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Le libre-service pour employés Guide de démarrage rapide

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1 Le libre-service pour employés Guide de démarrage rapide
SIMPLIFIER LES AFFAIRES

2 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés
Table des matières Aperçu Page 3 Renseignements personnels Page 4 Priorité Page 7 Avantages sociaux pour l’Amérique du Nord Page 12 Absences et assiduité Page 21 Temps de travail Page 24

3 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Aperçu
Remarque : Il est possible que des liens ne soient pas affichés aux employés dans certains pays. Qu’est-ce que le libre-service pour employés? Le libre-service pour employés (ESS) est le portail Web de Nortel au moyen duquel les employés peuvent : Afficher et tenir à jour leurs renseignements personnels, notamment leur adresse de résidence et les données sur leur famille Demander une absence, afficher leur horaire de vacances/congés, ou afficher les soldes de leurs banques de temps. Consigner le temps de travail qui est imposé par la loi et obligatoire dans certains pays seulement. Afficher et mettre à jour leurs priorités dans « Priorities », le processus de gestion du rendement de Nortel (le cycle d’évaluation du rendement n’est pas effectué en ligne) Dans le cas des employés basés en Amérique du Nord, modifier les sélections d’avantages sociaux à la carte au moment de l’embauche, durant la période d’inscription annuelle, ou à la suite d’un événement de vie marquant Vous utilisez « My Inbox » pour accéder à vos mises à jour Priorities à partir de votre Manager. Soutien aux employés Site Web offre une source d’information unique (directives et renseignements concernant le processus) pour vous aider à effectuer les transactions associées à des personnes. Soutien technique : pour les problèmes techniques, par exemple, si votre navigateur plante, ou s’il y a des erreurs ou des renseignements manquants, vous devez communiquer avec votre centre d’assistance TI en soumettant un billet de dérangement par l’intermédiaire de IT Express ou en appelant : ESN NT4-HELP, option 3, 4 (800­684­4357 ou ) Logiciel Avant d’utiliser ESS, vous devez installer Adobe Acrobat 7 (ou une version ultérieure) et ActiveX. Confirmez la version de votre Adobe Acrobat Reader en lançant l’application, en cliquant sur « Help » et choisissant « About Adobe Reader ». Adobe Readerv7 ou ultérieure sera compatible avec le libre-service pour employés. Confirmez ActiveX en recherchant les fichiers par le chemin de menu C:\Program Files\Common Files\SAP Shared. Vous pouvez alors repérer les fichiers suivants : OfficeControl.dll PlaceHolder.dll AdobeControl.dll Si en avez besoin immédiatement, téléchargez Adobe Acrobat Reader ou SAP ActiveX pour HRE à Paygo : L’outil ESS comporte quatre volets principaux. Diagramme – 1.0 Comment puis-je accéder à l’outil ESS? Vous pouvez accéder à l’outil ESS directement, à partir de la page d’accueil de Nortel sous « Top Intranet Links » ou à partir du lien indiqué sur cette page. Lorsque vous ouvrez une session dans l’outil ESS, vous voyez des onglets intitulés « Employee Self-Service » et « My Inbox ». Les gestionnaires ont un onglet additionnel pour la fonctionnalité Manager Self-Service. Vous pourrez accéder à toutes les trois zones principales à partir de cette page. Renseignements utiles L’outil ESS se trouve à https://selfservice.us.nortel.com Contrat de licence Chaque fois que vous modifiez l’information dans ESS, vous êtes prié d’accepter les conditions du contrat de licence. Si vous acceptez les conditions du contrat de licence, cliquez sur le bouton « Confirm ». Si vous n’acceptez pas ce contrat de licence, il ne vous sera pas possible de passer à l’écran suivant. Diagramme – 1.1

4 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Renseignements personnels
Information importante Il vous incombe de vous assurer que vos renseignements personnels Nortel sont toujours exacts. Cela permet d’assurer qu’il n’y a aucun écart ni aucune erreur dans vos données personnelles pour le traitement de la paie ou des ressources humaines. L’outil ESS vous permet d’afficher et de mettre à jour vos renseignements personnels, mais les mises à jour qu’il vous est possible de faire varient selon le pays. Quand dois-je mettre à jour mes renseignements personnels? Vous devez mettre à jour vos renseignements personnels dans ESS dans les circonstances suivantes : 1. Nouvel employé/employé réembauché : Dès votre premier jour au travail, il est important de revoir vos renseignements personnels afin de vous assurer qu’ils sont exacts et complets. 2. Événement modifiant votre situation personnelle : Vous pourrez devoir mettre à jour vos renseignements personnels à la suite de certains changements survenus dans votre vie personnelle, par exemple, un mariage, une naissance, un divorce, un décès ou un changement de résidence/numéro de téléphone. 3. Mobilité interne : Vous devrez peut-être modifier vos renseignements personnels dans ESS si vous êtes transféré ou réaffecté au sein d’un établissement Nortel d’un autre pays. Remarque : Si vous êtes affecté à l’étranger pour une longue période, vous devez indiquer votre changement d’adresse au service Global Mobility. Les changements d’adresse dans le cadre des affectations à long terme à l’étranger ne peuvent pas effectués dans ESS. Lien « Update Your Personal Data » Cliquez sur « Update your Personal Data » (voir le diagramme 1.2) Si vos renseignements personnels sont inexacts, cliquez sur « Edit » (diagramme 1.3) Faites les mises à jour nécessaires, et cliquez sur « Review ». Revoyez vos changements et cliquez sur « Save » pour confirmer. Pour sortir de l’écran, cliquez sur « Previous Step » ou « Exit », puis cliquez de nouveau sur « Exit » pour retourner au menu principal des renseignements personnels. Diagramme – 1.2 Marche à suivre pour afficher/mettre à jour vos renseignements personnels : Une fois dans ESS, cliquez sur le lien « Personal Information » dans le menu principal de l’écran. Même si les données personnelles peuvent varier selon le pays, la méthode d’affichage et de mise à jour dans ESS demeure constante. Voici les liens que vous pouvez mettre à jour sous Personal Information : Update Your Addresses Change Family Members/Dependents Update Your Personal Data Simulation Log onto the SAP self-service portal and click on the “Employee Self Service” tab on the first navigation bar to view and update your personal information. Two ways to access or update your personal information from the ESS menu: Click on “Personal Information” link on the second navigation bar Or click on the “Personal Information” link in the main menu of the screen. Change Family Members/Dependents If you would like to update the information on your family members or dependents, on the Personal Information” main menu page click “Change Family Members/Dependents” This screen provides the capability of updating your spouse or dependent information. If you would like to update this information, you will be promoted to accept the Licensing Agreement to be able to continue. Update information as required and then click on Review Review the updates you have made then click Save. If you do not wish to update the information, click Exit and/or Previous Step. Update Your Addresses This section will allow you to view or modify the permanent residence address, emergency address and/or a new mailing address. Follow the same updating process. (Remember: this may vary by country) The only exception is if you are going on a long term expatriation assignment. In this special situation, you must work with the Global Vendor Relocation team to change your personal information. Once you click on “Update Your Addresses” on the main page, you can view your current permanent address. If you would like to update this information, click Edit. Click confirm on the Licensing Agreement to continue. Make the required updates and click Review. Please note: Fields with an”*” beside the name are required fields. If they are left empty, you will receive an error message and will not be able to update the address until you have entered the correct information into these fields. Review the updates you have made then click Save. If you do not wish to update the information, click Exit and/or Previous Step and then Exit to return to the main page. Diagramme – 1.4 Conseils utiles Tous les champs en blanc peuvent être mis à jour par le biais de l’outil ESS. Tous les champs en bleu doivent être mis à jour en s’adressant aux Services partagés des RH. Voir le diagramme 1.4. Diagramme – 1.3

