Ordonnateur National du FED en Côte d’Ivoire Séance d’information à l’intention des demandeurs et codemandeurs sur l’appel à propositions et les lignes directrices de la subvention du PARSSI RENFORCEMENT DES ÉTABLISSEMENTS SANITAIRES URBAINS DE PREMIER NIVEAU À BASE COMMUNAUTAIRE DANS LES RÉGIONS D’ABIDJAN, BOUAKÉ, MAN ET SAN-PEDRO Référence: EuropeAid/ /L/ACT/CI Abidjan, 20 mai 2014 Pr Projet financé par l’Union européenne

Plan de la présentation  Contexte  Objectifs de la Subvention  Montant de la Subvention  Principe de cofinancement  Règles applicables  Critères d’éligibilité des acteurs: a) demandeurs b) codemandeurs  Types de montages possibles  Limitation: nombre de demandes/nombre de subvention par demandeur  Critères d’éligibilité des actions et activités  Zone cible de la Subvention  Présentation de la demande  Rappels et points de vigilance  Comment soumettre une proposition?  Calendrier indicatif  Liste des annexes

Contexte Situation préoccupante dans l’accès aux soins de base, particulièrement de la santé de la mère et de l’enfant, y compris en milieu urbain (écart du taux de mortalité infantile entre ville et milieu rural peu important: 100 vs 120 % 0 pour la période ). Effort du Gouvernement pour renforcer l’accès aux soins aux populations urbaines à travers la création d’établissements de santé de 1 er contact à base communautaire/ESCom (1992). Limites dans l’organisation et le fonctionnement des ESCom: faible implication des communautés, développement d’activités lucratives au détriment du PMA de 1 er niveau.

. Novembre 2011 : signature d’une Convention de financement entre l’UE et la République de Côte d’Ivoire PROJET D’APPUI À LA REDYNAMISATION DU SECTEUR DE LA SANTÉ IVOIRIEN Xème FED

PARSSI  Volet 1: Appui institutionnel au MSLS en matière de politiques sectorielles et de contractualisation  Volet 2: Renforcement de la gestion et de la performance de la DPM et de la PSP  Volet 3: Amélioration de la performance de l’offre de soins communautaires Subvention en faveur des établissements de santé à base communautaire

Objectifs de la subvention OBJECTIF GÉNÉRAL Améliorer l’offre de soins de qualité (PMA de 1 er contact) ainsi que l’accessibilité en matière de santé mère et enfant et pour les groupes vulnérables et marginalisés dans les régions d’Abidjan, Bouaké, Man et San-Pedro (districts urbains).

. OBJECTIFS SPECIFIQUES  Appuyer l’amélioration de l’offre de soins;  Remettre à niveau les ESCom et autres établissements de santé à base communautaire ou autres structures de 1 er contact en conformité avec la carte sanitaire;  Renforcer les capacités de gestion locales (institutionnelles, associatives et financières);  Renforcer les associations gestionnaires d’ESCom;  Renforcer l’implication des communautés dans la cogestion des ESCom;  Appuyer la création de nouveaux établissements en harmonie avec la carte sanitaire.

Montant de la subvention Montant indicatif global: EUR L’administration contractante se réserve le droit de ne pas attribuer tous les fonds disponibles

Montant des demandes de subvention dans le cadre de cet appel à propositions  Montant minimum: EUR  Montant maximum: EUR Toute demande de subvention doit être impérativement comprise entre ces deux montants.

Cofinancement Toute demande doit être comprise entre les pourcentages suivants du total des coûts éligibles de l’action:  Pourcentage minimum: 70% du total des coûts éligibles.  Pourcentage maximum:  Demandeurs de nationalité ivoirienne: 95% du total des coûts éligibles;  Autres demandeurs: 80% du total des coûts éligibles. La différence doit être financée par des sources autres que le FED.

