Ministère de la Santé et des Services sociaux Module 3 - Visualiseur Document de formation Version 2.0 (Septembre 2013) Direction générale des technologies de l’information

Plan de formation Objectifs de la formation Accès au Visualiseur Consultation de l’information Fermeture de session Conclusion Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur2

Objectifs de la formation Réaliser les étapes de la connexion au réseau Comprendre l’organisation des informations dans le Visualiseur Identifier les critères de recherche possibles Connaître les procédures de demande d’assistance en cas de problème de fonctionnement du DSQ Reconnaître les différents messages d’erreur Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur3

Accès au Visualiseur Authentification et connexion Signature et irrévocabilité Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur4

Accès au visualiseur Authentification Connexion Authentification et connexion (1/2) Sécurité des données cliniques Un dispositif de sécurité (SécurSanté - Infrastructure à clé publique) permet les transactions électroniques et l'échange d'information de nature délicate entre deux intervenants. Non-répudiation des actions Elle permet de confirmer l'identité des personnes qui effectuent ce genre de transactions et empêche ces dernières de répudier ultérieurement leur participation à cette transaction. L’accès aux données est limité selon le rôle et les fonctions de l’intervenant qui les consulte. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur5

2 3 4 Le dispositif est inséré dans un port USB 1 Le certificat pour s’authentifier au serveur est sélectionné dans la liste du magasin Windows Le code confidentiel (NIP) est entré et le bouton OK est cliqué La page d’accueil du visualiseur s’affiche Authentification et connexion (2/2) Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur6

Signature et irrévocabilité Chaque action d’intervenant est signée et conservée, d’où l’importance de ne pas donner son dispositif et son NIP. 1.L’intervenant utilise un dispositif contenant sa clé privée et son certificat 2.Cette clé produit un sceau chiffré qui est associé au document 3.Ce document, une copie du certificat et le sceau chiffré sont transmis électroniquement au domaine 4.Le domaine valide le certificat et enregistre le tout dans les dépôts sécurisés Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur Domaine 7

Consultation de l’information Organisation de l’information de l’écran de recherche Organisation de l’information de l’écran principal Structure des différents affichage Infobulles Personnalisation des vues Outil temporel Filtres et recherche Aide en ligne Données d’identification Directives de refus d’un usager Dérogation Impression Messages d’erreur Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur8

1 2 Si un NAM et des critères d’identification personnelle sont entrés, le NAM aura priorité sur les critères sélectionnés ; la recherche sera effectuée à partir du NAM seulement sans égard aux autres renseignements fournis. Organisation de l’information de l’écran de recherche (1/2) L’écran de recherche est divisé en deux zones : (1) Saisie des critères; (2) Affichage des résultats Il existe deux façons de rechercher le profil clinique d’un usager : Par le numéro de la carte d’assurance maladie : Le Visualiseur a été configuré pour que votre recherche vous amène un seul usager possible et la recherche par le NAM est la méthode la plus sûre. Par les critères d’identification personnelle (critères obligatoires identifiés par *) : Nom, prénom, date de naissance et sexe de l’usager. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur9

Organisation de l’information de l’écran de recherche (2/2) Section Résultats de la recherche Le résultat ou les messages relatifs à la recherche s’affichent dans cette section. Une recherche par critères ne peut retourner qu’un seul résultat. Lorsque plus d’un usager est trouvé au registre, une notification demandera de préciser les critères de recherche. En raison de contrainte juridique, le Visualiseur n’affiche qu’un seul usager à la fois. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur Aucun usager n’est trouvé si les critères fournis ne correspondent pas à ceux de la RAMQ. La phrase suivante apparaît dans la section Résultats de recherche: « Aucun usager ne correspond aux critères de recherche spécifiés. Veuillez modifier vos critères ou en entrer de nouveaux » Un algorithme de synonymie permet de retracer un usager pour lequel les critères fournis sont pratiquement identiques (ex. Catherine ou Katherine) 10

Organisation de l’information de l’écran principal (1/2) Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur Barre de contexte - Usager Affiche les données d’identification de l’usager et la directive de participation du dossier dans lequel vous travaillez Menu Contient des liens pratiques : Accès à l’aide en ligne Recherche d’un usager Accès à différents sites internet Barre d’outils - Systèmes Donne accès au profil de l’usager et, pour ceux qui ont les droits, à l’application de saisie des directives 11

Organisation de l’information de l’écran principal (2/2) Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur Répertoire de documents cliniques Liste complète des documents cliniques par domaine contenant toutes les données disponibles dans le profil clinique d’un usager. Fonctions de filtres et de recherche L’outil temporel et l’outil de recherche servent à limiter l’affichage du répertoire de documents cliniques uniquement. Fonctions des vues Il est possible de personnaliser trois (3) vues différentes. Une fois personnalisées, elles s’afficheront toujours de la même façon, peu importe le poste de travail utilisé, à moins d’être à nouveau modifiées par l’intervenant. Bureau de travail clinique Occupant la partie principale de l’écran, il affiche les résultats cliniques que l’intervenant est autorisé à consulter. 12