5 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Renseignements personnels
Remarque : Les liens montrés ci-dessous ne sont pas tous visibles dans tous les pays. Par exemple, la fonction de modification des membres de la famille/personnes à charge n’est pas déployée dans tous les pays. Lien « Change Family Members/Dependents » Si vous désirez mettre à jour les renseignements concernant les membres de votre famille ou vos personnes à charge, sur la page du menu principal « Personal Information », cliquez sur « Change Family Members/Dependents » Voir le diagramme 1.5. Diagramme – 1.6 Diagramme – 1.8 Dans cet écran, vous pouvez entrer le prénom et le nom de votre conjoint(e) ou de votre enfant, et mettre à jour leur date de naissance et leur sexe. Voir le diagramme 1.7. Simulation Log onto the SAP self-service portal and click on the “Employee Self Service” tab on the first navigation bar to view and update your personal information. Two ways to access or update your personal information from the ESS menu: Click on “Personal Information” link on the second navigation bar Or click on the “Personal Information” link in the main menu of the screen. Change Family Members/Dependents If you would like to update the information on your family members or dependents, on the Personal Information” main menu page click “Change Family Members/Dependents” This screen provides the capability of updating your spouse or dependent information. If you would like to update this information, you will be promoted to accept the Licensing Agreement to be able to continue. Update information as required and then click on Review Review the updates you have made then click Save. If you do not wish to update the information, click Exit and/or Previous Step. Update Your Addresses This section will allow you to view or modify the permanent residence address, emergency address and/or a new mailing address. Follow the same updating process. (Remember: this may vary by country) The only exception is if you are going on a long term expatriation assignment. In this special situation, you must work with the Global Vendor Relocation team to change your personal information. Once you click on “Update Your Addresses” on the main page, you can view your current permanent address. If you would like to update this information, click Edit. Click confirm on the Licensing Agreement to continue. Make the required updates and click Review. Please note: Fields with an”*” beside the name are required fields. If they are left empty, you will receive an error message and will not be able to update the address until you have entered the correct information into these fields. Review the updates you have made then click Save. If you do not wish to update the information, click Exit and/or Previous Step and then Exit to return to the main page. Diagramme – 1.7 Mettez l’information à jour, puis cliquez sur « Review ». Passez en revue vos mises à jour, puis cliquez sur « Save ». Si vous ne voulez pas modifier l’information, cliquez sur « Exit » et/ou « Previous Step », puis sur « Exit » pour retourner à la page du menu principal. Voir le diagramme 1.8. Diagramme – 1.5 L’écran qui suit vous offre la possibilité de mettre à jour les renseignements concernant votre conjoint(e) ou les personnes à votre charge. Voir le diagramme 1.6.

6 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Renseignements personnels
Lien « Update Your Adresses » Cette section vous permet d’afficher ou de modifier votre adresse de résidence permanente, l’adresse en cas d’urgence et/ou une nouvelle adresse postale. Exécutez la même marche à suivre pour la mise à jour. (Souvenez-vous : les liens montrés ci­dessous ne sont pas tous visibles dans tous les pays.) Dès que vous cliquez sur « Update Your Addresses » sur la page principale (diagramme 1.9), vous pouvez voir votre adresse permanente actuelle. Faites les mises à jour nécessaires, et cliquez sur « Review ». Remarque : Les champs comportant un astérisque « * » à côté du nom sont des champs obligatoires (voir le diagramme 2.1). Si vous ne les remplissez pas, vous recevrez un message d’erreur et il ne vous sera pas possible de mettre l’adresse à jour avant d’avoir entré les renseignements appropriés dans ces champs. Diagramme – 2.1 Simulation Log onto the SAP self-service portal and click on the “Employee Self Service” tab on the first navigation bar to view and update your personal information. Two ways to access or update your personal information from the ESS menu: Click on “Personal Information” link on the second navigation bar Or click on the “Personal Information” link in the main menu of the screen. Change Family Members/Dependents If you would like to update the information on your family members or dependents, on the Personal Information” main menu page click “Change Family Members/Dependents” This screen provides the capability of updating your spouse or dependent information. If you would like to update this information, you will be promoted to accept the Licensing Agreement to be able to continue. Update information as required and then click on Review Review the updates you have made then click Save. If you do not wish to update the information, click Exit and/or Previous Step. Update Your Addresses This section will allow you to view or modify the permanent residence address, emergency address and/or a new mailing address. Follow the same updating process. (Remember: this may vary by country) The only exception is if you are going on a long term expatriation assignment. In this special situation, you must work with the Global Vendor Relocation team to change your personal information. Once you click on “Update Your Addresses” on the main page, you can view your current permanent address. If you would like to update this information, click Edit. Click confirm on the Licensing Agreement to continue. Make the required updates and click Review. Please note: Fields with an”*” beside the name are required fields. If they are left empty, you will receive an error message and will not be able to update the address until you have entered the correct information into these fields. Review the updates you have made then click Save. If you do not wish to update the information, click Exit and/or Previous Step and then Exit to return to the main page. Diagramme – 1.9 Cliquez sur « Edit » pour mettre ces renseignements à jour. Passez en revue vos mises à jour; si elles sont exactes, cliquez sur « Save ». S’il y a des erreurs, vous pouvez retourner à l’écran précédent en cliquant sur « Previous step ». Si vous ne voulez pas modifier l’information, cliquez sur « Exit » et/ou « Previous Step », puis sur « Exit » pour retourner à la page principale. Diagramme – 2.0

7 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Aperçu du processus des priorités
Remarque : Ce module est obligatoire pour les employés qui établissent les priorités au moyen de l’outil libre-service pour employés. Si vous êtes cadre, si vous établissez les priorités en dehors de l’outil libre-service pour employés, ou si vous n’êtes pas admissible au processus des priorités, veuillez poursuivre le processus actuel. 1. Mise en route du processus des priorités : Le gestionnaire et l’employé doivent définir le but du poste, les principales responsabilités, les objectifs opérationnels et les attentes comportementales. En outre, le gestionnaire et l’employé créent un plan de développement et, à titre facultatif, une proposition de valeur individuelle. Aperçu La gestion du rendement a toujours été importante à Nortel. En tant qu’employé, vous êtes tenu de participer au processus annuel d’établissement des priorités. Il s’agit de définir un ensemble d’objectifs mesurables et un plan de perfectionnement individuel, et de participer à des évaluations à la mi-année et à la fin de l’année. Le processus des priorités de Nortel comporte trois périodes d’évaluation principales durant lesquelles l’employé et le gestionnaire doivent se rencontrer pour revoir et discuter du rôle de l’employé, de ses responsabilités principales, de ses objectifs, de son perfectionnement et de ses réalisations. L’employé et le gestionnaire utilisent les outils Employee Self-Service (ESS) et Manager Self-Service (MSS), respectivement, pour entrer, modifier et accuser réception de toute l’information relative aux priorités. Cela s’ajoute au dialogue continu entre l’employé et le gestionnaire tout au long de l’année. Les trois principales périodes d’évaluation : Mise en route du processus des priorités Évaluation de mi-année Évaluation de fin d’année 2. Évaluation de mi-année : Le gestionnaire et l’employé discutent des progrès en regard des objectifs, des comportements démontrés et du plan de développement. Le gestionnaire et l’employé modifient les objectifs si les priorités d’affaires ont changé ou si l’employé a accepté de nouvelles responsabilités. Le gestionnaire documente le rendement de l’employé en regard des objectifs opérationnels et des attentes comportementales et passe le tout en revue avec l’employé. L’employé accepte l’évaluation. 3. Évaluation de fin d’année : L’employé effectue son auto-évaluation dans l’outil Libre-service pour employés. Le gestionnaire évalue le rendement et les comportements démontrés par l’employé. Le gestionnaire participe à un contrôle par les pairs afin de déterminer l’impact relatif du rendement de l’employé sur l’entreprise par rapport à ses pairs, afin de lui attribuer sa cote de contribution finale. Ce processus est appelé Évaluation de la contribution. Dès que la société lui donne le feu vert, le gestionnaire communique ensuite à l’employé l’évaluation finale de sa contribution, y compris sa cote de contribution.

