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SIMPLIFIER LES AFFAIRES Le libre-service pour employés Guide de démarrage rapide.

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1 SIMPLIFIER LES AFFAIRES Le libre-service pour employés Guide de démarrage rapide

2 2 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés Table des matières AperçuPage 3 Renseignements personnelsPage 4 PrioritéPage 7 Avantages sociaux pour lAmérique du NordPage 12 Absences et assiduitéPage 21 Temps de travailPage 24

3 3 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Aperçu Remarque : Il est possible que des liens ne soient pas affichés aux employés dans certains pays. Quest-ce que le libre-service pour employés? Le libre-service pour employés (ESS) est le portail Web de Nortel au moyen duquel les employés peuvent : Afficher et tenir à jour leurs renseignements personnels, notamment leur adresse de résidence et les données sur leur famille Demander une absence, afficher leur horaire de vacances/congés, ou afficher les soldes de leurs banques de temps. Consigner le temps de travail qui est imposé par la loi et obligatoire dans certains pays seulement. Afficher et mettre à jour leurs priorités dans « Priorities », le processus de gestion du rendement de Nortel (le cycle dévaluation du rendement nest pas effectué en ligne) Dans le cas des employés basés en Amérique du Nord, modifier les sélections davantages sociaux à la carte au moment de lembauche, durant la période dinscription annuelle, ou à la suite dun événement de vie marquant Vous utilisez « My Inbox » pour accéder à vos mises à jour Priorities à partir de votre Manager. Logiciel Avant dutiliser ESS, vous devez installer Adobe Acrobat 7 (ou une version ultérieure) et ActiveX. Confirmez la version de votre Adobe Acrobat Reader en lançant lapplication, en cliquant sur « Help » et choisissant « About Adobe Reader ». Adobe Readerv7 ou ultérieure sera compatible avec le libre-service pour employés. Confirmez ActiveX en recherchant les fichiers par le chemin de menu C:\Program Files\Common Files\SAP Shared. Vous pouvez alors repérer les fichiers suivants : o OfficeControl.dll o PlaceHolder.dll o AdobeControl.dll Si en avez besoin immédiatement, téléchargez Adobe Acrobat Reader ou SAP ActiveX pour HRE à Paygo : bin/softindex.htm. bin/softindex.htm Comment puis-je accéder à loutil ESS? Vous pouvez accéder à loutil ESS directement, à partir de la page daccueil de Nortel sous « Top Intranet Links » ou à partir du lien indiqué sur cette page. Lorsque vous ouvrez une session dans loutil ESS, vous voyez des onglets intitulés « Employee Self-Service » et « My Inbox ». Les gestionnaires ont un onglet additionnel pour la fonctionnalité Manager Self-Service. Vous pourrez accéder à toutes les trois zones principales à partir de cette page. Comment puis-je accéder à loutil ESS? Vous pouvez accéder à loutil ESS directement, à partir de la page daccueil de Nortel sous « Top Intranet Links » ou à partir du lien indiqué sur cette page. Lorsque vous ouvrez une session dans loutil ESS, vous voyez des onglets intitulés « Employee Self-Service » et « My Inbox ». Les gestionnaires ont un onglet additionnel pour la fonctionnalité Manager Self-Service. Vous pourrez accéder à toutes les trois zones principales à partir de cette page. Soutien aux employés Site Web : offre une source dinformation unique (directives et renseignements concernant le processus) pour vous aider à effectuer les transactions associées à des personnes. Soutien technique : pour les problèmes techniques, par exemple, si votre navigateur plante, ou sil y a des erreurs ou des renseignements manquants, vous devez communiquer avec votre centre dassistance TI en soumettant un billet de dérangement par lintermédiaire de IT Express ou en appelant : ESN NT4-HELP, option 3, 4 (800­684­ 4357 ou ) IT Express Soutien aux employés Site Web : offre une source dinformation unique (directives et renseignements concernant le processus) pour vous aider à effectuer les transactions associées à des personnes. Soutien technique : pour les problèmes techniques, par exemple, si votre navigateur plante, ou sil y a des erreurs ou des renseignements manquants, vous devez communiquer avec votre centre dassistance TI en soumettant un billet de dérangement par lintermédiaire de IT Express ou en appelant : ESN NT4-HELP, option 3, 4 (800­684­ 4357 ou ) IT Express Renseignements utiles Loutil ESS se trouve à https://selfservice.us.nortel.com https://selfservice.us.nortel.com Contrat de licence Chaque fois que vous modifiez linformation dans ESS, vous êtes prié daccepter les conditions du contrat de licence. Si vous acceptez les conditions du contrat de licence, cliquez sur le bouton « Confirm ». Si vous nacceptez pas ce contrat de licence, il ne vous sera pas possible de passer à lécran suivant. Loutil ESS comporte quatre volets principaux. Diagramme – 1.1 Diagramme – 1.0

4 4 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Renseignements personnels Information importante Il vous incombe de vous assurer que vos renseignements personnels Nortel sont toujours exacts. Cela permet dassurer quil ny a aucun écart ni aucune erreur dans vos données personnelles pour le traitement de la paie ou des ressources humaines. Loutil ESS vous permet dafficher et de mettre à jour vos renseignements personnels, mais les mises à jour quil vous est possible de faire varient selon le pays. Quand dois-je mettre à jour mes renseignements personnels? Vous devez mettre à jour vos renseignements personnels dans ESS dans les circonstances suivantes : 1. Nouvel employé/employé réembauché : Dès votre premier jour au travail, il est important de revoir vos renseignements personnels afin de vous assurer quils sont exacts et complets. 2. Événement modifiant votre situation personnelle : Vous pourrez devoir mettre à jour vos renseignements personnels à la suite de certains changements survenus dans votre vie personnelle, par exemple, un mariage, une naissance, un divorce, un décès ou un changement de résidence/numéro de téléphone. 3. Mobilité interne : Vous devrez peut-être modifier vos renseignements personnels dans ESS si vous êtes transféré ou réaffecté au sein dun établissement Nortel dun autre pays. Remarque : Si vous êtes affecté à létranger pour une longue période, vous devez indiquer votre changement dadresse au service Global Mobility. Les changements dadresse dans le cadre des affectations à long terme à létranger ne peuvent pas effectués dans ESS. Lien « Update Your Personal Data » Cliquez sur « Update your Personal Data » (voir le diagramme 1.2) Si vos renseignements personnels sont inexacts, cliquez sur « Edit » (diagramme 1.3) Faites les mises à jour nécessaires, et cliquez sur « Review ». Revoyez vos changements et cliquez sur « Save » pour confirmer. Pour sortir de lécran, cliquez sur « Previous Step » ou « Exit », puis cliquez de nouveau sur « Exit » pour retourner au menu principal des renseignements personnels. Marche à suivre pour afficher/mettre à jour vos renseignements personnels : Une fois dans ESS, cliquez sur le lien « Personal Information » dans le menu principal de lécran. Même si les données personnelles peuvent varier selon le pays, la méthode daffichage et de mise à jour dans ESS demeure constante. Voici les liens que vous pouvez mettre à jour sous Personal Information : Update Your Addresses Change Family Members/Dependents Update Your Personal Data Conseils utiles Tous les champs en blanc peuvent être mis à jour par le biais de loutil ESS. Tous les champs en bleu doivent être mis à jour en sadressant aux Services partagés des RH. Voir le diagramme 1.4. Conseils utiles Tous les champs en blanc peuvent être mis à jour par le biais de loutil ESS. Tous les champs en bleu doivent être mis à jour en sadressant aux Services partagés des RH. Voir le diagramme 1.4. Diagramme – 1.2 Diagramme – 1.4 Diagramme – 1.3

5 5 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Renseignements personnels Remarque : Les liens montrés ci-dessous ne sont pas tous visibles dans tous les pays. Par exemple, la fonction de modification des membres de la famille/personnes à charge nest pas déployée dans tous les pays. Lien « Change Family Members/Dependents » Si vous désirez mettre à jour les renseignements concernant les membres de votre famille ou vos personnes à charge, sur la page du menu principal « Personal Information », cliquez sur « Change Family Members/Dependents » Voir le diagramme 1.5. Diagramme – 1.8 Diagramme – 1.6 Diagramme – 1.5 Mettez linformation à jour, puis cliquez sur « Review ». Passez en revue vos mises à jour, puis cliquez sur « Save ». Si vous ne voulez pas modifier linformation, cliquez sur « Exit » et/ou « Previous Step », puis sur « Exit » pour retourner à la page du menu principal. Voir le diagramme 1.8. Lécran qui suit vous offre la possibilité de mettre à jour les renseignements concernant votre conjoint(e) ou les personnes à votre charge. Voir le diagramme 1.6. Dans cet écran, vous pouvez entrer le prénom et le nom de votre conjoint(e) ou de votre enfant, et mettre à jour leur date de naissance et leur sexe. Voir le diagramme 1.7. Diagramme – 1.7

