Durée de conservation et archivage

Présentation au sujet: "Durée de conservation et archivage"— Transcription de la présentation:

1 Durée de conservation et archivage
9 février 2016 Durée de conservation et archivage USH – GT réseau informatique et libertés

2 Les grands principes

3 Les grands principes La durée de conservation est le temps nécessaire qui sépare le moment de la collecte (ou de la génération) d’une donnée de son effacement complet du traitement. Conformément à l’article 6 de la loi informatique et libertés, chaque donnée à caractère personnel peut être conservée « pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées ». Les durées de conservations varient en fonction des catégories de données.

4 Les grands principes Dans sa recommandation n° , la CNIL distingue trois catégories d’archives : Les archives courantes : toutes données d’utilisation courante par les services concernés. Elles sont conservées pendant le temps nécessaire à l’atteinte de la finalité déclarée. Les archives intermédiaires : toutes données qui représentent encore pour les services concernés un intérêt administratif comme par exemple en cas de contentieux, d’enquête ou de contrôle. Leur durée de conservation est donc fonction des délais de prescription, de la périodicité des enquêtes et des pratiques usuelles en matière de contrôle administratif. Les archives définitives : toutes données présentant un intérêt historique, scientifique ou statistique justifiant qu’elle ne fassent l’objet d’aucune destruction.

5 Les durées de conservation dans le cadre du pack de conformité « logement social »

6 Gestion des demandes locatives et d’accession à la propriété et gestion du patrimoine immobilier
S’agissant des données relatives aux demandes locatives : Que dit la CNIL ? Suppression de la base active à compter de la radiation de la demande du système d’enregistrement ou en cas d’attribution d’un logement. Les données doivent également être effacées lorsqu’un demandeur en fait la demande avant une radiation ou une attribution. Conservation des données en base archive intermédiaire pendant 18 mois (à noter que ne basculent en archives intermédiaire que les demandes radiées, les demandes « actives » demeurent dans la base active). La CNIL admet dans son guide la possibilité de « conserver des données relatives à des demandes ou des attributions de logement pour la mise en place de contrôles interne quant aux respect des règles d’attribution, de justifications auprès des réservataires de l’utilisation des contingents ou la réalisation d’études concernant les demandes et attributions de logements sociaux. » Sur ce fondement, ne pourrait-on pas admettre le principe d’une conservation de 5 ans des demandes de logement radiées en base archive, afin de satisfaire aux contrôle MIILOS et aux besoins d’enquêtes ? Quels sont les éléments utiles à la gestion, à distinguer de ceux qu’ils convient de supprimer ? Comment éviter les ressaisies et optimiser le travail des équipes ?

7 Gestion des demandes locatives et d’accession à la propriété et gestion du patrimoine immobilier
S’agissant des données relatives aux demandes locatives : Deux enjeux : respecter le principe de conservation limitée, édicté par la CNIL, concernant les demandes de logement (cf fiche n°3 du pack de conformité) répondre aux obligations légales dans le cadre des contrôles ANCOLS Il est proposé de distinguer : Le dossier « demandeur » : CERFA + justificatifs saisis par le demandeur lui-même ou par un guichet d’enregistrement (dossier unique) Éléments saisis sur le SNE ou le fichier partagé Le dossier « candidat » : CERFA + pièces justificatives conformément à l’article R du CCH. Dossier constitué par le bailleur en vue du passage en CAL A noter en fonction des organisations que le dossier complet peut être constitué à l’issue de la CAL Le dossier « locataire » : Bail + annexe loca-pass le cas échéant + attestation d’assurance habitation Éléments issus du dossier « candidat », jugés utiles à la gestion : justificatifs d’identité et de la situation familiale Cette classification permet de mettre en cohérence les exigences de la CNIL et les obligations du bailleur notamment vis-à-vis de l’ANCOLS. Elle permet également de dissocier les règles applicables au SNE et aux fichiers partagés, des règles à définir dans le SI des organismes et pour les dossiers papiers détenus par les organismes.

8 SNE ou fichier partagé de la demande
Dossier du demandeur : Données du CERFA + justificatif(s) saisi(s) par le demandeur lui-même ou par un guichet d’enregistrement Dossier du candidat (CERFA + pièces justificatives conformément à l’article R du code de la construction et de l'habitation) Organisme Passage en CAL Attribution Attribution par classement (rang 2 ou 3) Attribution sous condition suspensive Décision d’irrecevabilité Non attribution La demande demeure active dans le SNE ou le fichier partagé Si condition levée, signature du bail et radiation de la demande dans le SNE ou le fichier partagé + constitution du dossier « locataire » Si condition non levée au terme du délai fixé par la CAL, la demande demeure active dans le SNE ou le fichier partagé La demande demeure active dans le SNE ou le fichier partagé Radiation de la demande dans le SNE ou le fichier partagé, 1 mois après la notification de décision de la CAL Signature du bail et radiation de la demande dans le SNE ou le fichier partagé + constitution du dossier « locataire » Conservation en base archive du dossier du candidat 5 ans par l’organisme (contrôle ANCOLS)