8 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Priorités
Mise en route du processus des priorités Le gestionnaire et l’employé doivent définir conjointement le but du poste, les responsabilités principales, les objectifs opérationnels et les attentes comportementales. En outre, le gestionnaire et l’employé créent un plan de développement et, possiblement, une proposition de valeur individuelle. Le système vous retournera un formulaire de priorités vierge dans lequel vous pourrez entrer vos données initiales. Remarque : Dans certains cas, il peut arriver que les gestionnaires entrent certains renseignements au préalable. Pour démarrer le processus, cliquez sur le bouton « Role Purpose » et entrez le but de votre poste. Voir le diagramme 2.3. N’oubliez pas d’indiquer les raisons pour lesquelles le poste existe et ajoute de la valeur. Ensuite, vous devez documenter les trois principales responsabilités associées à ce rôle. Cliquez sur la boîte « 1st Key Accountability » et entrez votre responsabilité. Faites de même pour les boîtes des deuxième et troisième responsabilités. Étapes 1 et 2 Cliquez sur le bouton « My Inbox » pour accéder à votre formulaire de priorités initial. Le processus des priorités est amorcé par le gestionnaire en début d’année. Au moyen de l’outil libre-service des gestionnaires (MSS), les gestionnaires créent et envoient un formulaire de priorités à chaque employé. Vous pourrez accéder à ce formulaire dans votre corbeille d’arrivée dans l’outil ESS. Cliquez sur « Change Appraisal Document » pour accéder au contenu à partir du formulaire. Voir le diagramme 2.2. Diagramme – 2.4 Conseils utiles Enregistrer : Vous voulez enregistrer votre soumission sans l’envoyer. Assurez-vous d’enregistrer régulièrement votre travail. Sortir : Appuyez sur le bouton Exit pour quitter le formulaire sans enregistrer vos changements. Journal Action : Enregistre tous les changements effectués dans le formulaire et en indique l’auteur (gestionnaire/employé). Imprimer : Le bouton Print vous permet d’obtenir une copie imprimée de vos priorités. Pour gagner du temps : Bon nombre d’employés rédigent leurs objectifs dans un document Word et font les changements nécessaires avant, pendant et après leur réunion de définition des priorités avec leur gestionnaire. Ensuite, ils n’ont qu’à copier-coller le texte dans l’outil lorsqu’ils sont prêts. Image 2.0 Diagramme – 2.3 Vous devez maintenant entrer vos objectifs opérationnels pour l’année dans les boîtes fournies (voir le diagramme 2.4). Vous avez suffisamment d’espace pour définir et décrire cinq (5) objectifs. Si vous avez plus de cinq objectifs, vous pouvez créer une rangée additionnelle en cliquant sur l’icône « Paper » à droite. Si vous devez supprimer un objectif, cliquez sur la corbeille à droite. Diagramme – 2.2

9 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Priorités Étape 3
Étape 3 – Créer votre plan de développement Les employés ont l’option de créer une proposition de valeur individuelle. La documentation sur la proposition de valeur individuelle se trouve sur Cette option est cependant considérée comme extérieure au processus des priorités. L’étape 3 du processus des priorités consiste à créer le plan de développement concret. Entrez vos objectifs de carrière pour les deux prochaines années et à plus long terme dans les espaces prévus. Voir le diagramme 2.5. Documentez les forces qui vous rendent efficaces dans le rôle ou la mission que vous assumez présentement. Cliquez sur les trois boîtes fournies et entrez vos forces. Vous devez ensuite déterminer si des compétences, des compétences ou des expériences additionnelles pourraient vous rendre plus efficace dans votre rôle actuel. Documentez les forces nécessaires pour être efficace dans un rôle ou une mission désirable dans le futur. Vous pouvez ajouter toutes les compétences, les connaissances, les comportements ou les expériences qui vous aideront à être plus efficace dans des rôles futurs. Sous la rubrique « PLAN YOUR DEVELOPMENT FOCUS », créez un plan de développement en vous concentrant sur deux à quatre aspects à perfectionner dans les mois à venir d’après vos forces et vos besoins en perfectionnement. Assurez-vous d’entrer des actions spécifiques et des dates limites pour les réaliser dans les boîtes prévues. Ne sélectionnez pas le bouton « Accept Final Objectives » tant que votre gestionnaire n’aura pas revu votre soumission initiale avant que vous n’approuviez le contenu. Le système retourne un message indiquant que le formulaire a été envoyé à la corbeille d’arrivée de votre gestionnaire. Cliquez sur le « X » à l’extrême droite pour quitter l’écran. Dialoguez avec votre gestionnaire si des modifications doivent être apportées au formulaire. Lorsque les changements mutuellement acceptables sont apportés, le formulaire est prêt pour l’acceptation finale des étapes 1, 2 et 3 du processus des priorités. Diagramme – 2.6 L’étape finale consiste à identifier les ressources ou le soutien qui peuvent vous aider à réaliser votre plan (p. ex. temps, personnes, accompagnement, argent, etc.). Lorsque vous aurez effectué les étapes 1, 2 et 3 du processus des priorités, votre formulaire devra être examiné par votre gestionnaire. Remontez jusqu’en haut du formulaire pour enregistrer votre travail et cliquez sur « Submit to Manager for Approval » (voir le diagramme 2.7). Diagramme – 2.7 Diagramme – 2.5

10 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Priorités Étape 4
Étape 4 – Évaluation de mi-année À la mi-année, vous recevrez un avis vous invitant à entreprendre le processus d’évaluation des priorités de mi-année. Les employés doivent alors accéder à leur formulaire de priorité actuel dans le menu Priorities de l’outil ESS et amorcer leur évaluation de mi-année. À partir du menu Priorities, cliquez sur le lien « Current Priorities Documents ». Cliquez sur votre « 2008 Priorities Workbook-Employee ». Le système retourne la version courante de vos priorités dans laquelle vous avez déterminé le but et les principales responsabilités de votre rôle, établi vos objectifs et défini un plan de développement. Voir le diagramme 2.8. Cliquez sur « Begin Step 4 Mid Year Review » (voir le diagramme 2.9). Avant d’envoyer votre formulaire à votre gestionnaire, vous pouvez modifier vos objectifs afin de refléter les modifications dans votre rôle, vos responsabilités principales ou les priorités d’affaires. Conseils utiles Vous pouvez accéder à l’historique de vos priorités par le biais de l’onglet Priorities en tout temps dans le menu principal de l’outil libre-service pour employés. Diagramme – 2.9 Lorsque vous aurez effectué tous les changements éventuels, cliquez sur le bouton « Submit to Manager for Review ». Le système enverra votre formulaire des priorités dans la corbeille d’arrivée de votre gestionnaire en prévision de la rencontre d’évaluation de la mi-année avec votre gestionnaire. Pour faire suite à votre discussion durant la réunion d’évaluation de la mi-année, votre gestionnaire mettra à jour le formulaire des priorités en indiquant ses commentaires de mi-année, puis vous retournera le formulaire des priorités révisé pour que vous le passiez en revue et en confirmiez réception. L’employé ne documente pas les progrès à la mi-année dans l’outil libre-service pour employés. Seul le gestionnaire est responsable de documenter le progrès de l’employé à la mi-année. Pour afficher les commentaires de mi-année de votre gestionnaire, cliquez sur « My Inbox ». Cliquez sur « Appraisal » pour accéder au formulaire. Le système retourne à votre formulaire des priorités qui comprend maintenant les commentaires votre gestionnaire pour l’évaluation de la mi-année. Passez les commentaires en revue et cliquez sur le bouton « Acknowledge Mid-Year Complete ». Cette étape confirme que l’employé a reçu et pris connaissance des commentaires du gestionnaire. Le système retourne un message indiquant que vous avez quitté le document d’évaluation. Cliquez sur le « X » à l’extrême droite pour quitter l’écran. Vous avez maintenant terminé votre évaluation de la mi-année (étape 4). Aucune autre intervention n’est requise de votre part jusqu’au début du processus de fin d’année. Pour faire suite à votre discussion durant la réunion d’évaluation de la mi-année, votre gestionnaire mettra à jour le formulaire des priorités en indiquant ses commentaires de mi­année, puis vous retournera le formulaire des priorités révisé pour que vous le passiez en revue et en confirmiez réception. Pour afficher les commentaires de mi-année de votre gestionnaire, cliquez sur « My Inbox ». Cliquez sur « Appraisal » pour accéder au formulaire. Le système retourne à votre formulaire des priorités qui comprend maintenant les commentaires votre gestionnaire pour l’évaluation de la mi-année. Passez les commentaires en revue et cliquez sur le bouton « Acknowledge Mid-Year Complete ». Cette étape confirme que l’employé a reçu et pris connaissance des commentaires du gestionnaire. Le système retourne un message indiquant que vous avez quitté le document d’évaluation. Diagramme – 2.8 Diagramme – 3.0