Structure des différents affichages (1/2) Répertoire de documents cliniques 3 niveaux de navigation vers l’information –Domaine –Catégorie –Document (ou vue détaillée) Le nombre de documents par catégorie et par domaine est indiqué entre parenthèses. S’il n’existe pas de données pour un domaine, le domaine ne s’affiche pas dans le répertoire. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur13

Structure des différents affichages (2/2) Bureau de travail clinique 2 niveaux d’affichage de l’information –Catégorie par listes (abrégée ou détaillée) –Document (ou vue détaillée) Pour afficher le détail d’un document clinique, il faut cliquer le lien du répertoire ou le document de la liste sur le bureau. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur14

Infobulles Au passage du curseur sur certains éléments, s’affiche temporairement une infobulle qui permet d’obtenir de l’information détaillée ou complémentaire non visible à l’écran. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur15

Personnalisation des vues Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur16 Étapes pour la personnalisation d’une vue 1.Cliquer sur la vue désirée. 2.Cliquer sur le bouton Personnalisation dans le coin inférieur droit de la page (si le bouton n’est pas visible utiliser la barre de défilement). 3.Sélectionner le domaine désiré. 4.Si l’ajout d’un domaine est requis, superposer ou juxtaposer un autre écran et répéter l’étape 3; il est également possible de supprimer un domaine. 5.Une fois terminé, cliquer sur OK pour sauvegarder la vue

Outil temporel Par défaut, l’historique du répertoire de documents cliniques affiche les résultats de la dernière année. Il est cependant possible d’afficher les résultats datant de plus d’un an en cliquant sur Résultats de la dernière année dans la partie supérieure du répertoire et en sélectionnant : (1) De maintenant ou (2) La date du document sélectionné Cette option apparait seulement si un résultat est affiché sur le bureau de travail clinique. ou (3) En sélectionnant une date spécifique à partir du calendrier et (4) En sélectionnant la période désirée Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur17

Filtres de recherche Il est possible de filtrer les résultats du répertoire de documents cliniques (1) Afficher par : Affiche les données par catégorie (affichage par défaut), date, nom, intervenant ou modalité Il est possible de chercher des résultats spécifiques : (2) Rechercher : La recherche par critères partiels permet l’affichage des résultats du répertoire au fur et à mesure que les caractères sont tapés (3) Par résultats anormaux (4) Revient à l’affichage initial, une fois la recherche complétée. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur18

Aide en ligne (1/2) Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur19 La page d’accueil contient: 1.Un accès rapide aux aide-mémoire 2.Une fois aux questions (hyperliens) 3.Les directives de soutien au DSQ pour les utilisateurs et la population 12 3 Chacun des chapitres contient un répertoire des sujets traités; il est possible d’accéder directement à l’un de ces sujets en cliquant sur le titre. Menu de l’aide en ligne Sont regroupés en diverses sections: Chapitres des différents sujets traités Aide-mémoire Foire aux questions Lexique

Aide en ligne (2/2) Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur20 L’aide en ligne est contextuelle. Dans cet exemple, l’aide en ligne sollicitée à partir de l’affichage du détail d’un médicament amène directement l’utilisateur vers la section Affichage du détail d’un médicament.

Données d’identification d’un usager Les données d’identification complètes d’un usager sont disponibles dans le répertoire de documents cliniques. Se retrouvent sous Données d’identification : le numéro d'assurance maladie; le nom et prénom de l’usager; le nom et prénom de la mère; le nom et prénom du père; l’adresse du domicile ; la date de naissance; le sexe. Les données d’identification ne peuvent être modifiées via le Visualiseur. Les données d’identification ne peuvent être imprimées, mais elles apparaissent sur toutes les impressions de données cliniques faites à partir du Visualiseur. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur21

L’usager n’a pas de directive de refus en cours à son dossier et participe au DSQ. L’usager a refusé dans le passé, mais participe de nouveau. Participation au DSQ L’usager a une directive de refus en cours à son dossier. Refus de participation Directive de refus d’un usager L’icône dans la barre de contexte – Usager affiche le statut de la directive dans une info-bulle. Il existe deux états possibles: Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur22

Dérogation (1/2) Cette fonction n’est présentement pas en vigueur. Le refus n'a pas pour effet d'empêcher la communication des renseignements de santé contenus dans les banques de renseignements de santé des domaines cliniques à un intervenant autorisé, lorsque la situation met en danger de façon imminente la vie ou la santé de la personne concernée. Le gestionnaire opérationnel du registre des refus doit, par écrit et le plus tôt possible, informer la personne concernée de cette communication. Loi concernant le partage de certains renseignements de santé, L.R.Q., c. P-9, art. 50 Le ministre peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement la concernant contenu dans les banques de renseignements de santé des domaines cliniques ou dans le registre des usagers, en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu'il existe un motif raisonnable de croire qu'un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable. Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce danger, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Loi concernant le partage de certains renseignements de santé, L.R.Q., c. P-9, art. 102 Un usager peut faire l’objet d’une dérogation seulement s’il a une directive de refus active à son dossier, i.e. qualifié à la dérogation. Important : Aucune modification au dossier ne peut être faite au Visualiseur durant la période active de dérogation de 59 minutes. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur23

