Système de gestion de la Piste Gaz ECA Lorsque ce symbole apparait, cliquez pour passer à la page suivante…

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1 Système de gestion de la Piste Gaz ECA Lorsque ce symbole apparait, cliquez pour passer à la page suivante…

2 Processus général Planification annuelle générale ECA 123456789 10 11 12 CHPI SDIS EcaForm CFEca IC Mois Intervenants Réalisations et bouclements 1. Détermination des calendriers année suivante 2. pré réservations 2. Puis ouvre les demandes de réservations aux SDIS, pour une période pré définie … = Dates limites fixées d’année en année par EcaForm 1. Chaque année l’ECA détermine le calendrier des disponibilités pour l’année suivante …

3 Réalisations et bouclements 1. Détermination des calendriers année suivante 2. pré réservations 123456789 10 11 12 Chef Piste SDIS EcaForm CFECA Inspectorat Cantonal Intervenants = Dates limites fixées d’année en année par EcaForm 3.Contrôles 3. Pendant et à la fin du processus des demandes de réservation des contrôles sont effectués par l’IC … 4. Attributions 4. Les confirmations de réservations aux SDIS et l’attribution du personnel d’encadrement aux exercices sont notifiées… Confirmations Processus général Planification annuelle générale ECA Mois

4 Ordre des opérations Le SDIS crée sa (ses) demande(s) de réservation(s) Jusqu’au jour de l’exercice le SDIS peut gérer (ajouter, modifier, supprimer) ses participants à n’importe quel moment. Il dispose d’une option de reprise des données pour l’établissement de publipostages. SDIS 1 L’ECA confirme la (les) réservation(s) … et ouvre les demandes d’inscriptions aux instructeurs (Web) ECA 2 Les chefs de piste (CHPI) s’annoncent pour l’encadrement CHPI a L’ECA attribue et notifie le personnel d’encadrement aux réservations confirmées … et prépare les dossiers de cours ECA b Processus général

5 Ordre des opérations 5. L’exercice est réalisé Dès le jour de l’exercice seule l’ECA est habilitée à apporter des modifications de participants ou d’instructeurs. CHPI 3 6. L’ECA effectue le suivi de l’exercice ECA 4 7. Le SDIS est notifié de la “Libération de l’exercice” réalisé SDIS 5 1. Saisie des présences et des résultats 2. Libération administrative de l’exercice pour la reprise par le SDIS 3. Bouclement administratif et financier a. Courriers aux SDIS et aux participants concernant la non réussite des tests b. Solde du personnel d’encadrement ! Processus général 1. Reprise des données définitives en vue de la solde SDIS aux participants !

6 CLIQUEZ SUCCESSIVEMENT -“-“Fichiers” -“-“Gestion des cours & exercices” -“-“Calendrier de réservation piste gaz” Présentation du Calendrier Piste Gaz Accès au calendrier 1 2 3

7 Le calendrier Piste Gaz est chargé puis affiché … Présentation du Calendrier Piste Gaz Accès au calendrier

8 Le jour sélectionné La sélection en cours est repérable par la mise en évidence de la date Présentation du Calendrier Piste Gaz

9 Le jour sélectionné Pour sélectionner un jour cliquez dans la cellule de la date souhaitée … Ou utilisez le calendrier … Présentation du Calendrier Piste Gaz

10 Les cours (ou exercices) Le cours sélectionné  Voir le détail des informations Pour choisir une réservation existante il suffit de cliquer sur celle-ci… Présentation du Calendrier Piste Gaz

11 Le cours sélectionné  Voir le détail des informations Le bouton droit de la souris permet d’accéder à toutes les informations utiles décrivant la réservation… Présentation du Calendrier Piste Gaz Les cours (ou exercices)

12 Le cours sélectionné  Voir le détail des informations La modification ou suppression de la demande est possible tant que la réservation n’est pas confirmée… Présentation du Calendrier Piste Gaz Les cours (ou exercices) Informations générales sur la réservation Détails des sessions Champs de saisie libre pour communications spécifiques entre SDIS et ECA Audit

13 Les infos-bulles Lorsque votre pointeur se trouve sur une réservation, les informations principales de celle-ci sont affichées… Présentation du Calendrier Piste Gaz Les cours (ou exercices)

14 Le statut des réservations-cours  Les couleurs d’affichage Chaque réservation possède un “Statut” décrivant l’état dans lequelle elle se trouve…. Ces ‘états’ sont figurés par les couleurs ou consultables dans l’info-bulle ou dans le détail des informations… Validé Libéré En attente Présentation du Calendrier Piste Gaz Les cours (ou exercices)

15 Les options de la barre d’outils Les options du menu *Réservation* sont activées contextuellement… L’option *Réservation* permet de créer des demandes ou gérer des réservations en cours … Présentation du Calendrier Piste Gaz