11 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Priorités Étape 5
Étape 5 – Évaluation de la contribution À la fin de l’année, dans le cadre de l’étape 5 – Évaluation de la contribution, les employés doivent effectuer une auto-évaluation de leur progression en regard de leurs objectifs opérationnels et de leur plan de développement. Sous l’option Priorities dans ESS, cliquez sur le lien « Current Priorities Documents ». Cliquez sur le lien « 2008 Priorities Workbook – Employees » pour ouvrir le formulaire d’évaluation courant. Cliquez sur le bouton « Begin Step 5 Year End Review » dans le formulaire des priorités. Le formulaire sera immédiatement fermé et vous serez ramené à la page Current Priorities Documents dans l’outil ESS. Le système a maintenant envoyé un formulaire d’évaluation Part Appraisal à la corbeille d’arrivée de l’employé. Cliquez sur le lien « My Inbox » dans la première barre de navigation pour afficher le formulaire. Cliquez sur le document « Appraisal » dans la liste des tâches (voir le diagramme 3.1). Le système vous ramènera à votre formulaire de priorités en cours qui comprend les objectifs mutuellement convenus entre vous et votre gestionnaire, l’évaluation de mi-année, ainsi qu’une nouvelle section pour que l’employé puisse entrer son auto-évaluation de fin d’année sur les progrès réalisés en regard des objectifs opérationnels et du plan de développement. Pour compléter l’auto-évaluation, cliquez sur la première boîte et, par objectif, entrez votre propre évaluation de vos progrès réalisés en regard de vos objectifs opérationnels. Voir le diagramme 3.2. Dès que le gestionnaire en a l’autorisation (après le regroupement des évaluations de la société et sur approbation du Conseil), il communique les résultats à l’employé et le rencontre pour discuter de l’évaluation de sa contribution finale pour la période visée. Après que le gestionnaire a participé à un contrôle par les pairs, effectué une évaluation de la contribution finale, et attribué un code de contribution finale, et après que le Conseil a approuvé la diffusion des résultats, le gestionnaire rencontre l’employé pour lui communiquer l’évaluation finale de sa contribution. Le gestionnaire veille à ce que la « distribution » du formulaire des priorités rempli à l’employé coïncide avec la rencontre d’évaluation finale de la contribution. Cliquez sur le bouton « My Inbox » pour revoir vos priorités finales. Cliquez sur le document « Appraisal » dans la liste des tâches. Vous pouvez maintenant voir l’évaluation finale de votre contribution et l’évaluation de votre gestionnaire. Examinez le document. Après avoir examiné les commentaires, l’étape finale du processus des priorités de fin d’année pour l’employé consiste à entrer les commentaires de l’employé et à confirmer que l’évaluation finale de fin d’année a eu lieu. Entrez vos remarques finales dans la boîte prévue (faites défiler jusqu’au bas de l’écran). Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur « Acknowledge Year End Review ». Il est important de se souvenir que la confirmation n’implique pas qu’il y a accord. Cela conclut le processus des priorités et aucun autre changement ne peut être effectué. Cliquez sur le bouton « End Priorities » pour quitter le formulaire des priorités. Cliquez sur le bouton « Exit » et le système retourne un message indiquant que le formulaire a été finalisé. Cliquez sur le « X » à l’extrême droite pour quitter l’écran. Vous avez maintenant terminé le processus des priorités de fin d’année. Diagramme – 3.2 Ensuite, vous devez entrer votre évaluation de vos progrès en regard de votre plan de développement. Par domaine d’intérêt, entrez votre évaluation dans les boîtes fournies. À titre d’entrée finale, vous devez répondre aux trois questions qui suivent. Lorsque vous aurez terminé cette évaluation, faites défiler le formulaire des priorités jusqu’en haut pour soumettre vos résultats à votre gestionnaire en cliquant sur le bouton « Close YE Self Assessment ». Cliquez sur le bouton « Exit » pour retourner à votre corbeille d’arrivée ESS. Lorsque vous soumettez votre auto-évaluation à jour à votre gestionnaire, le système retourne un message indiquant que le formulaire a été envoyé à la corbeille d’arrivée de votre gestionnaire. Cliquez sur le « X » à l’extrême droite pour quitter l’écran. Vous avez maintenant terminé votre évaluation de fin d’année en préparation de la réunion avec votre gestionnaire pour discuter de votre rendement en fin d’année. Votre gestionnaire remplira l’évaluation annuelle et assignera une cote de contribution préliminaire en vue du contrôle par les pairs. Selon les résultats du contrôle par les pairs, votre gestionnaire attribuera une cote d’évaluation finale de votre contribution. Diagramme – 3.1

12 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour l’Amérique du Nord
Remarque : Ce module est obligatoire pour les employés nord-américains seulement. Période d’inscription annuelle – Nortel vous accorde chaque année une période d’environ deux semaines pour modifier vos options du régime d’avantages sociaux pour l’année à venir. Une fois que vous avez soumis vos sélections finales, les choix sont définitifs et vous ne pouvez rien changer jusqu’à ce que survienne un événement de vie admissible ou la période d’inscription annuelle suivante. Pendant ce temps, les services partagés des RH vous aviseront de la période d’inscription annuelle par courriel ou en l’annonçant sur la page d’accueil du site intranet de Nortel. Durant cette période d’inscription, un employé peut accéder à l’outil ESS et modifier ses options autant de fois qu’il le désire. Lorsque la période prend fin, les dernières options sélectionnées par l’employé deviennent ses avantages sociaux pour l’année qui vient. Aperçu Tous les employés nord-américains non syndiqués (sauf les membres des TCA et du SCEB) participent aux programmes d’avantages sociaux propres à leur pays, lesquels comprennent une assurance pour les soins médicaux, dentaires, de la vue et de l’ouïe, ainsi que des prestations d’invalidité de courte durée et de longue durée. À Nortel, vous aurez la possibilité de mettre à jour ces avantages dans les situations suivantes : Nouvelle inscription – Inscrivez-vous à un régime d’avantages sociaux dans l’une des situations suivantes : embauche, réembauche, acquisition ou réinstallation dans un autre pays. Si vous n’adhérez pas au régime durant la période d’inscription prédéterminée, vous recevrez les options par défaut. Changement de situation – Vous adhérez aux régimes d’avantages sociaux ou modifiez les options du régime en raison d’événements survenus dans votre vie professionnelle/personnelle (p. ex. mariage, naissance/adoption d’un enfant, divorce, décès d’un conjoint ou d’une personne à charge, transfert temporaire ou transfert dans un autre pays). Si vous ne faites aucun changement dans la fenêtre prédéterminée, vous conserverez les options du régime pour l’année. L’outil ESS offre un processus en ligne simplifié pour afficher votre régime actuel et, durant les délais alloués, pour mettre vos avantages à jour. L’écran en ligne vous indique un total courant des coûts associés à chacun des avantages sociaux sélectionnés, de sorte que vous pouvez voir l’impact total sur vos retenues salariales des changements que vous effectuez dans vos options. Pour plus de renseignements sur les avantages sociaux, reportez-vous aux lignes directrices concernant les avantages sociaux sur La section suivante indique la marche à suivre pour : Une nouvelle inscription – Exemple pour le Canada – Exemple pour les États-Unis Un changement de situation L’inscription annuelle Diagramme 3.3

13 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour l’Amérique du Nord
Nouvelle inscription au régime d’avantages sociaux Exemple pour les États-Unis Une fois dans ESS, cliquez sur le lien « Benefits » dans l’écran principal ou à partir de la deuxième barre de navigation. Si vous êtes un nouvel employé, vous recevrez un lien sous la section Benefits, comme illustré dans le diagramme 3.4. Cliquez sur le lien « Newly Eligible » pour ouvrir vos options d’avantages sociaux. Diagramme 3.5 Pour continuer, vous devez cliquer sur le bouton « Add Plan » au bas de toutes les options. Diagramme – 3.7 Lorsque vous aurez sélectionné tous vos avantages, cliquez sur le bouton « Review Enrollment ». Le système retournera un résumé de tous les régimes et du coût actuel par mois, et indiquera si vous avez modifié ou non un régime d’avantages sociaux. Diagramme – 3.4 Sélection des avantages sociaux À titre de nouvel employé, vous pouvez sélectionner les avantages les mieux adaptés à vos besoins personnels. Pour plus de renseignements sur les avantages sociaux offerts, reportez-vous au dossier sur les avantages sociaux aux États-Unis sur Diagramme 3.6 Diagramme 3.8 Toutes les options offertes par Nortel pour les soins dentaires, de la vue et de l’ouïe vous seront présentées. Sélectionnez et cliquez sur votre option favorite comme dans le diagramme 3.7. Cliquez sur le bouton « Add Plan to Selection » pour compléter l’ajout du régime. Vous pouvez ensuite continuer à sélectionner et ajouter tous les avantages désirés. Remarque : Certaines sélections d’avantages requièrent la soumission de formulaires additionnels. Ceux-ci seront identifiés au moment de l’inscription. Vous trouverez tous les formulaires sur Passez la liste en revue et, si elle est exacte, cliquez sur le bouton « Submit Final Selections ». Voir le diagramme 3.8. Un fichier PDF de votre relevé de confirmation de vos avantages sociaux sera immédiatement offert. Le système vous avise que vos sélections ont été enregistrées. Ces sélections seront envoyées aux services partagés des RH aux fins de traitement. Vous pouvez maintenant retourner au menu ESS en cliquant sur « Go to Employee Self-Service homepage ». Ajouter des avantages Voici une description détaillée de la marche à suivre lorsque vous sélectionnez des avantages pour la première fois. Aux fins de démonstration, nous allons inscrire un employé à un régime dentaire et un régime d’assurance. Cliquez sur le bouton à côté de l’option que vous désirez ajouter à votre plan. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Dental/Vision/Hearing. Voir le diagramme 3.5.

