Organisation du "Leadership thématique" en matière de communication environnementale Délégation à la communication de la KVU 11 juin 2015 OFEV

Rappel: la commande Mandat KVU au groupe de travail communication (AKom) Tâches du groupe de travail: Le groupe de travail AKom a les tâches suivantes: a.Définir comment la stratégie de communication des cantons sur les questions environnementales peut être mise en œuvre, en coopération avec la Confédération; b.Elaborer des formes d'organisation possibles pour concrétiser la stratégie de communication (par exemple la création d'un Cercle de communication, mandater un groupe de travail…); c.Démontrer les conséquences des diverses formes d'organisation (composition, besoins en ressources, coûts, outils nécessaires, mesures d'accompagnement, etc.) 2

Les étapes 3 29 mai 2015 – Choix du modèle et modification des statuts de la KVU par l'assemblée générale de la KVU ˖ Délégation à la communication de la KVU ˖ Budget de 20'000 CHF 11 juin 2015 – Présentation de la délégation et de ses objectifs à la conférence annuelle de l’OFEV avec les chargés de communication des cantons et des villes Eté/automne 2015 – Constitution de la délégation à la communication: ˖ Choix des représentants cantonaux par les conférences régionales ˖ Contact avec l'Union des Villes suisses par le président de la KVU pour le nom du représentant de cette association ˖ Identification des chargés de la communication cantonaux membres de la délégation 27 novembre 2015 – Présentation de la délégation constituée à la conférence annuelle de la KVU; Janvier 2016 – 1 ère séance de la délégation à la communication de la KVU

Contexte: la conscience environnementale en Suisse s'effrite 4 Plusieurs raisons peuvent expliquer ce constat parmi lesquelles une déficience en matière de communication et notamment:  Manque de coordination / concertation à différents niveaux (OFEV/cantons, cantons/cantons, KVU/instances techniques)  Manque d'intégration des grandes villes qui jouent un rôle important en matière de communication  Pas de leadership clair sur certains thèmes sensibles et majeurs  Manque de planification: identification des thèmes communs sur lesquels communiquer, à quelle échelle, à quelle échéance, quelle cible, quel support, quel message, etc.  Les moyens pour communiquer sont nombreux et varient selon les régions, les structures, etc.  Manque de ressources pour réfléchir à la stratégie de communication et la planifier; dans le même temps, les sujets sont de plus en plus nombreux et les supports de communication de plus en plus complexes. Sources: séance 9 mai 2014 / présentation CCE 25 mai 2014 / 1 ère séance du groupe de travail AKom 16 sept. 2014

Les attentes en matière de communication environnementale 5 Fixation des thèmes forts de la communication environnementale, pas seulement du point de vue de l’OFEV, mais aussi des cantons et des grandes villes Coordination des cantons, de l’OFEV et des grandes villes pour la communication environnementale Renforcement de la relation avec les divers Cercles Renforcer la conscience collective sur les problèmes environnementaux Sources: séance 9 mai 2014 / présentation CCE 25 mai 2014 / 1 ère séance du groupe de travail AKom 16 sept. 2014

Sources de communication 6 KVU 26 représentants cantonaux 2 représentants OFEV Nationale Intercantonale & régionale Cantonale OFEV Communale USK NWCH Suisse du nord-ouest CREPE Suisse occidentale KVU-Ost Suisse de l’est AfU-Vorsteher Suisse Centrale Offices cantonaux Services municipaux Cercl’eau Cercle Bruit Cercl’Air Cercle Déchets Lab’eaux Plateforme Energie-Environnement Suisse occidentale Groupes de travail Privés & associations EntreprisesMédias ONG Autres associations PUSCH

"Leadership thématique" Communication institutionnelle Communication grand public Communication ciblée* Nationale Conseil fédéral OFEV Intercantonale et/ou régionale DTAP OFEV KVU Conférences régionales Cercles …. OFEV KVU Conférences régionales Cercles …. Cantonale Conseils d'Etat Offices cantonaux Communale Magistrats communaux Services municipaux 7 * parlementaires, associations professionnelles… Coordonner la communication: faciliter la concertation et l’intégration des acteurs à différents niveaux, optimiser la planification et l’utilisation de moyens adaptés Eviter les contradictions « Acquérir un langage commun »

Objectifs 8  Renforcer la collaboration Confédération / régions / cantons en matière de communication environnementale  Définir les thèmes communs de communication  Définir les règles de communication sur les thèmes sensibles et complexes (sensibiliser la collectivité à un enjeu, prévenir une erreur d'interprétation du public, éviter des amalgames possibles)  Partager les expériences et les compétences entre les experts de la communication cantonaux et fédéraux  Eviter les contradictions dans les messages diffusés par les différentes instances  Préparer des campagnes communes  Etablir le dialogue avec les instances techniques (cercle, forum…) et les conseiller en matière de communication  Partager le know-how avec les professionnels de la communication s'agissant des effets de la communication  Optimiser l’utilisation des outils existants (KVU internet/extranet, interface entre les sites OFEV/KVU, YouTube…) prioritaires secondaires

