Sauvegarde(s) HelloDoc Christophe Bezanson Samedi 7 février 2015 Journée d’ateliers AUDHIDF

Motivations Se protéger d’un crash de HelloDoc Changer d’ordinateur et implanter les données du cabinet sur le nouveau PC Se protéger du vol d’ordinateur Pouvoir travailler à la maison sur le cabinet complet Faire le bon choix: HelloDoc Backup ou/et HelloDoc Save

HelloDoc Backup: soucis Cabinet de plus en plus gros au fil des années Grand nombre de fichiers à sauvegarder Longue durée de la sauvegarde et de la restauration Nombreux paramètres à respecter pour avoir une sauvegarde et une restauration fiables Fichiers: observations, biologies, courriers et surtout pièces jointes

Crash fréquents Surtout en fin de sauvegarde Perte de tout le travail, une sauvegarde non totalement finalisée n’a aucune valeur ! Se produit lors de la sauvegarde de HelloDoc et non au transfert éventuel de la sauvegarde sur clé USB . Arrêts fréquents en cours de restauration: échec complet.

Méthode Le contenu: Optimiser les données à sauvegarder= le cabinet dans son ensemble Le contenant: regrouper les éléments du cabinet Le lieu de réception du fichier de sauvegarde : Espace de taille suffisante avec regroupement et transfert rapide des données à sauvegarder avec un minimum de déplacement des nouveaux fichiers.

Outils(1) Alléger HelloDoc Supprimer les messages de service créés par la télétransmisssion: ARL, ARX, ..Ne conserver que les retours noemie (RSP) Archiver ou supprimer les lots Attention aux lourdes images telles les logos de certains certificats de sport

Outils (2) Indexer HelloDoc Indexation après plantage pour fermer et sécuriser les dossiers Indexation d’office avant toute sauvegarde !! Prend 5 à 10 minutes au minimum Vitesse d‘indexation liée aux capacités du PC (mémoire vive et processeur) 2 options: Utiliser l’outil d’indexation d’HelloDoc : Outils/Maintenance/Indexer les fichiers (2) Créer un raccourci Indexation sur le bureau: PC/ disque C:/ Programmes/Imagine Edtions/HelloDoc/hdindexation . Puis créer un raccourci vers le bureau par clic droit L’option 2 est plus rapide

Outils(3) Défragmenter le DD Les données du cabinet sont disposées un peu partout sur le disque dur Le transfert des données nécessite une lecture très hachée des disques superposés dans le boitier du disque dur La défragmentation trie et range les dossiers donc moins de travail pour récupérer les données avant leur transfert Outils de défragmentation: Auslogics Disk Defrag, Defraggler, … voir dernière diapositive

Outils (4) Défragmenter le DD Opération longue dépendant du volume de données stockées sur le DD, de la vitesse du processeur et de la mémoire vive Partitionner (ou faire partitionner lors de l’achat du PC) le DD dès le départ (C + D) et défragmenter uniquement le DD qui contient le cabinet HelloDoc Défragmenter une fois par mois, voir plus si gros cabinet, est un bon rythme Avant de défragmenter, il faut nettoyer le disque: vidage de la corbeille, suppression des fichiers temporaires, .. Outils de nettoyage et de défragmentation: voir la page « Logiciels complémentaires» dernière diapo.

Destination sauvegarde 1er temps: Sauvegarder vers le disque secondaire, disque C partitionné : but = limiter la durée des échanges unitaires et les risques d’erreurs répétées 2ème temps: Transférer le fichier de sauvegarde vers une clef USB 3 rapide ou un disque dur externe. Utiliser une clef vierge de tout fichier . Effacement et/ou formatage de la clef. Pour les fichiers supérieurs à 4 Go, il est nécessaire de formater la clef USB ou le DD externe en NFTS

Recommandations (1) Fermer HelloDoc avant de lancer la sauvegarde (sur tous les postes si réseau) Conserver le même chemin de sauvegarde en permanence Utiliser HelloDoc Backup uniquement pour HelloDoc Installer le cabinet HelloDoc au même endroit sur tous les ordinateurs utilisés. Choix de la compression: « aucune » ou « normale » Privilégier l’absence de compression « aucune » !!!

Ecran de sauvegarde

Recommandations (2) En cours de sauvegarde: Privilégier la sauvegarde en cours sur tout autre processus ! Ne pas utiliser Windows mais pas de souci lors du transfert du fichier de sauvegarde Ne pas éteindre ou allumer un périphérique (imprimante, scanner, …) Eviter les écrans de veille dynamiques

Restauration (1) Veiller à avoir la même version d’HelloDoc sur le poste initial et sur le poste secondaire Privilégier un port et une clef en USB 3 Une clef rapide: 36 à 38 Mo/ seconde: Patriot XT Restaurer directement le cabinet HelloDoc depuis la clef . Ceci évite la fragmentation du fichier de sauvegarde sur le PC de destination Ne pas utiliser Windows lors de la restauration

Restauration (2) Restaurer l’ensemble des fichiers du cabinet du DD vers l’emplacement retenu. Il faut d’abord avoir créé un cabinet identique à celui du cabinet: même nom et même position Le chemin de restauration est l’inverse exact du chemin de sauvegarde et contenu dans le fichier de sauvegarde. Ne pas y toucher. Restauration automatique à l’ouverture du fichier.

Est-ce garanti 100% efficace ? Hélas, la réponse est non! Ce processus permet d’améliorer largement le score des sauvegardes réussies HD Backup est bien adapté à HelloDoc avec le recours possible au SAV d’Imagine et l’aide des participants des forums HD. Les performances de HD Backup diminuent avec la croissance du volume du cabinet médical !

HelloDoc Save (1): la solution idéale ? Programme de sauvegarde payant géré par HelloDoc Prix: 30 euros par mois pour 10 Go par exemple Installation à distance par technicien HelloDoc Sauvegarde sur hébergeur sécurisé Sauvegarde annexes: DD, 2ème PC, clef USB, ..

HelloDoc Save (2) Sauvegarde incrémentale rapide en automatisé et à la demande Restauration après paramétrage du chemin original de cabinet HD à cabinet HD ! Possibilité de mettre sur clef USB le fichier de sauvegarde HDS et de le transférer sur le PC annexe puis de restaurer à condition que HD Save soit bien installé sur les eux PC.

HelloDoc Save (3) Sauvegarde garantie par HelloDoc: intérêt en cas de crash total ou de vol de PC Sauvegarde automatisée de bonne complémentarité à la sauvegarde par HD Backup qui est plus aléatoire Récupération des données longue: 2 heures pour 6 Go Restauration à partir d’une clef plus facile?

HelloDoc Save (4) Nouvelle version depuis août 2014 Changement de méthode et de serveur Peu d’informations disponibles de la part d’HelloDoc En attente d’infos de la part d’Imagine Editions Tarifs variables selon le volume de données à sauvegarder Garantie de confidentialité du cloud ? Paramétrage des destinations de restauration difficile

En conclusion Nettoyer disque contenant HelloDoc Défragmenter régulièrement Indexer HD avant toute sauvegarde Sauvegarde sans compression vers la 2me partie du disque dur ( D ou F) Ne pas travailler avec Windows pendant la sauvegarde et la restauration Transfert sur clef USB3 vierge de tout dossier et rapide Transfert direct de la clef vers HelloDoc Chemins permanents

Logiciels complémentaires Liste non exhaustive de logiciels utiles sur le site de l’AUDHIDF http://auhdidf.net/spip.php?article29 HelloDoc Save http://www.hellodoc.com/

Diaporama mis à jour le 19 octobre 2015