6 6 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Renseignements personnels Lien « Update Your Adresses » Cette section vous permet dafficher ou de modifier votre adresse de résidence permanente, ladresse en cas durgence et/ou une nouvelle adresse postale. Exécutez la même marche à suivre pour la mise à jour. (Souvenez-vous : les liens montrés ci­ dessous ne sont pas tous visibles dans tous les pays.) Dès que vous cliquez sur « Update Your Addresses » sur la page principale (diagramme 1.9), vous pouvez voir votre adresse permanente actuelle. Diagramme – 2.1 Diagramme – 1.9 Faites les mises à jour nécessaires, et cliquez sur « Review ». Remarque : Les champs comportant un astérisque « * » à côté du nom sont des champs obligatoires (voir le diagramme 2.1). Si vous ne les remplissez pas, vous recevrez un message derreur et il ne vous sera pas possible de mettre ladresse à jour avant davoir entré les renseignements appropriés dans ces champs. Cliquez sur « Edit » pour mettre ces renseignements à jour. Diagramme – 2.0 Passez en revue vos mises à jour; si elles sont exactes, cliquez sur « Save ». Sil y a des erreurs, vous pouvez retourner à lécran précédent en cliquant sur « Previous step ». Si vous ne voulez pas modifier linformation, cliquez sur « Exit » et/ou « Previous Step », puis sur « Exit » pour retourner à la page principale.

7 7 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Aperçu du processus des priorités Aperçu La gestion du rendement a toujours été importante à Nortel. En tant quemployé, vous êtes tenu de participer au processus annuel détablissement des priorités. Il sagit de définir un ensemble dobjectifs mesurables et un plan de perfectionnement individuel, et de participer à des évaluations à la mi-année et à la fin de lannée. Le processus des priorités de Nortel comporte trois périodes dévaluation principales durant lesquelles lemployé et le gestionnaire doivent se rencontrer pour revoir et discuter du rôle de lemployé, de ses responsabilités principales, de ses objectifs, de son perfectionnement et de ses réalisations. Lemployé et le gestionnaire utilisent les outils Employee Self-Service (ESS) et Manager Self-Service (MSS), respectivement, pour entrer, modifier et accuser réception de toute linformation relative aux priorités. Cela sajoute au dialogue continu entre lemployé et le gestionnaire tout au long de lannée. Les trois principales périodes dévaluation : 1.Mise en route du processus des priorités 2.Évaluation de mi-année 3.Évaluation de fin dannée Remarque : Ce module est obligatoire pour les employés qui établissent les priorités au moyen de loutil libre-service pour employés. Si vous êtes cadre, si vous établissez les priorités en dehors de loutil libre-service pour employés, ou si vous nêtes pas admissible au processus des priorités, veuillez poursuivre le processus actuel. 1. Mise en route du processus des priorités : Le gestionnaire et lemployé doivent définir le but du poste, les principales responsabilités, les objectifs opérationnels et les attentes comportementales. En outre, le gestionnaire et lemployé créent un plan de développement et, à titre facultatif, une proposition de valeur individuelle. 2. Évaluation de mi-année : Le gestionnaire et lemployé discutent des progrès en regard des objectifs, des comportements démontrés et du plan de développement. Le gestionnaire et lemployé modifient les objectifs si les priorités daffaires ont changé ou si lemployé a accepté de nouvelles responsabilités. Le gestionnaire documente le rendement de lemployé en regard des objectifs opérationnels et des attentes comportementales et passe le tout en revue avec lemployé. Lemployé accepte lévaluation. 3. Évaluation de fin dannée : Lemployé effectue son auto-évaluation dans loutil Libre-service pour employés. Le gestionnaire évalue le rendement et les comportements démontrés par lemployé. Le gestionnaire participe à un contrôle par les pairs afin de déterminer limpact relatif du rendement de lemployé sur lentreprise par rapport à ses pairs, afin de lui attribuer sa cote de contribution finale. Ce processus est appelé Évaluation de la contribution. Dès que la société lui donne le feu vert, le gestionnaire communique ensuite à lemployé lévaluation finale de sa contribution, y compris sa cote de contribution.

8 8 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Priorités Étapes 1 et 2 Cliquez sur le bouton « My Inbox » pour accéder à votre formulaire de priorités initial. Le processus des priorités est amorcé par le gestionnaire en début dannée. Au moyen de loutil libre-service des gestionnaires (MSS), les gestionnaires créent et envoient un formulaire de priorités à chaque employé. Vous pourrez accéder à ce formulaire dans votre corbeille darrivée dans loutil ESS. Cliquez sur « Change Appraisal Document » pour accéder au contenu à partir du formulaire. Voir le diagramme 2.2. Conseils utiles Enregistrer : Vous voulez enregistrer votre soumission sans lenvoyer. Assurez-vous denregistrer régulièrement votre travail. Sortir : Appuyez sur le bouton Exit pour quitter le formulaire sans enregistrer vos changements. Journal Action : Enregistre tous les changements effectués dans le formulaire et en indique lauteur (gestionnaire/employé). Imprimer : Le bouton Print vous permet dobtenir une copie imprimée de vos priorités. Pour gagner du temps : Bon nombre demployés rédigent leurs objectifs dans un document Word et font les changements nécessaires avant, pendant et après leur réunion de définition des priorités avec leur gestionnaire. Ensuite, ils nont quà copier-coller le texte dans loutil lorsquils sont prêts. Conseils utiles Enregistrer : Vous voulez enregistrer votre soumission sans lenvoyer. Assurez-vous denregistrer régulièrement votre travail. Sortir : Appuyez sur le bouton Exit pour quitter le formulaire sans enregistrer vos changements. Journal Action : Enregistre tous les changements effectués dans le formulaire et en indique lauteur (gestionnaire/employé). Imprimer : Le bouton Print vous permet dobtenir une copie imprimée de vos priorités. Pour gagner du temps : Bon nombre demployés rédigent leurs objectifs dans un document Word et font les changements nécessaires avant, pendant et après leur réunion de définition des priorités avec leur gestionnaire. Ensuite, ils nont quà copier-coller le texte dans loutil lorsquils sont prêts. Image 2.0 Mise en route du processus des priorités Le gestionnaire et lemployé doivent définir conjointement le but du poste, les responsabilités principales, les objectifs opérationnels et les attentes comportementales. En outre, le gestionnaire et lemployé créent un plan de développement et, possiblement, une proposition de valeur individuelle. Vous devez maintenant entrer vos objectifs opérationnels pour lannée dans les boîtes fournies (voir le diagramme 2.4). Vous avez suffisamment despace pour définir et décrire cinq (5) objectifs. Si vous avez plus de cinq objectifs, vous pouvez créer une rangée additionnelle en cliquant sur licône « Paper » à droite. Si vous devez supprimer un objectif, cliquez sur la corbeille à droite. Le système vous retournera un formulaire de priorités vierge dans lequel vous pourrez entrer vos données initiales. Remarque : Dans certains cas, il peut arriver que les gestionnaires entrent certains renseignements au préalable. Pour démarrer le processus, cliquez sur le bouton « Role Purpose » et entrez le but de votre poste. Voir le diagramme 2.3. Noubliez pas dindiquer les raisons pour lesquelles le poste existe et ajoute de la valeur. Ensuite, vous devez documenter les trois principales responsabilités associées à ce rôle. Cliquez sur la boîte « 1st Key Accountability » et entrez votre responsabilité. Faites de même pour les boîtes des deuxième et troisième responsabilités. Diagramme – 2.3 Diagramme – 2.4 Diagramme – 2.2