Règles applicables Les règles applicables au présent appel à propositions, conformes au Guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l’UE, sont disponibles sur le site Internet d’EuropeAid à l’adresse suivante :

CRITERES D’ELIGIBILITE ACTEURS  Demandeurs  Demandeurs - conditions:  Personne morale  Sans but lucratif

.  (i) Appartenir à une des catégories suivantes: -A ssociation gestionnaire d’ESCom dans la zone cible du projet disposant d’un comité d’établissement fonctionnel suivant la circulaire du MS n°3696 du 04 juin 2007; -ONG active dans le domaine socio-sanitaire; -Opérateurs du secteur public (p.ex. entités déconcentrées du Ministère de la Santé) et autorités locales opérant dans le domaine de la santé; -Organisations internationales opérant dans le domaine de la santé communautaire;

;  (ii) Etre établi en Côte d’Ivoire ou dans un Etat membre de l’UE;  (iii) Avoir au moins 2 ans d’existence;  (iv) Disposer des capacités et de l’expérience pour mener à bien la subvention et avoir exécuté au cours des 5 dernières années la mise en œuvre d’un projet comparable à financement au moins égal au montant de la subvention sollicitée;  (v) Etre directement chargé de la préparation et de la gestion de l’action avec le(s) codemandeur(s) et entité(s) affiliée(s) et non agir en tant qu’intermédiaire.

. Le demandeur est, en tant que coordinateur, l’interlocuteur principal de l’administration contractante; Il représente les autres bénéficiaires et agit en leur nom; Il conçoit et coordonne la mise en œuvre de l’action; Le demandeur est le seul responsable de la mise en œuvre des fonds.

.  Codemandeur(s)  Codemandeur(s) - conditions  Répondre aux critères applicables aux demandeurs, à l'exception du critère (iv)  En plus des catégories citées pour les demandeurs, il peuvent appartenir aux catégories suivantes: - Association gestionnaire ayant mis en place ou s’engageant à mettre en place dans les 3 mois qui suivent la signature du contrat de subvention un comité de gestion et d’établissement suivant la circulaire n°3696 juin 2007;

; - Association professionnelle de santé à but non lucratif fonctionnant sur un modèle associatif et active sur le PMA du 1 er niveau; - Structure confessionnelle de santé à but non lucratif fonctionnant sur un modèle associatif et active sur le PMA du 1 er niveau; - Autre structure de santé de 1 er niveau ou tout autre ESCom hors des zones cibles du projet.

Types de montages possibles Le demandeur agit, soit individuellement, soit avec un ou des codemandeur(s); Action individuelle: uniquement pour association gestionnaire d’ESCom ou établissement assimilé (prouver sa capacité de MEO et de gestion); Tous les autres cas: au moins un codemandeur de type association gestionnaire d’ESCom ou assimilé (ESPC).

. La proposition sous coordination du demandeur doit faire ressortir clairement les activités de chaque partie. Lorsqu’une subvention est accordée, les codemandeurs deviennent, comme le demandeur, bénéficiaires de l’action. Les codemandeurs doivent donner mandat au demandeur lors de la demande de subvention.

Limitation du nombre de demandes et de subventions par demandeurs Une seule demande par demandeur. Un demandeur ne peut pas se voir attribuer plus d’une subvention. Un codemandeur ne peut pas soumettre plus d’une demande excepté les structures déconcentrées du MSLS : à vérifier par le demandeur afin d’éviter un rejet des offres correspondantes.

. Un codemandeur ne peut pas se voir attribuer plus d’une subvention. Un codemandeur ne peut pas être une entité affiliée dans une autre demande. Une entité affiliée ne peut pas participer à plus d’une demande.

CRITERES D’ELIGIBILITE ACTIONS Renforcement de soins de qualité du PMA du 1 er niveau pour la mère et l’enfant et les populations démunies des zones cibles du Projet Renforcement de l’implication communautaire/gouvernance; Prise en compte de la dimension genre; Valorisation du PMA du 1 er niveau / Santé de la mère et de l’enfant; Intégration des ESCom dans le fonctionnement du district sanitaire Recouvrement des coûts; Renforcement de l’accessibilité des soins (indigents, PVVIH, etc.); Les actions qui s’inscrivent dans une approche systémique sont encouragées.

