Date: in 12 pts Renforcement des Capacités dans le secteur de l'Enseignement Supérieur Projets 2015 Carla GIULIETTI, Philippe RUFFIO, EACEA, Unité A4

De quoi va-t-on parler ? 1. Gestion du projet 2. Budget 3. Communication 4. Dissémination et visibilité du projet 5. Suivi du projet 6. Assurance Qualité Conclusions

1. Gestion du projet

L'engagement de l'Institution est essentiel pour le succès du projet :  Autorités académiques  Departement Financier  Bureau International  Etudiants Pour les Projets Structurels l'appuis du Ministère est crucial car il assure:  Expertise  Soutien pour le volet administratif et financier  Dissémination et pérennité des résultats Engagement de l'Institution et de sa hiérarchie

Chaque partenaire doit être conscient de son rôle dans le projet  Lire la totalité de la candidature pour connaitre les objectives et les résultats attendus  Savoir avec précision ce qu'on attend de votre institution Chaque partenaire est invité à lire les documents contractuels  Le coordinateur devrait les envoyer à chaque partenaire  Ils se trouvent également dans le site web de l'Agence:  Contrat  Guidelines for the Use of the Grant Clarifier les rôles et connaitre les règles

Nos recommendations: Informez-vous des règles spécifiques à votre Institution pour en informer le coordinateur en temps utile Informez-vous des règles nationales sur les différents sujets touchant le projet Exemple:  Accréditation des nouveaux curricula  TVA Travaillez en équipe Connaitre les règles nationales/institutionnelles

A l'intérieur du consortium discutez activement:  La distribution des tâches  Les dispositions financières qui s'appliquent  Les modalités de gestion les plus appropriées à votre projet Convention de Partenariat: Elle détaille les procédures qui seront utilisées par le projet: au niveau opérationnel: mécanismes de prise de décision, délai de travail, communication, solution de conflits… Au niveau financier: gestion centralisée ou décentralisée, modalités de paiement, etc A signer dans les premiers 6 mois du projet Des modèles sont disponibles dans le site web de l'Agence Coopération et transparence

Les partenaires non européens sont responsables pour:  Identifier les groupes cibles et les parties prénantes locales  Disséminer les résultats dans la manière la plus appropriée  Respecter la legislation nationale Les partenaires non européens La raison d'etre des projects CBHE est d'aider les pays partenaires à améliorer leur enseignement supérieur

 Juridiquement ils ne font pas partie du consortium et du contrat  Pas de financement  Ils contribuent à la mise en œuvre, à la visibilité et à la pérennité du projet  Les partenaires associés

Contrat  Début de la période d'éligibilité: 15 Octobre 2015  Fin de la période d'éligibilité: 14 October 2018 Rapports à soumettre à l'Agence  Rapport intermédiaire  Rapport Finale Paiements de l'Agence au projet  A la signature du contrat (50%)  Deuxième paiement (40%) après consommation d'au moins 70% du premier paiement et acceptation du rapport intermédiaire  Solde après reception et évaluation du rapport final Paiements à l'intérieur du partenariat: à definir dans la Convention de partenariat Rapports à soumettre et paiements

2. Budget

Limites applicables aux catégories budgetaires Personnel Max 40% du total EquipementMax 30% du total Sous-traitanceMax 10% du total Voyages - Frais de séjour -

Calcul du Budget 5 Catégories 2 Méthodes Coûts Réels (CR) Coûts Unitaires (CU) Les frais de dissémination, les coûts indirects, ne sont pas considérés dans le calcul de la subvention. À couvrir par le co-financement PersonnelCU Voyage CU Frais de séjourCU Equipement CR Sous-traitanceCR

Coûts réels: comment avez-vous dépensé la subvention ?  Montant exacte des frais encourus  Documents qui prouvent les montants déboursés (factures, preuves de paiement) Coûts unitaires: qu'avez-vous réalisé avec la subvention?  Basé sur les résultats  Pas nécessaire de prouver le montat dépensé, mais nécessité de prouver que l'activité a eu lieu (et a produit les résultats escomptés) Justification des couts

Les montants des coûts unitaires établis par la Commission sont utilisés:  Pour le calcul du budget au moment de la candidature  Pour le calcul de la subvention définitive au moment du rapport final Les mécanismes de rembursement à l'intérieur du consortium  Devraient être différents  Décidés de commun accord dans le consortium  Décrits dans la Convention de Partenariat Coûts unitaires

Documents justificatifs pour les coûts réels Catégories Budgetaires Documents Equipement  Factures  Transferts bancaires  Appels d'offres: 3 offres pour les achats dépassant € Sous- traitance  Contrats  Factures  Transferts bancaires  Appels d'offres: 3 offres pour les achats dépassant € Lisez bien les "Guidelines for the Use of the Grant"

Documents justificatifs pour les coûts unitaires Catégories BudgetairesExemples de justificatifs Personnel  Contrat de travail  Staff convention (document créé par l'Agence)  Time sheets  Agendas & PV des réunions  Listes de présence signées  Produits tangibles générés par le projet (rapport, publications, manuels, ets) Voyages et frais de séjour  Individual Travel Report (ITR)  Cartes d'embarquement, billets, factures  Agendas & PV des réunions  Listes de présence signées  Produits tangibles Lisez bien les "Guidelines for the Use of the Grant"

Prévu uniquement pour les EES Pas de Règle d'origine  Equipement produit partout Changements par rapport à la candidature  Possibles, mais ils doivent être justifiés de manière appropriée et autorisés par l'Agence Commencer les procédures d'achat dès que possible  Les appels d'offres prennent du temps  Il faut utiliser l'équipement pendant la durée du projet Equipement