14 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour l’Amérique du Nord
Nouvelle inscription au régime d’avantages sociaux Exemple pour le Canada Une fois dans ESS, cliquez sur le lien « Benefits » dans l’écran principal ou à partir de la deuxième barre de navigation. Les nouveaux employés reçoivent un lien sous la section Benefits, comme illustré dans le diagramme 3.9. Cliquez sur le lien « Newly Eligible » pour ouvrir vos options d’avantages sociaux. En haut de l’écran de sélection des avantages, le système vous indique un cumul de vos coûts et de vos crédits d’avantages. La section A indique votre total avant impôts et la section B indique votre coût après impôts. Voir le diagramme 4.0. Cliquez sur le bouton à côté de l’option que vous désirez ajouter à votre plan. Dans cet exemple, nous avons sélectionné un régime médical. Voir le diagramme 4.1. Diagramme – 4.3 Remarque : Les montants affichés sous les coûts de l’employeur sont ajoutés à vos crédits-avantages lorsque le coût pour l’employé est de zéro. Par exemple, si vous choisissez un régime médical complet, le coût pour l’employé est de zéro, mais la somme de 1,90 $ sera ajoutée à vos crédits-avantages. Cliquez sur le bouton « Add Plan to Selection » pour compléter l’ajout du régime. Vous pouvez ensuite continuer à sélectionner et ajouter tous les avantages désirés. Remarque : Certaines sélections d’avantages requièrent la soumission de formulaires additionnels. Ceux-ci seront identifiés au moment de l’inscription. Vous trouverez tous les formulaires sur Lorsque vous aurez sélectionné tous vos avantages, cliquez sur le bouton « Review Enrollment ». Le système retournera un résumé de tous les régimes et du coût actuel par mois, et indiquera si vous avez modifié ou non un régime d’avantages sociaux. Passez la liste en revue; si elle est exacte, cliquez sur le bouton « Submit Final Selections ». Le système vous retourne une note indiquant que les sélections de régimes ont été enregistrées. Un fichier PDF de votre relevé de confirmation de vos avantages sociaux sera immédiatement offert. Vous pouvez maintenant retourner au menu ESS en cliquant sur « Go to Employee Self-Service homepage ». Diagramme – 3.9 Sélection des avantages sociaux À titre de nouvel employé, vous pouvez sélectionner les avantages les mieux adaptés à vos besoins personnels. Pour plus de renseignements sur les avantages sociaux offerts, reportez-vous au dossier sur les avantages sociaux au Canada sur Diagramme – 4.1 Pour continuer, vous devez cliquer sur le bouton « Add Plan » au bas de toutes les options. Ajouter des avantages Voici une description détaillée de la marche à suivre lorsque vous sélectionnez des avantages pour la première fois. Aux fins de démonstration, nous allons inscrire un employé à un régime d’assurance médicale. Diagramme – 4.2 Toutes les options offertes par Nortel pour les soins médicaux seront alors présentées. Sélectionnez et cliquez sur votre option favorite comme dans le diagramme 4.3. Diagramme – 4.0

15 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour l’Amérique du Nord (suite) Mise à jour de vos données d’avantages sociaux – Changement de situation Veuillez revoir l’information sur les régimes d’avantages sociaux sur le site Web des avantages sociaux afin de comprendre vos options au moment de votre événement de vie. Communiquez avec les services partagés des RH dans les 31 jours suivant l’événement. Vous devrez fournir le type d’événement spécifique et sa date d’occurrence Si votre événement entraîne l’ajout d’une personne à charge, nous aurons besoin de ses renseignements personnels, notamment son nom et sa date de naissance. Il est préférable que vous accédiez à ESS à ce moment spécifique, mais cela n’est pas nécessaire. Si votre événement de vie est l’ajout d’une personne à charge, les services partagés des RH entrent les renseignements sur la personne à charge. Remarque : Les services partagés des RH ouvriront l’événement de vie pour que l’employé entre les renseignements dans ESS. Cette démarche doit être terminée dans les 31 jours suivant la date de l’événement, et non suivant la date d’ouverture ou d’accès. Pour chaque avantage, cliquez sur le bouton radio à la gauche du nom de l’avantage, puis faites défiler l’écran vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez le bouton intitulé « Edit Plan » ou « Add Plan ». Vous devrez faire défiler cette liste vers le bas pour voir ce bouton au bas de votre liste de choix d’avantages. Voir le diagramme 4.4. Vous devrez également identifier chaque personne à charge que vous désirez assurer. Vous devez indiquer les personnes à charge que vous assurez en cliquant sur la boîte à côté de leur nom pour la cocher. Voir le diagramme 4.6. Remarque : Seules les personnes à charge cochées seront ajoutées aux protections. Assurez­vous que vous avez cliqué sur votre nouvelle personne à charge. Diagramme – 4.4 Diagramme – 4.6 Au sein de chaque avantage, vous choisirez le plan et/ou le niveau de couverture que vous aimeriez avoir. En ce qui a trait aux soins dentaires/de la vue/de l’ouïe, après que vous aurez choisi votre régime et votre niveau de couverture, vous allez ensuite cliquer sur « Select Dependents ». Cela vous ramènera à un écran dans lequel vous sélectionnerez les personnes à charge qui seront couvertes par ce régime. Voir le diagramme 4.5. Dans les choix d’options pour la couverture médicale, si vous choisissez d’assurer votre conjoint(e), une question vous sera présentée pour demander l’accès à l’information du conjoint (États­Unis seulement). Cliquez sur « Add Plan to Selection » afin compléter le choix d’options pour cet avantage particulier. Veuillez consulter le diagramme 4.7. Mise à jour d’un changement de situation sur ESS Allez à la section Benefits de l’outil ESS et cliquez sur le lien correspondant à votre changement de situation. Vous le trouverez sous « Adjustment Reasons – Enrollment ». Cliquez directement sur le nom de l’événement. Si vous cliquez à la droite du nom de l’événement, une feuille de travail en ligne vous sera présentée. Elle peut vous être utile si vous désirez imprimer une copie de vos options d’inscription. Vous avez l’option de faire un choix pour chaque avantage spécifique présenté. Diagramme – 4.7 Suivez ce processus de sélection pour tous les avantages dans la liste. Diagramme – 4.5

16 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour l’Amérique du Nord (suite) Lorsque vous aurez effectué toutes vos sélections, faites défiler l’écran vers le bas et cliquez sur le bouton intitulé « Review Enrollment ». Si vous n’êtes pas prêt à finaliser vos choix, vous pouvez choisir le bouton « Exit ». Vous pourrez alors refaire tous vos choix d’avantages la prochaine fois que vous accéderez à cet événement. Rien ne sera sauvegardé. Retrait d’une personne à charge sur ESS Si votre événement de vie consiste à retirer une personne à charge, les services partagés des RH devront maintenant enlever votre personne à charge pour finaliser cet événement. Vous devez appeler les Services partagés des RH pour ce faire. Si possible, il est préférable que l’employé finalise cet événement pendant qu’il est au téléphone avec les services partagés des RH. Cela permet d’assurer la saisie exacte des renseignements et évite également de devoir faire un appel téléphonique de suivi. Diagramme – 5.0 Après que vous aurez soumis vos choix, l’écran suivant présentera cinq options vers la section gauche supérieure de l’écran : Go to Benefits homepage – vous ramènera à la section des avantages dans l’outil ESS. Go to Benefits participation overview – une section d’ESS qui vous présente vos choix de protection actuels. Go to ESS home page – vous ramène à l’écran principal ESS. Print New Plan selections – vous permet d’imprimer une confirmation de vos choix. Cela vous montrera également comment sauvegarder ce relevé de confirmation sous forme de fichier PDF. Veuillez noter que vous n’aurez aucune autre occasion d’imprimer ou d’enregistrer un relevé de confirmation. Sondage lors de l’inscription – Ce sondage n’est activé que durant la période annuelle d’inscription. Veuillez ne pas en tenir compte à d’autres moments. Diagramme – 4.8 Passez en revue votre liste d’avantages pour voir quels avantages ont été modifiés et lesquels sont inchangés. Si vous voyez une erreur, faites défiler vers le bas et choisissez le bouton « Previous Step ». Si tout semble correct, faites défiler vers le bas et choisissez le bouton « Submit ». Dès que vous cliquez sur « Submit », vos sélections sont finales et vous ne pouvez plus faire de changements. Diagramme – 4.9