9 9 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Priorités Étape 3 Étape 3 – Créer votre plan de développement Les employés ont loption de créer une proposition de valeur individuelle. La documentation sur la proposition de valeur individuelle se trouve sur Cette option est cependant considérée comme extérieure au processus des priorités. Létape 3 du processus des priorités consiste à créer le plan de développement concret. Entrez vos objectifs de carrière pour les deux prochaines années et à plus long terme dans les espaces prévus. Voir le diagramme 2.5. Documentez les forces qui vous rendent efficaces dans le rôle ou la mission que vous assumez présentement. Cliquez sur les trois boîtes fournies et entrez vos forces. Vous devez ensuite déterminer si des compétences, des compétences ou des expériences additionnelles pourraient vous rendre plus efficace dans votre rôle actuel. Documentez les forces nécessaires pour être efficace dans un rôle ou une mission désirable dans le futur. Vous pouvez ajouter toutes les compétences, les connaissances, les comportements ou les expériences qui vous aideront à être plus efficace dans des rôles futurs. Sous la rubrique « PLAN YOUR DEVELOPMENT FOCUS », créez un plan de développement en vous concentrant sur deux à quatre aspects à perfectionner dans les mois à venir daprès vos forces et vos besoins en perfectionnement. Assurez- vous dentrer des actions spécifiques et des dates limites pour les réaliser dans les boîtes prévues. Létape finale consiste à identifier les ressources ou le soutien qui peuvent vous aider à réaliser votre plan (p. ex. temps, personnes, accompagnement, argent, etc.). Lorsque vous aurez effectué les étapes 1, 2 et 3 du processus des priorités, votre formulaire devra être examiné par votre gestionnaire. Remontez jusquen haut du formulaire pour enregistrer votre travail et cliquez sur « Submit to Manager for Approval » (voir le diagramme 2.7). Ne sélectionnez pas le bouton « Accept Final Objectives » tant que votre gestionnaire naura pas revu votre soumission initiale avant que vous napprouviez le contenu. Le système retourne un message indiquant que le formulaire a été envoyé à la corbeille darrivée de votre gestionnaire. Cliquez sur le « X » à lextrême droite pour quitter lécran. Dialoguez avec votre gestionnaire si des modifications doivent être apportées au formulaire. Lorsque les changements mutuellement acceptables sont apportés, le formulaire est prêt pour lacceptation finale des étapes 1, 2 et 3 du processus des priorités. Diagramme – 2.6 Diagramme – 2.5 Diagramme – 2.7

10 10 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Priorités Étape 4 Étape 4 – Évaluation de mi-année À la mi-année, vous recevrez un avis vous invitant à entreprendre le processus dévaluation des priorités de mi-année. Les employés doivent alors accéder à leur formulaire de priorité actuel dans le menu Priorities de loutil ESS et amorcer leur évaluation de mi-année. À partir du menu Priorities, cliquez sur le lien « Current Priorities Documents ». Cliquez sur votre « 2008 Priorities Workbook- Employee ». Le système retourne la version courante de vos priorités dans laquelle vous avez déterminé le but et les principales responsabilités de votre rôle, établi vos objectifs et défini un plan de développement. Voir le diagramme 2.8. Cliquez sur « Begin Step 4 Mid Year Review » (voir le diagramme 2.9). Avant denvoyer votre formulaire à votre gestionnaire, vous pouvez modifier vos objectifs afin de refléter les modifications dans votre rôle, vos responsabilités principales ou les priorités daffaires. Cliquez sur le « X » à lextrême droite pour quitter lécran. Vous avez maintenant terminé votre évaluation de la mi-année (étape 4). Aucune autre intervention nest requise de votre part jusquau début du processus de fin dannée. Pour faire suite à votre discussion durant la réunion dévaluation de la mi-année, votre gestionnaire mettra à jour le formulaire des priorités en indiquant ses commentaires de mi­ année, puis vous retournera le formulaire des priorités révisé pour que vous le passiez en revue et en confirmiez réception. Pour afficher les commentaires de mi-année de votre gestionnaire, cliquez sur « My Inbox ». Cliquez sur « Appraisal » pour accéder au formulaire. Le système retourne à votre formulaire des priorités qui comprend maintenant les commentaires votre gestionnaire pour lévaluation de la mi-année. Passez les commentaires en revue et cliquez sur le bouton « Acknowledge Mid-Year Complete ». Cette étape confirme que lemployé a reçu et pris connaissance des commentaires du gestionnaire. Le système retourne un message indiquant que vous avez quitté le document dévaluation. Cliquez sur le « X » à lextrême droite pour quitter lécran. Vous avez maintenant terminé votre évaluation de la mi-année (étape 4). Aucune autre intervention nest requise de votre part jusquau début du processus de fin dannée. Conseils utiles Vous pouvez accéder à lhistorique de vos priorités par le biais de longlet Priorities en tout temps dans le menu principal de loutil libre-service pour employés. Conseils utiles Vous pouvez accéder à lhistorique de vos priorités par le biais de longlet Priorities en tout temps dans le menu principal de loutil libre-service pour employés. Lorsque vous aurez effectué tous les changements éventuels, cliquez sur le bouton « Submit to Manager for Review ». Le système enverra votre formulaire des priorités dans la corbeille darrivée de votre gestionnaire en prévision de la rencontre dévaluation de la mi-année avec votre gestionnaire. Pour faire suite à votre discussion durant la réunion dévaluation de la mi-année, votre gestionnaire mettra à jour le formulaire des priorités en indiquant ses commentaires de mi-année, puis vous retournera le formulaire des priorités révisé pour que vous le passiez en revue et en confirmiez réception. Lemployé ne documente pas les progrès à la mi-année dans loutil libre-service pour employés. Seul le gestionnaire est responsable de documenter le progrès de lemployé à la mi-année. Pour afficher les commentaires de mi- année de votre gestionnaire, cliquez sur « My Inbox ». Cliquez sur « Appraisal » pour accéder au formulaire. Le système retourne à votre formulaire des priorités qui comprend maintenant les commentaires votre gestionnaire pour lévaluation de la mi-année. Passez les commentaires en revue et cliquez sur le bouton « Acknowledge Mid-Year Complete ». Cette étape confirme que lemployé a reçu et pris connaissance des commentaires du gestionnaire. Le système retourne un message indiquant que vous avez quitté le document dévaluation. Diagramme – 3.0 Diagramme – 2.9 Diagramme – 2.8