Dérogation (2/2) Cette fonction n’est présentement pas en vigueur. Lorsqu’un usager refuse de participer au DSQ, une icône ( ) apparait dans la barre d’outils – Systèmes. Elle n’est cependant visible que pour l’intervenant habilité à utiliser une telle fonction. Cliquer sur cette icône pour accéder à la fonction de demande de dérogation. Une fois la condition sélectionnée et l’acceptation faite, les renseignements de l’usager sont visibles. La dérogation est d’une durée fixe de 59 minutes. Elle peut être refaite au besoin. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur24

25 Impression (1/2) Il est possible d’imprimer : Les listes détaillées des médicaments actifs ou de l’historique de médication; La description détaillée d’un médicament; La liste des médicaments pour la represcription; La description détaillée d’un résultat d’examen de laboratoires; Les cumulatifs et les graphiques de résultats de laboratoires; Les rapports d’imagerie médicale. L’utilisation des outils d’impression du Visualiseur est requise afin que les données d’identification de l’usager et de l’utilisateur apparaissent sur les documents. Les impressions faites à partir des fonctions du fureteur ne respecteront pas les règles d’utilisation du DSQ, car les données d’identification de l’utilisateur n’apparaîtront pas. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur25

Impression (2/2) Pour imprimer des listes, cliquez ce lien (au bas de la liste) qui affichera les données dans un format PDF avec en entête les données d’identification de l’usager et les nom et prénom de la personne qui imprime les résultats. Ce bouton permet l’impression du détail d’une donnée clinique comme un résultat de laboratoire ou un médicament. Les fonctions d’impression s’affichent directement à l’écran; la version imprimée contient en plus une pagination, les données d’identification de l’usager ainsi que les informations qui identifient la personne qui imprime les résultats. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur26

Messages d’erreur dans le Visualiseur (1/2) Sur le bureau de travail clinique, un message sera indiqué : En utilisant toute la surface « applicative » du Visualiseur ou du domaine concerné; En présentant un message de niveau utilisateur; En fournissant les informations pour rejoindre l’assistance à la clientèle; En contenant un hyperlien permettant d’envoyer un courriel directement à l’assistance à la clientèle; En indiquant la date et l’heure à laquelle l’erreur s’est produite; En fournissant un numéro de référence unique qui permet aux responsables de l’assistance à la clientèle d’offrir un meilleur soutien. Dans le répertoire de documents clinique, un message sera indiqué : en s’affichant dans une couleur contrastante; en présentant un message simple qui indique le domaine en erreur; en affichant un numéro de référence. Toute erreur doit être signalée au Centre de services DSQ par téléphone au AIDE (2433) ou par courriel à l’adresse Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur27

Message d’erreur au niveau du répertoire de documents cliniques Message d’erreur au niveau du bureau de travail clinique Messages d’erreur dans le Visualiseur (2/2) Voici un exemple de ce qui arrive lorsque qu’un domaine ne peut s’afficher dans le Visualiseur. Il s’agit ici d’une erreur au niveau du profil pharmacologique qui affecte autant le profil actif que l’historique. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur28

Fermeture de session Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur29

Fermeture d’une session (1/2) Afin d'assurer la confidentialité et l'imputabilité des actions posées dans le Visualiseur, il est important de fermer la session en cliquant sur le bouton Quitter situé à gauche dans le menu du Visualiseur. Le bouton du fureteur sert à fermer la fenêtre mais ne permet pas de terminer la session en cours. En utilisant cette méthode, le nom de l’utilisateur sera retiré de la liste des certificats sur le poste utilisé. Lorsque le Visualiseur se ferme après 60 minutes d’inactivité, retirer le dispositif et, si nécessaire, le remettre dans le port USB afin de vous reconnecter. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur30

Fermeture d’une session (2/2) Une fenêtre demande de retirer le dispositif. Aucune autre manipulation n’est requise pour terminer la session. Attendez que la fenêtre se ferme avant de retirer votre dispositif. Cette procédure s’applique pour les usagers à l’intérieur du réseau RITM. L’usager à l’extérieur du réseau RTSS, via Internet et la guérite d’accès, doit en plus : Cliquer sur l’icône avec le bouton droit de la souris; Sélectionner Déconnexion dans le menu qui s’affiche. Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur31

Que retenez-vous sur… Accès au Visualiseur Consultation et recherche de l’information Assistance des utilisateurs Version 2.0 (Septembre 2013)Module 3 - Visualiseur32

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