17 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Inscription annuelle aux avantages sociaux pour l’Amérique du Nord (suite) Mise à jour de vos données sur les avantages sociaux – Inscription annuelle – Exemple pour les États­Unis Nortel vous accorde chaque année une période d’environ deux semaines pour modifier vos options d’avantages sociaux pour l’année à venir. Durant la période d’inscription annuelle, les employés ont accès au bouton « Annual Enrollment selection » sur la page Benefits principale. Cliquez sur ce client pour afficher/modifier vos choix d’avantages sociaux personnels pour l’année qui vient. Une fois que vous avez soumis vos sélections finales, les choix sont définitifs et vous ne pouvez rien changer jusqu’à ce que survienne un événement de vie admissible ou la période d’inscription annuelle suivante. Sélection des avantages sociaux Lors de l’inscription annuelle, vous pouvez modifier vos avantages actuels pour l’année qui vient. Pour plus de renseignements sur les avantages sociaux offerts, reportez-vous au dossier sur les avantages sociaux aux États-Unis sur Lorsque vous entrez dans le système, vos sélections d’inscription actuelles sont indiquées en regard de chaque avantage. Voir le diagramme 5.2. Diagramme – 5.3 Pour modifier votre régime d’avantages sociaux Une fois dans ESS, cliquez sur le lien « Benefits » dans l’écran principal ou à partir de la deuxième barre de navigation. Durant la période d’inscription annuelle, vous recevrez un lien sous la section des avantages comme il est indiqué dans le diagramme 5.1. Cliquez sur le lien « Annual enrolment » pour ouvrir vos options d’avantages. Cliquez sur « edit plan », consultez le diagramme 5.3. Dans cet exemple, la personne désire augmenter son assurance-vie d’une somme équivalant à deux fois son salaire à une somme équivalant à trois fois son salaire, et signaler le fait qu’elle a cessé de fumer. Diagramme – 5.2 Ajouter des avantages Voici une description détaillée de la marche à suivre pour modifier un avantage durant la période d’inscription annuelle. Aux fins de démonstration, nous allons modifier le régime d’assurance d’une personne. Cliquez sur le bouton adjacent à l’avantage que vous désirez modifier. Diagramme – 5.1 Diagramme – 5.4

18 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Inscription annuelle aux avantages sociaux pour l’Amérique du Nord (suite) Mise à jour de vos données sur les avantages sociaux – Inscription annuelle – Exemple pour les États-Unis (suite) Le système vous retourne une note indiquant que les sélections d’avantages ont été enregistrées. Ces sélections seront envoyées aux services partagés des RH aux fins de traitement. Vous pouvez maintenant retourner au menu du libre-service pour employés en cliquant sur « Go to Employee Self-Service homepage ». Lorsque vous aurez effectué le changement, cliquez sur « add plan to selection ». Voir le diagramme 5.5. Diagramme 5.6 Le système retournera un résumé de tous les régimes et du coût actuel par mois, et indiquera si vous avez ajouté ou modifié un régime d’avantages sociaux. Passez la liste en revue et, si elle est exacte, cliquez sur le bouton « Submit Final Selections ». Voir le diagramme 5.7. Le système vous retourne une note indiquant que les sélections de régimes ont été enregistrées. Un fichier PDF de votre relevé de confirmation de vos avantages sociaux sera immédiatement offert. Diagramme – 5.5 Entrez tous vos changements, puis, lorsque vous aurez terminé, cliquez sur « review enrollment ». Remarque : Tous les employés qui optent pour inscrire leur conjoint(e) ou partenaire du même sexe aux avantages médicaux offerts par Nortel doivent remplir l’attestation de conjoint (Spousal Attestation) durant chaque période d’inscription annuelle. L’attestation de conjoint est accessible à l’écran Select Dependents dans l’option des avantages médicaux. Voir le diagramme 5.6. Diagramme 5.7

19 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Inscription annuelle aux avantages sociaux pour l’Amérique du Nord (suite) Mise à jour de vos données d’avantages sociaux – Inscription annuelle – Exemple pour le Canada Nortel vous accorde chaque année une période d’environ deux semaines pour modifier vos options d’avantages sociaux pour l’année à venir. Durant la période d’inscription annuelle, les employés ont accès au bouton « Annual Enrollment selection » sur la page Benefits principale. Cliquez sur ce lien pour afficher/modifier vos choix d’avantages sociaux personnels pour l’année qui vient. Une fois que vous avez soumis vos sélections finales, les choix sont définitifs et vous ne pouvez rien changer jusqu’à ce que survienne un événement de vie admissible ou la période d’inscription annuelle suivante. Sélection des avantages sociaux Lors de l’inscription annuelle, vous pouvez modifier vos avantages actuels pour l’année qui vient. Pour plus de renseignements sur les avantages sociaux offerts, reportez-vous au dossier sur les avantages sociaux au Canada sur Ajouter des avantages Voici une description détaillée de la marche à suivre pour modifier un avantage durant la période d’inscription annuelle. Aux fins de démonstration, nous allons modifier le régime d’assurance d’une personne. Cliquez sur le bouton adjacent à l’avantage que vous désirez modifier. Voir le diagramme 6.0. Lorsque vous entrez dans le système, vos sélections d’inscription actuelles sont indiquées en regard de chaque avantage et de vos avantages à la carte actuels. Voir le diagramme 5.9. En haut de l’écran de sélection des avantages, le système vous indique un cumul de vos coûts et de vos crédits d’avantages. La section A indique votre total avant impôts et la section B indique votre coût après impôts. Un montant négatif dans la section A indique un crédit à l’employé qui peut ensuite être affecté au compte de remboursement des soins de santé (HCRA) ou versé comme salaire imposable. Pour modifier votre régime d’avantages sociaux Une fois dans ESS, cliquez sur le lien « Benefits » dans l’écran principal ou à partir de la deuxième barre de navigation. Durant la période d’inscription annuelle, vous recevrez un lien sous la section des avantages comme il est indiqué dans le diagramme 5.8. Cliquez sur le lien « Annual enrolment » pour ouvrir vos options d’avantages sociaux. Diagramme – 6.0 Cliquez sur « edit plan », consultez le diagramme 6.1. Diagramme – 5.9 Diagramme 5.8 Diagramme 6.1

20 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour l’Amérique du Nord (suite) Mise à jour de vos données d’avantages sociaux – Inscription annuelle – Exemple pour le Canada (suite) Vous pouvez effectuer tous vos autres changements aux avantages. Lorsque vous aurez complété vos sélections, cliquez sur « Review Enrollment » Voir le diagramme 6.4. Dans cet exemple, la personne désire augmenter sa couverture d’assurance-vie d’une somme équivalant à une fois son salaire à une somme équivalant à quatre fois son salaire, et signaler le fait qu’elle a cessé de fumer. Voir le diagramme 6.2. Diagramme 6.5 Diagramme 6.2 Diagramme 6.4 Lorsque vous aurez effectué le changement, cliquez sur « add plan to selection ». Voir le diagramme 6.3. Le système retournera un résumé de tous les régimes et du coût actuel par mois, et indiquera si vous avez ajouté ou modifié un régime d’avantages sociaux. Passez la liste en revue; si elle est exacte, cliquez sur le bouton « Submit Final Selections ». Le système vous retourne une note indiquant que vos sélections de régimes ont été enregistrées. Un fichier PDF de votre relevé de confirmation de vos avantages sociaux sera immédiatement offert. Voir le diagramme 6.5. Diagramme 6.3