11 11 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Priorités Étape 5 Étape 5 – Évaluation de la contribution À la fin de lannée, dans le cadre de létape 5 – Évaluation de la contribution, les employés doivent effectuer une auto-évaluation de leur progression en regard de leurs objectifs opérationnels et de leur plan de développement. Sous loption Priorities dans ESS, cliquez sur le lien « Current Priorities Documents ». Cliquez sur le lien « 2008 Priorities Workbook – Employees » pour ouvrir le formulaire dévaluation courant. Cliquez sur le bouton « Begin Step 5 Year End Review » dans le formulaire des priorités. Le formulaire sera immédiatement fermé et vous serez ramené à la page Current Priorities Documents dans loutil ESS. Le système a maintenant envoyé un formulaire dévaluation Part Appraisal à la corbeille darrivée de lemployé. Cliquez sur le lien « My Inbox » dans la première barre de navigation pour afficher le formulaire. Cliquez sur le document « Appraisal » dans la liste des tâches (voir le diagramme 3.1). Le système vous ramènera à votre formulaire de priorités en cours qui comprend les objectifs mutuellement convenus entre vous et votre gestionnaire, lévaluation de mi-année, ainsi quune nouvelle section pour que lemployé puisse entrer son auto- évaluation de fin dannée sur les progrès réalisés en regard des objectifs opérationnels et du plan de développement. Pour compléter lauto-évaluation, cliquez sur la première boîte et, par objectif, entrez votre propre évaluation de vos progrès réalisés en regard de vos objectifs opérationnels. Voir le diagramme 3.2. Dès que le gestionnaire en a lautorisation (après le regroupement des évaluations de la société et sur approbation du Conseil), il communique les résultats à lemployé et le rencontre pour discuter de lévaluation de sa contribution finale pour la période visée. Après que le gestionnaire a participé à un contrôle par les pairs, effectué une évaluation de la contribution finale, et attribué un code de contribution finale, et après que le Conseil a approuvé la diffusion des résultats, le gestionnaire rencontre lemployé pour lui communiquer lévaluation finale de sa contribution. Le gestionnaire veille à ce que la « distribution » du formulaire des priorités rempli à lemployé coïncide avec la rencontre dévaluation finale de la contribution. Cliquez sur le bouton « My Inbox » pour revoir vos priorités finales. Cliquez sur le document « Appraisal » dans la liste des tâches. Vous pouvez maintenant voir lévaluation finale de votre contribution et lévaluation de votre gestionnaire. Examinez le document. Après avoir examiné les commentaires, létape finale du processus des priorités de fin dannée pour lemployé consiste à entrer les commentaires de lemployé et à confirmer que lévaluation finale de fin dannée a eu lieu. Entrez vos remarques finales dans la boîte prévue (faites défiler jusquau bas de lécran). Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur « Acknowledge Year End Review ». Il est important de se souvenir que la confirmation nimplique pas quil y a accord. Cela conclut le processus des priorités et aucun autre changement ne peut être effectué. Cliquez sur le bouton « End Priorities » pour quitter le formulaire des priorités. Cliquez sur le bouton « Exit » et le système retourne un message indiquant que le formulaire a été finalisé. Cliquez sur le « X » à lextrême droite pour quitter lécran. Vous avez maintenant terminé le processus des priorités de fin dannée. Ensuite, vous devez entrer votre évaluation de vos progrès en regard de votre plan de développement. Par domaine dintérêt, entrez votre évaluation dans les boîtes fournies. À titre dentrée finale, vous devez répondre aux trois questions qui suivent. Lorsque vous aurez terminé cette évaluation, faites défiler le formulaire des priorités jusquen haut pour soumettre vos résultats à votre gestionnaire en cliquant sur le bouton « Close YE Self Assessment ». Cliquez sur le bouton « Exit » pour retourner à votre corbeille darrivée ESS. Lorsque vous soumettez votre auto-évaluation à jour à votre gestionnaire, le système retourne un message indiquant que le formulaire a été envoyé à la corbeille darrivée de votre gestionnaire. Cliquez sur le « X » à lextrême droite pour quitter lécran. Vous avez maintenant terminé votre évaluation de fin dannée en préparation de la réunion avec votre gestionnaire pour discuter de votre rendement en fin dannée. Votre gestionnaire remplira lévaluation annuelle et assignera une cote de contribution préliminaire en vue du contrôle par les pairs. Selon les résultats du contrôle par les pairs, votre gestionnaire attribuera une cote dévaluation finale de votre contribution. Diagramme – 3.2 Diagramme – 3.1

12 12 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour lAmérique du Nord Aperçu Tous les employés nord-américains non syndiqués (sauf les membres des TCA et du SCEB) participent aux programmes davantages sociaux propres à leur pays, lesquels comprennent une assurance pour les soins médicaux, dentaires, de la vue et de louïe, ainsi que des prestations dinvalidité de courte durée et de longue durée. À Nortel, vous aurez la possibilité de mettre à jour ces avantages dans les situations suivantes : Nouvelle inscription – Inscrivez-vous à un régime davantages sociaux dans lune des situations suivantes : embauche, réembauche, acquisition ou réinstallation dans un autre pays. Si vous nadhérez pas au régime durant la période dinscription prédéterminée, vous recevrez les options par défaut. Changement de situation – Vous adhérez aux régimes davantages sociaux ou modifiez les options du régime en raison dévénements survenus dans votre vie professionnelle/personnelle (p. ex. mariage, naissance/adoption dun enfant, divorce, décès dun conjoint ou dune personne à charge, transfert temporaire ou transfert dans un autre pays). Si vous ne faites aucun changement dans la fenêtre prédéterminée, vous conserverez les options du régime pour lannée. Loutil ESS offre un processus en ligne simplifié pour afficher votre régime actuel et, durant les délais alloués, pour mettre vos avantages à jour. Lécran en ligne vous indique un total courant des coûts associés à chacun des avantages sociaux sélectionnés, de sorte que vous pouvez voir limpact total sur vos retenues salariales des changements que vous effectuez dans vos options. Pour plus de renseignements sur les avantages sociaux, reportez-vous aux lignes directrices concernant les avantages sociaux sur Loutil ESS offre un processus en ligne simplifié pour afficher votre régime actuel et, durant les délais alloués, pour mettre vos avantages à jour. Lécran en ligne vous indique un total courant des coûts associés à chacun des avantages sociaux sélectionnés, de sorte que vous pouvez voir limpact total sur vos retenues salariales des changements que vous effectuez dans vos options. Pour plus de renseignements sur les avantages sociaux, reportez-vous aux lignes directrices concernant les avantages sociaux sur Remarque : Ce module est obligatoire pour les employés nord-américains seulement. Période dinscription annuelle – Nortel vous accorde chaque année une période denviron deux semaines pour modifier vos options du régime davantages sociaux pour lannée à venir. Une fois que vous avez soumis vos sélections finales, les choix sont définitifs et vous ne pouvez rien changer jusquà ce que survienne un événement de vie admissible ou la période dinscription annuelle suivante. Pendant ce temps, les services partagés des RH vous aviseront de la période dinscription annuelle par courriel ou en lannonçant sur la page daccueil du site intranet de Nortel. Durant cette période dinscription, un employé peut accéder à loutil ESS et modifier ses options autant de fois quil le désire. Lorsque la période prend fin, les dernières options sélectionnées par lemployé deviennent ses avantages sociaux pour lannée qui vient. La section suivante indique la marche à suivre pour : Une nouvelle inscription – Exemple pour le Canada – Exemple pour les États-Unis Un changement de situation – Exemple pour le Canada – Exemple pour les États-Unis Linscription annuelle – Exemple pour le Canada – Exemple pour les États-Unis La section suivante indique la marche à suivre pour : Une nouvelle inscription – Exemple pour le Canada – Exemple pour les États-Unis Un changement de situation – Exemple pour le Canada – Exemple pour les États-Unis Linscription annuelle – Exemple pour le Canada – Exemple pour les États-Unis Diagramme 3.3

13 13 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour lAmérique du Nord Nouvelle inscription au régime davantages sociaux Exemple pour les États-Unis Une fois dans ESS, cliquez sur le lien « Benefits » dans lécran principal ou à partir de la deuxième barre de navigation. Si vous êtes un nouvel employé, vous recevrez un lien sous la section Benefits, comme illustré dans le diagramme 3.4. Cliquez sur le lien « Newly Eligible » pour ouvrir vos options davantages sociaux. Lorsque vous aurez sélectionné tous vos avantages, cliquez sur le bouton « Review Enrollment ». Le système retournera un résumé de tous les régimes et du coût actuel par mois, et indiquera si vous avez modifié ou non un régime davantages sociaux. Diagramme – 3.4 Sélection des avantages sociaux À titre de nouvel employé, vous pouvez sélectionner les avantages les mieux adaptés à vos besoins personnels. Pour plus de renseignements sur les avantages sociaux offerts, reportez-vous au dossier sur les avantages sociaux aux États-Unis sur Ajouter des avantages Voici une description détaillée de la marche à suivre lorsque vous sélectionnez des avantages pour la première fois. Aux fins de démonstration, nous allons inscrire un employé à un régime dentaire et un régime dassurance. Cliquez sur le bouton à côté de loption que vous désirez ajouter à votre plan. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Dental/Vision/Hearing. Voir le diagramme 3.5. Pour continuer, vous devez cliquer sur le bouton « Add Plan » au bas de toutes les options. Diagramme – 3.7 Toutes les options offertes par Nortel pour les soins dentaires, de la vue et de louïe vous seront présentées. Sélectionnez et cliquez sur votre option favorite comme dans le diagramme 3.7. Cliquez sur le bouton « Add Plan to Selection » pour compléter lajout du régime. Vous pouvez ensuite continuer à sélectionner et ajouter tous les avantages désirés. Remarque : Certaines sélections davantages requièrent la soumission de formulaires additionnels. Ceux-ci seront identifiés au moment de linscription. Vous trouverez tous les formulaires sur Passez la liste en revue et, si elle est exacte, cliquez sur le bouton « Submit Final Selections ». Voir le diagramme 3.8. Un fichier PDF de votre relevé de confirmation de vos avantages sociaux sera immédiatement offert. Le système vous avise que vos sélections ont été enregistrées. Ces sélections seront envoyées aux services partagés des RH aux fins de traitement. Vous pouvez maintenant retourner au menu ESS en cliquant sur « Go to Employee Self-Service homepage ». Diagramme 3.6 Diagramme 3.5 Diagramme 3.8