16 L’option *Filtres* permet d’activer des sous-ensembles de données pré déterminées Présentation du Calendrier Piste Gaz Les options de la barre d’outils

17 Diverses formes d’affichage du calendrier sont disponibles: Jour Semaines Mois Chronologie Vous pouvez passer de l’une à l’autre à tout instant… Présentation du Calendrier Piste Gaz Les options de la barre d’outils

18 Créer une demande de réservation Demande de réservation Individuelle Une demande de réservation concerne un SDIS… 2.Lors de la demande de réservation groupée et lors de la décision (confirmation) les autres SDIS concernés sont ‘notifiés’ par l’application ECAWIN. SDIS demandeur ECA … ou plusieurs SDIS, qui se regroupent pour l’exercice. 1.Demande de réservation Notification de la demande aux autres SDIS Groupée Dans ce cas UN seul SDIS gère la réservation commune … Autre(s) SDIS 0. Décision commune Notification de la décision aux autre SDIS Notification de la décision au SDIS demandeur !

19 Créer une demande de réservation Etapes Choisir le jour … puis cliquez bouton droit de la souris pour faire apparaitre le menu contextuel. 2 Activez ensuite l’option “Créer” 3 Selectionnez la date souhaitée … 1 …ou option “Réservation” de la barre des menus 2

20 Créer une demande de réservation Etapes Masque de saisie de la réservation Le code du cours ou d’exercice est attribué automatiquement par le système, en fonction du “Type de Cours” choisi. Structure de la codification

21 Créer une demande de réservation Etapes Masque de saisie de la réservation L’intitulé de l’exercice prévu est déterminé librement par l’utilisateur. Saisir un intitulé du cours

22 Créer une demande de réservation Etapes Saisir le type de cours souhaité Masque de saisie de la réservation Saisir un intitulé du cours  Notion pré déterminées ( *) Le type de réservation choisi détermine la durée de l’exercice ainsi que le nombre d’instructeurs nécessaires à sa réalisation ! ( *) Une fenêtre déroulante permet de choisir le type d’exercice souhaité, dans le cadre des prestations proposées. Une fois validée la demande de réservation, le “Type de cours” ne peut plus être modifié. (Supprimer et Créer) i !

23 Créer une demande de réservation Etapes Saisir le type de cours souhaité Masque de saisie de la réservation Saisir un intitulé du cours Saisir les horaires souhaités

24 Créer une demande de réservation Etapes Saisir le type de cours souhaité Masque de saisie de la réservation Saisir un intitulé du cours Saisir les horaires souhaités Saisir des remarques à l’attention de l’ECA Activez l’onglet “Observations SDIS” Inscrivez ici vos remarques Sdag gdslk gds dglk dgslékgds dsglék lék 4 eiuew gds ………

25 Créer une demande de réservation Etapes Saisir le type de cours souhaité Masque de saisie de la réservation Saisir un intitulé du cours Saisir les horaires souhaités Valider Le statut de la demande est “En attente”. Un message est délivré à l’ECA. Les éléments de la demande (date, heures, etc.) peuvent être modifiés par le SDIS tant que la réservation est dans le statut “En attente”. i Saisir des remarques à l’attention de l’ECA

26 Créer une demande de réservation Etapes Déclaration d’exercice groupé (multiples SDIS) Saisir les SDIS concernés (autres que le SDIS demandeur) Sélectionnez l’exercice auquel vous voulez associer d’autres SDIS. 1 Activer l’option “Gestion des demandeurs” 2

27 Filtre possible sur types d’organisations Créer une demande de réservation Etapes Déclaration d’exercice groupé (multiples SDIS) Saisir les SDIS concernés (autres que le SDIS demandeur) i

28 i Créer une demande de réservation Etapes Déclaration d’exercice groupé (multiples SDIS) Saisir les SDIS concernés (autres que le SDIS demandeur) 1) Selectionnez les SDIS concernés dans la liste des demandeurs possibles. Multi sélection possible (CTRL + cliquer) 2a) Ajoutez 2b) … ou retirez des SDIS Un message est délivré au(x) SDIS inscrits(s) par l’application EcaWin. 3) Valider les inscriptions i

29 La confirmation (décision) ECA Changement de statut EcaDis - Oracle Réception message(s) demande(s) SDIS Confirmation de la demande de réservation Ouverture des inscriptions aux Chefs de Piste SDIS demandeur Le statut de la demande prend la valeur “Validé”. La demande d’instructeurs correspondante à la demande de réservation est publiée aussitôt que confirmée sur le site EcaWeb. Elle est alors accessible aux ayant droit. 0 1a 1b Un message est délivré au(x) SDIS concerné(s) par l’application EcaWin. i