9 Gestion des demandes locatives et d’accession à la propriété et gestion du patrimoine immobilier
S’agissant des données relatives aux demandes locatives : Cette organisation permet : De radier dès l’attribution le dossier demandeur dans le SNE ou le fichier partagé conformément aux dispositions du pack de conformité; De conserver en base archive (accès restreint) tous dossiers candidats examinés en CAL pendant 5 ans et donc de répondre aux obligations liées aux contrôles ANCOLS; De conserver en base active les éléments nécessaires à la gestion locative via la constitution d’un dossier « locataire ». Elle nécessite pour autant des changements de pratiques pour des organismes qui transforment aujourd'hui très souvent le dossier « demandeur/candidat » en dossier « locataire ». Une adaptation des SI est également nécessaire (gestion des habilitations permettant l’accès restreint aux dossiers « candidats » + destruction à J + 5 ans de ces dossiers « candidats »).

10 S’agissant de la gestion du patrimoine immobilier à caractère social :
Gestion des demandes locatives et d’accession à la propriété et gestion du patrimoine immobilier S’agissant de la gestion du patrimoine immobilier à caractère social : Que dit la CNIL ? Suppression de la base active à compter du départ du résident concerné ou, en cas de sommes restant dues, à compter du règlement du solde de tout compte des intéressés. Conservation en base archive intermédiaire pendant 5 ans afin de répondre aux contrôles opérés par l’ANCOLS. Concerne tous les traitements dont la finalité est liée à la gestion locative (attribution, gestion et suivi du contrat, gestion des réclamations). Sur ce principe, il est admis une bascule en base archive intermédiaire de tous les dossiers de locataires partis, à jour de leurs loyers, à compter de leurs départs, du règlement de tout compte et d’une destruction de ces dossiers au terme d’une durée de 5 ans. Ce principe permet de s’inscrire dans le respect du fondement d’une durée limitée de conservation de la donnée et du droit à l’oubli.

11 Gestion des demandes locatives et d’accession à la propriété et gestion du patrimoine immobilier
S’agissant des données relatives aux demandes d’accession à la propriété : Que dit la CNIL ? Suppression de la base active à compter du classement sans suite de la demande. Elles doivent également être effacées si, au cours de ce délai, un demandeur en fait la demande. Lorsqu’une demande d’accession à la propriété est satisfaite, les données à caractère personnel relatives à la demande doivent être supprimées à compter du paiement complet du logement ou, le cas échéant, à l’issue de la période de sécurisation de la transaction, lorsqu’une telle période est prévue. Il n’y a pas de durée de conservation en base archive. Seuls les éléments nécessaires au syndic sont conservés si l’organisme HLM assure cette fonction. A savoir : l’identité, l’état civil, l’adresse et l’attestation d’assurance. Les données utilisées à des fins de prospection commerciale  peuvent être conservées pendant trois ans à compter de la fin de la relation (classement sans suite, dernière proposition, dernier contact, …). Au terme de ce délai de trois ans, le responsable de traitement doit reprendre contact avec la personne concernée afin de savoir si elle souhaite continuer à recevoir des sollicitations. En l’absence de réponse positive et explicite de la personne, les données doivent être supprimées. NB A signaler que la constitution de ces fichiers de prospection commerciale à partir des données collectées et traitées dans le cadre de la gestion locative, doit faire l’objet d’une information préalable. Cette communication préalable doit notamment indiquer la possibilité pour le ménage de faire jouer son droit d’opposition.

12 Gestion du contrôle d’accès nominatif aux zones soumises à une restriction de circulation
Les données collectées pour assurer un contrôle d’accès aux zones soumises à une restriction de circulation peuvent être conservées tant que la personne concernée bénéficie d’un droit d’accès. NB Seules les données d’identification peuvent être conservées. L’historique des déplacements des locataires / résidents / accédants est interdit. Seul l’historique des déplacements des intervenants extérieurs autorisés à accéder temporairement dans des zones soumises à une restriction de circulation peut être collecté. Cet historique ne peut être conservé au-delà de 72 heures.