14 14 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour lAmérique du Nord Nouvelle inscription au régime davantages sociaux Exemple pour le Canada Une fois dans ESS, cliquez sur le lien « Benefits » dans lécran principal ou à partir de la deuxième barre de navigation. Les nouveaux employés reçoivent un lien sous la section Benefits, comme illustré dans le diagramme 3.9. Cliquez sur le lien « Newly Eligible » pour ouvrir vos options davantages sociaux. Diagramme – 3.9 Sélection des avantages sociaux À titre de nouvel employé, vous pouvez sélectionner les avantages les mieux adaptés à vos besoins personnels. Pour plus de renseignements sur les avantages sociaux offerts, reportez-vous au dossier sur les avantages sociaux au Canada sur Ajouter des avantages Voici une description détaillée de la marche à suivre lorsque vous sélectionnez des avantages pour la première fois. Aux fins de démonstration, nous allons inscrire un employé à un régime dassurance médicale. Pour continuer, vous devez cliquer sur le bouton « Add Plan » au bas de toutes les options. Diagramme – 4.0 Toutes les options offertes par Nortel pour les soins médicaux seront alors présentées. Sélectionnez et cliquez sur votre option favorite comme dans le diagramme 4.3. En haut de lécran de sélection des avantages, le système vous indique un cumul de vos coûts et de vos crédits davantages. La section A indique votre total avant impôts et la section B indique votre coût après impôts. Voir le diagramme 4.0. Cliquez sur le bouton à côté de loption que vous désirez ajouter à votre plan. Dans cet exemple, nous avons sélectionné un régime médical. Voir le diagramme 4.1. Remarque : Les montants affichés sous les coûts de lemployeur sont ajoutés à vos crédits-avantages lorsque le coût pour lemployé est de zéro. Par exemple, si vous choisissez un régime médical complet, le coût pour lemployé est de zéro, mais la somme de 1,90 $ sera ajoutée à vos crédits-avantages. Cliquez sur le bouton « Add Plan to Selection » pour compléter lajout du régime. Vous pouvez ensuite continuer à sélectionner et ajouter tous les avantages désirés. Remarque : Certaines sélections davantages requièrent la soumission de formulaires additionnels. Ceux-ci seront identifiés au moment de linscription. Vous trouverez tous les formulaires sur Lorsque vous aurez sélectionné tous vos avantages, cliquez sur le bouton « Review Enrollment ». Le système retournera un résumé de tous les régimes et du coût actuel par mois, et indiquera si vous avez modifié ou non un régime davantages sociaux. Passez la liste en revue; si elle est exacte, cliquez sur le bouton « Submit Final Selections ». Le système vous retourne une note indiquant que les sélections de régimes ont été enregistrées. Un fichier PDF de votre relevé de confirmation de vos avantages sociaux sera immédiatement offert. Vous pouvez maintenant retourner au menu ESS en cliquant sur « Go to Employee Self-Service homepage ». Diagramme – 4.2 Diagramme – 4.1 Diagramme – 4.3

15 15 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour lAmérique du Nord (suite) Mise à jour de vos données davantages sociaux – Changement de situation Veuillez revoir linformation sur les régimes davantages sociaux sur le site Web des avantages sociaux afin de comprendre vos options au moment de votre événement de vie. Communiquez avec les services partagés des RH dans les 31 jours suivant lévénement. Vous devrez fournir le type dévénement spécifique et sa date doccurrence Si votre événement entraîne lajout dune personne à charge, nous aurons besoin de ses renseignements personnels, notamment son nom et sa date de naissance. Il est préférable que vous accédiez à ESS à ce moment spécifique, mais cela nest pas nécessaire. Si votre événement de vie est lajout dune personne à charge, les services partagés des RH entrent les renseignements sur la personne à charge. Remarque : Les services partagés des RH ouvriront lévénement de vie pour que lemployé entre les renseignements dans ESS. Cette démarche doit être terminée dans les 31 jours suivant la date de lévénement, et non suivant la date douverture ou daccès. Au sein de chaque avantage, vous choisirez le plan et/ou le niveau de couverture que vous aimeriez avoir. En ce qui a trait aux soins dentaires/de la vue/de louïe, après que vous aurez choisi votre régime et votre niveau de couverture, vous allez ensuite cliquer sur « Select Dependents ». Cela vous ramènera à un écran dans lequel vous sélectionnerez les personnes à charge qui seront couvertes par ce régime. Voir le diagramme 4.5. Mise à jour dun changement de situation sur ESS Allez à la section Benefits de loutil ESS et cliquez sur le lien correspondant à votre changement de situation. Vous le trouverez sous « Adjustment Reasons – Enrollment ». Cliquez directement sur le nom de lévénement. Si vous cliquez à la droite du nom de lévénement, une feuille de travail en ligne vous sera présentée. Elle peut vous être utile si vous désirez imprimer une copie de vos options dinscription. Vous avez loption de faire un choix pour chaque avantage spécifique présenté. Pour chaque avantage, cliquez sur le bouton radio à la gauche du nom de lavantage, puis faites défiler lécran vers le bas jusquà ce que vous voyiez le bouton intitulé « Edit Plan » ou « Add Plan ». Vous devrez faire défiler cette liste vers le bas pour voir ce bouton au bas de votre liste de choix davantages. Voir le diagramme 4.4. Diagramme – 4.4 Diagramme – 4.7 Diagramme – 4.5 Vous devrez également identifier chaque personne à charge que vous désirez assurer. Vous devez indiquer les personnes à charge que vous assurez en cliquant sur la boîte à côté de leur nom pour la cocher. Voir le diagramme 4.6. Remarque : Seules les personnes à charge cochées seront ajoutées aux protections. Assurez­ vous que vous avez cliqué sur votre nouvelle personne à charge. Diagramme – 4.6 Dans les choix doptions pour la couverture médicale, si vous choisissez dassurer votre conjoint(e), une question vous sera présentée pour demander laccès à linformation du conjoint (États­ Unis seulement). Cliquez sur « Add Plan to Selection » afin compléter le choix doptions pour cet avantage particulier. Veuillez consulter le diagramme 4.7. Suivez ce processus de sélection pour tous les avantages dans la liste.

16 16 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour lAmérique du Nord (suite) Si votre événement de vie consiste à retirer une personne à charge, les services partagés des RH devront maintenant enlever votre personne à charge pour finaliser cet événement. Vous devez appeler les Services partagés des RH pour ce faire. Si possible, il est préférable que lemployé finalise cet événement pendant quil est au téléphone avec les services partagés des RH. Cela permet dassurer la saisie exacte des renseignements et évite également de devoir faire un appel téléphonique de suivi. Après que vous aurez soumis vos choix, lécran suivant présentera cinq options vers la section gauche supérieure de lécran : Go to Benefits homepage – vous ramènera à la section des avantages dans loutil ESS. Go to Benefits participation overview – une section dESS qui vous présente vos choix de protection actuels. Go to ESS home page – vous ramène à lécran principal ESS. Print New Plan selections – vous permet dimprimer une confirmation de vos choix. Cela vous montrera également comment sauvegarder ce relevé de confirmation sous forme de fichier PDF. Veuillez noter que vous naurez aucune autre occasion dimprimer ou denregistrer un relevé de confirmation. Sondage lors de linscription – Ce sondage nest activé que durant la période annuelle dinscription. Veuillez ne pas en tenir compte à dautres moments. Diagramme – 4.8 Passez en revue votre liste davantages pour voir quels avantages ont été modifiés et lesquels sont inchangés. Si vous voyez une erreur, faites défiler vers le bas et choisissez le bouton « Previous Step ». Si tout semble correct, faites défiler vers le bas et choisissez le bouton « Submit ». Dès que vous cliquez sur « Submit », vos sélections sont finales et vous ne pouvez plus faire de changements. Diagramme – 4.9 Si vous nêtes pas prêt à finaliser vos choix, vous pouvez choisir le bouton « Exit ». Vous pourrez alors refaire tous vos choix davantages la prochaine fois que vous accéderez à cet événement. Rien ne sera sauvegardé. Diagramme – 5.0 Retrait dune personne à charge sur ESS Lorsque vous aurez effectué toutes vos sélections, faites défiler lécran vers le bas et cliquez sur le bouton intitulé « Review Enrollment ».

