Formation As@lae : profil Administrateur Tutoriel n°2 : Administration SEDA page 1

Cette formation a pour but de former les futurs administrateurs à la gestion de la plateforme As@lae. L’administration peut se faire sur différents niveaux : Archivistique pour la gestion des acteurs SEDA, profils d’archives et accords/contrats de versement, lié a minima au rôle archiviste défini dans as@lae Fonctionnel pour la gestion des services, utilisateurs et circuits de traitement, lié au rôle administrateur défini dans as@lae Technique pour la vérification des connecteurs, la gestion des mots clés, des parapheurs et la consultation des journaux d’évènements ou des indicateurs, lié au rôle administrateur défini dans as@lae Cette deuxième partie présentera l’administration SEDA : les paramétrages des acteurs SEDA, les profils d’archives, les accords et contrats de versement

Plan de la formation Introduction 1. Acteurs SEDA Synthèse : paramétrages des acteurs SEDA Cas d’usage : Ajouter un acteur SEDA (vidéo) 2. Profils d’archives Définition des profils d’archives Cas d’usage 1 : Ajouter un profil (vidéo) Cas d’usage 2 : Modifier un profil (vidéo) 3. Accords et contrats de versement Définition des accords de versement Synthèse : paramétrages des accords de versement Définition des contrats de versement   Cas d’usage 1 : Ajouter un accord et un contrat de versement (vidéo)

Introduction Présentation de la page d’accueil Le menu Administration SEDA permet de déclarer : tous les acteurs SEDA qui vont prendre part aux échanges sur la plate-forme (producteurs, versants, etc.) les documents de référence pour les versements : Profils d'archives Accords / contrats de versement Ce menu est accessible pour les rôles : Opérateur de tiers-archivage_OTA / Archiviste / Archiviste-Administrateur / Contrôleur (uniquement sous-menus « Accords de versement ») Menu principal Sous-menus Administration

1. Acteurs SEDA a. Synthèse : paramétrages des acteurs SEDA Rappel : l’ensemble des définitions des acteurs SEDA se trouve dans le tutoriel 1 aux chapitres 2 et 4 Onglet : informations principales Onglet : Traitements Les champs obligatoires sont en gras : Nom : nom de l'acteur tel qu'il apparaîtra dans As@lae Identifiant unique : identifiant unique qui référence l’acteur lors des échanges Rattaché à : permet de rattacher plusieurs acteurs ou de les regrouper sous une même entité qui pourra faire l'objet de recherches ou de statistiques Type d'acteur SEDA : permet de définir de quel type d'acteur il s'agit (producteur, versant, etc.). Un acteur peut appartenir à plusieurs types (maintenir la touche Ctrl du clavier pour en sélectionner plusieurs) Type d'entité : permet de préciser s'il s'agit d'une collectivité, d'une famille ou d'une personne Dates d'existence : permet de définir les dates entre lesquelles l'acteur est susceptible d'être mentionné dans les échanges. En dehors de ces dates, si l'acteur est mentionné dans un transfert, celui-ci sera déclaré non conforme Liste des connecteurs liés à cet acteur : permet de sélectionner le connecteur à utiliser dans le cadre de messages à destination d'un autre acteur (versant ou archives). Les connecteurs sont définis dans l'administration technique Permet d'utiliser les acteurs SEDA dans la composition des étapes des circuits de traitement (qui sont définis dans le menu Administration). Le type de composition lié à l’acteur SEDA sera utilisé dans un circuit de traitement, lorsque celui-ci fait appel à un type de composition lié à un service (archives, producteur , demandeur) Type de composition à ajouter : permet d’ajouter une étape envoyée à un utilisateur As@lae, ou via un courrier électronique ou à un parapheur électronique Onglets : Paramétrages SEDA v0.2 / SEDA v1.0 Seul l'identifiant est utilisé pour l'identification des acteurs SEDA Les autres informations renseignées ne sont utilisées que pour la création des messages d'échange du SEDA (génération d’un bordereau lors d’un transfert vers l’archivage définitif, …)

1. Acteurs SEDA b. Cas d’usage : ajouter un acteur SEDA Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo

Nous avons vu une synthèse des fonctionnalités pour l’administration SEDA et listé les paramétrages d’un acteur avec la présentation d’un cas d’usage Nous allons maintenant découvrir comment définir les documents de référence pour les versements (profil, accord, contrat) avec la présentation de cas d’usages

2. Profils d’archives a. Définition des profils d’archives Le profil est une adaptation du SEDA pour la production d'un type d'archives. Il permet à l'archiviste de préciser ce qu'il attend dans le bordereau de transfert, qui accompagne les archives versées : Le profil permet d'automatiser le contrôle de conformité des transferts entrants au profil (correspondance entre le bordereau de transfert et le profil) Un profil correspond à un flux métier (marchés publics, Actes, PES…), utilisable par l’ensemble des services producteurs Les profils d’archives sont harmonisés et non modifiables EMEG_PROFIL_ACTES_ SA_0001 Le flux Actes_SA Transfert des actes réglementaires (hors arrêtés RH) provenant du tiers de télétransmission mutualisé Mégalis EMEG_PROFIL_MP_0001 Le flux Marché Public Transfert de pièces de marchés publics dématérialisés provenant de la salle régionale des marchés publics EMEG_PROFIL_PES_0001 Le flux PES Transfert des flux PES (Protocole d’Echanges Standard) provenant du tiers de télétransmission mutualisé Mégalis EMEG_PROFIL_ACTES _RH_0001 Le flux Actes_RH Transfert des arrêtés RH provenant du tiers de télétransmission mutualisé Mégalis

