LA GESTION EFFICACE DU COURRIEL

La gestion efficace du courriel est votre responsabilité

À LA FIN DU PRÉSENT MODULE : Vous connaîtrez vos responsabilités en matière de gestion du courriel. Vous comprendrez que les messages électroniques peuvent devenir des documents officiels. Vous serez en mesure d’établir une distinction entre les messages électroniques qui sont des documents officiels et les messages électroniques qui sont des documents éphémères. Vous saurez dans quels cas vous devez sauvegarder un message électronique. Vous comprendrez ce que vous devez sauvegarder. Vous comprendrez l’aspect « sécuritaire » du courriel. Vous connaîtrez quelques-unes des pratiques exemplaires en matière de GI visant le courriel.

VOS RESPONSABILITÉS En tant qu’employé du gouvernement du Canada, vous êtes tenu : –d’établir une distinction entre les messages électroniques qui sont des documents officiels et les messages électroniques qui sont des documents « éphémères » –de supprimer périodiquement tous les messages électroniques « éphémères » –de transférer systématiquement les messages électroniques qui constituent des documents officiels à un dépôt central officiel de documents, ex. SGDDI, pour en assurer l’accessibilité, le classement approprié et la conservation –de comprendre les exigences de base en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels en ce qui a trait au courriel.

EST-CE QUE LES MESSAGES ÉLECTRONIQUES SONT DES DOCUMENTS? Oui Les messages électroniques et les pièces jointes peuvent constituer des documents officiels, au même titre que les documents sur papier et sur support électronique.

LES DOCUMENTS OFFICIELS DOIVENT ÊTRE SAUVEGARDÉS Les documents officiels renferment des renseignements à propos des activités d’un ministère. Vous devez sauvegarder tous les documents officiels Y compris le courriel

EXEMPLES DE MESSAGES ÉLECTRONIQUES CONSTITUANT DES DOCUMENTS OFFICIELS la position du ministère des opérations administratives l’approbation ou l’évolution d’un document des renseignements provenant d’autres sources des notes d’information, directives ou des politiques Un message électronique constituant un document officiel peut renfermer ou indiquer : l’ordre du jour et le compte rendu de réunions des plans de travail, des échéanciers, des affectations et le rendement obtenu des décisions des rapports définitifs et des recommandations des produits externes à livrer

LES DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES DEVRAIENT ÊTRE SUPPRIMÉS Les documents éphémères sont nécessaires pendant une période restreinte, pour effectuer une opération courante ou pour établir un document subséquent. Vous devriez détruire ou supprimer les documents éphémères une fois qu’ils ont été utilisés (messages électroniques et pièces jointes).

EXEMPLES DE MESSAGES ÉLECTRONIQUES CONSTITUANT DES DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES un double de documents officiels l’ébauche de documents faisant état de modifications importantes qui ont été intégrées à un document subséquent des communications occasionnelles et des messages personnels Un message électronique constituant un document éphémère peut prendre l’une des formes suivantes : les renseignements reçus par toute personne dont le nom figure sur une liste de distribution des messages divers, des avis d’information ou des notes de service à propos de réunions, de jours fériés, de campagnes de levée de fonds, de réservations de salles de conférence, etc.

Mais – en cas de doute quant à la nature d’un message électronique… sauvegardez-le!

COURRIEL ET AIPRP Il est illégal de supprimer des messages électroniques ou des documents une fois que le ministère a reçu une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) ou prévoit recevoir une telle demande.

COURRIEL ET AIPRP Tous les messages électroniques sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) –documents officiels et éphémères Il est illégal de supprimer des documents éphémères requis pour donner suite à une demande réelle ou prévue d’AIPRP ou en cas de litige ou d’enquête officielle. Il convient de signaler également que les commentaires personnels contenus dans les messages électroniques ne peuvent pas être supprimés lorsqu’on donne suite à une demande d’AIPRP.