21 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Absences et assiduité
Les employés situés en France et en Allemagne sont priés de continuer à utiliser l’outil actuel de gestion des absences. Lorsque vous avez besoin de vous absenter, nous vous recommandons d’entrer dans l’outil ESS pour déterminer si ce type d’absence est spécifié dans le menu déroulant pour votre pays. Si le type d’absence est offert, vous pouvez traiter l’absence au moyen de l’outil ESS. S’il n’est pas offert, vous devez communiquer avec votre gestionnaire ou avec les services partagés des RH pour qu’ils vous aident dans le traitement de l’absence. Si vous avez des inquiétudes au sujet de votre horaire ou de votre solde de vacances, veuillez les revoir avec votre gestionnaire. Aperçu Nortel a traditionnellement utilisé un éventail de méthodes et d’outils pour faire le suivi des absences telles les vacances (congé férié/congé annuel), les jours de maladie, les deuils, les fonctions de juré et autres. Avec le libre-service pour employés, Nortel utilise maintenant une méthode uniformisée pour consigner, faire le suivi et approuver les absences occasionnelles. Avec le libre-service pour employés, vous allez maintenant pouvoir afficher les soldes de vos banques de temps et le calendrier d’absences de votre équipe en ligne. Vous devrez soumettre une demande en ligne pour une absence qui doit être approuvée par votre gestionnaire. Il vous incombe de vous assurer de demander une absence au moyen de l’outil de libre­servie pour les employés et d’obtenir l’autorisation de votre gestionnaire. Le suivi électronique des absences dans un système centralisé permet à Nortel de faire rapport de son passif financier et assure la conformité avec toute la réglementation et principes comptables généralement reconnus (PCGR) dans un pays donné. Concepts principaux de gestion du temps Pour vous aider à utiliser le libre-service pour employés, il est important de vous expliquer comment le temps est saisi et rapporté dans le système. Le système fait le suivi de votre temps en heures de sorte que vous pouvez voir le solde de votre banque de temps en heures dans ESS. Chaque employé de Nortel reçoit un horaire de travail prédéterminé qui définit son régime de travail, par exemple 5 jours multiplié par 7,5 heures par jour ou 4 jours multiplié par 10 heures par jour. Il existe un grand nombre d’horaires de travail différents à Nortel, et ils varient selon le pays, les règles syndicales, les fonctions du poste et d’autres critères. Votre gestionnaire valide l’horaire de travail pour chaque employé afin d’assurer l’application de l’horaire approprié. En utilisant votre horaire de travail et les jours de vacances (congés fériés/congé annuel) auxquels vous avez droit, le système calcule votre solde. Veuillez noter que le système reconnaît et gère les vacances reportées d’une année à l’autre en fonction des politiques de Nortel propres au pays en ce qui concerne les reports de vacances. De la même manière, votre droit aux vacances (congé férié/absence annuelle) est assujetti aux règles propres à votre pays et à votre syndicat ou à d’autres règles. Les employés sont encouragés à se familiariser avec les politiques d’absences propres à leur pays/région. Les politiques et procédures régionales sont accessibles sur Les absences à Nortel Étant donné les grandes différences régionales en ce qui a trait aux absences et aux politiques sur les absences, il est difficile de fournir une définition générique des « absences » à Nortel aujourd’hui. Certaines absences reconnues par Nortel peuvent être enregistrées et demandées au moyen de l’outil ESS tandis que d’autres absences (comme les invalidités de courte durée ou les congés non payés) doivent être prises en charge et traitées par les services partagés des RH.

22 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Absences et assiduité
Demander une absence Il est maintenant pratique courante à Nortel, partout dans le monde, de demander et de recevoir l’autorisation de votre gestionnaire pour des absences en utilisant l’outil ESS. Votre gestionnaire examine la demande d’absence dans le libre-service pour les gestionnaires (MSS) et l’approuve ou la rejette. Vous pouvez surveiller quotidiennement la progression de votre demande d’absence dans ESS. Pour toute absence planifiée, il vous incombe de demander l’absence et d’obtenir l’autorisation avant de vous absenter. S’il s’agit d’une absence pour maladie, alors qu’il n’est peut-être pas possible d’en faire la demande à l’avance, vous devez demander l’absence rétroactivement dès que vous retournez au travail pour vous assurer que l’absence est correctement enregistrée. Lorsque vous demandez votre absence dans l’outil ESS, vous devez faire votre demande en termes de jours; en utilisant votre horaire de travail, le système calcule alors automatiquement le nombre approprié d’heures requises. Si la demande a pour objet une absence contingentée (jours accumulés) comme des vacances (congé férié/congé annuel), votre solde dans la banque de temps concernée sera automatiquement mis à jour. Si vous demandez une absence de moins d’une journée, entrez le nombre d’heures requis dans le champ « Duration ». Veuillez respecter la politique locale en regard des absences de moins d’une journée. ESS et MSS sont les seuls outils permettant de demander, d’assurer le suivi et de gérer les absences. Diagramme – 6.6 La première étape consiste à sélectionner le type d’absence que vous demandez. Cliquez sur le menu déroulant « Type of Leave » pour afficher vos options. Les choix d’absences offerts dans ce menu déroulant varient selon le pays. Si vous ne trouvez pas le type d’absence que vous demandez dans ce menu, cela signifie que vous avez besoin de l’assistance des services partagés des RH pour traiter l’absence. Dans la liste fournie, sélectionnez le type d’absence que vous demandez (voir le diagramme 6.7). Spécifiez les dates de début et de fin de l’absence désirée. Le système suppose automatiquement que vous prenez congé tous les jours entre les dates de début et de fin. S’il s’agit d’une absence de moins d’une journée, vous devez utiliser la même date à titre de date de début et de fin, et indiquer le nombre d’heures exact dans le champ « Duration »; sinon le système calculera les heures pour vous. Votre gestionnaire doit approuver toutes les absences demandées au moyen d’ESS. Le champ « Approver » identifie le nom du gestionnaire donnant l’autorisation. Au moment d’envoyer cette demande à votre gestionnaire, vous désirerez peut-être ajouter quelques commentaires ou détails concernant la demande. Après avoir indiqué l’information relative à la demande d’absence, vous devez cliquer sur le bouton « Review » pour que la demande soit traitée. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Review », le système retourne un sommaire de votre absence demandée. Remarque : Dans les étapes du processus en haut de l’écran, le bouton or se trouve maintenant dans la boîte « Review and Send », ce qui indique que vous devez maintenant réviser la demande pour vous assurer qu’elle est exacte. Diagramme – 6.7 Une fois dans ESS, cliquez sur l’onglet « Request Absence or Leave » sous la section Quick Links. Cliquez sur le lien « Request Absence or Leave » pour demander une absence. Diagramme – 6.8

23 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Présences et absences (suite)
Demander une absence (suite) Si l’information est exacte, vous devez cliquer sur le bouton « Send »; sinon, la demande ne sera pas envoyée à votre gestionnaire pour autorisation. S’il y a des erreurs, vous pouvez annuler ou retourner à l’écran précédent pour corriger la demande. Dès que vous cliquez sur « Send », le système traite la demande et retourne cet écran. Vous remarquerez que l’étape « Completed » du processus est maintenant représentée en or, ce qui indique que la demande a été traitée. En outre, un commentaire indique que la demande a été envoyée. Après que vous avez traité la demande d’absence, le système vous permet de traiter une autre demande d’absence. Retournez au menu principal pour « Request an Absence or Leave » ou allez directement au menu principal de l’ESS. Afficher mes soldes de banques de temps Pour les congés contingentés comme les vacances, l’outil ESS doit faire le suivi de vos soldes de temps annuels et les mémoriser. Vous pouvez voir ces données en tout temps dans ESS. Pour mieux planifier vos absences, utilisez le calendrier de l’équipe afin d’afficher les absences planifiées du reste de votre équipe. Pour voir les soldes de vos banques de temps et le calendrier, cliquez sur l’onglet ESS dans la première barre de navigation. Vous devez entrer dans l’écran « Absence and Attendance » pour afficher les soldes de vos banques de temps. Vous pouvez accéder à l’écran en cliquant sur cet onglet dans la seconde barre de navigation. À partir de cet écran, cliquez sur le lien « Request Absence or Leave ». Cliquez sur « Show Overview of Leave » pour afficher une liste de vos demandes d’absence et pour afficher le statut de chaque demande. À partir de cet écran, vous pouvez voir un résumé de vos demandes et leur statut actuel. Lorsque votre gestionnaire approuve une demande, son statut passe de « Sent » à « Approved ». Si votre gestionnaire rejette la demande, le statut indiqué est « Rejected ». Vous pouvez en tout temps modifier ou supprimer une demande d’absence au moyen des boutons « Change » ou « Delete » respectivement. À partir du tableau au-dessus des boutons, sélectionnez l’absence que vous désirez changer ou supprimer, puis cliquez sur le bouton approprié au bas de l’écran. Voir le diagramme 7.0. Cliquez sur le bouton « Show Time Accounts » pour déterminer le nombre de jours de vacances qu’il vous reste ou pour afficher toutes vos banques de temps. Voir le diagramme 6.9. En cliquant sur le bouton « Show Overview of Leave », vous pouvez surveiller le statut de vos demandes d’absence. Diagramme – 6.9 Vérifier le statut de la demande d’absence Cliquez sur l’onglet ESS dans la première barre de navigation. À partir de cet écran, vous avez deux façons d’accéder à l’écran « Request Absence or Leave ». Vous pouvez soit cliquer sur « Absence and Attendance » sur la seconde barre de navigation, soit cliquer sur le lien « Absence and Attendance » dans le menu principal. Remarque : Il y a un lien direct vers l’écran « Request Absence or Leave » dans la section Quick Links. Vous pouvez utiliser ce lien lorsque vous maîtrisez la navigation dans ESS. Vous pouvez en tout temps afficher le statut de votre demande d’absence à partir de cette option. Diagramme – 7.0