17 17 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Inscription annuelle aux avantages sociaux pour lAmérique du Nord (suite) Mise à jour de vos données sur les avantages sociaux – Inscription annuelle – Exemple pour les États­ Unis Nortel vous accorde chaque année une période denviron deux semaines pour modifier vos options davantages sociaux pour lannée à venir. Durant la période dinscription annuelle, les employés ont accès au bouton « Annual Enrollment selection » sur la page Benefits principale. Cliquez sur ce client pour afficher/modifier vos choix davantages sociaux personnels pour lannée qui vient. Une fois que vous avez soumis vos sélections finales, les choix sont définitifs et vous ne pouvez rien changer jusquà ce que survienne un événement de vie admissible ou la période dinscription annuelle suivante. Pour modifier votre régime davantages sociaux Une fois dans ESS, cliquez sur le lien « Benefits » dans lécran principal ou à partir de la deuxième barre de navigation. Durant la période dinscription annuelle, vous recevrez un lien sous la section des avantages comme il est indiqué dans le diagramme 5.1. Cliquez sur le lien « Annual enrolment » pour ouvrir vos options davantages. Diagramme – 5.1 Sélection des avantages sociaux Lors de linscription annuelle, vous pouvez modifier vos avantages actuels pour lannée qui vient. Pour plus de renseignements sur les avantages sociaux offerts, reportez-vous au dossier sur les avantages sociaux aux États-Unis sur Lorsque vous entrez dans le système, vos sélections dinscription actuelles sont indiquées en regard de chaque avantage. Voir le diagramme 5.2. Ajouter des avantages Voici une description détaillée de la marche à suivre pour modifier un avantage durant la période dinscription annuelle. Aux fins de démonstration, nous allons modifier le régime dassurance dune personne. Cliquez sur le bouton adjacent à lavantage que vous désirez modifier. Diagramme – 5.2 Diagramme – 5.3 Cliquez sur « edit plan », consultez le diagramme 5.3. Dans cet exemple, la personne désire augmenter son assurance-vie dune somme équivalant à deux fois son salaire à une somme équivalant à trois fois son salaire, et signaler le fait quelle a cessé de fumer. Diagramme – 5.4

18 18 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Inscription annuelle aux avantages sociaux pour lAmérique du Nord (suite) Mise à jour de vos données sur les avantages sociaux – Inscription annuelle – Exemple pour les États- Unis (suite) Diagramme 5.6 Le système vous retourne une note indiquant que les sélections davantages ont été enregistrées. Ces sélections seront envoyées aux services partagés des RH aux fins de traitement. Vous pouvez maintenant retourner au menu du libre-service pour employés en cliquant sur « Go to Employee Self-Service homepage ». Le système retournera un résumé de tous les régimes et du coût actuel par mois, et indiquera si vous avez ajouté ou modifié un régime davantages sociaux. Passez la liste en revue et, si elle est exacte, cliquez sur le bouton « Submit Final Selections ». Voir le diagramme 5.7. Le système vous retourne une note indiquant que les sélections de régimes ont été enregistrées. Un fichier PDF de votre relevé de confirmation de vos avantages sociaux sera immédiatement offert. Diagramme 5.7 Lorsque vous aurez effectué le changement, cliquez sur « add plan to selection ». Voir le diagramme 5.5. Diagramme – 5.5 Entrez tous vos changements, puis, lorsque vous aurez terminé, cliquez sur « review enrollment ». Remarque : Tous les employés qui optent pour inscrire leur conjoint(e) ou partenaire du même sexe aux avantages médicaux offerts par Nortel doivent remplir lattestation de conjoint (Spousal Attestation) durant chaque période dinscription annuelle. Lattestation de conjoint est accessible à lécran Select Dependents dans loption des avantages médicaux. Voir le diagramme 5.6.

19 19 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Inscription annuelle aux avantages sociaux pour lAmérique du Nord (suite) Mise à jour de vos données davantages sociaux – Inscription annuelle – Exemple pour le Canada Nortel vous accorde chaque année une période denviron deux semaines pour modifier vos options davantages sociaux pour lannée à venir. Durant la période dinscription annuelle, les employés ont accès au bouton « Annual Enrollment selection » sur la page Benefits principale. Cliquez sur ce lien pour afficher/modifier vos choix davantages sociaux personnels pour lannée qui vient. Une fois que vous avez soumis vos sélections finales, les choix sont définitifs et vous ne pouvez rien changer jusquà ce que survienne un événement de vie admissible ou la période dinscription annuelle suivante. Pour modifier votre régime davantages sociaux Une fois dans ESS, cliquez sur le lien « Benefits » dans lécran principal ou à partir de la deuxième barre de navigation. Durant la période dinscription annuelle, vous recevrez un lien sous la section des avantages comme il est indiqué dans le diagramme 5.8. Cliquez sur le lien « Annual enrolment » pour ouvrir vos options davantages sociaux. Diagramme 5.8 Sélection des avantages sociaux Lors de linscription annuelle, vous pouvez modifier vos avantages actuels pour lannée qui vient. Pour plus de renseignements sur les avantages sociaux offerts, reportez-vous au dossier sur les avantages sociaux au Canada sur Ajouter des avantages Voici une description détaillée de la marche à suivre pour modifier un avantage durant la période dinscription annuelle. Aux fins de démonstration, nous allons modifier le régime dassurance dune personne. Cliquez sur le bouton adjacent à lavantage que vous désirez modifier. Voir le diagramme 6.0. Diagramme – 5.9 Diagramme 6.1 Cliquez sur « edit plan », consultez le diagramme 6.1. En haut de lécran de sélection des avantages, le système vous indique un cumul de vos coûts et de vos crédits davantages. La section A indique votre total avant impôts et la section B indique votre coût après impôts. Un montant négatif dans la section A indique un crédit à lemployé qui peut ensuite être affecté au compte de remboursement des soins de santé (HCRA) ou versé comme salaire imposable. Lorsque vous entrez dans le système, vos sélections dinscription actuelles sont indiquées en regard de chaque avantage et de vos avantages à la carte actuels. Voir le diagramme 5.9. Diagramme – 6.0

20 20 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Avantages sociaux pour lAmérique du Nord (suite) Mise à jour de vos données davantages sociaux – Inscription annuelle – Exemple pour le Canada (suite) Diagramme 6.3 Le système retournera un résumé de tous les régimes et du coût actuel par mois, et indiquera si vous avez ajouté ou modifié un régime davantages sociaux. Passez la liste en revue; si elle est exacte, cliquez sur le bouton « Submit Final Selections ». Le système vous retourne une note indiquant que vos sélections de régimes ont été enregistrées. Un fichier PDF de votre relevé de confirmation de vos avantages sociaux sera immédiatement offert. Voir le diagramme 6.5. Vous pouvez effectuer tous vos autres changements aux avantages. Lorsque vous aurez complété vos sélections, cliquez sur « Review Enrollment » Voir le diagramme 6.4. Diagramme 6.4 Lorsque vous aurez effectué le changement, cliquez sur « add plan to selection ». Voir le diagramme 6.3. Diagramme 6.5 Dans cet exemple, la personne désire augmenter sa couverture dassurance-vie dune somme équivalant à une fois son salaire à une somme équivalant à quatre fois son salaire, et signaler le fait quelle a cessé de fumer. Voir le diagramme 6.2. Diagramme 6.2