Activités éligibles 1/2 Renforcement de capacités et gestion: Renforcement des associations gestionnaires; Renforcement de capacités du personnel local; Appui à la mise en place d’un système de gestion en pool; Suivi-Evaluation.

Activités éligibles 2/2 Activités communautaires et PMA: Renforcement de la participation et mobilisation communautaire; Campagnes d’information (élections et rétro information aux communautés); Etudes et analyses participatives; Interfaces et gestion des conflits; Campagnes de sensibilisation (y compris fréquentation ESCom);

. Développement des relations entre ESPC – district – collectivités locales; Achat de médicaments essentiels génériques à la N-PSP; Travaux de réhabilitation, aménagement, construction d’ESCom (max. 20% de la subvention); Achat de matériel médico-technique, ambulances médicalisées ou équipements pour la mise en œuvre du PMA du 1 er niveau.

Activités non éligibles  Travaux de réhabilitation de grande envergure dépassant en valeur 20% du montant de la subvention;  Activités liées au PMA de l’hôpital de référence ou s’écartant du PMA d’un établissement de soins de 1 er contact.

... ZONES CIBLES DE LA SUBVENTION R E G I O N SV I L L E S / C O M M U N E S TonkpiBiankouma – Danané – Man – Zouan- Hounien GbékéBéoumi – Bouaké – Sakassou Gboklé-Nawa- San-Pedro Gueyo - San-Pedro – Sassandra – Soubré – Tabou Abidjan (District autonome) Abobo – Adjamé – Attecoubé – Cocody – Koumassi – Marcory – Plateau – Port- Bouët – Treichville – Yopougon – Anyama – Bingerville – Songon

. REMARQUE: Les soumissionnaires doivent montrer à travers des indicateurs appropriés qu’ils pourront atteindre des résultats chiffrables en vue des objectifs recherchés (mesure de l’impact de l’action menée).

CRITERES D’ELIGIBILITE COUTS Seuls les coûts éligibles peuvent être couverts par la subvention. Remboursement des coûts sur base: - soit des coûts effectivement supportés par les bénéficiaires et entités affiliées; - soit d’une ou plusieurs option de coûts simplifiés (coûts unitaires, montants forfaitaires, financements à taux forfaitaires); - soit d’une combinaison des deux.

Coûts inéligibles. Dettes; Provisions pour pertes ou dettes futures; Coûts financés par une autre action (y compris FED); Achat de terrains ou d’immeubles; Achat de véhicules autres qu’ambulances médicalisées; Pertes de change; Crédit à des tiers.

Estimation des coûts (1) – Principe: budget réaliste et d’un bon rapport coût efficacité – Formulaire Excel avec coûts éligibles:  1- ressources humaines (coût salarial, contrats d’emploi, per diem pour mission)  2- voyages  3- équipement, matériel et fournitures  4- bureau local  5- autres coûts: sous-traitance, vérification des dépenses et évaluation indispensables; expertise éventuelle sur contrat de service, visibilité  6- autres  8- imprévus  10- coûts administratifs

Estimation des coûts (2) – Utiliser le formulaire Excel; – Indiquer montants en EURO, pas en CFA; – Pas de montants forfaitaires: indiquer le coût par unité et le nombre d’unités SAUF si option coût simplifié retenue (possible jusqu'à euros).