24 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Temps de travail
Hypothèses principales Le processus du temps de travail s’applique seulement à des groupes particuliers au sein de Nortel qui requièrent un suivi du temps en conformité avec les lois d’un pays Vous enregistrez votre temps de travail quotidien dans le libre-service pour employés et le soumettez conformément à un calendrier prédéfini créé par l’entreprise Vous enregistrez votre temps de travail en nombre d’heures pour chaque jour (par exemple, 7,5 heures) Les gestionnaires ne peuvent pas modifier/mettre à jour vos heures de présence, mais ils peuvent les approuver ou les rejeter Si un gestionnaire rejette le temps de travail soumis, l’employé doit soumettre à nouveau le temps corrigé Vous enregistrez le temps en utilisant les catégories de présence offertes dans votre pays; présentement, ces catégories sont : horaire standard, en dehors de l’horaire standard, reçoit une formation, donne une formation. Cette formation est obligatoire pour les employés de l’Irlande et du Royaume-Uni. Les employés syndiqués situés à Monkstown continuent d’utiliser le processus actuel. Pour tous les autres employés de Nortel. Cette formation n’est pas obligatoire. Aperçu Le temps de travail est le temps de présence que vous enregistrez dans le libre-service pour employés et qui est approuvé par votre gestionnaire. Le libre-service vous offre un système en ligne pour enregistrer et soumettre votre temps de travail pour approbation. Les gestionnaires peuvent approuver ou rejeter votre demande au moyen du libre-service pour les gestionnaires, mais ils ne peuvent pas les modifier. Temps de travail : Le temps total travaillé par l’employé. Il s’agit d’une combinaison des heures de présence et d’absence enregistrées. Le temps de travail est présentement géré dans l’outil de libre-service pour employés du Royaume-Uni et de l’Irlande. Le libre-service pour employés facilite la conformité de Nortel à la directive sur le temps de travail de l’Union européenne qui prescrit l’enregistrement et le rapport du temps de travail pour les pays européens concernés. Enregistrer : L’acte d’enregistrer quotidiennement le temps de travail dans l’outil de libre-service pour employés. Soumettre : L’acte d’envoyer le temps de travail enregistré à un gestionnaire pour approbation, qui est effectué selon les besoins (généralement toutes les semaines). Entrée du temps de travail Au moyen du libre-service pour employés, vous entez votre temps de travail. Après que vous avez enregistré et soumis votre temps, votre gestionnaire revoit votre entrée de temps et l’approuve ou la rejette. Si votre gestionnaire la rejette, vous devez changer votre entrée de temps et la soumettre de nouveau pour approbation. Après approbation, vos heures sont ajoutées au module de gestion du temps de RH dans SAP.

25 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Temps de travail
Enregistrement et soumission du temps de travail Pour entrer votre temps de travail, cliquez sur le lien rapide « Record Working Time » sur la page principale de l’outil ESS. Voir le diagramme 7.1. Le guide en haut de l’écran surveillera votre processus de mise à jour de votre temps de travail. Chaque fois que vous ouvrez la page, les trois mois courants de votre horaire sont visibles. Vous pouvez enregistrer votre temps de travail dans la zone du bas dans une vue hebdomadaire ou quotidienne. Entrez la période désirée en utilisant les dates de début et de fin sur le calendrier ou en cliquant sur les flèches de droite et de gauche pour faire défiler une semaine à la fois. Remarque : Le système indique les heures planifiées en fonction de votre horaire de travail. Lorsque vous entrez le temps de travail, vous devez d’abord sélectionner le type de temps. Le menu déroulant vous offre plusieurs choix. Voir le diagramme 7.2. Bien qu’il soit préférable de demander les absences à l’avance au moyen du processus « Absence Request », il est possible de choisir une absence pendant que vous enregistrez vos heures hebdomadaires. Dans les deux cas, le temps devra être approuvé par le gestionnaire. Sélectionnez « Regular Daily Hours Work » dans le menu déroulant. Vous pouvez maintenant entrer vos heures travaillées par jour. Il s’agit normalement des heures de votre horaire de travail standard. Lorsque vous avez entré tout votre temps pour une catégorie particulière, vous pouvez sélectionner le type de temps suivant à entrer au besoin. Voir le diagramme 7.3. Diagramme 7.2 Vous devez imputer vos heures de travail sous l’une des options suivantes dans le menu déroulant : Hours worked outside of standard (Heures travaillées à l’extérieur de l’horaire standard) Regular daily house worked (Heures régulières travaillées quotidiennement) Training delivered (Formation donnée) Training Received (Formation reçue). Diagramme 7.1 Diagramme 7.3

26 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Temps de travail
Après que vous aurez entré toutes les heures de travail pour la semaine, cliquez sur le bouton « Review » au bas de l’écran. Il s’agit d’une étape importante, car l’information ne sera pas enregistrée si vous ne cliquez pas sur ce bouton. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Review », le système vous fournit un résumé de votre temps de travail pour la période entrée. Consignez et enregistrez vos heures tous les jours ou chaque semaine. La soumission proprement dite de ces heures enregistrées aux fins d’approbation se déroulera selon l’entente que vous avez avec votre gestionnaire ou selon les règles de votre unité commerciale. Si les entrées sont correctes, vous cliquez sur le bouton « Save » (voir le diagramme 7.4). S’il y a des erreurs, vous pouvez retourner à l’étape précédente en cliquant sur le bouton « Previous Step ». Le système vous offrira une dernière chance de valider votre soumission. Si les données sont correctes, cliquez sur le bouton « Save » au bas de l’écran pour soumettre votre temps de travail. Vous pouvez corriger une erreur de temps, mais vous ne devez pas annuler et revenir en arrière à « Record Working Time » pour corriger l’erreur. Le système retourne un message indiquant que vous avez transmis votre temps de travail à votre supérieur immédiat pour approbation. Votre temps de travail sera alors envoyé par voie électronique à la corbeille d’arrivée de votre gestionnaire dans MSS pour examen et approbation. Le gestionnaire peut approuver ou rejeter votre temps de travail; vous devez donc surveiller la progression de vos soumissions. Vous pouvez maintenant revenir en arrière pour entrer d’autres heures de travail, ou retourner à la page d’accueil pour le temps de travail. Cliquez sur « Go to Homepage for Working time ». Diagramme 7.5 L’écran indique maintenant tout le temps de travail que vous avez enregistré, mais qui n’est pas encore publié. Vous avez l’option d’envoyer, une, plusieurs ou toutes vos entrées de temps à votre gestionnaire. Utilisez le bouton « Select All » afin de mettre en surbrillance toutes vos entrées à soumettre en bloc. Sinon, tenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur la boîte à la gauche de chaque rangée que vous désirez mettre en surbrillance afin de la soumettre. Lorsque vous sélectionnez tout, les boîtes de soumission passent au jaune pour signaler que vous avez sélectionné ces entrées pour publication. Voir le diagramme 7.6. Vous cliquez ensuite sur le bouton « Review » pour confirmer votre sélection. Suivi de l’approbation du temps de travail Rouge – Les demandes de temps de travail rejetées apparaîtront en rouge dans votre horaire (elles devront être corrigées et soumises de nouveau.) Jaune – Le temps que vous avez enregistré sans l’avoir encore soumis à l’approbation du gestionnaire Vert – Vous avez consigné plus d’heures que prévu selon votre horaire de travail pour une journée particulière. Diagramme 7.4 Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton « Save », le système retournera un message indiquant que vos données ont été enregistrées. Vous devez toujours soumettre votre temps enregistré à votre gestionnaire pour approbation en cliquant sur « Release Working Times ». Voir le diagramme 7.5. Diagramme 7.6


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