21 21 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Absences et assiduité Aperçu Nortel a traditionnellement utilisé un éventail de méthodes et doutils pour faire le suivi des absences telles les vacances (congé férié/congé annuel), les jours de maladie, les deuils, les fonctions de juré et autres. Avec le libre-service pour employés, Nortel utilise maintenant une méthode uniformisée pour consigner, faire le suivi et approuver les absences occasionnelles. Avec le libre-service pour employés, vous allez maintenant pouvoir afficher les soldes de vos banques de temps et le calendrier dabsences de votre équipe en ligne. Vous devrez soumettre une demande en ligne pour une absence qui doit être approuvée par votre gestionnaire. Il vous incombe de vous assurer de demander une absence au moyen de loutil de libre­ servie pour les employés et dobtenir lautorisation de votre gestionnaire. Le suivi électronique des absences dans un système centralisé permet à Nortel de faire rapport de son passif financier et assure la conformité avec toute la réglementation et principes comptables généralement reconnus (PCGR) dans un pays donné. Concepts principaux de gestion du temps Pour vous aider à utiliser le libre-service pour employés, il est important de vous expliquer comment le temps est saisi et rapporté dans le système. Le système fait le suivi de votre temps en heures de sorte que vous pouvez voir le solde de votre banque de temps en heures dans ESS. Chaque employé de Nortel reçoit un horaire de travail prédéterminé qui définit son régime de travail, par exemple 5 jours multiplié par 7,5 heures par jour ou 4 jours multiplié par 10 heures par jour. Il existe un grand nombre dhoraires de travail différents à Nortel, et ils varient selon le pays, les règles syndicales, les fonctions du poste et dautres critères. Votre gestionnaire valide lhoraire de travail pour chaque employé afin dassurer lapplication de lhoraire approprié. En utilisant votre horaire de travail et les jours de vacances (congés fériés/congé annuel) auxquels vous avez droit, le système calcule votre solde. Veuillez noter que le système reconnaît et gère les vacances reportées dune année à lautre en fonction des politiques de Nortel propres au pays en ce qui concerne les reports de vacances. De la même manière, votre droit aux vacances (congé férié/absence annuelle) est assujetti aux règles propres à votre pays et à votre syndicat ou à dautres règles. Les absences à Nortel Étant donné les grandes différences régionales en ce qui a trait aux absences et aux politiques sur les absences, il est difficile de fournir une définition générique des « absences » à Nortel aujourdhui. Certaines absences reconnues par Nortel peuvent être enregistrées et demandées au moyen de loutil ESS tandis que dautres absences (comme les invalidités de courte durée ou les congés non payés) doivent être prises en charge et traitées par les services partagés des RH. Les employés sont encouragés à se familiariser avec les politiques dabsences propres à leur pays/région. Les politiques et procédures régionales sont accessibles sur Les employés situés en France et en Allemagne sont priés de continuer à utiliser loutil actuel de gestion des absences. Lorsque vous avez besoin de vous absenter, nous vous recommandons dentrer dans loutil ESS pour déterminer si ce type dabsence est spécifié dans le menu déroulant pour votre pays. Si le type dabsence est offert, vous pouvez traiter labsence au moyen de loutil ESS. Sil nest pas offert, vous devez communiquer avec votre gestionnaire ou avec les services partagés des RH pour quils vous aident dans le traitement de labsence. Si vous avez des inquiétudes au sujet de votre horaire ou de votre solde de vacances, veuillez les revoir avec votre gestionnaire.

22 22 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Absences et assiduité Demander une absence Il est maintenant pratique courante à Nortel, partout dans le monde, de demander et de recevoir lautorisation de votre gestionnaire pour des absences en utilisant loutil ESS. Votre gestionnaire examine la demande dabsence dans le libre-service pour les gestionnaires (MSS) et lapprouve ou la rejette. Vous pouvez surveiller quotidiennement la progression de votre demande dabsence dans ESS. Pour toute absence planifiée, il vous incombe de demander labsence et dobtenir lautorisation avant de vous absenter. Sil sagit dune absence pour maladie, alors quil nest peut-être pas possible den faire la demande à lavance, vous devez demander labsence rétroactivement dès que vous retournez au travail pour vous assurer que labsence est correctement enregistrée. Lorsque vous demandez votre absence dans loutil ESS, vous devez faire votre demande en termes de jours; en utilisant votre horaire de travail, le système calcule alors automatiquement le nombre approprié dheures requises. Si la demande a pour objet une absence contingentée (jours accumulés) comme des vacances (congé férié/congé annuel), votre solde dans la banque de temps concernée sera automatiquement mis à jour. Si vous demandez une absence de moins dune journée, entrez le nombre dheures requis dans le champ « Duration ». Veuillez respecter la politique locale en regard des absences de moins dune journée. ESS et MSS sont les seuls outils permettant de demander, dassurer le suivi et de gérer les absences. Une fois dans ESS, cliquez sur longlet « Request Absence or Leave » sous la section Quick Links. Cliquez sur le lien « Request Absence or Leave » pour demander une absence. La première étape consiste à sélectionner le type dabsence que vous demandez. Cliquez sur le menu déroulant « Type of Leave » pour afficher vos options. Les choix dabsences offerts dans ce menu déroulant varient selon le pays. Si vous ne trouvez pas le type dabsence que vous demandez dans ce menu, cela signifie que vous avez besoin de lassistance des services partagés des RH pour traiter labsence. Dans la liste fournie, sélectionnez le type dabsence que vous demandez (voir le diagramme 6.7). Spécifiez les dates de début et de fin de labsence désirée. Le système suppose automatiquement que vous prenez congé tous les jours entre les dates de début et de fin. Sil sagit dune absence de moins dune journée, vous devez utiliser la même date à titre de date de début et de fin, et indiquer le nombre dheures exact dans le champ « Duration »; sinon le système calculera les heures pour vous. Votre gestionnaire doit approuver toutes les absences demandées au moyen dESS. Le champ « Approver » identifie le nom du gestionnaire donnant lautorisation. Au moment denvoyer cette demande à votre gestionnaire, vous désirerez peut-être ajouter quelques commentaires ou détails concernant la demande. Après avoir indiqué linformation relative à la demande dabsence, vous devez cliquer sur le bouton « Review » pour que la demande soit traitée. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Review », le système retourne un sommaire de votre absence demandée. Remarque : Dans les étapes du processus en haut de lécran, le bouton or se trouve maintenant dans la boîte « Review and Send », ce qui indique que vous devez maintenant réviser la demande pour vous assurer quelle est exacte. Diagramme – 6.7 Diagramme – 6.6 Diagramme – 6.8

23 23 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Présences et absences (suite) Demander une absence (suite) Si linformation est exacte, vous devez cliquer sur le bouton « Send »; sinon, la demande ne sera pas envoyée à votre gestionnaire pour autorisation. Sil y a des erreurs, vous pouvez annuler ou retourner à lécran précédent pour corriger la demande. Dès que vous cliquez sur « Send », le système traite la demande et retourne cet écran. Vous remarquerez que létape « Completed » du processus est maintenant représentée en or, ce qui indique que la demande a été traitée. En outre, un commentaire indique que la demande a été envoyée. Après que vous avez traité la demande dabsence, le système vous permet de traiter une autre demande dabsence. Retournez au menu principal pour « Request an Absence or Leave » ou allez directement au menu principal de lESS. Afficher mes soldes de banques de temps Pour les congés contingentés comme les vacances, loutil ESS doit faire le suivi de vos soldes de temps annuels et les mémoriser. Vous pouvez voir ces données en tout temps dans ESS. Pour mieux planifier vos absences, utilisez le calendrier de léquipe afin dafficher les absences planifiées du reste de votre équipe. Pour voir les soldes de vos banques de temps et le calendrier, cliquez sur longlet ESS dans la première barre de navigation. Vous devez entrer dans lécran « Absence and Attendance » pour afficher les soldes de vos banques de temps. Vous pouvez accéder à lécran en cliquant sur cet onglet dans la seconde barre de navigation. À partir de cet écran, cliquez sur le lien « Request Absence or Leave ». Vérifier le statut de la demande dabsence Cliquez sur longlet ESS dans la première barre de navigation. À partir de cet écran, vous avez deux façons daccéder à lécran « Request Absence or Leave ». Vous pouvez soit cliquer sur « Absence and Attendance » sur la seconde barre de navigation, soit cliquer sur le lien « Absence and Attendance » dans le menu principal. Remarque : Il y a un lien direct vers lécran « Request Absence or Leave » dans la section Quick Links. Vous pouvez utiliser ce lien lorsque vous maîtrisez la navigation dans ESS. Vous pouvez en tout temps afficher le statut de votre demande dabsence à partir de cette option. Cliquez sur le bouton « Show Time Accounts » pour déterminer le nombre de jours de vacances quil vous reste ou pour afficher toutes vos banques de temps. Voir le diagramme 6.9. En cliquant sur le bouton « Show Overview of Leave », vous pouvez surveiller le statut de vos demandes dabsence. Cliquez sur « Show Overview of Leave » pour afficher une liste de vos demandes dabsence et pour afficher le statut de chaque demande. À partir de cet écran, vous pouvez voir un résumé de vos demandes et leur statut actuel. Lorsque votre gestionnaire approuve une demande, son statut passe de « Sent » à « Approved ». Si votre gestionnaire rejette la demande, le statut indiqué est « Rejected ». Vous pouvez en tout temps modifier ou supprimer une demande dabsence au moyen des boutons « Change » ou « Delete » respectivement. À partir du tableau au-dessus des boutons, sélectionnez labsence que vous désirez changer ou supprimer, puis cliquez sur le bouton approprié au bas de lécran. Voir le diagramme 7.0. Diagramme – 7.0 Diagramme – 6.9