13 Demandes d’attribution, d’adaptabilité ou de mutation d’un logement à une personne rencontrant des difficultés sociales particulières ou élaboration et mise en œuvre d’un suivi social personnalisé Les données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre des demandes d’attribution, d’adaptabilité ou de mutation d’un logement à une personne rencontrant des difficultés sociales particulières doivent être supprimées de la base active à compter de l’attribution du logement ou de son adaptation. Conformément à la règle établie par la CNIL concernant la possibilité de « conserver des données relatives à des demandes ou des attributions de logement pour la mise en place de contrôles interne quant aux respect des règles d’attribution, de justifications auprès des réservataires de l’utilisation des contingents ou la réalisation d’études concernant les demandes et attributions de logements sociaux », on peut basculer en base archive intermédiaire pendant 5 ans toutes attributions réalisées dans ce cadre. Demeure la question des éléments recueillis à l’occasion d’une demande adaptation (dans ce cas, il n’ y a pas d’attribution de logement mais réalisation de travaux). Pour ces dossiers, les éléments recueillis doivent être supprimés de la base active, dès réalisation des travaux. Ceci n’empêche pas de basculer en base archive intermédiaire le dossier constitué par le ménage concerné afin de satisfaire à d’éventuels contrôles et de tracer dans le progiciel de gestion les travaux réalisés dans le logement. Les données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre de l’élaboration et de la mise en œuvre d’un suivi social personnalisé doivent, quant à elles, être supprimées de la base active lorsque le responsable du traitement a connaissance de la fin de ce suivi. Lorsque ce suivi est réalisé par un partenaire, l’organisme doit supprimer les informations dès qu’il a connaissance de la fin du suivi. Avec l’accord de cette personne, afin de pouvoir s’appuyer sur l’historique des actions sociales précédentes en cas de reprise ultérieure d’un suivi social, les données peuvent être archivées pendant cinq ans. A défaut, le dossier est détruit.

14 Gestion du précontentieux et du contentieux
Les données collectées et traitées dans le cadre de la gestion du précontentieux doivent être supprimées à compter du règlement du litige amiable, ou à défaut, de la prescription de l’action en justice correspondante. Questions : En cas de comportements répétés (paiement irrégulier du loyer, troubles de voisinage récurrents), à partir de quand considère-t-on le litige amiable réglé ? Comment attester auprès du juge des actions menées par le bailleur au cours de la phase amiable ? En cas d’application trop stricte, ne risque-t-on pas d’encourager l’ouverture d’une procédure contentieuse dès le premier événement ? Est-il envisageable de réfléchir à une « durée probatoire », au terme de laquelle, sans nouvel incident, les informations seraient détruites ? (existe déjà dans certains départements pour la signature d’un nouveau bail après solde de la dette de loyer par le FSL) Les données collectées et traitées dans le cadre de la gestion du contentieux doivent être supprimées lorsqu’est prescrite l’action en exécution d’une décision de justice passée en force de chose jugée. Les condamnations définitivement prononcées peuvent être conservées par le responsable de traitement jusqu’au départ du résident concerné aux fins de traitement différencié en cas de faits répétés, ou de l’employé victime d’une agression, pour éviter tout contact entre ce dernier et la personne condamnée. Les décisions de justice ayant une incidence sur le lieu de résidence peuvent être conservées jusqu’au départ du résident ou locataire en bénéficiant.

15 Vidéosurveillance Les images ne mettant pas en lumière un incident ne doivent pas être conservées plus d’un mois à compter de leur enregistrement. Si une procédure judiciaire est engagée et nécessite la production d’un enregistrement issu du dispositif de vidéosurveillance, les images nécessaires à la constatation des faits doivent être extraites de la base de données, après consignation dans un registre, pour être ajoutées au dossier en qualité de pièce de procédure. Dans ce cadre, les images extraites peuvent être conservées le temps nécessaire au règlement du litige.

16 Données de journalisation
Système de journalisation = enregistrement dans des «fichiers de logs» des activités des utilisateurs (traçage des accès avec n° identifiant, date et heure de connexion et déconnexion), des anomalies et des événements liés à la sécurité. Ces journaux doivent conserver les évènements sur une période glissante ne pouvant excéder six mois. Rappel : pour les données les plus sensibles (appréciation des difficultés sociales et gestion du précontentieux et du contentieux), les AU 34 et 35 impose la traçabilité de toute consultation, modification et suppression de données.

17 Les archives départementales

18 Archives départementales
Conformément à l’article L211-4 du code du patrimoine, les archives publiques sont notamment composées : « des documents qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission. » Sont concernés les documents dont la durée d’utilité administrative (durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation) est expirée, et qui présentent un intérêt pour l’histoire. Le choix des dossiers incombe au service versant, sous le contrôle et avec l’aide des Archives départementales. Au regard du peu de sollicitations, le chantier qui consisterait à arrêter des règles communes, apparait moins prioritaire au membres du groupe de travail. Le choix des dossiers incombant au service versant, ne faut-il pas préconiser l’envoi aux archives départementales de documents relatifs à la vie de l’organisme, à l’histoire de son patrimoine, en limitant au maximum le déversement de données à caractère personnel, ne serait-ce que pour des raisons de confidentialité ?