Sous-traitance Montant à sous- traiter Procédures à respecter > EUR Appel d'offre  Selon la législation nationale  Trois offres au moins

3. Communication

Avec le Coordinateur et les autres partenaires  Basée sur la transparence et la discussion ouverte des aspects les plus sensibles  Définie dès la première réunion du consortium  Détaillée dans la Convention de Partenariat (moyens, fréquence, coordination) Il pourrait s'avérer utile établir un coordinateur pour les partenaires du sud:  Pour faciliter la communication  Pas obligatoire Communication Interne (1/2)

Avec l'Agence:  Un gestionnaire de project est en charge de votre projet à l'EACEA  Les contactes passent toujours via le coordinateur  Seule exception: circumstances exceptionnelles (ex: conflict avec le coordinateur) Avec votre Bureau National Erasmus+  Antenne locale pour apporter du soutien et de l'expertise aux projets Communication externe (2/2)

4. Dissémination et visibilité du projet

Il est important de rédiger un plan de dissémination détaillant les groupes cibles et les moyens les plus appropriés pour chaque destinataire  Identité visuelle du projet: logo du projet  Site web du projet:  Créé dès le début  Informatif pour un public plus large  Complet: description du projet et de ses objectifs, dates des événements, formations, résultats  Brochures  Communiqués de presse, newsletters, articles dans la presse spécialisée  Réseaux sociaux, blogs  Evénements publiques, séminaires Dissémination externe

Les publications, le site web et tous les produits et résultats du projet doivent montrer le logo Erasmus+: Drapeau Mention "Co-financé par le Programme Erasmus+ de l'Union Européenne" Les publications doivent également inclure le disclaimer: "This project has been funded with support from the European Commission. This publication [communication] reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein". Obligations de publicité

5. Suivi du projet par l'EACEA

Definition:  Le Monitoring est un outil de gestion et un processus continu qui a pour objectif d'aider le projet à atteindre ses objectifs.  A l'Agence chaque projet a un responsable de projet qui lui est assigné Objectifs:  Aider les coordinateurs du projet  Suivre la mise en œuvre du projet grâce à l'évaluation des rapports intermédiaires et finaux. Suivi

 Font partie de la stratégie de monitoring de l'Agence  Plan annuel de suivi défini à Bruxelles  Mise en oeuvre par le NEO / la Délégation de l'UE / le gestionnaire de projet  Objectif des visites de suivi  S'assurer que le projet est en bonne voie  S'assurer que tous les partenaires sont activement engagés  Apporter soutien et conseils  Eviter toute pénalité à la fin de projet pour raison de mise en œuvre insuffisante Visites de suivi (1/3)

 Format  Présentation de la situation par les partenaires  Recommendations de la part du NEO (et du gestionnaire du projet s'il est présent)  Rôle de l'Agence EACEA  Envoyer un compte rendu au coordinateur du projet  Participer à un nombre limité de visites de suivi Visites de suivi (2/3) Chaque projet sera visité au moins fois dans chaque pays partenaire

Messages clés:  Importance à accorder à la dissémination/exploitation des résultats et à l'impact et la pérennité des projets  Les objectifs généraux et spécifiques du projet doivent être connus, clairs et définis dès le début du projet pour chaque partenaire  Mesures et documentation: Au cours de la mise en oeuvre les activités doivent être évaluées en permanence au regard des objectifs du projet grâce à des données chiffrées, des questionnaires, des interviews etc. Visites de suivi (3/3)

6. Assurance Qualité

1.Assurance Qualité Interne Suivi des activités grâce à feuilles de route, tableaux de suivi, programmation Evaluation et mesure des activités (Matrice de cadre logique, analyse forces/faiblesses, etc) Evaluation interne par les pairs des résultats et produits 2. Evaluation Externe Evaluation externe par les pairs Répresentants des autorités nationales et autres entreprises Agences Nationales de l'AQ dans la mesure où la dimention internationale du projet est couverte Assurance Qualité

Conclusions

 Convention de Partenariat obligatoire  Plus besoin de justifier le co-financement  Coûts indirects: plus couverts par la subvention  Equipement: plus de règle d'origine  Système mixte coûts réels, coûts unitaires  Documents justificatifs pour le personnel et les voyages (à utiliser dans la logique des coûts unitaires)  Volet Spécial Mobilité  Paiements intermédiaires: 50% - 40% - 10%  Pénalités en cas de mise en œuvre insuffisante  PICs validés nécessaires pour tous les partenaires, sauf les partenaires associés Nouvautés par rapport à Tempus

 Pour prévenir les problèmes futures: Comprenez les règles et mécanismes de l'action CBHE  Pour une mise en œuvre efficace: 1)Lisez le dossier des candidature en entier et comprenez les objectifs du projet 2)Discutez dès le début les questions les plus sensibles (gestion financière, allocation des frais de personnel) 3)Définissez des modalités de communication efficace et fréquente 4)Comprenez la logique des coûts unitaires et la flexibilité qu'elle permet d'apporter à la gestion du projet Messages à retenir

Referez-vous aux:  Documents contractuels  Guidelines for the use of the Grant  Site web EACEA: plus/beneficiaries-space_enhttp://eacea.ec.europa.eu/erasmus- plus/beneficiaries-space_en  Votre coordinateur  Bureau Erasmus+ (NEO) En cas de doute?