24 24 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Temps de travail Cette formation est obligatoire pour les employés de lIrlande et du Royaume-Uni. Les employés syndiqués situés à Monkstown continuent dutiliser le processus actuel. Pour tous les autres employés de Nortel. Cette formation nest pas obligatoire. Aperçu Le temps de travail est le temps de présence que vous enregistrez dans le libre-service pour employés et qui est approuvé par votre gestionnaire. Le libre-service vous offre un système en ligne pour enregistrer et soumettre votre temps de travail pour approbation. Les gestionnaires peuvent approuver ou rejeter votre demande au moyen du libre-service pour les gestionnaires, mais ils ne peuvent pas les modifier. Temps de travail : Le temps total travaillé par lemployé. Il sagit dune combinaison des heures de présence et dabsence enregistrées. Le temps de travail est présentement géré dans loutil de libre- service pour employés du Royaume-Uni et de lIrlande. Le libre-service pour employés facilite la conformité de Nortel à la directive sur le temps de travail de lUnion européenne qui prescrit lenregistrement et le rapport du temps de travail pour les pays européens concernés. Enregistrer : Lacte denregistrer quotidiennement le temps de travail dans loutil de libre-service pour employés. Soumettre : Lacte denvoyer le temps de travail enregistré à un gestionnaire pour approbation, qui est effectué selon les besoins (généralement toutes les semaines). Entrée du temps de travail Au moyen du libre-service pour employés, vous entez votre temps de travail. Après que vous avez enregistré et soumis votre temps, votre gestionnaire revoit votre entrée de temps et lapprouve ou la rejette. Si votre gestionnaire la rejette, vous devez changer votre entrée de temps et la soumettre de nouveau pour approbation. Après approbation, vos heures sont ajoutées au module de gestion du temps de RH dans SAP. Hypothèses principales Le processus du temps de travail sapplique seulement à des groupes particuliers au sein de Nortel qui requièrent un suivi du temps en conformité avec les lois dun pays Vous enregistrez votre temps de travail quotidien dans le libre-service pour employés et le soumettez conformément à un calendrier prédéfini créé par lentreprise Vous enregistrez votre temps de travail en nombre dheures pour chaque jour (par exemple, 7,5 heures) Les gestionnaires ne peuvent pas modifier/mettre à jour vos heures de présence, mais ils peuvent les approuver ou les rejeter Si un gestionnaire rejette le temps de travail soumis, lemployé doit soumettre à nouveau le temps corrigé Vous enregistrez le temps en utilisant les catégories de présence offertes dans votre pays; présentement, ces catégories sont : horaire standard, en dehors de lhoraire standard, reçoit une formation, donne une formation.

25 25 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Temps de travail Enregistrement et soumission du temps de travail Pour entrer votre temps de travail, cliquez sur le lien rapide « Record Working Time » sur la page principale de loutil ESS. Voir le diagramme 7.1. Le guide en haut de lécran surveillera votre processus de mise à jour de votre temps de travail. Chaque fois que vous ouvrez la page, les trois mois courants de votre horaire sont visibles. Vous pouvez enregistrer votre temps de travail dans la zone du bas dans une vue hebdomadaire ou quotidienne. Entrez la période désirée en utilisant les dates de début et de fin sur le calendrier ou en cliquant sur les flèches de droite et de gauche pour faire défiler une semaine à la fois. Remarque : Le système indique les heures planifiées en fonction de votre horaire de travail. Lorsque vous entrez le temps de travail, vous devez dabord sélectionner le type de temps. Le menu déroulant vous offre plusieurs choix. Voir le diagramme 7.2. Diagramme 7.1 Bien quil soit préférable de demander les absences à lavance au moyen du processus « Absence Request », il est possible de choisir une absence pendant que vous enregistrez vos heures hebdomadaires. Dans les deux cas, le temps devra être approuvé par le gestionnaire. Sélectionnez « Regular Daily Hours Work » dans le menu déroulant. Vous pouvez maintenant entrer vos heures travaillées par jour. Il sagit normalement des heures de votre horaire de travail standard. Lorsque vous avez entré tout votre temps pour une catégorie particulière, vous pouvez sélectionner le type de temps suivant à entrer au besoin. Voir le diagramme 7.3. Diagramme 7.2 Vous devez imputer vos heures de travail sous lune des options suivantes dans le menu déroulant : Hours worked outside of standard (Heures travaillées à lextérieur de lhoraire standard) Regular daily house worked (Heures régulières travaillées quotidiennement) Training delivered (Formation donnée) Training Received (Formation reçue). Diagramme 7.3

26 26 Guide de démarrage rapide du libre-service pour employés – Temps de travail Lécran indique maintenant tout le temps de travail que vous avez enregistré, mais qui nest pas encore publié. Vous avez loption denvoyer, une, plusieurs ou toutes vos entrées de temps à votre gestionnaire. Utilisez le bouton « Select All » afin de mettre en surbrillance toutes vos entrées à soumettre en bloc. Sinon, tenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur la boîte à la gauche de chaque rangée que vous désirez mettre en surbrillance afin de la soumettre. Lorsque vous sélectionnez tout, les boîtes de soumission passent au jaune pour signaler que vous avez sélectionné ces entrées pour publication. Voir le diagramme 7.6. Vous cliquez ensuite sur le bouton « Review » pour confirmer votre sélection. Diagramme 7.4 Après que vous aurez entré toutes les heures de travail pour la semaine, cliquez sur le bouton « Review » au bas de lécran. Il sagit dune étape importante, car linformation ne sera pas enregistrée si vous ne cliquez pas sur ce bouton. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Review », le système vous fournit un résumé de votre temps de travail pour la période entrée. Consignez et enregistrez vos heures tous les jours ou chaque semaine. La soumission proprement dite de ces heures enregistrées aux fins dapprobation se déroulera selon lentente que vous avez avec votre gestionnaire ou selon les règles de votre unité commerciale. Si les entrées sont correctes, vous cliquez sur le bouton « Save » (voir le diagramme 7.4). Sil y a des erreurs, vous pouvez retourner à létape précédente en cliquant sur le bouton « Previous Step ». Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton « Save », le système retournera un message indiquant que vos données ont été enregistrées. Vous devez toujours soumettre votre temps enregistré à votre gestionnaire pour approbation en cliquant sur « Release Working Times ». Voir le diagramme 7.5. Suivi de lapprobation du temps de travail Rouge – Les demandes de temps de travail rejetées apparaîtront en rouge dans votre horaire (elles devront être corrigées et soumises de nouveau.) Jaune – Le temps que vous avez enregistré sans lavoir encore soumis à lapprobation du gestionnaire Vert – Vous avez consigné plus dheures que prévu selon votre horaire de travail pour une journée particulière. Suivi de lapprobation du temps de travail Rouge – Les demandes de temps de travail rejetées apparaîtront en rouge dans votre horaire (elles devront être corrigées et soumises de nouveau.) Jaune – Le temps que vous avez enregistré sans lavoir encore soumis à lapprobation du gestionnaire Vert – Vous avez consigné plus dheures que prévu selon votre horaire de travail pour une journée particulière. Diagramme 7.6 Le système vous offrira une dernière chance de valider votre soumission. Si les données sont correctes, cliquez sur le bouton « Save » au bas de lécran pour soumettre votre temps de travail. Vous pouvez corriger une erreur de temps, mais vous ne devez pas annuler et revenir en arrière à « Record Working Time » pour corriger lerreur. Le système retourne un message indiquant que vous avez transmis votre temps de travail à votre supérieur immédiat pour approbation. Votre temps de travail sera alors envoyé par voie électronique à la corbeille darrivée de votre gestionnaire dans MSS pour examen et approbation. Le gestionnaire peut approuver ou rejeter votre temps de travail; vous devez donc surveiller la progression de vos soumissions. Vous pouvez maintenant revenir en arrière pour entrer dautres heures de travail, ou retourner à la page daccueil pour le temps de travail. Cliquez sur « Go to Homepage for Working time ». Diagramme 7.5


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