Présentation de la demande Conformément aux instructions sur la note succincte de présentation et le formulaire complet de demande (annexe A des lignes directrices) En français (documents manuscrits non acceptés) Respect des directives Date limite de remise: 03 juillet 2014, 15 h locales (date d’envoi par la poste ou reçu signé et daté en cas de remise en main propre)

RAPPELS Un demandeur autre que ESCom ou assimilé ne peut pas faire une demande seul (sans s’associer à une plusieurs formation(s) sanitaire(s) de 1 er contact) Les lignes de crédit ne sont pas autorisées Les achats de médicaments sont une activité éligible Les subventions en cascade ne sont pas autorisées Les demandeurs doivent se conformer aux objectifs et priorités et garantir la visibilité du financement de l’UE suivant les directives mentionnées dans les lignes directrices (Actions à budgétiser).

Comment soumettre une proposition?

La demande est constituée de: NOTE SUCCINCTE (5 pages maxi: pertinence, conception de l'action); FORMULAIRE COMPLET (action, demandeur, co- demandeurs, expériences); BUDGET; CADRE LOGIQUE; DECLARATION CO-DEMANDEUR(S);

LISTES DE CONTRÔLE; Dépôt du dossier en Version papier et en format électronique (CD ROM, dans un fichier séparé et unique): 1 original + 4 copies Tous les documents (originaux signés) dans la même enveloppe scellée: référence et tire de l’Appel, et la mention « Ne pas ouvrir avant le 03 juillet 2014 » Date limite: le 03 juillet 2014 par envoi postal recommandé, courrier express ou à déposer à la Cellule coordination de la coopération UE-CI avant 15h (accusé de réception). Attention: si envoi par la poste, c’est la date d’envoi qui fait foi.

Etape 1: Evaluation de la Note succincte – Ouverture et vérification administrative: Respect de la date d’envoi/remise de la proposition; Conformité de la note succincte avec la liste de contrôle. – Evaluation de la note succincte: Grille d’évaluation; Classement selon points obtenus sur 50; Liste de NS présélectionnées ( > 30 points / 50); 200% du budget disponible pour le présent appel = lettre avec résultats de l'évaluation des NS.

Etape 2: évaluation du formulaire complet – Ouverture et vérification administrative: Conformité du formulaire complet avec la liste de contrôle; – Evaluation du formulaire complet: Grille d’évaluation (capacité financière et opérationnelle, efficacité et faisabilité, durabilité, budget ). Le demandeur doit démontrer avoir exécuté un projet d'un montant comparable au montant de la subvention au cours des 5 dernières années. – Classement des demandes selon points obtenus sur 80 points et sélection provisoire des meilleures (liste de réserve): = lettre aux pré-sélectionnés concernant l’éligibilité, avec délai à respecter.

Etape 3: Vérification de l’éligibilité du demandeur et co-demandeurs – Vérification de l’éligibilité du demandeur (pièces justificatives) :  statuts du demandeur et des co-demandeurs;  copie des états financiers les plus récents du demandeur;  fiche d’identité légale complétée et signée;  fiche d'identité financière du demandeur;  Rapport d'audit externe par un contrôleur des comptes si le montant de la subvention > EUR; = lettre aux demandeurs sur issue de la sélection + préparation du contrat pour propositions sélectionnées

Calendrier indicatif Date limite dépôt demandes (NS+formulaire complet) 03/07/2014 Information sur évaluation NS Fin Juillet 2014 Information sur éval formulaire complet Août 2014 Notification résultats Sept 2014 Signature du contrat Nov 2014

Infos sur les sites internet UE Cette présentation et les réponses aux clarifications seront publiées sur le site de la DUE: _fr.htm Sur le site d’EuropeAid: services/index.cfm?do=publi.welcome

; Site internet de la Cellule de Coordination de la Coopération Côte d’Ivoire / Union européenne:

Liste des annexes Annexe A - Formulaire de demande Annexe C - Cadre Logique Annexe D - Fiche entité légale entité privé Annexe E – Fiche d’identification financière Annexe G- Modèle de contrat de subvention Annexe J –Régime fiscal Annexe K – Liste de contrôle options simplifiées Copie de annexe B - budget Corrigendum N°1: date de session d’information Corrigendum N°2: éligibilité et actions éligibles Lignes directrices

. Merci pour votre attention