30 SDIS demandeur Les messages aux SDIS La confirmation (décision) ECA Confirmation de la demande de Réservation Signifie : L’ECA confirme au SDIS que dates et horaires de la demande ont été bloqués pour l’exercice souhaité. L’ECA prend en charge la “recherche d’Instructeur(s)”

31 Confirmation de la demande de Réservation Nouvelle réservation externe Signifie : L’ECA informe le SDIS qu’une demande de réservation a été faite pour son compte par un SDIS demandeur. Le personnel incorporé et actif du SDIS sera convoquable par le SDIS demandeur. La confirmation (décision) ECA Les messages aux SDIS

32 Nouvelle réservation externe Libération de cours ou exercice Signifie : L’ECA informe le SDIS que l’exercice est réalisé et les données des participants ajournées et disponibles. Le SDIS dispose de la possibilité de reprendre ‘localement’ les données de l’exercice (présences,heures effectuées) aux fins de solder. ( *) NB: Dès lors que le statut est “liberé pour EcaWin” une seule “reprise de données” est autorisée. (Les modificationsultérieures éventuelles seront réalisées uniquement sur les données du SDIS) La confirmation (décision) ECA Les messages aux SDIS i

33 Ouverture des inscriptions aux instructeurs sur EcaWeb La confirmation (décision) ECA Lorsqu’une demande de réservation est validée, l’inscription des Instructeurs est possible au moyen du formulaire d’inscription du site Web de l’ECA.

34 Inscrire les participants Utilisez le bouton de droite de la souris pour accéder à la gestion des participants. Sélectionnez le cours ou exercice souhaité … ou l’option de menu “Réservation” correspondante Activation de l’option de « Gestion des participants» 1 2a 2b

35 Inscrire les participants Ajouter ou retirer des participants Filtre possible sur Filtres Si vous souhaitez obtenir un sous ensemble de la liste, cliquez sur “Modifier le filtre”

36 Inscrire les participants Ajouter ou retirer des participants Filtres Cliquez sur [Id] pour choisir le champ sur lequel doit porter la requête… Cliquez sur [Est égal à] pour choisir l’opérateur de comparaison Cliquez sur pour indiquer la valeur à comparer Validez en cliquant “Ok” ou “Appliquer” 1 2 3 Le filtre ‘actif’ est affiché 4 i

37 Inscrire les participants 1) Sélectionnez les participants à traiter 2a) Ajoutez 2b) … ou retirez des inscrits Ajouter ou retirer des participants Multi sélection possible (CTRL + cliquer) 3) Valider les inscriptions Inscrire / désinscrire i

38 Voir les instructeurs affectés au cours Sélectionnez le cours ou exercice souhaité Utilisez le bouton de droite de la souris pour accéder à la liste des instructeurs attribués. … ou l’option de menu “Réservation” correspondante Consultation des instructeurs attribués 1 2a 2b

39 EcaDis - Oracle Bouclement dossier Suivi de l’exercice (saisie rapports) SDIS demandeur Une fois les saisies des présences et des résultats réalisées par l’ECA, le statut de la demande sera passé à la valeur “Libéré pour EcaWin”. 1 2a Un message est délivré au(x) SDIS concerné(s) par l’application EcaWin. Reprise des données par EcaWin Le statut de « libération pour EcaWin » Fin de la saisie des rapports d’exercices 2b Les rapports d’exercices sont transmis au bureau EcaForm Rapport d’exercice Libéré 0 i

40 SDIS demandeur Reprise des données par EcaWin Traitement des données par EcaWin Autre(s) SDIS 1) Sélectionnez le cours ou exercice souhaité 2a) Utilisez le bouton de droite de la souris pour accéder à l’option “Reprendre le cours (local)”

41 SDIS demandeur Reprise des données par EcaWin Traitement des données par EcaWin Autre(s) SDIS NB: Tant que le statut n’est pas “liberé pour EcaWin” il est possible de reprendre autant de fois que souhaité les données existantes dans l’état du moment (par exemple pour produire des convocations par publipostage). Dès lors que le statut est “liberé pour EcaWin” une seule “reprise de données” (définitive) est autorisée. (Les modificationsultérieures éventuelles seront réalisées uniquement sur les données du SDIS) Les erreurs éventuelles ainsi que la fin du traitement sont affichés pour quittance à l’utilisateur. i

42 Reprise des données par EcaWin Traitement des données par EcaWin SDIS demandeur Autre(s) SDIS Accéder à l’agenda du SDIS et contrôlez la reprise effectuée 1 Activez l’option de gestion locale des participants 2

43 Reprise des données par EcaWin Traitement des données par EcaWin SDIS demandeur Autre(s) SDIS Vérifiez la liste des participants reprise et les heures prévues à solder 3 Complétez vos codes d’activités afin d’y associer les tarifs de solde à utiliser 4

44 ® ECA 201144