Délégation à la communication Choix de la KVU: une délégation à la communication de la KVU KVU 26 représentants cantonaux 2 représentants OFEV Nationale Intercantonale & régionale Cantonale OFEV Communale USK NWCH Suisse du nord-ouest CREPE Suisse occidentale KVU-Ost Suisse de l’est AfU-Vorsteher Suisse Centrale Offices cantonaux Services municipaux Cercl’eau Cercle Bruit Cercl’Air Cercle Déchets Lab’eaux Plateforme Energie-Environnement Suisse occidentale Groupes de travail 9 Structure: Le président de la KVU 3 membres de la KVU 4 chargés de com. cantonaux 1 directeur de com. fédéral 1 représentant de l'Union des villes suisses Mission: Coordonner les besoins en communication émanant des instances existantes à l'échelle intercantonale et régionale Formaliser la stratégie de communication (vision, objectifs, concepts, planification): thèmes prioritaire & campagnes communes Co-organiser avec l’OFEV la ou les séances annuelles avec les chargés de communication des cantons et des villes Organiser et encadrer les campagnes communes avec l'appui d'un mandataire externe pour la partie création Mode de fonctionnement: 4 séances annuelles Livrables: Pacte de communication validé et signé par les membres de la KVU et feuilles de route pour la mise en œuvre Coûts Temps passé par les collaborateurs dédiés à la délégation + frais annexes (déplacement…) Coûts du mandataire externe pour les campagnes communes

10 Validation par l'Assemblée des membres de la KVU (inclus OFEV) Préparation à la mise en œuvre de la stratégie de communication Feuilles de route par thème ACTEURSACTIVITES Préparation Validation Mise en œuvre Synthèse et Livrables: - Stratégie de communication -Pacte de communication Communication des thèmes communs Organisation des campagnes communes Mise en œuvre des campagnes de com. Délégation à la com. Assemblée des membres de la KVU Chargés de com. cantonaux OFEV, cantons, grandes villes Séances et discussions Livrables: Proposition de campagnes et budget Validation par l'Assemblée des membres de la KVU (inclus OFEV) Mise en œuvre de la communication Membres de la KVU Coordination, suivi de la campagne et mesure des résultats Organisation des activités Délégation à la com. Validation par la délégation Chargés de com. cantonaux Chargés de com. cantonaux Chargés de com. cantonaux Chargés de com. cantonaux

Forces et faiblesses 11 Les bonnes personnes dans une même structure: -directeurs d'offices de l'environnement et chargés de la communication cantonaux pour l'aspect vision et stratégie -chargés de com. cantonaux pour l'aspect opérationnel Un groupe restreint pour un cycle de décision et d'action optimisé Partage d’expérience possible entre les experts de la communication cantonaux et fédéraux Pas de coût supplémentaire pour l'engagement d'un chargé de com. dédié au sein de la délégation Un pacte de communication commun et validé par les membres de la KVU incluant une planification, des objectifs et des attentes Des feuilles de route pour la mise en œuvre des campagnes sur les thèmes prioritaires à l'attention des régions, cantons et villes Des campagnes communes préparées par des mandataires externes encadrés par les chargés de la communication de la délégation Un suivi des résultats en matière de communication au regard des objectifs visés Des séances supplémentaires pour les membres de la délégation à la communication Engagement conséquent des chargés de la communication cantonaux membres de la délégation sur lesquels tout le modèle repose. Ils doivent être motivés et disponibles à pouvoir prendre en charge des activités stratégiques et opérationnelles Suppose un rôle et des responsabilités clairement établis entre les chargés de com. de la délégation Difficulté des chargés de la communication à prendre en charge les tâches opérationnelles de la mission en continu (prise de PV, coordination avec les mandataires externes pour les campagnes communes, formalisation de la stratégie, etc.) Organisation nécessaire de séances opérationnelles supplémentaires entre les chargés de com. en marge de la délégation pour caler les choses Mandats supplémentaires éventuellement nécessaires pour décharger les chargés de com. cantonaux membres de la délégation La surcharge des délégués de com. cantonaux membres de la délégation pourrait donner un coup fatal au modèle FORCES OPPORTUNITES FAIBLESSES MENACES

Les points forts de la délégation à la communication 12 Sa structure repose sur des compétences existantes en matière de communication et d’expertise environnementale favorisant ainsi la concertation de ces dernières au sein d’une structure dédiée Son lien direct avec la KVU lui permet d’être au cœur des enjeux et des priorités en matière d’environnement La stratégie de communication assortie d’un pacte de communication validé par l’assemblée des membres de la KVU permet de proposer une marche à suivre complète et des recommandations concertées et acceptées de tous L’accompagnement à la mise en œuvre des campagnes communes par l’apport externe d’une expertise en communication L’engagement en matière de résultats. En signant le pacte de communication, les membres de la KVU s’engagent à l’atteinte des objectifs et des résultats proposés dans ce dernier. Il permettra en outre de fixer les objectifs pour les années suivantes Cette organisation permet l’atteinte de la totalité des objectifs prioritaires et la quasi- totalité des objectifs secondaires, à l'exception du dialogue avec les instances techniques. Pour répondre à ce point, le groupe de travail préconise la mise en place de compléments, cf. page suivante) Flexible et organisable dans un délai raisonnable

Préconisations complémentaires 13 Dialogue avec les instances techniques Doter chaque cercle technique de 1 ou 2 chargés de com. cantonaux, pour:  Apporter leur expertise au sein des cercles  Entendre les besoins et/ou suggestions en matière de communication  Remonter les besoins à la délégation de la KVU en charge de la communication Renforcer la collaboration et l'efficacité entre les experts de la communication Doubler la séance annuelle de l'OFEV avec les chargés de communication des cantons et des villes, pour:  Mesurer les effets des campagnes mises en œuvre (bilan et prospective)  Fixer les objectifs en matière de communication (planification et stratégie) Nb. Ce complément reviendrait peu ou prou à enrichir le modèle d'organisation d'un quasi équivalent Cercle'Com