Organiser des journées à la SFA d’un point de vue administratif 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 1 QUELS OUTILS ? Pour informer la communauté créer des pages web gérer les inscriptions Editer les factures et les reçus surveiller les paiements gérer les résumés contacter les participants Editer des badges

DEUX CHOIX Organiser des journées à la SFA d’un point de vue administratif 1.L’organisateur utilise lui-même les outils de gestion SFA (un accès gestionnaire lui sera donné à la base informatique) 2.L’organisateur demande au secrétariat de la SFA de gérer tout ou partie en fonction de sa disponibilité Dans les deux cas, le paramétrage des formulaires peut être effectué soit par le secrétariat de la SFA soit par D. CASSEREAU 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 2

Qui est le gestionnaire qui utilisera les outils ? Soit : Le responsable scientifique du Groupe ou section régionale Le responsable financier du Groupe ou section régionale Le secrétaire du groupe ou section régionale Quelqu’un de confiance adhérent à la SFA Le secrétariat de la SFA (L’accès à la base se fait via le numéro d’adhérent) En cas de manifestation transversale – 1 groupe organise et utilise les outils En cas de manifestation avec l’extérieur, une convention sera établie avec la SFA Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 3

L’outils « gestion inscription » permet À l’organisateur et/ou gestionnaire de : Insérer le lien d’inscription sur les pages web de la journée (possibilité de demander la création des pages web au secrétariat de la SFA) Tenir la liste d’inscrits à jour en temps réel Éditer les factures Vérifier les paiements Envoyer un mail général à tous les participants Editer des badges Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 4

L’outils « gestion inscription » permet au participant de : Recevoir les infos via Echo Hebdo (adhérents SFA) ou consultation du site web de la SFA S’inscrire sur le site web en tant qu’adhérent (son numéro d’adhérent et mot de passe lui permet de ne pas ressaisir ses coordonnées) S’inscrire sur le site web en tant que non adhérent (il pourra saisir ses coordonnées sur le formulaire affiché) Recevoir automatiquement par une confirmation de sa « pré-inscription» (et un reçu dès son paiement validé sur la base informatique – cette opération se fait automatiquement si paiement par carte bancaire). Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 5

Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR Le participant pourra faire suivre son mail de confirmation (« pré- inscription ») au service comptable de son labo pour paiement ou édition d’un bon de commande. (En cas d’inscription par bon de commande, il suffit d’indiquer dans la zone facturation « bon de commande en attente »). 6 Important pour les Labos et Universités

Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 7 Affichage du formulaire dans la page web Adhérent SFA Non Adhérent SFA

Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 8 Affichage du formulaire dans la page web Le non adhérent va saisir ses coordonnées Si Bdc

Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 9 Affichage du formulaire dans la page web Choix paiement Option

Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 10 Cas particulier : paiement via la FCP Cliquer ici et suivre la procédure spécifique

Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 11 Comment les inscriptions s’affichent côté organisateur : (accès par sa fiche personnelle : Accès rubrique : informations comptables

Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 12 Affichage des journées dont l’accès a été attribué au gestionnaire Cliquer sur la liste des factures Exemple pris sur les journées AFPAC 2008 – site web créé par le secrétariat SFA– gestion par le GAPSUS

Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 13 Affichage des listes – accès aux menus – et statistiques en bas de page Accès à chaque fiche en cliquant sur le numéro de facture payé Non payé

LES PAIEMENTS Les cartes bancaires sont validées directement sur le compte siège - Visa ou mastercard - (le trésorier reverse le montant total en fin de manifestation sur le compte du GS/SR concerné – déduit des frais bancaires) Les chèques peuvent être reçus directement par le responsable financier concerné ou récupérés au siège de la SFA Les virements peuvent être fait directement sur le compte du GS/SR concerné Les bons de commande seront reçus par le gestionnaire qui établira la facture Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 14

Quels sont les paramétrages nécessaires à effectuer dans la base informatique: (Un formulaire est envoyé au responsable pour les définir) Type de la manifestation : Journée, congrès, colloque, workshop… Numéro du compte bancaire où sera versé les inscriptions Date de la manifestation Intitulé (et sigle pour les sujets d’ s) Lieu exacte où se déroulera la manifestation Adresse des organisateurs en copie des inscriptions (3 maxi) Adresse exacte où envoyer les bons de commande Date début inscription Date butoir de fin d’inscription L’adhérent SFA pouvant accéder à la base (sera défini par son numéro d’adhérent dans la base informatique) Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 15

Organisation de journées à la SFA Options d’inscription (préciser si repas compris etc..) Tarifs membres SFA, non membres, étudiant, invité Noms des responsables Page web de présentation (par le secrétariat SFA ou non). La couleur utilisée peut être définie dans le formulaire d’inscription pour s’harmoniser avec les pages web. Pour la création des pages web fournir : Images et logos – couleurs désirées Rubriques menu autre que : accueil-programme-inscription-auteurs-localisation-contact Liste du Comité d’Organisation et Comité Scientifique Si nécessité d’une page en anglais (traduite par les responsables) 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 16

Après la manifestation Récupération des listings de participants Mise à jour comptable (dans le cas des bons de commande le paiement peut être effectué avec un délai de trois mois) Reversement éventuel de compte à compte par le trésorier (cas des cartes bancaires notamment ou erreur de virement des services comptables) Affichage d’un compte rendu dans le courrier de la SFA ou Echo Hebdo Affichage éventuel de documentation (résumés) sur le site de la SFA Organisation de journées à la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR 17

Organisation de journées à la SFA Ne pas hésiter à contacter le secrétariat de la SFA 26/01/2009 SFA - Réunion GS/SR