QUI EST RESPONSABLE DE LA SAUVEGARDE D’UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE CONSTITUANT UN DOCUMENT OFFICIEL? C’est vous

VOUS DEVEZ SAUVEGARDER UN TEL MESSAGE DANS LES CAS SUIVANTS : Vous en êtes l’auteur –c.-à-d. que c’est vous qui l’avez rédigé et envoyé. Vous répondez à un message électronique, créant ainsi un nouveau document. –Vous devez sauvegarder le message électronique au complet (message initial, vos ajouts et toutes pièces jointes). Vous recevez un message électronique provenant de l’extérieur du Ministère et remplissant les conditions suivantes : 1.il fait partie d’un document ministériel 2.vous êtes la personne dont le nom apparaît en premier : dans la zone « À » du message dans la zone « c.c. » du message.

QUE DEVEZ-VOUS SAUVEGARDER EXACTEMENT? Le message au complet! Votre objectif : préserver l’intégrité du message initial, c’est-à- dire son contenu, sa structure et son contexte

POUR ATTEINDRE VOTRE OBJECTIF Vous devez sauvegarder le message en entier, c’est-à-dire le message, les en-têtes et les notes de bas de page, ainsi que tous les messages précédents de la série. Vous devez sauvegarder toutes les pièces jointes (à moins qu’elles n’aient absolument aucun rapport avec le message). Vous devez respecter les règles d’affectation des noms de votre organisation (le cas échéant) ou utiliser des titres de fichier utiles lorsque vous sauvegardez des messages électroniques. Vous devez sauvegarder vos messages électroniques dans un fichier central, ex. SGDDI.

FACTEURS DE BASE À PRENDRE EN CONSIDÉRATION AUX FINS DE LA SÉCURITÉ ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE CAS DU COURRIEL Les documents dont la désignation est supérieure à « Protégé B» ne devraient pas être transmis par courriel ou sauvegardés dans des unités de disque en réseau ou dans le SGDDI. Le niveau de classification de votre message électronique est axé sur le contenu du message proprement dit ou de la pièce jointe – en choisissant le plus élevé des deux. Vous devez tenir compte des exigences en matière de sécurité matérielle dans le cas des messages électroniques sur support papier. Si votre message électronique renferme des renseignements personnels à propos d’une autre personne, vous devez protéger ces renseignements.

PRATIQUES EXEMPLAIRES EN MATIÈRE DE GI DANS LE CAS DU COURRIEL Essayez de vous en tenir à un sujet principal par message électronique constituant un dossier officiel pour faciliter le classement du message. Utilisez des lignes de sujet tenant compte du contenu du message. Utilisez des titres utiles qui décrivent bien le contenu du message. Évitez les commentaires et opinions personnels – ils feront partie du document.

PRATIQUES EXEMPLAIRES EN MATIÈRE DE GI DANS LE CAS DU COURRIEL (SUITE) Utilisez un bloc-signature dans tous les messages électroniques expédiés et se rapportant à des activités officielles du gouvernement du Canada. –Les bocs-signatures devraient renfermer : le nom de l’expéditeur; le titre de son poste (ce renseignement est facultatif mais on conseille de l’inclure); le nom de l’organisation; les numéros de téléphone et de télécopieur; l’adresse postale; l’adresse électronique. –Les blocs-signatures doivent être dans les deux langues officielles.

EXEMPLE DE BLOC-SIGNATURE AUX FINS DU COURRIEL J’ai bien hâte de vous voir en novembre. Veuillez agréer l’expression de mes meilleurs sentiments. Louise Tremblay Project Manager/Gestionnaire de projet | facsimile / télécopieur | TTY/ATS Health Canada | 123 Green St Ottawa ON K2P1B2 Santé Canada | 123, rue Green Ottawa ON K2P1B2 Government of Canada | Gouvernement du Canada Source :

FÉLICITATIONS! Vous venez de terminer le module d’auto-apprentissage de la GI intitulé La gestion efficace du courriel. Vous pouvez maintenant : –vérifier vos connaissances en répondant aux questions ci-après –examiner d’autres modules d’auto-apprentissage de la série : Introduction à la gestion de l’information La sécurité de l’information La gestion des documents et vous! La GI et l’employé qui quitte son poste La protection des renseignements personnels – Ce à quoi les Canadiens s’attendent La GI au sein de la fonction publique fédérale