2. Les profils d’archives b 2. Les profils d’archives b. Cas d’usage 1 : ajouter un profil Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo

2. Les profils d’archives c 2. Les profils d’archives c. Cas d’usage 2 : modifier un profil Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo

Un Accord de versement lie 3. Accords et contrats de versement a. Définition des Accords de versement L'accord de versement formalise l'ensemble des paramètres du transfert (service versant, service d’archives, flux acceptés, formats acceptés, etc.) définis pour chaque flux à archiver Les accords de versement pour les services métiers mutualisés (Marchés, Actes, PES) sont harmonisés et ne doivent pas être modifiés ou supprimés Service d’Archives = Service de TASP de Navaho Service versant = Syndicat Mixte Mégalis Bretagne Profil d’archives = ACTES_SA ou ACTES_RH ou MP ou PES Mode de validation des transferts conformes = génèrent directement des entrées Un Accord de versement lie

Onglet : informations principales 3. Accords et contrats de versement b. Synthèse : paramétrages des Accords de versement (1/2) Onglet : informations principales Les champs obligatoires sont en gras : Nom : information qui désigne l'accord Identifiant unique : identifiant unique qui référence l’accord lors des échanges. Si le bordereau de transfert fait référence à un accord de versement qui n'existe pas, alors le transfert est considéré comme non conforme Description : description de l'accord Service d’Archives : c'est le service destinataire des transferts. Si le service d‘Archive du bordereau de transfert ne correspond pas à celui-ci, alors As@lae considère que le transfert n'est pas conforme à l'accord Service versant : liste les services versants autorisés. Si le service versant mentionné dans bordereau de transfert n'est pas compris dans cette liste, alors le transfert sera considéré comme non conforme Profil d’archive : Si un profil d'archive est sélectionné, alors le bordereau de transfert devra également faire référence à ce même profil d'archive. Si ce n'est pas le cas ou si le profil d'archive n'est pas renseigné dans le bordereau, alors le transfert sera considéré comme non conforme Traitement des transferts conformes : Les transferts conformes peuvent être validés via un circuit de traitement. Ils peuvent aussi être validés automatiquement, et donne alors directement lieu à la création des archives Volume de stockage : On définit ici le volume de conversion sécurisé qui sera utilisé pour stocker les fichiers des pièces jointes Dates de validité : Sil elles sont renseignées, un transfert en dehors de ces dates est considéré comme non conforme Actif ou non (uniquement en édition) : Un transfert faisant référence à un accord de versement non actif sera considéré comme non conforme

Onglet : Alertes par courriel Onglet : Attributs SEDA 3. Accords et contrats de versement b. Synthèse : paramétrages des Accords de versement (2/2) Onglet : Contrôles Onglet : Alertes par courriel Permet d'établir des contrôles automatiques sur : Signature du bordereau de transfert : la présence obligatoire de la signature Pièces jointes : la présence obligatoire ou non d'empreintes, la vérification de leur format et de ceux autorisés Fréquence et volume de transfert : la fréquence et le volume maximum des transferts (nombre maximum sur une période, volume total maximum pour un versement unitaire, volume total maximum de tous les transferts) Permet de définir : Envoi d'un courriel d'alerte sur les événements suivants : événements déclencheurs d'alertes mail Destinataire(s) des alertes : contact du service d'archives, utilisateur, autre. Dans le cas d'un contact ou d’un utilisateur, il est nécessaire de bien vérifier que son adresse mail est renseignée dans le menu « Administration » (acteur SEDA) Onglet : Attributs SEDA Reprend automatiquement l’identifiant unique de l’accord (permet la gestion entre le SEDA v0.2 et le SEDA V1.0)

Pendant une période définie 3. Accords et contrats de versement c. Définition des Contrats de versement Les contrats de versement indiquent quels sont les services producteurs autorisés pour un flux de données à archiver Les contrats de versement pour les services métiers mutualisés (Marchés, Actes, PES) sont harmonisés et ne doivent pas être modifiés ou supprimés Un accord de versement = ACTES_SA ou ACTES_RH ou MP ou PES Un ou des services Producteur = <Vos_services_ producteur> Pendant une période définie (optionnel) Un Contrat de versement lie

3. Accords et contrats de versement d 3. Accords et contrats de versement d. Cas d’usage 1 : ajouter un accord et un contrat de versement Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo

Vous connaissez maintenant l’administration SEDA, les paramétrages des acteurs SEDA, les profils d’archives, les accords et contrats de versement. Vous pouvez consulter les autres tutoriels disponibles sur le profil Administrateur sur le site de Mégalis Bretagne : Tutoriel n°1. Présentation Générale Tutoriel n°3. Administration Fonctionnelle Tutoriel n°4. Administration Technique Tutoriel n°5. Quelques cas pratiques