITE Identification de l'original, lieu de stockage de l’original (cote), Identification des intervenants prestataires fabricants "d'où cela vient-il ?"

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5- Mettre en place une gestion contributive, 1/2 Organiser la contribution des auteurs et des collaborateurs pour une indexation fiable Scénario traditionnel A 1- Dépôt de fichiers par le dépositaire 2- Validation / publication par le dépositaire gestion d'alerte Scénario traditionnel B 2- Envoi à l'administrateur gestion d'alerte 3- Validation / publication par l'administrateur

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5- Mettre en place une gestion contributive, 2/2 Scénario «contributif» C 1- Dépôt de fichiers par le dépositaire 2- Envoi à l'administrateur gestion d'alerte 3- Soumission à des contributeurs par l'administrateur gestion d'alerte 4- Saisie par le(s) contributeur(s) 5- Renvoi vers l'administrateur gestion d'alerte 6- Validation / publication par l'administrateur

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6- Standardiser la production pour une cohérence du fonds documentaire Format de prise de vue Standard d’enregistrement Poids de fichiers Taux de compression Enrichissement de métadonnées prédéfinies Standardiser l’offre en ligne, une garantie d’exploitation Métadonnées exploitables après téléchargement Construire une collection : Techniquement professionnelle Promouvant la charte image de l’entreprise

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7- Optimiser et visualiser les coûts d'exploitation En réunissant la totalité des services dans une prestation globale En favorisant l’exploitation des visuels pour un amortissement des investissements En évaluant les coûts de chaque activité (outil, ressources humaines, consommable, prestations) La production d’images : agences, photographes intégrés ou indépendants La constitution de sélections prêtes à l’emploi par un expert de l’édition image La gestion : Documentaire Technique Juridique La diffusion L’archivage En garantissant l’adéquation Offre / Demande : recherches fructueuses => succès de la démarche

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8- Garantir la sécurité d'exploitation par la gestion des métadonnées, 1/3 Le document numérique est autonome, il contient ses propres informations EXIF IPTC (anc.) XMP dont des champs optionnels propriétaires «métiers » peuvent être définis

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8- Garantir la sécurité d'exploitation par la gestion des statistiques, 2/3 - Enregistrement de tous les actes effectués à travers la base : • Connexion • Enrichissement de la base • Exploitation : téléchargement, commande de travaux, envois virtuels Par exploitant Par référence exploitée - Edition de différents états : • Lexique des mot-clefs • Pourcentage des champs non renseignés

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8- Garantir la sécurité d'exploitation par la préservation du fonds actif, 3/3 L’intégrité du regroupement des originaux exploitables doit être préservée

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9- Décharger l'entreprise d'une gestion informatique spécialisée Le choix d’un hébergement externalisé dédié à l’image

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10- Conserver la maîtrise de l'activité en s'appuyant sur des compétences externes Sous-traiter les tâches répétitives qui ne sont plus réalisables par manque de temps Faire appel à une expertise technique : De l’image numérique De la gestion informatisée De la gestion documentaire : Indexation objective de niveau 1 Indexation « culturelle » de niveau 2 Faire appel à une entité dédiée disponible pour assurer un service dans la continuité

16 www.edillia.com la régie numérique des entreprises
Contact : Daniel Hennemand